单位档案管理基本情况(精选8篇)

单位档案管理基本情况篇1

一、档案是社会保险管理的基本手段

社会保险是国家立法强制实施的一项社会保障制度，是政府维护市场经济有序运作的行政手段，是劳动者因年老、疾病、生育、工伤、丧失劳动能力、失业暂时中断生活来源时，按规定及时提供的必要帮助。社会保险的功能和作用是促进改革深化、确保社会稳定、推动经济发展，这在客观上决定了社会保险基础管理工作必须加强和完善。而加强社保档案管理、发挥档案的作用，是一种不可或缺的重要手段。从目前的实践看，社会保险的基础管理工作包括以下几项内容：参保单位及其个人自然情况登记，如用人单位职工人数、工资总额、人均工资水平、单位缴费基数、个人缴费基数、离退休人员人数、离退休工资总额、工伤职工人数、工伤鉴定情况、育龄妇女人数、工资状况、应拨付的各项保险待遇金等等。这些基础管理工作都离不开社保档案。由于社保档案对受保人和用人单位的基本情况都做了详细记录，所以在进行管理时，可以利用现成的档案资料进行费用预测，为受保人提供咨询服务，例如查阅职工养老保险个人账户、接续社会保险关系等。当前社会保险制度处于进一步完善之中，社会保障体系正在向独立于企事业单位之外的目标迈进。由于受种种因素影响，社会保险秩序和行为需要进一步整顿和规范，根据实际需要出台法规文件和业务政策，社保档案可以为政策制定者提供重要的参考。例如，规范用人单位的社会保险行为需要提供其拒绝参保、拒绝缴费、拖欠社会保险费的具体情况，开展新的业务险种需要提供企业和职工自然情况，如工资总额、人数等等。再如，职工发生退休、失业、工伤等情况后，社会保险经办机构可以根据社保档案记载掌握单位及其个人缴费情况，以及职工缴费工龄长短、工资水平等，立即计算出应得的社会保险待遇数额。

二、档案是社会保险实施管理的基本依据

社会保险管理是一项复杂的工作，档案的原始性、真实性适应了社会保险实施管理的基本要求。社会保险管理包括社会保险关系的管理、运行过程中的业务基础管理、社会保险基金管理、社会统筹基金余缺调剂管理、待遇金的社会化发放管理和对退休、失业、工伤等人员的社会化管理等。这些管理的实施依据是保险档案。例如，要全面系统了解用人单位和个人缴纳社会保险费的情况，档案的记载就是一种依据，也是对执行政策后的备查凭证。由于保险档案记录了单位、个人的缴费情况。在职职工退休或失业，计算离退休人员的养老金、失业救济金时，更要依据档案的记载，社会保险档案是发放待遇的重要原始依据。特别是在职工因企业关、停中断缴费、解除劳动合同、职工中断社会保险关系，在接续缴费和接续社会保险关系时，都要查询过去缴费状况，这些都离不开社会保险档案。随着人们社会保险意识的增强，每个参保人都关心其将来的保险待遇水平，为保证其保险金的精确性，他们随时都有可能要求查询、掌握必要的信息，如建立个人养老保险账户后，会定期或不定期要求查询其个人账户记录情况，监督用人单位及时缴费。

三、档案是社会保险基金调整和发放的基本依据

单位档案管理基本情况篇2

关键词：人事档案管理；人力资源管理；基本策略

人事档案是员工基本信息的承载方式，伴随人力资源管理工作的深入发展，人事档案管理逐渐被忽视，其管理工作在人力资源管理中的地位作用不再显得重要。在市场经济与信息化社会发展的今天，人事档案管理应该在顺应当今发展形势，一如既往地发挥出对人才的选用、培训等方面的作用，无论是何时都应注重人事管理工作，正视在管理工作中存在的问题，对其工作的实施开展进行广泛的探索。

一、人事档案概述

1、人才资源基本信息的提供。人事档案和身份证件具有同等重要的作用，是身份的象征，是企事I单位对员工了解熟悉的重要方式。人事档案记录了单位工作人员各项基本信息，通过对多项信息的浏览对员工有初步了解，根据基本信息，了解员工性格等信息因素，以便为员工安排符合条件的岗位，或者是在日后工作环境中提升素质。

2、对人力资源的优化配置。人事档案好像一面镜子，很好地展现了员工性格能力等因素，借助人事档案，管理人员能够及时获取掌握工作人员信息，才能为员工安排合适的岗位，以使人力资源得到良好的优化配置，调动员工积极性，充分发挥出知识能力优势，以获得最大化的经济效益。

3、为长远战略规划着想。唯有详细分析人事档案，管理者才能获得真实信息，才能对员工真实一面有所了解，才能从单位角度了解到人才需求，对发展动向全面掌握，为发展战略规划作出参考，为员工招聘、调配、培训等方面奠定坚实的基础。

二、人事档案管理中存在的问题

1、政府机关与事业单位

（1）管理内容片面化。人事档案不仅要记录员工性格等基本信息，记录员工的自然情况，还应记录员工在工作岗位的后天情况，相关单位对后者后天情况的记录有所缺乏，一些在人事档案中只是对员工姓名等基本情况作出记录，工作能力等方面并未完全体现出来，这样的档案是很难从全面在选人、用人上发挥出人事档案应有的作用。

（2）管理形式的落后性。现如今科技发展，电子计算机信息技术在各行业工作事务处理过程中发挥了重要作用，信息技术在人事档案管理有着广泛应用，实现了电子数据化管理，但是还有一些单位部门仍然在使用陈旧落后的方法手段，在收集与整理档案过程中出现问题，管理分散化，严重情况下也有丢失的现象，这对于机关事业单位来说工作效率大为降低。

（3）对档案管理不够重视。传统的档案管理只是注重表面的形式化，档案以纸质化的形式呈现，归档之后缺乏定期的更新，更有档案记录的内容与实际情况不符，造成这些现象的出现很大原因与管理者不够重视有关，档案管理流于形式，实际价值并未发挥出来。

2、中小企业。在中小企业人事档案管理中也存在与实际情况不符的问题，失真现象容易出现。特别是近些年来在科学技术大发展的背景环境下，应用信息技术可以伪造身份证、毕业证，信息技术的应用为造假现象提供了可能，失真现象屡见不鲜。主要原因主要有造假者并未坚持实事求是的原则，未能意识到造假行为是违法的。另外审查工作中也存在问题，管理者素质有限，对信息真假情况的辨别无从下手，无奈只能是对这些信息以被动的态度接受。这些问题的存在使企业在对工作人员的评估工作中并不客观，档案管理中的失误导致档案频繁的丢失，造成员工档案的缺失。在市场经济环境下，人员流动具有自由性，这使得终身雇佣制被打破，实现了人才资源的优化配置，对市场活力也是有力的激发。人员流动的自由性缩短了用工期限，管理者对人事档案的管理工作也就不是十分重视了。

三、人事档案创新管理的基本 策略

1、提升对档案管理的重视程度。经过对上面的分析不难发现，不同单位部门在进行人事档案管理工作中存在问题现象很大程度上与管理者对其管理工作的重视程度不够有着很大的关系，这从根本上来说是意识形态方面的问题，为此管理者应将管理工作提升到战略层面上。企事业单位的管理阶层要认识到人事档案管理工作的重要性，将其管理工作作为员工管理的重要内容，在会议中强调人事档案管理工作的重要性，人事部门在管理工作中有必要记录员工绩效、奖惩与晋升的情况信息，综合分析判断这些情况，有选择性地进行员工培训，将工作能力提升上去。

2、对人事档案的真实性、时效性加以强化。对整理档案中通常采用的做法较为传统，大多数情况仍然沿用手写方式，这样的处理方式存在较长的间隔时间问题，在间隔时间里失真问题也就很容易出现了。针对这种情况，应使管理方式具有电子化的特点，使这种特点的管理方式融入到管理工作中，以将减少整理时间，并注重对档案信息的更新，不要遗漏绩效考核这些内容的记录工作，适当情况可合理拓展记录范围，对信息分类汇总与补充，切实保证信息能够及时更新。与此同时还要重视对档案信息的真实性鉴定，及时清查信息内容，将无效信息作出删除处理，以促使真实反映出员工实际情况。

3、管理手段方式的现代化创新。传统手工形式的档案管理手段对工作效率、时效性来说是极大的降低，技术手段的先进性是其管理工作真实性的有力保证，纸质化的管理不具有客观性，浪费了资源与空间，电子化的管理方式具有自动化，实现了管理工作的一体化，是绿色环保的管理方式。为此企事业单位在人事档案管理中应建立健全信息化建设，构建一体化管理平台，搭建人事管理系统，将档案信息存储于系统之中，在系统平台上进行记录、整理、归总工作，实现管理工作的电子化与资源共享，促进管理的方便快捷性。

四、结语

综上所述，本文从三个方面对人事档案管理的基本策略展开了论述。在人力资源管理工作中对人事档案的管理是重要的内容，人事档案的管理对于发挥员工的能力具有重要作用，为此在企事业单位中管理者更要重视人事档案管理工作，特别是在竞争激烈的市场经济环境下，更应该发挥人力资源管理部门的管理服务职能，转变管理观念，注重管理工作的现代化创新。

参考文献：

[1]王博、 高校人事档案管理工作的实践意义与创新策略初探[J]、 现代交际，2015，10：113+112、

单位档案管理基本情况篇3

1、1提升档案管理效能

目前，传统的人管档案已经难以适应时展大的新要求，需要引入信息技术推动档案管理工作日益规范化、现代化。积极运用信息技术，建立档案数据库及其链接，不仅能够使单位内部人员根据关键词或者代号快速找到所需档案，还能实现单位之间档案共享，及时快捷的实现单位间档案互调，从而提高档案工作效率。信息技术除快捷外，最重要的是能及时更新，这不仅可以促进工作人员及时警醒自身，还能使领导更清晰的掌握工作人员日常工作状态，极大推动档案管理工作及各项工作良性协调，提升档案管理效能。

1、2促进档案数据整合和优化

档案本身较为繁杂，尤其是人事档案涉及人的基本情况、家庭状况、学校表现、奖惩情况等，仅靠传统的人管档案很容易导致档案分类混叉甚至是丢失。惟有运用信息技术将档案输入计算机，而后进行融合与分析，实施规范化管理，分析原有的工作人员档案，及时输入其新的档案，并将二者进行对比，删去已淘汰档案、剔除重复档案、增加新的内容，总结档案管理规律，促使档案管理工作适应时展要求，提高工作效能。随着科技的发展，基本可以实现数据库的自动整合与更新，既节省劳动力又方便快捷，大大提高了档案管理工作效率，实现档案的及时整合与优化。

2着力推进事业单位档案管理信息化的对策建议

2、1着力加强档案管理的“硬件”建设

强化“硬件”建设，是着力推进事业单位档案管理信息化的保证。要继续加大对硬件设施的投入力度，如计算机、数据库、存储设备等，为建立信息化的档案管理提供物质基础。选择性能较好的硬盘等存储设备，确保档案资料能够有效存储。充分考虑到事业单位档案具有连续性的特征，坚决避免档案顺序颠倒，做好旧档案的整理工作，实现档案的合理归档，促进档案资料库不断完善，为推进档案信息化建设打下坚实的基础。着力创新档案管理方法，积极应用新技术，在确保纸质档案安全高效的前提下，扩大电子档案的应用范围，充分发挥电子档案的作用。

2、2加快推进文档一体化建设

建立一体化文档，是着力推进事业单位档案管理信息化的关键。针对当前事业单位存在文档分离的现象，要大力推行文档一体化，彻底杜绝工作重复的现象，切实把日常文化和档案统一起来，做好文件管理的事前控制，从源头上提高档案的质量，促进档案功能得到有效发挥。继续抓好信息源头的梳理的控制工作，彻底改变文档分离的难题，应用现代信息技术实现文档一体化。选择优质的文档一体化软件，确保在文件形成之初就有档案工作的介入，有效避免档案文件丢失所带来的损害。组织相关人员研究档案一体化管理，有效化解电子档案带来的新情况和新问题。

2、3切实提升档案管理人员的素质

单位档案管理基本情况篇4

随着水利行业安全生产标准化建设工作的持续开展，安全生产档案在安全生产工作中的重要性也日益凸显，逐渐引起了人们的重视。然而，水利工程管理单位的安全生产档案管理工作还未走向成熟和平衡，有些单位安全生产档案的管理很不规范，未按要求设置单独的档案库房或档案专柜，管理人员往往认为只要把档案材料收集起来，集中放进档案盒中保管，丢不了就可以了，没有进行规范的分类、整理和存放。这样以来，无论是在档案的利用、还是在档案的保管保护方面都存在着一定的问题，所以建立健全安全生产档案的收集、整理、归档、保管制度是很有必要的。

1 水利工程管理单位安全生产档案的作用

1、安全生产档案是水利工程管理单位安全管理的基础

水利工程管理单位的安全生产档案详实记录了本单位安全生产制度建设、安全文化建设;人员的管理、培训;所辖水利工程的运行、监测、维修、安全养护等方面最基础、最原始的资料，是水利工程管理单位开展安全生产工作、落实安全生产主体责任的基础。

2安全生产档案是分析事故原因的原始资料

事故的发生虽然有突发性和特点，但大部分事故与当事人思想麻痹和工作疏忽有关。对每次事故发生时间和导致事故发生的原因做出详细的调查和完整的纪录，就有可能将他们和其他档案资料综合在一起，找出事故发生的共性原因，发现隐藏在事故背后一些规律性的东西。这样做可以抓住安全工作的关键点，着重做好事故多发时间和多发部位的防范工作，使安全生产工作更有针对性，起到事半功倍的效果。

3、安全生产档案是职能部门安全监管监察的重要手段

安全生产档案，便于检查人员查阅安全生产资料，有重点地勘察水利工程现场，有效地了解和掌握水利工程管理单位在自身管理过程中全员、全过程、全方位安全管理的状况，从而有事实、有依据、有针对性地监督指导水利安全生产管理工作。

2 水利工程管理单位安全生产档案的主要内容

水利工程管理单位安全生产档案的内容主要有以下几个方面

1、本单位安全生产组织机构、安全生产规章制度

安全生产组织机构成立和职责分工情况;本单位制定的安全生产规章制度(包括安全生产责任制度、安全生产管理制度、安全操作规程、危险源管理制度等)。

2、安全生产工作文件

包括国家和各级政府所颁发的有关安全生产的法律、法规和条例;上级下发关于安全生产工作的文件及本单位贯彻执行的文件;单位拟定的安全生产管理目标与工作计划、执行情况及年度总结;本单位第一责任人和直接责任人主持会议的记录;单位讨论重大问题的会议纪要;安全生产例会制度执行情况。

3、安全生产经费投入材料

安全生产措施费落实情况(安全隐患项目的整改、安全防护、消防器材购置等情况;劳动保护用品购置及使用情况;管理人员及从业人员安全生产培训等费用情况;安全生产经费的实施情况(包括经费计划安排、使用台账等材料)。

3、安全生产责任书、考核及奖惩材料

本单位与安全生产责任人签订的责任书;对安全生产责任人年度考核材料;对安全生产先进单位和个人表彰奖励;对违反安全生产责任人的处罚材料。

4、安全生产检查材料

本单位安全生产(包括现场安全设施设备、劳动保护用品发放、危险品管理、安全操作、安全保卫及防范、安全防火等)检查记录;本单位第一责任人和直接责任人检查安全生产工作记录;建立事故隐患台账，组织开展安全隐患排查治理、督促落实隐患整改、报送隐患排查治理情况;重大危险源登记建档、治理情况。

5、安全生产学习教育培训材料

组织安全生产学习、会议的情况(包括学习、会议的内容、参加人员、记录、照片等);本单位制定的安全教育培训计划，开展安全生产方面的宣传、教育及培训评估改进情况;在职职工参加安全生产知识的培训，及对特种作业人员、新参加工作人员上岗前培训、三级教育情况。

6、应急机构、预案及演练材料

应急组织机构和应急队伍建设情况;制定完善安全事故应急预案、加强演练情况(包括生产安全事故应急预案、防洪度汛预案及演练情况等)。

3 加强水利工程管理单位安全生产档案管理工作的方法

1、加强对安全生产档案管理工作的领导

水利工程管理单位的各级领导，要把安全生产档案管理工作作为档案事业的重要组成部分和单位建设的重要内容来抓。要切实加强对安全生产档案管理工作的领导，把单位的安全生产档案管理纳入单位工作计划，与其他各项工作同步安排，同步部署。

2、规范安全生产档案管理工作，完善安全生产制度

制度建设是规范安全生产档案管理工作的根本保证。水利工程管理单位要结合水利实际，逐步建立、健全安全生产档案的收集、鉴别、归档及保管保护等制度，明确档案人员的职责，并将档案管理和工作人员岗位责任制落实情况纳入考核内容，做到职责明确，规范管理。安全生产档案管理，往往涉及到单位各个部门，需要各部门协调解决。因此各部门要齐抓共管，密切联合，建立起科学系统的档案管理网络。安全生产档案管理工作者还要深入到可能产生安全生产档案的各单位，了解和掌握实际情况，为收集整理工作打下坚实基础。

3、加强队伍建设，提高管理人员素质

档案管理工作水平的高低，人是决定因素。安全生产档案管理人员应熟悉档案专业理论知识，熟悉安全生产管理业务，忠于职守，遵守纪律，具有履行职责必需的文化知识和专业技能。要定期接受相应培训，不断学习档案管理的新知识和新技术，以适应档案管理科学化进程的需要。此外，档案管理工作连续性强，档案管理人员要较长时间才能逐渐适应。因此，从维护档案工作的长远利益考虑，必须保持档案管理人员队伍的稳定。

4、实现安全生产档案的科学化、现代化管理

安全生产档案管理部门应根据本单位实际情况，对归档文件进行科学系统地分类、排列、编目和保管，采用先进技术和管理方法，推动文档一体化进程，实现档案管理现代化。

档案管理设备的现代化，档案种类和载体的多样化，决定了档案管理方法要不断改革。只有坚持与时俱进，才能适应新形势，开创档案管理工作的新局面。

为加强水利安全生产档案管理工作，充分发挥档案在安全生产工作中的作用，水利工程管理单位应根据国家档案法规和有关规定要求，建立、健全水利安全生产档案管理体系，履行档案工作中的责任和义务，确保水利安全生产档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。

单位档案管理基本情况篇5

关键词：新时期；机关事业单位；人事档案；管理策略

引言：人力资源是机关事业单位存在与发展的关键，而人事档案则是收集、整合人力资源信息的重要步骤。在机关事业单位，管理部门一方面要根据人事档案对单位内部的人员数量、结构、基本特点进行合理的分析，以作为工作考评的基本依据；另一方面人事档案也是职工工资、岗位变动的有效凭据，由此可见做好人事档案管理工作对于保证机关事业单位内部的人力资源调配，加强内部控制，提高工作效率的作用是不可替代的，因此，面对人力资源管理理念和管理方式的变革，机关事业单位积极调整人事档案管理策略也成了新时期的必然选择。

一、新时期加强机关事业单位人事档案管理的重要性

对于机关事业单位而言，人事档案涉及了职工个人信息的各个方面，如出生年月、学历、工作经验、婚姻状况等，这些信息可以为单位用人提供基本依据，并依照个人的目前工作状态以及未来发展潜力进行适当的工作调整，以带动职工工作热情，实现人力资源的优化配置。人事档案还表明了职工的社会关系，社会性是人的基本属性，在机关事业单位，人与周围社会环境所产生的互动作用，通过档案的方式记录下来，这样不仅能够强化单位对个人的社会化管理，还能够提高单位的内部控制效果。此外，在信息技术不断发展的情况下，纸质档案管理的时代即将结束，利用信息系统录入职工信息，加强信息间的传递与共享已经成了现代社会发展的必然要求，基于此，在新时期加强对机关事业单位人事档案的管理，也已成为推动单位管理信息化、系统化的有效途径。

二、目前机关事业单位人事档案管理中存在的问题

首先，思想上缺乏对人事档案管理的重视。在机关事业单位，无论是领导层还是基层管理人员，他们对于人事档案管理工作的认识都存在一定的误区，如在单位进行工作规划和安排时，并没有将人事档案管理工作纳入日程中来，而这样的态度直接导致了管理人员在长期单调、重复的工作内容中，失去了工作的热情，降低了对工作的责任感，进而影响了管理效果。其次，专业的人事档案管理人才的缺乏。机关事I单位的人事档案主要归人事部门，随着信息技术在管理体系的普及，人事档案管理的专业化程度越来越高，而在一些单位内，人事部门管理人员并非专门的管理人员，他们在档案管理中，只能从记录、收集、整理的角度对人事档案进行基本的管理，而不能从人力资源开发与利用的角度，对其进行有效的分析与整合；再次，缺乏有效的人事档案管理规范。一些机关事业单位虽然逐渐开始重视人力资源管理的作用，但是相关制度、规范的制定却依然落后于理论，人事部在工作过程中，往往缺乏系统的章程作为依据，这不仅影响了档案的归类和整理，更降低了档案管理工作的效率。最后，人事档案资料的价值有待提高。信息杂乱、收集过程盲目是目前机关事业单位档案管理中的重要问题，这些资料在整理中由于缺乏相应的标准，管理人员缺乏筛选的能力，造成了档案门类不清，内容庞杂混乱，从而大大降低了档案的应用价值。

三、新时期机关事业单位人事档案管理的基本策略

1、单位内部对档案管理工作的认识

思想是行动的指导，在机关事业单位内部创造良好的工作环境，对于提高档案管理工作在单位内部管理地位具有重要意义。单位领导层首先提高思想认识，将人事档案管理工作纳入到单位的日常管理中来，以激励人事部门转变工作态度，不断提高档案管理工作效率；其次，要加强宣传，在单位内部管理的各个环节渗透人事档案管理的作用，以提高单位内部，尤其是基层管理人员对档案的重视；最后，加强对人事档案管理的投入，重视信息技术在改善档案管理环境中的作用，积极引进新技术和新理念，以提高档案管理工作的科学性。

2、不断完善档案管理工作制度规范

制度是工作落实的保障。机关事业单位在认识档案管理的过程中，应该重视对制度规范的制定。首先明确人事部档案管理工作的主要任务，以提高工作人员信息收集、整理、分析的积极性，保证人事档案管理工作的正常开展；其次，落实责任制，将档案管理工作的各个环节落实到人，并利用责任制推动工作人员的工作效率，针对档案录入与使用情况制定严格的规定，以保证信息的及时收集，以及用后的及时归还，保证档案的完整性和实效性；最后，根据市场的基本要求，细化对员工信息的收集，以明确单位人才结构，加强内部控制。

3、提高档案管理人员的专业素质

工作人员的业务素质和管理水平直接影响着人事档案的管理效果。机关事业单位在进行人事档案管理的过程中，应该重视对专业人才的吸收和培养，以提高人事档案管理的专业化水平。机关事业单位在人才管理过程中，首先要建立相应的制度做到专人专管，打破传统管理模式中，兼职管理的情况，以保证档案管理的一致性；其次，将档案管理人员的培训纳入到单位内部培训中来，用现代化管理理念以及信息化管理方法，提高管理人员的工作技能和业务水平，最后，加强对专业管理人才的引进，采用相应的激励机制，提升人才对档案管理工作的评价，进而促使人才进入到档案管理体系中来。

4、提高档案内容的有效性

为促使管理工作更科学专业的开展，提高机关事业单位内部管理中效率，人事部门应该提高对档案更新、鉴别、保存的意识，保证档案内容能够与市场对人才的基本需求相符，同时加强与各部门人员的沟通，以保证其在信息收集、归档整理上能够有充分的应对能力。此外管理人员不仅要做好数字化档案的整理和归档，还应该加强纸质资料的管理工作，做好防火、防潮、防盗，提高档案保存的安全性，而只有这样才能真正发挥档案在单位内部管理中的价值。

单位档案管理基本情况篇6

（一）人事档案管理体制混乱。

人事档案管理体制上实行多头管理、管理体系上仍按传统的三大类管理。管理方法上实行“档随人走”，主要表现在各单位部分人员的档案有的在人事部门，有的在人才交流中心，还有的在劳动部门，管理的主体不清。管理模式上实行封闭式管理，人力、物力、资金不到位，重复浪费极为严重。

（二）人事档案法规不健全。

由于人事档案法律建设上基本还处于探索阶段，操作过程中还存在着一些问题：人事档案观念淡薄，普法工作开展力度不够，公众对于人事档案的认识还处于一种模糊的状态，法律法规不够完善等。

（三）人事档案内容不完备，档案整理不规范。

把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提，许多单位在这个方面做得非常欠缺。材料混杂、散乱，甚至根本没有清理，有些单位档案虽已立卷成册，但没按要求的格式进行分类处理，给档案利用带来了诸多不便。随着行业的发展，各单位对学历的要求越来越高，很多干部通过各种方式提高了文化水平和学历层次，但由于学习渠道（如函授、短期培训、研修班、进修班等）的差异，以及各个学校对入档材料的要求不同（如有的学校没有学历批准书的相关材料，只有学位证书）等问题的存在，导致某些人事档案中的学历材料不齐备，且无法补办。

（四）人事档案管理手段落后。

目前大部分单位的人事档案管理还仅限于传统纸质档案管理，较好的单位也仅仅是采用了电子数据库管理，而根本没有实现信息化。但是随着社会的发展、办公条件的改善，为了更加真实、全面的地记录干部所有经历和资料，实现人事档案信息化是一种必然趋势。

二、干部人事档案管理工作的完善措施

（一）理顺人事档案管理体制。

现行的人事档案，主要按管理权限和隶属关系进行管理，根据《干部档案工作条例》有关规定，在强调按隶属关系管理的基础上，突出职能管理。组织部门承担对档案工作牵头抓总，负责档案工作的管理督查和业务指导，同时，具体负责所管领导干部和参照管理单位人员的档案；人事部门负责国家公务员包括依照管理单位人员的档案管理；人才交流中心负责事业单位、社会中介机构工作人员及流动人员的档案管理；劳动部门负责各类企业工作人员的档案管理。

（二）健全人事档案规章制度。

要建立健全一套完整科学的人事档案管理工作规章制度，使工作有序，有据可依，保证人事档案工作逐步法制化、制度化、规范化，真正发挥人事档案“见证历史”的作用。完善档案的保管、利用、借阅、保密、归档、鉴定制度，及时收集、补充、更新和完善人事档案材料。对收集档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精练，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别，使人事档案的收集和归档工作真正做到不丢失、不积压、客观反映事实。

（三）丰富人事档案材料内容。

要紧紧围绕干部工作大局，提高人事档案利用价值，在收集干部基本情况的基础上，不断丰富人事档案材料内容，一是建立干部工作业绩档案，及时将干部的工作情况、工作业绩和在重大活动、重点工作中的表现情况及任务完成情况收入档案，为凭实绩用干部提供必要的依据。二是建立干部能力档案，重点收集个人文化程度、专业水平、继续教育情况以及参加各种资格考试、注册考试等能反映个人才能的资料。三是建立干部认可档案，本着党政干部群众认可、技术人员学术认可、企业人才市场认可的原则，分别建立党政干部考核考察档案、技术人员学术和技术推广成果档案、企业经营者利税档案。通过这些内容，把档案建设成为反映干部面貌的镜子，记录干部成长的录像，以便于组织对干部进行全面了解，使干部档案更好地为组织工作、经济工作服务。

（四）加快人事档案信息化建设。

单位档案管理基本情况篇7

一、基层档案管理中存在的问题

（一）保管条件较差

根据数据调查显示，大多数单位对于档案的保管不能达到其管理的要求，更别说规范、统一的要求了。另外，还有少数单位出现了将档案管理工作室作为储藏室的现象，不仅设备不能及时更新，就是档案的柜子也做不到统一。更有甚者，个别单位对于基层档案管理的安全性也不能保证，出现部分档案受损的现象。就实际情况来说，有一些单位的办公用房是有一些紧张，很难将一间单独的房屋作为档案管理室，但是将基层的档案堆放在角落中就显得过分了。这些问题的产生，究其根本，还是保管的条件较差，工作人员对于档案管理的工作也缺乏正确的认识，以至于档案管理存着问题。

（二）设计规划的前瞻性不足

档案工作的开展应当是紧跟时展步伐的，因此，档案工作不仅应当符合当前形势的需要，更应当瞄准时展的前进方向，所以，在规划设计上急需务实更需具有前瞻性。然而，就目前的情况来看，基层档案信息化建设工作无论是在规范化建设上，还是在数字化的构建上，乃至于是在网络化的认知和社会化的融入等方面，都因为规划中没有很好注重前瞻性的问题，致使基层档案信息化建设工作的发展动力不足，不能很好适应时代快速发展的前进步伐，设计层面的滞

（三）专业素质薄弱

基层的档案管理工作虽然是一项不起眼的工作，但是它是一项极其复杂、琐碎的工作，并且具有一定的专业性。为了保障社会经济建设的发展，档案管理工作的人员应该具备一定的专业素质和职业素养，才能满足人们对于这项管理工作的需求。另外，在实际工作中，还要避免出现一人多职的现象，保证基层档案管理的稳定性和持久性。

二、基层档案管理中的创新措施

（一）强化人员意识

只有在基层工作人员素质得以有效提高的条件下，才可以充分利用现代化手段提高档案管理水平，实现规范化与科学化的管理目标，确保档案资料的系统性、真实性与完整性。首先，服务中心应积极开展培训教育活动，以尽可能多的方式向基层工作人员普及档案管理基础知识，然后定期抽查档案信息填写情况，通过奖惩制度的引入来规范工作人员行为。其次，领导应充分发挥自身模范带头作用，加强宣传，做到档案管理人人有责。最后，将日常工作作为引导，根据现行法律法规，对档案管理过程中有关资料收集、整理和归档的环节进行完善，以此为规范化的档案管理奠定良好基础。

（二）加大资金投入，构建现代化的档案管理系统

在我国档案管理的传统时期，档案管理工作大多是通过人工书写与人工管理的模式开展。然而，随着信息技术的不断发展，随着互联网的不断普及，基层档案管理工作迎来了更大的发展机遇，而这就是现代化档案管理系统的引进与使用。然而，根据相关调查可以的得知，在我国一些较为偏远的地区，这些地区的基层档案管理工作中仍旧沿用着较为传统的管理方式，而这样的管理方式严重阻碍了档案管理工作效率的提升。因此，为了使得我国基层档案管理工作的效率得到更好的保障，为了使得我国基层部门档案能够得到更为妥善的保管，相关部门加大资金投入，构建现在化的档案管理系统是非常有必要的。在未来的一段时间内，我国基层档案管理系统即将实现全国范围内的联网，而这一技术的实现可以使得我国基层档案获得更为统一的管理，从而使得基层档案管理工作更加高效、有序。

（三）优化档案管理制度与方法

在日常管理过程中，基层事业单位要根据党建工作中档案管理情况，全方位客观分析存在的一系列问题，多层次优化完善党建档案管理制度，根??党建档案管理具体内容，在科学细化的基础上，将其落实到各阶段党建工作中的档案管理，确保一系列档案管理工作顺利开展。基层事业单位要根据党建工作、档案管理工作二者关系，制定可行的责任制，明确不同岗位人员职责，有效防止党建档案管理中“权、责、利”模糊化。在此基础上，基层事业单位要根据自身运营情况，结合党建内涵、要求、内容等，优化档案管理方法，不能再采用传统单一化管理方法，将多样化的管理方法应用到日常档案管理中，提高档案管理实效性，促使档案信息数据更好地作用到各项党建工作中，从根本上提高党建工作质量。

（四）加强基层档案基础设施建设

基层政府组织应提高认识、统筹安排，在财政收入中建立档案预算资金，保障档案工作日常经费支出。改善设备、整合资源，缓解现存库房紧张、保管条件差等突出问题，对明显不符合档案管理标准的库室，要及时调整修缮，同时适时购买和添置档案专用柜及防火、防虫等保护设施，逐步增加硬件设施投入，改善乡镇档案保管保护条件，确保乡镇档案的完整与安全。有条件的地方要积极开展电子档案系统的建立试点，建立独立的声像档案存放场所，促进电子文档的形成和完善。加大遗留在个人处的基层政府组织的历史档案、破损档案的搜集、整理和修复力度。

（五）提高档案管理人员能力与素养

在日常运行过程中，基层事业单位要以党建档案管理工作为基点，准确把握档案管理人员已有的能力以及素养，合理调整制定的人员培训方案、培训目标，优化完善培训方法，分阶段、分层次引导档案管理人员学习最新档案管理知识、理念以及计算机专业知识，优化完善档案管理知识结构体系，学习相关法律法规，强化他们的责任意识、服务意识，具备较高的职业道德素养。

（六）要加大基层档案工作的执法力度

依法治档，是做好基层档案管理工作的一个重要方面。各级档案管理行政部门，要利用行政权利公开、行政执法公开、责任公开的大好时机，明晰权责，采用合法方式加大对基层档案管理工作执法力度。一要坚持档案工作年度归档立卷检查，使基层单位时时绷紧档案工作这根弦，强化基层档案管理。二要争取与区委、人大、法制办等相关部门的联合执法工作，形成督促检查合力。三要敢于较真，对检查中发现的突出问题，要及时通知被检单位，督促限期整改，情节严重、危害较大的，不论涉及什么单位和人员，追究相应责任，达到惩戒和警示目的。四要有检查结果，检查后要与被检单位交流意见，沟通反馈，要向党委、政府及组织人事部门汇报，作为目标考核和干部任用参考依据，营造全社会关注和支持档案事业发展的环境氛围。

单位档案管理基本情况篇8

一、目前基层单位档案收集存在的问题

1、档案收集门类不齐全

根据笔者的调查与分析，在近几年档案门类不齐全现象层出不穷，且这一现象在基层单位表现的最为明显，比如乡镇单位的档案主要分为四种类型，分别是文书档案、会计档案、统计档案、农业档案，这四类档案资料缺一不可，但是很多基层单位档案收集中仅仅对文书档案与会计档案资料加以收集，导致其它档案资料有所遗失。或者对于基层机关单位，依据职能其档案类型众多，包括了文书档案，信访档案、新闻档案，但是在档案收集的过程中并不重视新闻档案（即各类会议报告、演讲稿、照片资料等），无法真正保证档案收集资料的全面性。

2、档案收集内容不完善

只有真正保证档案收集资料的完善性、真实性才能真正发挥出档案资料收集的意义，目前，在基层单位档案收集中，因收到收集资料的限制或者档案收集人员自身的影响，导致大多数档案资料收集不完善，有的材料有上文无下文，有的资料有附件没有正文，有的有批复但是没有请示，如此一来，则无法真正将某一项活动的过程加以展现，无法发挥出档案的重要作用与价值。

3、档案数量出现悬殊

根据分析与研究，有诸多基层单位所收集的档案资料均为上级部门所下发的文件，但是对于某些会议中领导人员的讲话、会议记录、会议照片等资料却没有进行收集，还有一种情况便是在基层单位档案管理中，会出现断档现象的发生，无法保证档案资料的完善性，甚至同一门类档案数量存在一定的差距，无法体现出档案收集资料的有效性。

二、基层单位档案收集出现问题的原因

1、缺乏对档案收集的认识与了解

在诸多基层单位，其领导者没有清楚的认识到档案收集的重要性，并且没有认识到档案收集所带来的现实意义，导致档案收集工作出现问题未及时解决。甚至还有部分领导者认为只要将重要的档案资料进行收集即可，无关痛痒的资料不需要进行收集，如此一来则在一定程度上丧失档案收集的现实意义。

2、未制定完善的档案收集制度

因为受到自身因素以及其它因素的影响，所以在大多数基层单位档案收集中没有制定切实有效的规章制度，并没有没有对哪一类档案收集与归纳进行明确设置，在档案人员收集的时候无法可依，档案收集工作受到影响。与此同时，虽然部分基层单位设置了档案收集制度，但是却不符合实际的发展情况，或从其它单位照搬而来，或从其它企业挪用而言，没有与自身性质相互联系，导致制度管理趋于形式化。

3、档案管理人员素养过低

在档案收集过程中，其档案管理人员的素养与技能关系到了其收集的质量与重要性，但是在基层单位中，因缺乏对档案收集的重视，很多情况下没有给予档案人员正确的培训与教育，导致档案管理人员缺乏专业技能与职业素养，甚至部分基层单位的档案人员身兼数职，在档案收集中缺乏精力与时间，收集过程中态度散漫，敷衍了事，严重影响档案资料收集的有效性。

三、新时期基层档案收集工作的改善对策

1、提高基层单位领导者的档案收集意识

只有保证基层单位领导者树立正确的档案收集意识与观念，才能真正实现档案收集的完善性、规范性与全面性。基层单位的领导者需从长远角度出发，认识单位发展与档案管理之间的关系，并且?n案部门要采取多种渠道与方法，为领导宣传档案收集工作的重要性，使其明白档案收集的重要性与完善性，在日后工作中给予档案收集工作肯定与支持，为档案收集奠定理论基础与保障。

2、制定有效的档案归档制度

在基层单位档案收集中需要依据相关规章制度才能推动档案收集的完善性，所以积极制定基层单位档案收集制度与归纳制度至关重要，这样一来能够真正保证档案资料的完善性、档案资料收集的即时性。档案管理部门需要结合现阶段的发展情况，针对性的制定有效的档案归档与收集制度，并且还需要经过审核通过，将其作为档案人员考核的主要内容，进而提高档案收集人员的积极性。

3、提高档案管理人员的基本素养

诚如上文所言，档案管理人员的素养关系到了档案收集工作的好坏，尤其在新形势下，基层单位需要清楚的认识到这一点，并积极提高档案管理人员的素养，基层单位档案部门需针对性的开展培训与教育模式，以提高档案管理人员的专业素养以及职业能力为主，或者将培训与教育的成果与绩效考核相互联系，提高档案人员的学习积极性。基层单位的档案部门还需要从现实出发，杜绝各类兼职人员的现象，可以根据实际情况对外招聘优秀的档案管理人员，为档案收集工作补充新鲜血液。

4、提高档案收集途径的多样化

在基层单位中其档案资料类型比较多，且具备专业性，因为每一份档案材料的性质不同，所以很多情况下需要具备专业知识的档案人员进行收集。其中假如将部门中的档案材料均上交到单位的档案室之中，那样不仅会浪费时间，还会提高档案收集者的工作量，无法真正保证档案收集质量。因此笔者认为，在基层档案收集过程之中，需要严格遵循档案收集的规律，要对档案文件材料进行分析，实现档案收集各个环节的完善性，不论是收集、积累还是归档，均要保持有效性。这样一来，基层单位档案资料收集具有多元化，并且可以真正提升其收集效率。