档案馆档案管理制度(精选8篇)

档案馆档案管理制度篇1

1、1 概念。档案是指人们在社会活动中形成并保存下来以备查考的文件。“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”图书馆档案就是指图书馆及其工作人员在各项工作活动中产生并归档保存下来，且具有查考价值的材料。其内容十分丰富，它主要包括文件（上级文件、馆内文件）、规划计划、报告批复、工作人员的基本情况、科研成果记载、年度工作总结、考核评估、业务工作、馆舍情况，等等，真实地记录了图书馆每一个时期的基本状况，揭示图书馆发展轨迹，所以档案管理是图书馆管理工作的组成部分，也是社会文化的一部分。它为图书馆向更高层次的发展，提供真实可靠的依据。

1、2 图书馆档案的特点。图书馆档案除有其他档案具备的特点外，又具有自身行业特性。

归属性：图书馆档案一般隶属于上一级组织，并接受上一级组织工作指导。比如社会图书馆隶属文化部门，学校图书馆隶属学校。所以，图书馆所保存的档案大多数是关于自身建设、活动、馆员情况等文件资料，一部分是上级部门下发的文件及档案复制品。比如文化部门针对单位颁发的有关图书馆的政策性、指导性文件；图书馆移交上级部门的馆发展规划、年度总结等文件。

针对性：社会各行政组织都有自己的行政材料、通知、行业制度等，图书馆不会把所属行政单位的全部资料作为档案保存起来。以档案方式保存下来的，都是涉及图书馆或者与图书馆工作相关的资料，比如文化建设、读书活动等材料。对于一些时效性特别强文件、通知、政治学习材料等，因为上级部门保存，图书馆一般不作为档案重复保存。但是，对于行业重要文件，比如《文化部、财政部关于推进全国美术馆、公共图书馆、文化馆（站）免费开放工作的意见》、《全国公共图书馆事业发展“十二五”规划》等纲领性文件，图书馆要倍加关注，复制保存。增强针对性才能防止图书馆档案的庞杂，保证图书馆档案的行业特性。

具体性：图书馆档案有很强的具体性，它不仅是上级部门管理工作的一部分，又是图书馆各项工作的组成部分。图书馆各部门工作细则、行为规范、工作流程、业务档案、统计数据、统计报表，等等，真实地记录图书馆各工作岗位状况，真实反映图书馆每一阶段的工作状态，这部分资料在图书馆档案中占了重要部分。

2 图书馆档案在图书馆发展过程中的作用

图书馆档案真实、具体地记录了图书馆的建立、发展与演变。社会文化建设快速发展，数据时代到来，使图书馆不断涉及新的文化领域，所产生的社会影响也越来越大，档案管理与挖掘在图书馆发展过程中显得尤为重要。

2、1 图书馆档案为图书馆发展提供依据和参考。图书馆档案是对图书馆各方面最原始记录，它包含图书馆组织、馆舍设施、人员编制、科研成果以及图书馆开展和参与各项活动详细情况，有着很强的真实性与可靠性。通过档案可以了解图书馆各阶段工作环境，业务状况、读者服务以及专业技术人员的科研情况；了解图书馆各阶段信息资源结构及资源建设状态；在管理决策过程中可以从中发现问题、解决问题，有的放矢地制定出发展规划。同时，图书馆档案是行业评估最有力的佐证，在全国第四次公共图书馆评估定级中，评估标准所涵盖的六大项工作，需提供相关档案材料的项目高达 60%以上。由此可以看出，丰富翔实的档案资料是图书馆工作步上新台阶的重要保证。

2、2 图书馆档案为图书馆人才建设和情报学研究提供可靠保证。科研代表着一个图书馆的专业研究水平和业务工作水准。图书馆档案真实地记录着每一个馆员的业务素质及学术情况。这些资料为后人开展理论研究、提升业务素质打下了基础。图书馆管理者根据档案资料，制定出科学合理的人才培养与科研规划，进行科学合理的考评与管理，为图书馆人力资源建设提供真实依据。档案更是新人接受业务骨干的传、帮、带，尽早进入工作状态的最佳途径。系统完整的档案资料，为图书馆学、情报学研究提供现实依据。

2、3 图书馆档案是社会、组织文化建设的一部分。无论是社会图书馆还是高校图书馆，档案是社会文化建设的一部分，是文化建设的历史记忆。就图书馆本身而言，图书馆是社会文化发展和文化展示的窗口，社会信息的集散地。因此，图书馆档案资料有着很高的社会文化价值，对社会文化建设有着特别的意义。

2、4 图书馆档案是对读者进行教育的重要教材。图书馆的服务职能决定了其档案资料来源于社会各阶层的文化需求，有相当一部分档案资料是读者与图书馆的联系信息。图书馆通过档案资料了解读者的需求意向，利用自己的馆藏数据、管理数据、馆员介绍等第一手资料向读者展示图书馆的发展情况，教育公众、引导公众利用图书馆、热爱图书馆。

3 图书馆档案管理存在的问题

3、1 管理意识淡薄，缺乏健全的管理制度。信息数字化、服务现代化是展现图书馆工作的亮点，忽略档案管理是图书馆的共性。计算机技术的普及，人们对数字资源的利用率远远超过纸本资料。数字图书馆建设成为图书馆管理的重中之重，档案建设与管理边缘化已成事实。意识缺乏、认知薄弱导致图书馆档案管理松散，没有基本的管理制度与搜集整理措施。档案的管理只是习惯性无序存放，对大部分图书馆建设、发展以及在各项政治、文化活动中相关资料不做归整和深度开发，导致重要档案信息缺漏项普遍，丢失现象时有发生。一旦使用，便出现检索困难，查准率低，造成无法弥补的损失与遗憾。

3、2 管理模式落后，档案利用率低。图书馆档案管理模式落后，严重脱离新时期的管理方法。一个书柜装载一个图书馆历史的档案管理模式非常普遍，尤其是在数据库、行业网络、资源共享等信息技术深入社会领域的今天，传统的档案形式、落后的管理方法、无序的资料存放都为图书馆档案利用带来困难。这种局面且不说为社会文化建设提供高质量的信息服务，就是对图书馆行业网络开发也很困难，更谈不上行业档案共享。在这种条件下，图书馆档案利用率也只是保留在资料的传统查验，起不到应有作用。

3、3 管理人员专业素质有待提高。图书馆档案管理人员的综合素质决定档案管理水平的高低。目前图书馆档案管理人员大多是办公室人员兼管，他们缺乏档案管理意识和专业知识，只做一些日常工作档案的简单归类与存放，不重视档案归档，更谈不上挖掘资料科学建档的能力。

4 提高图书馆档案管理水平的对策

4、1 树立一盘棋思想，健全图书馆档案管理机制。提高管理意识是做好档案管理的基础。图书、信息资源、档案对图书馆来说是不可分割的整体。图书馆要全面发展，一定要把档案管理纳入图书馆发展规划中来，并把它作为衡量图书馆管理水平的重要标志。管理上采取分工不分家的模式，设置专人管理图书馆档案。保持档案管理人员岗位稳定性，定期进行专业培训。制定具体管理制度、规范工作程序、明确管理职责，把档案管理纳入图书馆建设轨道上来；另一方面，通过讲座、宣传等方式提高读者对图书馆档案的利用意识。引导读者从图书馆档案信息中了解图书馆的人力资源、各项规章、信息分布及最新信息状况。实现档案信息与信息资源价值共存的良性状态，使图书馆与读者相融相得，以此促进图书馆的建设与发展。

4、2 科学鉴定，有序挖掘。图书馆档案关系到图书馆方方面面，可纳入档案的信息广泛而庞杂，档案鉴定尤为重要。设立鉴定小组，从实用价值、历史价值、保存意义等角度对要收集的资料做出科学鉴定；根据来源、时间、内容等来判断信息资料对本馆的意义，确定保存的永久性或临时性，并制定相应的时间表，对档案进行上交、复制和剔除。

有序挖掘是图书馆档案管理的关键。图书馆在考虑独立性的同时，要兼顾与档案部门的横向联系，重视信息共建。把与图书馆相关的文件、材料吸纳到图书馆档案中来，突出特色，实现独立完整，又具特色的全方位的图书馆档案信息系统。

4、3 加快档案信息的数字化建设，实现管理“双轨制”。图书馆档案管理数字化，就是利用计算机对档案信息进行检索、统计、收集、登记等，减少档案归档的各项手续与流程。数字技术是现代图书馆的核心，利用优势，争取上级部门的支持，改善管理设施，实现档案信息数字化。但是，档案信息数字化，并不代表废除传统的纸质档案。数字化了的档案讲究存放环境高，又脱离原始载体，其稳定性变弱，在特定环境下影响信息再现；而纸张的物理性能和固态特征，决定了它的耐久性和原始性，寿命可达数百上千年。因此，数字化了的档案与纸质档案存在着紧密的互补关系，实行电子档案、纸质档案并存的“双轨”管理，是提高图书馆档案管理水平的最佳方案。

档案馆档案管理制度篇2

【关键词】高校档案馆；档案馆职能； 档案馆属性

高校档案馆是保存高校档案信息资源的专门性与服务性机构，其基本职能是保存高校在招生、教学、科研、管理等活动中形成的对学生、学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同载体和类型的历史记录。在信息化社会，高校档案馆不仅仅是高校培养高层次专业人才的教学辅助机构，更是为社会广泛提供各类优秀科研成果和创新成果的研究性和服务性机构。信息时代的新技术、新理念和新管理方式的层出不穷不断推动着我国档案事业改革和创新发展的步伐，在这一社会背景下，高校档案馆在自身职能定位和发展方向上亟须打破常规和传统，深化改革内涵，拓展发展外延。

一、高校档案馆职能

高校档案馆职能在社会改革发展的推动下不断拓展延伸，从最初的以保管、利用为主的单一功能到集多种功能于一体，并承担着更多的社会责任。基于信息时代不断更新的社会发展需求，笔者认为，高校档案馆需要从管理、服务和宣传教育三个方面来定位和拓展自身职能。

（一）管理职能。高校档案馆的管理职能主要涵盖资源管理、制度管理和人员管理等方面。档案资源是高校档案馆职能发挥的基础，档案收集是否齐全完整，档案整理是否规范有序，档案保管是否安全有保障，档案管理系统是否稳定以及档案编研成果是否丰富等都是检验高校档案馆档案资源管理职能是否有效发挥的重要标准。在信息化时代，高校档案馆资源管理职能的侧重点与以往有所区别，电子文件的增多使档案收集和档案整理过程更加简化，并在信息技术的支撑下趋于智能化，相对而言，档案安全保管、信息管理系统的稳定运行和档案资源的充分开发在高校档案馆职能发挥中的重要性更加凸显。

制度管理主要包括贯彻履行部级和省市级档案行政管理部门制定的档案法律法规，以及在充分考虑信息时代多样化社会发展需求和高校档案管理工作变化情况的基础上制定科学合理的规章制度。目前，全国各高校的档案管理制度都各有特色，是高校整体管理制度体系的重要组成部分。一方面可以使全校档案管理工作与其它管理工作相互协调，做到有据可依，有章可循；另一方面也存在着各高校档案馆制度自成体系，无法统一规范的问题。

人员管理是决定高校档案馆管理和服务水平的关键因素之一，档案馆除了遵循学校人事管理规范之外，更需要积极争取引进专业型的优秀人才，特别是既懂档案专业技术又能熟练应用现代信息技术的复合型人才。更重要的是要通过各种方式加强档案人员培训，普及信息时代背景下档案管理工作新理念和新的管理方式，使档案工作人员通过不断学习而提高业务技能和工作热情。

（二）服务职能。档案信息服务是高校档案馆的立馆之本。当下信息开放浪潮的驱动迫使高校档案馆必须突破主要服务于高校内部的传统定位，从学校、师生、校友和社会四个维度来拓展服务职能。

在服务高校方面，档案馆的职能一方面体现在为高校日常管理工作服务，使档案真正成为高校制定重大决策的重要参考和凭证，另一方面体现在为高校学科建设和科研服务，为建立科学完善的学科体系提供重要信息资源。高校档案馆丰富的馆藏资源使其理应成为独具特色的学术研究中心，如美国哈佛大学等高校的档案馆在提供档案信息服务时将学术研究作为主要服务项目。

服务师生方面的职能主要体现在为教师科研工作服务和为学生学习与社会实践服务。档案是学术研究的基础，科研档案系统清晰地记录着科研工作的整个过程，能够为科研成果转化和创新思想传播提供有效途径。高校档案馆中的精品教学资源是学生学习的重要素材，学生通过检索和利用一手档案资料既能够解决学习中遇到的难题，也能够锻炼自己的实践能力。

在服务校友方面，高校档案馆不仅仅是为校友提供个人档案材料的机构，更是维系校友与母校情感的重要纽带。档案馆在档案工作中通过与学校其他部门以及社会单位合作，搜集校友相关专题档案，建立并定期更新校友档案资料库，可以为学校联系各方校友提供便捷途径。另外，档案馆在挖掘档案资源过程中开发各类档案文化纪念品也能够使档案成为承载校友与母校情感的重要载体。

服务社会方面的职能体现在积极促进档案信息开放，服务于社会科学研究和构建社会记忆方面。高校档案是构建完整社会记忆的重要原材料，高校档案馆则是保存社会记忆的重要机构之一。档案馆向社会各界公众开放与提供档案信息是高校服务社会这一办学宗旨的充分体现，也是实现高校档案社会价值的有效途径。

（三）宣传教育职能。高校档案馆的丰富馆藏使其成为校史研究和展览的主要阵地，也成为高校对外宣传交流的重要窗口和开展师生爱国爱校教育的重要基地。信息时代的发展理念与技术创新为高校档案馆宣传教育职能的发挥提供了很好的机遇，线上线下手段的结合极大地拓展了这一职能的作用范围。传统的宣传教育职能主要体现为现场参观、展览和教学等线下方式。高校在中学生开放日或接待外来交流访问人员时将参观档案馆校史馆作为重要行程，已成为宣传高校发展历史、传播大学精神以及促进对外交流与合作的有效方式。在新生入学教育和新进教职工培训中，档案馆同样扮演着不可或缺的角色。校史宣传和档案展览能够使学生和教职工充分了解高校发展历程和办学宗旨，增强自身归属感和对校园文化的认同，也有助于提高学生和教职工对档案和档案工作的认识，间接促进整个社会档案意识的提高。

在线下宣传教育方式之外，线上方式更加受到公众的欢迎，特别是近几年新媒体的广泛应用给高校档案工作带来了很多新的变化。高校开始利用新媒体平台开展档案咨询、远程服务、校史巡展等活动，积极拓展业务范围，延伸服务职能，充分利用网络平台优势加强宣传。网络新媒体也为高校信息公开和校园文化传播提供了更加便捷的途径，档案馆网站和移动终端应用极大地拉近了档案馆与利用者之间的距离，档案信息和校园文化传播范围更加广泛，档案馆的宣传教育职能在档案利用过程中得到了更好的展现。

二、高校档案馆属性

档案的属性特点很大程度上决定了档案馆的属性特点，高校档案馆作为保管高校档案的主要机构，其自身既带有与生俱来的一些属性，又因受社会环境的影响而带有很强的时代性。

（一）文化性。档案的文化属性是档案馆文化功能的源泉，科学文化性是高校档案馆的基本属性之一。《档案法》第8条规定：中央和县级以上地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构。这一规定使档案馆的文化属性得到了法律层面的正式确认。高校档案馆不仅是高校内部更是整个社会范围内重要的文化事业机构，其收集保存的各类档案信息既是体现高校发展历程的重要历史记录，也是继承与传播高校精神文化的主要源泉。然而，就目前来说，因高校档案形成范围和行政管理体制的特殊性，高校档案馆尚未在社会范围内展现出独立的文化机构形象。

（二）服务性。服务性是高校档案馆的立足之本。信息时代的高校档案馆经历着由档案管理机构向社会化信息服务机构快速转变的过程。社会对档案信息需求的变化拓展了档案工作的运作空间，高校档案馆不再是一个单纯的实体管理机构，而是通过资源管理和信息服务工作来促进档案信息资源的传递、交流与共享。档案人员的服务意识、丰富的档案馆藏和多样化的信息获取途径是高质量档案信息服务的基础。高校档案馆在保障做好基础工作的同时需依据社会发展需求不断拓展档案服务范围，深化服务内涵，更好地满足学校师生以及社会公众的多样化与个性化信息需求。

（三）专业技术性。档案管理是一项规范性和专业技术性很强的工作，在其长期发展演变过程中，档案人员建立了较为科学适用的档案管理技术，如档案整理技术、库房管理技术、档案修复技术等。在信息时代，电子文件管理和数字化技术的应用使高校档案馆极大地突破了传统档案管理技术的局限，使档案信息服务不再受时间和空间的限制，利用者能够快速高效地获取档案信息并享受个性化服务，这是传统的档案管理技术所不能实现的。高校档案馆专业技术性的凸显必须以其文化性和服务性为基础，在档案工作中使技术应用与人文因素得到最佳程度的结合，让以“数字化生存”的技术与以“社会化生存”的人文实现平衡与和谐的共同发展。

（四）教育性。高校是我国高等教育的主要阵地，高校档案馆作为高校内部文化事业机构理应具有重要的教育功能。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》将“利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能”作为高校档案馆的基本职责内容，并建议有条件的高校建立爱国主义教育基地。档案馆的丰富档案资源是高校开展大学生素质教育和校史教育的重要素材，为校园文化建设提供了丰富的文化资源。

（五）社会开放性。目前我国高校档案馆大多囿于高校内部，档案资源的社会开放度不高，无法实现在社会范围内的广泛共享。而开放是信息时代的显著特点之一，也是这一时代背景下社会公众对档案机构提出的重要诉求。在这样的环境下，高校档案馆理应挣脱高校档案服务于高校内部的传统观念的束缚，加快完成由校内组织文化机构向社会文化机构的转变，提高自身社会开放性，积极推进高校档案信息资源社会开放与共享工作，并参与到社会科学研究和人文交流领域，进而推动大学为社会服务目标的实现。

三、结语

时代的发展始终影响着高校档案馆改革发展的步伐，档案馆职能和基本属性随着社会发展的需要而不断地拓展与延伸，这是高校档案馆与社会环境长期博弈的一个过程。在这个过程中，高校档案馆必须积极主动地去适应信息时代背景下不断出现的新变化，才能充分把握发展机遇，应对更多的前所未有的挑战。

【参考文献】

[1]胡胜友、谈高校档案馆的定位[J]、浙江档案，2011（11）：15、

[2]王玉斌、高校档案馆科学定位研究[J]、档案管理，2009（1）：43-44、

[3]韩彬彬、高校信息公开背景下高校档案馆职能转型研究[J]、档案学通讯，2013（4）：94-97、

[4]高鹏，陈聃、档案的文化之“殇”――兼论档案馆的文化功能[J]、档案学通讯，2012（3）：19-22、

档案馆档案管理制度篇3

【关键词】“局馆合一”； 档案体制建设； 完善和创新

随着我国经济的快速发展，中国的经济总量己经位居世界第二，社会生活不断发生变化，每天都有许多历史事实、经济事件值得记录，每天都有民众需要查阅个人身份、房产、股权等档案，给档案管理工作带来了极大的挑战。然而，在“局馆合一”的体制下，档案管理机构肩负着行政管理与开展业务的两种职能，且两种职能均为法律职能，既要处理好两种职能的关系，又要发挥好两种职能的作用，在实际运行中有时会发生矛盾。为此，从事档案研究的有关专家学者一直把档案体制研究列为一个研究的重点，各地档案局馆始终坚持对档案管理体制进行完善创新。本人在学习有关专家学者档案管理体系研究成果的基础上，结合个人工作实际，以新形势下档案管理体制面临的问题和创新实践为课题，进一步展开理论研究。

一、我国现行档案管理体制的演变过程

1954年，国家成立档案局，隶属于国务院直接领导，行使国家档案事务的最高行政管理权。与此同时，中央办公厅、中央军委分别成立了档案处，分别掌管党和军事机关的档案。1959年中央办公厅档案处划归国家档案局，统一管理党和政府机构的档案；于是，各地档案局隶属于各地党政共同管理。1978年后，随着我国改革开放的基本国策确立，我国的党和国家机构经历了四次机构改革，分别发生在1982年、1988年、1993年、1998年，在这4次党和国家机构重大改革中档案管理机构的行政职能没有发生多少变化，主要是隶属关系发生了一些变化。如，1985年出现过国家档案局与中央档案馆分离的状况，中央档案馆属中央办公厅直接领导，但在业务上属于国家档案馆领导。直到1993年的党和国家机构改革中才明确我国“局馆合一”的管理体制，各地的档案管理局与各地档案馆合并成一个机构，但挂“两个牌子”，既是行政管理机构，又负责业务开展，隶属于各地党委直接领导，直至今日得到稳定 。

二、我国现行档案管理体制存在的问题

我国现行的档案管理体制经过连续多年的运行完善，对于强化我国档案管理的行政管理，提高服务质量和效率，发挥了实实在在的作用，但也暴露出许多不容忽视的问题。其问题和不足主要表现如下：

（一）领导体制不稳定，经费落实困难。近十多年来，我国的党政机构一直处于改革之中，每隔3-5年都会发生一些重大的变化，即从中央到县市的变化，这自然会影响到各地的档案管理机构的人事变化，使各地档案局馆的各项建设的连续性受到一定的影响。随着网络数字技术的飞速发展，建一个数字档案馆一般都要好几百万，后期维护费每年至少好几万，一旦领导发生变动，这些经费需要一定的时间才能落实。另外，争取经费上也存在许多困难，过去档案馆争取经费是下级向上级争取，现在是“局馆合一”，档案馆争取经费是自家的内部事务。

（二）党政合一，政事不分。由于各地档案局馆隶属各地党委领导，属于党务机构，同时《档案法》里赋予的各级档案机构具有行政执法权，具有行政管理的职能。于是，档案管理体制呈现出“党政合一、政事不分”的特点。然而，在档案的行政管理中，有许多管理对象却不在档案管理机构之内。以县级档案局馆为例，除了管理本区域内党政系统的档案，还要对本区域内机关、团体、学校和企事业单位的档案管理进行监督和指导，而这些机构又不在档案管理体制之内，尤其是有些企业是股份制、中外合资、私营等不同性质的企业，在行使档案管理行政监督指导中会遇到许多困难。

（三）重上轻下，基础不牢。在“局馆合一”的模式下，对于省级档案管理机构来说实际上是局馆异地办公，只是形式上的合一，实际上的管理职能和业务开展是分开的，局馆双方的经费都有保证，体制运行比较顺畅。但是对于县级局馆就不一样，一般都出于节约经费的考虑，实行局馆办公地点合一，且受地方财政的影响，经费总额不够，顾得了行政经费，又顾不了业务开展经费，容易导致内部管理中的矛盾产生，使得档案管理的基础不牢。

（四）重行政轻业务，主体地位弱化。由于我国体制改制的持续进行，各地局馆的“一把手”不一定都是从本系统内提拔，有些时候是组织部门外派，工作几年后又调走，他们对档案管理的业务不熟悉，又想突出政绩，自然会倾向于行政管理。在本系统内，工作人员一般都喜欢行政管理，一些档案管理业务人员想方设法往行政岗位上调，导致档案管理业务人员缺乏。这样一来档案管理机构的工作重心自然会向行政转移，包括经费的使用上也是如此，使得档案管理的主体地位被逐渐弱化。

（五）管理职能弱化，监督形同虚设。在“局馆合一”之前，档案局对档案馆的监督指导是一种来自外部的监督，具有较强的行政约束性。但“局馆合一”之后，档案局对档案馆的监督指导则变成一种内部监督指导，加上内部管理机构中存在一些岗位任职交叉重叠，使得这种监督指导的严格性和约束性被弱化。

三、新形势下档案体制完善创新的设想

在当前我国经济结构调整的新形势下，档案体制建设完善创新是一种必然趋势，也是一个不容回避的问题。根据上述问题，我们可以对档案体制完善创新作出如下设想。

（一）双重领导，双重监督。在目前的情况下，为了保证档案管理的行政管理效能更高、各项业务开展更顺畅，在各地档案局馆可以尝试双重领导制，即在隶属上仍属于各地党委直接领导，但可以将具体管理列入政府部门的管理序列，让各地党政共同担责，党委侧重于管理档案局馆依法依规开展各项业务工作，政府侧重于管理档案局馆的基础设施、日常经费、人力资源等方面的管理，实行双重管理、双重监督。

（二）政事分开，局馆分立。实行政事分开、局馆分立，既是当前国家机构改革的方向，也是当前我国经济快速发展、社会各界和民众对档案的需求不断上升的需要。实行局馆分立，可以更好地将政事分开，理顺内部管理关系，明确各自的职责，强化内部管理监督，有利于档案事业的持续有序健康发展，更好地服务于社会经济发展需要。

（三）效能第一，上下有别。在我国的行政管理中有上行下效的习惯，上级机关如何设置，往往下级机关就一哄而上，效仿上级机关的管理机构去设置。其实，从省市到地市，再从地市到县市，档案管理的目标虽然一致，但具体的物质条件、档案管理监督的对象却有较大的差别，如果都采取一样的管理模式，必然会有不相适应的地方。因此，在明确机构设置原则的前提下，要给各级档案局馆的机构设置有一定的回旋余地，让其更好地结合本地实际情况设置，做到从上到下有一定的区别，使各地的档案管理工作更加合理科学。

四、档案体制改革的具体创新和实践

尽管“局馆合一”是我国现有的档案管理体制，但是在国家机构改革的方针政策的引领下，我国档案管理体制完善创新的步伐一直没有停歇，有力地推动了我国档案管理向前发展。

（一）调整机构设置，推进档案管理良性发展。由于各地经济发展对档案管理的需求、档案业务开展遇到的具体问题有所不同，各地档案管理机构在坚持“局馆合一”的原则下，对内部管理机构设置进行了一些调整。如，近几年湖北省档案局馆整合了省府机关的档案管理资源，建立了集中管理的跨行业的档案管理中心，提高了省府机关各部门档案管理的效能和管理水平。同时，依法规范各团体、企事业单位的档案管理，让其档案管理更加科学合理。另外，依法帮助非公有制企业、各种中介服务机构建立并规范档案，开展档案寄存、整理、数字化转化等业务服务。通过完善机构设置，使档案管理的行政职能得到充分发挥，业务服务范围进一步拓展 。

（二）精减行政机构，充实业务一线力量。各地档案局馆的行政机构人员庞大、而一线业务力量薄弱是一个共性问题，必须采取有力的措施解决。为此，近几年上市档案局馆在这方面作出了许多有益的尝试。他们将局馆行政机构人员编制压缩5%，加大干部交流轮岗力度，让局馆干部轮流到一线岗位工作。规范干部职务晋升制度，正科级以下的干部晋升必须优先考虑一线岗位的工作经历和业务熟练程度，使一线工作在全局馆上下得到应有的重视。对副处级以上干部的日常工作提出新规定，在抓好日常管理工作的同时，积极参与档案目录著录质量抽查，同时抓好外包人员著录、校对技能的培训工作。上海市档案局馆通过精减行政机构，有力地促进了档案业务工作开展。

（三）强化执法监督，提高档案管理效能。根据“局馆合一”管理模式下存在的行政执行监督不力问题，各地档馆局馆持续进行工作创新。如，近几年，大原市档案局馆面对档案管理工作量日益繁重、资金紧缺、人员紧张等困难，在全市范围内聘选执法与行风监督员20多名，其中包括人大代表政协委员、司法人员、企事单位干部和普通民众，赋予他们明查暗防、定时和不定时检查的权力，坚持对全市范围内的档案管理工作实施有效监督，及时听取他们的意见和建议，不断改进档案管理工作。通过这一举措，有效克服了局馆内部检查督导力度不够的弊端，提高了档案管理的效能，太原市档案局馆多次被评为山西省“档案管理行政执法先进单位”。

（四）多措并举，推进城乡档案统筹。随着城乡经济的繁荣发展，乡镇档案管理滞后问题日益突出。为此。几年来，重庆市荣昌县大力推进城乡档案统筹管理体制的建立，采取局馆领导帮扶基层档案单位、局馆机关机构与基层档案单位联责考核等形式，让局馆工作重心下沉，局馆机关人员坚持下到基层档案单位讲课、手把手地带业务，促进了基层档案单位工作人员素质的提高。同时，局馆机关人员将基层档案单位的农业合作组织、集体林权、农村家庭等新档案的建立等工作列为重点帮扶对象，建立共享平台，实现档案资料异地调取。通过这些举措的有力实施，大力推进城乡档案统筹管理，真正体现了档案管理为促进农村经济发展服务的宗旨。

（五）创新模式，实现档案管理体制建设的新突破。在“局馆合一”管理模式下，档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作是一个比较普遍的现象。为此，近几年，苏州市档案局馆在苏州工业园区建立了档案馆，档案馆大楼达8万平方米，主要负责园区人才交流、房地产、市建规划等方面的档案管理，将档案馆建设成一种集档案管理、政府信息公开、承接文化展览、提供文化休闲服务等为一体的综合性档案管理新模式，有效解决了档案管理经费紧张、档案管理人员不安心一线业务工作的局面，促进了档案管理事业的创新发展。

我国现行的档案管理体制经过20多年的运行依然能够存在下来无疑是一种最佳选择。我们必须以档案管理的科学理论为指导，以科学严慎、认真负责的精神，对我国现行的档案管理体制多调查、多研究、多完善、多创新，充分发挥好档案管理体制的两种职能作用，为我国经济建设提供有力的档案管理支撑。

【参考文献】

档案馆档案管理制度篇4

关键词：图书馆;档案管理;事业发展

中图分类号：G258、2 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-11-00-02

一、档案管理的内容、性质和特点

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成，保存备查的文字、图像、声音及其他各种形式的原始记录。档案管理主要包括两个方面的内容：一是对档案资源的管理，也称档案实体管理;二是对档案中所包含的信息的管理，称档案信息管理。档案实体管理包括档案的收集、整理、鉴定、保管等内容。通过档案资源建设来建立科学合理的资源体系，是对管理中各项工作记录的科学合理的管理，同时也是档案现代化管理的基础。档案信息组织是对档案中包含的信息内容进行揭示、加工和存贮，形成二次文献，便于档案信息的开发和利用，它是为管理工作服务并对促进管理工作的改进提供一手材料。

就图书馆来说，档案管理是管理工作的一部分，又是图书馆各项管理工作的组成部分，如设备管理档案是设备管理的一部分;人事档案是人事管理的一部分;行政管理档案是行政管理的一部分;技术档案是技术设备管理的一部分。档案管理工作包含了信息的输入、存贮、加工、输出这样一个信息传输过程，是一种信息控制系统。因为档案具有原始纪录性的特点，所以档案管理具有档案资源积累过程的缓慢性和档案管理活动对档案形成者的依附性及档案管理工作对社会的相对保密性。

二、图书馆档案管理的重要意义

图书馆档案管理工作是图书馆提供的文件、图片、音像等服务的记录，档案不仅记载着图书馆的办馆历史，而且记载着图书馆的基础业务、读者服务、现代化建设的发展过程。

（一）档案管理可以全面记录图书馆的工作。档案管理不仅针对与图书馆提供的文件、图片、音像、书籍等公共服务的记载与记录，同时也详细记录着图书馆自身的党建工作、财务工作、设备情况、基建及后勤档案等。由此可见，图书馆的档案管理工作，不仅仅针对业务管理，同时也是对图书馆自身管理的集中反映，档案管理全面记录了图书馆的各项工作和成果，是全面反映图书馆情况的真实而宝贵的资料。

（二）档案管理可以指导未来工作的科学规划。每个档案卷宗中所存在的信息是静止的，但图书馆作为一个整体，其档案资料所反映的工作内容之间必然存在着必然联系，这种联系体现在一定的历史时期内图书馆工作的总体规律性。在图书馆档案管理工作当中，通过不断翻阅资料和总结记录，可以总结出图书馆管理工作的一些规律性的东西，这些规律可以直接引用到图书馆档案管理工作当中，还可以为图书馆未来的工作计划与安排提供一种切实可行的参考价值，有助于图书馆在制定规划的时候，能够保证规划具备一定的科学性。

三、图书馆档案管理工作中存在的问题

在现在图书馆档案管理工作中存在着很多问题，这些问题主要表现为：

（一）对档案重视不够意识淡薄。在图书馆档案管理过程中，工作人员档案意识淡薄，对档案重视程度不够，在整理档案工作的过程中，态度不认真，造成档案丢失，档案分类不统一，给后期查阅档案带来了很多难题。

（二）档案类型比较单一亟待丰富。在图书馆档案收藏中，图书馆馆藏书籍的档案占着非常大的比重，而关于图书馆业务的档案只占据着非常小的比重，另外在图书馆档案管理中，纸质档案的比重比较大，其他类型的档案，尤其是电子档案的比重比较小，从整体上来看，档案类型比较单一，内容亟待丰富。

（三）档案现代化程度比较低共享困难。图书馆现代化进程的发展比较快，国外一些大型图书馆已经实现了数字化与自动化的进程，很多图书馆建立了电子图书馆，并实现了图书资源网上共享。相比之下，国内大部分图书馆的现代化程度仍然比较低，尤其是一些公共图书馆在基础设施建设方面，存在着滞后性，一些图书馆虽然配备有档案管理软件，但计算机管理的水平比较低。

（四）在档案管理中存在重藏轻用。图书馆在档案管理中，虽然通过一些规章制度和工作程序，保证了图书收藏的有条不紊，很好地实现了图书的收藏。但在档案管理工作中，明显存在着“重藏轻用”的情况，重视档案的整理与保管，却轻视了档案的利用与开发。档案过多得被使用在查阅、记录、复制等工作中，没有重视档案的再次开发与利用，档案的信息价值无从体现。

四、加强图书馆档案管理促进图书馆事业发展

（一）健全图书馆档案管理规章制定。周密而实用的图书馆档案管理的规章制定，是图书馆档案管理的前提条件，因此在图书馆档案管理过程中，应该不断健图书馆档案管理的规章制度，并制定严格地档案保密制度、档案借阅制度以及保证文件材料归档完整、准确、系统在内的制度体系，这样有利于图书馆档案管理工作的有章可循和有的放矢。

（二）丰富馆藏档案内容。图书馆在档案内容上，要根据自身的实际情况，结合工作实际需求，尽可能地丰富档案内容，在重视文字历史等馆藏资料的同时，不断开发开拓业务档案资料的整理，尽可能地让档案管理全面反映图书馆的真实全部。在重视纸质资料的整理与收录的同时，还应该重视非纸质资料的收集与整理，包括音像、图片、实物等资料，保持不同档案内容的种类及比重，丰富图书馆的档案收藏工作。

另外，图书馆还可以通过募捐或者号召等方式，向广大市民征集遗落在民间的珍贵资料，来充实图书馆的档案管理工作。

（三）加强档案资源的特色化建设。在图书馆档案的管理建设中，要不断加强特色化建设，对一些利用率高、数量大的档案，尽可能地形成专题档案，将他们集中起来，更好地为翻阅者等服务。同时将一些内容相似或相同的动态信息进行整理汇总，全面收集该类事件的档案，形成特色专题，突出档案管理的系统性。

（四）不断完善档案数字化建设。随着计算机技术的不断发展，档案管理工作已从纸质管理演变为计算机信息化管理层面上来了。图书馆要不断提升档案管理的水平，对档案信息进行数字化处理并建立一定的数据库，并根据图书馆自身情况，构建档案信息资源共享的互动环境，提高档案的利用价值。

（五）加强档案信息的开发利用。对档案的利用不能仅仅停留在查阅、抄录、复制等浅层利用上，而应该重视档案资料信息的深层次价值，不断开发与利用档案资料，通过档案资料的研究与开发，编制综述、述评、专题报道等，从事对档案内容进行浓缩型的揭示与报道。

图书馆档案的开发和利用，就是对图书馆档案信息进行加工、整理并将储存于档案中有价值的、适应高校发展需要的各种知识、信息充分挖掘出来，并使之有序化、系统化，最大限度的为广大师生所用，以提升高校档案信息利用效能的一种信息整理和传递的过程。开发档案信息资源，是高校档案工作的根本目的，同时也是衡量高校档案管理工作的业务水平和工作成效的主要标志。图书馆档案管理的主要目的是为了科学的开发和有效的利用档案信息资源，使图书馆档案发挥其应有的社会效益和经济效益。档案信息的开发与利用工作是高校档案管理工作中最富有活力的环节，做好档案信息利用工作是带动整个高校档案管理工作发展的关键步骤，促进档案工作由被动变主动，做好做活信息服务，充分利用和发挥档案信息资源的实用价值作用，更好地为高校图书馆的发展和学校科研服务。

五、总结

图书馆档案管理是图书馆各项工作的综合展示，因此在档案管理过程中，要查找出管理漏洞与弊端，不断结合实际情况，进行管理制度、管理方式、管理模式等层面的改进，提高档案管理的水平和利用率。

参考文献：

[1]欧阳宏，试论图书馆档案管理工作的创新与发展[J];晋图学刊;2003年03期

档案馆档案管理制度篇5

高校图书馆的档案是非常重要并且珍贵的文献资料，对高校未来的发展有着不可替代的重要作用。但随着社会的发展和诸多工作的展开，高校图书馆档案管理工作存在的诸多问题渐渐露出水面，面对这些问题，如何结合现状和发展形势提出行之有效的解决措施，是摆在高校图书馆面前的一个重要研究课题。

1 高校图书馆档案管理工作的现状

1、1 高校图书馆档案管理概况

随着数字技术的发展，我国绝大部分高校都已建成电子图书馆，完成了数字档案的建设。各高校也根据自身的实际情况制定出了相应的图书馆档案管理方案，利用信息化的数字处理系统使得图书馆的档案归档、整理、保管、利用、统计等各项工作都更加规范化、制度化、简便化。利用电子信息技术管理，是档案的分类、编制、检索的效率都得以大幅度的提高，与此同时也是图书馆档案管理的工作效率也得到大幅度的提升。

1、2 高校图书馆档案范围与分类

人事档案、行政类档案、资产类档案、业务档案、党群档案等是图书馆档案管理工作的主要内容。人事档案主要是高校职工的学历证明、奖罚情况、培训材料、职务申报材料等。行政类档案主要是简报以及记录，如会议记录、工作简报、《中国索引》、图书馆通知与通报、图书馆通讯等。还指科研教学管理和馆史，如图书馆扩建、新闻报道以及馆庆等等，还有教学管理、项目管理、学位建设等等。部分行政档案还指国际国内交流与合作。资产类档案主要指图书馆内的储存设备、仪器设备等固定资产，如电脑、书架、监控、扫描仪、打印机等等。业务档案主要是图书馆的建设和发展状况，图书馆的安全工作、读者服务工作、交流工作等。其他档案工作其他图书馆赠予的有价值的资料、图书馆活动中所留下的影像资料、奖品、照片等等。

2 高校图书馆档案管理工作中存在的问题

2、1 对图书馆档案管理工作的重视不够、意识淡薄

目前，大多数高校图书馆都存在着管理意识淡薄、管理观念落后的问题。这表现在以下方面：高校的相关领导没有足够重视图书馆的档案管理工作，认为抓教学以及搞科研才能带动高校的发展。对于图书馆的档案管理工作，无论是设备还是人员的投入都远远没有达到实际需求，严重限制了图书馆的档案管理工作的发展。他们一般认为图书馆档案管理工作就只是简单的对档案进行保存与装订，而没有站在归档后的利用以及查询的角度去看待档案管理工作。

2、2 信息化落后，管理人员素质不高

当代社会，任何行业的发展都离不开信息技术的支撑，而目前大多数高校图书馆档案管理工作还拥有着相对落后的信息技术，图书馆档案管理人员的素质也普遍不高。首先，图书馆档案管理设施的匮乏阻碍了图书馆档案管理的信息化建设。其次，高校往往是在教学和科研工作上引进高素质人才，而对于图书馆档案管理工作的人才引进方面却显得比较吝啬，而且年龄结构也不是特别的合理，档案管理人员年龄普遍偏大，因此档案管理人员思想保守、对信息技术的掌握程度有限的现象在高校图书馆的档案管理工作中比较普遍，故而阻碍了高校图书馆档案管理的信息化建设和健康的发展。

2、3 管理模式落后，档案管理制度不健全，

各高校图书馆都有着自己的档案管理制度和管理模式，但大多数高校图书馆的管理制度都比较陈旧，也没有随着时代的发展而适当的修改完善，导致过时、与实际工作脱节的现象出现。这与高校图书馆没有形成统一的档案管理工作有关，图书馆档案管理部门与各学院各部门之间缺少有效的对接和沟通，致使归档环节出现各种不合规范的现象。第二点是图书馆的档案管理工作没有根据时代的发展而修整完善，也就是说没有做到与时俱进。如档案管理工作的信息化建设、系统的升级等等都对档案管理制度提出了新的要求，所以要对既有的制度进行修订、完善，使其更加规范、更加健全。

3 高校图书馆档案管理工作问题的解决对策

3、1 提高意识和重视程度

意识是行动的先导，所以在档案管理工作中首先要改变管理者的意识，彻底改变过去重视不足、认识不够的局面。要做到这一点，第一步是做好宣传工作，是整个高校上下都重视档案管理工作，让档案管理工作深入人心。然后，档案管理者要自觉提高自己的意识，改变落后的观念，时刻意识到图书馆的档案管理工作直接影响到广大师生的切身利益和有关工作的顺利展开。最后，学校广大教职员工以及各个部门都应该主动配合图书馆档案管理部门的工作。

3、2 加强档案管理队伍的建设

任何工作都不能忽视人才队伍建设这一环，高校档案管理工作也是一样，培养和引进高素质的档案管理人才是档案管理工作高校开展的有力保障。加大力度引进高素质的档案管理人员是高校首先应该做的，使档案管理人员思想保守、业务能力不达标、年龄结构不合理的现状得到改善，充实并壮大档案管理队伍。然后，高校还应该在引进高素质人才的基础上加强对既有管理人员的培养，通过政策保障来使管理人管参加业务培训、深造，是管理人员真正适应图书馆档案管理工作的工作需求。

3、3 建立先进的管理模式和健全的档案管理制度

推动管理工作最行之有效的内核动力就是制度，对于完善高校图书馆档案管理工作，一套健全、系统的管理制度是必不可少的。所以，高校图书馆要想提高档案管理水平，就必须建立起一套健全的、系统的、行之有效的档案管理制度。首先，图书馆的档案管理工作要有学校的领导来亲自抓，并成立系统的组织机构，各学院、各部门与图书馆档案管理部门要建立起结合管理模式，责任到人，明确分工，做到对接通畅、收集及时、归档顺利。其次，图书馆档案管理制度要与时俱进，根据时代的发展调整管理细则，创新管理模式，使工作效率得到提高，为广大师生作出更好的服务。

3、4 提高档案的信息化水平

当今时代，信息化已经在人类生活和工作的各个领域都发挥着不可或缺的作用，图书馆的档案管理工作如果没有信息化工具来管理，必定会是图书馆档案管理工作的发展止步不前。因此，高校应该加大图书馆档案管理工作的信息化建设，从设备、软件、管理方式等多方面投入、引进，将现代数字技术积极的应用于图书馆档案管理工作中，共建共享档案资源信息，最大限度的发挥档案管理的信息功能。

档案馆档案管理制度篇6

一、馆档案管理现状

余杭图书馆自成立以来有着近几十年的历史，图书馆档案资源非常丰富，主要涉及了人事档案，业务档案等多个方面的积累，但同时这也为档案管理带来了一定的麻烦。面对数量如此巨大的档案信息，其管理工作早已经被领导所重视和关注，一是制定了相关的规章制度对归档范围、归档时间、档案移交、档案整理细则及档案保管与利用等工作作出了明确的规定，全馆形成了一套完整的档案管理程序。二是我馆积极引进了相关档案管理工作方面的人才，并对其进行相关业务能力的扩张培训。三是合理的档案管理模式，形成了图书馆副馆长统筹，以部门副主任为主导，综合档案室专职档案员负责，部门兼职档案员辅助管理的网络的分级管理责任制，将档案管理落实到人，层层负责。四是提升档案管理人员的业务能力，加强培训，并加快建设数字化档案管理，提高档案管理效率。

（一）档案分类情况。经过多年的档案管理工作的探索，我馆不管是在档案数量和档案质量上都有所提高。目前我馆档案分为文书档案、声像档案（光盘、照片）和实物档案（赠品、奖状等）三大类。其中文书档案和图片档案按照现行的《杭州市档案管理条例》进行分类编目管理，并对相关重大活动设立了专卷，光盘档案和实物档案管理起步较晚，因此入藏量还较少，目前主要按年份保管期限划分。

（二）电子档案归档情况。电子档案是随着数字技术的发展应运而生的，它有着收集简单、存储方便、便于分类等特点广泛运用于现代的档案管理方面。目前，我国很多图书馆的档案管理一般采取“双轨制”，即机构文件在进入运转程序时就形成电子文件和纸质文件两种版本，然后管理人员在对两种版本进行分类整理，形成档案的双套归档。我馆目前现行的电子归档办法就是“双规制”，并且归档时会在纸质档案的卷内目录备注项中注明相应的电子文件的存址，便于查找。

（三）档案备份情况。归档备份能有效的避免文件、纪录、照片等大量信息因为计算机原因而丢失，目前档案除保存在档案员进行日常档案管理的电脑上和相应的电子存储设备上，同时将档案内容定期刻录成光盘作为光盘档案进行保存，以确保档案资料保存万无一失。

二、档案管理存在的不足

虽然我馆正在不断的建设现代档案管理模式，并取得了一定的成果，但是在日常工作中也存在着不足，需要我们认真对待。

（一）档案管理工作的评价体系不完善。档案管理工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要。档案管理工作的评价体系是衡量档案管理人员在档案归档，收集，反馈等工作质量的一个标准，它既可以调动管理人员的工作积极性，又是科学合理管理模式的重要组成部分，档案管理工作的评价体系建设应该结合电子档案和纸质档案两个方面来进行考虑，并补充一定的奖励机制。不过在这些方面我馆工作还不够完善。

（二）图书馆档案数字化建设。虽然目前我馆实现了档案目录的计算机著录及部分纸质档案电子稿的归档保存，但是在数字化扩张上还有所不足，比如没有很好的将一些有特色可开放、保管期限较长的档案公开化，数字化管理不仅仅在于保存，还在于其数字化传播的运用。

三、档案管理中问题的解决

现代社会已经被数字化和信息化所覆盖，在现代档案管理工作中，数字化档案管理显的尤为重要，这不仅仅在于可以提高工作效率，还在于其对工作的衍生帮助上。我馆已经有了相对健全的管理模式和管理程序，工作人员对自己工作的范围和目标也就有了一定的了解，加大数字化档案管理的建设，以此来解决工作中存在的不足是相当有意义的。

（一）形成系统的工作评价体系。数字化档案管理会通过网络或者计算机的工作都会非常直观的表现出来，比如对于一份档案有没有归档、备份，有没有进行合理的筛选，这些都会直接呈现出来。可以说现代员工通过对数字化和现代化的知识培训，大多数人对于数字化档案管理的基本工作都有了一定的了解，问题在于如何保持员工的工作积极性。

专人有专事，专事有专责，当员工依靠数字化设备对自己负责的信息进行了整理和归档之后会形成一个有效的数据，上级负责人可根据全体员工的实际工作情况设立“优、良、差”的工作分级标准，参考依据可以分为对工作质量的参考，比如对于纸质档案可以从档案是否及时收档、装订是否整齐、分类是否明确、每卷有目录是否完整、立卷是否准确、档案是否全面等，对于数字档案除了上述要求外还可以综合考虑对电子档案业务掌握程度的考核、对出现机器规章时应变能力的考核等等，当然这些考核依据都有从实际出发，充分考虑到每一个员工的基本情况，比如一些年龄大的员工对数字设备学习慢，接受能力差等等，从具体环境中出发，设立一定的奖励措施依靠数字化带来的便利，提高员工工作的积极性和创新性，应变能力，杜绝消极怠工现象的出现，扭转社会对于图书馆档案管理工作的错误认知。

（二）图书馆业务档案细节管理。细节注定成败，图书馆业务档案管理应注意以下几点：（1）对于纸质业务档案管理，应统一档案用纸与书写要求和规范，及时修复破损档案，编制有个性和统一的读者活动资料填写格式。（2）对图书馆档案内容，进行规范化的检索标识，对一些常规性的文档应规定统一的标题或著录统一的检索关键词，（3）对业务统计资料的统计项目加以形式和内涵上的界定（4）案卷编排要明确归档时间，同一年度内再按业务部门或问题排列，一般合同、协议按签订年归档，不同年度的业务活动统一归入办结年。

（三）数字化档案管理发展的原则。对于数字化档案管理工作首先要对档案信息有着鉴选能力，对具有较高利用价值的档

案，对形成时间早、破损严重的档案，对图书馆自身形成的档案要有限选择。其次在数字化档案管理系统构建中，要有专门的小组研究制定档案数字化的近期和远期目标，并进行监督实施。然后是制定科学的、严谨的、符合实际需要的管理规章制度，特别是电子文档的安全管理制度。最后是构建具有平滑升级能力、高可靠性、良好性能的信息技术支撑系统，实现档案信息资源共享。

档案馆档案管理制度篇7

随着我国新农村建设的发展，加强乡镇档案馆建设已逐渐成为推进乡镇档案工作的必然趋势。基于这一发展思路，我市近些年来也进行了乡镇档案馆建设的大胆探索和实践，并已取得初步成效。但同时也不可避免面临着制度不完善、人财物不足等方面的问题亟待将解决。因此，如何有效解决上述问题，加快乡镇档案馆建设与发展，逐渐成为目当前档案工作者需要迫切解决的难题。

1、乡镇档案馆建设的必要性

长期以来，以档案馆为主体的档案工作在我国经济文化建设和维护社会稳定中扮演着重要的角色。尤其是社会主义新农村建设以来，乡镇档案工作发挥着日益重要的作用，逐渐成为实现农村管理和乡镇发展的重要做成部分。另一方面，加强乡镇档案馆建设也是实现档案工作自身发展的需要。

2、乡镇档案馆建设中存在的主要问题

目前我市乡镇档案馆建设已初步取得成效，但从总体上讲，各县区乡镇的建设仍存在一定差距，发展进程很不平衡。主要存在以下几方面的问题：

2、1 思想认识存在偏差

一些乡镇领导对建设乡镇档案馆的意义不明确，存在思想认识上的偏差，因而在实际工作中虽然也给档案部门分配任务，也知道“三农”档案工作有积极意义。但普遍认为档案运行并不直接影响国计民生，因此多是说起来重要的“辅助性软指标”。这主要表现在部分领导多不重视或不支持档案馆建设，因此使得部分县乡的档案工作严重缺位，管理较为零散和落后。

2、2 档案基础设施滞后

随着新农村建设的广泛实施，我市多数乡镇建设工作都取得了长足的进步，表现在购置了先进的办公设备，配足了相关的人员等。但相对而言，档案管理却缺少相关的基础设备和专门的办公室。甚至有的乡镇仍然沿用的是传统的木质档案柜，档案室杂乱不堪，阴暗潮湿。这必然不利于“三农”档案的安全和规范管理，也难以真正发挥档案的价值。因此，建立乡镇档案馆迫在眉睫、势在必行。

2、3 档案管理制度不健全

传统的乡镇档案实行的是分散管理，条块分割的管理模式。档案的内容涉及土地、农业、林业、水利等多个领域，关乎社会管理的经济发展，而档案室的室藏数量也随着新农村建设的不断推进而日益增多。由于缺乏有章可循的管理制度，现阶段的乡镇档案室多是以一些财会资料及红头文件为主，难以保障档案的有效利用和安全管理。

2、4 人财物投入不足

从人员上讲，目前乡镇档案室管理人员多为兼职，专业能力不强，业务熟悉度不足，且人员变动性大，因此档案管理工作往往连贯性不强。从财物方面讲，部分乡镇财政资金周转困难，难以将档案馆建设落实到位。再者，也有的乡镇多用于其他基础设施建设，而在档案馆建设方面，投入力度明显不足。

3、对策与思考

加强乡镇档案馆建设，关乎乡镇档案工作的顺利高效进行，也是发展新农村的内在要求。立足我市目前乡镇档案馆建设现状，笔者认为要实现乡镇档案馆建设的目标，就需各县区审时度势，从思想上重视，行动上负责，切实关心和支持乡镇档案馆建设工作。

3、1 积极争取相关部门的重视

乡镇档案馆属于新生事物，其建立健全需要一个长期的探索和提高过程。在此期间最为重要的任务就是要积极争取各档案部门人员、乡镇领导的重视，转变其认识上的偏差，以更好地保证乡镇档案馆建设的展开。这需要积极做好相关的思想协调工作，切实将乡镇档案馆建设列入重点议事日程和新农村发展规划，精心安排，狠抓落实。同时也需加强宣传，并结合各地工作实际，深入实际现场办公，转好进度监管，促进建馆任务的完成。

3、2 健全档案各项管理制度

实现科学化和规范化的乡镇档案管理，可谓是建设乡镇档案馆后的首要任务。因此，为保证档案管理工作的有序、高效进行，完善的档案管理制度必不可少。健全乡镇档案管理制度，需要县市级档案主管部门的全力支持与指导。同时，应根据不同县乡的地区差异、资源状况及发展实际等，在科学发展观的指导下有针对性地进行档案管理各项规章制度的的制定和完善。再者，新农村建设档案管理涉及“三农”发展的各个领域，如养老保险、合作医疗、产业调整、土地承包、农业规划等，内容繁杂多样，只有在制度管理条例的约束和指导下，才能更好地满足新农村建设的发展需要，保证档案管理有条不紊地运行。

3、3 加强档案集中统一管理

从当前乡镇档案工作现状来看，档案管理还存在着相对较为分散和杂乱，工作效率低下的问题。实现乡镇档案管理的集中统一管理，是乡镇档案馆的重要职能，其不仅可以节省人力物力，提高档案工作效率，也能进一步实现档案管理的规范化，促进乡镇档案事业的健康发展。一方面，加强档案的集中管理首先要加强法制观念建设，促进相关部门档案意识的增强，树立其良好的责任意识，自觉做好档案的收集整理、移交归档及分类保管工作。同时，也要对档案人员进行必要的培训和业务学习指导，保证档案管理各环节工作的有条不紊和规范运行。另一方面，要切实实现统一管理，也需要积极与相关的主管机关的协调交流，共同探讨有效的管理办法，制定管理章程等。

3、4 着力解决人财物问题

乡镇档案馆发展，离不开人财物资源作保障。只有保证人财物的充盈，才能为其他各项建设的展开提供保障。针对当前乡镇档案馆建设人财物不足的问题，我们认为首先要争取县市级、镇区领导的支持，保证乡镇档案馆基础设施完善，同时积极加大必要的资金投入，尤其是在档案库房建设方面，应规划出足够的空间面积，并加强档案现代保管设备和装置的配备，如扫描仪、防磁柜等，以更好地满足档案数字化和集中管理的现实需求，确保档案的存放质量与安全管理。其次，还应明确乡镇档案馆的职能和机构编制，配备专业化的档案管理人员，并将档案经费列入每年的财政预算，维持档案馆正常运转。

档案馆档案管理制度篇8

在现代信息化技术不断发展的过程中，人们对数字化档案建设要求越来越高。从高校的角度出发，实施数字档案馆建设需要对高校建设目标和档案馆信息储量等方面因素实施有效分析，制定合理的数字档案馆建设档案。此外，在这个过程中还应对数字档案馆建设项目中存在的风险综合分析，并按照分析结果制定合理的数字档案馆建设项目风险管理策略，借以保证数字档案馆在高校发展过程中发挥自身最大的作用。

1 数字档案馆建设项目常见风险

就目前来看，我国高校建设规模逐渐扩大，承担着提升学生综合素质和知识层次的重要使命。由于高校内部设立多个专业科目，使得高校档案馆中各专业档案数量越来越多，在这种条件下就需要按照高校档案馆规模和高校发展趋势等方面引入数字化技术，提升高校档案馆中档案管理的便利性，为推进我国教育行业发展提供有效有效参考依据。但是当前我国各大高校内部数字档案馆建设还存在一些风险，基于此，应对高校数字档案馆建设项目常见风险实施有效分析，借以为后期制定有效的风险管理策略提供有效参考依据。就目前来看，高校数字档案馆建设项目中常见风险主要表现在以下两个方面：

1、1 档案机构内部风险

从字面上来说，档案机构内部风险主要来自于数字化档案馆内部，其具备易于识别和管理便利等优势。由于档案机构内部风险产生原因相对复杂，直接影响高校数字档案馆建设项目实施的顺利性。大多数高校在进行数字档案馆建设时，相关人员对于数字档案馆风险管理的重视程度不足，风险意识相对薄弱，无形中加大数字档案馆在建设过程中出现风险的可能。而且高校数字档案馆整体建设规模大，整个建设项目投资较大，在进行数字档案馆建设时需要从多方面角度分析，借以制定科学合理的数字档案建设方案。但是当前在进行数字档案馆建设时，相关人员并没有对档案馆建设因素实施有效分析，致使数字档案馆建设项目出现风险的可能性大大提升。由于高校数字档案馆内部工作人员综合素质低下，对于数字档案馆相应资料管理不够重视，认为数字档案管理仅仅是将纸面档案搬到计算机上，这一举措势必造成数字档案馆内部档案管理紊乱，数字档案馆整体建设速率缓慢。为满足数字档案馆建设要求，通常会在其中引入一系列高科技设备，这就需要在数字档案馆建设时投入大量资金，但是高校财务部门资金储量并不能满足高校档案馆建设需求，导致高校数字档案馆建设项目出现风险。

1、2 档案机构外部风险

与内部风险相反，高校数字档案馆建设项目外部风险主要是社会环境和自然环境导致的，也就是?f在高校数字档案馆建设时，还需要对数字档案馆所处的社会环境和自然环境等方面实施有效分析，有效规避这两方面所带来的风险。从社会环境的角度来说，我国各大高校数字档案馆相对独立，与我国社会各个层面之间的沟通力度低下，导致高校数字档案馆建设缺乏相应保障，不仅仅加大数字档案馆建设时出现风险的可能，对于档案馆整体法律效应落实等方面也有很大的影响。而且大多数高校在进行数字档案馆建设时，缺乏相应信息技术标准或者所涉及的信息化技术标准过于老旧，馆内数据库建设不合理，种种因素均会导致高校数字化档案馆出现风险。从自然环境角度出发，由于高校对于自然灾害和意外事故没有合理的防范，导致相应风险转化为显示，给高校数字档案馆带来难以补救的损失。

2 数字档案馆建设项目风险管理策略

为保证高校数字档案建设项目风险管理水平得以提升，必须按照上述常见风险制定合理的管理策略，严格控制外界因素对高校数字档案馆建设造成的影响，在提升高校数字档案馆整体建设水平的过程中，有效落实我国教育行业稳步发展的目的。

2、1 树立有效的风险意识

一般来说，高校数字档案馆在建设过程中出现的风险事故具有难以估算的特点，影响高校数字档案馆整体建设规模。因此，在这种条件下需要提升数字档案馆内部工作人员风险管理意识，避免在实施数字档案馆建设时出现相应风险。除此之外，在数字档案馆建设之前，还需要相关人员按照档案馆建设要求制定总体规划方案，并对高校数字档案馆实施科学有效的管理。

2、2 加强相关部门的合作

受多方面因素的干扰，当前我国各大高校在实施数字档案馆建设时，会出现数字档案馆建设周期过长和与其他行业交流水平低下等问题，造成数字档案馆建设手段过于老旧，难以满足高校师生对数字档案馆的全部要求，这不仅仅影响高校数字档案馆整体结构的合理性，严重时还会导致数字档案馆出现建设风险。针对于这一点，必须保证数字档案馆内部相关部门处于相互合作的状态，避免数字档案馆在建设过程中出现问题。除此之外，在这个过程中还需要制定档案馆内部管理人员学习先进的管理思想，进一步提升高校数字档案馆风险管理水平。

2、3 建设档案人才队伍

对于高校数字档案馆建设来说，应保证档案馆内部工作人员对数字档案馆在建设时出现的风险有一个全面的了解，借以制定合理的规避方案。此外，应组织相关人员积极参与数字档案馆建设培训，使得相关人员能够灵活的应用数字档案馆中的软件设备和硬件设备，避免应相关设备操作时出现风险。在这个过程中还应要求高校按照数字档案馆建设要求制定工作人员激励和惩罚制度，降低工作人员在处理相应工作时出现的问题的可能，全面提升高校数字档案馆建设要求。

2、4 加大技术研发力度

对于高校数字档案馆来说，在建设过程中应对其中涉及的硬件设施进行综合分析，并按照分析结果进行数字档案馆技术研发，尽可能保证相应技术研发力度符合高校数字档案馆建设要求，全面提升档案馆中相关信息资源的安全性和合理性。除此之外，还应保证数字档案馆中仪器设备运行模式与档案馆建设处于相互衔接的状态，全面提升高校数字档案馆的兼容性，并在这个过程中引入国外的先进技术手段，在提升数字档案馆整体研发力度的同时，推进高校数字档案馆建设顺利实施。

2、5 制定周详的灾难应急预案

受自然环境因素的影响，高校数字档案馆在建设过程中会出现问题，这里所说的问题包括馆内档案丢失和损坏，不仅仅影响高校数字档案馆建设水平，对于高校后期发展也有非常严重的影响。基于此，在高校数字档案馆建设时应按照自然环境因素制定合理的灾难应急预案，避免自然环境因素对高校数字档案馆造成的影响，借以为提升高校数字档案馆建设水平提供有效参考依据。