会计电算化账务处理流程(6篇)
会计电算化账务处理流程篇1
一、会计信息流管理是金融企业强化内部管理，提高核心竞争力的迫切需要
当代管理科学的发展赋予信息更深刻更广泛的含义，信息不仅仅是消息的同义词，而且已渗透到整个社会管理运动过程中。现代化管理已与信息融为一体，并形成一种特殊形态的信息运动形式，即管理系统信息流。在管理系统中始终贯穿着两种“流”，一是物流，二是信息流。物流是管理活动的原生运动，信息流是伴随着物流而产生的，它引导物流有规律地运动，以达到最优的状态。物流是系统内输入资源，对资源进行加工处理，使之在形态、性质方面发生变化而输出产品的过程。在对系统内资源加工改造，最终形成产品的过程中，产生的计划、文件、图纸、工艺设计等大量资料，形成了信息流。
对金融企业而言，物流可以理解为柜员接单受理各种结算业务，客户经理对服务对象进行资信调查、行业分析、产品分析，提供个人理财服务、个人贷款，在因特网上受理企业和个人的各项服务申请，而后在账务处理系统上登记账务，在贷款系统登记客户信息，在因特网上进行数据交换和有关账务处理，最终完成对客户的服务。信息流是依据客户资料和银行内部核算资料等原始会计信息，进行会计确认、计量、记录和报告，即提供金融产品服务过程中根据原生资料而产生的各种银行业务信息。在所有业务信息流中，会计信息可以说是一种最基础的信息源，几乎所提供的服务均体现在银行会计表内、外账务体系中。它是会计报表系统和各种统计系统的基础数据，它是企业发展战略和内部管理的决策依据，它是企业提高核心竞争力的基石。这对账务处理系统提出了更高的要求，金融企业几乎同时认识到这一点，不遗余力地更新账务核心系统的版本。华夏银行开发的新版综合业务系统，正是在原有的业务系统的基础上进行版本升级，并在全行推广使用，它具有友好的人机界面，根据业务种类设计了清晰易掌握的界面，在人机功能的设计方面，最大限度地减少手工操作。柜员只需据实录入审核后的客户信息资料，账务处理事项均由计算机自动处理，一些特殊事项如计提应收应付项目、定期存款到期自动转存、贷款利息计算等等，设计为由综合业务系统根据客户资料自动判断后按规定的会计处理方法自动处理。以综合业务系统为数据基础，设计mis系统以及其他统计系统和管理系统。
华夏银行利用综合业务系统，做到全行会计处理方法统一，会计核算计量口径统一，编制会计报表、会计统计事项规则统一，使会计核算质量得到保证，有效控制和管理会计信息流，保证会计信息的真实性和合法性，抓住了会计管理的关键和企业内部管理的核心。
二、收集和记录会计信息流的重要载体是账务核心处理系统，其固定化形式使会计风险的重心发生变化
会计是以货币为主要计量单位，采用一定的方法对单位经济活动进行核算和监督的过程。会计核算要求，根据实际发生的经济业务事项进行会计核算，填制会计凭证、登记会计账簿，编制财务会计报告。在会计核算电算化前，所有填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告的核算过程，均通过手工记录、计算和计量，其会计风险存在于每一个核算环节，可能存在的风险诸如：涂改原始凭证和记账凭证，误用会计科目，记录有误，计算有误，计息积数计算有误，利息计算有误，汇总会计信息有误，通过预提应付利息等应收应付项目调整利润，人为粉饰会计报表等等。会计风险点和内控点无处不在，要求会计从业人员从接单审查原始凭证到登记账簿、汇总会计报表的账务处理流程、证账簿的钩稽关系有全面掌握，手工作业减低了工作效率，增加了劳动强度，也增加了会计监督和检查的难度，对会计风险的控制贯穿于会计核算的每个环节。
会计核算由手工作业、会计电算化发展到会计核算电算化程度不断加深的今天，人、机的分工也不断发生变化，由手工登记账务到计算机处理部分会计业务，发展到处理绝大部分甚至全部业务，会计风险点和内控点的重心发生了变化。华夏银行综合业务系统体现了这种变化。该系统实现了本外币一体化核算的目标，本外币均使用相同的操作界面，处理单位和个人的存、贷款业务，签发和解付银行汇票、本票和支票业务，办理发行和兑付国债、办理贴现和转贴现、银证转账、代收代付、全国通存通兑和全国电子汇兑。同时，还实现了大量计算机自动处理的功能，应付利息自动处理，定期存款按客户要求到期自动转存，自动计算计息积数，同城票据交换自动批量入账，企业协定存款和活期存款账户合一、分户计息、自动划转，全国通存通兑和电子汇兑资金日终自动清算等，几乎所有业务均可以在综合业务系统处理。柜员接单后，按规定审核要素，在计算机设计的规定页面，录入规定要素后，计算机自动登记会计总账和明细账，涉及表外事项的，同时自动登记表外账，按照提示将有关记账凭证放入打印机，自动打印会计凭证。综合业务系统在设计方面，最大限度减少手工操作，以一记多讫方式登记账务，充分考虑会计账、簿、表的功能模式及查询打印功能，由计算机按统一格式输出所有记账凭证、会计报表、开销户登记簿、重要空白凭证登记簿等按会计内控制度要求设立的登记簿。综合业务系统将会计处理流程格式固定化，柜员按规定录入要素后，账务处理自动化，会计凭证、账簿表打印自动化。
摆脱繁杂手工作业，与会计核算电子化程度加深相伴生的是会计风险点和内控点的重心转移。手工处理账务产生的风险有效降低，固化的账务处理流程提高核算质量，提高计算、记录、汇总和出表的准确性和真实性的同时，其会计风险出现新特点，一是要求计算机账务处理软件设计具有科学性和前瞻性、系统运行具有稳定性和可靠性、操作界面具有人性化和可操作性；二是柜员审单和录入时可能出现误操作或违规操作。如何适应金融电子化发展的要求，切实有效提高会计电算化水平，抓住内控点，规避会计风险，应是金融企业强化内部管理、审慎经营的题中之义。
三、强化会计信息流管理，深化内部控制，采取切实有效的措施规避风险
“控制的一般含义是指掌握被控制对象不使它任意活动或超出规定的范围，并通过调整系统的输入条件而影响系统的输出，使之符合管理的目的”。“现代意义上管理控制职能的含义强调以人为中心的管理，包括对组织内物质资源的管理，管理对象不同，所采用的方法和手段也不同”。对金融企业而言，会计内部控制是金融企业内部管理的重要组成部分，深化会计内部控制，强化会计信息流管理，采取相应措施规避风险，一是体现在会计账务核心系统的设计开发上；二是体现在对人的控制和管理上。
(一)账务核心处理系统的设计是强化会计信息流管理、规避风险的基础。
华夏银行综合业务系统为实现既定的管理目标，细化会计内控制度，会计岗位职责明确化，会计事项授权具体化，会计处理流程固定化，在开发系统时本着实用性、先进性和面向用户的原则，注重账务核心处理系统与现行制度和管理要求紧密联系，使系统目标明确、功能齐全、易于理解、便于掌握、运行可靠、工作高效。近年来，陆续修订的《会计法》和《金融企业会计制度》，对金融企业会计信息质量的要求越来越高，华夏银行在开发系统前充分考虑了金融行业的特点和金融企业会计的特点，提出了符合行业特点和专业特点、具有先进性和实用性的业务需求。1.采取柜员形式处理各项业务，能够满足综合柜员和非综合柜员的劳动组合形式。2.外币存贷款利率已经放开，利率市场化进程加快，在系统中将外币存贷款利率设计成开放式，由柜员受理业务时，根据实际利率录入资料，对于人民币业务的存贷款利率设计成半开放式，柜员业务处理终端的利率为不可调整的，但分中心是可调整的。3.一些结算业务、计提定期存款应付利息、结息日的利息结计、利息积数计算等大部分业务的会计处理设计为封闭式。因此，系统既体现了很强的实用性，又由于大部分会计业务处理封闭式运行降低了一些会计处理环节的风险。
(二)加强事前监督、事中监督和事后监督是强化会计信息流管理，规避风险的有效途径。
会计电算化账务处理流程篇2
【关键词】ERP；会计流程重组；会计电算化
一、引言
随着信息化及ICT技术的发展，电信企业的用户规模不断发展，电信企业的新业务层出不穷，电信企业会计业务的核算量越来越大，核算内容越来越复杂，这给电信企业的会计核算带来了前所未有的挑战。电信企业在这种情况下，如何实现财务会计目标――向财务报告使用者提供决策有用的信息呢？如果继续沿用传统的会计处理流程，单纯从会计凭证入手，只反映企业资金流的运动情况，而忽略物流、信息流的流动，显然无法实现此会计目标。同时，电信企业自身的业务系统就是一个庞大的信息库，如何利用好这个信息库，为决策者提供更全面、有用的信息，也是当前对电信企业会计核算的迫切要求。
电信企业的ERP无疑为这一问题的解决提供了一个有效的途径。ERP（EnterpriseResourcesPlanning）即企业资源计划，是指建立在信息技术基础上，以系统化的管理思想为企业决策层及员工提供决策运行手段的管理平台。它利用现代IT技术和手段，通过理顺管理流程、整合信息共享，最终达到对企业资源的有效管理与控制。它的应用过程，不仅是一套系统或工具的应用，更是一个系统与相关的组织、流程制度以及企业文化的融合过程。
二、会计电算化业务流程与电信ERP下会计流程的差异
根据电信业务特点，电信ERP应包括工程建设、网络运维、市场营收、日常运营、人力资源、财务管理六大功能。其中财务管理是核心模块和职能。电信企业实施ERP的目标就是做到四化，即业务处理信息化、会计核算自动化、财务管控系统化、管理决策科学化。
电信企业无论是在ERP下，还是之前的会计电算化下，其会计流程都是由会计信息的采集、会计信息的处理、会计信息的输出构成，这三个流程体现了整个会计核算过程。但ERP下与会计电算化下这三个流程具体内涵是不同的。
（一）会计信息采集的不同
在会计电算化下，会计信息的采集，还是基于业务发生后，由相关业务部门将业务原始凭证手工传递给会计人员，会计人员审核后将各项业务转换为财务核算分录，并手工输入系统。在这一过程中，有会计人员的人为加工过程，从而无法从根本上保证数据真实性。
在电信ERP系统下，可以通过局域网、内联网以及互联网直接采集有关的数据。当电信企业业务事项发生时，其业务事件数据便由各业务部门的管理信息子系统加以收集，这些业务信息事先定义了与会计核算的映射关系，通过映射关系自动产生会计事件和会计凭证，通过企业的网络传递到ERP系统后台业务事件数据库中保存。利用网络技术实现会计数据的系统采集后，没有了会计人员的人为录入，减少了错误及舞弊的发生，从根本上保证了会计信息的真实性。同时大大减轻了会计人员的劳动强度，也使会计数据收集在范围、数量和效率上都有了很大提高，提高了会计信息的及时性与可靠性。
（二）会计信息处理的不同
在会计电算化下，会计信息的处理，是通过会计人员人工在系统中录入会计凭证，并通过系统事先定义好的勾稽关系，通过人工触发完成过账、对账、结账、报表生成，整个处理过程完全通过人工触发完成一轮会计核算循环。
在电信ERP系统下，企业执行业务处理的同时，实时触发多个事件驱动程序，根据已经事先定义好的业务信息与会计核算的映射关系，通过执行业务规则和信息处理规则，实时生成集成信息，在总账模块自动生成会计凭证，使物流、资金流、信息流同步生成。期末，ERP系统将进销存模块、固定资产核算模块、工资核算模块中与成本核算相关的数据通过总账模块自动转入成本核算模块，进行瞬时的成本核算后将结果转回总账模块，最终由总账模块自动生成会计报表，并完成一轮会计核算循环，完全实现了电信企业会计业务流程中会计核算和业务处理的同步化和一体化。
（三）会计信息输出的不同
在会计电算化下，会计信息的采集与处理，主要基于资金流，所以会计信息的输出，主要还是基于会计报表的输出，信息单一、固定，不能适应各方决策的需求。
在电信ERP系统下，由于业务事件一经发生，其业务事件数据信息被采集到ERP数据仓库后，对原数据信息并不进行进一步的加工和处理，会计部门需要对数据进行加工时，直接从后台业务事件数据库中调用数据进行加工。当决策者需要某项专用信息时，只要驱动相关专用信息代码进行处理即可。在“事件驱动”方式下，可以把信息使用者需要的信息按使用动机不同划分为若干事件，为某一事件设计相应的“过程程序”模型，当决策者需要某种信息时，根据不同事件驱动相应过程处理程序，对业务数据库中的信息进行加工处理，生成用户需要的信息，并将处理结果实时反馈给信息使用者，从而提高了会计信息的适用性，保障了会计目标的实现。
三、电信ERP下的会计流程的重组
针对会计电算化下与ERP下会计流程的不同，电信企业要实现ERP下会计流程，就必须对原电算化下的会计流程进行重组，以适应新系统的要求。ERP下会计业务流程重组的实施要按以下步骤进行：观念重组、流程重组、组织重组。
（一）观念重组
业务流程重组就是从根本上对原来的业务流程做彻底的重新设计。要实现从根本上彻底的重新设计，首先要从观念进行重组。会计人员要对会计工作的职能进行重新认识，会计工作的主要职能要从核算职能向监督职能转变，并进一步发展预测经济前景、参与经济决策、评价经营业绩等职能，只有对会计职能的重新认识才能让会计工作者抛弃传统的不合时宜的观念，重新树立适合ERP环境下的新会计观念。要树立价值创造的观念，会计工作不仅仅是被动地执行工作，而是应主动地与其他业务活动相配合，形成良好的协调、互动机制，为实现企业价值最大化的目标出谋划策；要树立网络系统观念，重组后的电信企业会计信息系统应极大地利用网络技术，充分发挥电信企业业务数据库中的信息优势，实现网络环境下的不同系统间信息交流的双向性。
（二）流程重组
流程重组是实施会计流程重组的核心过程，要求对企业现有的会计业务流程进行调研分析，针对ERP下收集到的采集于各业务部门的信息内容、关联关系、信息流的方向等特点，考虑舍弃重叠的、不合理的流程，充分利用ERP数据库实现信息的共享，消除多头采集信息带来的信息冗余、不一致性等问题，设计出一套适合新系统的新流程。包括对流程的合并和分解、串行结构改为并行结构，最后将重新设计以后的流程真正地应用在企业运作之中。充分发挥电信业务系统海量信息的特点，将之充分应用于ERP系统中，通过信息的自动采集、处理，将会计人员从数据的采集、日常核算处理中解脱出来，使其将更多的精力投入到对数据的深度分析、挖掘中，通过对业务及财务相关数据的分析为企业的经营决策提供有力的支持。业务流程重组不可能一次到位，需要在运行过程中不断评估、调整并完善。
（三）会计组织重组
在完成观念重组、流程重组后，还要建立一套与之相配套的会计组织机构。组织重组是为了保证会计业务流程重组实施的有效性和永久性，把目前的直线职能型的结构转变成面向流程的项目型结构和基于客户/服务器（C/S）的扁平化组织结构，从结构层次上提高企业管理的效率和柔性。电信企业在ERP环境下，重组后会计业务流程的数据采集工作已由各业务部门完成，因此业务部门要设立专门的数据处理部门，负责业务数据的录入、审核记账和存档等工作。会计部门在流程重组后需设立系统运维组和财务组。系统运维组主要负责ERP系统财务模块的维护及数据库管理；财务组分为核算小组和统计分析小组，核算小组主要负责使用、监督，统计分析小组主要职责是利用各种信息，为决策提供信息分析等。当然组织重组也要随着对会计业务流程的调整而调整。这是一个循环往复的长期工作，在流程重组与组织重组的不断往复达到相互匹配的最佳，并实现责权清晰。
四、电信企业在ERP下实施会计流程重组的案例及实施效果
以下以联通云南分公司ERP实施前后费用报销流程说明ERP下会计流程重组及实施效果。图1为ERP实施前费用报销会计流程，图2为ERP下重组后的费用报销会计流程。
ERP实施前的费用报销会计流程：员工手工填写费用报销单业务部门报账员审核部门经理审核归口管理部门经理审核部门报账员定期将审核通过的费用报销单集中送交财务部门财务部门初核财务经理审核公司领导审核财务部门制单员根据费用报销单在用友系统中填写相关凭证审核人员审核凭证出纳转账给部门报账员部门报账员转账给报账员工，同时部门报账员要登记部门台账并定期与财务账进行核对。
ERP下重组后的费用报销会计流程：员工在OA系统中录入费用报销单部门经理审核归口管理部门经理审核财务初核财务经理审核公司领导审核财务审核出纳转账给报账员工，财务审核前的工作在OA系统中完成，财务审核即完成由OA系统中向ERP系统中传送会计凭证数据，通过两套系统间事先定义的业务、费用与会计凭证映射关系自动生成会计凭证，这样既分离了财务核心数据与大量业务数据，又实现了会计信息的自动采集与处理。
通过上述业务流程的重组，费用报销可实现由原来的部门报账员定期收集统一报账到现在的实时分散报账，报账周期由过去的一周提升至现在的两小时，极大地提高了报账效率。同时业务部门报账不用手工登记台账，系统可自动生成业务部门报销台账，省去了业务部门费用报销台账与财务账的人工核对工作，系统自动完成了核对工作，因为是一套数据，保证了数据的一致性。
联通云南分公司实施ERP一年多来，通过会计流程重组，不仅提高了会计核算的准确性与效率，有效地保证了资金的安全性，同时通过会计组织重组，将很多财务人员从原有的核算、对账等事务性工作中解放出来，更多地参与到企业的经营决策、市场营销策略分析、顾客服务中，取得了良好的经济效益与社会效益。
五、结束语
通过以上案例，我们不难看出，ERP实施的关键是要根据信息的特点和技术支撑的可能性，进行相关业务流程重组，以事物发生的自然过程来寻找解决问题的途径，从根本上建立起适应信息技术的业务流程，而不是停留在对手工工作的“模拟”。要将企业流程由职能管理转变为过程管理，取消不增值的管理环节；以事前管理代替事后监督，减少不必要的审核、检查和控制活动；取消不必要的信息处理环节，消除冗余信息集；以计算机协同处理为基础的并行过程取代串行和反馈控制管理过程；用信息技术实现过程自动化，尽可能抛弃手工管理过程。只有这样，才能真正实现整个系统的全局最优，达到事半功倍的效果。所以说电信企业ERP实施成功与否，首先是看业务流程重组的成功与否，尤其是ERP核心模块――财务会计业务流程重组成功与否，而不是ERP技术本身。只有建立起适应新的信息技术特点的会计业务流程，才能保证ERP的成功实施。
【参考文献】
［1］刘中华，张瑾.ERP环境下会计业务流程再造的方法及模式［J］.会计之友，2009（3）：34-35.
［2］倪晓熔.电信企业ERP系统解决方案及应用［J］.电信网技术，2005（5）：26-27.
会计电算化账务处理流程篇3
关键词:高校会计电算化年初工作探讨
当前，我国绝大部分高校会计实现了电算化，且逐步进入了网络化。作为一个以提供综合经济信息为主要手段的控制系统，高校电算化会计在高校事业发展和财务管理中起到举足轻重的作用。随着当前我国财政预算管理体制改革的不断深入，在高校中实行全面预算管理，以及国库集中支付制度等，给高等学校的会计工作带来重大的影响，也提出了新的要求。高等学校会计在如何适应财政改革的要求，做好高校会计电算化工作等方面，面临一些实际问题。本文就当前形势下，高校会计电算化年初工作的一些现状及其对策进行分析、探讨。
一、高校年初电算化工作现状
高等学校是非营利性质的事业单位，收入来源主要为财政补助收入、事业收入以及其他收入等，其部门预算全部纳入政府收支预算。会计年度结束后，须编制部门决算报表，上报财政部门。决算报表编报工作的完成时间一般在1月底或2月初。这主要是因为，会计年度结束后，单位存在与银行对账、与财政对账(包括预算内、预算外资金以及应缴财政专户的核对)、确认财政应返还额度等、单位资金年终清理、结算、结账等一系列会计工作，这将花费相当的时间。由于这些因数的存在，单位新年度的会计账套不能及时建立（因无法取得上年余额，包括财政应返还额度数，以及所需的其他会计资料等），而单位的日常工作并不是停滞的，经济业务在不断的发生。
此时，大多数单位的处理方法是：对于新的会计年度发生的经济业务的账务处理，现不做计算机录入，待新账建好之后，再进行事后补录。而这种状态至少会持续近1个月。这样的现状和处理方法则可能会导致：
(1)单位会计不能及时、准确地反映财务收支情况，失去会计相应的职能。
(2)正常完整的电算化会计处理流程被无奈地强制中断，事后的补录几属重复性的工作，增加了工作量。
正常的操作程序是：软件录入人员根据审核后的原始凭证编制记账凭证，并正确录入计算机。当天发生的业务，当天登记入账，保证会计记账凭证的连续编号。按规定的时间及时结账，不得提前或退迟。
(3)非完整的处理程序，增加原始会计凭证保管的负担，极易发生原始凭证遗失、毁损的情况。且未入账的会计凭证，长期置于出纳人员手中，不能按时归档，使得单位财务负责人无法了解和掌控收支具体情况，亦会出现资金安全隐患。
(4)事后补录的账务处理，可能与当时的实际处理出现偏差，而导致会计信息失真。
一般的情况下，此时学校可能处于寒假期间，单位安排的补录人员可能并非该业务的当时具体处理人员，虽然有统一的会计制度和财务制度、规定，但在面对具体业务时，也可能会出现判断和理解上的偏差。即使补录人员为该业务的经办人，也会因时间的原因而产生处理上的偏差。这些偏差直接导致会计信息失真、失实。而针对这些失真、失实会计账务的查证、纠错，又会增加额外的工作量。
(5)事后的补录行为，总是在紧张的工作状态下进行。会计人员既要处理日常业务，又要抓紧时间将以前已发生、且不断在发生的经济业务进行补录，使经济业务的发生与账务处理录入尽快达到时间上的统一。在这种状态下，使得会计人员身心疲惫，也会增加出现差错的几率。
由于新账建立时间的滞后，高校面临着会计人员处理的经济业务与电算化会计账务处理时间上不同步的现状。
二、高校年初电算化工作对策探讨
在上年度整个会计工作没有完全结束的情况下，如何开始进行新年度制单、审核、查询等会计工作，达到经济业务的发生与电算化会计账务处理时间上的统一？针对此现状，笔者在工作中经过认真研究和思考，提出以下解决方案与大家共同探讨。
首先，分析会计电算化软件的年度建账、结账以及日常凭证输入操作的工作流程及数据库运行原理（以用友财务软件为例）。
(一)会计电算化软件年初建账工作流程分析
会计电算化软件包括多个子系统，其中的账务处理子系统，也称总账系统。账务处理子系统的工作流程见以下图例。
从以上流程图例中可以看出，正常情况下，完成年度新账建立的流程及工作内容包括：
(1)完成上年各项会计工作；
(2)建一个新年度账；
(3)进入总账系统，根据新年度相关制度、规定和本年度实际工作要求，调整会计科目；
(4)调整部门、个人、供应商、项目等资料；
(5)结转上年数据；
(6)进行期初余额调整。
(7)最后，开始新年度的会计工作。
在建账流程中，建新年度账的一个根本前提条件是“完成上年各项工作”。然而在实际工作中，因为前述原因，上年会计工作很难在年初及时全部完成。虽然我们在年初可以确定新年度使用的会计科目，可以调整部门、个人、供应商、项目等资料，但由于无法取得上年结转数据和进行期初余额调整，故不能在年初及时建立新账，导致会计电算化工作在这一时期相对滞后。
(二)电算化软件年度结转、凭证输入操作及其数据库运行原理
1、年度数据结转：
(1)操作员将12月数据进行结账处理，
(2)退出用友软件，
(3)打开系统管理，以账套主管身份注册登陆当前会计年度，
(4)在年度账一栏选择建立新年度账，
(5)建账完成后，注销当前年份，重新用账套主管按新年度注册，
(6)在年度账中选择结转上年度数据，完成后即可开始使用新年度账。
会计电算化账务处理流程篇4
关键词：会计电算化；财务业务一体化；采购业务；销售业务；库存业务
结合计算机知识，会计有了会计电算化这一新兴事物，并且，会计电算化在会计工作中的地位也越来越重要。会计电算化中的财务业务一体化就是会计电算化的魅力之一。
财务业务一体化的基本思想是，将企业经营中的三大主要流程，即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合，将计算机的“事件驱动”概念引入流程设计，建立基于业务事件驱动的财务一体化信息处理流程，使财务数据和业务融为一体。具体来说，主要就是购销存管理系统的应用。
购销存管理系统包括采购、销售、库存与核算四个子系统。下面，我们就从这几个子系统来探讨一下财务业务一体化。
一、采购系统
采购管理系统具有两大功能：一是采购管理；二是采购结算。该系统主要提供对企业采购业务全流程的管理，它支持以采购订单为核心的业务模式，其主要任务是在采购管理系统中处理采购入库单和采购发票，并根据采购发票确定入库成本及对采购付款的全过程管理。
采购管理系统的日常业务处理主要包括填制并审核采购订单、填制入库单、填制采购发票、进行采购结算和进行采购业务付款等业务内容。
要想学好采购业务，首先得明确采购业务的流程。
采购业务的流程为：填制并审核采购订单，接下来就是随着商品入库，由采购订单生成采购入库单。然后可以根据采购订单或采购入库单流转生成采购发票，进行采购结算。
二、销售系统
销售管理系统提供了对企业销售业务全流程的管理，主要通过对销售订单、发货单、销售发票的处理，动态反映各种销售业务数据，便于企业及时了解销售相关信息。该系统支持以销售订单为核心的业务模式，主要任务是处理销售发货单和销售发票，并根据销售发货单等发货成本信息确认销售成本以及根据销售发票进行销售收款的全过程管理。
销售日常业务是指对企业销售业务的全流程进行业务处理、核算和管理，主要包括填制销售订单、填制销售发货单及填制销售发票等。
对于销售业务，同样首先得明确销售业务的流程。
销售业务流程为：根据实际业务录入销售订单，随后保存和审核，然后再根据销售订单生成销售发货单，并流转生成销售发票。进行销售结算，与客户进行收款结算，包括直接收款或暂欠货款等。
三、库存系统
库存业务系统主要用于管理企业的存货、通过对存货的收、发、存业务的处理，能够及时动态地掌握库存存货的各种信息。该系统提供对企业库存业务全流程的管理，对存货进行入库及出库管理，并有效地进行库存控制，实时地进行库存帐表查询及统计分析，能够满足采购入库、销售出库、产成品入库、材料出库以及其他出入库等业务的需要，并且提供了仓库货位管理、批次管理、保质期管理、不合格产品管理、现存量管理和条形码管理等业务的功能应用。在购销存集成应用时，库存系统可以对采购系统生成的采购入库单、销售系统生成的销售出库单进行审核确认，为核算系统提供各种出入库单，在核算系统生成凭证后自动传递到总账系统。
库存系统日常业务是对企业存在仓库中的存货进行业务处理和管理。主要包括审核采购系统和销售系统所填制的采购入库单和销售出库单；填制产成品入库单、材料出库单、其他出库、入库单及盘点单等。
对于库存业务，同样首先得明确库存业务的流程。
库存业务流程为：审核采购入库单；审核产成品入库单；审核销售出库单等。
四、核算系统
核算系统是购销存系统中的一部分，与库存管理系统相比，库存管理系统侧重于从数量上对存货进行管理，而核算管理系统侧重于从金额上对存货进行管理，它主要用于核算企业存货的入库成本、出库成本和结余成本，反映和监督存货资金的占用情况。核算系统对采购入库单、销售出库单和库存系统生成的各种单据进行单据记账，对采购暂估入库进行暂估报销处理。
上述几个子系统既可以单独使用，也可以集成使用。但是，这几个子系统的业务流程均为：系统初始化、日常业务处理、期末处理。并且，从物流上看，购销存管理系统主要有入库业务和出库业务两部分。从资金流上看，在采购系统中录入采购发票，对采购入库单进行结算，形成应付账款，到应付账款中对结算后的采购发票制单，生成应付款凭证；在应付账款中录入付款单并付款，核销应付款，对付款后的付款单制单，生成付款凭证。在销售系统中录入销售发票，审核后形成应收账款，到应收账款中对审核后的销售发票制单，生成应收款凭证；在应收账款中录入收款单收款，核销应收款，对收款后的收款单制单，生成收款凭证。存货核算对各种入库单和出库单进行记账，登录存货明细账，确定存货发的入库成本、出库成本及库存成本；并对记帐后的出、入库单进行记账，生成出、入库凭证，登录到总账。从信息流程来看，总账系统是会计信息系统的核心，可以处理各子系统传递过来的凭证，其他子系统是在完成各自业务的基础上，对总账中的数据实行专项管理。在购销存的几个模块中，只有核算模块与总账产生联系，其他的模块只是把单据传递到核算模块，由核算模块生成凭证后直接传递到总账系统中。所以，在会计电算化采购、销售、库存与核算业务的财务业务一体化中，在后台，会计处理依然是核心，我们应该把握这些特点，明确财务业务一体化的内容以及财务在其中的作用，就能真正领略采购、销售、库存、核算业务财务业务一体化的魅力。
参考文献：
会计电算化账务处理流程篇5
关键词:会计电算化;会计核算形式;影响
会计核算形式,又称为账务处理程序,是指会计凭证、会计账簿、会计报表和账务处理流程相互结合的方式,它规定了凭证、账簿、报表之间的关系,采用适当的会计核算形式,是提高会计核算工作质量和效率的重要前提。手工会计采用的会计核算形式主要有:记账凭证核算形式、汇总记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、多栏式日记账核算形式、日记总账核算形式和通用日记账核算形式等。企业可根据会计业务的繁简和管理上的需要来选用其中一种。这些会计核算形式的不同点,集中体现在如何登记总账这个问题上。其共同点主要表现在:第一,处理环节多,处理内容分散;第二,处理流程重复,数据核对工作复杂;第三,处理周期长,信息传递、反馈慢,财务报告的时效性差。将现代信息技术应用于会计工作,实现会计数据处理的电算化后是否还有必要完全照搬手工会计下的会计核算形式呢?答案是否定的。因为在手工会计条件下,不同会计核算形式的划分并不是会计数据处理本身所要求的,而是手工处理手段的局限性所致。现代信息技术的引入,使得产生上述这些具体会计核算形式的客观限制条件不复存在了。
一、账簿体系虚拟化
1.账簿的本质。账簿,作为存放经分类汇总的会计数据的载体,是一个承前启后、不可缺少的桥梁与纽带,手工会计账务处理的中心问题就是账簿问题。手工会计离开账簿,其会计报表的编制便成无本之木、无水之鱼。簿籍只是账簿的外表形式,账簿的内容则是账户记录。账户就是对会计数据进行分类、归集而设置的单元。在电算化系统中,会计信息的生成仍然离不开账户这样最基本的存储单元,但账户的存储并不一定要借助于账簿来完成。现代信息技术的运用,使账户记录与纸介质呈现出分离的趋势,纸介质不再作为账户分类和汇总数据的唯一载体。实践已经证明,在磁、电、光等介质保存会计数据的可靠性得以保证的前提下,人们需要的各种核算资料尽可通过调用这些介质上的数据库文件并加以显示,完全不必使用纸张作为账户记录的载体。既然账户记录可以完全与纸张分离,那么手工会计中关于账簿的定义也就不存在了。
2.电算化系统中的账簿实际是“虚”的。所谓“虚”,是指磁盘上一般并不存在账,更不是一个手工账对应一个磁盘文件。账簿上反映的数据不外有两类,一类是发生额,另一类是余额。作为记账对象的发生额数据,来自于记账凭证,而作为记账结果的期末(或期初)余额数据,则是在账簿被登记之后形成的。所以,账簿记录只不过是记账凭证上账户记录的分类、汇总罢了。由于计算机具有强大、快速的数据处理功能,它对记账凭证库文件的分类、汇总不过是举手之劳。而对于账户余额,只要保证系统初始化时输入的初始余额数据正确无误,以后各个会计期的期末余额也就唾手可得了。因此,电算化系统中的“账”是凭证库文件及相关数据(主要是各会计账户的期初余额数据)自动地准确无误地派生出来的。理论上说,保留了凭证库文件及相关数据,也就保证了账簿的存在。可见,在电算化系统中,“账簿”仅仅是沿袭了传统会计的概念而已,其本质是虚拟化的。
二、记账过程虚拟化
记账,是手工会计账务处理流程的核心环节。自会计产生以来,就一直与记账、算账、报账时刻相伴、密不可分,从填制凭证、登记账簿到编制报表等会计处理方法和程序,处处映射和打上了“记账”的烙印。所以,在传统观念上,“记账”似乎成了会计的代名词。然而,在电算化系统中,记账过程却是一个虚过程,因为并没有生成实际的账。这里所谓的“记账”就是将账前凭证库文件中审核通过的记账凭证做上过账标识或者另外形成一个账后凭证库文件,表明该记账凭证已入账,不允许再对其进行无痕迹修改或作废、删除操作。如果有错误,只能采用类似于手工会计下的红字冲销法,通过输入“更正凭证”予以纠正。所以,在电算化系统中,记账环节完全可以取消,即平时不登记日记账、明细账及总账,只将记账凭证保存在一起,在需要时再采用瞬间成账的做法:根据科目余额库文件的期初余额数据和记账凭证库文件的科目发生额数据,当即形成所需的“账簿”并予以输出。同时,这种瞬间成账的方式也使会计报表瞬间形成成为可能。至于很多财务软件所提供的记账模块功能,主要是为了满足会计人员的账务处理习惯,即只有先记账才能查询和打印。
三、对账环节不复存在
在手工会计中,分类账分为总分类账(总账)和明细分类账(明细账)。其登记的原则是“平行登记”,即把来源于记账凭证的信息一方面记入有关总账账户,同时还要记入该总账所属的有关明细账账户,并通过定期对账来检查和纠正总账或明细账中可能出现的记录错误。这种通过低效率的多重反映和相互稽核来换取数据处理的正确性与可靠性是手工会计核算形式的一个重要特征。然而,对账是设置账簿的产物。如果没有设置账簿,也就无所谓账证、账账、账表之间的核对了。计算机本身是不会发生遗漏、重复及计算错误的。只要会计软件的程序正确且运行正常,账证、账账一定是相符的;只要报表公式定义正确,账表也一定相符。这样,就使手工会计下的对账环节不复存在了。事实上,作为手工会计账务处理重要特征的平行登记已没有存在的理由,计算机对来源于会计凭证的原始数据并不需要重复处理,而分类账也没有必要明确地区分为总账和明细账。当然,这并不排除会计软件中设置类似于总账和明细账的数据存储结构,但这样的总账和明细账之间并不存在统驭与被统驭的关系,其目的只是为了加快信息检索的速度。
四、账务处理流程呈现一体化趋势
会计电算化账务处理流程篇6
[关键词]会计电算化;ERP系统;财务管理
一、会计电算化及其局限性
会计电算化是以计算机以及数据传输和通讯设备作为数据处理系统的核心,完成从原始数据的搜集,以及经由记录、验证、分类、登记、计算、汇总、报告等一系列会计工作。在此过程中,会计人员只进行一些辅的操作,即只需把会计数据以规定的要求输入处理系统,计算机即可按照事先编制好的程序,自动完成会计数据处理,并将最终结果———财务报告打印出来。会计电算化是把系统工程、电子计算机技术等科学与会计理论和方法融为一体,通过货币计量信息和其他有关信息的输入、存储、运算和输出,以现代机器工作取代手工操作,实现会计工作方式的变革和人的解放,提供计划和控制经济过程需要的会计信息。
会计电算化系统使得会计人员从财务账册中解放出来,但并未从根本上提高财务信息质量。电算化系统的信息源基本依靠手工录入或部分的数据导入,从宏观层面讲,会计财务的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,仅记录业务结果。另外,系统的信息处理一般都是对手工会计职能的自动化,系统的结构是面向任务和职能的,这对满足会计核算的要求来说已经足够,但在业务流程的监控和与其他系统的集成性上还需要加以完善。会计电算化在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。在这种情况下,产生于上个世纪90年代的ERP系统成了企业的一个新选择。
二、ERP系统财务管理的特性分析
企业资源计划(EnterpriseResourcesPlanning,简称ERP)的基本思想是将企业的运营流程看作一个紧密连接的供应链,包括供应商、制造工厂、分销网络和客户等,其目标是充分协调企业内外部资源,确立企业全面竞争优势。ERP系统是个较完整的集成化管理信息系统,包括分销、制造、财务、质量控制、售后服务、人力资源、运输管理等子系统。ERP系统以业务为中心来组织,根据物流、资金流、信息流的连续运动和反馈来设计,能跨越职能领域的边界,实现整个企业信息的集成。在ERP系统中,财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分,与其他子系统有着密切的联系。ERP系统的财务管理的特点主要包括三个方面:
(一)即时性:资料管理功能实现之基础
在ERP的状态下,资料是联动的而且随时更新,每个有关人员都可以随时掌握即时的资讯,这在过去只能依赖大量的人力与时间才能完成。一般说来,影响企业竞争力固然有许多因素,但一个很重要的因素,在于它对企业内部各种信息的把握,以及对外部市场的资讯、现状变化的了解。在当今信息社会里,不仅要知己知彼,还要贵在“即时”。
ERP系统中资金管理对会计科目的分层使之相对于其他会计软件确立了绝对的优势,即不需要任何人工分析,系统自动实时生成《现金流量表》。财务管理系统的资金管理模块将会计科目分为三个层次:
1.现金层:包含货币资金和短期投资等科目,它相当于《企业会计准则—现金流量表》(略作《现金流量表》)中对于现金和现金等价物的定义,即库存现金。它是能随时支取的银行存款和其他货币资金以及三个月内到期的短期债券等期限短、流动性强、易于转换为已知金额现金、价值变动风险很小的投资。
2.收入支出层:包含的科目代表了企业现金流量的起源。比如产品销售收入代表了现金流入的起源,固定资产、库存商品代表了现金流出的起源。而长期投资、应交税金的明细科目则分别代表了现金流入和流出。所有的权益类和损益类科目都应包含在这一层。这一层对应于《现金流量表》中现金流量的分类或者说直接反映了《现金流量表》的主要内容,即经营活动、投资活动、筹资活动产生的现金流量以及汇率变动对现金的影响额(包括明细项目)。
3.应收应付层:不仅包含应收账款和应付账款,而且还包含预收和预付账款、其他应收和应付款、应收和应付票据等科目。这一层的科目反映了收入和支出在形成现金流量之前以短期债权债务存在的临时状态。它对应《现金流量表指南》中计算各表项时的调整项。
(二)集成性:财务管理数据可靠性之保证
在ERP系统中,财务子系统只是企业管理信息系统的一个有机组成部分,与其他子系统有着密切的联系,如分销、制造子系统的业务数据,通过信息集成,可直接传入财务子系统。财务集成是指在采购、销售、生产等业务的处理过程中,系统自动采集业务数据,自动选择总账科目和分账科目,自动生成记账凭证。ERP系统的集成会计业务处理,包括采购集成、销售集成、库存集成及生产集成会计业务处理。其中,采购订单、销售订单和生产订单一般由系统自动生成,也可以人工维护。相应的会计业务在订单的处理过程中自动生成记账凭证,进行会计处理。
财务子系统作为ERP系统的一个组成部分,实现与ERP其它子系统之间的信息集成,是财务软件发展的必然趋势。集成会计业务处理的特点主要包括:
1.通过采购、销售、生产、库存与财务集成,实时反映企业的经营状况,避免了数据的重复输入和重复存储,提高了数据的准确性和一致性,实现了物流、资金流、信息流相统一,为企业管理决策提供了及时准确的信息。
2.在集成环境下,对其他子系统的基础数据和业务数据的准确性要求很高,其他子系统的数据,如PBOM(生产物料清单)、人工费率、物料数量、工时等直接影响财务子系统数据的准确性。
3.在集成环境下,财务集成参数对集成会计业务的处理结果起关键性作用,要求系统能提供灵活的财务集成参数设置功能。既要减少设置财务集成参数的工作量,又要使设置的财务集成参数能满足会计核算与管理的需要。同时要确保集成总账科目、分账科目、集成关系准确无误,否则会影响财务报表的可靠性。
(三)远见性:先进财务管理思想之体现
ERP系统的财务系统与ERP系统的其他子系统融合在一起,财务系统又集财务会计、管理会计、成本会计于一体。这种系统整合及其系统的信息供给,有利于财务做前瞻性分析与预测,体现了先进的计划、控制和决策思想。
1.ERP系统体现的财务会计思想。ERP系统的财务部分将企业的需求定位在一个财务系统而不是一个账务系统。ERP系统在定义企业财务系统的框架和流程时结合考虑了制造管理和供应链管理的框架和流程。例如,账目结构的设置、账务流程的处理、接口的设计、报表需求的定义,不完全是从财务部门的立场出发,而是从整个企业的角度实现了财务子系统的目标。会计子系统一方面从其他子系统获得有助于完成确认、计量、记录、报告等各环节的基础数据,另一方面通过其系统的定义和流程的定义来实现对制造和供应链业务的控制。
2.ERP系统体现的管理会计思想。ERP系统体现了先进的管理会计思想,反映了一套预测、计划、决策、控制、分析、考核的管理模式,强调事前计划、事中控制和事后反馈。这些计划功能和控制功能已完全集成到整个供应链系统中。一方面,ERP系统通过定义与事务处理相关的会计核算科目和核算方式,使系统在处理事务的同时自动生成记账凭证,保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性,从而改变了资金信息滞后于物流信息的状况,便于企业实行事中控制并实时做出决策;另一方面,计划、事务处理、控制与决策功能都在整个供应链的业务处理流程中实现。ERP系统遵循整体预算架构,更多地采用客户订单来启动生产计划和材料采购计划。
3.ERP系统体现的成本管理思想。ERP系统的成本管理包括成本预测、计划决策、控制、分析和考核,强调成本预算(标准成本的确定)、成本控制与分析、责任成本管理等。典型的ERP系统成本管理涉及产品成本核算、成本中心会计、订单和项目会计、获利能力分析、利润中心会计以及辅助管理决策的执行信息系统。成本中心会计包括标准成本的确定、标准成本与实际成本之间的差异对比、成本报告与分析。订单和项目会计用于归集某一订单或项目的实际成本,并将其与计划成本进行比较,以实现对订单或项目的监控。获利能力分析可以回答哪一类产品或市场会产生最好的效益,一份特定订单的利润是怎样构成的等问题。
三、会计电算化与ERP财务系统之应用差异
(一)组织设置。组织设置是系统应用的基础,是系统应用中最关键的因素之一。电算化系统通常对应会计主体与账套、独立核算单位与会计主体设置,企业无法选择其他更适应于业务原型的组织设置方案。ERP财务系统可以支持复杂的多组织体系并支持财务、业务独立的组织架构。
(二)会计科目。会计科目是财务信息记录、分类、汇总、统计的依据,但电算化系统与ERP财务系统在会计科目设置上存在较大差异。
1.结果型与过程型。电算化系统根据手工核算原理设置成结果型会计科目,仅记录业务结果。而ERP财务强调财务与业务的实时一致性,记录业务价值流全过程,利于实时监控、溯源查询,科目设置属于过程型。先进的与业务集成的ERP财务系统需要设置一些过渡科目,用于记录价值流过程中财务核算暂不体现的业务动作。这些保证账实实时相符的调整科目是确保企业管理决策层更实时、更真实、更透明地了解企业运营信息的基础。ERP财务设置的过渡科目反映包括待检、验收、移库、出库、投产等一系列库存状态的过渡科目。这是实现财务业务一体化的前提。
2.核算型与管理型。电算化系统的科目设置是核算型的,而ERP财务的科目是管理型的。以最常见的债务类科目———应付账款为例,电算化系统采用了与手工核算一样的方式,即在一级科目应付账款下设置供应商明细科目。这种方式易于理解,但无法对债务进行财务层面的监管,仅能满足简单的核算需求。相反ERP财务通过启用专门监管应付债务的供应商子账管理应付账款,把供应商与采购业务集成管理,通过长期供应商与一次供应商的差别方案有效记录、跟踪、管理供应商及往来款项,内在的集成性确保总账与子账的实时一致性。同理可扩展至客户管理、存货管理、固定资产管理、资金管理等,由于这些子账与业务实时集成,为业务财务共有,所以管理功能强大,方便融入业务财务部门的管理思想。
(三)两系统间管理会计层面基本上没有可比性。因为以成本管理为核心的管理会计,在模仿手工核算的电算化系统或非集成应用的财务系统中根本无法实现企业领导决策层关注的内部管理及内部控制。ERP财务融入了管理会计内的成本中心会计、产品成本会计、利润中心会计、获利分析会计、集团控制会计等,并通过业务信息仓库构建包含管理驾驶舱、绩效管理、业务计划＆预测模拟等内容的企业战略管理平台。
参考文献:
[1]吕文清.ERP制造与财务管理[M].广洲:广东经济出版社,2003.
