不动产档案管理措施(精选8篇)

不动产档案管理措施篇1

【论文摘 要】目前，计算机技术的不断普及使一些传统的文件载体不断消失，而计算机办公自动化正逐渐被很多企业推广运用。办公自动化最明显的标志就是信息档案的建立，这种记录信息的手段对企业来说更加方便和快捷，避免了传统的纸张档案的弊端。但是有利必有弊，计算机自身也存在着一些缺陷，导致企业在使用信息档案这一手段时也存在一些弊端，针对这个问题，企业在运用此技术时一点要做好风险的防范措施，力求使风险降到最低。基于此，本文主要对电子信息档案管理的风险控制方法进行了探讨。

目前，人们生活中一个非常重要的，必须的工具的就是电子计算机，其具有多种多样的功能，这为企业的办公带来了巨大的变革，使企业办公变得更加方便快捷。而在信息技术时代，最新的档案方式就是电子信息档案，它对企业在高科技方面的创新发展意义重大。但是根据具体情况来看，电子信息档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张档案相比，具有更大的风险性，如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致企业的数据被盗，所以，企业在使用信息档案时一定要注意信息的安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。

一、避免风险的措施

提前预防，在风险还没有出现的时候就进行遏制是规避风险最有效的方式，也是最经济的方式，对于电子档案来说，应该以其自身的潜在缺陷为根据来实施控制管理，来保证内部信息的安全可靠，主要措施有：

1、积极引进最新技术。计算机在工作过程中要同时结合多种措施，而规避风险的最好的办法就是引进新的技术，新技术对可以使电子信息档案更加安全可靠。其中一个很重要的方法就是设置密码，这是现代操作系统最常运用的方式，在对电子信息档案实施密码设置后，要积极的训练一些计算机技术人员来实施管理控制，避免信息资源被一些外界因素干扰。

2、制定一些制度。为了保证信息资源的安全性，那么必要的管理制度是必不可少的，所以企业要主动制定一些有针对性的制度来进行预防，也可以根据需要授权档案管理人员自己制定制度，例如：可以规定只有管理人员才能进行相关的系统操控，而无关的人员没有权利操作系统等。

3、及时消除风险。为了确保信息档案数据的安全性，及时消除潜在的风险是非常重要的，在计算机维修期内，企业尤其要注意随时可能存在的风险，主动采取应对措施。因为计算机网络的的复杂性，使得控制风险工作也极其的不容易，不过，只要及时且做到全面看待问题，那么就可以把问题解决掉。比如，对于那种对计算机激进主义异常敏感的机构来说，为了应对潜在的危险，那么采取一定的措施是非常必要的。

4、及时进行预防和保护。为了消除危险电子信息档案的因素，其中一个很重要的措施就是安全防护，其可以有效的避免信息数据受到外界因素的破坏，保证信息的安全可靠。

二、缓解风险的措施

电子信息档案在遭到外界的干扰后，为了把危险降到最小，就需要管理人员尽最大的努力把危险掌控在一定的范围内，那么管理人员应该怎么做才能使风险得到缓解？目前，许多企业开始利用风险转移的策略进行缓解，电子信息档案管理的风险缓解就是通过制定实施应变计划、灾难恢复计划、电子信息档案相关资产重新布置等手段来减小电子信息档案及相关资产价值本身或风险的后果或影响。常见的风险缓解方法包括：事前措施、事后措施。前者是指在损失发生前为减少损失程度执行的方案；后者是在损失发生后为减少损失执行的方法。需要强调的是，在进行电子信息档案的管理时如果发生危险，那么不管是什么情况，企业都要积极主动的进行及时的处理，这才是最为关键的。

三、分散风险的措施

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所谓转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低，一般而言，能够从多个角度对风险转移的方法实施修正，如：修改配置模式、购买保险、外包给其他机构、或者与提供商签署服务合同等等。经过这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

四、评估风险的措施

当风险来临后，企业最需要做的就是积极采取措施进行处理，为了把风险造成的影响控制在最小的范围内，还要积极与其他措施相结合使用。风险评估的目的是为了能够使预防计划更加科学合理，在对电子信息档案实施全面分析的基础上，探究引起风险的因素以及其带来的后果。需要实施分析评估的基本内容是：发生危险的概率，危险带来的后果有多大，危险的成本探析，有哪些合适的控制防范办法等等。此外，企业管理者要树立风险观念，积极主动的制定一套体系完善的针对多种风险的预防计划。需要强调一点，如果机构中每个已被识别的弱点通过承认得以控制，这说明企业在安全防范工作中未能给予足够的重视。企业防范风险的最大弊端在于，许多经营管理者错误地认为电子信息档案无危险性，在使用档案资料时未采取针对性的安全管理方案，这对于电子信息档案带来了诸多不便。而对于档案管理人员来说，其在管理期间要控制好各个环节的工作，这对于档案管理是极为重点的。在进行评估中，为了确保档案信息的安全性，档案管理人员就必须要非常警觉，对于潜在的风险能够及时发现，并把其扼杀在萌芽状态，对于已经发生的风险要积极采取措施，力求使风险造成的损失最小。

简而言之，管理者或管理部门在对电子信息档案管理时，一定要有这样的意识，即电子文件的风险不是主观的，而是客观存在的，这种风险不是确定的，而是不确定的，而且还可能带来很大的危险，所以一定要有对风险的警觉度，把预防风险看做所有工作的重中之重，积极制定风险防范办法，使电子信息档案的管理水平得以提高，这对于有效规避风险和降低损失有重要的意义。

参 考 文 献

[1]冯惠玲、论电子文件的风险管理[j]、档案学通讯、2005（3）：8～11

[2]王兆新，裘洁、浅议电子文件信息的安全与保密[j]、浙江档案、2004（1）：36～37

[3]邹生、开放网络环境下的信息安全问题[j]、信息安全与通信保密、2004（4）：28～29

不动产档案管理措施篇2

关键字：电子档案 网络安全 防火墙

当今对于普通的纸质档案，已经有了非常成熟的管理制度和技术，一般能够配备专门的档案室以及专门的管理人员，对于文件特别是保密文件的调阅也有着严格的审批制度，在选址、防火、防盗方面也有相应的措施来保障文件档案的安全。但对于电子档案，却还没有详细的操作性强的安全管理制度，电子档案管理人员往往在不经意间造成了电子档案的管理漏洞，形成安全隐患。另外，计算机技术迅速发展，各种攻击以及破坏手段层出不穷，在电子档案管理的很多环节都有可能出现问题。

电子档案安全可靠的运行，不仅仅关系到数据本身的正常运行，更重要的是关系到所有与电子档案管理业务和服务有关的正常业务开展，因此电子档案管理的网络、主机服务器、存储设备、系统软件等都应具有很高的安全保证、安全管理及安全防范措施。

一、防火墙访问防范措施

防火墙是内部网络与外部公共网络之间的第一道屏障，是最受人们重视的网络安全产品。从理论上看，防火墙位于网络安全的最底层，负责网络间的安全认证与传输，防火墙不仅要完成传统的过滤任务，还要为各种网络应用提供相应的安全服务。当今的防火墙产品正朝着数据安全与用户认证、防止病毒与黑客侵入等方向发展。在电子档案管理系统和外部网络的连接处安装防火墙设备，能够根据会话信息、应用协议、访问用户、被访问者资源等进行访问控制规则设置，保证通过网络边界的会话层得到一定的控制，同时，为了保证整体安全性，防火墙设备自身具备高度的安全性。

另外，在电子档案管理系统和各个地区服务点（Pointof Service，POS）之间，以及存在不同安全等级的系统之间的互联边界处也应采用防火墙和虚拟局域网（Virtual Local Arca Network，VLAN）划分等安全访问控制措施。

二、网络入侵检测防御

网络入侵防御设备（Intrusion Prevention System，IPS）在网络入侵行为进入被保护网络之前通过报警、阻断等措施为电子档案管理系统提供保护，目的是对网络侵入行为进行阻截，同时，在电子档案管理中的某些网段也需要采用网络侵入检测系统（Intrusion Detetection System，IDS），即针对网络侵入进行监测，它可以自动识别种种侵入模式，在对网络数据信息进行分析时与这种模式进行匹配，一旦发现黑客有侵入的企图，就会自动报警，目的是通过对网络侵入者的检测，弥补防火墙等边界安全软件的不足，及时发现网络中违反使命策略的行为和受到黑客攻击的迹象。网络侵入防御设备也对蠕虫木马病毒攻击进行识别，并进行有效的拦截，在电子档案管理系统和Internet、POS（Pointof Service，POS）的边界布置网络侵入防御设备，也能够对进入电子档案管理系统的网络请求进行预警防御，避免病毒或黑客入侵内部网络系统。

在电子档案管理系统数据中心前布置网络侵入防御设备，保证了不论攻击来源于哪里，包括内部网络和外部网络，都能够对信息数据资源进行有效的防御。在电子档案管理系统数据资料中心区域，为了确保对关键业务的访问不造成影响，网络侵入防御设备应使用专业硬件芯片架构，确保具有高度处理能力。此外，网络侵入防范设备还需要对进出被保护区域的大量数据信息进行检测，做到双向防御的目的。

为了简化布置，节约资金，本人建议电子档案管理采用高端口密度的侵入防范设备，同时实现侵入防范和入侵检测的功能，即对关键链路实现了串行接入，也对病毒或黑客的侵入实施防范和阻截，同时采用同一台设备的别处端口对其他网络采用端口镜像方式接入，进行实时入侵检测。

三、网关病毒防御

传统的病毒防御措施大多数都靠计算机终端杀毒软件进行防御，病毒已经感染到终端后才进行查找杀除，是一种亡羊补牢的方法，而且在查找杀除病毒时将会占用大量的系统资源，当今病毒传播主要依赖于Internet网络进行广泛传播，因此我们需要将病毒防御体前移，建立网关病毒防御体系。对出入网络的数据信息进行查找杀毒，阻截来自Internet的文件病毒入侵网络内部，同时阻截来自Internet的黑客对应用服务器群的入侵和破坏；阻截来自Internet的病毒对终端操作系统的侵入；阻截病毒的互相传播，彻底将病毒阻隔在内部网络之外。

四、提高电子档案管理人员的安全意识

在电子档案的安全管理中，威胁最大的不是计算机软硬件方面的漏洞，而是计算机使用人员的安全意识。很多病毒的运行或者非法访问都是人为原因造成的，为此，最好注意以下几点：

第一，绝对禁止使用电子档案管理专用电脑访问外网。网络上潜在着很多的威胁，每时每刻都有网络探测工具在扫描，一旦被网络攻击者锁定，就很有可能被非法访问，轻者数据被非法访问，严重的会造成数据丢失或者修改破坏。

第二，不在电子档案管理专用电脑上随意安装软件。在电子档案管理专用电脑上最好安装正版软件，正版软件都是经过厂商检验的，不含有任何病毒和木马软件，可以防止病毒随着普通应用软件一起被安装，也可以获得良好的技术服务。另外，不要在电脑上安装任何与档案管理工作无关的软件，以免造成系统缓慢或者冲突，降低系统的可靠性。

第三，轻易不要使用U盘移交电子档案。U盘是一种USB接口的移动存储设备，可以被随机读写，是病毒最理想的传播工具。由于U盘经常在各个电脑之间插拔，传染病毒的几率很大，是病毒传播最大的途径之一。在电子档案的移交过程中，应该尽量减少U盘的使用。

第四，对于不清楚的文件，不要轻易打开运行。很多病毒会将自己伪装成普通文件的样子，或者具有诱惑性、欺骗性的文件或者文件夹。档案管理人员应该提高警惕，对于不清楚的文件打开时一定要慎重。

此外，为了保证电子档案管理系统的安全运行，还必须遵照国际、国内的防范标准和规范，通过系统的技术防御措施和非技术防御措施，建立安全保障体系，为电子档案管理系统提供一个安全环境。网络安全是一个系统的、全局的问题，网络上的任何一个漏洞，都会导致全网的安全问题。我们应该用系统工程的观点、方法来分析电子档案管理系统的网络安全及具体措施。一个较好的安全措施往往是多种方法适当综合的应用结果。这些环节在网络中的地位和影响作用，也只有从系统综合整体的角度去看待分析，才能取得有效可行的措施。即计算机网络安全应遵循整体安全性原则，根据规定的安全策略制定出合理的网络安全体系结构，这样才能做到整个系统的安全。

参考文献

1、雷震甲、网络工程师教程[M]、北京：清华大学出版社，2004、

2、王春森、系统设计师[M]、北京：清华大学出版社，2001、

3、何海燕，张晓甦、危机管理概论[M]、首都经济贸易大学出版社，2006、

4、翁诗环，龚建平、公共事件管理预警系统的构建[J]、求索，2007、

不动产档案管理措施篇3

关键词:房地产档案管理风险管理

房地产档案是城市房屋管理部门在房地产权属登记、调查测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记载,是城市房地产权属登记管理工作的真实记录。房地产档案是非常宝贵的资料,这些档案为解决房产纠纷、加快旧城改造步伐、深化住房制度改革发挥了重要的作用。它为解决长期以来城镇房屋产权不明、产籍不清的问题提供了法律依据。房地产档案也在利用过程中彰显了它的作用和地位。

随着社会经济的发展,房地产档案在社会经济活动中发挥着越来越重要的作用,推动了房地产档案管理水平的大幅度提高,同时对房地产档案的管理也提出了更高的要求。然而,房地产档案在管理和使用的过程中,也存在许多被人们忽视的风险,缺乏对房地产档案的风险管理认识和风险管理措施。加强房地产档案的风险管理,可使许多宝贵的档案得到及时、合理的开发、利用和保护,同时满足广大档案用户对档案信息资源的利用需求,对于发挥房地产档案的作用和服务社会具有重要的意义。研究房地产档案的风险和对策,增强档案管理的风险管理意识,对于提高房地产档案的管理水平具有迫切的现实意义。

1 房地产档案存在的风险

1、1 突发风险

房地产档案是非常宝贵的历史资料,房地产档案的抗风险能力比较低。由于受到经济水平的制约和观念的影响,房地产档案的抗风险意识低。虽然在档案管理过程中采取了一些基本的防火、防潮、防虫、防盗等处理措施,但是一旦遇到山洪、泥石流、地震、战争等不可抗力因素时,房地产档案的抗风险能力差的问题就暴露无疑。去年的汶川大地震其巨大的破坏作用,使很多地方被夷为平地,造成了巨大的财产损失和人员伤亡,很多房地产所属物化为乌有,有些房地产档案也毁于一旦,给诸如财产保险的理赔工作带来了很大的难度。

1、2 房地产档案信息化风险

科学技术的进步,给房地产档案的管理带来了新的技术手段,给房地产档案管理的信息化建设和管理提供了可靠的保证。网络、计算机和信息系统是档案管理现代化的基础,同时也是信息安全风险存在的地方。黑客攻击、病毒蔓延、信息窃取、技术落后、制度不健全、管理不规范、措施不到位、治理不及时是产生不安全因素的根源。网络的畅通、系统的稳定、数据的安全,面临着客观侵害行为的风险和主观漏洞的风险。

在信息化的管理过程中,大量数字信息都储存在硬件设备中,设备的安全性会给信息安全和完整性带来威胁。如电脑、硬盘、光盘设备如果保管不当,就有可能发生损坏及老化等现象,从而导致大量数据的损坏,造成损失。存储设备都有一定的保存年限,需要不断的拷贝和更新,更新不及时,也可能造成损失。

信息化的操作要求技术性比较强,一旦操作失误就有可能带来损失,比如设备的损坏、错误的格式化、删除操作、错误运行程序等都有可能破坏电子数据。当电子化的档案信息通过互联网或内联网进行传输的时候,就会遇到传输风险,如网络黑客的入侵和攻击、计算机感染病毒和木马、遭遇非法窃取档案信息等,如果没能很好地防范,就有可能造成严重损失。

1、3 投资风险

为了应对突发的事故,进行异地档案备份,需要投入大量的人力和物力,投资与回报如何达到平衡,投资控制在什么样的幅度值得探讨。同时,信息化管理不同于传统的手工操作管理,它是建立在计算机网络技术基础上的现代化管理,进行信息化建设,特别是初期建设需要投入大量资金用于购置计算机、复印机、打印机、扫描仪等硬件设备,购买应用软件、咨询技术专家、培训员工及日常管理等,都要花费不少资金。为应对突发的事故和信息化建设,大量资金的投入无疑存在投资风险。

1、4 知识产权风险

档案信息化建设的最终目标是实现档案数字信息在网络中达到资源共享,这个共享引发知识产权的风险。同时,由于我国关于网络信息方面的法律、法规、标准、制度并不完善,也使得档案数字信息在充分发挥其凭证作用和参考作用的过程中存在很大风险。如在现实中,科技成果都拥有知识产权,具有专有性,而网络上应受到知识产权保护的信息则是公开的、公用的,而产权人往往要求信息非公开化,这就造成一个矛盾,也给档案部门在公开信息的时候带来知识产权上的风险。

1、5 技术风险

房地产档案部门在引进技术和应用技术两个方面都存在风险。一方面,引进的技术不一定能对房地产档案管理产生积极效果,或者很难完全转化为实际应用的技术。另一方面,由于信息技术比较复杂,在应用技术的过程中会产生风险,许多房地产档案工作人员会因为自身技术水平的限制而操作不当,进而影响房地产档案信息的安全性、完整性和真实性。

1、6 人才风险

档案信息化的建设和实施,需要既懂计算机网络技术又精通业务的复合型人才,因为无论是系统软件的选购、研发,还是信息化的具体实施、维护,都需要这些人才的支撑。国家信息化测评中心的统计结果显示:我国信息化指数为38、46时,我国信息化人才资源指数仅为13、43。信息化人才匾乏是导致档案信息化项目实施失败的主要原因之一,尤其是专业性复合型人才的缺乏,致使房地产档案部门很难真正开展档案信息化建设。如何挖掘和培养信息技术人才,留住复合型人才并充分发挥出他们的潜力,也是房地产档案信息化实施过程中面临的重要风险。

2 房地产档案风险管理对策

2、1 树立房地产档案风险意识

当前,房地产档案的风险问题尚没有得到足够的重视。主要表现在档案部门管理领导和工作人员对房地产档案的风险认识不足,缺乏应对房地产档案的风险管理措施。要应对房地产档案的各类风险,就必须树立正确的风险意识。信息化管理作为一种全新的管理方式,正处在初步实践的阶段,必然会存在各种风险,为此,我们既要有风险意识,积极宣传教育,又要有防范意识,采取有效措施,积极应对。房地产档案管理应对不可抗力风险意识非常差,目前需要大力宣传。

风险意识的淡薄会在很大程度上导致房地产档案管理上的盲目,只顾当前效益,缺乏前瞻性,给房地档案建设带来隐患。当突发的风险出现时,由于对房地产档案管理的风险认识不够,缺乏应对突发风险的管理措施,带来的后果可能是灾难性的,损失将无法挽回。汶川地震表明,房地产档案的破坏,给财产损失的评估和理赔带来很大的困难,加强房地产档案的风险管理,提高房地产档案的抗风险能力已经刻不容缓。

2、2 加强档案风险教育

由于认识的偏见和房地产档案管理岗位对人才的吸引力不够,从事档案管理的人员综合素质相对其他部门而言,存在不小的差距。档案管理人员普遍对房地产档案的风险认识不够。对档案管理人员进行教育培训,提高他们对房地产档案的风险认识,对规避房地产档案风险有良好的效果。教育培训能够提高档案建设参建人员和管理人员对档案风险的认识,确保房地产档案建设的安全开展和顺利进行。

2、3 增强房地产档案的风险评估

风险评估是应对风险的前提。风险评估就是对房地产档案在使用和管理过程中可能出现的风险进行预测,给定某一风险的概率。风险评估就是风险量化,通过比较风险的大小,来决定是否需要采取相应的应对措施。具体的风险的评估可以结合实际情况,聘请相关的评估专家来进行。

2、4 加强房地产档案的风险管理

从政府层面来说,必须充分研究房地产档案存在的风险,做好统筹规划,做好房地产档案的风险防范。国家应该制定相关的法律和政策,对房地产档案的资金风险、知识产权风险和技术风险进行控制。房地产档案管理要求的复合型技术人才,岗位对人才的吸引力不够,档案管理的人才风险也就时刻存在。需要从政策和薪酬等方面给予档案管理优惠。

不同地域,不同的单位房地产档案面临的风险也不一样。避免房地产档案管理的重复投资,保证资金的合理利用,预留风险保证金,制订建设规划,防范资金风险。一定要结合本单位实际情况,根据风险评估结果,采取提前进行规划,避免档案建设重复投资,采用逐步更新、持续改进的技术措施,规避技术风险,引入信息监理方,缓解管理、人才方面的风险等等,灵活运用各类应对策略及时有效降低风险。

2、5 提高房地产档案的抗风险能力

提高房地产档案的抗风险能力,需要不断提高认识。这种抗风险意识需要提高到国家战略层面上来。比如国家对金融和股市风险的控制采取了很多切实可行的方法,也取得了很好的成效。在房地产档案的管理上也可以进行借鉴和创新。比如在股市中,客户交易的资料采取了异地备份的方法以应对不可抗力带来的风险。房地产档案如何实现异地备份呢?随着计算机技术的发展和普及,档案的电子化给档案的备份和异地存储提供了可能。一方面要对库存档案电子化,另一方面新入库档案资料需要进行电子化工作,办理完毕的房地产档案在进行纸质档案归档的同时,要进行电子文件归档,将该电子文件拷贝至耐久性好的载体上,一式三套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保管。

不动产档案管理措施篇4

摘 要 本文分析了企业档案收集工作存在的问题，提出了基层综合档案室档案收集工作的有效措施，阐述了个人对此的几点看法与认识。

关键词 企业 基层综合档案室 档案收集

档案收集这项课题的研究，将会更好地提升对档案收集工作的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步提高基层综合档案室的档案管理的水平，提高企业档案的有效利用。

一、概述

随着市场竞争的日益激烈，企业间的竞争程度逐渐加剧，需要不断地提升核心竞争力，以在市场中获取更大的市场份额。在企业日常生产经营的过程中，需要汲取大量的档案信息，以高效的档案工作来推动企业的发展。档案管理工作是企业的基础性工作，为企业的发展提供了重要的信息，能极大提高企业的生产效益。在档案整理工作中，档案收集是做好档案工作的基础前提，是档案信息内容是否丰富的决定条件，是保证信息资源的重要途径。所以应该积极加强档案的收集工作，为企业的生产经营打好基础。

二、新时期企业档案收集工作存在的问题

（一）领导重视不够，档案管理的规章制度不够完善

近几年，由于市场经的快速发展，有些单位的领导对企业档案工作的认识不足，如：有的单位在经营承包工作中，没有规范的合同文本、记录和凭证等，有的单位在某些经营管理活动中，没有形成正规的原始记录等，有的单位档案管理的规章制度不够完善，虽然建立了相应的档案管理制度，但并不健全。有些单位归档范围不清，不知道哪些材料该归档、哪些材料是不在归档范围之列的，造成该归档的却没有收集、不在归档范围内的反而收集齐全的不合理现象。

（二）企业档案人员变动给档案收集工作造成困难

由于企业合并、撤消、重组等机构调整，还有一部分档案人员因跳槽等原因致使单位的专兼职档案员也经常进行更换和变动，致使企业档案人员队伍不稳定，从而影响到企业档案的收集工作，有的专兼职档案人员工作变动时，因种种原因未办理文件材料的移交手续，只图一己之便，把有重要保存价值的文件材料看作是个人私有财产，不去移交归档，造成文件材料的遗失，从而影响到企业相关工作的开展。

（三）档案材料的收集不能做到齐全和完整

主要体现在：一是档案结构不合理。室藏案卷中大多数是上级来文，而涉及一些企业生产、科研和管理等重要的成果文件、报告、经济合同等方面的材料，却往往没有归档或归档得不够齐全、完整；二是没有围绕新时期企业工作的重点开展收集工作，如：对企业的科研项目、重点工程项目和新产品研制、生产、销售等方面形成的档案收集得较少；三是在新时期企业工作中形成的电子档案、照片、音像等特殊载体档案的收集不够及时、不够齐全和完整，且收集的质量也参差不齐。

三、企业基层综合档案室档案收集工作的有效措施

（一）加强“两法”学习，开展档案宣传工作

企业档案工作者应加强学习《档案法》和《企业档案管理办法》。在企业领导的支持和带领下，大力开展档案宣传教育工作，如举办《企业档案管理办法》的专家讲座、知识竞赛，经常开展档案立卷归档检查和评比工作等，结合企业的实际情况，将档案工作服务于各个部门、各项工作中，从而有效发挥档案存在的价值，让企业员工了解档案收集与管理工作的重要性必要性，努力提高归档意识。

（二）建立档案工作保障机制，确保档案事业健康发展

建立档案工作保障机制，应健全档案工作管理制度，遵循“依法治档”的管理办法，真正落实《企业档案管理办法》中提出的“把档案收集和立卷归档工作纳入企业的各个部门职责范围、把档案工作纳入企业整体的发展规划、企业在检查、总结及验收各项工作中，对档案工作也要进行检查、总结和验收。”同时，应强化行政制约措施并将档案工作纳入年终考核范围。

（三）提高档案管理人员素质，加强档案工作的监督指导

加强企业档案的监督指导能有效的保证档案收集的完整性和全面性。档案工作人员只有通过熟悉国家和企业关于档案收集工作的办法、原则、政策以及任务，及时更新知识，不断提高自身素质、业务能力及服务水平，才能更好的监督指导企业档案工作。同时还应充分掌握和了解对各个部门、各个阶段档案工作所存中的问题及情况，熟悉各种档案资料的作用及价值并主动下基层耐心细致地帮助各部门档案兼职人员提高业务水平。只有这样，才能促使档案更好地服务于企业的各项工作中。

（四）改变工作方法，加强沟通交流，提高档案收集质量

要改变企业普遍存在的档案工作管理不力的局面，企业领导必须高度重视，档案人员也应当改变传统观念，认为企业档案部门是弱势部门，坐冷板凳，应该积极想办法，经常与部门领导沟通、汇报并将企业档案利用所产生的效益及时反馈给相关领导，让他们充分认识到档案工作的重要性和必要性，从而取得领导的支持和帮助。在此基础上应健全高效的档案管理网络组织并正常行使职能，同时一定要将档案管理制度真正落到实处。若企业管理制度形同虚设措施不能到位，档案的管理工作也无法跟上，也就很难收集到掌握在员工个人手中的重要档案资料。尤其在遇到岗位调动、人员分流等情况下，一些重要资料往往被带走或直接丢弃，企业将面临重大的损失。

四、结语

综上所述，加强对企业基层综合档案室档案收集问题的研究分析，对于其良好实践效果的取得有着十分重要的意义，因此在今后的档案收集过程中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施措施与方法的科学性。

不动产档案管理措施篇5

【关键词】文书档案；医院工作；作用；措施

医院在日常运行过程中，会产生各类资料和信息，如患者信息、科研资料、医疗设备采购记录等。因此，医院有关部门必须在日常工作中加强对档案的管理才能保证医院各项工作有序进行，才能更好地为患者提供医疗服务。在医院运行过程中，文书档案管理始终是医院档案管理的重点工作之一，面对新的社会经济环境，相关工作人员必须意识到文书档案在医院工作中的重要性，并有针对性地采取有效措施提升文书档案的管理力度，才能促进医院的长期发展。

一、文书档案在医院工作中的作用

（一）有利于促进医院的长期发展。文书档案是医院的重要历史凭证，同其它领域相比，医院在运行过程中产生的文书档案具有自身的特点。近年来，在我国市场经济竞争越来越激烈的情况下，积极加强文书档案管理，对于提升医院运行效率和竞争力具有重要意义。例如，我国某医院在申请医院等级评审过程中，健全的文书档案及科研等资料为该医院顺利通过等级医院评审奠定了良好的基础。由此可见，医院在日常运行过程中，加大对文书档案管理力度，对于提升医院竞争力具有重要意义，也是促使医院实现长期可持续发展的关键。

（二）有利于提升领导决策科学性。现阶段，我国部分医院在进行文书档案管理过程中存在很多不足，管理上的松散，导致很多资料无法有效地进行集中，甚至将其它类别的档案和文书档案混合存放，这不仅给归档工作带来不便，如果不按照门类对档案进行管理，更不利于今后查阅和利用档案。信息是领导科学决策的必要条件，档案信息是决策信息的重要来源，医院文书档案是在医院行政管理事务活动中产生的，具有凭证和参考作用，充分应用这些有价值的信息，可以给领导的决策提供有利的依据和参考。

二、加强医院文书档案管理的措施

（一）促进档案流程化。新时期，医院在积极加强文书档案管理工作的过程中，应采用流程化的方式，对档案进行更加清晰、高效地管理。档案部门要结合医院实际情况制定系统的档案管理流程，明确归档及不归档文件材料的范围，并制定详细的文件材料归档范围及保管期限表，将其作为参照标准，为归档相关资料提供参考依据，同时要加强与相关部门之间的信息交流，确保文件材料收集的齐全完整。另一方面，通过使用办公自动化OA系统可以对文件的生成、流转、归档、检索等进行一体化管理，有利于提高办文、办事效率，方便档案的调阅和利用。

（二）优化文书档案管理。在信息技术日新月异发展的背景下，医院建设过程中要想提升自身竞争实力，必须加强对信息技术的应用，因此，提升文书档案管理效率和质量的过程中，也应当充分应用信息技术。首先，提升相关工作人员的计算机操作能力，运用计算机等电子设备对档案进行分类保存和信息检索等，提高工作效率；同时还应当对归档的范围进行细化，并促使文书档案部门积极加强同医院其它部门之间的联系，充分调动多方资源，提升存档工作的统一性和标准性。相关工作人员应将自身的工作内容具体化，将不同种类的文件和资料进行明确的区分，在区分过程中，应从资料内容、形式、种类等多个角度进行考察，根据以上分析，可以明确判断出不同资料在应用过程中的保存年限，并以年限为基础进行文书档案等级的划分，将到期的资料进行销毁。再次，对文书档案管理的工作进行全面优化。采购相应的配套设施，聘用专业的人才开展此项工作，提升文书档案管理的科学性和效率。

三、结论

综上所述，我国医疗体系自产生之日起发展至今，文书档案的管理工作逐渐得到了完善。新时期，面对越来越激烈的市场竞争环境，医院相关部门在发展过程中，应及时加强医院文书档案管理的措施研究，将文书档案的优势进行最大程度的发挥，从而促使医院实现长期可持续发展。

【参考文献】

[1]徐娜、 关于医院文书档案管理工作的相关思考[J]、 办公室业务，2015（05）：73、

不动产档案管理措施篇6

根据《**县卫生健康委员会关于开展基本公共卫生服务项目存在问题自查整改活动的通知》（杞卫字2020、168号）文件要求，我院结合公卫各科室人员对医院公卫各科室及村卫生室最近一周（8月28日-9月3日）的工作实际，现将自查中存在问题、整改措施及整改时限汇报如下：

一、居民健康档案存在问题和整改措施

1、存在问题：建档率虚高、接诊记录录入偏少、电子档案存在空项、漏项和部分档案填写不符合逻辑。

2、整改措施：

建档率虚高：我院公卫办将各村室的项目人数和应建档人数发给各村室负责人，然后医院公卫各科室人员对全镇32各村室逐一检查村室的建档率，发现建档率虚高的村室要求务必在10天内把长期在外务工人员超过半年以上的人员全部迁出同时将已经外嫁人员全部迁出，将建档人数减少到项目人数。

‚接诊记录录入电子档案偏少、电子档案空项、漏项及部分不符合逻辑现象：要求各村室按照城乡医保报补记录人数和日期录入电子档案接诊记录；对于空项、漏项部分档案不符合逻辑现象督促各村室务必更新电子档案和纸质档案，公卫办安排专人每天对电子档案进行检查，对于拒不录入接诊记录和对电子档案和纸质档案未更新的村室纳入绩效考核并给于通报批评。

整改完成情况：最近一周院公卫办督促相关工作落后的村室进行了档案更新和修改，录入电子接诊记录。档案动态使用率由之前有所提高。电子健康档案建档率稳步下降。电子健康档案完整率较前期有所提高。

④整改时限：2020年9月12日。

二、健康教育存在问题和整改措施

1、存在问题：播放记录不够、播放影像资料照片不清晰，健康知识讲座记录存在手写现象、资料不齐。

2、整改措施：我院统一为各村室配备U盘并将影像播放内容拷贝，要求各村室务必播放够次数、时间，同时留好清晰的播放时的照片，并要求各村室健康知识讲座不能手写，医院健康教育管理人员教会各村室健康教育管理员。

3、整改时限：已整改完毕。

三、老年人管理存在问题和整改措施

1、存在问题:老年人管理人数不够，体检人数偏少、健康评价存在错误；部分村室老年人中医药管理处方填写不规范。

2、整改措施：目前我镇老年人管理人数为5592人，距目标任务数还差47人，目前正在整改中；要求各村室务必将体检已完成未录入电子档案的老年人在10天完成，同时将老年人中医药管理资料整理完毕并归档。

3、整改完成情况：大部分村室已完成整改，存在部分村室正在完善。

4、整改时限：2020年9月12日。

四、慢性病管理存在问题和整改措施

1、存在问题：体检表未归档、电子档案或纸质档案填写存在空项、随访记录填写不符合逻辑，慢性病高危筛查登记本填写不规范。

2、整改措施：我院要求各村室负责人增强责任感，填写资料是要细心，纸质档案和电子档案必须保持一致，各村室务必在2周内将电子档案按照纸质档案进行更新一遍，同时要求医院公卫各科室加强对电子档案管理，经常化、不定时进行督导检查，发现问题，立即给村室人员打电话要求整改，并给予整改期限，对于达到整改期限仍不整改的村室和问题，各科室管理人员记录在册并报主管领导知晓后，并在公卫月例会时由院长现场交办，同时纳入绩效考核计入成绩。

3、整改完成情况：通过督导和现场交办等措施，目前大部分村室都有很大的改善和及时修改错误档案，确保如期完成工作任务。

4、整改时限：2020年9月12日。

五、0-6岁儿童及孕产妇管理存在问题和整改措施

1、存在问题：0--6岁儿童及孕产妇管理出现登记本填写不规范，管理率（规范管理率、访视率）偏低，体检率偏低、早孕建册率低；初次产检检查不完善。

2、整改措施：我院要求各村室按照《国家基本公共卫生服务规范（第三版）》培训内容规范填写各项表册，并要求各村室负责人督促本村孕妇和0--6岁儿童来医院参加体检；同时我院儿保门诊和预防接种门诊相结合，实行先体检在接种的方式，有效提高儿童的体检率和孕产妇的管理率早孕建册率，并及时建立儿童、妇女人群的电子化健康档案和完善相关记录。

3、整改完成情况：通过月例会现场交办措施，目前妇保和0-6岁儿童管理存在的问题改善进度很快，对存在问题较大的村室给予重点跟踪督导。

4、整改时限：2020年9月12日

六、传染病及突发公共卫生事件管理和结核病管理

1、存在问题：

①传染病管理登记本填写不规范、存在门诊登记本和传染病登记本内容填写不一致。信息报告卡片填写不完善。

②结核病转诊率低，未按要求次数开展随访。第一次入户随访不及时。

2、整改措施：加强传染病培训工作，督导村医规范填写登记本。

3、整改完成情况：正在进行督导各村进行规范管理。

4、整改时限：2020年9月12日前。

七、严重精神障碍患者管理

1、存在问题：体检率低，随访表存在空项和错项，家属健康教育开展次数不够。

2、整改措施：对于无法接受健康体检的严重精神障碍患者，务必有家属拒绝体检的签字，对于可以参加体检的人员要求村室负责人及时通知家属陪同体检；同时要求各村室务必按照《国家基本公共卫生服务规范（第三版）》培训内容规范填写体检表和随访表不得空项缺项和开展家属健康教育，医院严重精神障碍管理人员定期、不定期督导检查。

3、整改完成情况：目前各村室已基本整改完毕。

不动产档案管理措施篇7

[关键词]档案;信息安全;问题;管理措施

档案信息数字化已成为必然发展趋势，在此种情况下，人们的档案信息的安全越发关注。特别是在当前信息技术在档案中广泛应用，档案管理不仅思想和理念发生了较大的变化，而且档案管理段和信息载体也处于不断变化中，在这种情况下，档案信息的保护难度不断加大，而档案信息安全问题也不断突显出来。对档案信息安全带来的影响因素较多，需要采取切实可行的措施加以管理，确保档案信息的安全性。

一、档案信息安全存在的问题

（一）计算机网络设施带来的不安全因素

随着计算机技术的发展和普及，档案管理和利用工作都由计算机来完成，而且网络技术也在档案管理工作中进行应用，采用局域网和互联网并用的方式，尽管不同系统之间网络系统处于相对隔离的状态，而且也设有必要的防护措施，但这样也无法保证档案信息的百分之百安全性，由计算机和网络设施所给档案信息带来的不安全隐患时刻存在。

（二）引用国外技术和产品引发的安全隐患

目前我国大多数档案信息系统所采用的软件、硬件、操作系统、应用系统都都为国外产品，我国信息管理和技术改造的水平还处到较低的水平，这些引用国外的产品和技术势必会存在一定的安全风险和安全隐患。

（三）安全技术不完善造成的安全漏洞

虽然近年来我国计算机安全技术取得了较好的成效，无论是在病毒防治、防火墙、黑客入侵检测及网络安全扫描等多个方面都广泛的在网络信息安全上进行应用，但这些产品由于技术上还存在着不完善的地方，在安全技术的规范性和实用性方面还存在着一些不足之处，在维护档案信息安全上还存在着一定的安全漏洞。

二、档案信息安全管理措施

（一）制定数字化档案信息安全策略

在当前档案信息数字化情况下，可以通过制定数字化档案信息安全策略来对信息安全进行防范，使信息安全能够得到有效的保障。其通过对数字化档案信息安全风险进行正确评估和分析，对数字化档案信息安全需求进行充分了解，从而制定科学有效的信息安全保障规划，使信息安全的组织和管理能够得以加强，有效的提升信息安全保障能力。同时作为数字化档案管理部门，需要通过建立数字化信息安全预期机制和快速应对机制，来对可能发生的信息安全进行预测，做好各种应急准备，在突出事件发生时能够充分协调和果断进行处理，尽可能的降低由于安全事件发生而导致的损失。

（二）数字化档案信息的安全防范

在当前数字化档案信息服务安全控制措施上，普遍采用访问控制来确保数字化档案信息免被非法利用非法访问，同时可以通过多种途径来确保访问控制能够得以实现。

（1）信息登录访问控制。信息登录访问控制可分为三个步骤：用户名的识别与验证、用户口令的识别与验证、用户帐号的缺省限制检查。三道关卡中只要任何一关未过，该用户便不能进入信息服务区域。

（2）用户权限控制

用户权限控制是针对非法操作所提出的一种安全保护措施。用户和用户组被赋予一定的权限，网络控制用户和用户组可以访问哪些目录、子目录、文件和其他资源，可以指定用户对这些文件、目录、设备能够执行哪些操作。

（3）信息分类与安全控制

当用文件、目录和网络设备时，网络系统管理员应给文件、目录等指定访问属性。属性安全控制可以将给定的属性与文件、目录和网络设备联系起来。属性安全在权限安全的基础上提供更进一步的安全保障，网络上的资源都应预先标出一组安全属性，用户对网络资源的访问权限对应一张访问控制表，用以表明用户对网络资源的访问能力。

（三）数字化档案传输安全控制

（1）网络监测和锁定控制

网络管理员应对网络实施监控，服务器应记录用户对网络资源的访问。对非法的网络访问，服务器给以图形或文字或声音等形式报警，以引起网络管理员的注意。网络服务器应会自动记录企图尝试进入网络函数次数，非法访问的次数达到设定数值将被自动锁定。

（2）网络端口和节点的安全控制

网络环境中信息服务器的端口往往使用自动回呼设备，静默调制解调器加以保护，并以加密的形式来识别节点的身份。自动回呼设备用于防止假冒合法用户，静默调制解调器用以防范黑客的自动拨号程序对计算机进行攻击。网络可以对服务器端口和用户端采取控制。

（3）信息加密控制

信息加密方法有很多，加密的强度基本上由加密使用的密钥长度来决定。信息加密过程是由形形的加密算法来具体实施的，它以很小的代价提供有效的安全保护。

（四）数字化档案管理人员的信息安全控制

在档案信息安全管理工作中，数字化档案管理人员不仅是档案信息安全的守护者，同时也是档案信息安全问题制造者。数字化档案信息的安全直接与管理人员的安全意识和素质息息相关，由于档案管理人员组织和防范上的不当而导致不安全因素发生较为常见，所以对于数字化档案管理人员需要强化信息安全教育，针对管理人员和技术人员进行安全和保密技术的培训，使其在日常工作中能够更好的进行防范。

三、结束语

数字化档案信息的安全管理是一项系统工程，在对安全进行防范过程中需要从系统工程的角度出发来对信息安全管理范围和策略进行确定，通过对可能产生的风险进行分析来采取适宜的信息控制措施，建立完善的信息安全管理体系，确保数字化档案信息的安全性能够得到有效的保障。

参考文献：

[1]项文新、档案信息安全保障体系框架研究[J]、档案学研究，2010-04-28、

不动产档案管理措施篇8

[关键词]声像档案；国有企业；问题；措施

[中图分类号]F274 [文献标识码]A [文章编号]1005-6432（2013）26-0074-02

随着社会的发展，企业市场竞争日趋激烈，科技在现代大型国有企业中的管理应用越来越多，档案作为原始材料的记录、归档、保存，随着日处理信息量的与日俱增，产生了大量以照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为新型载体并辅以文字说明对历史进行记录的声像档案。这些声像档案是本单位发展历程中重要事件的记录与反映，具有很强的保存和参考利用价值。因此，声像档案管理是当代企业管理的重要组成部分，对企业的成长、发展有重要的影响。

1 国有企业声像档案管理存在的问题

1、1 声像设备与企业规模不符

在一些大型国有企业中，虽然企业规模很大，但不同程度的出现从事声像档案管理的设备缺乏、陈旧老化、性能不匹配、质量不过关、利用不合理等显现。造成很多声像资料现场无法记录或是有设备而无法正常工作，失去许多宝贵资料保存的机会。有的虽然当场保存下来，等到进行声像归档的时候，发现质量出现重大问题，无法有效存档。有的设备则因为质量不达标，声像保存不合理，保存期期间，发生质量变化，使得内容没到更换设备，进行二次存档的时候，设备就报废了。还有一些企业，超越现实，为了凸显企业的实力，或是为了金钱利益，购买了许多先进的设备，放在家里当展览品或是充当企业的固定自产，而在企业的声像档案管理过程中却没有发挥真实作用。所以当前国有企业中声像档案产生部门声像设备质量参差不齐。

1、2 声像设备与工作人员素质不搭配

就目前的情况来看，多数企业的档案管理工作没有专业的队伍建设，声像档案管理的人员更是稀缺。这种稀缺大多走向两个极端。第一种情况是，声像档案管理队伍建设人员庞大，但是真正懂声像处理的人很少，许多都是企业领导们安插的与企业或是领导层有利益关系的人或是某个部门领导相关亲戚朋友的人，综合素质不高，所以，虽然有很多企业，档案管理的人员很多，但是面对企业中许多设备却不能有效的利用。有的设备使用人员连电子声像产品的基本知识都不具备，不明确手中的设备如何使用，更别说灵活运用，发挥产品的最佳性能了。每当有任务的时候，无法让设备发挥处于最佳工作状态，造成一些重要活动没能及时摄录，档案没能完整保存下来，给以后声像档案的产生及归档留下了隐患。第二种情况是，企业的上层领导档案管理意识淡薄，企业就没有档案管理这一岗位，让办公室或是其他部门的人员兼职档案管理，这就更别提企业关于声像档案管理的情况了。更谈不上专业人才队伍建设。作为一个兼职人员，如何能具备高素质的声像档案管理知识呢。第三种情况是，企业人也有，设备也有，但是设备老化，跟不上更新，企业领导不愿意把钱花费在企业档案管理上，导致企业的声像管理工作一直落后于时代的发展。

1、3 管理制度不健全，没有集中统一管理

根据对一些大型国有企业的调查和部分员工们的反馈，多数企业针对档案管理没有制定成型的文件，声像档案管理较为混乱，在声像资料管理方面更是没有统一的声像档案管理制度和标准以及归档要求，缺少必要的管理；有的企业虽然建立了一定的管理制度，因缺乏有效的保障措施，很难落到实处，导致声像档案难以及时完整的归档；有的科室工作人员不去收取，从来不知道主动送达档案室；有的科室好则一年一次移交档案室，且移交内容不够全面。部分企业由于没有健全的管理制度，企业对管理人员的素质、保管条件等都没有具体的说明和要求，导致工作人员工作怠慢，档案库房的保管环境无人过问，许多声像档案资料因为归档不及时或是管理不严格部分珍贵声像档案流落民间，收集归档困难；部分因为保存环境恶化，无人过问，造成设备质量改变，声像内容质量被破坏，缩短其保管寿命，有的甚至内容损坏丢失，无法挽回。

1、4 工作人员声像档案管理意识滞后

在国有企业里，受公有财产和私有财产观念和思维的影响，有的企业集体没有声像档案管理的观念，许多东西该归档不归档，导致一些企业珍贵声像档案流落民间，收集归档困难。部分档案虽然已收集，但因为重视程度不高，工作不认真或是保护不到位，档案人物、事件很难加以考究或根本无法考究；有的企业虽然领导重视，但从事档案管理人员的管理意识严重滞后于现代企业发展的管理需求，缺乏全局观念，更没有保密意识，根本就没有主动去收集、收藏档案的意识。非档案管理部门的人，许多工作人员为了自己的工作需要，将部分声像档案长期在个人或科室内部保存，不移交档案室或档案馆统一保存，随着人员变动和机构调整，造成声像档案的失控或流失，致使单位档案不齐全不完整，严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。有的企业因为工作人员知识欠缺，许多人对档案的范畴模糊不清，有人以为只有上级来文、红头文件才是档案，而对于在日常公务活动中的内容、声像内容等不是档案收集的范围之内。严重影响了声像档案的长久保护和开发利用。

2 国有企业加强声像档案管理工作的措施

2、1 增强意识，提高重视

声像档案管理工作，不是某一个人或是某一个部门的事情，而是企业全体员工，从上到下所有人的共同事情，只有所有人都提高了声像档案对企业发展重要性的认识，才能在全厂有效地维护好声像档案管理工作。第一，领导层必须认识到声像档案的归档对企业稳定成长和延续发展的重要性，并在员工中普及这种意识，重视档案管理部门的重要性，吸纳专业人员，配备有效的声像设备，定期培训，加强声像档案管理队伍建设。在企业内部制定有效的文件，约束全体员工遵守声像档案管理的各项条例；第二，作为档案管理人员来讲，要认识到自身部门的工作，对企业未来发展产生的作用和影响，提高工作热情，主动做好各种声像资料的收藏、归档；第三，全体工作人员要增强档案管理重要性认识，自觉遵守规定，主动配合档案部门的工作，在各个活动中，收集、记录声像档案资料，及时送到档案室存档。

2、2 保持声像档案管理工作与企业发展同步进行

声像档案管理只有与企业同步协调发展，才能发挥声像档案的价值。设备要与时代主流相吻合，要与工作人员的水平相适应，要充分发挥声像档案管理工作者的价值，要把设备、人员与企业的日常公共活动有效的搭配在一起，要使资料处理、收集、保管的人紧密配合。声像档案管理是为企业发展的服务性保障工作，企业的领导不能漠视不管或是让声像档案管理部门消极成长，也不要以公谋私，企业需要配备什么性质的设备、人员，就建设什么样的部门，要随着企业市场化发展的需求变化而变化。也不能没有设备等着获取第二手资料，这不利于企业信息存档。另外也并不需要摆阔，非要用进口的。只要企业的档案管理部门和领导们客观地保持声像档案管理工作与企业的整体发展同步进行，就能使与企业相关的资料得到有效的保存，对企业的发展历史轨迹有一个很好的记录。

2、3 制定办法，狠抓制度落实，加强管理

要改变声像档案管理混乱的现状，提高大家的重视，防止资料丢失或是归档不及时，必须制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作。第一建立相应的管理制度，强化规范管理，对与企业相关的各类声像材料，从收集、归档到移交档案室统一管理，从借阅到归还或是信息查询等必须制定一套严格的管理制度，使每一份声像档案按分类有序存放，防止分散流失或是设备破坏，杜绝相关东西归为己有。对公司制定的制度，要制定有效的配套措施进行惩罚，狠抓落实，让有关法规和制度落到实处，确保声像档案归档质量。第二加强监督，相互促进，不同国有企业，有一定的差异性，每个企业可以根据企业的特点建立相应的监督体制，让每一个人都不能怠慢，让每一个人都有约束，没有特权就没有个人空间。

2、4 强化保护措施，建设安全的保护环境

声像档案一般都是保存企业发展成长过程中不同时间段的人物和事迹，保存时间比较长，经历的自然或是人为的环境比较复杂。要长时间完好无损地保证质量，必须具备恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等良好的保存环境。受企业自身的能力和条件的约束，目前国有企业中声像档案保存条件能达到上述要求的几乎没有，今后相当长的一段时间内也很难达到。结合实际，采取有效措施，力求妥善保管是当务之急。当前声像档案可采取独立成卷，使用声像柜或密闭铁柜单独存放；并格控制库房温湿度，远离光线、磁场等；录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施，尽量延长声像档案的寿命。

2、5 加强措施，疏通渠道，完善声像档案

档案是一个企业成长轨迹的生动记录，声像档案更是给人一种直观的现场景象，声像档案的记录的完善性是每一个档案管理人员的心愿。企业档案人员应详细了解本企业的发展历史，认真整理存档资料，并采取积极措施对企业发展过程中丢失的声像资料进行寻找、收集，通过宣传，号召民间捐赠、义务收集、争取企业资金支持有偿收集等多种渠道和方式来收集珍贵声像档案资料及相关的人物、事件说明材料，完善声像档案因各种原因造成的损失。

3 结 论