档案一体化管理(精选8篇)

档案一体化管理篇1

摘 要 近些年以来，人们的生活实际中逐步地渗透着数字化，数字化技术的发展非常快，在人们平时的工作和生活中已经普遍地应用数字化技术。在体育档案管理中应用数字化技术，可以体现巨大的意义。体育档案管理的数字化能够提高档案管理的效率与质量，推动档案事业的良好发展。为此，本文阐述了数字化体育档案概述及其发展、数字化体育档案管理的意义和价值，以及实现数字化体育档案管理的有效策略。

关键词 体育 档案管理 数字化 策略

科学地管理档案信息，有利于社会各项事业的可持续发展。档案管理是各项事业中一个必不可少的组成部分，体育档案也是如此。在体育事业的发展过程中，体育档案管理的功能非常关键。在科学管理体育档案的基础上，可以很好地保存与记录体育数据和信息，这有利于我国体育事业的稳定和健康发展，也能够确保我国实现理想的经济效益。鉴于此，想要在体育档案管理中应用数字化技术，就务必关注体育档案的管理事项，由思想上引起高度的重视。通过先进的科技方式管理体育档案，实现有利于体育档案管理事项的一体化建设。在对体育档案进行数字化管理中，只有搞好体育档案管理的有关事项，才可以保证体育档案管理事项的正常进行。

一、数字化体育档案概述及其发展

（一）数字化体育档案概述

作为社会档案信息体系的体育档案属于一个关键性的组成部分，且属于体育事业发展的过程中有价值和有意义的资料信息和证据，也属于我国体育信息学科的一个部分。在网络化以及档案、文献、情报、图书一体化发展的影响之下，数字化的体育档案已经变成体育档案事业的一种方向和趋势。数字化的体育档案管理是为了跟社会数字化发展建设所要求的体育档案信息以及体育事业发展的现代化相符合，属于体育档案信息应用效率得以提升的一种关键方式。体育档案管理的数字化指的是通过数据通讯技术、存储数据技术、传送数据技术、获取数据技术、网络技术、压缩数据技术、快速扫描技术，以及数据库技术等各种先进的技术方式管理体育档案，体育档案管理涵盖直接生成的数字化体育档案信息以及纸质介质作为重点载体的传统意义上的介质体育档案信息向二进制数字编码形式转化的数字化体育档案信息。在创建有关内容主题统一和结构有序的数字化体育档案资源数据库的基础上，确保体育档案以计算机网络作为支撑获得更大历史与地理空间领域的传播，给用户带来方便、迅速、准确、系统，以及综合性的体育档案资源。

（二）数字化体育档案的发展

在2004年8月份的时候，第十五届国际档案会议在奥地利首都维也纳招开，该会议指出了当前社会当中奥林匹克以及体育运动及其强化保护这种档案的意义，需要社会、政府、奥林匹克委员会对组织国际档案理事会进行支持，进而使奥林匹克与体育运动档案的可应用性受到保护。接下来之后在2012年8月份的时候，第十七届国际档案会议在在澳大利亚布里斯班召开。其中，在线方位的数字化、数字保护，以及文件管理的数字化变成了可持续与档案主题的核心。这表明，体育档案可应用性的提高以及保护相统一于数字化的档案信息已经变成当今数字化体育档案管理的一个方向。当今，我国的体育资源的数字化管理与建设业已实现了一定的成效，像是哈尔滨体育学院根据冰雪体育运动，对有关的资源信息进行采集，建构了冰雪运动数据库。天津体育学院注重建设数字化的体育资源，整合一系列的数据库为数字资源共享平台，从而使有效统一数字信息资源的信息资源保障机制与体育信息资源作为主导的实体文献初步形成。然而，我国的数字化的体育档案管理依旧不够先进，此方面的论述相对不多。

二、数字化体育档案管理的意义和价值

通常而言，体育档案可以对有关体育活动的组织经验、体育科研事项等进行正确地记录，进而使体育方面的知识和技能得到丰富，以及为有关体育活动的组织与体育科研项目的攻关等带来理论基础与可靠根据。然而，因为传统的纸质体育档案管理面临着一系列的缺陷，像是比较容易丢失纸质的体育档案，也不方便保存和存档，也较难统计和分析数据信息。可是借助数字化的体育档案管理方式，不仅仅可以弥补不容易统计和不方便存档的不足之处，还有着方便查询与快速统计的优势。如此不仅仅有效地确保了体育档案的便捷、准确、完整，还能够最大程度地体现体育档案信息资源的实用性。

作为社会档案资源关键性组成部分的体育档案见证了体育事业的发展史，现代化信息技术立足于网络技术与计算机技术，业已让人类社会进入了一种信息社会。在社会信息中，体育档案信息必不可少，业已受到了人类的关注，而只有通过计算机技术对体育档案信息资源进行数字化地处理，才可以更好地服务于人类社会。

三、实现数字化体育档案管理的有效策略

在体育档案管理的过程中，通过数字化技术实施管理，不但有利于保存体育档案资源，而且还有助于发展体育事业。在体育档案管理中应用数字化技术是一种全新的管理技术，怎样有效地应用，要求实施进一步地探究，笔者认为，数字化的体育档案管理需要做好下述几点：

（一）增强数字化体育档案管理观念

近些年以来，在我国不断发展体育事业的进程当中，也普遍地重视体育档案管理事项。体育档案事项的开展就是记录下体育比赛当中的一系列关键性的信息，记录下这些关键性的信息有利于运动员进行更加有目的性和针对性的练习，可以使自我的综合素质能力获得持续地增强，从而获得理想的成绩。然而，纵观当今的体育档案管理现状，依旧面临比较大的缺陷，这不利于开展体育档案管理事项。并且，体育档案管理工作者未能够明确体育档案管理事项的意义，这导致体育档案管理事项的发展滞后，进而造成比较混乱的体育档案管理秩序，难以在体育档案管理的过程中有效地应用数字化技术。在体育档案管理中不可以有效地应用数字化技术是因为传统意义上的体育档案管理方式发挥着相应的不利影响。然而，固有的体育档案管理方式已经难以跟信息社会体育档案管理的需要相符合。为此，在这种现状之下，增强体育档案管理的数字化观念，注重解决体育档案管理的数字化面临的一些问题，创建一定的体育档案管理机制，在体育档案管理事项中有效地应用数字化技术，这也有利于体育档案管理工作者综合素质和能力的提高，让他们具备一定的操作能力，推动体育档案管理的数字化进程，最终使我国体育事业的综合竞争优势增强。

（二）不断提高数字化体育档案管理工作者的综合素质

在当前的社会体制影响之下，体育档案管理事项应当跟社会发展的要求相符合，调整体育档案管理的事项，这对体育档案管理工作者的要求也越来越高，作为体育档案管理工作者来讲，务必具备比较高的管理能力和知识水平，可以对有关的操作规程进行全面地把握，进而使体育档案管理事项的质量与效率提高，增强数字化体育档案管理的能力，推动体育事业的可持续发展。具体而言，这就需要体育档案管理人员不但具备丰富的档案管理理论，而且还应具备专业的计算机知识以及有关体育档案管理事项的科学技术;不但积极地传承传统意义上的体育档案管理事项的优秀理论知识，而且还应当对体育档案管理事项当中面临的一些新问题和新情况进行探究，以及能够借助发达的科学技术解决体育档案管理事项中的一系列问题。尽管我国的体育档案管理事项起步比较晚，并且缺少有关的制度和不足之处，然而，在不断提高的体育档案管理工作者综合素质以及广泛地应用网络与计算机技术的影响之下，我国的体育档案管理系统会越来越健全，功能多样性和有效的体育档案管理系统会逐步地形成。

（三）在体育档案管理中应用现代化技术

当前形势下，我国处在网络信息化的社会。网络信息化的社会发展过程中有效地统一电子信息化，且在体育档案管理事项中有效地应用，这是体育档案管理事项的一种关键性方式。在我国持续发展的体育事业中，体育事业涵盖的有价值的信息非常多，这一系列的信息对发展体育事业的制约作用非常大。跟传统意义上的体育档案管理方式进行比较，体育档案管理的一种重要方式就是现代化的技术管理。数字化技术可以对运动员的练习过程和体育比赛过程进行全面地记录。并且，借助数字化技术可以对有关的信息进行更加方便和迅速地记录。通过计算机，提取有关的体育档案资源能够摆脱空间和时间的制约，这从某种意义上使体育档案资源的应用效率提升。

（四）创建数字化的体育档案信息资源数据库

为了更加有效地将数字化体育档案资源提供给广大的用户，除对有关的数字化体育档案资源进行集中外，还应当创建跟数字化体育档案资源有关的检索平台或者是链接，进而便于用户的检索和应用。以目前体育档案机构具备的服务水平、能力、现状等，检索、揭示、集成、开发体育档案数据库资源，能够结合自身的发展现状借助自建体育档案数据库检索平台、创建自接链接数据库，以及网站自接链接等一系列的形式进行。自接链接指的是体育档案机构在揭示与集成体育档案资源的过程中，把它们小加分类或者是略作分类地在网站主页上进行链接，进而方便用户的应用。如此的服务模式属于一种层次比较浅的整合与集成体育档案资源方式。自接链接数据库的创建是对体育档案资源进行揭示与集成的过程中，把它们进行比较详尽地提供有关说明、著录、划分类别，再在网站主页上加以链接，以方便用户的使用。针对专业技术能力不是很强的体育档案机构，能够借助上述两种模式来揭示与集成体育档案资源。为了更进一步地应用以及开发体育档案资源，能够给广大的用户带来更加高效地检索、应用，以及取得体育档案资源的服务。

结语：综上所述，针对发展体育事业而言，数字化的体育档案管理有着非常关键的意义，其有效地体现了我国体育事业的综合实力。当今怎样使数字化体育档案管理能力增强业已变成体育界十分关注的一个问题。为此，这就要求针对体育档案管理面临的一系列问题，实施以下的体育档案管理策略：增强数字化体育档案管理观念、不断提高数字化体育档案管理工作者的综合素质、在体育档案管理中应用现代化技术，以及创建数字化的体育档案信息资源数据库。只有如此，才可以确保体育档案管理事项的正常进行，才能够推动我国体育事业的稳定以及健康发展。

参考文献：

档案一体化管理篇2

关键词：信息时代；电力系统；档案一体化；探究

一体化就是将一些相互之间独立的实体结合为一个实体的过程。档案一体化管理是将电子类文件、信息以及计算机这些技术作为一体的档案管理工作方式，是一个全新的管理技术、方法及思想。档案一体化管理模式逐步的取代传统的档案管理方式，成为信息时代的必然选择。

一、档案及档案一体化管理的涵义

人类在实践的过程中所保存下来很丰富的最原始的那些信息类的资源，就是现在所说的档案。档案传达出来的是事实的真相及历史，档案的管理工作就代表着尊重经验、历史及事实。伴随信息时代的到来，对信息的管理工作已经开始由之前的纸质类开始向电子化，档案开始变的越来越具有综合性，开始集科学、政治以及服务为一体，作用也非常明显，成为电力系统非常重要的组成部分。

传统意义上的档案管理已经不能适应不断发展的时代需求，电子类文件与计算机系统的一体化管理应运而生，成为时展的必然结果。档案管理工作具有三层的特性，即政治、管理以及服务，档案管理工作的存在就是将档案与档案管理人之间所存在的矛盾进行解决。档案信息非常关键的特点就是数据精度要求高，信息量非常的大，信息时代的到来恰好可以解决这些问题，档案一体化的利用及管理指的是用科学的组织及方法、指导思想及手段等有效的对档案进行管理，将档案工作的质量及效率进行提高，为档案管理提供现代化的理论基础，档案一体化的管理工作呈现多越来越多的优势。

二、信息时代电力系统在档案一体化管理中存在的不足

（一）传统的档案管理给现在留下了很多麻烦

信息时代的到来，电力系统越来越意识到档案管理的重要性，慢慢的也在加大资金的投入，所以，以前的档案管理的算不错。但是，由于之前电力系统的档案特别多，很多都是纸质，并没有全面的扫描进行电子化的保管，利用过程中，就很容易出现翻烂的情况，这样是很不利于电力系统档案的保管的。

（二）对档案一体化管理和利用还是很不规范

信息时代的到来，对电力系统提出了更高的要求，但是在实际的操作过程中，还是很难做好科学的对档案进行立卷以及科学分类，在管理的过程中很难系统、规范且非常科学的管理档案。

（三）档案的管理人员整体的综合素质还需要进一步加强

电力系统以前很多的管理工作都是手工来完成，相比较而言还是很落后的。伴随着信息时代的到来，信息化在不断的加强过程中，可是现在很多档案工作者并没有经过很特别的训练，不能满足信息时代电力系统的要求，需要不断的提升自身的综合素质，来满足不断发展的时代需要。

（四）档案一体化管理配套的设备还不是很齐全

由于电力系统传统的管理工作都是通过手工完成，所以并没有配备很多先进的设备。在这种情况之下，即使档案的工作者具有很高的综合素质，若没有完善的网络化设备，也难以完成电子系统档案一体化的管理工作，这很不利于电子系统档案一体化的实施。

三、在信息时代促进电力系统档案一体化管理的措施

（一）进一步加强电力系统的档案一体化管理工作

信息时代的到来，在带来方便的同时也带来了很多弊端，因为网络技术还是存在很多弊端的。所以，一定要进一步加强电力系统的档案一体化管理工作。电子类的档案应该进行专项式的管理，在对电力系统档案技术方面相关的文件整理的过程中，应该加强管理以及存储方面的管理工作，整理原件资料的时候，应该特别注意将原件保存好。

（二）健全信息时代档案一体化管理相应的法律法规制度

档案一体化管理工作的实施其主要的目的就是确保档案信息的安全，所以，一定要健全对应的法律法规制度。当今社会，人类赖以生存的最基本的生产要素就是信息、物质及能源。介于此，一定要相应的制定出相符合的法律法规制度。将档案的管理工作在制度方面进行细化，尽量做到一个人一个岗位，一个岗位一台电脑机器，将档案一体化管理的制度全面的完善。使档案的信息安全的进行运转，系统的予以建设，检测也要规范并标准。在具体的建设过程中要做到有具体的标准可参考，有法律法规可遵循，真正的做好档案一体化管理的标准化及规范化。

（三）完善电力系统档案一体化管理体系，将系统存在的不足找到并弥补好，提升防范的水平

在对档案一体化进行管理的过程中，要将档案管理人员的综合素质提升起来，将安全的防范意识加强，将个人的职责明确下来，将管理人员在培训方面的教育工作加强，提升档案管理人员的综合能力。

（四）将电子系统档案一体化资料相关的配套基础设施落实好

信息时代，电子档案系统的一体化离不开完善的基础设备的建设，在对电子系统档案一体化的资料进行管理的过程中，若配套的基础设备质量特别差，外部的环境也非常的恶劣，就很容易使档案资料出现不可预测的问题，档案所存储的时间也将相应的缩短。

四、结语

信息时代电力系统档案的一体化管理是一个全过程的管理工作，主要强调的主体是电子文件。这种信息的记录模式具有归纳及连续的特性，是对信息档案的归档及整理、处理并保存，在实际的过程中进行应用的过程，值得推广。

参考文献：

档案一体化管理篇3

【中图分类号】R197、324【文献标识码】 A【文章编号】1002-3763（2014）09-0406-02医院档案是医院在从事医疗、科研、教学、预防保健、药品管理、卫生行政管理以及其它各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其它不同载体、不同形式的历史记录，是医院工作计划和决策的可靠依据，是指导并协调各项工作正常运行的参考资料。档案管理工作做好了，一方面为医院高层管理人员及时了解医院整体经营状况，适时调整管理策略提供准确依据，为决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定医院经营成果，为医院与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的 历史 背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映医院整体发展状况和经营成果。档案管理成果同医院经营管理的有机结合决定了医院资源配置的取向和模式，决定着医院的经营版图和未来发展，对于实现医院经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进医院的全面发展、不断提升医院在市场经济中的竞争力具有重要意义。档案管理是医院科学管理中重要的一环，是必须重视的基础性工作。当前，医疗改革日益深化，医院管理工作面临新的机遇和挑战，那么新形势下的医院档案工作该如何发展才能更好地为医疗服务，是当前亟待解决的问题。

1 现行医院档案管理中存在的问题

随着现代化信息的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，尽管如此，作为医院管理的一个重要组成部分，医院档案工作仍无法与日益发展的医疗、科研、教学工作相适应，主要表现在：1、信息化程度差；2、管理制度不健全，档案收集效率不高，管理分散，缺乏信息资源整体性；3、档案管理人员素质参差不齐；4、档案意识不强，档案利用率不高；5、档案工作硬件投入不足，档案现代化管理水平不高。

2 改善医院档案管理的对策

1）、提高数字化建设，整合资源；2）、加强学习，增强意识；3）、重视档案的利用；4）、健全制度，加强培训，提高档案管理人员素质；5）、开发档案资源，实现档案的 现代化管理。

随着社会的急剧变革，数字化的管理变得尤为重要。要实现档案现代化管理就离不开数字化建设。除了加强档案的保管设施，如设置专门的档案库房，配备必要的安全保管设施等工作外；另外就是要大力加强档案数字化建设，利用 电子 计算 机管理档案信息的收集、传递、开发利用的主要功能。在目前最重要、最基本的现代化管理手段之一是计算机管理，将档案内容按党群工作、行政管理、业务管理、科研教学、基本建设、仪器设备、财会等分门别类地输入计算机，这具有检索快捷、方便、高效等优点，使查档案材料费时费力的原始劳动变成在几分钟甚至数十秒钟便可解决的问题。这样既是人类劳动能力的解决，更是工作质量的飞跃。可以使档案信息在现代化机器设备中迅捷、准确、方便地再现，使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。数字化的建设和应用受多方面的影响，领导的重视程度、硬件的投入、电脑软件的开发水平、工作人员的专业素质、理论水平、文化程度等等，诸多方面均影响其效率及后果。所以要从各个环节开始建设。要在领导的号召下，不但提高档案管理数字化建设，要有高标准的软件配置、专业人员的管理、提高从业者的素质等等。另外需整合资源，针对现阶段医疗改革才在运行中，很多措施还在试行中，管理方面有着一定缺陷，造成了许多资源如计算机软件开发存在着严重的浪费，可以将各家大医院的软件开发尽用于全国的所有医院，出台统一的标准，节约资源、人力、财力。随着数字化时代的到来，计算机及网络技术在医院管理被广泛运用，虽然对较多的基本资料进行了计算机录入、记录和收集，但其统计工具的应用还相当匮乏，没有充分将计算机的优势发挥出来，只是做到较基本的应用，其他检索、统计、整理功能还未得到较好的应用，给相应的其他工作如：医疗、科研、教学、管理等带来一定不便，这可能受地域差距、单位等级、工作人员素质等多方面的影响。现在一部分档案馆虽然配备了电子计算机录入了不少档案信息并编制了各种专题目录但并没有真正实现电子计算机检索。一方面是由于适用的管理软件尚未出台，另一方面有些档案馆把电子计算机的应用看作是实现现代化管理的“花架子”尚未认识到实现计算机检索的迫切性。因而档案馆工作效率不高影响了其社会功能的实现。档案馆工作人员要提高认识并与科研部门积极合作尽快实现电子计算机检索。 在医疗电脑软件方面存在极大浪费，主要表现在医院之间各自为政、互不相通，国家没有统一的标准，所以在软件开发方面造成了重复开发和浪费。

总之在促进医院档案管理信息化时应注意：1、加强档案信息化配套工作的建设；2、对档案人员进行系统化专业化的培训；3、建立电子文件管理制度，保障档案安全；4、是要配备整套档案扫描系统，改革单纯由人工录入资料的相对落后的做法，提高档案管理的质量和档案管理工作的效率，注重对现代化各类信息的收集和整理，多借鉴社会其他领域的各方面信息，丰富自己的档案管理经验，使医院档案管理更加现代化、规范化。

参考文献

档案一体化管理篇4

关键词：文秘工作；档案管理；文档；一体化；建设；质量管理

引言

档案管理工作的基础是文秘工作的开展效果，二者密不可分，互有联系。应时展需求，完善文秘与档案管理一体化建设，不仅可以提高文件管理、利用的规范性，同时也可以提高办事效率等。

1、文秘工作和档案管理一体化的重要现实意义

文秘-档案一体化建设是社会发展的必然选择。一体化的含义为基于公文处理和档案管理连续及整体性角度出发，和互联网、计算机等技术以相关标准为规范建立的综合档案管理系统，这样将实现对公文档案的全过程管理，提高文秘与档案管理工作的整体性。另外，文秘工作与档案管理一体化建设意义非凡。它使档案事业的关注焦点从文件实体转向文件形成过程；从注重分散的个别文件的性质和特征，转向关注导致文件产生的业务职能、活动、任务、事物处理和工作流程；从根据文件内在价值或研究价值进行鉴定，转向宏观鉴定形成者的主要职能、计划和活动，挑选出反映其主要工作活动的文件加以保存；通过文秘工作与档案管理的一体化建设，有助于提高文秘及档案管理工作的效率及质量，这对信息的有效管理与利用起到了积极的影响作用。

2、国内文秘工作和档案管理一体化衔接时的问题

首先，缺乏原稿文件，编号不规范。文秘及档案工作虽然有明确的办事流程，不过在归档时却是修改整理完成后的稿件，缺乏原稿与修改稿，这就使得一些领导的重要批示无从显现；另外，还有部分归档的重要材料在没有复印存档的情况下进行存档，这就导致原稿字迹容易被模糊等，降低稿件利用效果。

其次，缺乏完整的版面记录和规范的附件。在实施档案管理的过程中，多数实施归档的文件缺乏印发部门、抄送单位、发放时间、主题选择等重要信息，这就提高了文件归档后进行案卷标题确定的难度。

最后，应用了错误文种，办理程序缺乏规范性。在应用文种时经常发生“意见”和“决定”不区分情况，同时“通告”、“通知”乱用现象严重，这就降低了文种应用的规范性，给公文受理单位的办公带来了阻碍，降低了工作的实际作用。另外，在公文办理中，也将长出现违规、不按照程序办事的现象，很多单位都存在越级行文、不登记印发等违规现象，这位后续的档案管理带来了负面影响。

3、文秘工作和档案管理一体化建设的对策

首先，应实现案卷质量管理标准化、规范化建设。①实施安全全面普查。一般企事业单位没有精力对综合档案室进行定点检查，并且不同部门之间的档案保管期限也存在差异，因此档案室内会遗留大量没有利用价值的文件；所以，可以运用案卷普查的方式将僵尸文件移除，提高文秘及档案管理工作的效率与效果。②改善公文质量，奠定文秘-档案管理一体化基础。企事业单位档案的原身为公文，所以工作的制作质量对之后的档案管理质量、效果由直接影响，进而也会对档案管理的规范化、标准化建设产生影响。因此要提高公文的质量，要用幅面尺寸规格统一、标准、质量好的公文用纸，采用横写横排、左侧装订的排版形式；认真检查制发公文履行签发手续的情况，是否与审批权限相符，公文标题、主送单位及抄送单位的准确性，落款、日期等；在书写公文时要保证书面干净、字迹清晰、使用不易褪色纸张，从而确保长期保存的效果。另外，要科学选择文种，做好格式、行文等的规范操作。③完善电子文件管理工作。电子文件比传统纸质文件管理更具优势，但是电子文件收到文件形式、储存条件等影响，一定要做好文件储存介质的选择才行。

其次，要完善全过程的管理工作。①要在企事业内部建立质量管理意识，为文秘工作与档案管理工作人员树立全过程质量管理意识，通过推行个人责任制的方式，提高全过程管理质量。②建立健全管理体制。文秘及档案工作的分而治之形式影响了文档一体化建设，所以要调整基础机构，建立健全规章制度。因此要建立专业部门同意处理文书、档案管理问题，对文书及档案整理、收集工作的衔接进行监督，为文档管理部门提供横纵联系、协商渠道，奠定文档一体化管理模式基础。另外，要做好文秘及档案管理员工培训工作，为其提供外出学习的机会，提高员工的综合专业业务素质，改善文档提提化管理队伍整体质量。并且要完善管理制度，严格落实公文新闻规定，严格审核公文减法制度，确保发文文件在规定权利范围之内。③要加强文档一体化管理模式硬件建设工作，积极的选购性能、品质过关的设备与工具，通过培训提高员工操作的熟练度和规范性等。

最后，要完善文秘部门的文书立卷工作。文书立卷中的文书处理时不可或缺的环节，同时文书处理可以提高档案管理的有效性、安全性、系y性、条理性。而文书立卷属于文秘工作的最终步骤，同时为档案管理的第一步，也就是文秘与档案工作的连接处。所以，各部门的文件材料应交由文秘人员进行统一管理，并基于立卷原则和方法实施文书立卷，让文件立卷常态化。除此之外，必须重视文书立卷的日常管理工作，要完善文书的分门别类管理，为日后的查找与立卷提供便利。

结束语：

综上所述，文秘及档案管理工作的一体化建设已经成为社会发展的必然选择。因此，企事业单位要积极攻克文档一体化建设中遇到的问题，早日完善文档一体化建设工作，提高公文文件管理及利用效率。

参考文献：

[1]张思盈、初探办公室文秘和档案工作的高效兼顾[J]、办公室业务、2015（05）

档案一体化管理篇5

【关键词】科技资料；科技档案；信息系统；一体化管理；信息资源

随着社会生产力和科学技术的发展，为了统管和开发利用科技信息资源，企、事业单位应该实施科技档案、科技资料一体化管理，甚至把科技档案、科技资料、科技图书、科技情报或档案、资料、图书、情报一体化管理。实践表明，科技信息一体化管理，对于提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用，实现信息的共享具有重要意义。面对科技信息一体化管理的发展趋势，科技档案工作者应该解放思想，更新知识，分析新情况，研究新问题，建立和完善这一新的管理体制。笔者主要阐述科技资料与科技档案一体化管理的必要性及其如何实现等问题。

1 科技资料与科技档案一体化管理的必要性

科技资料与科技档案一体化管理，是指把科技资料工作纳入科技档案工作管理体制。它包含：一是，就国家来讲，要把科技资料和科技档案作为一个有机整体统管起来，实行统一领导，按专业分级管理；二是，就一个具体单位来说，要把本单位的科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和开发利用中心，负责统筹、协调、组织、管理全部的科技档案和科技资料工作。

1、1 科技资料同科技档案具有密切的联系

科技资料同科技档案，既互相区别，又互相联系，是两种有密切关系的科技文献材料。这是科技资料与科技档案实行一体化管理的决定性因素。

1、1、1 内容相同

科技信息是科技资料、科技档案的共同内容。它们都是通过一定物质载体存贮和传播科技知识信息的，都属于科技知识信息材料，科技知识信息是它们的本质特征。科技档案侧重于原始的知识信息，科技资料则侧重于加工后的知识信息，但两者都是知识信息，是知识信息系统的不同层次。

1、1、2 载体材料相同

科技资料、科技档案均属于人体外的知识信息库。知识信息必然依赖于物质载体才能存在。人类社会的知识信息，一方面，存贮于人脑的记忆中，但人脑记忆存贮毕竟是有限的；另一方面，存贮于人类创造的体外信息库中，这是个无限的存贮记忆装置，主要是通过一定的记录方式将知识、信息存贮于纸、胶片、磁带等物质载体上。而这些材料正是科技资料、科技档案共同的物质载体。

1、1、3 作用相辅相成

科技档案和科技资料尽管在作用的性质上各具特点，但是两者都是科技、生产活动所不可缺少的科技资源条件。科技档案具有凭证作用和参考作用，而科技资料仅有参考作用，从传播知识和提供信息来说，两者在使用中相辅相成、相得益彰，在科技、生产活动中，它们共同发挥着各自的优势。

1、1、4 管理方法相似

由于科技资料、科技档案的内容、载体和参考作用相同，因此在管理方法上也有相同和相似之处。比如，收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、提供服务是科技档案工作的基本环节，而科技资料工作的程序也大体如此，只是各自的侧重点不同而己。不仅传统管理方法相似，而且采用的现代化管理手段也基本相同，如电子计算机、缩微和复印技术等。

1、1、5 互相转化

由于科技档案和科技资料关系密切，因此，在一定条件下两者可以互相转化。比如，某单位为参考而搜集来的科技资料，一旦被采用，这些科技资料就成为记述和反映该单位科技、生产活动的真实记录，因而也就转化为该单位的科技档案。同样，一个单位的科技档案，一旦复制提供给其他单位参考，即可转化为其他单位的科技资料。科技档案的复制件和科技档案的编研成果是科技资料的重要来源。

由于科技资料、科技档案存在着许多共同因素和转化关系，从而为科技资料与科技档案一体化管理打下了坚实的基础。

1、2 科技资料与科技档案一体化管理是利用者的需要

随着科学技术向综合化、整体化发展，科学技术相互渗透、相互交叉，科技、生产活动也在向综合化、整体化发展。各自为政、纵向伸展的科技档案、科技资料管理方式已不适应社会发展的需要。

现代化的科技、生产活动，对科技档案、科技资料的需求是整体的，既要求有完整、准确、系统的科技档案，又要求有完整、系统的科技资料；既要求有原始的科技档案为依据，又要求参考国内外最新的科技信息。因此科技档案、科技资料工作自成系统、封闭守旧的观念和做法，已经不能适应利用者的需要。它的弊端在于：一是，科技资料、科技档案分散，科技档案部门尚未形成科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，不利于科技信息资源综合开发利用；二是，浪费利用者时间，影响科技、生产活动的进程，往往一个项目的材料需要多处寻觅，查找材料占去了整个科技项目的大部分时间；三是，缺乏横向联系，没有统一的信息网络，不能适应科技信息纵横交流的需要。只有实行科技资料与科技档案一体化管理，才能避免上述弊端，满足利用者的需要。

1、3 整体的功能大于各部分功能的总和

系统论认为：整体（系统）的功能大于各部分（子系统）功能的总和。因此科技档案系统、科技资料系统的功能与属性的简单相加，不等于而小于科技资料、科技档案一体化管理的功能与属性。其原因在于科技档案、科技资料实行一体化管理之后，两者之间加强了横向联系的协作，可以更有效地开发科技档案和科技资料信息资源，建立现代化的科技档案、科技资料统一网络之后，信息数据库可相互检索利用。

既然科技档案、科技资料一体化的整体功能大于各部分的功能之和，效果更佳，价值更大，因此，在企、事业单位，实现科技档案、科技资料的一体化管理势在必行，在此基础上进而实现科技信息一体化管理，也已成为信息产业的发展趋势。

2 如何实现科技资料与科技档案一体化管理

由上所述，科技资料与科技档案一体化管理势在必行，科技档案工作者应为“一体化”的发展做出贡献。

2、1 提高认识，树立“一体化”观念

人们常常把科技资料和科技档案混为一谈，统称为科技档案资料或技术资料，概念不清导致两者混合管理。在实践中人们认识到科技档案和科技资料是两种事物，应该区分清楚，分别管理，从而在较长时期内由科技档案部门兼管科技资料。从正反两方面的经验中认识到，尽管科技档案和科技资料是两种事物，在管理和使用上各有特点，但是两者关系密切，应该实行统一管理，综合开发利用，从而出现了科技资料与科技档案一体化管理的发展趋势。

科技资料与科技档案一体化管理，既不是把科技档案、科技资料不分的混全管理，又不是将科技资料和科技档案简单相加，把科技资料作为附属物，视情况给予附带的兼管，而是从科技信息系统的角度把科技资料、科技档案视为一个整体，由科技档案部门统管。实现科技资料与科技档案一体化管理，是把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，把科技档案――内部信息和科技资料――外部信息融为一体，形成一个紧密结合、互为补充的信息系统，以适应综合开发利用的需要。因此，科技资料与科技档案一体化管理是一种新型管理体制，它对于强化信息机构，提高信息工作的活力，更有效地发挥信息的作用具有重要意义。

只重视科技档案而轻视科技资料，或者只注重科技资料而轻视科技档案，这是两种偏见。应该明确，科技档案和科技资料同属于科技文献，都是科技信息资源，在为科技、生产服务中互为条件，相互补充，发挥着各自的优势，缺一不可。尤其在现代科技、生产活动中，要想使科技、生产活动取得高效益或高水平，不可能设想没有科技档案，也不可能设想没有科技资料。实践表明，在许多科技、生产活动中，比如设计活动、科研活动等等，只有科技档案或只有科技资料，都不能满足利用者的需求。以科技档案为主，统管科技资料，则会使科技档案管理富有活力，更能满足利用需要。

2、2 统一领导，按专业分级管理

科技资料与科技档案一体化管理，这一新的管理体制是以科技档案工作管理体制为基础的，它是科技档案工作管理体制的延伸和发展，即把科技资料管理纳入科技档案工作管理体制。就国家来说，科技资料与科技档案一体化管理，就是把统管科技档案、科技资料作为国家档案行政管理部门的职责，实行统筹规划、组织协调、统一制度，从宏观上进行调节控制、监督和指导。由于科技档案、科技资料具有专业性强的特点，中央和地方各级专业主管部门要加强对科技档案、科技资料工作的监督与指导。就一个具体单位来说，必须把科技档案部门建设成为科技档案、科技资料的贮存基地和利用中心，为此应该加强领导，实行科技档案、科技资料集中统一管理。

首先，在机构设置和领导关系方面。科技资料与科技档案一体化管理机构，可称科技档案室或称科技信息中心。这一机构应该作为企、事业单位内的直属职能部门，隶属于科技、生产负责人领导。可以独立行使职权，参加各种技术活动。克服那种分散管理、多头领导、工作失控、放任自流的状态。

其次，在管理形式方面。在集中统一管理原则指导下，根据科技信息一体化管理的发展趋势和各单位的实际情况选择最佳管理形式。在中小型企、事业单位，一般适用于统一管理，集中保管，即由科技档案部门对本单位全部科技档案、科技资料进行统一管理，集中保管。在大型或驻地分散的中型企、事业单位，一般适用于统一管理，分级保管，即由科技档案部门集中保管本单位全局性的科技档案和科技资料，并对有关部门进行业务监督和指导；一般性和常用的科技档案、科技资料则由各有关部门的科技档案分室或专人保管。

2、3 健全制度，协调发展

科技资料与科技档案一体化管理的建立和发展，要靠严密的规章制度来保证。为此，国家档案行政管理部门和专业主管机关，要根据科技档案、科技资料的共性和“一体化”管理的需要，制定统一的标准、规定和办法，如综合机构职责范围、有关人员岗位责任制、目标管理，以及收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用办法等。企、事业单位科技档案、科技资料综合管理机构，根据上级有关规定和本单位实际情况，既要制定综合性管理细则，又要遵照科技档案、科技资料各自的特点，制定有关的管理办法。目前，科技档案管理制度比较健全，科技资料管理制度比较薄弱，因此，从中央到地方的各级各类档案管理部门，尤其是企、事业单位的科技档案部门应在调查研究的基础上，逐步完善科技资料管理制度。

3 结语

实现科技资料与科技档案一体化管理，不意味着对某一方面工作的削弱，而是对两方面工作的加强。科技档案、科技资料是既有明显区别又有密切联系的两种科技文献，对二者的管理，必须统筹规划，组织协调，全面发展。在业务工作中，应该职责分明，按各自的范围和特点，分别进行科学管理，并密切合作，综合开发，注意发挥总体效果。

【参考文献】

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[7]张秋妹、服务与特色：档案信息网站存在的关键[J]、北京档案，2005（3）：31-32、

档案一体化管理篇6

关键词：图书档案；新时期；管理一体化；高校

随着社会经济的全球化发展，我国教育与科技不仅得到了量的飞跃，也得到了质的飞跃，科技化与数字化的生活方式与工作模式开始在社会上流行起来，因此，高校图书档案管理也得到了科技化与数字化的发展，形成一体化管理模式。新时期的到来不仅使得人们对于信息量掌握的欲望愈发强烈，使得人们改变了其信息需求方式，还创新了信息存储工作的模式与内容。因此，我国高校图书档案管理工作在这一新时期发展的背景下，应该对其传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立不受时间与空间限制的一体化管理工作模式，为高校学生提供更为全面、更为多样的信息服务，丰富并满足高校学生的现代化信息需求。高校图书档案管理是收集信息、处理信息的主要工作场所，是高校学生和教师在校园内获得知识与信息的重要渠道，更是满足新时期社会经济的发展需求，因此，促进高校图书档案管理一体化是高校提高其整体管理工作效率与水平的一大重点。

一、新时期高校图书档案管理一体化的意义

新时期发展背景下，社会对于图书档案管理工作的要求越来越高，我国高校传统图书档案管理工作逐渐不能够适应社会经济的发展需求，进而延缓了学校教育事业的发展进程，因此，高校图书档案管理一体化不仅是适应我国社会经济发展需求，更是推动我国及整体教育事业向前发展的重要动力之一。

（一）新时期高校图书档案管理

1、高校图书管理定义

高校图书管理是指高校对学校所具有的文献信息、人力资源、资金储备以及其他资源进行有计划、有组织的协调控制行为来达到理想管理目标的工作过程。高校图书管理工作能够为全校师生提供十分有效的文献书籍、资料期刊等信息资源，有利于教师提供自身教学素质，优化其教学模式；辅助学生进行论文写作、丰富学识视野以及提升学术涵养等一系列素质培养工作。

2、高校档案管理定义

高校档案管理是指高校档案管理部门对学校档案信息进行收集与整理，为高校将档案信息科学、合理应用于其他各项管理工作中提供有效、坚实的保障。高校档案管理是高校完善整体档案工作的重要基础，是服务于学生、教师以及社会的工作。

（二）图书档案管理一体化

一体化指的是企业或是单位对某一项工作实施综合模式的管理，而高校图书档案管理一体化则是指高校将图书管理与档案管理之间进行相互融合，对其图书档案管理进行综合统一的管理，促进高校图书管理和档案管理的共同繁荣与发展。

（三）新时期高校图书档案管理一体化的意义

1、一体化的图书档案管理有助于高校减少人力与资金成本

我国高校对图书与档案的分散管理模式虽然在一定程度上形成了小范围管理方面的有效性，但这种小范围内的有效性管理对于高校整体图书档案管理系统所需的管理要求却是微乎其微。分散管理模式下的图书管理与档案管理在收集、整理信息过程中会产生人力劳动资源、资金成本、时间成本以及其他资源的浪费现象，使高校损失人力劳动资源与财政投入等管理成本。而高校图书档案管理一体化则是将图书管理与档案管理进行融合、统一的管理，相较于图书与档案的分散管理模式来说，一体化的图书档案管理模式在收集文献、资料信息过程中仅用二分之一的人力资源就可以收集相应信息，实现人才资源共同使用，有助于高校缩减人力资源的使用成本，并在处理信息过程中达到事半功倍的效果；高校图书与档案管理的一体化有利于高校规范其图书与档案工作制度，统一图书信息与档案信息的检索模式等工作，促进有效信息的共同开发与使用，为高校节约管理过程所需要的时间成本与资金成本；网络信息化促进管理一体化的主要动力，而网络信息技术打破了信息传递的时间与空间限制，因此，高校图书档案管理一体化利于其减少图书档案管理的空间管理成本。

2、高校图书档案管理一体化实现了信息资源的科学、有效整合

高校的图书管理与档案管理工作虽然有着不同的工作概念与工作要求，但是这两项管理工作模式都是为了对高校现有信息资源进行科学、合理、有效的整合与开发，为全校师生与社会提供信息服务工作。高校图书管理与档案管理工作都有着共同的工作环节——信息资源的收集、整理、保管以及可供利用四个环节，而我国高校图书管理与档案管理工作的展开离不开信息资源的收集与整理，即信息资源的收集与整理是保障高校图书管理工作与档案管理工作的重要基础，所以，高校图书档案管理的一体化可以提高信息资源收集与整理的工作效率，进而提高图书档案管理工作效率。除此之外，高校图书管理与档案管理工作在工作目的、工作内容与工作形式上还有许多相似的点，这些相似点在高校执行信息资源整合过程中发挥重要作用，因此，高校图书档案管理一体化帮助高校实现了科学合理、有效的信息资源整合。

3、高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通

新时期背景下，发达的网络信息技术使全世界的信息传递速度变快，因为高校所具有的信息资源十分有限，所以多方合作已经成为信息资源共享、增加信息资源的主要方式，高校以档案管理亦是如此。高校图书档案管理的一体化将分散式管理的图书工作与档案工作进行了有机融合，形成统一管理系统，将分散的图书、档案信息资源都聚集在一起，以便于开发出新型信息资源，实现资源共享的同时还加深了信息资源的流通性，因此，高校图书档案管理一体化有利于信息资源的流通。

二、新时期高校图书档案管理一体化所存在问题

新时期发展背景下，我国高校传统的图书档案管理工作模式逐渐满足不了现代化社会的发展需求。随着社会发展的日新月异，高科技电子产品开始出现在人们的日常生活与工作当中，如计算机网络信息技术的出现为高校图书档案管理工作提供了数字化、智能化的功能与作用，可以及时将图书档案信息反馈于全校师生，但高校在发展图书档案管理一体化期间还是存在一些问题，致使管理一体化发展进程缓慢：首先，高校图书档案管理工作人员对于一体化管理没有一个正确的认识。正确认识管理一体化的工作概念与工作机制是有效执行图书档案管理一体化的重要基础，而我国高校图书档案管理工作还在实行的是传统管理工作模式，相关工作人员仍然持有传统管理思维，对现代社会发展的管理一体化工作模式认识不够透彻，只考虑当下情况，缺乏资源整合、综合执行管理工作的意识；其次，高校图书档案管理工作人员欠缺熟练操作计算机技术的技能。随着社会经济发展，计算机技术也得到了快速发展，新时期图书档案管理一体化要求图书档案管理工作人员具备操作计算机技术的能力，而我国高校图书档案管理人员虽然具有一定的相关管理知识理论，但对于计算机网络这一新兴技术掌握力度尚未熟练，就目前情况来看，我国高校同时具备专业图书档案管理知识与熟练掌握计算机技术能力的工作人员屈指可数，所以我国高校图书档案管理工作水平较低；最后，高校不重视图书档案管理工作的改革与创新。我国多数高校在发展过程中很少将注意力放在图书档案管理工作创新改革这一方面，更不用说为图书档案管理一体化发展置办相应硬件设施，因此，图书档案管理工作的创新改革意识在高校发展中的极低存在感影响了我国高校图书档案管理一体化的发展。

三、新时期高校有效实施图书档案管理一体化的途径

传统图书档案管理工作模式已经不能够满足现代社会对于高校图书档案管理的发展需求，只有对传统图书档案管理进行相应创新改革，建立健全管理一体化的工作机制，才能使我国高校图书档案管理工作适应现代社会发展需求，共同促进新时期的可持续发展。

（一）正确认识管理一体化概念，加强工作人员创新意识。

正确认识管理一体化概念、改变传统管理思想是高校将图书管理与档案管理有机结合在一起的关键所在，是建设管理一体化机制的基础，因此，高校需充分理解图书管理与档案管理的优势所在，主动反思传统管理工作中的不足之处，积极开发出有利于图书管理与档案管理进行有机结合的创新思维，为高校图书档案管理提供思想依据以及创新方案，并将这些思想依据与创新方案观察落实到高校实际图书档案管理工作中去，以此来保证图书档案管理一体化的长远性发展。此外，高校还应促进图书管理部门与档案管理部门之间的相互交流与合作，进而共同推动图书档案管理一体化发展。

（二）加强图书档案管理一体化的硬件设施建设。

新时期发展所带来的新型电子技术与信息网络为高校图书档案管理一体化发展提供了技术方面的支持，推动着管理一体化的发展。因此，高校应积极引进有利于图书档案管理一体化发展的硬件设施与互联网络信息技术，建设多个管理平台，健全网络平台管理机制，增加图书档案管理工作渠道的同时统一管理标准机制，保障图书档案管理的一体化发展。

（三）加强图书档案管理工作人员综合管理素质与计算机操作能力。

我国高校传统图书档案管理工作人员只需具备专业管理知识就可胜任图书档案管理这一工作，而现代化的社会发展则要求图书档案管理人员既要具备高水平的综合管理素质，又要具有熟练的计算机操作能力。因此，高校要加强对管理工作人员的管理水平培训与计算机操作培训，建设一支符合现代化社会发展的图书档案管理队伍，做好实施图书档案管理一体化的执行者，极力推动图书档案管理工作的创新发展。此外，高校在整合图书档案信息资源过程中需注重其配置的科学合理性，在不受任何因素影响前提下提高图书档案资源的可利用效率。新时期的发展要求高校必须对传统图书档案管理工作模式进行创新改革，建立健全图书档案管理一体化模式，但由于我国大多数高校在创新图书档案管理模式方面的发展尚未成熟，所以高校图书档案管理一体化是一项长久而艰难的任务，因此，我国高校应不畏挑战，积极解决图书档案管理一体化发展中遇到的难题，提高现代化图书档案管理的水平与效率，为全校师生提供更加全面、及时的图书文献资源与档案信息。

参考文献

[1]金娟、信息时代高校档案、图书、情报一体化管理构想[J]、郑州大学学报（哲学社会科学版），2011，（5）、

[2]孙玉岚、高校图书档案信息安全管理的影响因素的实证研究[J]、成功（教育版），2011，（19）、

档案一体化管理篇7

一、 新时期全面实现图书馆档案管理一体化的重要性

（一）实现图书馆管理与时俱进的发展。在传统的图书馆档案管理过程当中，档案管理工作都是由图书馆工作人员按照相关的标准严格地执行图书馆档案的管理，以及文本文献的归类、收藏。为了能够更好地完成图书馆档案的管理工作，管理人员需要投入更大的精力，这无疑增加了办公室档案管理工作人员的压力。在经济科技快速发展的当下，传统的图书馆档案管理已经不能适应快速的社会发展，因此，图书馆的管理工作必须进行一系列的优化创新。通过利用先进的多媒体技术来进行图书馆的管理，能够最大限度地提升图书馆档案管理的管理效率，利用微缩、光盘、磁盘等全新的载体形式，方便快捷地完成图书馆档案管理的记录。通过先进的互联网络技术实现图书馆档案的一体化管理，能够最大限度地提升图书馆档案管理的管理效率。另外，管理人员借助电脑设备能够对载体当中所储存的相关信息进行综合的管理，全面降低图书馆档案管理人员的工作压力，还能及时地更新档案管理信息，有效地确保档案管理能够与时俱进地发展。

（二）全面地提升图书馆管理技术水平。通过利用先进的互联网技术完成图书馆一体化管理，能够有效地打破传统图书馆管理过程当中的行业、时间、地域的限制，提升图书馆档案管理的技术水平。另外，图书馆档案管理可以充分利用多媒体设备构建完善的档案机构，并收录图书馆的馆藏，以及各种各样丰富的网络资源，不断地完善图书馆的档案管理体系。在图书馆档案管理过程当中，工作人员不仅要利用多媒体设备来完成网络资源的整合，同时还要加强对图书馆信息的搜集和管理，全面加强图书馆档案的有效建设，不断地完善图书馆档案管理体系。在实际的图书馆档案一体化管理过程当中，相关的管理人员对图书馆的馆藏进行指引、分类操作，然后利用多媒体设备对档案进行一体化的管理，并设立专门的部门来保存图书馆的档案和图书。

（三）为读者提供更加方便快捷的服务。在传统的分立式图书馆档案管理模式之下，相关人员只能通过面对面的方式来完成对图书的管理，读者只能亲自到图书馆选择需要借阅的书籍文献，然后再提供身份凭证才能借阅图书。最后，读者需要在规定的期限内归还书籍文献，整个过程十分繁琐。由于图书馆的馆藏十分庞大，因此，读者很可能不能在同一系统当中获取到所需的所有书籍，这提升了读者的知识获取难度。同时也增加了图书管理人员的工作量，给读者的阅读造成了较大的困扰。在图书馆当中实现档案管理一体化，管理人员只需要在管理系统当中按照相关的要求录入书籍信息，读者就可以通过验证身份登陆到图书馆资源库当中，从而获得相应权限的检索和资料的查阅，大大提升了读者知识获取的效率。

二、全面实现新时期图书馆档案管理一体化的有效措施

（一）引导工作人员转变传统管理思维。想要全面提升图书馆档案的一体化管理水平，就要求工作人员必须及时地转变传统的图书馆档案的观念。建立起全新的互惠互利、互相依存、互相合作的全新图书馆档案一体化管理观念，为图书馆档案一体化管理工作的顺利展开奠定良好的基础。在实际的图书馆档案一体化管理过程当中，管理人员需要改变传统的各自为政的管理方式，充分利用信息网络技术和多媒体设备完成图书馆档案的有效管理。与此同时，图书馆档案管理人员还需要积极地配合档案部门和管理部门的工作，不断地完善图书馆的文献信息系统，从而实现一体化管理。

（二）加强建立图书馆一体化管理制度。在图书馆的档案管理过程当中，管理人员需要掌握一定程度的专业图书馆管理理论，然后再结合实际的管理经验，对管理方法进行优化创新，不断提升自身的档案管理能力。图书馆的管理人员还可以借鉴先进的管理经验，例如发达国家的管理经验，以及其他图书馆的成功管理案例等，然后结合该图书馆的实际管理情况制定科学合理的一体化管理方案，全面提升图书馆档案管理一体化的适应性和实用性。需要注意的是，在指定图书馆档案档案管理一体化的过程当中，不能不考虑图书馆的实际情况，而盲目地引进先进的管理方案。这样不仅不利于实现图书馆档案的一体化管理，同管理的同时，还需要考虑图书馆的外部管理环境，这样才能制定出科学合理、高效可行的图书馆档案管理一体化制度。

（三）不断加强图书馆档案的宏观管理。在社会科技快速发展的当下，图书馆的档案一体化管理必须适应社会的发展，因此，图书馆管理人员必须了解市场的发展情况，（下转第86页）（上接第78页）然后确定出一系列适合社会发展的档案管理规范和要求。通过这样的方法能全面提升图书馆档案管理的水平和创新能力，加强图书馆档案的规范管理，从而不断地提升图书馆档案管理一体化的管理效率和管理质量。在应用先进的多媒体技术和设备来完成图书馆档案管理的过程当中，要求相关的工作人员必须具有较高的管理水平和计算机操作能力，这样才能顺利地完成图书馆档案和图书的交叉管理。图书馆必须根据实际的管理需求制定出严格的技术标准，然后通过一系列的培训不断地提升图书馆员工的管理水平和管理能力。这样图书馆管理人员才能在自己的管理过程当中准确地找出图书管理和档案管理的结合点，不断地提升图书管理和档案管理的交融性和互换性，为实现图书馆档案一体化管理创造有利的环境。

（四）构建管理一体化的信息共享平台。图书馆可以构建信息共享平台完成图书馆档案的一体化管理，充分发挥信息技术在图书馆档案管理当中的重要作用。管理人员可以利用互联网设计出适合图书馆档案管理的数字化环境，然后引进先进的硬件设施，不断地提升图书馆档案管理的科技化水平。利用先进的设备构建出配合了实体空间和虚拟资源为一体的全新图书馆信息资源共享平台，尽可能地为读者提供多样化的阅读体验。图书馆管理人员还需要加强对图书馆一体化管理的重视，采取有效的措施全面加强每一个环节的有效管理，不断更新信息共享平台的知识，从而为读者提供更加高效的档案管理一体化服务。

档案一体化管理篇8

关键词：档案；图书；信息；一体化管理

【中图分类号】G250【文献标识码】C【文章编号】1672-3783(2012)05-0027-01

信息技术革命正在改变着档案、图书、信息部门 的工作方式、服务手段。随着我国经济体制改革的不 断深入，使得国有医院不断转换经营机制，医院将逐 步成为自我经营、自负盈亏、自我约束的医院法人实 体，国有医院的管理模式也将发生重大转变。因此，作为医院管理工作的一个重要组成部分：档案、图书、 信息管理工作的改革势在必行。笔者拟对档案、图书、 信息一体化管理探讨如下：

1 传统方式的弊端

1、1 重复浪费，影响信息资源交流和共享：在计划经济体制下形成的相对独立、纵向发展的 档案、图书、信息体系，已不能满足现代化医院横向 发展的多层次信息需要。各自独立，重复建设的运作 模式，不但造成人、财、物的不必要浪费，而且影响 了医院信息管理人员对三种信息资源共同开发和同外 界的信息交流，也影响了医院管理人员和技术人员对 信息的利用。多头领导、各自为政、纵向发展的封闭 系统，不利于医院信息间的横向交流，不能满足医院 用户对信息多方面、多层次的需求，造成档案、图书、 信息资源浪费，不利于资源共享和共同开发。

1、2 独立的管理体制难以满足现代医院对信息质和量 的要求：档案、图书、信息，是有机整体。图书、情报、 档案共同具有信息性、知识性和社会性，三者之间互 相转化、相互交叉，有着非常密切的关系。但是由于历 史的原因，使三者进行了分离，各自纵向独立发展，形 成各自的特点，三者之间的差异越来越明显。随着信 息社会的到来，这种各自为政的纵向发展，就失去了横 向联系，造成医院在管理上无法统筹安排和全面规划。我国加入WT0以后，市场竞争更加激烈，医院的决策者和科技人员不但对信息的需求量增大，而且要 求信息及时、准确、广泛。然而档案、图书、信息资 料各自独立的管理体制很难满足现代医院对信息的质 和量的要求。

2 体化管理的优势

2、1 形成完整意义上的信息系统，为医院发展提供充 足的信息资源：计算机技术，特别是通信技术与网络技术正快速 地应用于文献信息的收集、加工、储存和传递，将使档 案、图书、信息部门彻底摆脱传统工作模式，其管理 与服务都将进入一个全新的境界。信息网络打破了人 们存储、检索文献信息的方式，档案、图书、信息一 体化管理为医院管理提供了更多便利条件。

档案、图书、信息一体化管理有利于研究有关信 息开发、利用的方法和途径。档案、图书、信息一体 化管理的形成便于医院实现完整意义上的信息中心，造就优势互补、整体提高的格局。

2、2 确保信息价值最充分的利用：档案、图书、信息一体化管理，使资料数量得到 增加和有效使用时间的加长，通过高速化、网络化的 技术手段，解决了信息部门馆藏结构单一，信息不全，提供速度较慢的缺点，使档案、图书、信息资料在其 有效期内，能够发挥最大的效益，能及时、准确地为领 导提供决策所需的信息。

2、3 避免不必要的浪费：建立信息中心，对原有的管理机构和人员相应地 进行撤并和精简，可节省一定的人力和财力，从而以 最小的投入获取最大的经济效益。医院档案、图书、 情报信息的一体化管理，可以避免不必要的浪费，从 而加速信息现代化的进程。

3 实现一体化管理需注意的几个问题

3、1 加强档案、图书、信息标准化工作：档案、图书、信息的标准化工作是信息一体化管 理的基础。没有统一标准，信息一体化管理网络的建 立就无从谈起，用计算机等现代化设备和手段进行一 体化信息服务更无法实现。目前，档案、图书、信息 界需要标准化的方面很多，例如：在信息的著录、标 引、分类、检索以及计算机、通讯设备的通用性等方 面都应进行标准化。