档案管理的成果(精选8篇)

档案管理的成果篇1

关键词：档案管理；研究；高职院校科研

1、科研档案的含义及作用

科研档案是指在科学技术研究过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、声像等各种形式载体的文件材料。

高校的科研档案，是高校知识产权的重要载体，凝结了高校科研人员在实践中创造的科技成果、经验和思维，其中储藏着大量的科学技术成果、发明创造、工艺方法等。因此认真做好科研档案管理，合理利用科研档案，能大大提高科研工作水平，为知识创新、技术进步发挥重要作用。

2、高等职业院校科研档案归档范围

目前，依据高职院校科研活动的内容和特点将科研档案大致分为科研项目档案和科研综合档案。

2、1科研项目档案归档内容

2、1、1科研项目准备阶段

准备阶段收集的管理文件有：开题报告与课题论证材料，科学基金及重大项目申请报告及批件，任务书、协议书、委托任务书、合同，课题研究计划等。科技材料有：文献调研、综述报告，实验方案，应用前景调研报告，市场预测、应用前景分析报告，开发工作方案等。

2、1、2研究实验阶段

立项后的项目进入实验阶段，需要收集的管理文件有：课题研究计划执行情况表、进展报告表，计划调整与撤销报告等。科技材料有：重要的实验、测试、原始记录，数据处理材料，设计文件和图纸、技术说明、使用说明，阶段工作小结，重要的照片、底片、录音、录像带等。

2、1、3项目验收阶段

验收阶段需要收集的管理文件有：工作总结，科研投资和经费决算材料，鉴定证书或视同鉴定证书，鉴定会材料、验收评价意见，使用意见，经济效益和社会效益的证明材料等。科技材料有：研究报告、研制报告，论文和专著，工艺技术报告，技术诀窍报告等。

2、1、4成果推广应用阶段

推广应用阶段需要收缴的管理文件有：成果被引用情况材料，成果宣传报到材料，转让合同、协议书，生产定型鉴定材料，成果推广投产后反馈意见，技术展览会的材料等。科技材料有：国内外学术交流材料，开发和推广应用方案及实施情况材料，扩大生产的设计文件工艺文件，市场调查、分析报告等。

2、1、5成果申报和奖励阶段

成果申报和奖励阶段收集的管理文件有：科技成果登记表、报告表，科技成果奖励申报书及批件，获奖材料（奖章、奖状、证书），专利申请书和证书等。

2、2科研综合档案归档内容

科研综合档案是学校科研的重要组成部分，主要包括：上级有关部门科研工作的文件及学院的上报材料，学院科研工作的规章制度，关于科研机构设置的请示、批复，学院学术委员会成员名单，学院科研成果受奖情况，上级下达的科研计划、任务，学院上报的科研计划、总结，学院科研成果登记表及重大科研项目执行情况，学院评选先进科技工作者的文件材料，学院召开科研专项会议的文件材料，学院组织开展的科研经验交流活动的文件材料，学院举办或承办的课题研讨活动的文件材料，学院有关科研活动的交往活动、外事活动的记录材料，学院编印或出版的科研论文集以及反映学院科研动态和成果的报纸、刊物等。

3、科研档案管理工作存在的主要问题及原因分析

3、1科研档案材料收集不完整

科研人员在完成科研项目后，收集的材料主要是一些结果性和部分依据性材料，项目实施性材料归档较少，这使得科研成果档案在为连续性研究提高参考和使用时，出现一些科研成果档案材料不完整的缺陷。主要是因为科研工作人员档案意识薄弱，在收集科研成果档案时只注重科研项目的结果性材料，重点是收集科研项目中的研究成果，诸如论文、著作等，而在科研项目实施过程中形成的材料，却很少关注和收集。此外，科研人员将自己的科研成果视为个人私有财产，许多珍贵材料，如获奖证书、专利证书、论著等材料不愿意上交或推迟上交，有些科研人员则认为自己的科研成果是专门用来申报专业职务所用，不愿意将原件归档。这些都导致了科研档案不完整。

3、2科研档案管理人员配备相对不足

科研档案管理人员占主体力量的是兼职人员。一方面，大多没有受过档案工作的相关培训，对科研档案管理缺乏规范性。另一方面，科研档案管理人员兼作其他工作，没有充足的时间和经历从事科研档案管理。

3、3行之有效的科研档案管理制度缺乏

科研档案管理大多参照、借鉴常规性档案管理办法，缺乏相应的科研档案管理制度、办法和实施细则。档案管理人员只能在口头上做一些说明、解释，而不能做硬性要求，监督力度非常小，这是因为没有相应的制约手段。

3、4科研档案利用价值范围比较窄

科研档案归档后，档案管理部门一般只将科研档案向从事项目研究的科研人员提供参考，并未将成果应用于教学等环节，使得科研成果利用价值范围比较窄。

4、科研档案管理的建议

4、1完善科研档案管理制度

完善的科研档案管理制度是档案工作的基础，是学院科研管理的重要部分。应结合学院实际，制定和完善科研档案管理制度，对科研档案的收集、整理、利用、保管、鉴定等做出明确规定。真正做到科研档案的形成、管理与科研项目的立项、中期检查、结题验收的全部过程同步进行，使科研档案具有客观性、真实性、系统性、连续性和完整性，确保科研档案的利用价值。

4、2强化科研档案意识

学院可创造一系列的档案培训、外出学习和经验交流机会，加强科研档案管理人员与科研人员的档案意识。

4、3明确科研档案分工

明确科研档案管理部门的职责与分工，对相关人员，如科研管理部门（包括科研部门和系部管理人员）和项目负责人，分别建立科研档案规定职责，制定科研档案归档范围，及时做好科研档案收集、整理、归档，形成职责明确的科研档案管理工作机制。

[参考文献]

[1]倪丽娟，尹航、 基于公共管理的档案管理实践范式研究――以社会变迁为视角、 档案学通讯，2012，04：33-35、

[2]倪刘根、 我国商业企业诚信档案管理的现状与发展对策研究、 档案学通讯，2012，05：86-89、

[3]卞咸杰、 探析英国高校档案管理的特点：以谢菲尔德大学为例、 档案管理，2012，06：78-80、

[4]王协舟，罗小宁、 图书情报与档案管理类本科专业课程资源建设研究综述、 档案学通讯，2012，06：56-59、

档案管理的成果篇2

探讨测绘档案的时代特征，分析当前测绘档案信息化管理系统的现状及存在问题，以广东省国土资源档案馆测绘档案信息化建设为例，提出省级测绘档案管理与服务系统建设的思路与方案。

关键词：

测绘档案；管理与服务；信息系统；海量数据组织

1前言

测绘档案是在测绘活动中形成的具有保存、查考、利用价值的有机联系的各类原始记录、技术文件和成果等的文件体系[1]。如何管理和利用好这些测绘档案，是值得每个测绘档案管理人员思考的问题。近年来，随着现代测绘科学技术的发展，我国测绘业已基本实现由传统模拟测绘技术体系向数字化测绘技术体系的跨越，并正向信息化测绘体系跃进，各种新产品、新成果不断涌现，极大地提高了测绘为国民经济服务的能力。但是，长期以来，人们重生产、轻管理，重成果、轻档案，致使测绘档案事业的发展却相对滞后，测绘档案管理的信息化水平还较低，这与测绘生产的先进技术极不协调，并制约着我国测绘事业的进一步发展。本文以广东省测绘档案管理与服务系统建设为例，探讨当前省级测绘档案管理与服务系统建设的思路和措施，以期起到一些借鉴作用。

2测绘档案管理现状和存在问题

2、1管理内容呈现新特征

（1）归档数据量大。

主要表现在数据总量大（年均归档量达20TB）、单个数据文件大（单个遥感影像文件普遍在1GB以上）、数据文件个数多，会产生庞大的目录管理信息。

（2）测绘档案分类复杂、易于变化。

按专业类型，分为大地测量、工程测量、摄影测量与遥感、海洋测绘、地图制图等，按资料类别，分为技术文件、外业观测资料、计算资料、成果资料等；按载体类型，又分为纸质、胶片、底片、薄膜、磁带、磁盘、光盘、硬盘等；按数据格式，又包含doc、txt、xml、shp、gdb、gwp、dwg、tiff、bil等。各类测绘档案的实体分类表结构差别较大，难以统一。

（3）现势性要求高。

现势性是指测绘档案服务所提供的测绘成果资源要尽可能地体现当前最新的情况。随着当前城镇化进程的加快，地物地貌和各种信息数据日新月异，在大量测绘档案涌入测绘档案保管部门的同时，社会又对现势性好、精度高和大范围的测绘档案数据服务具有迫切的需求，这对测绘档案保管部门的管理和服务提出了更大的考验。

（4）时空特性强。

测绘生产是在一定地域范围内进行的，因而作为测绘生产活动记录的测绘成果资料档案表现出明显的地域特征。同时，测绘档案也具有很强的时间特性，同一区域的测绘档案，在不同的历史时期一般具有不同的档案版本，各个时期的档案共同构成了该区域的发展轨迹，对于区域发展脉络的分析研究具有重要作用。建设进展

2、2管理手段滞后

当前，我国测绘档案信息化建设取得了一定成就，部分省份已建立相应测绘档案管理系统[2-5]，也有不少省份仍然以硬盘、数字光盘等离线形式存储数据，尚采用人工管理、手工记录的方式来进行管理档案，这给测绘档案的管理和服务带来巨大的挑战，主要体现在：

（1）对海量的测绘数据档案管理力不从心，导致管理工作繁重；（2）档案管理与成果利用脱节，无法保证测绘档案资源的现行效用；

（3）汇交工作量大，工作效率低，出错率高；

（4）系统的灵活性和适应性较弱，无法适应业务和流程的变化。

3省级测绘档案信息化系统建设思路与方案

3、1建设目标

为解决当前测绘档案在存储、管理和利用服务过程中存在的问题，参考相关行业标准和规范，综合利用大型数据库存储技术、WebGIS技术、网络传输技术等，有效组织和存储测绘档案资料，建立基础测绘项目与档案、档案与图形、档案目录与实体的映射关系，实现测绘档案资料从前期的项目管理到汇交、组卷归档、提供利用、销毁等全生命周期的信息化管理。

（1）数据组织科学化。通过分析和整理基础测绘档案资料，合理归纳与设计档案实体分类结构表，理顺项目与档案、档案目录与档案实体、档案与图形之间的逻辑关系，科学合理组织存储各类图件、文档、计算手簿、平差资料等数据或纸质档案资料。

（2）业务管理信息化。规范基础测绘项目档案资料汇交，建立基础测绘项目管理、数据汇交、档案管理、查询检索、成果、利用服务等功能，实现测绘档案全生命周期的信息化管理。

（3）应用搭建工具化。系统灵活可定制，用户可自定义进行各项应用搭建，例如配置档案类别、设置业务流程、设计输入输出表单等。

3、2体系架构

系统采用三层架构，分别为基础设施层、数据存储层和应用服务层（见图1）。数据存储层是核心，存储了测绘档案管理相关的档案实体文件、档案目录数据、元数据、空间索引等信息，空间数据与非空间数据分别通过ArcSDE和自定义开发的数据接口与应用程序进行通信。应用服务层通过NetFramework和ArcEngine开发C/S模式的桌面应用，实现测绘档案的信息化管理，通过Flex和ArcGISServer技术开发B/S模式的Web应用，实现测绘档案的网络化服务、3、3海量数据的科学化组织与存储

（1）数据存储模式

在海量测绘数据管理的方面，概括起来，主要有直接管理法和间接管理法[6]两种管理方法。直接管理法是将海量测绘档案数据存储在大型的商业关系型数据库里，利用大型商业数据库的数据管理、事物并发、安全性等优势，提高测绘影像数据的利用效率。在对大二进制数据管理上，采用金字塔和数据分块的管理模式，例如吴信才等人开发的基于全关系型数据库管理系统和组件对象模型的网络海量影像数据库系统IMIDB(lnternetMasslmageDatabase)。间接管理法是将测绘档案数据有序以文件形式组织存放在磁盘阵列中，将测绘档案数据的元数据、空间索引等辅助存储在数据库中，建立辅助信息与实体文件的关联关系，通过辅助信息来检索实体文件。例如ERDAS、QueuickBird影像检索系统等采用的技术是基于空间图形索引的机制，将其产品进行地理定位，同时提供相应的元数据与快速视图。客户可以根据需要选择合适的数据进行定购。根据测绘档案的海量、大二进制等特性，采用文件与数据库相结合的数据存储模式，其中档案实体数据作为外部文件存储，档案的元数据、目录数据、空间索引等采用关系数据库管理，并建立关联。这种存储方式使得海量的档案实体文件数据传输快，摆脱了商用数据库数据储存量的限制，将目录数据等存储到数据库中，查询检索便利，提高了数据库利用率。商用数据库平台选择当前国际上先进成熟的关系型数据库管理系统Oracle软件，空间数据引擎选择ESRI公司的ArcSDE。另外对于档案所特有的光盘、底片、印刷地图、文本资料等采用档案柜存放，并采用虚拟库房的方式进行管理和查询。

（2）数据组织形式

测绘档案的实体分类结构非常复杂，结合多年测绘档案管理经验，将繁杂的测绘档案实体分类归纳为成果类、控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类四大类，成果类又分为基础地理信息、大地成果、模拟纸图、航空航天遥感卫星数据和专题成果五小类，每一类再根据实体文件的结构进行细分。控制片/加密片类、图历簿/调绘片类和文档资料类不再进行细分。图2是测绘档案的数据组织结构，实线框类别是最小的实体分类，在数据库中各对应一张物理存储表、

（3）建立空间索引

测绘档案成果类数据具有空间特性，通过建立空间索引，将地理位置与目录数据、实体文件等建立关联，可实现档案目录资源的可视化表达和检索。在ArcGISServer地图服务中，空间索引的质量对数据展现、查询检索的效率有较大影响。因此，在建立空间索引时，应尽量减少空间索引图层的数量，避免数据冗余。基础地理信息和模拟纸图的空间索引通过图幅接合表来建立，如果为每一类型、每个比例尺的数据建立图幅索引层，需要建立近50个索引层，为提高性能，每个比例尺建立一个图幅索引层，由各类型基础地理信息和模拟纸图共用，共建立8个索引图层，大大减少了数据冗余。大地成果的空间索引由点成果的概略坐标生成，需进行相应的脱密处理，水准点、GPS点、三角点、军控点和标石各建立一个空间索引图层。航空航天卫星遥感数据建立2个空间索引图层，其中航片索引图层通过像片的像主点建立，遥感影像数据的空间索引通过提前每一景数据的边界生成空间索引。专题数据需根据数据的实际情况来建立空间索引，例如提取边界建立、根据图幅接合表建立。

3、4核心功能

（1）管理与服务一体化——解决管理与服务脱节问题。

将测绘项目全生命周期各环节：项目管理、档案汇交、组卷归档、提供利用、销毁等，纳入到测绘档案信息化服务系统中，实现对项目的前端控制和全程管理跟踪测绘档案的完成情况，项目竣工验收后及时完成测绘档案的收集，对收集档案通过既定的质量管理及档案管理流程，以最快速度完成档案数据的整合，通过网络平台等多种手段，快捷提供利用，保证测绘档案资源的现行效用。开发C/S模式的测绘档案管理子系统，实现测绘档案管理的信息化，为档案管理人员提供项目管理、档案汇交、组卷编目、成果等功能，B/S模式的测绘成果查询与服务子系统则实现测绘档案的利用服务网络化，为用户提供成果展现、查询下载、成果订购等功能，通过空间索引库以及成果功能实现两个子系统的数据同步，打通两个子系统间的数据流，实现业务一体化和无缝衔接。

（2）档案汇交智能化——解决汇交工作量大、效率低的问题。

数据汇交要解决的问题是如何把海量分类复杂、格式多样的汇交数据分门别类、高效智能的提取录入到系统对应的档案类别和物理存储表中。汇交设置环节的核心功能是进行“入库单位设置”，该功能确定了测绘档案管理的深度。在数据上传入库环节，一方面是将档案实体文件通过FTP上传到磁盘阵列进行存储，另一方面则是根据用户的“入库单位设置”自动提取实体文件的目录数据进入临时库中，并建立目录数据与实体文件的关联关系。根据汇交内容的重要性，某些类别的汇交数据需要提取每一个文件的目录信息入库（如图历簿、点之记等），某些类别的汇交数据不仅要提取文件目录，还需要将文件内的每一个字段都提取入库（如元数据表），一些不甚重要的文件（如过程计算资料）不需要将单个文件的目录信息提取入库。鉴于此，设计开发了“入库单位设置”功能，针对每一类汇交档案，可选择基于“文件夹级”、“文件级”、“文件内容”的目录入库方式，灵活满足了不同档案类别的不同管理深度要求。

（3）应用搭建工具化——解决测绘档案分类复杂、易于变化的问题。

系统运用工具化的思想，设计了灵活的“三步骤”定制功能。第一步测绘档案分类可定制，可增加、修改、删除档案分类，以适应分类的调整；第二步定义实体分类物理存储表，指根据实体分类表结构的变化，可在系统中新建、修改删除物理表及其字段；第三步建立关系，为测绘档案分类指定对应的实体分类物理存储表，以实现测绘档案的存储，一个档案分类只能对应一张物理存储表，一张物理存储表可对应多个档案分类。这样系统就能灵活定制，可适应业务的不断变化，易于拓展。

4数据展现时空化

针对测绘档案具有的空间特性，设计了GIS图文一体化检索功能。按传统档案查询方式，如全文检索、模糊查询、自定义查询等，检索出项目或档案文件后，可直接在地图上进行定位，可根据空间范围、档案属性字段等进行检索，检索结果直接定位在地图上，可关联查询其对应的项目、案卷、案件等基本信息，也可关联到档案实体数据文件，可对比分析同一项目的计划汇交和实际汇交范围差异，比对不同项目的计划汇交范围、实际汇交范围等。针对时间特性，开发了测绘成果历史轨迹展现功能，用户可一目了然查询每一个成果或档案各个时期版本的详细信息，例如生产日期、归档年份、被新数据替换日期、提供利用情况等。

5省级测绘档案信息化系统应用与实践

根据以上研究和分析，在广东省测绘档案管理与服务系统建设实践中，基于主流的NETFRAMEWORK4、0开发框架，C/S管理子系统采用2012开发环境和C#、C++等开发语言，B/S服务子系统基于MVC体系设计，采用C#、JS、FLEX等技术构建了富有良好交互性的胖客户端，打通了档案管理和利用服务环节的数据流，实现了测绘档案全生命周期的信息化管理，并与政务网数字城市、互联网天地图底图集成，实现测绘档案的空间一体化管理。广东省测绘档案管理与服务系统于2015年上线使用，分别部署在机密网、秘密网、办公内网中。目前运行稳定，已提供查询服务近300人次，涉及础地理信汇交设置进入数据上传界面息数据共有约16000幅，航片卫片约6000幅(片)，纸质印刷图共近3000张，控制点约2000个，合计数据量约10TB。

6结束语

广东省测绘档案管理与服务系统针对当前测绘档案信息化管理工作中存在的问题和测绘档案的新特征，综合利用WebGIS技术、数据库技术、文件传输等技术而建立起来的，解决了现今测绘档案在存储、管理、分发利用过程中的种种问题，实现了测绘档案从前期的项目管理到档案汇交、组卷归档、提供利用、销毁等全生命周期的信息化管理，提高工作效率，促进测绘成果档案社会化应用。该系统具有很好的通用性，能够满足省级测绘档案资料馆的需要，具有较好的应用推广价值。

参考文献：

[1]张爱平、测绘档案数字化建设的思考[J]、林业科技情报,2014

[2]聂雅珉、河南省测绘成果管理信息化实践[J]、测绘通报,2010

[3]闫士华,张小刚,徐菲,刘凤霞、吉林省测绘档案综合管理系统的研究与开发[J],测绘与空间地理信息,2011

[4]刘威、测绘档案管理信息系统开发研究[D]、西安科技大学,2012

[5]余建军、测绘资料档案管理系统的若干关键技术研究[D]、浙江大学,2012

档案管理的成果篇3

摘要 档案管理工作是企业管理工作的一部分，是提高企业工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案，是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度。企业档案记载着这个企业发展史上的优秀成果，对研究本企业的经营业绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。

关键词 档案管理 企业管理

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

一、档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用

本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

二、缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造

目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

三、企业档案工作缺乏长期性、连续性的发展规划。

档案管理的成果篇4

关键词: 新建本科院校 科研档案 管理

高校科研档案是高校在科研管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料,是高校科研活动的真实记录,在科研工作中发挥着知识储备的作用。随着高校科研事业的不断深入和发展,科研档案在高校发展和建设中的作用地位越来越突出。但对于20世纪末后建立或升格起来的普通本科院校来说,由于本科办学历史不长,科研能力和学术水平较低,对科研档案管理的重要性认识不足,使得科研档案管理水平滞后,无法保证科研档案价值的实现。因此,研究分析科研档案管理中存在的问题,探讨解决问题的途径,对于提高新建本科院校科研档案整体管理水平,发挥科研项目档案的利用效益,更好地为教学和科研服务有着积极的意义。

一、高校科研档案管理的作用

1、有利于促进高校科研工作的发展。在知识经济背景下,信息与知识成了发展的最重要的因素。无论哪个行业,能否持续发展,在很大程度上取决于是否拥有足够的知识,只要拥有足够的知识,就能够更快地获取知识,就会在知识经济时代获得成功。高校是创造知识和传播知识的场所,是教学科研中心,而高校科研档案又是教学、科研知识资源的存储载体,详细记载了高校科研活动的全过程和具体成果,是学校教育改革与科技知识资源的重要组成部分。它汇集了学校教育、科研的最新成果,为学校科研人员开展科研提供了背景资料和所研究领域的最新成果。从这个意义上说,完整、系统、准确的科研档案对科学研究是必不可少的。

2、有利于促进高校科研管理的决策。科研档案具有依据凭证的功能,它直接反映了高校科研活动的原貌与进步,真实反映了学校的科研水平及办学实力,是高校提高科研管理水平的基础和前提。有效地管理好科研档案,可以为学校领导和科研部门的工作决策提供重要凭证和依据,实现科研管理的科学化、规范化、现代化,促进高校科研工作的持续发展。

3、有利于促进科研成果的利用和推广。科研档案管理不仅仅是将科研材料整理、分类和保管,而是归档后的再利用,以实现科研成果的经济效益和社会效益。有效地管理好科研档案,既可以完整、准确、系统地记录科研活动的全过程,更为重要的是也为进一步的项目研发和成果推广提供技术资源,从而实现科研成果的经济效益和社会效益。

二、新建本科院校科研档案管理存在的问题

高校科研档案具有成套性、阶段性、集体性、专业性强、载体多样、内容多、范围广等特点。这些特点对科研档案的管理提出了很高的要求。但是,由于新建本科院校基础弱、管理意识不到位等原因,虽然科研工作得到了快速发展,但是科研档案管理工作却存在着种种弊端,影响了科研档案的质量及开发利用。

1、档案意识薄弱,科研档案管理的重要性认识不足。为提高竞争力,新建本科院校都把大量的精力集中用于校园基础设施建设,提高教学质量和科研水平之上,却忽视了档案工作的发展,档案意识薄弱,没有认识到档案工作在学校发展中的作用,使得学校档案事业严重滞后于其它各项工作。在这种环境影响下,各级领导、科研人员和科研管理部门往往忽视了科研档案管理的重要性,没有认识到科研档案管理在整个科研工作中占着举足轻重的作用。首先,受传统观念的影响,部分科研人员认为只有学校管理性的文件才能作为档案管理,从而轻视研究过程中档案资料积累、归档工作,往往把它们排斥在档案管理之外。其次,部分科研人员没有认识到自己是科研档案的主体,只重视科研项目的申报、立项及科研成果的发表、获奖,认为归档是档案管理人员的事,与己无关;或者认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,担心交到档案部门后给自己查找利用带来不便而不愿意上交。再次,科研管理部门重视的是项目的申报、评比,追求的是项目数量、经费的增加,只要科研材料不会影响到项目的申报、鉴定、评比即可,并不对科研档案的归档提出明确、具体的规定和要求,从而使得科研人员只片面强调科学研究的重要性,对科研档案工作的投入不足,重视不够。

2、归档材料质量不高,科研档案原始性、完整性、系统性差。高校科研档案收集的准确性与完整性是保证归档材料质量的前提。一套完整齐全的科研项目档案应包括科研准备阶段的项目申请书、审批文件、论证材料、项目计划任务书、开题报告和相关协议等文件材料,研究实验阶段的原始记录、实验报告、计算材料等文件材料,总结鉴定验收阶段的工作总结、结题报告、论文、专著、结题鉴定等材料。部分科研项目档案还包括申报奖励阶段的成果材料、奖励申报与审批材料、获奖材料、推广应用阶段的转让协议、推广应用方案及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。然而,在新建本科院科研档案的实际归档中,无论是纵向科研项目,还是横向科研项目,其归档的材料都普遍存在着依据性、结果性文件多,科研记录少;文字材料多,磁盘、光盘、照片、实物少;复印件多、原件少等的问题。这些问题直接影响了科研档案的系统性、完整性、原始性,使得科研档案的价值大打折扣,最终不能有效地开发和利用科研档案。

3、管理制度缺失,科研档案归档工作的职责不明确。目前,新建本科院校大都根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《普通高等学校档案管理办法》等相关法规,结合各单位实际,制定了相应的科研档案管理办法,坚持由科研课题(项目)立卷的制度,再由科研管理部门对项目档案进行检查验收,然后在一定期限内由科研管理部门统一向学校档案部门移交。这种模式也是比较易于落实科研档案的“三纳入”、“四同步”管理。但是,在实际工作中,各高校制定的管理办法往往不具体,未明确科研档案管理过程中科研管理部门、科研档案管理员、课题负责人的职责,科研管理部门对课题文件材料的形成和积累的管理把关不严,科研人员不配合,科研档案管理员交什么收什么。有的学校虽然也有“三纳入”、“四同步”的制度,但在实际操作上困难重重,科研管理部门、档案部门之间缺乏统筹协调,科研管理部门把工作的重点和核心放在立项、经费及成果管理上,科研档案的管理往往由于事务性、琐碎性的特点而不受重视;档案部门由于不是科研工作的管理主体,又缺乏相应的配套措施和有效的制约手段,对科研档案的监管力度很小甚至无力监管,使得科研档案“三纳入”、“四同步”制度形同虚设,科研档案归档管理处于失控状态。

4、工作意识落后,科研档案归档工作的业务指导不到位。长期以来,高校档案部门都处于封闭状态,“藏在深闺人未识”,内无动力,外无压力,工作缺乏竞争和创新,只注重移交后科研档案的管理,忽视了对移交前的科研材料建档工作的业务指导、监督和检查,基本上处于你交多少、我管多少的情况。而科研人员、科研档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训,专业性不强,业务素质偏低,对科研档案归档的内容不明确,对归档范围把握不准,再加上他们还要承担其他大量的工作,投入到档案管理的时间有限,而档案部门业务指导又不到位,难免不影响到项目材料归档的质量和数量。

三、加强新建本科院校科研档案管理的对策

为确保科研档案的完整、准确、系统,提高科研档案质量,针对目前新建本科院校科研档案管理中存在问题,我们必须采取一系列的措施加强科研档案的管理,充分发挥科研档案为教学和科研工作服务的重要作用。

1、增强档案意识,提高科研档案形成者归档工作的主动性。档案意识是人们对档案及档案工作的认识,以及以这种认识为基础形成的对档案和档案工作的思想观念,它是档案工作存在和发展的基础。因此,科研档案管理水平的提高,增强全校师生档案意识尤为重要。首先,档案部门要经常向学校领导汇报档案工作,争取学校领导和科研管理部门领导的支持,将科研档案管理纳入科研工作的程序和检查内容,增强科研人员对科研档案的责任意识。其次,学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《科学技术研究档案管理暂行规定》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识,让档案贴近教职工,提高科研人员档案法制观念,使大家认识到科研档案管理工作的重要性,从根本上理解、支持、参与科研档案的归档工作,主动承担科研档案归档的职责。再次,档案部门要改变“重藏轻用”的旧观念,积极开发科研档案信息资源,编制各种检索工具和专题目录,为科研人员利用提供方便。“润物细无声”,科研人员逐步认识到科研档案在教学、科研中的重要作用,就不会产生抵触情绪,反而会主动支持和配合科研档案归档工作。

2、完善管理制度,促进科研档案工作的规范化。《高等学校档案工作规范》中明确规定:“科研档案必须实行集中统一管理,确保完整、准确、系统和安全,便于开发利用。”《高等学校档案管理办法》也规定:“科研类档案应当在项目完成后两个月内归档,并且个人对其从事科研活动所形成的各种载体形式的档案材料,应当按照规定及时归档,任何个人不得据为己有。”为此,新建本科院校应坚持集中统一管理的原则,理顺档案部门、科研管理部门、科研人员之间的工作关系,明确各级各类人员在科研档案工作中的职责,建立行之有效的科研档案归档制度和模式,使“三纳入”、“四同步”真正落实。制度应包括科研项目从开始到结题的过程材料的管理,明确所有科研项目档案归档的操作方式,如项目档案的收集内容、整理方法、立卷方式、归档时间、保管程序和提供利用等,这样才能使各个业务环节都有章可循,从而促使科研档案管理工作朝着制度化、规范化方向发展。此外,还应该采取一定措施,把科研档案的归档情况与科研项目的验收、成果申报挂钩,在课题验收时,要由档案部门对归档材料进行审查,凡是归档材料不完整的不予项目验收、报奖,从而保证科研档案的质量。

3、加强跟踪收集,实现科研档案归档工作的全程监督。在实际工作中,由于大部分科研人员还肩负着繁重的教学任务,投入到档案管理的时间有限,难免在科研档案的材料积累和收集上有遗漏或对应归档的材料把握不准,导致归档材料的不完整、不准确。因此,档案部门不能只注重移交后的档案管理,而应根据科研档案形成的特点,坚持前端控制的原则,提前介入,将科研档案的跟踪收集工作贯穿于科研活动的全过程,才能真正保证科研档案的完整、准确、系统。在计划管理、课题管理、成果管理等阶段,档案部门应同科研管理部门、科研项目人员加强联系,密切配合,及时了解和掌握科研课题的整体进程,指导和协助科研人员将整个科研活动中有价值的文件材料收集齐全,确保科研档案的质量。

重大、重点科研项目及高级别获奖成果最能反映出一所高校的科研能力,但由于新建本科院校缺乏科研竞争力,争取到的重点、重大科研项目凤毛鳞角,其所形成的科研档案资源既是学校科研能力的历史见证和进一步提升科研能力的基础,又是新技术、新创新的基础,对学校有重大意义。这些科研项目,往往研究周期长,涉及范围广,研究人员多,档案内容复杂多样,甚至还包括若干科研子课题,如果仍按一般课题一样进行收集归档,极易造成档案材料割裂的现象。因此对重点、重大科研项目应从立项起就实行课题组预立卷归档,配备专门的档案管理员参与全程,从科研材料形成之始就注意收集整理,以免遗漏,确保重点、重大科研项目档案的完整、系统、准确。

4、提升档案管理者综合素质,强化为科研档案工作服务的能力。人的素质是关系到工作成败的最重要的因素,因此科研档案人员综合素质的提高是做好科研档案管理工作的根本保证。一方面,科研档案的特点,要求档案人员要有较为广博深厚的知识基础,系统学习档案学概论、档案管理学、科技档案管理学等理论知识,还要不断扩展知识领域,优化自身的知识结构和能力结构,掌握国内外先进的科研档案管理方法和技术,具备科研项目管理知识,熟悉科研项目档案的来源情况和产生工作规律。唯此,档案人员才能具备较高的综合素质,增强科研档案工作服务能力。另一方面,档案部门要转变观念,克服“坐等上门”等传统封闭的工作意识,树立服务意识,积极开展对科研人员、科研管理部门兼职档案员的业务培训,使他们熟悉科研档案管理工作的各个业务环节的基本技能;主动加强与课题组、科研管理部门的沟通协调,指导科研人员、兼职档案员做好平时的预立卷归档,定期检查或抽查立卷归档工作,逐步提高科研人员、兼职档案员的业务水平和工作能力。

参考文献:

[1]孙天波、加强地方高校科研档案管理工作对策[J]、重庆三峡学报学报,2008,(4)、

档案管理的成果篇5

【关键词】档案管理；企业管理

档案管理工作做好了，一方面为企业高层管理人员及时了解企业整体经营状况，适时调整经营策略提供准确依据，为经营决策提供支持性证据；另一方面有利于社会各方准确认定企业经营成果，为企业与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下，做好档案管理工作，不断地更新档案管理观念，勇敢探索和尝试新的档案管理手段，以全面、真实地反映企业整体发展状况和经营成果。档案管理成果同企业经营管理的有机结合决定了该企业资源配置的取向和模式，决定着企业的商业版图和未来发展，对于实现该企业经营战略，不断提高管理效率具有深远的影响。因此，做好档案管理工作对于促进经济社会的全面发展、不断提升企业在市场经济中竞争力具有重要意义。

档案管理工作对我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。本文研究如何做好档案管理工作的目的是立足于我国现代企业管理的现状，吸收和借鉴优秀的档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，指导我国的档案管理工作，达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。

档案管理工作的重要性进一步淡化，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无。再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识，因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象，工作责任心不强，对档案管理工作重要性的宣传力度不够，档案管理无用论在本部门滋生蔓延到整个企业。不利于形成企业管理层关心、重视档案管理工作的氛围，整个企业的档案意识进一步弱化。从而导致档案管理工作在管理方式新旧更替的历史进程遇到新的障碍，在整个企业发展进程中有边缘化危险。

随着数字化、网络化的不断深入档案本身也发生了转变。首先档案本身在数字化的冲击下其形式由原先可视记录识别型转变依赖机器识别的代码型（电子档案）。档案管理模式也从传统手工模式不断发展，历经单机数据管理模式、网络信息管理模式到知识管理模式，并且随着管理模式的不断变化其管理流程、手段等也发生了相应的变化。以前基于手工的档案管理流程需要针对电子档案管理特点相应调整。20 世纪对档案管理理论影响最大的就是档案生命周期理论的产生和发展。档案生命周期理论将档案形成到销毁或转化为档案看做是一个整体过程、档案整体运动过程由于档案价值形态的变化可划分为若干个阶段、不同阶段的档案与服务对象、保存场所和管理方式之间具有内在的对应关系。档案生命周期理论为档案的阶段管理奠定了理论基础，档案生命周期理论准确揭示了档案运动阶段的前后衔接和相互影响，为实现档案一体化管理、为前端控制提供了理论依据。

缺乏运用办公自动化对档案管理方法进行更新改造。目前，一般档案管理都是采用一台微机一套软件的管理办法，档案管理与提供利用远远适应不了档案网络化发展的需要。档案管理手段的落后，给档案工作带来消极后果，主要是落后的档案管理技术跟不上日益增长的档案利用需求。造成档案技术落后的主要原因有两点：一是部分领导缺乏对档案工作重要性的足够认识，财力投入少；二是一些单位虽然购买了不少先进的档案管理设备，但由于档案管理人员操作不熟练，导致先进设备没有起到先进作用。三是，领导重视不够，虽有微机和档案网络，但档案并没有录入电脑，还按手工在进行工作。档案工作缺乏制度化的管理程序当前企业档案管理不规范主要表现在：一是档案收集不规范。在收集过程中，制度形同虚设，想交就交，不想交就不交，档案收集考核不明确；二是档案整理不规范。企业近几年发展较快，新档案人员不断进入，档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失现象比较普遍。此外，在立卷时间上，有时会累积起来一次立卷，既不符合事毕立卷要求，又不利于查找利用；三是档案综合管理力度不够。由于现在综合档案管理室以一个班组存在，在行政上无法对各大部进行管理，在进行这项工作时，须向主管领导汇报，但主管领导一般都是兼任，本身的各项工作时间都较紧张，档案人员要想向领导说明一项工作较为困难，各项工作开展起来也较为困难，现在某些部门自设资料库，给档案的综合管理也造成困难。四是档案利用不规范。档案管理人员对档案借阅内松外紧，借出的档案没有按期归还。

档案管理的成果篇6

测绘成果资料是测绘生产活动过程的直接记录,是具有使用价值的成果资料,是进行社会决策和经济建设的重要依据。随着测绘数字化的迅速发展,测绘档案管理的手段和技术的更新也成为必然。而且随着测绘活动的不断开展,测绘资料的不断增加,科学确定符合本单位实际的测绘档案管理方案是提高测绘档案管理效率的必然要求,也是对已有测绘资料进行开发利用的一种需要。虽然国内也有一些档案管理软件,但要做到完全适合本单位的实际情况,还需要我们进一步进行分析。

2测绘成果信息的特点

2、1测绘种类

目前我国的测绘行业中种类可谓繁多,而且随着科技的发展,还会出现一些新的门类。就目前而言,测绘行业的分类大致为:大地测量、摄影测量、遥感测量与其它方法地形测量、地图制图与地图印刷、工程测量、科学研究等。而这其中又可以细分为多种小的类别的测绘信息,如不同的比例尺、各大类下的多种专业活动等。如大地测量中的三角网、导线网、长度测量、水准测量、GPS测量等。

2、2测绘载体

随着科技的发展,测绘成果一般以多种载体的形式出现。按载体形态可分为:观测手簿、软盘或光盘、底片、航测内外业原图、清绘原图、二底图、印刷纸图等。而且随着测绘技术手段的不断发展,新的测绘载体还会不断出现。

2、3时空分布

测绘成果总是伴随着不同的空间地域特性而存在,并且随着时间的推移、地形的变化,测绘成果的更新又成为必要,这样就有了不同时间和空间的测绘成果。

3测绘资料档案的管理

以上测绘成果信息的特点具有普遍性,在进行测绘档案管理方案的确定时可以借鉴。但具体到某一个测绘生产单位,则仍然要结合本单位的实际情况来确定最适合的测绘档案管理方案,以达到科学管理和开发利用的最佳效果。

3、1测绘档案管理的原则

测绘档案管理的原则主要有以下4个:①统一管理原则;②独立管理原则;③档案标准化原则;④共建共享原则。各类测绘资料档案均应及时归档,并由档案室采用统一的分类方案、归档细则对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,任何产生档案的各部门都不能擅自占有、使用和管理各类测绘档案。完成归档后的各类测绘档案将可以通过本局的局域网进行查询,实现资源共享。

3、2测绘档案管理的目的

通过制定合理的适合本单位的测绘档案管理方案,能够使档案管理人员非常熟练地查阅相关资料,使非档案管理人员在较短的时间里熟悉测绘档案管理方案后也能方便快捷地查阅档案资料,得到所需要的信息。并通过对单位内的各种测绘资料档案进行统一管理,达到充分利用已有资料取得社会效益和经济效益的最大化。说到底测绘档案管理的目的是为了测绘档案的利用,而非单纯的保管。

3、3测绘档案管理的功能

3、3、1测绘档案立卷归档功能

一项测绘项目结束后,必须将所有相关资料提交给档案室,由测绘档案管理人员立卷归档。组卷时一般是按测绘项目进行立卷归档,同时按载体的不同进行分开管理。大致分为纸质类、地图类、电子文件类等分别存放,并考虑到档案资料管理的密级和期限。

3、3、2测绘档案查询应用功能

应该说测绘档案的查询应用是任何测绘单位进行测绘档案管理时的非常重要的一环。因此测绘档案管理方案制定的合理与否直接关系到查询的方便快捷程度,也涉及到所要查询的档案资料能否齐全准确。同时随着现代科技的发展,能够进行单位局域网内直接查询也是一个方向。一些有条件的单位已经这么做了,效果很好。

3、3、3测绘档案后期维护功能

测绘档案的管理不光是立卷归档和查询应用,在这以外还包括档案的移交、鉴定、密级管理、统计以及催还、续借、归还等。统计项目主要包括测绘档案工作基本情况、年度统计汇总表、各季度测绘资料汇总表等。

3、3、4测绘档案高级管理功能

在建立计算机局域网查询系统时考虑到测绘档案信息的安全性,需要对不同的用户设置不同的管理权限,包括访问操作权限和数据操作权限等。访问操作权限包括用户需不需要登录才可以查阅、数据操作权限指用户查询档案资料后可不可以对档案资料进行更改、删除等。

3、4测绘资料档案编目方法的确定

一个好的测绘档案管理系统必然会有一个好的编目方法。但是按照通常的测绘档案编目方法来进行本单位的测绘成果目录编制并不一定适合。因此需要制定一个适合本单位的实际情况的编目方案。按照我局的实际情况,我们制定了一个切实可行的方案:在对纸质材料进行立卷归档时,我们按表1进行立卷归档。我局按照测绘项目所在地进行分类,而不是按照测绘大类(诸如大地测量、遥感测量等)进行分类的,再次分类按照测绘资料类别进行。其他测绘单位也可根据自己的实际情况进行更改或扩充。这样就比较方便查询,只要你知道所要查询的测绘资料位于哪个地区,就能比较快地确定查询范围。或者直接到档案室的哪个地区档案柜内去取相关资料。

3、5测绘资料档案的查询

3、5、1信息文件的建立

将每一个测绘项目的纸质材料如技术设计书、选点埋石资料、外业观测、内业计算成果、技术总结、验收报告等进行卷内目录登记。将每一个测绘项目的电子文件材料按测绘项目和年代进行存放,统一管理。而对于地图类等大幅面资料则按测绘项目的年代存放在地图柜内,并在柜外标注起始年份。同时按每个测绘项目进行相关信息的登记建档,如卷内目录文件、电子目录文件(即一个测绘项目文件夹内包括的电子文件名称)、地形测量成果目录统计表(该表内包括测区、名称、比例尺、测区面积、分幅方法、图幅数量、作业依据的规范、细则、图式、坐标系统、高程系统、施测时间等)等。并且根据实际情况我们又在地形测量成果目录统计表内加了起算点坐标、高程等栏目。

3、5、2测绘档案的查询

在建立了上述3个文件后,我们设置了两个关联文件。在查询时分两步可以查询到用户需要的所有该测绘项目的信息。第一步:只要用户输入要查询的地名或类别(也可同时输入这两个信息,查询速度会更快),这时可以显示该地名或该类别的所有测绘项目名称。第二步:输入要查询的具体的测绘项目名称,这时通过关联文件信息可以显示该测绘项目的档案盒内文件目录、所有电子文件名称以及该测绘项目的其他属性(即地形测量成果目录统计表内的信息)。用户即可根据需要到测绘档案室调阅档案盒内文件或电子文件或纸质图形等,非常方便快捷。

档案管理的成果篇7

档案管理是一项复杂的工作，档案管理人员需要花费大量的时间将科研人员研究出的成果整理并保存。因此，这对档案管理人员来说是一项困难的工作，如不能及时地将基层科研单位的信息整理出来，那不仅影响到管理档案的工作效率，同时，也会给基层科研单位的工作人员带来不便。所以，基层科研单位要引进先进的、科学规范的档案管理技术，使档案管理工作具有规范性和计划性，这样，档案管理人员就能快速地将档案科学规划，并有效地提升管理效率，从而服务于每一位基层科研人员，让科研人员能及时地从资料库找寻相关的研究内容。

二、关于基层科研单位档案管理的现状

（一）档案类型较多，工作人员整理难度大

由于时代在不断地变化，基层科研单位所研究出的成果已不是单一化，而是各种类型的成果。因此，档案的类型也随之增多，这无疑是给档案管理人员增添了工作难度，各种类型的档案，工作人员在收集的过程中需要耗费大量的时间和精力，如果少收集一种类型的档案，档案管理人员都要重新收集，而且在整理时，档案管理人员也要小心翼翼。与此同时，由于档案类型繁多，部分档案管理人员在整理的过程中难免会漏掉一些档案，这样就使得基层科研人员在查询资料时，总会遇到许多阻碍，甚至查询不到以往研究的成果。

（二）档案管理格局存在问题

不同部门的档案需要由不同部门的档案管理人员整理，这样才能使档案具有规范性，但目前许多基层科研单位的档案管理都有一个部门整理，这样就使得档案比较分散，而且在使用的过程中也会给人带来不便。例如，财务部门的档案应由财务部门的人员整理出来再送到综合管理档案的部门，但财务部门却将没有整理出的档案送去综合档案管理部门，这样就使财务部门的档案经手人多，没有计划性，从而影响到财务部门日后的工作，更严重的则是档案丢失和重要的科研内容丢失甚至泄密。

（三）科研单位仍采用传统的档案管理方法

档案管理部门一直是基层科研单位重要的组成部门，但基层科研单位却经常忽视档案管理部门的存在和重要性，在研究出科学成果时只将档案扔进档案管理部门就对此放任不管，这给档案管理人员带来许多不便，而且由于基层科研单位对其档案管理部门的不重视，导致档案管理部门依旧采用传统的管理手段，这严重影响到档案管理人员的工作的效率。[1]同时，档案管理部门的工作环境较差，储存空间不足，所以缺少合理的管理布局，并且基础科研单位缺少对档案管理部门人员的配备，使其档案管理部门缺少大量的工作人员。这不仅不利于档案的管理，也使得档案管理人员对自身的工作不够重视。

（四）缺少专业的人才

据调查显示，基层科研单位的档案管理部门缺少专业的工作人员，在管理档案的过程中经常会出现将档案放错位置的情况。而且档案管理人员的工作水平和专业素质较低，缺乏良好的职业道德，这就使得档案管理人员在工作时间疏忽职守，并缺少档案管理的工作经验，与此同时，档案管理人员对《档案法》《保密法》等相关的法律法规缺少准确的认知，不能用法律约束自身的工作，使其档案中的核心数据经常会被泄露。[2]

三、关于基层科研单位的档案管理实践研究的重要性

随着科学技术不断地创新，基层科研单位的工作任务也随之增多，而基层科研单位要想研究出更优秀的成果，基层科研单位就要需要大量优秀的科研人员，而这些科研人员要根据以往的科研成果进行研究。因而，档案就成为研究人员工作的参考材料。科研人员要通过翻阅大量的相关文献，在此基础上研究出新的成果，所以，基层科研单位要重视档案管理实践研究，让档案管理实践研究发挥实际的工作作用，只有这样，科研人员才能清晰的寻找相关的研究材料，并为其研究过程节省时间，从而有效地提升研究工作的效率，为国家和人民做出伟大的贡献。而我国在未来的发展中也离不开基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要做好自身的工作，打好档案管理的工作基础。[3]

在研究基层科研单位档案管理的过程中，档案管理人员将档案规范化的管理，不仅为科研人员提供丰富的资料库，同时，也能增强科研单位的工作效率，促进基层科研单位的发展。因此，基层科研单位要明确档案管理的重要性，如果没有档案管理部门的存在，那基层科研人员所研究出的科技成果将会被遗忘，并无法在日后为科研人员提供参考材料，这样就会使我国未来的科技的发展落后于其他国家。而与此同时，基层科研单位对档案管理的研究也发生了实质性的改变。只有基层科研单位重视对档案管理的实践研究，档案管理人员才能提升自身的专业素质，而档案管理的方法也会得到创新，其档案管理的过程中会更加规范、完整，这也方便档案管理人员对档案的收集。所以，基层科研单位要明确档案管理的目标，制定科学的管理方案。[4]

四、关于基层科研单位的档案管理实践研究提出的策略

（一）明确档案管理的目标，制定科学的管理方案

基层科研单位在进行档案管理的实践研究过程中，首先基层科研单位要明确档案管理的目标，将各部门的档案提前做好规划，并将整理出的档案进行分类再放入综合档案管理部门。然后再由综合档案管理人员对其进行整理储存，只有基础科研单位明确档案管理工作的目标，才能制定出科学的管理方案，使其工作人员能有针对性和计划性地管理档案，这样当科研人员在使用档案时就能快速地找到档案，而这也给档案管理人员带来了便利。[5]例如，档案管理人员在规整档案时，档案管理人员缺乏明确整理目标，就会使档案管理人员在管理档案的过程中就会发生混乱，并且没有针对性，而档案管理人员在根据管理目标工作时，就能按照顺序工作，从而提升工作质量。

（二）引进先进的科学技术，提升档案管理人员的工作效率

先进的科学技术可以促进档案管理人员工作的动力，并提升档案管理人员的工作效率。因此，基层科研单位要为档案管理部门引进先进的科学技术，让档案管理人员能利用科学技术管理档案。档案管理人员在利用科学技术管理档案时，能有效地将档案进行分类和存放，并明确其档案的数量和档案存放的时间，这样档案管理人员在翻阅档案时，就能通过网络技术快速地找到档案存放的位置，而这样也能增强对文件的保密度，使其档案管理人员不会将文件内容泄露。[6]

（三）增强对档案管理人员的培训，使其树立良好的工作理念

基层科研单位的档案管理人员要具备良好的职业道德和专业素养，才能积极主动的管理档案。因此，基层科研单位要在适当的时期对档案管理人员进行培训和指导，将新颖的管理理念融入档案管理人员的思想中，并让档案管理人员掌握熟练的档案管理技巧，这样档案人员就能合理地将新颖的档案管理理念融入工作过程中，从而使自身树立良好的工作理念，而档案管理人员在形成良好的职业道德时，也能保障档案的安全。只有基层科研单位增强对档案管理人员的培训，才能让档案管理人员明确自身的工作的重要性。[7]

（四）强化档案管理人员的法律意识

基层科研单位在对档案管理人员进行培训时，要将档案管理的相关的法律法规灌输到档案管理人员的思想中，使档案管理人员能按照档案管理的法律法规进行工作，并在工作过程中约束自己，不被利益所引诱。例如，基层科研单位可以将《档案法》和《保密法》打印出来，贴在档案管理部门的墙上，从而时刻提醒档案管理人员，基层单位也可以让档案管理人员将其法律背诵，在年终的时候对档案管理人员进行考核，加深档案管理人员对相关法律法规的记忆力。因此，基层科研单位要重视增强档案管理人员的法律意识，使档案管理人员能够遵法守法。

（五）构建完整的档案管理体系

基层科研单位要构建完整的档案管理体系，使档案管理的质量能得到提升。因此，基层科研单位应积极开展科研活动，让其科研人员和档案管理人员都参与到其中，这样科研人员和档案管理人员在参与活动的过程中就能建立良好的关系，并在日后尊重对方的工作和自己主动地配合对方，从而提升双方的工作效率，而构建完整的档案管理体系，也能将外来的文件和内部的文件进行合理的布置，并分清档案的主次，将重要的文件整理出来，使档案具有信息化和标准化。例如，基层科研单位可以根据档案管理的工作任务，编写出相关的体制，如《文件管理》《资料管理规定》等体制，这样，档案管理人员在工作时就会有参考物，从而快速地完成档案管理的工作任务。[8]

五、结束语

关于基层科研单位的档案管理实践研究，基层科研单位的工作人员要增强对其的关注，基层单位要增强对档案管理部门的投资，为其创建良好的工作环境和提供先进科学技术，使档案管理工作人员能采用科学的方法管理档案，这样才能使档案具有规范性和清晰性。而与此同时，基层科研单位也要增强档案管理人员的工作素养，让档案管理人员对自身的工作认真负责，并根据相关的法律法规约束自己，保证不会将档案的重要信息泄露。因而，基层单位人员要积极地对档案管理人员进行培训，并让档案管理部门能够在未来的发展中焕然一新。

档案管理的成果篇8

1、1归档意识淡薄

科研档案收集归档是高校科研档案管理工作中存在的老大难问题。在科研过程中，多数科研工作者重视从事科学研究，重视科研成果的发表与奖项申报，轻视科研档案资料的积累。他们认为，科技档案归档是学校档案部门的工作，与自己从事的科研工作无关紧要。有些科研工作者为了个人荣誉和个人利益，甚至将科研资料当作个人资源。认为自己的科研成果是自己历经艰难才取得的，担心自己的科研成果泄密，造成经济损失，寻找各种借口拒绝归档。这给高校科技档案的收集和归档工作带来很大困难。

1、2归档材料不完整

高校科技档案是高校科研实践活动的历史记录，其第一属性就是完整性。部分科研人员由于担心自己的科研成果被泄密或受经济利益驱动等原因寻找各种理由拒绝归档或将核心技术档案据为已有，造成归档难：在课题成果鉴定验收后，在申报评奖或成果推广转化中形成的档案材料由于形成周期长、不定期，造成归档不及时，材料不完整。有些科研工作者过分重视个人荣誉和个人利益，将部分科研资料当作个人资源长期占有或不及时归档，造成高校科研工作的很多材料不能及时、完整地归档，致使归档材料中，鉴定、审批性材料多，工艺技术性材料少。有些上级主管部门在科研成果登记、评奖时收取的原件，不予归还，造成作为科研成果完成单位的高校科研档案不能完整归档。

1、3归档材料缺乏系统性

高校科研管理工作包括对项目的准备过程、研究阶段、鉴定阶段的管理，还包括对科技成果转化的后续实验、开发、应用、推广等方面的管理。全过程的高校科研管理工作，使得高校科技档案的归档范围不断延展。高校科研管理的深度延展、范围扩大，影响了高校科技档案形成的系统性。部分科技档案归档人员缺乏高度的责任心和敬业精神，更谈不上全心全意为科研人员服务的奉献精神。归档人员的专业素质及与科研项目相关的专业知识不足，也造成了高校科技档案的归档材料缺乏系统性。

2相应对策

2、1健全科技档案管理制度

制度建设是科技档案工作走向规范、科学化的重要保障。高校档案部门应在上级主管部门及校档案工作主管校长的领导下，依据《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》，结合本校实际，制定相应的<科研档案管理实施办法》及《科研档案管理细则》，明确科技档案的归档范围、归档时间、归档要求。科研管理部门应建章立制，坚持部门领导负责制，指定专门人员负责全校范围的科研档案的具体归档工作。为确保科研项目材料完整归档，项目课题组和档案管理部门应各负其责，建立并完善科技档案的收集制度。实行课题组归档责任制，课题组负责人要在课题组成员中指定人员负责科研档案的收集工作，按照科研工作程序，确保科研准备阶段的立项材料、研究实验阶段的过程材料、研究验收阶段的成果材料的完整性。科研管理部门负责档案归档工作的人员，应严格按照学校制定的管理制度认真履行岗位职责，加强项目跟踪管理，确保各课题组分散形成的信息完整地移交档案部门。

2、2认真学习科技档案管理知识，增强档案人员服务意识

学校档案部门应采取多种形式对科技档案管理人员进行业务培训。培训内容应顺应时代要求。随着现代数字信息技术及网络技术的快速发展和普及，档案人员必须具备现代化计算机应用能力，通过多种形式，实行多层次的培训，提高科技档案管理人员的专业技能、专业素质，不断更新知识结构，学会科学、系统地管理和保存科研成果档案，逐步提高科技档案的管理水平。学校科技档案归档人员应充分认识归档工作的重要性，在实际工作中应具有高度的责任心和使命感，与科研人员密切联系，对科研项目进行全面跟踪，耐心指导，协助科研工作者将科研项目归档所需的材料完整、系统地整理成册，以备归档。