档案综合管理办法(精选8篇)

档案综合管理办法篇1

评《指标体系》有8个一级标、22个二级指标和47个评价要素。8项一级指标分别是：培养目标与培养方案、项目管理、培养条件、师资队伍、教学组织、培养质量、社会效益、办学特色[1]。这些指标涉及的二级指标以及自评要点材料分别可直接或间接从相应的按照《分类法》形成的学校档案中获得[2]。

1、1培养目标与培养方案

该指标下设2个二级指标。1、1、1培养目标。该指标可分别从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、外事类档案中的WS14国际合作与会议材料中的中外合作办学项目（以下简称项目）批准书、教学类JX12学科与实验室建设中的中外合作办学培养方案、教学类JX13招生中的招生简章中获得支撑材料。用以证明培养目标能够体现中外合作办学特点，培养目标明确、合理、可行，并且与获得《项目批准书》时的承诺、与项目的招生简章中的承诺相符，从而表明培养目标明确。1、1、2培养方案。用《分类法》教学类JX12学科与实验室建设中的中外合作办学培养方案中获得支撑材料，以证明项目的培养方案符合培养目标要求，并且科学、合理、可行，培养方案体现了通过中外合作办学真正引进了优质教育资源的情况。

1、2项目管理

指标下设5个二级指标。1、2、1管理机构。从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、外事类WS11综合中的有关与项目合作协议、成立的管理机构、来往信件、会议纪要，受主管部门监督、管理及向主管部门工作汇报情况等材料中获得支撑。它可证明项目管理机构的建立，起到了领导和监督作用，为学生提供了良好的服务以及信息公开等履职情况。1、2、2资金管理。在《分类法》行政类档案中的XZ11综合、财会类CK11综合的档案材料中找出项目财务管理制度、年度审计制度、收支情况统计等材料中，找到能够体现项目的收费标准及收费办法符合国家相关政策法规，是按照非营利性原则执行，所收取的费用主要用于项目教育教学活动和改善办学条件的文件资料。1、2、3招生和学籍管理。用《分类法》教学类JX13招生、JX14学籍管理中的档案材料说明项目是否依法制定了招生录取管理办法，招生录取工作是否严谨规范，是否有比较完整的原始档案材料，招生简章和招生广告是否实事求是，是否依法建立了学籍管理制度，以及学籍管理工作执行情况。1、2、4教学质量监督。从《分类法》教学类JX11综合中的教学评估档案材料找出支撑项目依法建立教学质量监督机制和保证教育质量持续改进的反馈机制、激励机制，及监督机制的执行情况的材料。1、2、5文凭证书管理。用《分类法》教学类JX14学籍管理、JX17毕业生中的材料说明项目在文凭证书管理方面的制度是符合法规要求的，颁发文凭证书的管理办法是规范的，所颁发的文凭证书是与项目审批以及招生简章和招生广告宣传中的承诺相的。

1、3培养条件

指标下设2个二级指标。1、3、1政策环境。以《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合中的档案材料为支撑，说明中方教育机构建立了项目正常运行的保障机制和可持续发展的政策环境。1、3、2教学设施。涉及校舍基础设施、实验室的材料从《分类法》基本建设类档案中JJ11综合、行政类档案XZ15总务房屋的分配里获得，实习基地调阅行政类档案XZ11综合中有关校企合作办学的合同文本，图书馆资料从行政类XZ16档案、图书、文博中获得，多媒体教学设施、案例教学条件、计算机及网络等方面情况分别从教学类JX12学科与实验室建设、财会类档案CK12会计报表和CK14会计凭证中获得，以说明项目教学设施情况及利用教学设施情况。

1、4师资队伍

指标下设3个二级指标。1、4、1师资评聘。用《分类法》行政类档案中的XZ12人事、外事类WS11综合、WS14国际合作与会议的档案材料，以支撑项目建立了符合法规要求的中外双方师资评聘标准和评聘制度及执行情况。例如所聘任的外籍教师应具有学士学位和职业证书，具有一定教育教学经验等基本要求等。1、4、2师资状况。把《分类法》行政类档案中的XZ12人事中的项目教师包括外籍教师的档案材料进行统计，体现项目整体人员资质、学历和职称结构、教学经验、实践经验，同时统计外籍教师的比例来说明中外双方师资队伍与中外合作办学的要求的符合度。1、4、3师资培训。从《分类法》行政类档案中的XZ12人事的档案中，查找项目教师培训制度，对培训情况并进行统计，以说明项目制定的师资培训计划及相应的保障实施措施和执行情况。

1、5教学组织

指标下设4个二级指标。1、5、1教学计划。从《分类法》教学类JX12学科与实验室建设、JX15课堂教学与教学实践中获得教学计划、课表、开设的讲座等资料中，统计出开设必要的国情课程、专题讲座、专题报告及实践活动、引进外方课程情况等情况。1、5、2教学大纲及教材。从《分类法》教学类JX12学科与实验室建设、JX18教材中获得教学大纲、教材等档案资料中，查找出项目的教材引进和选用制度，说明课程教学大纲编写是否规范、科学、合理，教材选用的整体水平和使用效果等情况。1、5、3教学方式。把《分类法》教学类JX15课堂教学与教学实践中的多媒体教学、案例教学等教学方式以及课程教学语言情况材料统计出来，印证项目的教学方式是否适应学科专业的特点。1、5、4教学文件及教学档案。该指标几乎涉及《分类法》教学类档案中科的各项二级类目的教学档案文件，如培养方案、教学计划、教学日历、课程教学大纲及相关管理制度文件等，还有学生学籍材料、成绩登记表、课程考核的原始材料等。评估要求自评报告写出教学文件及教学档案完整性、齐备性、规范性情况，这也是对教学档案工作情况的检查。

1、6培养质量

指标下设3个二级指标。1、6、1毕业成果质量鉴定。检索出《分类法》教学类JX17毕业生材料中的中外合作办学毕业生毕业成果（学位论文、毕业设计、报告等成果）资料，并对照标准说明其是否与所获得的文凭证书水准相符，毕业成果是否规范，成果质量是否高。1、6、2学生满意度。对《分类法》》教学类17毕业生中的毕业生信息反馈材料如学生对项目办学的信息公开度、培养认可度、质量满意度等情况进行整理统计，就可获得相应的支撑材料。1、6、3社会评价。从《分类法》教学类17毕业生中的毕业学生就业率、毕业生信息反馈材料中部分获得支撑。

1、7社会效益

指标下设2个二级指标。1、7、1办学单位内部效益。搜寻《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、科学研究KY11综合、财会类CK11综合中的材料，说明项目所引进的优质教育资源是否对学校的教学实践、学科建设、科学研究等产生了良好的影响及辐射作用。1、7、2办学单位外部效益。从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合、外事类WS11综合材料中获得材料，检查项目所引进的优质教育资源是否与国家和地区的科技、经济、教育发展结合紧密，以及所产生的作用是否明显。

1、8办学特色

从《分类法》行政类档案中的XZ11综合、教学类JX11综合中有选择性地获得材料，体现项目在教学组织、课程体系、教学方式、教学内容、教学管理等方面的特色以及项目在办学模式、管理模式、人才培养模式以及国际合作等方面的特色。

2高校中外合作办学评估引发的加强档案资源建设的思考

档案综合管理办法篇2

切实抓紧档案馆库建设。改造市档案馆原库房，新建和改(扩)建一批区县和专业档案馆，全市各级各类档案馆库总面积达到10万平方米。积极抓好各级档案馆爱国主义教育基地建设，大力提升档案馆公共服务功能。

加快推进档案信息化基础设施建设，科学整合信息资源。建设电子文件归档和电子档案接收示范应用工程项目。打造一流水平的档案信息服务平台，建设全市档案目录、全文、多媒体档案基础数据库，全市档案目录数据库总量达到1500万条，全文数据库总量达到500万页，多媒体数据库总量达到500G(照片2万张、声像1千小时、音像5百小时)，实现档案信息资源社会共享。

全面加强档案资源建设。加大境内外珍贵档案的征集工作力度，做好重点档案抢救保护工作，完善接收工作标准，丰富馆藏，优化结构，全市档案总量达到900万卷。

加强推进档案信息资源的开发开放。围绕全市工作重点和百姓关注的热点，深入挖掘档案资源，大力开发有价值、高品位、多元化的档案文化产品，为领导资政和社会服务。重点完成《天津滨海新区发展历程回顾》、《国家清史图录》、《中国二十世纪图鉴》等书目的编纂工作。

加强机关、企事业单位档案业务基础建设。继续深化社区和农业农村档案工作，为建设社会主义新农村搞好档案服务。围绕滨海新区城市建设、重点产业和工业园区建设，切实抓好档案工作的跟踪服务，为加快滨海新区的开发开放服务。

全面落实《天津市档案人才2005―2010年教育培养发展规划》。重点加强对全市档案系统"185"人才的培养。分层次、有计划地举办高级研修班、境外学习交流等多种培训形式，造就一支适应档案事业发展需要的人才队伍，为加快档案事业发展提供有力的人才保证。

开展档案事业发展综合评估。到“十一五”末，全国国家综合档案馆、60％的市级机关事业单位和40％的重点国有企业达到评估标准。进一步强化国家综合档案馆“四位一体”功能建设，切实加强档案事业宏观管理，推进档案业务建设，提升全市档案工作的整体水平。

(天津市档案局 黄 健)

辽宁档案法制建设。建立和完善与社会主义市场经济相适应的档案法规体系，修订部分地方档案法规、规章。健全档案行政执法体系，加强档案行政执法队伍建设，强化档案依法行政职能，全面落实档案行政执法责任制，提高档案行政执法水平。强化档案法制宣传和普法教育，提高全社会的档案意识。

档案馆建设。建成有文化品位、有地方特色、有现代气息、充分发挥公共档案馆功能的标志性建筑，实现国家综合档案馆的公共服务职能。新建市级综合档案馆建筑面积应达到5000-20000平方米以上，县级综合档案馆建筑面积应达到2000-10000平方米以上。省档案馆在方便公民进出的地方建设一座功能完备10000平方米以上的已公开现行文件和档案利用中心，并作为省政府政务信息公开的场所。省、市、县级综合档案馆基本完成建国前档案整理任务。省档案馆及沈阳、大连、抚顺、辽阳等市综合档案馆要完成馆藏40％重点破损档案抢救工作，其余市、县综合档案馆要完成90％。加强档案鉴定工作，适时开展馆藏档案分级保管试点，确保珍贵档案重点保管。

档案信息化建设。建立以各级综合档案馆为中心的全省分布式档案数据库和电子文件备份中心。省档案馆档案信息数据库完成录入文件级目录2000万条，重要档案全息存储200万页；各市综合档案馆完成馆藏开放档案80％以上的文件级目录录入，完成馆藏重要档案全息录入；县级综合档案馆数据库完成馆藏开放档案80％以上的文件级目录录入和重要档案全息录入。开展已公开现行文件和档案信息网上查询服务，提高档案的利用效率和质量。

档案室工作。各级机关、团体、企事业单位档案室要加强档案基础业务建设，强化对应归档文件的控制，确保归档文件准确、完整、规范和安全。依法按期向国家综合档案馆移交符合进馆标准的档案，提高管理水平和为机关工作服务的能力。做好撤并机关档案移交工作。县级以上机关档案工作应纳入机关工作目标考核体系。机关档案信息化与机关信息化同步建设，加强电子文件管理与归档。

社会经济领域档案工作。建立适应社会主义市场经济条件下的国有和国有控股企业、民营企业、外商独资企业、驻外企业、农业农村、城市社区、社会保障等方面档案管理模式。完成社区建档并实现规范化管理。城市、农村社会保险建档率达到100％，农村土地承包合同档案交县级综合档案馆保存，村务公开民主管理、粮食直补、良种补贴等建档率达到90％以上。加强资源枯竭型城市经济转型、重大活动、海洋管理、国情普查、房地产管理等领域档案工作。

(本刊辽宁通讯员 佟福贵)

山东―、档案法制建设。在加强档案法制宣传教育和已有档案法规贯彻实施的同时，进一步加强档案法规与标准建设。制订、《山东省档案中介机构管理办法》等八个法规文件。

二、把档案资源建设作为各项工作的重中之重。抓好档案接收征集工作。建立山东省照片档案管理中心。做好现行文件的收集利用工作。

三、抓好档案信息化建设。建立完善档案目录数据库、全文数据库和多媒体数据库。省档案馆及济宁、威海、泰安、烟台等市档案馆完成数字档案馆建设任务。市以上综合档案馆、大型企业档案馆以及青岛、威海、东营等市的所有县级档案馆全部建成数字档案馆。

四、加强档案馆建设。完成省和济南、淄博、枣庄、烟台、潍坊、济宁、日照、临沂、德州、聊城、滨州等市的档案馆新馆建设项目以及青岛市档案馆二期工程建设、菏泽市档案馆展区和新库区建设。实施档案文化遗产抢救与保护工程，完善重点档案保护制度。

五、全面提高机关档案工作规范化水平，改革档案业务监督指导方式，推行网络远程监督指导模式。

六、做好经济科技档案工作。加强对国有及国家控股企业、事业单位档案工作的监督指导，坚持和完善重点建设项目档案管理跟踪服务责任人制度，推动开发区、经济园区档案工作的健康发展，认真做好民营企业档案工作。

七、加强农业、农村和社区档案工作。探索和改进乡镇档案管理体制，实施社区档案信息一体化管理的新机制，建立和规范社会保障档案工作。

八、加强档案科技和教育工作。加强档案应用理论和技术的研究。积极推进档案标准体系建设。促进科研成果的推广应用。加强档案干部教育培训工作，推行档案职业资格考试制度，规范档案系统岗位培训和继续教育，开展档案业务技能比武活动。继续依托社会教育培训机构培养档案人才。

九、强化档案宣传工作。实施山东地方文献开发工程，编辑100种以上系列丛书和书刊、画册，拍摄50部

电视专题片，组织开展全省档案电视片、图书汇展评比活动，完成《山东省志・档案志》编纂工作，加强档案网站建设，办好《山东档案》和《档案工作简报》。搞好档案学会工作。

(本刊山东通讯员 周卫国)

福建理顺档案行政执法主体。开展全省档案行政执法人员行政执法法规知识的教育与考试，设区市档案局建立档案行政复议制度，开展档案行政复议工作。各级档案局建立和完善档案行政许可的相关制度。建立档案行政诉讼应诉的工作制度和工作规程。加快档案行政审批制度改革步伐，做好档案行政审批项目取消后的后续监管工作。建立健全档案违法行为责令改正制度、定期通报制度，档案违法行为行政处分和行政处罚制度；建立档案行政执法错案和执法过错责任追究制度。全面推行档案行政执法责任制，完善执法监督机制，开展《福建省档案条例》贯彻实施情况的执法检查和专项执法检查，把档案业务规范化建设纳入档案行政执法检查的范围，充分发挥各级档案局监督检查的职能。开展建立贯彻实施档案法律法规示范单位活动。组织开展福建省“五五”档案法制宣传教育活动，引导和扶持档案服务机构的发展和档案服务实体的建设。

完善国家档案馆测评体系，全面开展档案馆测评工作。基本完成国家档案馆1980年以前形成的档案解密划控与鉴定工作，依法向社会公布开放档案目录。研究探索档案提前开放的途径与方法，拓展机关档案向社会开放利用的范围。把已公开现行文件利用中心纳入各级政府政务公开体系。全省各市县区国家综合档案馆全部建立爱国主义教育基地。做好省、市、县(区)三级已公开档案信息和现行文件资源的有序整合、传输与。充分利用互联网档案网站提供档案信息查询检索服务，定期公布开放档案目录和全文信息。实施“一馆一品”工程，编辑出版一种有价值、高质量的档案文化精品。继续开展和完善档案信息资源开发利用成果评奖活动。

建立省级重点建设项目档案工作监督指导的分级管理制度。做好重点建设项目档案管理的登记工作。依法做好省级重点建设项目档案的验收和重点建设项目竣工验收后档案移交工作。开展建设项目档案管理评先创优活动，创建精品工程档案。贯彻落实《福建省促进民营企业档案工作发展的意见》，指导和帮助规模以上民营企业做好档案工作。2007年前基本上完成社区居委会档案管理合格单位认定工作。实施“档案管理示范村工程”，加大对村务公开和民主管理档案工作业务指导的力度。研究制定劳动就业、社会保险和社会救助体系专业档案管理办法和标准规范。

加快存量档案数字化和增量档案电子化的步伐。设区市国家综合档案馆在2006年前，县(市区)国家综合馆在2009年前完成“福建省分布式档案基础数据库建设项目(二期)”任务。2010年以前，各级国家综合档案馆全面完成永久保存的重要纸质档案和其他类型载体，以及缩微档案数字化建设任务，建立全省性、规范化、可共享的分布式档案全文数据库。各级国家综合档案馆在2007年前开展电子档案接收试点活动，建立“电子档案数据接收保管中心”，各级国家党政机关、事业单位从2008年起，向各级国家综合档案馆移交电子档案。2008年前，各设区市县(市、区)国家综合档案馆全面完成档案馆局域网平台建设。2007年，全省各级国家综合档案馆在各级政务网上全面建立档案网站，形成“福建省分布式档案政务网站系统”；2008年，建立以政务网为主干资源，以福建省档案政务网为中心，以9个设区市级档案政务网为分中心，以84个县级档案政务网为管理中心的“福建省分布式档案政务网平台”，利用电子政务平台进行政府公开信息的网上数据传输、信息集聚和档案公布。2008年基本完成“福建省数字档案信息管理系统”在各级国家综合档案馆的安装使用，2010年在全面完成“福建省分布式档案基础数据库”档案数据解密划控等开放鉴定的基础上，实现全省开放档案目录数据和相应的全文数据在各类档案信息平台上的资源共享。圈

(本刊福建通讯员 朱 文)

江西档案法制建设。出台《江西省档案登记办法》、《江西省档案利用收费办法》；制定“五五”普法计划，继续深入开展学习宣传《档案法》、《江西省档案管理条例》；加大档案行政执法力度，切实履行档案行政管理职能；健全档案法制机构，建立依法行政、有效监督、高效服务的档案法制工作队伍。

档案信息化建设。全面启动各级国家档案馆馆藏档案数据库建设，包括档案目录数据库建设、档案全文数据库建设和多媒体档案数据库建设；各设区市档案局全部建立起局域网，有条件的县(市、区)档案局建立局域网；各设区市档案局全部建立档案信息门户网站，有条件的县(市、区)也要建立档案信息门户网站；省、市、县(市、区)建成档案馆在线接收同级机关电子公文系统，实现机关电子公文在线实时向同级国家档案馆电子公文数据库传输。

档案馆建设方面。新建一批市、县(市、区)国家综合档案馆，并完善配套设施；加强档案的整理、编目、保管、保护等档案馆业务工作，做好重要档案的抢救工作，完善档案检索体系，加快档案开放进度；加强对有参考和凭证价值档案的收集，有重点、有计划地征集散失在社会上的珍贵档案，进一步丰富和优化馆藏；发挥好档案馆“四位一体”功能的作用，办好档案馆爱国主义教育基地，办好已公开现行文件利用中心最大限度地满足社会各界和人民群众的需求。

档案室工作。加强机关、企业、事业单位档案室基础建设，努力提高档案业务建设标准化、规范化水平；加强对企业事业单位档案工作的监督和指导，重点抓好国有及国有控股企业的档案工作，建立和完善“三资”企业和民营企业等不同类型企业的档案工作；进一步做好全省重点建设项目和重大科研项目档案工作；提高城市社区建档率，并走上标准化、规范化、制度化的轨道；加强经济技术开发区、工业园区档案工作的监督指导；坚持档案工作为“三农”服务，加强农业、农村档案工作，积极配合社会主义新农村建设，抓好乡村档案工作，巩固和提高村级建档率。

档案科技工作。加强档案科技工作的规划，组织引导对重大档案科技项目的研究；加强全省档案保护技术的指导工作，加大科研成果的转化与推广应用力度，不断提高档案工作的科技含量。

(本刊江西通讯员 魏红波)

重庆加强档案基础设施建设。到。十―五。期末，江北、南岸、沙坪坝、巴南、长寿、綦江、大足、巫溪、武隆、彭水、酉阳、丰都、万州等区县要完成档案馆舍的新建、改建或扩建，90％以上的市级机关、团体、国有大型企业和事业单位，80％以上的都市发达经济圈和渝西经济走廊各区县级机关、街道和乡镇，60％以上的三峡库区生态经济区各县区级机关、街道及乡镇的档案库房应基本符合档案安全保管要求。

加强档案资源和功能建设。优化档案质量，丰富馆藏档案数量，到“十一五”期末，市档案馆要完成市级机

关1997年前档案的接收进馆工作，各区县档案馆将到期档案全部接收进馆，逐步开展三峡库区移民档案接收进馆工作。“十一五”期间，市档案馆完成2、3万卷重点档案的抢救任务。到“十一五”期末，全市40％的区县档案馆建成爱国主义教育基地。对市档案馆保管的民国时期档案和涉及三峡移民工作区县档案馆保存的三峡移民档案进行重点宣传和开发，建立专门的目录检索中心，打造重庆知名品牌档案。

机关、团体、企事业单位档案工作。按照都市发达经济圈、渝西经济走廊、三峡库区生态经济区“三大经济区”划分的不同特点，实事求是确定不同地区档案工作的发展思路、指导方法和业务要求。开展民营高校建档试点，积极探索和建立适应现代企业制度的档案管理模式，规范企业档案工作。开展一次驻外机构和境外企业档案管理现状调查，加强驻外机构和境外企业应归档文件材料的收集归档。结合各地机构改革，研究探索城市建设档案管理的新体制、新模式，科学规范城市建设档案的归属与流向。

加强档案法制建设。市档案局拟修订《重庆市国家综合档案馆业务建设规范》、《重庆市企事业档案工作目标管理办法》；拟制订《重庆市区县档案事业发展评估实施办法》、《重庆市物业档案管理办法》、《重庆市地质灾害防治项目档案管理办法》、《重庆市机关电子文件处理的若干规定》等，完善档案信息化法律标准规范；拟研究起草《重庆市社区档案管理办法》、《重庆市档案质量管理评定办法》、《国家综合档案馆永久保管档案划分标准》、《国家所有档案范围、划分标准及管理要求》。

加强档案信息化建设和开发利用。适应“数字重庆”要求，加快数字档案馆建设。建立和完善电子文件归档、管理、移交和接收的标准规范体系，各级国家综合档案馆要逐步开展档案资料数字化加工，建立全方位的档案信息利用服务平台。市档案馆完成1966年至1980年馆藏187个全宗、5万多卷档案的开放工作，各区县档案馆也应做好满30年档案的开放工作。市档案馆将着手准备编辑《中国二十世纪图鉴・重庆卷》；继续与民生公司合作完成《卢作孚峡防局长公牍选编》等书的出版工作；完成《抗战时期国民政府之迁都・定都与还都》一书的增补工作，争取在2007年纪念抗战爆发暨国民政府迁都重庆70周年之际公开出版；着手《近代以来重庆100件重要历史文献》、《重庆大轰炸档案资料》、《重庆城市发展史料》等书籍的选编工作。

(口重庆市档案局法规处)

贵州档案法制建设。省档案局将做好《贵州省档案条例》修订的准备工作；制订《贵州省违反档案法律法规行为责任追究办法(暂定)》；制订《贵州省国家综合档案馆考核评估办法(暂定)》、《贵州省企事业单位档案管理评估办法(暂定)》及《贵州省民营企业档案工作指南(暂定)》等档案工作规范性文件。

档案信息化建设。以“贵州档案信息网站”为龙头，建立起由市(州、地)档案网站和部分县档案网站(网页)组成的全省档案信息网络，逐步实现全省档案信息资源的共享。各级综合档案馆要逐步建立起分布式的馆藏档案目录数据库、重要档案全文数据库和多媒体档案数据库，并实现办公自动化。省档案馆和有条件的部分档案馆要开展接收电子档案的工作。

档案馆建设。对不符合档案馆建筑设计规范要求或不能满足档案馆功能需求的市(州、地)、县(市、区、特区)档案馆，要积极争取政府财政投资，完成新建、改建或扩建。各级国家档案馆应基本完成应开放档案的划控和鉴定，完成积存档案的整理鉴定工作。加强档案资源建设和档案信息资源开发利用工作，加大珍贵、特色档案征集和档案开放力度，充分发挥档案馆“四位一体”的功能，并新建一批爱国主义教育基地。进一步加强现行文件的收集和规范管理，把市、县档案馆全部建成现行文件阅览中心和政务信息公开场所。制订出台示范档案馆建设实施标准，继续推动档案馆的规范化、标准化和现代化建设。

重点工程和企事业档案建设。研究制订《贵州省重点建设项目档案管理验收实施细则》，确保重点建设项目档案的完整性、准确性和系统性。研究制订《贵州省企事业单位档案管理评估办法(暂定)》，认真开展企事业单位档案管理评估工作，促进全省企事业档案管理水平的提高。进一步强化国有企业破产、资产与产权变动档案管理工作，推动民营企业档案管理工作的健康发展。

档案综合管理办法篇3

关键词：办公自动化环境 医院 档案管理 存在问题 改善建议

中图分类号：R 197 文献标识码：A

医院档案一方面记录了医院的发展历程、发展轨迹、发展中的重大事件，另一方面还保存着大量的医疗科技成果，是医院医疗工作以及医疗工作研究者的重要参考数据，故医院档案对于医院发展举足轻重。鉴于此，医院应做好档案管理工作，充分发挥档案管理的重要作用。毋庸置疑，随着医疗卫生体制的改革和科学技术的发展，医院档案管理数字化趋势愈加明显，这就意味着档案管理工作即将或正在向着自动化、电子化、现代化的方向发展。因此，在办公自动化环境下，改进与完善医院档案管理工作十分必要。

一、办公自动化概念与优势

（一）概念

所谓办公自动化，即利用计算机网络、计算机技术设备等实现网络信息与办公室工作的对接，做到办公信息的自动传输、自动发送、自动接收以及自动存储等流程，以此来加快信息流动，确保信息稳定性、安全性、精准性与可靠性的一种现代科学的办公状态。实现医院档案管理办公自动化，有利于克服传统档案管理模式的弊端，提升档案管理工作质量，最大限度增强档案信息的有效性。

（二）优势

在医院档案管理中，办公自动化优势显著：第一，精准迅速。办公自动化能促使各部门对各类档案信息进行及时、迅速的有效录入，并克服人工档案管理“速度慢，误差大”的缺陷，使档案管理时效性与精准性更强。也就是说，办公自动化不仅使档案信息的录入系统化、自动化与科学化，更使信息查询显得及时、高效。第二，较高的资源共享性。办公自动化能利用电子互联网建立资源共享中心，强化了医院各部门的沟通与交流，提升了医院的档案资源利用率，更有利于各部门的工作效率的提高。第三，办公自动化使医院档案信息存储方式更加灵活。在办公自动化环境下，医院档案信息存储由纸质逐渐过渡到电子存储，记录形式也由单纯的文字形式拓展为文字、图像、表格、视频等多种记录存储形式，存储效果更为直观，保存时间更久，价值更高。

二、办公自动化环境下医院档案管理面临的问题

（一）电子存储文件的保密性遭受质疑

网络技术的迅猛发展一定程度上也推动了盗密技术的发展，这使得电子存储文件的保密性遭受严重质疑。在办公自动化环境中，医院电子档案经常存在被篡改、被盗用的迹象，这极大削减了电子档案信息的可靠性，不利于电子档案作用的充分发挥。电子文件虽易于保存，但毕竟没有统一、固定的形式，故其较纸质档案更容易修改与盗取，这是医院电子化档案管理目前面临的一个重要难题。例如，电子病历涉及到医疗安全与患者隐私，如果保密工作不够，产生的后果将十分严重。

（二）医院档案管理缺乏规范统一的标准

医院档案管理的办公自动化虽然给员工工作带来了诸多便利之处，但同时也衍生出很多问题。这些问题的产生很大程度上是由于档案管理缺乏规范、系统的管理标准。例如，随着办公自动化的发展，很多员工对重要的档案信息进行了电子存档，但是却忽略了纸质原稿的保存。再如，在用打印机打印材料，传真机传输与接收材料过程中，忽视原底稿，将复印件作为底稿存档的现象很常见。也就是说，办公自动化后，医院电子化档案管理实施方面缺乏健全、统一的标准，不利于档案管理效率的提升。

（三）n案管理人员的综合素质有待提升

在办公自动化环境下，医院档案管理的技术方法、原则、标准等与原本手工档案管理存在很大差距，这对档案管理员工的综合素质提出了更高的要求。一些老员工思想观念、技术手段等依然停留于纸质管理阶段，如知识面窄、信息技术水平低、对数据信息通讯知之甚少等等，不能胜任目前电子档案管理工作。从当下来看，员工只有具备现代电子档案管理相关知识，并灵活运用计算机网络信息技术，成为信息技术水平高、管理能力强、档案知识丰富的专业复合型人才才能适应医院档案管理工作需求。

（四）档案管理办公自动化水平低，问题多

随着医院医疗水平的提升，很多医院走向了档案管理自动化、现代化与信息化道路。但纵观当下医院档案管理办公自动化现状，水平低、问题多成为档案管理面临的新困境。这主要表现在医院档案管理办公自动化资金投入少、软件开发能力弱以及软件使用水平低等。由于部分软件开发商缺乏软件开发经验，技术水平不够，其开发出来的软件系统质量不高，无法满足当前档案管理的现代化工作。例如，一些软件系统的实用性太差，不能满足用户需求；还有一些软件无法实现电子文件运转与电子档案管理的一体化，这大大减低了档案管理效率。

三、办公自动化环境下提升医院档案管理质量的建议

（一）医院应加强网络监管，降低网络安全隐患

在办公自动化环境中，维护电子档案管理的安全性，尽可能排除一切网络安全隐患，提高电子档案信息的客观、真实性显得尤为重要。这就要求，医院要强化网络安全系统建设，建立一个完整、系统、安全、可靠的信息化电子档案网络系统。具体来说，医院可以通过加密网络信息系统、使用防火墙、设置权限等方式减低网络安全隐患，还档案管理一个宁静、真实的外在环境。例如，在档案管理工作中，为了防止因人为恶意修改而造成重要文档信息被破坏、丢失或盗用等，工作人员可以对重要文档进行加密处理，或者进行权限设置，将不符合查询与阅览文档的人排除在外，减少安全隐患。除此之外，医院更要强化网络监督。网络监督的方式多种多样，医院要选择适合自身的方式强化网络监督。例如，可以对系统网页进行设置，当不法分子访问网页时进行适度的拦截。

（二）医院档案管理要做到统一标准、规范管理

为提升医院电子档案管理效率，医院档案管理必须做到统一标准、规范管理。具体来说，可从以下三方面着手：第一，文书管理与电子档案管理要做到统一标准。文书管理与档案管理分属于不同的管理部门，文书部门负责文档前期工作，而档案部门负责文档接收、规整、管理等后期工作，但二者在管理上要规范体制，统一标准，这样才能使二者相互配合，相互协调，共同服务于医院管理工作开展。第二，制定规范、统一的档案管理业务流程进行标准。办公自动化环境中，医院档案管理必须要有严格、规范统一的管理流程与标准，以此来引导工作人员规范进行，提高电子档案管理效率。第三，统一技术操作标准。电子档案管理与纸质档案管理不同，需要有统一的技术操作标准。例如，在流程设计时，应采用兼容性强、性能相对较好的系统，并对相关的技术标准（数据接口标准、数据安全标准、数据转化标准等）进行规范化处理。

（三）强化对工作人员的培训，提升其综合素质

近年来，我国医疗卫生事业呈现出蓬勃发展的趋势，与此同时，各式各样的新技术、新内容正广泛应用于医院档案管理中，这对档案管理人员的综合素质提出了严峻的挑战。因此，针对当前档案管理人员素质低的现象，医院应强化对工作人员的培训工作，循序渐进提升其综合素质。具体来说，医院应做到以下两点：首先，把好档案管理人才招聘关。人才招聘是医院进行档案人才管理的第一步，招聘人员要严格依照招聘流程，挑选理论扎实、经验丰富、信息技术水平高的优秀人才充实档案管理人才队伍。在招聘中，要禁止“裙带关系”，做到“任人唯贤”。其次，要强化对新人与老人的培训。要对新人做入职前培训，使其尽快上手，轻松投入工作。对于在职员工的培训要更加倾向于对现代档案管理知识的渗透，如档案信息化管理手段，电子档案管理注意事项等，全面提升其综合素质。

（四）完善医院电子档案系统，提高信息化水平

完善的电子档案管理系统对医院档案管理办公自动化水平的提升具有重要的促进意义。鉴于此，医院必须完善电子档案系统，提高档案管理的信息化水平。首先，医院要对办公自动化系统进行深入研究。对办公自动化系统进行深入、全面、广泛的研究是提升办公自动化水平的第一步，有了研究做基础，办公自动化系统的运用、升级、更新便显得游刃有余、得心应手了。其次，医院要加大资金投入，开发兼容性强、性价比高的办公系统，使该办公系统不仅能满足客户需求，又能实现文件转运、文件管理等的一体化，最大限度提升办公系统运行效率，推动电子档案管理质量的提升。最后，医院可建立专门的电子档案管理信息化系统，为医院各部门搭建信息化档案资源共享平台，提升档案信息的利用率。

综上所述，在办公自动化环境下进行医院档案管理工作的开展是一项繁琐复杂、循序渐进的系统工程，不可一蹴而就。医院要强化对档案管理信息化的重视，并加大资金投入，完善硬件建设；建立统一规范的医院档案管理标准等，为办公自动化提供良好的外在条件。与此同时，医院档案管理人员也要不断提升自身综合素质，以扎实的基础知R、较高的工作技能以及良好的工作状态投入医院档案的信息化管理中，真正提高医院档案管理工作的质量与效率。

参考文献：

[1] 梁惠志、 办公自动化环境下医院档案管理的必要性和可行性[J]、 办公室业务，2014（23）：190、

[2] 汪亚琼、 办公自动化环境下医院档案管理探讨[J]、 办公室业务，2015（02）：74、

档案综合管理办法篇4

【关键词】 档案

规范化管理

为了更好地贯彻《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案法实施办法》，四川省档案局于2005年6月制定了《四川省档案工作规范化管理办法》，并在全省各机关、企业、科技事业单位、各级档案馆开展了评审认定工作。我院于2006年底通过了四川省科技事业单位档案工作规范化管理省二级的认定。成为荣县科技事业单位中首家档案工作规范化管理达省级标准的单位，作为基层综合医院，我们是从以下几个方面入手抓好档案工作规范化管理的。

一 基本情况

我院于1988年就建立了综合档案室，下设2个分室，集中保管所形成的各种门类或载体的档案，分别于1989年、1991年经四川省档案局批准我院档案工作达省三级、二级标准，2006年档案工作规范化管理达省级标准。现有库房面积234平方米，阅览室3间60平方米，办公室面积40平方米，电脑3台，共库存15种门类的档案共444647卷（件、册），每年提供利用档案2000多卷（袋）。

二 抓好档案工作规范化管理的具体做法

近年来医院通过管理年活动的开展，使医院医疗业务建设和发展取得长远进步，同时也对档案的利用提出了更高的要求。随着医院自身发展的需要和上级贯彻《档案法》力度的加强以及《四川省档案工作规范化管理办法》的制定和《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的下达。医院决定下大力气，按照以上规定，抓好档案工作。其基本做法简要概括性为“一个提高，两个坚持，三个规范，四个到位”。

（一）一个提高。提高对档案管理重要性的认识。档案是一个单位乃至一个国家宝贵的，不可再生的精神和物质财富，是方法的汇集、经验的汇集、智慧的汇集。档案工作，档案建设是一个整体，只要各单位重视档案工作，自觉贯彻《档案法》，提高档案管理工作水平，我国的档案管理水平才能实现提高。

（二）两个坚持。

1、坚持把档案工作列入单位发展规划，档案工作与单位发展是相辅相成的，互相促进的。单位事业发展为档案工作的进步构筑更高的平台和宽松的环境，档案工作的进步又反过促进单位的建设和发展。国家综合医院评审，医院管理年活动的开展，对档案工作提出了不同层次的要求，医院需要做好档案工作。

2、坚持把档案工作纳入整体管理，在把档案工作列入发展计划的同时，应更加重视落实工作，使档案工作与各项工作在年初同时布置，年中同时检查，年末同时目标考核。

（三）三个规范。规范档案管理机构、职能分工和业务建设。

1、规范档案管理组织机构，由一名院领导分管、综合档案室组长主管档案工作，各科室负责人为档案资料员，形成了档案管理网络系统。

2、规范档案管理工作职能分工。医院建立了综合档案室，下设2个分室，配备了专兼职档案工作人员，专人负责档案的管理和文件材料的收集、档案整理、归档工作，监督和指导档案资料员的档案资料形成和收集工作。

3、规范档案业务建设。按照《档案法》及其《实施办法》、《四川省档案工作规范化管理办法》、《四川省医药卫生档案实体分类试行规则》的要求，一是按照档案管理有关业务建设的要求，结合实际，加大了档案管理基础设施、装备、装具等的投入。对业务档案库房进行了扩大调整。二是重视和不断完善档案管理规章制度的建设。制定和完善了符合该院实际和档案工作人员职责、档案管理、利用、保密、鉴定、销毁、库房管理等制度。制定了《荣县人民医院档案管理办法》和分类大纲，保证了新规则在医院有效实施。三是做到档案资料的收集与科技活动、业务工作“三同时”（同时计划、同时检查、同时总结）。有效地保证了档案资料收集及时、完整。四是抓好档案日常管理。明确了各种门类和不同载体的档案资料的归档立卷时间。日常管理重点是档案库房管理，它是档案人员自觉性的管理、责任心的管理。档案工作人员恪尽职守，以高度的事业心和责任心，对档案温湿度情况，安全状况等，做到每天检查，常年不断，并天天有记录，确保了室藏档案无霉变、无虫蛀、无鼠咬等受损现象。五是搞好档案信息开发利用，档案工作根本目的是利用。我院搞好档案利用，重点放在档案作用的宣传、档案服务方式的转变和提供服务态度等方面，引导档案信息利用，使其在提高医疗技术水平，病人病历咨询等方面收到较好效果。

（四）四个到位。

1、资金投入到位。俗话说经济是基础，没有必要的资金投入，就不可能有与医院发展相辉映的档案管理水平。

2、人员到位。人员的投入以及组织起有效的运作，是搞好档案管理必不可少的，人的因素是决定性的。

3、制度到位。档案管理是一项制度的管理。自觉的管理是非常可贵的，但还不够，必须用制度管人管事管过程。

4、管理到位。管理到位就是工作落实到位。硬件投入了，人员机构到位了，制度也有了，最终靠落实。就是使用上述各要素高效结合起来，有机运转。管理重在过程，抓好过程，才能显现于一时。要重视日复一日，年复一年的过程管理。

三 抓好档案工作规范化管理的几大因素。

（一）领导重视是决定因素。领导重视是搞好档案工作的前提。搞好档案工作管理因素很多，组织机构、挑选人员、资金投入、规范管理等都重要，但领导重视是前提，领导认识到位了，工作重视了，办法就有了。因此，领导重视是搞好档案工作决定性因素。

（二）档案工作人员是关键因素，挑选好档案管理工作人员，特别是综合档案工作人员是搞好档案管理的关键，档案管理工作是一项细致、繁琐、单调、清苦的工作，这就要求档案工作人员，一要有高度的事业心，责任感和敬业精神，二要有良好的基本素质，兢兢业业，无私奉献。三要淡泊名利，有良好的职业作风。四是要一丝不苟，甘于吃苦。

档案综合管理办法篇5

一、建设大档案是不断发展的现代大学管理制度的需要

所谓“大档案管理”，是一个地区或一个单位将所属的各类专业档案统一归属到一个机构实行统一的综合管理。进入21世纪，为了适应知识经济发展的新形势，全国高校加快现代大学管理制度改革步伐。合并、整合、升格，建设综合性重点大学，是我国高等教育体制改革和发展的趋势；由“教学型大学”向“教学研究型综合大学”或“研究型综合大学”转型，成为许多高校的办学方向。这些改革措施的一个重要目的，是为了整合集中教学、学科和科研优势，突出办学特色，做大增强学校教学、科研实力，使之成为国家或省、市(地区)的人才培养、科研开发基地，更好地为地方社会经济发展提供有力的支持和服务。

面对时展的新形势，改革后的高校档案工作应该如何抓住高等教育迅速发展大好机遇，推进自身事业的发展呢?对此，《办法》首次提出了整合高校档案资源，建设“大档案”的管理理念。主要内容：一是扩大了归档范围，明确学生档案单独设类的要求，增加了档案部门的工作职责；二是强调高校档案机构要重视和加强与学校有关的各类档案史料的征集，突破了传统归档理论的限制；三是把纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体档案纳入归档形式，这对于档案数字化建设具有重要的现实意义；四是明确指出高校档案机构应充分挖掘档案资源，提炼大学文化和大学精神，创建爱国主义教育基地，丰富了档案建设的内涵；五是提出高校档案机构要为社会利用创造便利条件，赋予了高校档案服务社会的新职能。

二、建设大档案是加快高校传统档案管理体制改革的突破口

虽然传统档案管理面临着时代的挑战和变革，但是，目前大多数高校的档案管理体制并没有随着形势的发展而改变，依然保留着传统的分散式管理模式。如海南省17所高校仅有海南大学建立了独立建制的档案馆，实行了大档案管理。其他高校各门类的档案大多散放在综合档案室、宣传部、人事处、学生处、教务处、招生办、电教中心、网络中心等部门。传统档案管理模式存在的突出问题如下：一是馆藏档案门类不全，档案的开发利用受到限制，利用主体的正当利用需求无法得到满足，不能为学校和社会提供优质的信息资源服务；二是档案收集工作受到制约，严重影响了案卷质量和收集时间，导致档案残缺甚至遗失；三是不能对档案实行集中统一的标准化、规范化管理，各部门凸显出管理与规范的不协调；四是难以组建、培养和建设好一支高素质的档案专业人才队伍，影响了档案事业的可持续性发展；五是档案门类的分散管理，导致一所学校对一项工作出现多头领导现象，其结果是档案工作被边缘化；六是不利于档案信息资源建设和档案现代化基础设施建设资金的集中投入，严重阻碍了本院校档案事业的建设发展。

面对上述存在的问题，2008年，海南大学依据《办法》精神成立了档案馆。主要做法：

1、对原有分散的综合、学生、人事档案及校史馆管理实行机构、功能、队伍三整合，建立起统一规划的档案管理体系。

2、确定领导，明确工作职责，提出今后一段时期的工作目标。

3、统一制定一系列面向全校和档案馆内部的管理规章制度，使档案工作规范化管理得到基本保障。

，

建馆一年来，学校档案工作发生了很大变化，主要体现在：一是基础建设迈上新台阶，档案馆有了新馆合，馆库面积比建馆前扩大了1、5倍；二是学校设立了档案专项经费，工作条件得到保障，办公、科研等经费增加了10倍，购置设备资金增加了5倍；三是整合后的档案极大丰富了馆藏内容，馆藏综合档案门类由原来传统的十大类，增加了电子、声像和实物等类，扩充到十五大类；四是扩大了学校档案的影响，档案社会利用率大大提高，截止到2009年5月，共接待校内外档案利用者223060A(次)，是前两年人数的总和，五是构建了合理的档案管理体系，学校设置了领导机构，建立起二级学院档案工作网络，从组织上保证了学校档案工作的开展。与此同时，档案数字化建设当年也被纳入学校整体建设发展规划。尽管这项建设资金投入较大，但学校仍在2009年财务预算中拨出专项资金，开始分期分批投入建设。

海南大学建设大档案的成功经验给予我们启示：一是实行大档案管理，是高校整合档案信息资源、改革传统管理模式的手段；二是为学校改革与发展提供高质量服务，是实行大档案管理的目标，三是建立现代化大档案管理体制，是实现高校档案管理改革的发展方向；四是认真贯彻落实《办法》，是实现大档案管理的保障。

三、建设大档案管理体制在实践中亟待解决的问题及对策

海南大学实行大档案管理后，全校的档案资源得到有效整合，档案工作为学校改革与发展和社会建设提供服务的功能得到充分保证，同时也为今后学校档案的现代化建设提供了广阔的发展空间。但是大档案管理模式在现行高校管理体制下也遇到亟待解决的新问题。

1、机构设置不科学，弱化了档案部门依法管理行为。《档案法》第七条规定，机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构职责是：“监督、指导所属机构的档案工作。”第八条第一款规定：高校档案机构的管理职责是“贯彻执行国家有关档案工作的法律和方针政策，综合规划学校档案工作。”目前，全国各高校档案管理机构在设置上，一是设立独立档案馆，一般列为学校直属业务单位或与图书馆、学报等单位一并定为教辅单位；二是设立非独立档案馆(室)，挂靠校办或其他相关部门。两种设置的档案机构，都被排除在行政管理系列之外。建立了大档案的高校档案管理机构，也没有改变这种现状。准确地讲，档案馆没有行政管理权。有关档案工作文件要通过校办转发，档案工作会议也需要学校出面组织。由此可见，在现行高校档案管理体制下，档案馆本应依法承担的行政管理职能，被不科学的“定位”完全弱化了。

2、职责与权力相分离所带来的困惑。实行大档案管理后，档案馆的业务职责与任务加大数倍，但相应的管理职权却没有发生根本性变化，管理权限仍仅限于对本单位的内部管理。只有职责，没有职权的档案馆，在对学校各立卷部门归档管理及其他文献档案收缴工作中处于一种尴尬境遇。

3、没有相关配套政策而引发出“山寨”收费现象。《办法》首次赋予高校档案服务社会的新功能，同时也明确“用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用”；《办法》还规定“高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，可以按照有关规定予以补助。”但是，《办法》已经颁布实施近一年，各地方政府还没有出台针对高校档案管理的相关收费政策和档案人员的补助政策。而建立大档案后，随着高校档案的有效整合，极大扩充和丰富了的信息资源，吸引了众多的利用者。于是，收费问题在没有一个统一规定和标准的情况下，各高校根据各自的政策采取了不同的收费标准。类似现象同样反映在对档案人员的工作补助上。

4、档案重要性被忽视的现象仍较普遍。主要反映在二级学院的一些领导干部身上。由于高校的特殊性，二级学院的主要负责人大多是单位教学、科研骨干，主要精力放在业务上。档案法制观念淡漠，视档案工作可有可无，对本单位的档案工作很少关心过问，档案工作被边缘化。

对策1：机构职能设置不科学和职责与权力相分离的问题，是一个问题的两个方面，只要赋予档案管理机构依法治档的职能，管理权的问题也就落到了实处。建议高校参照地方政府档案局(馆)两块牌子一套A-5的做法，在校机关设置档案处(馆)。这样，档案管理机构就能够承担起对全校档案工作的行政管理职责了。

对策2：行业收费是一个敏感且严肃的问题，必须认真对待。建议由省一级教育行政管理部门牵头，通过调研提出一个收费与补助标准，报送物价部门审批，从根本上解决档案利用收费和档案工作人员补助不统一，不规范问题。

对策3：单位领导的档案意识对档案部门的影响至关重要，要加大档案宣传力度，加强法制教育，提高他们的档案意识。

档案综合管理办法篇6

一、会计档案的定义和内容

会计档案是指会计凭证,会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:

(一)会计凭证类:原始凭证,记账凭证、汇总凭证,其他会计凭证。

(二)会计账簿类:总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。

(三)财务报告类:月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。

(四)其他类:银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。

二、会计档案管理中存在的问题

(一)会计档案保管不规范。有些单位的会计档案未按要求归入单位综合档案室保管,而是由会计人员自行保管;有些单位没有成立综合档案室,各类档案分别由具体工作人员保管;有些单位虽设有专职档案管理人员,但未接收会计档案;有些单位由于领导不了解《会计档案管理办法》,要求会计人员自行保管会计档案;还有个别单位由于档案箱不足,将会计档案装入纸箱中,放在会计室的柜顶上或任意堆放。

(二)会计档案立卷不规范。有些单位会计凭证装订后没有封粘,或者已封粘但在封粘处没有会计人员签章,会计凭证装订封皮项目填写不全;有些单位的会计凭证、会计账簿、会计报表以及会计文件资料混乱放置,活页账簿没按统一标准填写封面,会计报表各月份分散存放。会计档案移交时双方没有按册清点,没有移交清单,没有按照永久、定期两类分别保管,不仅查找非常困难,而且销毁档案也不及时,造成会计档案积累过多,无处存放。

三、会计档案管理存在问题的解决措施

(一)加强会计档案管理,理顺会计档案管理体制。由单位档案机构统一管理的会计档案,应严格按照会计档案整理的有关规定,明确会计档案的所有权是单位,单位会计机构将会计档案整理规范,在会计机构暂保管1年,期满后编制会计档案案卷目录,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳入员不得兼管会计档案。

(二)规范会计档案立卷。 装订会计凭证必须使用会计凭证装订封皮,封粘装订线,并在封粘处加盖会计人员印章。封皮表面的有关内容必须逐项填写齐全。装订完毕必须按月份的先后顺序放入会计档案(凭证)盒中,必须认真逐项填写档案盒面上的内容。年度终了必须封账,活页账簿必须将空白账页取出,已设置会计科目但无业务发生的账页则应保留。必须按账页编号顺序填写“目录”及“账簿使用登记表”,与账簿一并装订。装订后要将装订线封粘,由会计人员在封粘处加盖印章。移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的,档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理,以分清责任。 年度终了必须将会计报表逐页编制序号,分别填写“会计档案卷内目录”和“会计备考表” 。

(三)规范会计档案保管。已建立综合档案室的单位,财会部门应按综合档案室的要求办理相关手续,将会计档案移交综合档案室保管。未建立综合档案室的单位,会计档案暂由财会部门妥善保管,但要由专人负责。要配置专用箱柜及防盗、防火、防霉、防蛀设施。对已离任的会计人员,其会计档案应交本单位综合档案室或财会部门保管,不得自行存放。对已终止会计核算业务的单位或部门,其会计档案应交上级档案室保管。凡未移交的单位或个人,应立即办理移交手续。

(四)规范会计档案保管的期限管理和销毁管理。各单位会计档案的保管期限要严格按照《会计档案管理办法》的规定执行。会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起,会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案保管期满需销毁时,由本单位会计档案管理部门提出销毁意见,会同财会部门共同鉴定,严格审查后,编造会计档案销毁清册。机关和事业单位报本单位领导批准后销毁;企业单位经企业领导审查,报经上级主管部门批准后销毁。对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出另行立卷,由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。各单位按规定销毁会计档案时,应由会计档案保管部门和财会部门共同派员监销。监销人在销毁会计档案前,应认真清点核对,销毁后,应在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告单位领导。

(五)加强会计人员岗位培训,提高会计档案的案卷质量。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度,决定了会计档案案卷质量的高低。因此,必须将会计档案管理及操作技能的培训,纳入会计人员上岗前的培训中,从会计档案整理的基础业务学起,使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能,进而从源头上做好会计档案的整理规范工作。

(六)完善会计档案管理的各项规章制度,严格办理会计档案移交手续。实行会计委派制的地区和部门,除了建立会计档案立卷、归档、安全、保密等管理制度外,还应根据《会计档案管理办法》、《会计电算化工作规范》,结合实际,制定会计档案的归档范围、归档时间、分类大纲、保管期限表、移交时间等,确保会计档案收集的齐全完整。在向委托单位移交档案时,交接双方的监交人、会计人员、报账员、档案员应同时办理交接手续,并加盖公章,清点会计档案是否齐全完整、账目是否相符,案卷整理质量是否规范。交接凭据应一式三份,双方单位各自保留一份,存档一份

(七)加大会计档案的监管力度。结合实际,进一步细化会计档案的分类、组卷、排列、编页、案卷目录、装订、移交等操作规程。在各项会计业务检查中,将会计档案的规范化管理纳入其中,以加大对会计工作的整体性和连续性的检查与监督。

参考文献:

[1]《中华人民共和国档案法》、

[2]《中华人民共和国会计法》、

档案综合管理办法篇7

【关键词】档案；综合管理

企业的不断改革和发展，档案在标准化、规范化、科学化的综合建档过程中和档案管理中由单纯的存放走向应用、分析的道路，使之更好地为生产服务，还有很多需要研究和解决的实质性问题。下面，笔者就此略谈粗浅几点认识。

1 企业档案存在的问题

1、1企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规则

企业档案工作在各级领导的重视下进行了档案的达标升级工作。但达标工作作为一项运动，一次考试在进行，整个过程加班加点，在短时间内取得了一定的效果，但达标以后，就出现后力不足，没有长期性和连续性，再由于部分干部对档案综合管理的参与程度不够，对档案在企业中的重要作用的认识不足，甚至有部分还认为档案室就是资料没有地方存放了就放的地方，档案室在某些人眼中成了废纸仓库，造成了档案工作有领导、无计划；在任务、无落实；有形式、无效果。档案工作缺乏应有的长期性和连续性的发展规则。

1、2 档案工作缺乏制度化的管理程序

当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

1、3 缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是,领导重视不够,虽有微机和档案网络,但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。

2 档案工作存在问题的解决对策

档案虽然是一个庞大的信息库，但它是一种原生的信息资源，各种信息零散地储存在众多的单堆资料中，只有根据需要，把相关信息系统地、规范地整理出来，通过加工整理才能更好地发挥档案的信息作用，实现其价值。档案管理作为工作中的一项重要工作，为企业发挥着不可磨灭的成绩。要充分发挥管理的作用，才能使之更好地为企业中心工作做好服务。

2、1 完善管理制度,做到“五个统一”

抓好组织建设是做好档案管理工作的关键。一是成立由分管领导任组长、办公室主任任副组长、主要科室负责人为成员的档案管理领导小组，协调各部门间的档案工作，为档案工作的综合管理提供组织保障；二是把档案管理工作列入到厂长办公室的议事日程，年初有部署，年底有总结，平时有检查指导，并接受上级和地方档案管理部门的领导和指导；三是完善档案管理制度，确保档案管理工作协调发展，档案部门做到统一领导、统一制度，统一规划计划，统一检查指导和统一培训交流。

2、2 档案工作要有计划和目标

档案工作要想取得长远的发展，必须增强档案工作的主动性、前瞻性，制定出有指导性的档案发展规则。为此，领导干部要意识到档案工作的重要性，把档案工作提上工作日程，研究及过问档案的具体工作，要结合当今数码技术及网络发展的新趋势，加大技术投入，制定出既符合档案管理要求，又有合乎实际的工作计划。

2、3 加强档案基础工作，按时完成上级部门的档案工作。

在档案基础管理中，要坚持把档案管理工作作为一项长期的、重要的基础工作，从领导机制到管理体系，从规章制度到档案管理，在组织上、制度上要形成一套科学、合理、完整的管理办法，为档案管理工作的有效开展提供可靠的保障。档案贵在利用，重在管理，对每年上级主管部门所规定的各项工作要严格执行，按时完成。

2、4 加强培训力度，努力提高档案管理人员的素质，建立健全相关管理制度，一是要明确档案管理负责人，专职、兼职档案员的岗位职责。在各部门选拔素质较高的人员为兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理归档工作，形成覆盖企业的档案管理机制。二是建立健全档案管理制度，按照《企业档案管理标准》的要求，依据《档案法》有关规定，结合本企业实际编制各种规章制度，并在实际工作中不断进行完善，对档案的形成、收集、整理要严格按照档案管理的有关要求，加强对归档范围、保存期限，保密文件收发、存档、销毁等各个环节工作程序要做出明确规定。

档案管理人员的业务素质和工作能力直接影响档案管理的质量，提高档案管理人员的业务水平是档案管理工作的重要保证。为了使档案管理人员掌握技能，提高业务素质和工作能力，加大档案业务培训工作开展的力度，一是要积极参加上级和地方档案管理部门举办的专业培训班，举办档案管理培训班 ，新人进入要进行岗位培训。二是要派档案管理员到档案管理先进单位认真观摩学习，使档案管理工作达到规范化。三是鼓励档案人员自学，要岗位成长，要为档案人员订购关于档案的有关刊物，鼓励专（兼）职档案员开展自学活动。四是加大档案工作规范化管理力度，把档案管理纳入综合目标量化考核范围内进行考核，档案工作的成效要与档案人员的工资挂钩，能够有效地促进档案工作管理水平。

2、5 搞好档案的信息化建设，促进档案资源的充分利用

运用高新科技对档案工作进行创新、改造，适应档案信息化建设的新要求，是顺应当今科学技术突飞猛进的发展新趋势，应大胆采用先进的技术手段对传统的档案管理方法进行创新：（1）要广泛采用电子计算机、扫描仪等数码技术对档案进行无纸化管理，提高档案工作效率；（2）借助系统本身的局域网络，开发网上档案业务，实现档案信息资源共享。

2、6 增大档案宣传力度，增强全员档案意识

档案综合管理办法篇8

[关键词] 档案管理；评审；作用；探讨

[中图分类号] R197、322[文献标识码] B[文章编号] 1674-4721（2014）04（c）-0135-04

Effect discussion of archives management review for the promotion of hospital archives management

FENG Zhen-yu LIU Wei-de

The Office,Affiliated Hospital of Weifang Medical University in Shandong Province,Weifang 261031,China

[Abstract] At present,the rapid development of cause of Chinese medical health and archives puts forward new and higher requirements for the level of hospital archives management、Because the file management level of our hospital is lagging behind,there is not enough,it has problems and shortings,such as the leadership do not pay enough attention,lack of effective and unified management,and the overall level is not high in staff and so on、In bination with the practice of archives management review job in the Affiliated Hospital of Weifang Medical University,this paper explores archives management review promoting the improvement of archives management level from 5 aspects of the organization and the system construction,team construction and business training,software and hardware construction in record room,basic business archives construction and archives pilation,exploitation and utilization of archives resource、

[Key words] Archives management;Review;Effect;Discussion

随着我国新医改方案及配套政策的陆续出台，医疗改革日益深化，对医院临床及管理工作提出了新的要求和挑战[1]。档案管理是医院各项工作的重要组成部分之一，是医院建设与发展历史最真实面貌的反映，对于提高医院的医疗、教学、科研、预防保健和日常管理工作水平具有十分重要的作用[2]，但是由于多方面的原因，当前的医院档案管理水平还不能满足医疗卫生事业快速发展的需要。档案管理考核是档案主管部门按照档案管理科学化、规范化、现代化的要求，对医院档案管理工作进行的全面考核和评价，对于规范医院档案管理，提升医院档案管理水平具有十分重要的意义和价值。

1 当前医院档案管理工作中存在的问题和不足

1、1 医院领导对档案工作的重视程度不够

个别医院的领导对档案工作认识不到位，认为档案工作可有可无，经常是“说起来重要，用起来必要，忙起来不要”[3]。在医院长期规划和短期计划中，一般只对规模效益、科学技术、人才队伍和仪器设备等进行了较为详细的规划和设计，而对档案的科学管理、设备投入和业务培训等涉及较少或未纳入规划计划中，从而导致档案管理缺乏顶层设计，档案管理制度不够完善[4]，软硬件设施经费投入不足，档案管理水平明显滞后于医疗业务发展水平。

1、2 档案多头管理，缺乏统一的管理机构

医院档案管理一般是由办公室下设的综合档案室负责，但是由于整体档案意识欠缺和部门“各自为战”等历史原因，综合档案室一般只管理文书档案、会计档案和部分实物档案、音像档案等[5]，而医疗文书档案、人事档案、科研档案、基建档案等则分属相应的职能部门管理，从而形成多部门分头管理档案的格局，影响了医院档案管理的总体效能。

1、3 档案专业人员整体水平不高，难以适应档案事业发展的新要求

随着我国医疗卫生事业的快速发展，医院档案管理的专业化、信息化以及档案资源的编研和开发利用都离不开一支高素质的档案人才队伍。我国医院从事档案工作的人员大部分是从医护人员转岗而来，其没有经过系统地档案管理培训，专业知识缺乏，年龄老化，学历偏低，人员结构不合理，甚至出现档案人员不会整理、立卷、不懂档案编研的现象[6]。除专职档案管理员外，各科室的兼职档案员常身兼数职，几乎没有更多的时间和精力从事档案管理工作以及参加档案专业知识的学习和培训。

2 我院档案管理考核评审工作开展情况

我院是山东省卫生厅直属的集医疗、教学、科研、预防和保健等功能为一体的大型综合性三级大学医院。目前医院现有职工1490名，有临床科室48个，医技科室13个，曾获“全国卫生系统先进集体”“山东省医院管理先进集体”“全省卫生行业文明单位、诚信建设先进单位”等荣誉称号。1975年建院，1985年起开始了比较规范的文件收集和整理归档工作，1993年建立综合档案室，隶属院长办公室管理，现有专职档案员4人，专职分管副主任1人。现存文书档案469卷，财务档案1644卷（册），基建档案214卷，招标档案95卷，党群类档案56卷，人事档案760多卷，教学档案20卷，科研档案13卷，设备档案29卷，各类声像档案26269件。

2011年，我院按照山东省卫生厅下发的卫生档案工作要点和档案管理考核书的各项考核内容，坚持高起点、高标准、严要求，认真研究学习考核标准，加强组织领导，完善规章制度，强化软硬件建设，通过逐项逐条对照检查、贯彻落实和补充完善，使我院档案管理工作更加规范化、科学化。12月，我院在山东省卫生厅组织的档案管理考核评审中成绩优秀，综合档案室达到省一级水平。近两年来，以档案达标评审为契机，我院档案管理水平不断提高，对医教研等主要业务工作的开展发挥着越来越重要的作用，也得到了上级主管部门的充分认可和肯定。实践证明，开展档案管理考核评审不失为一种推动医院档案规范化和现代化建设行之有效的办法。

3 以档案管理考核评审促进和改善医院档案管理工作

3、1 医院档案管理的组织领导和制度建设进一步加强

医院领导高度重视档案管理工作，把档案管理工作列入领导工作的议事日程[7]，纳入医院“十二五”发展规划和年度工作计划，纳入职能科室质量考核标准，与医院重点工作同部署、同检查、同考核、同落实，使全院上下进一步统一了思想，保证了档案管理各项工作落实到位。成立了档案管理工作领导小组，由分管院领导任组长，办公室主任任副组长，形成了分管院领导亲自抓，办公室具体抓，各职能科室、临床医技科室配合抓的良好格局，为做好档案管理工作提供了有力的组织保证。档案管理领导小组还定期召开专题会议，听取档案工作汇报，实地检查指导工作，给档案工作以必要的财力、物力和人力支持，切实解决了档案工作中出现的困难和问题，为做好档案管理工作打下了坚实的基础。根据《山东省卫生档案管理实施细则》《医药卫生档案管理暂行办法》《档案法》等法律法规要求，我院进一步理顺了档案管理体制，建立了档案管理网络，制订了档案工作管理制度、档案收集整理归档制度、档案查阅借阅利用制度、档案库房管理制度、档案阅览室管理制度、档案保管制度和档案保密制度等一系列档案管理规章制度，做到制度上墙、工作上心。

3、2 医院档案管理的队伍建设和业务培训进一步增强

通过加强档案人才队伍建设，我院综合档案室现配有专职档案员4人，院内兼职档案员95人，建立了档案人员岗位责任制，做到档案工作层层有人抓，有人管，有效地保证了医院档案工作的顺利开展。专兼职档案人员中具有大专及以上学历的达100%，档案管理人员都是医院的正式职工，同样可以参加职称、职务晋升，在工资、休假及福利方面享受与其他专业技术人员同等的待遇。为增强全院干部职工档案意识和兼职档案员的业务素质，更好地适应新时期档案工作的需要，我院坚持“以人为本”的原则，采取多种方式，重视对专兼职档案员队伍的培养和培训[8]。一是集中组织学：在坚持自学为主的基础上，举办培训班，组织兼职档案员参加管理知识集中学习，广泛宣传学习有关档案管理的政策、法规，统一思想，提高认识，更新观念，不断强化档案管理意识。二是走出去学：积极选派人员参加山东省卫生厅举办的档案管理专业培训3次，有效提高了我院专、兼职档案管理人员的业务水平；多次组织人员到山东省立医院、千佛山医院等档案管理先进单位参观学习，取长补短，进一步提高我院档案管理工作水平。三是请进来讲：采取邀请山东省卫生厅档案管理专家来院现场指导或举办讲座等方式，有针对性地改进我院档案管理工作，提高了档案人员的综合素质。

3、3 医院综合档案室的软硬件条件进一步改善

我院根据年度档案工作计划和科室布局调整方案，将综合档案室整体搬迁到办公楼七楼，实现了库房、阅档室、办公室三分开。新建库房符合《档案馆建筑设计规范》要求，库房面积能够满足各类档案存储的需要。设置了独立的人事档案库房，干部人事档案工作目标管理达到省委组织部二级标准。医院在财力、物力都比较紧张的情况下，为确保医院档案管理工作，院领导及时召开专题会议，加大了资金投入，引入现代化的技术和设备[9]，更换办公设施、改善办公条件等。档案室新配置了新式档案柜18组，防磁柜1个，消毒灭菌机2台，电动铆管打孔机1台，温湿度记录仪3台，除湿机1台，切纸机2台，碎纸机1台，微机3台，激光打印机1台，1000 G移动硬盘1个，空调3台，新安装了防盗门窗，防爆灯管等硬件设施，具备了防盗、防火、防光、防虫、防尘等条件。设置了专门的荣誉室，室内陈列了建院以来医院获得的各类锦旗、牌匾、奖杯、奖状和证书等70余面（件）。医院档案管理工作现代化是衡量医院管理工作是否现代化的一项重要指标，是档案管理考核评审的重要内容之一[10]。根据山东省卫生厅加快档案管理信息化、规范化建设步伐的要求，我院还申请安装了泽信档案管理软件，为加强院内电子文件归档和档案管理奠定了基础。下一步将逐步对室存档案进行数字化处理，逐步实现数字化档案室和网络化服务，同时实现院内所有科室档案信息网络连接，为科室和个人提供更加优质、快捷的服务。近年来，医院为加强档案的基础设施建设，累计投资20多万元，极大地改善了我院档案室的库房环境和办公条件。

3、4 医院档案管理的基础业务建设进一步规范化

按照档案管理考核的要求，医院综合档案室每年定期对上一年度的各类文件材料进行整理归档，档案归档率、完整率、准确率达到100%。各类文件材料移交档案室时，均有完备的登记交接记录。档案室严格按照国家和行业标准要求，制订了明确的档案分类方案，确保流水号畅通，分类准确[11]，卷内文件、材料目录、编号规范、清晰，档案内无金属装订物残留。建立并完善档案全宗卷，确保案卷封面及标题简明、准确，案卷排列规范、有序。建立了档案管理基本情况统计台账和档案利用及反馈情况统计表。档案保存完好，无霉变、褪色、污损或虫蛀等情况发生。

3、5 医院档案编研和档案资源开发利用工作进一步强化

档案管理的根本目的在于开发利用。近年来，随着医院发展速度日益加快，建设规模不断扩大，综合档案室以其丰富完整的档案资源为医院的建设发展提供了各类重要的历史档案资料。年内共向科室和个人提供各类图纸、合同、请示、批复等文件查阅达数百次。档案人员熟悉档案及相关业务，调卷迅速、准确，查全率、查准率达100%。能够及时根据利用者需要，通过采取分发目录、电话调卷、开架阅览、网络提供利用等多种服务形式主动提供档案信息服务，受到了档案利用科室和借阅人的一致好评。我院坚持把加强编研工作，提高利用效益作为进一步做好档案管理的重中之重，及时开展编研和开发利用工作。近年来，我院将现行的规章制度、岗位职责进行了整理汇编，促进了档案开发利用和编研工作的开展。利用档案资料，编印医院、科室、科研成果简介，制作宣传画册等，加大对外宣传。在门诊候诊大厅，将各专家照片、特长、出诊时间制作成电子屏幕，为患者提供咨询服务，方便了患者选择医生[12]。另外，以办公室的同志为主，开发利用档案资源制作完成了精美的医院形象宣传片，续修了医院院志（1985～2005年），这两项工作分别获得了山东省档案局开发利用档案信息资源优秀成果一等奖和二等奖。

总之，档案管理在医院的发展过程中，有着重要的作用，因此对档案管理的进一步加强，有助于医院的长远发展[13]。我院以档案管理考核评审为契机，按照集中统一管理档案的原则，从组织领导和规章制度、队伍建设和业务培训、软硬件条件建设、基础业务建设和档案编研及开发利用等5个方面，进一步推进了医院档案管理工作的制度化、规范化和科学化建设，使医院档案管理工作又迈上了新的台阶，真正使档案成为医院决策者的依据、利用者的帮手和医院管理工作的亮点。

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