档案分类管理办法(精选8篇)

档案分类管理办法篇1

[关键词]管理法规；高职院校档案；现状；问题；发展对策

2008年教育部颁布的第27号令《高等学校档案管理办法》为高校开展档案工作提供了法规保障。2012年江苏省教育厅、江苏省档案局颁布《江苏省高等学校档案管理办法》（以下简称《办法》），进一步深化了高校管理工作内涵建设，指明了高校档案工作的方向。高职院作为专科学历教育层次的高校，理应依据《办法》开展档案工作，笔者从高校档案管理法规视角，以苏州高校档案工作协作组五所高职院为例，对现状进行调研，阐述高职院校档案工作总体情况，分析存在的问题及原因，并提出发展对策。

一、总体情况

苏州高校档案工作协作组五所高职院档案工作都在上级相关行政部门指导下，规范有序开展档案管理工作。各院校以苏州高校档案工作协作组活动为依托，加强档案工作业务交流学习；以江苏省高校档案研究会为平台，以档案年会为契机，积极开展档案学术研究。总体来说档案工作开展较好，具体体现在以下三点：一是都设有档案工作专门机构负责档案工作，管理规章制度健全规范，都取得一定成果，目前80%档案室获江苏省三星级档案室及以上称号；二是均有档案专业人员负责档案管理工作，软硬件设施满足档案工作需求，目前80%档案室实现统一管理各种门类档案；三是档案信息化水平较高，全部采用计算机系统管理，全部建成文件（案卷）级目录数据库，部分学校还建成了照片、音频、视频等多媒体数据库。

二、存在的问题

1、档案机构设置附属化

《办法》规定：“高校档案馆或综合档案室”两种形式，要求具备“建校历史在50年以上；全日制在校生规模在1万人以上；已集中保管的档案、资料在3万卷或排架长度300延长米以上”三个条件中的任何一项，就应设立档案馆，未设立档案馆的高校应该设立综合档案室。目前，苏州高校档案工作协作组中的高职院都满足上述三个条件中的至少一条，但均未建立档案馆，只设立了综合档案室，且都隶属于学校党委办公室/院长办公室。档案工作和办公室工作混在一起，档案工作的附属化、边缘化，限制了档案工作人员工作积极性和创造性的发挥，导致档案基础业务工作效率和质量不足，从而进一步导致档案开发利用服务工作的缺失或薄弱。

2、档案人员配备不足

《办法》中规定“高校专职档案工作人员列入学校编制序列，其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定”。目前这些高职院办学规模在5000～9000人不等，均超过50年办学历史，每年档案收集整理的量较大且有不断增加的趋势，档案基础业务工作繁杂，档案工作任务实为不轻，而实际情况是40%的档案室只有1个专职档案员，60%的档案室有2个专职档案员，且这些档案工作机构因是隶属部门，部分档案专职人员还承担党委办公室/院长办公室其他工作任务。人员配备不足成了共同问题。另外，由于档案机构附属化，担任档案室主任的往往由办公室主任兼职，并无档案专业技术职称，缺乏专业的培训，也在一定程度上限制了档案工作的发展。

3、档案管理方法和水平存在差异

高职院校档案工作管理水平存在差异，如绝大部分高职院已实现了集中统一管理各种门类档案，但个别高职院没有实现全校档案集中统一管理，有些类别的档案还散存在各个职能部门；绝大部分高职院都采用《办法》中的分类方法，但个别高职院没有按此分类方式分类；绝大部分高职院实现部门立卷，但个别高职院并没实现真正部门立卷。目前，40%的高职院有档案工作考评体系，以此为抓手提高档案工作质量，但60%的高职院没有相应的机制。总的来说在管理模式和方法上各高职院还存在一些差距。同时档案信息化水平也参差不齐。

4、档案开发利用和文化功能待提高

《办法》中明确把“编研、出版档案史料、开发档案信息资源”列为高校档案机构的管理职责，但是在实际工作中，档案机构受制于人员、经费等的约束，深层次编研和开发档案信息资源水平偏低。目前，这些高职院档案机构都编有大事记、组织机构沿革和发文汇集，60%高职院编有其他档案二次编研成果，只有40%的高职院近三年内每年至少有一种三次加工编研成果。由此可见，档案深层次编研、档案信息资源的进一步开发利用还有待加强。

《办法》中明确指出“高校档案机构应当采取举办档案展览、陈列、建设档案网站等多种形式，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案的文化教育作用”，但是目前档案部门进行档案展览宣传校园文化的举措甚少，80%高职院无校史馆或校史馆不属于档案部门管理，全都没有档案工作独立网站，60%高职院没有在学校网站上开设档案工作专栏，而在开设档案工作专栏的高职院中，也只有宣传档案法规的规章制度，而没有切切实实宣传高职院档案工作本身的一些成果，并没有发挥好档案工作所应有的文化功能。

三、原因分析

高职院校档案工作问题原因主要是没有受到足够重视，导致机构设置不合理、人员配备不足等，进而导致具体档案管理工作中的问题及档案信息开发利用、服务等应有功能的缺失或薄弱。笔者认为档案工作没有受到足够重视的原因有：

1、高职院校多为中专院校升格而成，在发展的过程中，往往追求学校发展的规模而忽视基础性管理工作，这就好比经济落后的发展中国家，首先追求物质发展而忽视精神层面的追求，只有在经济发展到一定程度才会考虑精神层面建设，这是事物发展的一般规律。

2、档案利用作用发挥不明显，体现在：一是领导直接利用档案不频繁，档案发挥凭证作用多而发挥参考作用少，领导的直接利用感受会影响其重视程度；二是档案发挥作用的非短期性和档案发挥效益的非直接性，比如学生学籍材料，会在十年甚至更长时间后再作为凭证发挥作用，且不会产生直接的经济效益。

3、高职院校侧重培养熟练掌握主干技术、实际应用的人才，在校园文化建设、文化育人等方面较为薄弱，档案被开发利用发挥文化功能的可能性相比本科类院校小很多。

四、发展对策

1、厘清关系准确定位，找准档案机构发展方向

“受到重视”和“开展好档案工作”，看似前者是后者的必要条件，但实质两种是互为因果，相互促进的关系。应该在现有条件下积极开展档案工作，扎实做好基础工作，加大档案信息开发利用，提高服务意识，寻求领导重视和多方面的支持；另一方面，由于高职院校本身的发展，档案工作规范化程度越来越高，“精神层面”追求越来越多，为档案工作发展提供更多有利条件，同时，《办法》等高校档案工作法律法规为高职院校开展档案工作提供了法律法规保障，档案工作机构要充分利用发展的良好机会加强“作为”。在具体的工作中，要不断充实馆藏资源，扎实做好基础业务工作，围绕学校中心工作，主动寻找服务机会，采用多种服务方式，注重发挥档案在校园文化建设中的作用，注重发挥在学校重大活动中的作用，注重发挥档案在学校各阶段中心工作中的作用。档案作用发挥的越多，学校的支持就会越多，档案工作即可得到良性发展，档案机构的附属化、人员配备、信息化水平等问题就能得到解决。

2、充实档案工作人员，扎实做好基础业务工作

稳定专兼职档案人员队伍是提高档案工作质量的基础，增强档案管理技术能力是提高档案工作质量的关键，而这两点都基于档案工作人员的业务素质和管理水平。在目前档案人员配备普遍不足的情况下，一要稳定好现有的一支专兼职档案人员队伍，在建立人员队伍的时候，要考虑到档案工作是一项工作细致、责任重大的工作，需要综合考虑人员的责任心和业务水平，要加大兼职档案管理人员档案管理实用知识的培训力度和创造条件激发他们的工作热情。二要加强对专业档案管理人员队伍能力建设和档案机构负责人的专业水平，注重加大他们学历提升和学术研究的机会，注重他们档案管理专业新技术和新理论等方面的学习，以适应档案工作在信息时代的发展。

3、加强信息化和制度建设，提高档案工作效率和质量

目前高职院校档案工作水平存在差异，档案工作相对薄弱的高职院应该要不断加强制度化建设，以制度建设来科学规范管理，提高档案管理工作质量；以加快信息化建设来提高档案管理工作效率，从而让相对编制紧张的专职档案人员有更多的时候来做档案信息资源开发工作。具体的来说，首先要实现集中统一管理各种门类的档案，能防止某一类档案因部门变动而保存不全的问题，以确保学校整个档案资源体系的完整性，这是保证学校档案保存完整的重要前提。其次档案管理工作每个步骤都要有相应规章制度，大部分高职院已有较完整的制度体系，但还应加强档案工作考核体系或制度的建立，合理规范的考核体系是档案工作人员的动力，也有利于档案工作质量的提高。再次要加强档案信息化建设，利用网络版档案管理系统已是档案管理一种趋势，且要努力把系统整合到学校数字化建设大平台，进行网络信息的收集、整理工作，适时开发档案信息资源并提供利用。

4、广谋思路开发档案信息，努力发挥档案文化功能

档案提供利用是档案管理工作的目的，除了现有档案的利用外，更应注重室藏档案的信息资源开发，做好档案编研工作，主动寻求服务机会。如何在有限的条件下做好档案编研工作特别是深层次高质量编研是很多学校的一个难题。可以从以下几方面入手：一是培养好兼职档案员业务水平及提高信息化水平，以求档案工作效率提高，专业档案人员能有更多的时间精力用入编研工作；二是可以聘请资历深文笔好的老师有针对性地选择题材，利用学校档案资源来担任深层次编研工作；三是可以邀请相关专业学生或是感兴趣的学生选择相应题材，利用学校档案资源来承担一些多样化的课题研究。

党的十提出加强文化建设，高职院档案应该大力发挥文化功能，结合编研，积极开展被动与主动相补充、多种利用方式相结合的档案利用，可通过校园网上展示、实体档案展览、图片档案展示等大家喜闻乐见的方式，让大家多了解学校的“历史”，增强爱校之心，发挥档案文化功能。

参考文献：

[1]中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令、高等学校档案管理办法[Z]、2008年

[2]江苏省教育厅、江苏省档案局、江苏省高等学校档案管理办法[Z]、2012年

[3]王玉玲、高校档案机构职能延伸的困境与出路[J]档案学通讯，2013（2）：81-83

档案分类管理办法篇2

市社会保险业务档案管理达标验收工作领导小组：

按照市人力社保局、市档案局《关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》（渝人社发〔2013〕136号）精神，结合社会保险业务档案达标验收内容和标准，我局高度重视，精心组织，完善档案管理制度，加强基础设施建设，规范档案收集整理，充分有效利用服务，达到了社保业务档案验收要求，现将我局社会保险业务档案管理达标验收自查情况报告如下：

一、组织管理

（一）管理办法

1、制定了社保业务档案管理办法。我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令），以及市人力社保局、档案局下发的《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定，结合工作实际，制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）。

2、明确了社保业务档案管理工作的分管领导和工作部门。为加强社保业务档案管理工作的领导，我局成立了以局长为组长，副局长为副组长，各科室负责人为成员的“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案管理工作领导小组”（涪社保函〔2013〕5号）和“重庆市xxx区社保局社会保险业务档案达标验收工作领导小组”（涪社保函〔2012〕14号），明确由办公室具体负责社保业务档案管理日常事务工作和业务档案达标验收工作。各业务科室确定1名兼职档案工作人员，具体负责本科室业务档案管理工作的相关事务。

3、将社保业务档案管理工作纳入了重要工作议事日程。我局历来对社保业务档案管理工作高度重视，年初《社保经办工作要点》（涪社保发〔2012〕7号）明确提出社保业务档案管理工作计划，同时多次召开局长办公会和局办公会议专题研究部署档案管理工作（见办公会议记录），分管领导定期或不定期检查档案管理情况，发现问题及时研究解决，年终将业务档案管理工作纳入全局工作目标考核，并认真进行总结，做到了年初有布置，平时有检查，年终有总结考核。

4、将业务档案工作纳入了单位年度工作计划和发展规划。我局已将业务档案管理工作纳入了年度工作计划，把此项工作列为单位重点工作之一，写入年初《社保经办工作要点》。同时，结合人力资源和社会保障事业发展“十二五”规划，制定了《社会保险业务档案管理工作发展规划》（涪社保发〔2013〕5号）。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）档案人员

1、配备了专兼职档案工作人员。我局现有专兼职档案工作人员13人，其中局办公室配有专职档案工作人员3人，各业务科室配有兼职档案工作人员共10人。档案工作人员数量能够适应业务档案工作任务的需要（见档案人员花名册）。

2、档案工作人员遵章守纪。我局建立健全了档案管理各项规章制度，规范了工作流程，明确了工作职责，制定了管理措施，档案管理人员忠于职守，遵纪守法，严格按制度办事，未发生违反档案法律法规的行为。

3、档案工作人员具有大专文化。我局13名专兼职档案工作人员均具有大专文化以上学历，其中本科学历6人，大专学历7人。

4、档案工作人员队伍稳定。我局自建立了新的业务档案管理网络后，保证了档案管理工作人员的相对稳定。目前，我局3名专职档案工作人员中，从事档案管理工作4年以上1人，1年以上2人。10名兼职档案人员均从事档案管理工作1年以上。

5、档案工作人员积极参加学习培训。为不断提高档案人员的业务素质和专业技能，我局有计划地组织了专兼职档案人员业务培训。每年选派部分人员参加区档案局组织的学习培训，共培训10人次，参加市局业务档案培训3人次，到**区学习交流1次（4人），到市局档案管理科学习交流1次（4人），我局组织各科室负责人和专兼职档案工作人员参加 “档案软件操作培训”2次，组织全局职工参加“社会保险业务档案培训”1次（见学习培训记录）。

此项标准分8分，自查得分8分。

（三）管理措施

1、岗位职责。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号），明确了主要领导、分管领导、各科室负责人、专职档案管理员、兼职档案管理员岗位职责。

2、工作流程。我局制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号），在档案室显目位置上墙，实现了档案管理工作的条理性、规范性，增强了档案管理工作的透明性和可操作性。

3、经办流程。我局严格按照市局制定的养老、工伤、生育保险业务经办操作规程，将业务档案收集归档列入各项具体业务经办工作程序，对每项具体业务经办资料依序收集归档，确保每项经办业务资料归档齐全完整。

4、奖惩考核。我局将档案管理工作与分管领导、科室负责人、业务档案管理人员、业务经办人员年度考核评比挂钩。对全面完成档案管理工作目标任务的，年终依据本局有关规定进行表彰，并在评先评优、提职晋级等方面给予优先考虑；对违反档案管理制度，未按规定立卷归档或未按时限要求移交档案等，实行一票否决，取消所在科室和相关责任人年度评优评先资格，并追究相关科室负责人及工作人员责任。

5、监督指导。我局印发的《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》第二十六条中明确了“各街道、乡镇社保所涉及的社会保险业务档案，由区社保局进行监督和指导，确保档案的完整与安全”。同时，我局定期对各街道、乡镇社保所的城乡居民养老保险业务档案进行监督指导，并将城乡居民养老保险业务档案管理工作作为对各街道、乡镇社保所年终考核的条件之一。

此项标准分7分，自查得分7分。

二、设施建设

（一）档案用房

1、档案专用库房。为适应档案管理工作的需要，我局于2011年8月即开始规划改建档案室，改建后，我局档案专用库房面积为300平方米，能够容纳接收全部社会保险业务档案。

2、业务档案库房面积。我局现有档案专用库房300平方米，其中200平方米用于存放业务档案。目前，业务档案存放量为365245件（卷、册）17244盒，库房面积符合达标规定的标准。

3、档案库房安全管理。我局档案库房安装了防火防盗门、全球监控摄像头、吸顶式中央空调、除湿机、温湿度表、除尘器、臭氧消毒机、防磁柜、落地式气溶胶自动灭火装置、消防报警监控系统等设施设备，为档案库房安全提供了有力保证。因此，档案库房不存在安全隐患。

4、档案库房卫生。按照我局《档案库房安全管理制度》和《档案管理巡视检查制度》对档案库房卫生提出的明确管理要求，我局档案库房无杂物堆放，定期或不定期打扫卫生，常年保持库房整洁、干净。

5、档案室区域划分。我局档案室划分为档案人员办公室、档案查阅室、档案整理室和档案库房4个区域，实现了库房、办公室、查阅室三分开。

此项标准分10分，自查得分10分。

（二）档案用具

1、业务档案柜架。我局档案室库房安装的是档案密集架，共71列，其中6列用于存放文书档案，12列用于存放会计档案，11列用于存放企业退休人员档案，33列用于存放2011年（含）前的社保业务档案，9列用于存放2012年（含）及以后的社保业务档案。

2、业务档案备用柜架。我局存放2012年（含）及以后的社保业务档案所用的9列档案密集架，目前只使用了1列，其余8列作为备用柜架。

3、档案装具。我局使用的业务档案装具分两类，前一类为2011年（含）以前的业务档案，其档案盒规格为340mmX240mmX40mm(长X宽X厚)，主要考虑的是便于装个人养老保险、城乡居民养老保险和“三类人员”养老保险产生的用档案袋所装的人头档案。另一类为2012年（含）以后的业务档案，其档案盒式样严格按照《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》的规定和要求进行印制。档案盒规格为310mmX220mmX60mm(长X宽X厚)，正面有“重庆市**区社会保险局”标识，背脊和封面印有全宗号、年度、类别、保管期限、起止件号、盒号等信息。符合国家和市上有关规定。

此项标准分5分，自查得分5分。

（三）设施设备

1、“九防”要求。我局档案保管达到了“九防”要求。一是库房安装了防火防盗门，库房内安装了2台全球监控摄像头，达到了防盗要求；二是档案库房设在底楼，防止了阳光直射和紫外线辐射，达到了防光要求；三是库房四周设有通风口，安装了4台吸顶式中央空调，达到了通风和防高温的要求；四是库房内配备了8台落地式气溶胶自动灭火装置，安装了消防报警监控系统，达到了防火要求；五是地砖下铺设了防潮层，安装了6台除湿机，加上4台吸顶式中央空调，达到了防潮要求；六是配备了吸尘器，达到了防尘要求；七是配备了防磁柜，达到了防磁要求；八是定期投放灭鼠药，达到了防鼠要求；九是配备了臭氧消毒机，加上定期投放杀虫药，达到了防虫要求。

2、办公设施设备。我局档案室办公设施设备齐备，包括6台计算机、2台打印机、2台扫描仪、1台复印机、1台多功能钻孔装订机、2台移动式DVD光盘刻录机、1台数码摄像机和1台数码照相机，满足档案管理工作需要。

3、档案管理软件。为实现档案管理信息化和数字化，促进办公自动化，我局购买了科怡档案管理信息系统应用软件，用于业务档案信息化管理，实现了办公自动化。

此项标准分10分，自查得分10分。

三、专业建设

（一）相关制度

为加强档案管理工作，使档案工作做到有章可循、有据可依，我局根据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力社保部、国家档案局第3号令）和《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》（渝人社发〔2013〕135号）等规定文件精神，先后制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案管理办法（试行）》（涪社保发〔2013〕7号）、《重庆市xxx区社会保险局档案管理岗位职责》（涪社保发〔2013〕4号）、《档案归档制度》、《档案保管制度》、《档案保密制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》、《档案库房安全管理制度》、《档案设备维护使用制度》、《档案管理巡视检查制度》、《业务档案内部控制管理制度》等档案管理制度和工作职责，制定了《重庆市xxx区社会保险局业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号）、《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》（涪社保发〔2013〕8号）、《重庆市xxx区社会保险局档案立卷说明》、《重庆市xxx区社会保险局档案材料归档和不归档的范围》等工作规范，推动了全局档案工作的有序开展。

此项标准分5分，自查得分5分。

（二）归档

1、业务档案归档工作。我局2012年业务档案归档工作在今年一季度前已完成。6月初《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》出台后，我局按照新办法规定和市局要求，对2012年业务档案进行了整改，于9月下旬完成了归档入库工作。

2、业务档案移交工作。我局业务经办过程中形成的档案材料，均由各业务科室统一整理、装订、组盒、录入。当年整理好的业务档案、档案目录及电子数据清单造册后，在次年一季度前移交局办公室，办公室验收后入库上架（见档案移交清单）。

3、平时按件整理工作。我局严格执行了《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》，业务经办人员坚持每件业务办理完毕即及时将该业务资料收集齐全，按照主表在前、附件在后；审核结果在前、依据在后；重要凭证材料在前、次要在后的要求用不锈钢钉（两颗）装订成件，定期交本科室兼职档案人员分类保管。在按件整理中，各业务科室负责人、专兼职档案人员根据工作职责，随时对业务经办人员进行检查、指导、督促，以确保业务档案资料的齐全、完整和安全。

此项标准分7分，自查得分7分。

（三）收集

1、业务档案资料收集。通过专兼职档案管理人员的严格管理，我局业务档案资料实现了随时收集，及时整理，定期移交，保证了档案资料的齐全完整。

2、业务档案电子文件收集。按档案管理规定，我局业务经办环节中产生的有关信息数据定期制作成光盘，移交局办公室归档管理。目前，业务台账和计算机数据均实现了光盘保存，归档的光盘存放于防磁柜内，共有业务档案电子光盘49张。

此项标准分6分，自查得分6分。

（四）整理

1、业务档案整理。我局严格按照市局下发的《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》、《社会保险业务材料归档范围与保管期限》和《重庆市xxx区社会保险业务档案整理归档工作流程》的规定和要求，对2012年度业务档案进行了整改。重新整理后的业务档案，其“件”的组成和件内文件材料排列合理，保管期限划分准确，归档章盖制、档案盒封面填写、备考表填写规范，装订结实完整。同时，我局对新办法出**按老办法整理的业务档案进行了清理，规范了档案盒装具，使之达到了整齐划一、美观整洁。

2、业务档案分类上架。我局2011年（含）前业务档案按照“科室—险种”分类整理上架，2012年（含）及以后的业务档案按照新办法规定的“年度—类别”分类整理上架。目前，我局除2013年正在收集整理的业务档案外，其余业务档案分别按要求分类整理后，移交局档案室集中统一保管，不存在业务档案零散存放问题。

3、业务档案排列存放。我局制定了《重庆市xxx区社会保险业务档案分类实施方案》（涪社保发〔2013〕9号），业务档案上架按照“年度—类别—保管期限—险种”进行分类排列存放，符合《重庆市社会保险业务档案管理办法（试行）》规定。

此项标准分10分，自查得分10分。

（五）保管

1、全宗卷。区档案局为我局分配的全宗号为“160”。为建立规范的全宗卷，在区档案局的指导下，我局编写了全宗介绍、组织机构沿革、分类方案、档案整理说明、归档范围与保管期限等资料，建立了档案人员、档案接收、档案数量、档案设备等档案统计台帐。

2、业务档案存放示意图。我局按档案存放顺序制作了《重庆市xxx区社会保险局档案存放示意图》，按照要求在档案库房内悬挂上墙。

3、库房温湿度。为及时掌握档案库房温湿度情况，我局在库房内四周配置了4台电子温湿度计表，由专职档案人员每天检查并做好温湿度记录；为控制好库房内温湿度，保持库房通风良好，我们还配备了4台吸顶式中央空调，6台除湿机，保证了库房温度和相对湿度在国家规定标准范围之内。

4、档案检查。我局专职档案员严格执行《档案保管制度》规定，定期对库房档案进行全面检查、清点，避免档案破损、丢失、霉变等问题的发生。

5、档案修复。我局在档案整理工作中，对需要修复的业务档案材料及时进行了修复和托裱，采取了有效的保护措施，保证了档案材料的整洁、完整。

此项标准分5分，自查得分5分。

（六）鉴定销毁统计

1、鉴定机构。我局成立了社会保险业务档案鉴定工作领导小组（涪社保函〔2013〕6号），负责档案鉴定销毁工作。

2、业务档案鉴定销毁。我局建立了《档案鉴定销毁制度》，对超过保管期限的会计凭证档案，经请示区审计局、财政局答复，暂不能作销毁处理。对超过保管期限的业务档案，我局拟在规范工作和达标验收工作完成后，组织人员按照鉴定销毁程序进行清理、鉴定，对有保存价值需继续保存的档案重新确定保管年限，对应销毁的档案建立《档案销毁清册》后，按规定销毁备案。

3、业务档案登记台账。我局严格执行了《档案交接制度》、《档案查阅利用制度》和《档案统计制度》，做到了业务档案进出登记及时，统计台账数据准确，账物相符。2013年档案室共接收业务档案365245件（卷、册）17244盒，其中，2011年（含）前业务档案335223件（卷、册）16576盒，2012年度业务档案30022件668盒。

4、业务档案统计报表。我局建立了《业务档案统计表》、《各类别业务档案统计表》、《全局档案统计表》、《历年档案统计表》、《档案设施设备登记表》、《档案接收登记表》、《档案异动登记表》，报表符合要求。

此项标准分4分，自查得分4分。

（七）移交

1、档案移交。我局文书档案按规定已向区档案局作了移交，业务档案经请示区档案局同意，暂不向区档案馆移交。

2、档案移交手续。因区档案馆场地受限，加之全市未对社保业务档案移交作出统一规定，因此，我局尚未向区档案馆移交业务档案，暂无移交手续。

3、人员调动移交手续。我局档案管理员岗位职责中明确规定，“档案员工作调动或离岗，要及时履行交接手续。”到目前为止，我局档案管理人员未发生工作调动情况。

此项标准分3分，自查得分3分。

四、利用服务

（一）检索工具

1、归档文件目录。我局的档案管理信息系统软件具有强大的检索功能，我们利用计算机软件对库藏档案按照不同门类、载体和保管期限分别编制了归档文件目录。

2、计算机管理。我局室藏档案全部实现了计算机管理，通过档案管理信息系统可以检索各类业务档案。

3、归档文件目录打印。为满足档案管理的需要，我局按《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》规定的“社保业务档案归档文件目录”格式和内容，编制打印了各年度的纸质业务档案归档文件目录。

4、归档文件目录内容。我局编制的归档文件目录项目包括件号、责任者、代码、题名、日期、页数和备注等7项内容，符合《重庆市社保业务档案整理规范（试行）》的规定和要求。

5、电子化管理。我局配备了2台扫描仪，从今年1月份起开始启动了业务档案电子扫描工作。但由于该项工作需耗费大量人力、财力、物力，而社保经办工作任务繁重，经费紧张，人员不足等原因，业务档案电子扫描工作进展缓慢。目前，我局正积极协调相关部门，争取人员和经费的支持，以推动业务档案电子扫描工作，尽快实现业务档案电子化管理。

此项标准分8分，自查得分8分。

（二）利用

1、调档。我局专职档案人员均经过培训上岗，在我局专门从事档案管理工作多年，熟悉室藏，能够通过手工检索和计算机检索两种方式迅速调取所需业务档案，调卷迅速准确。

2、查阅利用登记。我局严格执行了《档案查阅利用制度》，凡借阅档案的，必须履行审批、登记手续。凡查阅档案的，必须提供有效证件，说明查阅目的，档案管理人员及时填写档案查阅登记表，做好档案利用效果记载，未经批准，任何人不得复印、借阅档案资料。

3、利用典型事例材料。今年，我局依据《档案查阅登记记录》，结合利用效果反馈情况，对档案利用过程中效果显著的典型事例进行了收集整理，共编制了利用典型事例29例。

4、网上查询利用。我局建立了办公自动化网络，业务档案管理系统可通过局域网与各业务科室互联互通，支持各业务科室实现网上查询利用。

此项标准分5分，自查得分5分。

(三)查询

1、查询系统。我局随着“金保工程”建设，建立了完善的参保信息查询系统，工作日期间免费提供查询服务。

2、查询服务。重庆市社会保障信息查询系统，能够为参保人员提供养老保险个人账户、养老保险缴费、养老金待遇政策、工伤鉴定、工伤生育待遇政策，以及其他相关社保政策法规等信息咨询，基本满足了参保人员的各种信息需求。同时，我局专属的网络信息平台也可为单位或个人提供参保信息和相关政策查询。另外，我局还在各楼层业务经办大厅设立了咨询服务窗口，方便参保单位和个人查询、咨询业务。

此项标准分2分，自查得分2分。

综上所述，我局社保业务档案组织管理职责明确，设施建设符合要求，专业建设规范有序，利用服务充分有效，达到了验收标准，自查得分100分，自评等级为优秀。

特此报告

自查评分表

重庆市xxx区社会保险局

档案分类管理办法篇3

一、加强组织领导，构建全省档案管理网络化工作机制

随着社会保险在保障民生、服务民生乃至构建和谐社会中作用的日益凸显，社会保险业务档案管理作为社会保险经办管理工作一项重要的基础性工作，对于规范经办业务工作，提高服务质量，维护参保对象合法权益而言有着极其重大的意义。中心领导班子高度重视档案管理，一致认为应本着对现实负责、对历史负责、对百姓负责的态度，用科学、规范的方法加强对社会保险业务档案管理。

为全面贯彻有关文件精神，2009年，中心结合福建省医保经办工作实际，制定了《福建省医疗保险经办机构贯彻落实〈社会保险业务档案管理规定（试行）〉工作方案》，并根据部社保中心三年达标的目标要求，按照分类指导、分步实施的原则，统筹安排，分解目标，向全省医保经办机构印发了《福建省医疗保险经办机构社会保险业务档案管理达标验收实施方案》和《业务档案达标迎检工作计划》。中心成立了业务档案管理工作领导小组、鉴定销毁工作小组、达标验收工作小组。将业务档案工作摆上重要议事日程，结合中心每周办公例会不定期研究档案管理工作，并纳入年度工作计划和发展规划。同时要求全省各级医保经办机构高度重视业务档案管理工作，相应成立工作领导小组报省中心备案，将业务档案管理作为一项重要内容与年终考核、评先评优挂钩，做到奖罚分明。目前，全省各级医保经办机构已经形成了省市县一把手亲自抓、分管领导具体抓、业务科室分头归集建档、综合档案管理人员集中统一管理的业务档案多层次网络化的工作机制和良好工作格局。

二、落实库房场地，完善全省档案管理标准化设施建设

解决库房场地问题，是全省各级医保经办机构面临的一个重大难题。为落实档案库房场地问题，中心向福建省人社厅提出统一解决社保业务档案库房建设的请示，得到主要领导的高度重视和大力支持，经厅长办公会议研究决定在社保大厦四楼腾出一整层的办公场所，按照建设部和国家发改委《档案馆建设标准》改建成综合档案库房，各险种业务档案统一存放、统一管理，实现库房、阅览、办公三分开，其中医保业务档案专用库房172平方米，配备了档案密集架20组121、8立方米。同时积极向财政部门争取了档案库房专项建设经费一百多万元，严格按“九防”要求安装了铁门、防盗网、监控探头、遮光窗帘，配备相关档案专用设施设备。为使档案管理与单位办公现代化同步发展，还统一配备了计算机、复印机、高速扫描仪等现代化设备。与此同时，中心加强对各地的工作指导和督促，将落实档案库房场地作为省级业务档案达标验收一票否决的硬指标。从对第一批申请达标验收的医保经办机构验收情况来看，各地能够借鉴中心的做法，以业务档案达标验收为契机，积极取得上级主管部门、财政部门和相关部门的支持，想方设法筹措资金、落实场地，加大对档案管理基础设施建设的投入，为业务档案规范化管理奠定基础。

三、加强业务指导，推进全省档案管理规范化专业建设

医保经办业务相对于其他险种更为复杂，历年积存的医保业务档案量大且繁杂。各级医保经办机构在档案专业建设方面也存在诸多问题。为解决问题，中心从以下几方面着手，加大对全省各级医保经办机构的业务指导，努力推进全省业务档案管理工作朝着规范化、专业化建设方向发展。

一是建章立制，规范管理。2010年5月，福建省人社厅联合福建省档案局制定了《福建省社会保险业务档案管理办法（试行）》，中心及时将该文件转发各设区市，制定并印发了诸多配套文件，同时将《规定》颁布至今，部、省和中心印发的有关档案方面的政策管理规定文件全部归集整理成册，编印成《档案管理文件汇编》下发全省各级医保经办机构，进一步明确档案收集、整理、鉴定、保管、利用、保密、销毁、移交、岗位职责及工作标准和要求，确保档案管理工作从材料形成、收集整理到编目、归档、入库、利用等每一道程序、每一个环节都有章可循，有据可依。全省各级医保经办机构在认真贯彻落实上级文件的基础上，都能结合实际，制订了本地社保档案管理的规章、办法和细则，为业务档案管理工作的顺利开展提供了制度保障和业务规范。

二是组建队伍，提升素质。因为档案管理工作是一项专业性、政策性很强的工作，所以我们要求各级医保经办机构在配备档案管理人员时，严格选拔热爱档案工作、事业心强、品德优秀、有大专以上学历的同志到档案岗位工作。目前中心配备了1名综合档案管理人员和7名兼职档案管理人员，均达到本科文化水平。市、县级医保经办机构也按照综合档案管理员1名，各业务科室分别指定兼职档案员1名的规模，配备了专兼职档案工作人员，组建了一支全省医保业务档案管理人员队伍。为提高这支队伍人员的业务素质，中心和各县（市、区）适时选派档案管理人员参加部社保中心举办的社保业务档案管理培训。中心还学习和借鉴省内外先进经验，参观它们的档案标准化管理成果，通过现场观摩和学习交流提高档案管理人员的思想认识和专业技能水平。同时，还要求各地医保经办机构加强与当地档案管理部门的密切合作，积极取得他们的专业指导，确保档案管理队伍素质整体水平得到提高。

三是纳入流程，规范建档。全省各级医保经办机构严格执行人社部3号令有关业务科室立卷和业务材料预归档制度。为保证档案收集完整，多次邀请福建省档案局业务监督指导处的甘明处长到中心调研、指导。经过反复讨论研究，制定了《福建省医疗保险业务材料归档范围和保管期限》。同时按照先收集后筛选、保齐全少缺漏的要求，组织各业务科室工作人员，对2009年来的医保业务档案进行一次统一集中清理。从2010起，一律按照中心《业务材料归档工作流程操作规程》的有关规定，从产生一手资料的前台经办源头抓起，办结即归、当日汇总，并根据业务量的大小按月、按季、按年进行初步归档，形成月（季）末交科室档案兼职人员按险种和业务环节分类，次月整理分盒预立卷移交综合档案管理部门，年末统一进行二次整理、打印卷内目录、装订入盒、编号上架的良好工作格局，而相关档案编排和入库爷爷都严格按照相关规定执行。目前，中心已完成对2009年以来业务材料的规范性整理工作。对于2009年以前的历史档案，由于积累数量过多，中心正采取倒推的方法逐步开展规范性整理工作。福建省许多医保经办机构，在经费紧张、人手有限的情况下，为确保通过省级业务档案达标验收，领导带头、全员发动，利用晚上和双休日的时间加班加点开展业务档案规范整理工作，形成了人人动手整档案的工作局面。

四是精心指导，认真验收。为规范全省医保经办机构业务档案管理工作，中心始终加强对所属设区市（县、区）医保经办机构业务档案工作的指导和监督。借召开各类全省会议之机，多次强调布置档案工作，并及时将上级有关文件转发各级医保经办机构。中心通过电话、电邮等形式加强对地市档案工作的沟通指导，对于有需要的地市做到有问必答，甚至安排时间现场指导，结合对地市各项业务工作检查督促抓好库房建设和档案整理归档工作。统一设计各类档案管理表样上传中心网站供各经办机构下载使用，确保全省业务档案管理统一、规范。按照全省医保经办机构于2011年和2012年分两批进行达标验收的实施方案，在征求各地市意见的基础上，下发了相关文件，对开展第一批业务档案达标验收工作进行了全面部署。为适时掌握各级经办机构档案管理工作进展情况，要求各设区市级医保经办机构在做好市本级达标迎检工作的同时，抓好对所辖县（市、区）医保经办机构的督促指导工作，于每月初向中心上报《医保业务档案管理达标验收迎检工作序时进度情况表》，通过动态了解全省医保业务档案规范管理各项工作进展情况，有针对性地给予跟踪指导。

四、重视利用服务，提升全省档案管理信息化检索水平

档案分类管理办法篇4

第二条××银行会计档案，是指各级××银行在财务、会计业务活动中形成的，具有查考利用价值的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料，是记录和反映××银行各项经济业务活动的重要史料和原始凭证。

第三条××银行会计档案包括业务会计、储蓄会计、外汇会计和经费会计四种档案材料，统称××银行会计档案。

第四条各级××银行会计档案工作，由本级行档案部门统一管理，并接受上级行和本地区档案行政管理部门以及有关业务部门的指导、监督和检查。

第五条各级行在各种会计业务活动中形成的会计凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属归档之列。有关财务计划、财务预决算管理和会计制度办法以及财会工作方面的请示、报告、批复等文件材料，列入文书档案管理的范围。

第六条保管期限

1、××银行会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两种，定期保管的会计档案又分为保管15年和5年两档。

2、因国家有关部门对外汇会计档案管理尚无规定，各级行外汇会计档案暂全部按人民币会计档案期限管理。

3、各级行可根据本行库房条件、利用需要等实际情况，适当延长会计档案的保管年限，但不能缩短。

4、对已兑付的公债、国库券（含国库券收款凭证）、金融债券及其他有价证券的保管年限，按有关单行办法规定办理。

第七条会计档案的整理立卷

1、各级行形成会计档案的部门，应有专门人员负责会计档案的整理立卷和移交归档工作。会计年度终了后，会计经办人员应将装订好的会计凭证、帐簿、报表移交给本部门立卷人员，由立卷人员负责以本（册）为单位填装会计档案盒（袋），并对会计凭证、帐簿、报表分别进行排列

编号。

2、经过整理立卷的会计档案，由立卷人员分别对凭证、帐簿、报表逐盒（袋）填写案卷目录一式两份。一份留本部门备查，另一份随会计档案一同移交给本行档案部门保存。

3、会计档案案卷外型应整齐美观。各行可根据整齐、美观、适用的原则，选用盒式或袋式装具存放。

4、案卷封面和脊背一般应包括立卷部门、类别、册数、时间、保管期限和档号等项目，具体式样各行可自行设计。

5、会计经办人员对破损的凭证、帐簿、报表要进行修补。装订要规范、牢固整齐，装订时不得压字和掉页。

第八条使用计算机打印、套印的帐表凭证，其规格必须符合会计制度的要求，其管理方法及保管期限与一般纸制会计档案同。

第九条磁记录的会计档案，是××银行会计档案的组成部分。各级行对使用计算机处理会计核算数据和资料而形成的软盘、硬盘等磁性材料，应按磁性材料的技术要求提供保管环境，妥为保管。其保管期限与归档方法与纸制会计档案同。

第十条会计档案立卷完成后，先在会计档案形成部门保管二年以便于查找利用。会计档案形成部门在保管会计档案期间，应按照档案管理要求，保证会计档案的齐全、完整。

第十一条各类会计档案在其形成部门保管期满之后，由本部门立卷人员于次年三月底之前向本行档案部门移交。交接双方部门负责人和经手人均应在移交表上签字或盖章。

第十二条各级行档案部门对接收的各类会计档案，应进行分类、编目，以便于保管和提供利用。

业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案和经费会计档案应分别编目保管。

第十三条各类会计档案均采用“形式——年度”分类法，即首先按会计档案的形成分成会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类，每一类中再按年度顺序进行分类。

第十四条档案部门在会计档案分类的基础上应分别对业务会计档案、储蓄会计档案、外汇会计档案、经费会计档案的实体进行排列编目，即在同一种会计档案内，先把会计报表、会计帐簿、会计凭证各自分开，再分别按照年度顺序进行排列，然后以卷（册）为单位，分别按照流水顺

序编制混年度案卷号，并在案卷目录“卷号”一栏内填写相应的案卷号，使每一种会计档案均拥有按会计报表、会计帐簿、会计凭证分类的三个顺序号及相应的三本案卷目录。

第十五条会计档案排列编号不体现保管期限特征，如遇会计档案保管期满需要销毁时，可在相应案卷目录中加盖“销毁”戳记，并注明销毁日期。

第十六条各级××银行的会计档案，原则上由本级行档案部门集中保管。如果档案部门库房条件不能满足实际需要，个别数量多，利用率高的会计档案，如储蓄会计档案，也可在执行档案部门统一的管理与操作规定的前提下，由有关的业务部门代为保管。

第十七条各级行要加强对会计档案的科学管理。创造必要的保管条件和良好的保管环境。档案部门应编制完整的案卷目录和其他检索工具，积极为财会和有关工作提供服务。

第十八条本级行内部借阅会计档案应由借阅人填写借阅单，并经借阅部门负责人批准方可借阅。档案借阅单应注明借阅日期、借阅人、审批人、档案的种类、年代、期限和卷号、归还日期及档案部门经手人等基本项目，以分清责任，确保会计档案的完整与安全。公安部门、司法部门和有关单位处理案件或特殊情况需要查阅会计档案时，必须持县级以上主管部门的正式介绍信，经行长或办公室主任批准后方可查阅、抄录、复制或拍照，但不得将原件借出。

第十九条各级行应建立会计档案的审查和保密制度，定期检查会计档案的保管情况，对破损或变质的会计档案，应及时修补、复制或做其他技术处理。

第二十条档案部门保管的会计档案，原则上应保持原卷册的封装，如需拆封重新整理，则应会同财会部门立卷人员或经办人共同进行，并在案卷封皮适当位置（或设记录本）作拆封情况记录。记录内容应包括被拆封会计档案的年度、种类、卷号、拆封原因和拆封时间。财会、档案部

门经手人应在拆封情况记录上签字。

第二十一条会计档案的鉴定销毁工作，按照《中国人民××银行档案管理暂行办法》中的有关规定执行。

第二十二条本办法自颁布之日起执行。以前年度的会计档案，凡经过系统整理，能够满足利用需求且便于保管的，可维持原状。

档案分类管理办法篇5

【关键词】办公室；档案管理；数字化

当现代化信息技术以及数字技术广泛应用于各行各业后，给办公室档案管理的工作也带来了巨大的冲击。办公室档案管理不能再沿用传统的管理方法，必须和计算机网络技术（外网和局域网）紧密结合起来，改进办公室档案管理的功能，促进其管理效率，实现不同部门的信息共享功能。

一、办公室档案管理的内涵

办公室档案管理主要指以纸质、图像或其它载体形式来记录本单位员工或本单位所发生的事件，并且把所收集的资料分门别类，做好编排之后，按照不同的编目有效地进行保存。不同类型的文书档案有着不同的书写格式、保存格式以及时效性，所以办公室档案管理人员要定期对本单位的档案进行整理和清除工作，及时更新所要保存的文件档案。

二、办公室档案管理工作中的不足之处

在任何一个单位，档案管理工作是最基本的管理工作，但是受高技术的影响，传统的管理模式向先进的管理模式过渡时存在着以下不足的方面：

（一）办公室档案管理员的意识薄弱。有些部门的办公室档案管理员因为年龄、学历、能力等方面的原因，在从事办公室档案管理工作时不愿与时俱进，不愿学习新的管理技术和方法。由于缺乏专业和系统的档案知识培训，所以意识陈旧，对文件等档案进行收集、分类、整理和归档时会产生很多的缺陷。在具体的管理过程中，管理人员的职业道德以及责任感无法得以提升，甚至会呈现出衰退的局面。

（二）办公室档案管理的方法陈旧。当社会分工越来越细化时，档案管理的工作量越来越大，其管理方法、管理形式以及内容越来越多样化。社会发展的需求对档案管理工作提出了更多的要求。但是在有些部门中，档案管理的方法无法跟上信息化时展的需要。在管理时无法利用计算机技术以及网络技术对所有的档案文档进行分类、归纳管理，而只是采用纯手工的管理方法，在具体的操作过程中不但效率较低、归类不细化、档案文件丢失，同时还出现一些不必要的错误，增加工作难度以及强度。

（三）档案管理设施构成落后。档案管理工作中，因其文件的时效性较强，所以对档案管理的物质基础等硬件要求较高，例如对计算机硬件的要求、管理软件的要求以及维护经费的要求等都提出了很高的要求。可是在具体的管理过程中，单位能划拨给档案工作的经费非常有限。在硬件的配置上，有些单位或部门没有配备计算机、网络技术等，以致无纸档案管理的工作无法继续下去，只是给办公室配备几个木柜子存放文件，没有固定的档案管理库房，当柜子被装满之后，只能清退一些文件，就会出现档案丢失、损坏等现象。所以当档案管理的设施跟不上形势的发展之后，如果想实现档案管理的标准化和规范化只能是“纸上谈兵”。

三、办公室档案管理工作不足之处的完善策略

因为存在着上述的不足之处，现代化档案管理工作如果要想摆脱传统的管理模式，有效地利用数字化的管理模式，实现各个部门对档案信息的共享，则必须对其不足之处加以完善。

（一）增强办公室档案管理意识，完善其管理制度。在很多单位或部门中，不管是档案管理工作人员还是领导，普遍存在着忽视管理工作的现象。所以在任何一个单位或部门中，从领导至档案管理人员必须提高档案管理工作的认识，尽可能改进自己的管理方法，增强自身的管理能力，以先进的管理理念结合具体的管理工作，完善档案管理制度，从而增强档案管理的效率，提高档案管理的质量。例如，在日常管理工作中，档案管理工作人员要明确档案管理工作的流程，规范档案管理工作操作程序，运用现代化信息技术对所要管理的档案分门别类，贴上标签，做好管理工作。对于级别较高的文件，要做好加密工作，在计算机系统中设置好管理和使用权限。

（二）以数字化的管理技术改进档案管理的方法。因为档案管理的工作越来越细化，为了减少档案管理工作中所出现的纰漏，所以必须加强办公室数字化管理的建设，以计算机技术以及网络技术为依托，建立不同的管理体系，以适应不同类别的档案文件的管理。在数字化管理体系的构建过程中，把传统的纸质文档纳入数字化管理进程中来，以图形文件、文本文件或图像文体等形式加强对以往纸质文件的管理。使单位中的各个部门能够利用外网或局域网共享这些档案信息，一体化管理或使用计算机系统储存的电子档案信息，以提高档案管理工作的实用性。

【参考文献】

[1]陈鹰、加强文书档案管理工作的思考[J]、内江科技，2014（02）：45-46、

档案分类管理办法篇6

机关档案管理是维护机关历史面貌的一项重要工作。档案工作实行目标管理对提高机关工作质量和效率有着重要的作用。为加强档案资源建设管理和开发利用，加速档案信息化进程，提高档案管理水平，努力实现档案工作规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和《××省机关档案工作目标管理考评办法》的规定，结合本单位的实际情况，市局拟定在今年__月底前，完成机关综合档案工作目标管理省特级的申报、认定工作。现就申报工作制定如下工作方案：

一、加强领导，明确职责

档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高，为保证档案等级认定工作顺利进行，市局决定成立档案工作目标管理达标升级工作领导小组，全面负责档案达标升级工作。由局长××任组长，副局长××任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员。

领导小组下设档案达标升级办公室，办公室设在信息中心，负责统筹协调，各单位专兼职档案人员负责具体操作和日常工作。

成立档案鉴定销毁领导小组，由局长郭毅任组长，副局长程文辉任副组长，机关各科室（会）、直属单位负责人为成员，负责对不归档文件及到期应销毁档案的审核鉴定工作。

二、加强协作配合

档案目标管理是机关整体工作一个不可或缺的一项重要工作，在各门类档案的收集过程中，各有关人员和有关科室要密切配合，大力支持，积极帮助，共同努力，确保完成机关档案目标管理任务。

三、机关档案工作等级认定的步骤

第一阶段：准备阶段（时间：_月_日至_月__日）

_、制定档案达标升级工作实施方案，明确工作人员，分解落实责任。

_、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。

_、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。

_、完善和添置档案的硬件设施，如：更换档案室防光窗帘，调整实物档案陈列室，购置除湿机、空调、扫描仪、档案管理软件、检索柜、防磁柜、防尘、防鼠、防虫设施和档案盒等。

第二阶段：实施阶段（时间：_月__日至__月__日）

_、做好档案材料的收集工作。包括各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归档、打印归档文件目录等。各类档案的收集、归档工作由相关科室负责，即文书档案、声像档案由办公室负责；会计档案由财务科负责；人事档案由人教科负责；行政处罚案件档案由公平交易分局负责；登记注册档案由登记注册分局负责；基建档案由负责基建工程的人员负责。各行政分局做好本单位简易处罚案件档案和个体登记档案的收集、整理和归档工作。

_、做好各类档案归档入库工作。在做好档案材料收集工作后，严格按文书档案、声像档案、会计档案和基建档案、专业档案等门类进行收集、归类、整理、入库。此项工作由具体承办人负责。文书档案的整理可按照《归档文件整理规则》进行整理。会计档案按照国家财政部、国家档案局联合下发的《会计档案管理办法》执行，照片档案按照《照片档案管理规范》执行，科技档案按照《科技档案案卷构成的一般要求》来执行。专业档案按照本行业专业档案管理办法执行。

_、规范建立各类档案借阅、管理、登记等簿册。同时完成所需的大事记、组织机构沿革、利用效果汇编、档案信息深层次加工编研材料及印证材料的编写工作。由档案达标升级办公室组织人员完成。

_、搞好档案软件录入工作。按照国家档案局科研所统一研制的档案管理软件要求，将历年各门类档案目录逐一录入微机，对近_年永久保管的文书档案原件进行数字化处理，以便于通过计算机和网络查阅查阅档案。历年各门类档案目录的电子文档由相关科室负责提供。

第三阶段：自查、申报、总结阶段（时间：__月__日至__月__日）

_、按照《××省机关档案工作目标管理考评办法》的标准进行自查。对照自查、考评记录逐项打分。

_、对不符合标准的进行查漏补缺。

_、请市档案局的专家领导现场进行初步验收。

档案分类管理办法篇7

一、加强婚姻登记档案管理，服务于和谐社会建设

建设社会主义和谐社会，必须加强社会建设和完善社会管理体系，要以扩大就业、完善社会保障体系，理顺分配关系，发展社会事业为着力点，认真解决人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题；倡导人与人和睦相处，增强社会和谐基础。婚姻登记档案是婚姻登记机关在办理结婚登记、撤销婚姻、离婚登记、补发婚姻登记过程中形成的历史记录，是证明当人婚姻状况的真实凭证。婚姻关系是家庭关系中重要关系成分，是家庭存在的基础，家庭是社会的基础和细胞，家庭和睦自然是社会和谐的基础。因此，作为记录婚姻关系的婚姻登记档案，不仅记录着婚姻当事人的相关信息，与个人生活诸环节密切相关，而且由于婚姻关系与财产关系的密切联系使其在公民办理财产分割、继承、申报登记等诸多事务中发挥着不可或缺的凭证作用。由此可见，婚姻登记档案的管理从微观角度事关“人民群众的最直接、最现实、最关心的利益问题”，直接与和谐社会的建设有着密切的联系，从而成为档案工作服务于和谐社会建设的一个切入点。

二、婚姻登记档案管理的现状

《婚姻登记档案管理办法》颁布后，笔者通过调查，发现婚姻登记档案管理普遍存在三个方面的问题：保管分散、损毁遗失严重、利用不规范。

1、多机关分散保管。婚姻登记档案的形成机关是各级婚姻登记机关。民政局的婚姻登记处所形成的婚姻登记档案也是一部分移交给了同级档案馆，一部分保存在本机关，而移交的年限又无统一规定，存在随意性，从而形成婚姻登记档案由乡（镇）、街道办事处、民政局婚姻登记处、档案馆多处分散保管的现状。其它县区也同样是档案馆、民政局婚姻登记处、乡（镇）街道社事办分别保管有不同年代的婚姻登记档案。

2、档案遗失损毁严重。据调查，婚姻登记档案普遍遗失、损毁严重。档案虫蛀、鼠咬、水浸现象十分普遍。究其原因，主要是婚姻登记档案管理不规范，归档不及时甚至不归档，整理不规范甚至不整理，无专人、固定地点保管造成的，同时也存在人为损毁遗失现象，如本文开篇所载的柳桥乡婚姻登记档案遗失案，就十分典型。

3、档案利用不规范。据调查，婚姻登记档案保管部门在提供利用过程中，多数未建立档案利用制度，不严格按程序办理，对利用者身份审查不严，保密措施不健全，利用情况未作登记，利用效果未作统计分析，造成在利用过程中对登记内容失泄密，甚至档案原件遗失，既损害了婚姻登记当事人的权益，又造成了严重的社会影响。

三、曹县在建全和完善档案管理中的做法

今年以来，山东省曹县婚姻登记处严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，强化婚姻登记档案管理软、硬件建设，建全和完善档案管理工作机制，认真做好婚姻档案规范化管理工作。

1、健全制度，完善工作机制。曹县婚姻登记处以《婚姻登记档案管理办法》为基础，先后制定了《档案管理制度》、《婚姻登记印章管理》、《财务管理制度》、《婚姻登记证书管理制度》、《婚姻登记档案工作保密制度》、《婚姻登记档案材料归档制度》和《安全防火制度》等相关工作制度；并严格按照婚姻登记档案管理要求，认真做好婚姻档案资料的收集归档、分类立卷、装订保管工作。同时，曹县民政局高度重视婚姻登记档案管理工作，将婚姻登记档案管理工作纳入年度目标考核体系，建立了分管副局长主抓、婚姻登记员负责落实的工作责任机制，为婚姻登记档案管理工作走上规范化，提供了强有力的领导组织保障。

2、完善设施，提高管理水平。在建立了高标准档案室的基础上，购置了密集架21列，配备了空调、计算机、打印机、除湿器、灭火器和温湿度计等硬件设施，确保了婚姻登记档案的长期保管保存。档案材料都实行立卷归档，专柜存放，在分类归档过程中，婚姻登记员将所有档案材料归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机统一排版、打印，并对所有经整理后的归档材料，全部及时输入计算机进行统一管理，进一步提高了科学管理水平。

3、强化学习，增强业务素质。为进一步促进婚姻登记档案的规范化和科学化管理，曹县婚姻登记处定期组织全体干部职工学习相关业务知识，并将婚姻登记档案管理有关标准和要求制作成标牌统一上墙，便于婚姻登记员随时参照、学习和掌握。还定期开展婚姻登记档案管理工作分析会，集中对档案管理方面出现的问题进行讨论分析，以便于及时有效解决。

曹县婚姻登记档案的规范化管理为婚姻当事人及时进行查询提供了方便，进一步树立了曹县婚姻登记处为民服务的良好形象。

四、加强婚姻登记档案管理的对策

加强婚姻登记档案的管理，是维护婚姻当事人的合法权益的需要，是促进民政档案工作规范化管理的需要，是构建和谐社会的需要。

1、加大对婚姻登记档案工作的投入

婚姻登记工作是民政工作的重要工作之一，婚姻登记档案也是民政档案的重要组成部分。因此，加强婚姻登记档案管理必须在人、才、物上得到充分保证。一是建立婚姻档案管理工作领导小组。民政部门和乡镇必须明确相应的分管领导，有专兼职婚姻登记档案管理人员，形成一级抓一级，层层抓落实的工作格局。二是婚姻登记主管部门要加大对婚姻档案工作的经费投入，改善婚姻档案工作的软硬件条件。三是从事婚姻登记档案工作人员要有相对的固定性，不能频繁更换。

2、加强对《婚姻登记档案管理办法》的学习

婚姻登记机关要采取多种形式加大《婚姻登记档案管理办法》的宣传学习。可以采用召开民政干部大会、张贴标语、发宣传资料等形式宣传学习《婚姻登记档案管理办法》，提高婚姻登记工作人员对婚姻登记档案的管理水平，促进婚姻登记工作人员掌握婚姻登记档案工作体制，明确工作职责，掌握婚姻登记档案归档范围、管理方法，明确婚姻当事人、公检法机关以及律师等利用档案的程序。通过学习《婚姻登记档案管理办法》，使从事婚姻登记档案管理工作的人员掌握婚姻登记档案从收集、整理、保管、利用等环节的工作方法、手段、程序和条件。

3、完善相关工作制度

明确规范化管理婚姻登记档案工作既是一项基础性工作，也是一项政策性很强的工作。要认真贯彻实施《婚姻登记档案管理办法》，从婚姻登记档案的收集、整理、保管和利用等各项工作，制定相应的规章制度。如制定档案人员岗位责任制度、档案归档和不归档范围制度、档案立卷归档制度、档案借查阅制度、档案保密制度、档案保管保护制度、档案移交制度和档案销毁制度等，确保婚姻档案管理人员有章可循。还要形成有效的监督机制，保证制度的落实。

4、严格执行《婚姻登记档案管理办法》

婚姻登记机关要改变传统整理婚姻档案办法，严格按照《婚姻登记档案管理办法》规定，将婚姻档案分为四个类，即结婚登记类、离婚登记类、补发婚姻登记类、撤销婚姻登记类。在每一类中，按一对当事人为一卷，进行装订；案卷的排列按年度、月份进行；每类从1开始各编一个流水号；装盒按案卷流水顺序号装；根据《婚姻登记档案管理办法》认真填写第每卷的归档内容、档案盒封面、背脊内容等。

5、加强业务指导

婚姻登记主管部门要定期和不定期对婚姻登记中心和乡镇社会事务办公室婚姻登记档案进行业务检查、指导。若发现归档不及时、整理不规范、保管不安全等问题要及时予以纠正。

6、准确及时提供利用

档案分类管理办法篇8

关键词：做好街道办事处人事档案管理

一、人事档案管理涵义及加强管理的意义

要探讨如何做好人事档案管理，就应该先了解人事档案管理的含义，分析加强人事档案管理的意义；在此基础上探讨如何做好管理具有实用价值。

(一)人事档案管理涵义

人事档案管理，即人事档案收集、保管、整理等各项工作开展的活动。人事档案是在开展人事管理活动过程中逐渐形成，记载与体现出个人经历与德才表现，以个人作为单位形成的，储存起来备考察的材料。总体而言，人事档案由人事、劳资及组织等各个部门在选拔、培养及使用人员的活动中逐渐形成，属于个人经历、思想品德、社会关系及工作状况等各方面原始记录。

(二)加强人事档案管理的意义

在街道办事处中，人事档案管理属于重要工作，更是提高办事效率的重要体现；其意义主要体现在如下几个方面：

1、能够贯彻执行《档案法》

在街道办事处中，做好档案管理有利维护社会安定。从街道办工作内容主要围绕民生保障、社会事业等，实现民主自治；而档案内容涉及低收入家庭认证、住房保障、党团员教育管理、安全隐患排查、社会综合治理等，能够为街道开展工作、缓解社会矛盾及为民办事的重要依据。从街道办事处工作现状来看，加强档案管理是街道办开展工作的初始记录，更是今后工作的主要依据；能够体现出街道的历史状态，实现街道各项工作标准化、制度化、规范化，提升街道工作效率具有重要意义。事实上，街道办档案管理涉及范围比较广泛，必须要得到所有员工及干部的理解和参与。因此，加强人事档案管理是《档案法》中相关要求，能够有效满足文明建设所需，对促进街道办事效率具有实用价值。

2、属于行政工作的核心

事实上，人事档案管理属于街道建设的基本工作，加强人事档案管理，能够推动基层工作开展，优化该区域社会管理，促进街道文明快速发展。首先，街道在发展中形成的档案资料，积累着许多基本情况档案资料，比如党员教育、民生服务、社会保障等；这些资料对维护街道及居民合法权益，提供原始记录，是还原历史的重要依据。其次，在街道工作运行中，人事档案管理属于基础性工作，更是各项工作开展的重要依据，各项工作正常开展都离不开档案管理。街道各项工作的开展都离不开行政人员、社区工作人员、社会工作者、志愿者等各类人员团结协作，更离不开群众的认同和积极参与。因此，加强人事档案管理，能够有效提升档案管理质量，有利于开展社会保障、解决邻里冲突、做好司法调解等各项工作顺利开展，能够促进街道文明建设，推动街道建设稳定发展。

二、做好街道办事处人事档案管理措施建议

从前面分析来看，加强人事档案管理对街道工作具有重要意义。由此可见，做好档案管理是相关人士探究的重要课题。但是，怎样才能做好人事档案管理呢？笔者结合自身经验总结，建议从如下几个方面入手：

（一）增大宣传力度，拓展宣传范围

事实上，人事档案管理并非一两个人的事情，而是需要更多人参与进来，因此，加强宣传活动至关重要，更是做好管理的基本条件。要做好宣传活动，必须要提高人们对档案管理的认识，要提高其档案思想，让人们都认识到档案的重要性。事实上，宣传途径多种多样；可以建立宣传微信群，让街道、各个社区相关人员加进来，定期推送相关信息文章；不定期召开人事档案人员会议，对推动的重点信息进行分析和探讨；同时还应该通过街道各种宣传栏，针对认识档案管理重要性进行专题宣传，并要求各个社区组织相关人员进行学习和总结；而且还应该将宣传走进小区，街道社区工作人员深入到各个小区开展专题宣传，与居民进行面对面宣传，讲解做好人事档案管理的价值。

（二）精细分类，加强档案管理

事实上，人事档案在体制影响下势必存在一定差别，因此管理就应该立足街道办，有效进行创新。首先，按照编制性质划分；针对街道实际情况，将各类人事档案进行分类，比如按照技术型分类、管理型分类，在人事档案中极易体现出当事人的工资、职务及职称等动态信息，有利于进行行政管理，特别是政策法规相关的应用比较科学，能够避免使用不当对个人造成不必要的损失或伤害。对街道而言，采用分类管理能够做好人事档案管理，属于一种重要方式。其次，按照岗位分类；采用这种分类方式主要按照岗位与个人实际情况，能够发挥人事档案优化人力资源的作用，比如将个人业务能力制作成档案内容，能够为街道用人决定提供参考依据。在实际应用中，能够实现唯才是举，用人上可以突破体制性的限制。

（三）加强审查力度，快捷收集资料

随着互联网快速发展，街道办各类信息突飞猛增，可谓是呈海量模式增长，人们通过互联网能够快速收集，寻找个人所需的资料，收集工作也更便利和快捷。这种方式确实增加收集便利，但是同时为人事档案资料准确性与真实性造成较大问题。因此，收集网络信息时无法准确识别资料真实性；因此街道办要配备专业管理人员，让专业人做专业的事，完善管理体系，加强人事档案资料审查力度，有效提升资料的准确性和真实性。而且街道办还应结合实际状况，完善管理体系，加强收集人员与人事档案管理人员的交流沟通，保障收集信息准确性和真实性。