档案存档管理(精选8篇)

档案存档管理篇1

关键词：高中；档案管理；问题；解决策略

一、引言

高中档案是反映学生在高中学习、生活及发展情况的载体，通过档案可以对学校的管理情况进行了解，档案也是体现学校在教育教学工作的真实材料。随着时代的发展、社会的进步，档案管理工作的重要作用日益凸现出来，高中学校必须高度重视档案管理的作用，把档案管理作为教育教学管理的重要组成部分，提到了议事日程。高中学校需要在提高档案管理效率的基础上，不断提高档案管理质量，对档案信息进行核对，探索高效档案管理的有效途径。

二、高中档案管理存在的问题

第一，信息收集存在着障碍。目前相当一部分高中学校在档案管理方面仍然沿用传统的管理模式，档案信息的收集存在着障碍。因为信息收集的范围非常广泛，如师生的各个方面、每个阶段的信息，都需要收集完整。工作量较大，需要大量的人去做信息收集工作，在信息收集之后，又需要进行信息录入工作，又需要投入大量的时间。很多学生对信息收集工作缺乏应有的重视，在提交信息时存在着应付心理，影响了信息的质量，会出现大量的错误，再加之教职工对于信息录入工作缺乏重视与热情，即使信息录入档案当中，在以后的查询过程中也会存在诸多困难，这就影响了信息收集工作的质量与效率，档案信息也发挥不了应有的作用。第二，学校各部门配合不主动。由于目前大多数高中学校忽视档案管理工作，对档案管理缺乏有效的管理制度体系，或对相应的管理制度落实不利，导致学校各部门对档案管理的配合不主动。档案信息管理所涉及的范围很广，具有系统性，尤其涉及到的个人信息又较为复杂，学校各部门部认为档案信息的收集是一种额外附加工作，各部门存在着推诿现象，加之档案管理制度不完善，要求不具体，分工不明确，责任不到位，导致各部门在档案信息管理工作方面效率与质量不高，工作失误现象频频出现，导致管理的程序混乱，影响了档案管理的规范化、高效化。第三，科技手段的应用程度不高。部分学校还在沿用传统档案管理的手工操作管理形式，具体的档案信息需要档案人员耗费大量的时间，劳动强度大，还通常会出现失误，影响档案的准确度。个别学校只是把提高学生升学率放在首位，对档案管理缺乏应有的重视。随着科技的进步，信息化管理手段引入也为档案管理工作的高效管理提供了保障，信息的传输、整理、存储、共享等，打破了传统档案管理方式，提高了查询功能，提高管理效率，而学校还没有真正认识到档案管理信息化的重要作用，档案管理效率难以提升。

三、高中档案管理有效策略

第一，完善档案管理制度。档案管理离不开制度的规范，管理部门需要根据实际工作，使档案管理系统化，提高档案信息的质量与精确度，要制定出相关制度规范档案管理工作。如建立与完善档案信息收集制度、整理制度、查阅制度、网络制度等。要有专人具体负责档案管理，进行档案信息的收集与预立卷工作。档案管理工作需要分工明确，责任明确，才能使档案管理工作有章可循，落到实处。同时，要根据学校的实际情况，发掘档案信息资源，真正发挥档案的服务作用，以及教育管理功能。将传统档案管理以收藏为主的功能转变为以开发利用、为教育教学管理提供服务的功能。学校要重视档案管理的作用，并且进行管理的投入，更好的发挥档案管理的服务功能。第二，引入信息技术进行高效管理。档案管理的信息化是网络背景下档案管理发展的趋势，所以要大力推进档案管理信息化进程，从而改变传统教学以手工操作为主的管理模式，通过建立网络信息平台，促进档案信息管理手段的全面运用，这需要引入先进和档案管理硬件与软件，实现高中档案资源的校与校之间的共享与借鉴。此外，还要运用计算机及网络的管理储存功能，开发高效的档案管理信息系统，为学校与社会提供基础性和系统性的信息服务，发挥档案管理的服务功能。第三，提高档案管理人员的业务技能。档案管理是一项较为复杂的信息管理工作，需要有效的管理系统，这对档案管理者提出了更高的业务要求。高中学校目前缺乏专业的档案管理人员，这是档案管理低效与质量不高的重要原因。同时，需要成立专门的档案管理小组，加大对档案管理人员的培训力度，对档案管理人员进行考核，促进档案管理人员素质的提高。并且可以引进档案管理专业人才，激发档案管理人员的工作积极性，促进档案管理向着信息化、规范高、高效化的方向发展，提高档案管理的效率与质量。第四，科学地进行信息收集与管理。档案信息的收集需要持之以恒，是一个长期积累的过程。学校要加大宣传力度，提高师生对档案管理重要意义的认识，使广大师生能够积极投入到信息收集工作中来，提供完善的档案信息，完善档案材料。此外，档案管理人员要密切配合学校各部门的工作，对于复杂的信息材料，运用科学的手段进行筛选，保障信息的真实、完整与高效。提高信息质量，更好地为学校管理与社会发挥服务功能。

四、结语

做好高中档案管理工作是提高高中教学质量与管理效率的重要途径。学校要建立健全管理制度，运用科技手段提高档案管理的质量与效率，提高档案管理者的管理技能，更好地发挥档案管理为学校与社会服务的功能。

参考文献：

[1]秦尧：高中学校档案管理工作存在的问题及对策研究[J]、办公室业务，2016（06）、

档案存档管理篇2

关键词：医院；档案管理；存在问题；解决对策

档案管理是医院管理工作的一项重要的组成成分，属于医院管理重要并且基础的内容，对本医院管理水平提升和管理方法改进具有较大的参考价值与借鉴意义。医院开展各项历史性活动以及部署的日常性工作，会形成各类有档案保存价值的文献资料。但其形式不一，图像、书本、音频，而且承载载体各不相同，其总体都是对医院日常工作和历史活动的记录，是医院传承的的一种特殊资产。但在当前的医院档案管理中还存在很多弊端，只有认真总结分析其形成的原因，寻思路，找良策，改变医院档案管理现状，才能适应新时代的需要，使医院档案发挥医院档案管理论文定做其应有的作用。

1 医院档案管理存在的问题

一是医院档案信息容小。档案信息是医院档案管理的基本要素，医院档案管理需要建立丰富的信息资源。而目前，很多医院信息容量小，仅局限于某一领域、某一专业，信息服务面狭窄，使社会需求受到一定的限制，影响医院档案信息的利用率。

二是档案信息内容陈旧。医院档案信息由收集到存储，最后通过社会加以反馈，其内容决定着医院档案的质量优劣。现在医院档案信息内容陈旧，不注重更新，不注重开发利用及搜集新内容、新课题，使医院档案在社会上的评价大大降低，使医院整体形象受损。

三是医院档案管理人员素质低。以往的医院档案管理只是机械的收集，从整理到存储，无需太多的技能。而新形势下，科学技术的进步和发展，医院档案管理人员要懂专业、懂外语、懂科技，其知识面要涉及到各个领域，要有综合分析能力、协调能力、组织能力、社交能力，医院档案管理人员素质低，会影响医院档案管理现代化的进程。

四是医院档案管理疏漏现象严重。医院档案管理存在某些疏漏，没有严格的操作规程和规章制度，没有规范的管理机制，滥用医院档案，造成医院档案被错误利用，使医院档案管理陷于某种困境。

五是医院档案管理的信息化发展滞后。在步入21世纪第二个十年的今天，电子信息技术的发展已经远远超过档案从业人员的想象，也给档案管理人员的科学化、高效化管理带来了极大便利。如何在信息现代化时代利用好信息技术为现代化档案管理服务，是摆在目前医院档案管理人员面前的难题。

2 解决对策

医院档案管理存在着诸多亟待解决的弊病，就应采取有力的措施加以改善。

（一）增大档案信息，拓宽信息收集渠道。增大信息量，要采取多途径、多渠道地收集、开发档案信息，使档案为医疗、教学、科研服务，为社会服务。鼓励医院开展科研工作，立足于医院系统，了解各项工作对档案信息的需求，从已有的档案材料中挖掘有价值的信息，加强各种医院信息的横向联系和纵向联系。加强医院与医院之间的沟通联系，互相借鉴，利用计算机进行文献信息检索，把医疗、护理、科研、卫生服务等有关医院档案信息全部掌握起来。有条件的医院要建立全院的计算机网络，建立档案信息数据库，使医院各部门之间互相传递、交换信息，建立适合我国国情的医院信息系统。

（二）更新档案管理内容，掌握档案新情况、发展新动向。档案信息陈旧影响医院档案管理的发展。要改变传统的模式，从封闭型向开放型、从被动服务向主动服务过渡，积极寻找新的信息源，发现新问题，捕捉新情况，开发新的科研项目、新的课题，从而不断地充实医院档案信息的新内容。

（三）依法治档，规范医院档案管理。《档案法》为档案的安全保护和有效利用提供了法律依据。要从基层做起，医院档案管理人员要增强法制观念，依法操作，依法规范档案管理的各个环节、各个步骤，从收集到利用，整个过程都做到有法可依，有章可循，严厉打击违法犯罪现象、加强医院档案的法制建设。

（四）加强学习，提高档案管理人员素质。在新形势下档案管理人员不能只单纯依靠经验和以往的积累工作，应掌握一些现代化科学技术，不断提高知识和业务水平。医院要进行定期的业务培训、做好医院档案工作人员的交流，努力学习和掌握科学化管理手段。同时，要采取竞争上岗方式，来激发医院档案管理人员的积极性，借以培养出高素质、高水平的医院档案管理人才，推进医院档案管理的科学化进程。

（五）依托科技，增加投入，提升档案管理现代化水平。

医院通过科技引领和投出产出，可以极大推动医院档案管理现代化发展进程。医院档案管理引入现代化设备和技术，可以大大的提升医院档案管理效率和档案服务质量。一方面，为档案部门配置高新设备，例如计算机、扫描仪、网络接入设备等等，让医院档案管理实现现代化办公，为医院档案管理提供便利条件；另一方面加强医院档案管理的网络安全防护措施，现代管理中需要使用大量的现代化信息设备，而部分医院档案的保存就依赖于这些现代化信息载体，对于这些信息载体的信息数据的安全保护就非常重要。档案管理人员在享受信息化档案管理高效的同时，也要紧绷网络信息安全的弦。

3 结论

医院档案管理作为医院管理中的日常组成部分，医院领导和相关从业人员都应该引起高度重视，意识到医院档案之重要价值，深入挖掘医院档案的潜在价值，正视目前医院档案管理存在的客观问题，借鉴他山之石及自身之玉为医院档案管理的发展和管理工作水平提升提供智力支持，紧跟信息化时代档案管理趋势，方能依托现代化、人性化档案管理，最终推动医院现代化管理及人性化管理的发展！

参考文献

[1] 郑娜、 新形势下医院人事档案管理的几点思考[J]、 华北煤炭医学院学报、 2010（03）

档案存档管理篇3

[关键词]档案管理;存在的问题;解决办法

中图分类号：G647、24 文献标识码：A 文章编号：1009-914X（2016）28-0326-01

引言

随着我国经济的快速发展，很多事业单位对档案管理工作开始重视，以建立电子档案库、综合档案室等现代档案管理方式取代了传统的档案作业模式，充分调动档案管理资源信息化，资源共享等手段，提高了档案管理工作质量及效率。但仍然存在若干问题，需要我们去完善。

1、目前档案管理工作中存在的题

1、1 档案工作的长期不受重视形成非良性循环。

有的领导干部认为档案工作只是档案部门的事，对档案工作不闻不问，自已不想管也不愿管。久而久之，造成了恶性循环，档案部门也就愈加不受重视。有些部门对档案工作关心不够，涉及档案工作的场所、经费、人员等问题没有保障，档案工作自然就做不好。在一些企事业单位，由于片面追求经济效益，档案管理工作就成了可有可无的一项工作。这些问题的存在，是导致相关部门和单位档案工作处于劣势最根本的原因。

1、2 基础设施差，档案保管存在着严重的短期行为。

从目前现状看，一些部门没有专用的档案库房，而是与机关办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。保管条件差，也影响档案的保存质量，造成部分档案失去利用价值。有些部门收集红头文件、上级文件，造成室藏档案贫乏、材料不齐全，影响档案的长远利用。

1、3 档案内容有着严重的滞后性和局限性。

很多单位的档案内容资料陈旧，管理人员很少主动去更新档案内容，使得档案如同摆设，资料也基本上只是简简单单的基本信息，多数只是原始的资料和数据的机械拼凑罗列，没有或很少有外部信息的添加。还有些管理人员在工作中抱着得过且过的心态，在工作中从不主动去发现并解决问题，只有到必要时才去把需要更新的内容添加进档案中，甚至几年不去更新档案，或者只把档案变成一个时间流水账。这些使得档案内容更新带有严重的滞后性和局限性，无法真实有效地反映出档案所有人的信息。

1、4 组织不健全，制度不严，管理不善，档案工作缺乏有效机制。

不少单位虽然建立了档案室，但档案工作流于形式，管理不规范，职责不明确，任务不落实，人员不到位。有的单位虽然制定了档案管理制度，但由于管理不严，档案收集难、利用难等现象比较突出。极少单位虽建立了档案管理领导小组，但执法力度不够，尚未开展有效、正常的档案管理工作。

1、5 缺乏专职档案管理人员。

由于体制的问题，某些部门没有档案专职人员，大部分是办公室人员兼职。因此，对档案管理往往心有余而力不足，基本上没有足够多的时间去整理和管理大量的档案资料，有时也只是应付了事。不是专职的档案人员，就会缺少专业档案管理知识，自然也就得不到部门的足够重视，档案管理也就无法形成规范化管理。

2、 做好档案管理工作对策

2、1 更新观念，增强档案管理现代化意识。

要进一步解放思想，转变观念，不断强化档案管理现代化意识，探索有效的档案工作理论与方法，使之与为当代中国经济、政治、文化建设服务相适应，建立和完善档案管理现代化体系。要坚持一切从我国的基本国情出发，从本部门的实际出发，制订档案工作方案、目标与政策，创造性地开展档案的合理利用，为档案管理工作注入新的生机与活力。试论档案管理存在的问题及解决办法。？

2、2 利用现代化技术手段，加强档案管理工作。

随着社会信息化的发展和各项工作的深入，各类档案数量逐步增加，依靠人工手段进行管理已远远不能适应发展的需要。所以，采取现代化手段进行档案管理工作势在必行。计算机的逐渐普及，为实现档案管理现代化带来了一片光明的前景。要加强档案管理自动化建设，引进和使用现代化技术与设备，以促进档案管理工作的发展。使用计算机系统管理，可对档案资料进行规范存档，随时提取准确的数据信息，实现档案数字化的新型管理。

2、3 明确档案内容汇编及更新的标准规范。

通过制定明确的档案内容汇编及更新的标准规范，可以使档案管理人员在档案内容的汇编与更新中有章可循，知道自己应该将哪些内容汇编入档案，应该着重记录哪些内容，用什么样的语言既简明扼要又能把事实准确无误的进行充分的记录;应该在什么时候更新档案，哪些内容需要被更新记录到档案中，以多少的篇幅去记录这些内容为宜等。通过制定一个明确的规范，才能使得工作人员对档案内容的汇编及更新工作有的放矢，知道自己应该做什么，如何去做，既不会无从下手又不会盲目，从而将档案内容方面的工作按时保质保量的做好。

2、4 合理利用档案，发挥其潜在价值。

档案的内容包括整个部门的整体规划、进程以及各项活动，是信息资源的汇集地，是一个部门的固定资产。对机关行政部门而言，具有较高的数据信息价值;对企事业单位而言，具有较高的技术经济价值。只有重视档案的利用工作，才会拓展出新的发展空间，才能为社会创造经济效益和社会效益，实现其真正的价值。

2、5 加强新型专职人才培养，打造档案管理人才队伍。

要重视对人才的投入、关心和支持，要努力营造一个尊才重教的良好氛围。档案工作人员要有一定的政治理论水平和开拓进取的拼搏精神，更要熟知档案管理法规和基本的业务知识，还要熟练掌握计算机等现代化管理知识，以适应社会信息化发展进程。要根据工作需要，有计划地举办各种类型的档案业务培训班，讲解档案管理业务知识，提高档案人员的业务素质，推动档案管理向规范化、制度化发展。

2、6 树立和宣传档案管理典型，提高社会档案意识。

各单位要对档案管理优秀部门予以表彰，并作为典型，加大宣传力度。平时，注意重点打造文明建档、档案管理方法先进、档案意识强的科室，以点带面，使其成为各科室的带头力量，带动整个单位的档案管理工作。此外，还应该清楚地认识到，仅有少数单位重视档案管理工作，毕竟力量有限，力度不够;只有提高全民重视档案管理的意识，才会使档案管理更上新台阶。因此，我们要站在促进国家档案事业和提高公民文明水平的新高度，加大档案宣传工作的力度，不断增强全社会的档案意识，推动档案事业健康、稳定、可持续发展。

2、7 严格规范档案管理日常工作。

单位可通过制定明确的规章制度，确定档案工作人员的分工，职责及权限，使得档案工作人员的日常工作的进行有条不紊。实行责任到人制度，促使工作人员之间相互敦促相互监督，让消极懈怠不负责任的行为无处遁形。在制定一套明确合理的考核评估及奖励处罚规定，以引导促进档案日常管理工作规范高效，并紧跟时代的步伐，走向现代化的进程。

3、结束语

总之，在新的时代背景下，档案管理部门应当客观的认识到档案管理工作中所存在的问题，从而紧跟时代的发展潮流，积极探索解决档案管理工作中存在问题的策略，不断建立健全档案管理制度，为档案管理工作的开展配备相应的现代化设备，并加强档案管理人才队伍建设，进而促使档案管理的规范化发展，提升档案管理水平，提高档案管理人员的综合素质，最终实现档案管理工作的有序开展。

参考文献：

[1] 靖冬超、浅谈档案资料管理存在的问题及解决办法[J]、办公室业务，2013，14：42-43、

档案存档管理篇4

（周口师范学院 院长办公室，河南 周口 466001）

摘 要：改革开放以来，我国高校建设也取得了巨大的发展、但是，在高校的发展的过程中，高校的档案管理工作却严重滞后、高校档案是高校建设中的有机组成部分，高校档案长期被忽视影响了高校全面发展、该文主要说明高校档案的重要性，现代高校档案管理中存在的问题以及解决方案、

关键词 ：高校档案；重要性；问题；对策

中图分类号：G251 文献标识码：A 文章编号：1673-260X（2015）05-0211-02

1 高校档案管理工作的重要性

1、1 档案是高校发展的坚实底蕴

高校档案是学校在发展的过程中整理起来的，它客观地反映着高效发展的历程，高校在发展中所经历的事件、它从不同的角度反映着学校的人文气息、历史文化和学校传承下来的优良传统、这些体现了高校优良传统的档案，在高校的进一步发展中起着激励师生奋发进取的作用，在高校的建设和发展中起着精神的作用、高校在发展的过程中，通过对学校不同年代事件的的记录，把学校在发展中所经历的历史时刻进行记录和发挥，可以增加师生对高校的归属感，激发师生的创造热情，为学校的发展提供经久的动力、此外，学校可以将学校教育在各个领域中优秀人才的事迹编撰出来，进行不同形式的宣传，他们的成功不仅仅只仅限于他们自己，他们的事迹也将成为高校这个整体的财富、

1、2 对档案的合理利用可以提高的教学质量

高校档案中十分清晰、有系统地记录了高校的教育过程、这其中包括了课程的设置、学生对课程和教学效果的反馈、高校档案在很大的程度上，记录着高校教学的成败经历，这对高校教学的顺利开展在很大的程度上起着指导性的作用、高校在进行课程设置的时候，可以参照档案中所反映出的不同问题，调整专业设置，根据不同的需要设定专业课程，改善教学方式和教学方法、因此，对高校档案的合理分析和利用，可以有根据的改变教学方案，满足学生的需求，适应社会主义市场经济的发展，达到供需平衡、

1、3 档案对高校的管理工作起着指导性的作用

档案是一张晴雨表，记录着学校在以往的发展中取得的经验、高校行政管理是高校建设中的重要组成部分，构成高校日常工作中最基础的部分，是高校一切工作顺利进行的前提、行政管理工作在高校进行改革发展中发挥着后勤保障一般的作用，同时高校的行政管理工作也是高效发展和建设的重要方面之一、高校档案中关于行政管理方面的资料经验，可以为高校行政管理工作的正常进行和进一步发展提供理论上的指导，避免高校在今后的发展中再走弯路、档案中记录的以往行政管理工作的利弊得失，可以为今后的工作提供借鉴作用、

2 高校档案管理中存在的问题

2、1 档案管理中存在着人才稀缺的现状

高校档案的搜集、整理、归档都是在专门人才的整理上下完成的，但是，现在高校档案管理中存在着档案管理人才严重不足的现状、现下高校人才不足，主要表现为两个方面、首先，在高校档案管理中存在着严重的人手不足的现状，随着学校的扩招，以及教育、教学的不断发展、档案的种类和数量也不断增很多、档案管理工作面临着十分严峻的挑战，但是，由于人数不足，导致了档案整理工作的严重滞后、部分学校甚至有数年的档案工作，急需档案管理者去进行管理，但是，由于人手上的不足，导致了档案工作一拖再拖，无法按时完成任务、没有整理好档案无异于一堆另外的信息，档案在高校建设中所起到的重要作用，也无法发挥出来，严重阻碍了学校的发展、其次，专业人才缺少、随着学校的发展，对档案管理者的要求也越来越高、由于编制问题，虽然高校在发展的过程中都有相应的人才引进计划，但是档案管理部门的人才引进却迟迟得不到改善、现代档案的管理，不仅要求管理者有着十分专业的档案管理方面的知识与经验，同时还要求档案管理者有着十分广泛的知识、可以对大量的档案资料进行分门别类，分别完成管理工作，但是由于档案管理者素质良莠不齐，档案管理观念陈后，导致了许多档案管理者已经不能很好地适应现代的档案管理工作、由于专业人才缺少和档案管理者的素质问题，致使档案在管理中总是出现不同的错误、

2、2 档案的管理方式落后

随着科学技术的发展，信息技术越来越深入社会发展的各个方面、实现档案的数字化，建设数字化档案，已经成为档案管理工作中新的潮流、但是，由于资金不足和专业人才上缺乏，导致档案的管理方式仍旧十分落后、建立数字档案具有管理科学、利用便捷、服务人性化等特点、但是，在我国高校中，对档案的管理大都还停留在原始的阶段、就很多高校而言，现在对档案管理工作，还是人工管理，人工检索的方式，档案的搜集、整理、立案、归档等管理工作还是采用纸制版的形式、对于计算机设备的使用，有很多高校还只是处在进行目录管理的形式、这不仅造成了时间和空间的浪费，也导致了档案的利用率不高、造成这种现状的原因有两个方面、首先，硬件设施不足，数字化档案的建设与管理，需要相应的设备来做支持，而硬件设施的缺乏也导致了档案的管理方式严重滞后、其次，专业人才缺乏，建设数字化档案，要求档案的管理者必须拥有十分熟练的现代网络技术和信息技术，而专业人才的缺乏，导致了在建设数字化档案的过程中面临着重重的困难、档案管理模式的落后，严重的限制了档案管理的水平和档案的利用效率、

2、3 高校档案管理中存在着服务能力差的现状

高校建立档案的初衷，除了对必要的信息进行保存意外，也是为了使档案的管理工作服务于学校的建设，服务于学生、但是，现代档案管理工作的服务能力十分差，甚至在部分高校档案馆形同虚设，本来应该起到的作用并没有充分发挥出来、档案服务能力差的表现主题要体现在两个方面、首先，档案管理者在理念上没有意识档案的服务作用，档案者管理在理念上只是为了完成学校交给的任务、对档案管理工作缺乏深刻的认识，服务意识较差，这严重的限制了档案在学校和学生在发展中所起到的重要作用、其次，档案管理的服务能力差、随着人类社会的发展、在进入知识经济时代之后，人们工作学习方式发生了重大的变化、但是，众多高校中对档案的管理模式还处于十分落后的状态，高校档案的利用和使用方式已经与人们的现代生活节奏严重脱节，这也导致人们对高校档案馆鲜有问津、现代高效档案由于其服务能力差的原因，经常处于尴尬地位，一方面随着社会的发展，人们对于档案的要求越来越严格，另一方面，档案的发展严重与时代脱节，不能满足人们的需求、

3 改善高校档案管理工作的策略

面临着高校档案管理中存在的种种问题只有，通过改善对高校档案的管理，才能发挥出高校档案，在建设高校中应有的作用、如何改善高校档案的管理，该文认为可以从以下几点出发、

3、1 要建立的合理档案反馈系统

高校档案的建立是以服务人们的需求为目的的、因此，要加强对高校档案的管理，发挥其服务于用户的功能，必须与用户联系起来，建立用户反馈系统、使用户可以及时地把在档案馆办理中存在的各种问题提出来，从而提高高校档案管理工作的改进和进步、同时，档案管理者也应该不同用户的不同需求，有针对的进行管理，形成自己的特色，满足客户的不同需求、只有实现档案的管理者之间与用户之间的直接交流，才能及时发现高校档案管理中存在的问题和不足，才能有针对的的做出改变，真正发挥档案的作用、

3、2 建立现代化的档案管理方法

随着社会的进步以及人们生活节奏的加快，传统的档案管理模式不论是进行档案管理，还是对用户进行服务，都已经不再适应这个时代、因此，高校就应该加强档案管理的信息化建设、加强档案的信息化、数字化建设，要转变观念，认识到档案管理的重要性、高校在实现档案管理的数字化、信息化时，首先要加大对档案管理工作的投入，满足实现数字化、信息化的硬件设施、其次，要加强对已有人才培养，提高他们的专业素质，同时，也应该主义引进人才、唯有做到这两点高校档案的数字化、信息化建设才有可能取得实效、

3、3 加强不同高校档案管理之间的交流

高校在进行档案管理时，不同的高校之间可以通过建立交流平台，交流档案管理的经验，以促进高校之间档案管理的共同进步、在知识经济时代，敝帚自珍只能导致一起落后、实现高校之间档案管理经验的共享，才能一起解决在档案管理中所遇到的不同的问题，实现共同进步、使档案促进学校发展，促进学生进步的作用真正的发挥出来、

4 结语

在信息化时代，高校档案的作用不再仅仅体现在对学校发展的促进上，同时也对学生、对社会的发展也起着十分重要的作用、但是，现在档案的管理方式显然不能把档案的全部作用发挥出来、因此，改变高校档案管理的模式应该放在档案管理工作的重中之重、

参考文献：

〔1〕江燕,武红桥、当前高校档案管理工作中存在的问题与对策[J]、理论探索,2012(17)、

档案存档管理篇5

【关键词】高校；档案管理；存在问题；对策思考

一、前言

高校的档案是高校发展历程的物质载体，在大多数情况下，高校的教学、科研以及管理都会在高校档案中有所记载，这对于高校今后的发展具有极为重要的作用，所以对于这类档案的完整性和安全性也是极为重要的。对此，下文在基于笔者工作实践基础上，重点围绕于高校档案管理中存在的问题及其对策展开探究，力图为做好此项工作贡献自己绵薄之力。

二、档案管理中存在的问题

（一）档案管理工作得不到重视。很多高校对于档案管理都缺乏一定的重视，认为档案管理就是一个走流程的过程，对于用于保存档案的地点也是没有任何的保密措施，甚至有的连基本的铁门都未曾安装。其次是用于保存档案的工具相对落后或者保密性不足。纸质版的档案通常会由于年份原因或多或少都会有遗失甚至是错漏，电子版大多也会因为管理不当而遗失或者泄露。（二）档案管理人员的专业不足。由于很多领导对于档案管理的重视不足，所以相对的，在人员的招收上也是一个随意的过程，往往这种情况就很容易造成档案的安放错乱，导致很多人员的档案没有得到及时的清理，也有很多人员的档案的填写不够完整规范，造成大量虚假伪造的信息。很多档案管理的人员一般而言都相对轻松，造成了他们自身很容易疏忽大意，又因为绝大多数情况下，没有一个相对严格的管理，所以档案的信息泄露也是极为容易。（三）档案收集的不齐全。很多时候高校的领导者都对档案不太关注，所以导致很多信息都未能收集到甚至收集到的大多是虚假信息，缺乏一个系统的收集程序和一套完整的执行标准。这也导致很多档案在收集这些信息的时候会出现错漏，很多信息都收集的不齐全，不够细致，甚至会出现一堆过期信息，导致在人才的选拔方面后知后觉。（四）档案部门管理疏松。因为职业的特殊性，很多情况下，对于这部分人都没有一个严格的管理程序，导致很大程度上，档案的严密性，完整性，系统性都缺乏一个重要保障。对于高校来说，档案的安全性要远远高于普通企业，但是这类单位在很大程度上对于档案的保护却要普遍低于普通企业。很多高校聘用的档案管理人员在一定的程度上缺乏很大的积极性。这也直接导致档案信息存在有很大的误差，不能及时地对一些手续不全的材料退回相关部门进行补办，也对档案信息的采集工作有很大干扰，造成信息滞纳，让人们往往在这方面耗费大量的时间去录入信息。（五）档案的现代化、信息化不足。由于很多高校自身的局限性，大多高校的档案管理相对还是很落后，甚至有的高校只是采用简单的A4纸进行保存，这样不单对档案的严密性不足还很容易造成无用信息堆栈，重要信息遗漏，对于档案的存放问题也造成极大的困扰，这就需科学和信息化的存储了，可是即使有的高校有条件购买设备也没有相应的技术人员进行操作，导致工作效率的低下，也导致档案信息时效性严重不足。

三、高校档案管理的对策及思考

（一）加强对于档案管理的重视程度。提高对于档案的管理，对于档案的保存加大安保力度，对于存放档案的地方要保持整洁，统一，对于档案的严密性一定要多加防范，存放档案的地方也要有多重防护。做好防水、防尘、防火、防盗措施。由于时代高速的发展，使得档案信息更新也不断加快，如何准确的保存档案对于高校来说是一个巨大的挑战。（二）严格挑选档案管理人员。档案是人才一个很隐私很重要的信息，这些档案的妥善存放和严密性对人才来说都是一个很重要的保障，所以对于管理人员档案的员工也要进行培训，加强他们的防护意识。要求他们进行信息采集的时候能够认真、细致，将各种信息都能准确地录入。要求必要时采取一定的制度，严惩那些不太重视的人员。（三）全面完善档案收集。建立一个完善的档案管理体系，将档案资料收集作为一个很重要的流程，让档案部门加强这方面的认识，对于每一个收集的资料都要有一定的责任感，对于档案的存放也要有一定的秩序，让档案管理变得全面，客观，动态性，对档案的不同功能进行归类，加强档案信息的权威性、时效性、准确性、真实性。只有完善的管理体系才能规范档案员工的行为，从而达到最大的工作效益。（四）加强档案方面的管理。建立档案与员工的交流通道，这使档案能够得到及时的更新以及能够剔除一部分无用的档案，使得档案管理起来能够有序高效，也使得资料更加真实有效。（五）实现档案建的现代化和信息化。想要合理利用档案，最大限度的发挥这个资源库的作用，就必须要进行一个现代化的建设，将档案通过高科技进行一个整合，不单只可以加强档案的安全性和完整性，更加能极大的延长档案的存放时间。充分的利用网路对于档案信息的处理是相当必要的，加上部门的配合，技术人员的积极工作，就能不断地提高工作效率，也能在有需要的时候准确、及时地传输档案信息，加强档案信息的时效性各高校在大力开发档案目录数据库的同时，要加强对馆藏开放档案的全文扫描工作，依据破损、老化、利用频繁档案优先扫描的原则进行，并将其放在档案馆网站上加以利用，实行网上全文检索。各高校要建立全校性的统一数据平台，有效地解决档案管理系统与其他各部门管理系统互不兼容的问题，消除信息孤岛，实现校内档案信息资源的共享和电子档案的同步归档。

四、结束语

总而言之，高校档案管理质量与高校发展息息相关，尤其是在高校不断改革的今天，档案在高校各项工作中的作用越来越明显，所以，高校师生应当要对档案管理工作予以充分重视，正视管理中存在的问题，并采取有效的对策进行改进与优化，以有效提高高校档案管理水平。

作者:金爱新 单位:长春工程学院档案馆

【参考文献】

[1]刘萍、新媒体环境下高校档案管理工作的探析[J]、新媒体研究,2015,1(17):34-35、

档案存档管理篇6

关键词：档案管理工作；存在问题；对策；分析

中图分类号：TU984 文献标识码：A 文章编号：

随着时代不断的进步，为了更好地适应外部环境，作为档案工作者我们要具有强烈的使命感和高度的责任感，要通过自身的努力，专研档案的法律、法规，制定适应现代化的制度；要提高自身的素质及专业水平，强化档案管理意识；要增强服务意识，无私奉献；要在原本档案管理的基础上，取其精华去其糟粕，在陈旧中有所创新，在创新中有所坚持，创建档案工作的新里程。改革开放以来，尤其是《档案法》颁布以来，我国的档案管理水平有了迅速的提高。档案管理水平的提升有效促进了档案信息资源的整合与优化，对企事业单位的决策与管理提供了重要的信息支撑。但是，随着人员流动的增加与机构改革的实施，档案管理中的缺陷不断凸显，这严重制约了档案管理的科学发展，给管理人员的工作带来一定的压力。这迫切要求档案管理机构与管理人员依据管理中存在的不足，积极采取有效优化措施，实现档案管理的优化。本研究将对档案管理中的不足进行分析，并提出相应的优化措施，从而为一线工作人员提供理论的指导与帮助。

1 档案管理工作存在的问题

1、1 档案管理制度不健全

档案管理工作有效开展有赖于完善的制度。但是，我国一些档案管理部门却存在制度不完善的缺陷。一些部门缺少有效的监督机制。一些档案单位的工作并没有接受定期的检查。监督工作的缺失导致一些档案长期处于凌乱状态。这导致档案损坏、丢失的情况时有发生。这必然给档案管理的完善带来不利的影响。档案管理制度不健全还体现在鉴定工作没有得到很好的开展。工作人员应该对档案进行鉴定，并将一些失去保存价值的档案进行剔除和销毁，以便更好发挥档案的作用。但是，一些档案管理机关却没有做好鉴定工作。一些失去保存价值的档案长时间处于闲置状态。这容易导致库容饱满，降低档案管理的效率。

1、2 档案管理技术落后

当前，档案管理的一个突出问题是管理技术落后。一些档案管理部门在工作过程中仍然采用手工操作，没有充分发挥计算机的作用。这严重影响了档案管理的效率。管理人员无法利用计算机系统对档案进行搜索，从而保证档案管理高效进行。导致这一情况发生有两个方面的原因。一方面，档案管理机构忽视了档案管理的信息化建设。一些档案管理机构没有意识到信息技术在档案管理中的作用，没有根据工作的需要引进相关设备，另一方面，一些工作人员无法胜任信息化管理的要求。一些管理人员的计算机水平比较低，没能很好在档案管理应用信息技术。这也给管理的信息化建设带来不利的影响。

1、3 管理设施无法满足档案管理需要

档案管理的主要目的在于为企事业单位和个人提供信息与资料的保存无法。这种工作性质使得档案管理工作具有较大的社会效益，而在经济创收方面的能力则偏弱。另外，一些企事业单位也在档案管理上投入较少的资金。这容易导致档案管理设施落后，难以符合管理的需要。不良的保存环境容易影响档案的使用寿命，给企事业单位造成一定的损失。

1、4 档案工作人员素质偏低

工作人员素质偏低也是导致档案管理不足的一个重要体现。一些工作人员缺少档案管理的知识与技能。其知识水平与技能无法胜任档案管理的工作需要。这必然导致档案管理的低效。另外，一些档案工作人员缺少服务意识。一些工作人员并没有意识到档案管理工作的作用，从而提供优质的管理服务。

2 加强档案管理工作的对策

2、1 构建良好管理制度，规范档案管理工作

档案管理的优化需要建立在完善的制度之上。一方面，档案管理机构需要建立完善的监督机制，加强监督检查工作。监督人员要定期对档案管理工作进行定期的检查。对于出现的管理问题，监督人员要给予指出，并要求工作人员进行完善。另外，监督工作还需要同工作人员绩效工作相结合，从而提高监督的效用。人力资源管理部门可以将监督人员提供的档案流失率作为绩效考核工作的参考和依据。这能够更好发挥监督工作的作用，从而避免档案流失与管理不善的情况发生。另一方面，档案管理机构要做好档案鉴定工作。工作人员要定期对档案进行鉴定，对于一些已经没有保存价值的档案进行处理。这有利于集中档案管理机构的人力与物力，对有效的档案进行管理与保存，从而实现管理质量的提升。

2、2 积极应用信息技术，提高管理的信息化水平

当前，信息技术不仅对生活方式产生深刻的影响，而且对档案管理工作发挥重要的影响。为此，档案管理人员应该积极利用信息技术，加强档案管理的信息化建设。工作人员可以利用档案管理软件和建立档案信息数据库，实现档案管理工作效率的提升。为了保证档案管理的信息化建设的顺利开展，档案管理机构应该投入资金引进先进的信息化设备。这些设备能够为档案信息化工作提供重要的物质基础与前提。另外，档案管理的信息化工作需要一支高素质的工作队伍。这就要求档案管理单位对工作人员进行培训，提升他们的信息技术水平。档案管理单位可以邀请相关领域的教师对工作人员进行培训，使他们掌握工作所需的技术与知识。这能够为档案管理的信息化建设提供重要的人才保障。

2、3 完善管理设施，创造良好的档案管理环境

如今，一些档案管理机构由于经济方面的因素，并没有为档案存放提供良好的设施。这给档案的安全与使用寿命都带来一定的消极影响。为此，档案管理机关应该做好管理实施的管理与建设工作，从而为档案的保存和利用创造良好的环境。档案管理机关可以积极向上级机构争取经费支持，以便为已有设施的管理和新设施的购买创造有利的物质前提。另外，档案管理人员还需要做好管理实施的保养工作。有效的保养工作可以延长设施的使用寿命，为档案管理创造良好的物质条件。

2、4 建立健全培训机制，提升工作人员的素质

档案管理质量同工作人员的素质息息相关，而员工素质的提升则需要健全的培训机制。培训机制的建立需要档案管理部门进行努力。第一，档案管理部门需要为培训机制投入一定的物质资源，培训活动需要以充分的物质基础作为前提。因此，档案管理部门可以将培训经费进行单列，这样可以保证培训工作具有充足的经费。第二，培训内容需要符合档案管理工作的要求。员工培训需要同档案管理工作相契合。培训需要涉及资料归档、档案整理、档案登记、档案检索和档案保管等方面的技能。员工通过这些培训活动，能够对档案管理的相关技能进行较好的学习和掌握。另外，培训还需要涉及服务意识。档案管理工作是服务性工作。这就要求档案管理人员应该具有良好的服务意识。为此，培训活动应该围绕服务意识开展，以便更好提升员工的服务积极性。第三，培训活动需要规范化和制度化。档案管理部门应该致力于培训活动的制度化建设，严格规定培训的内容与时间，并要求员工认真遵守培养的相关要求。这能够提升培训活动的效用，更有效地提升员工的素质。

参考文献：

[1] 张家英、大学生档案[J]、档案时空，2011，（8）、

[2] 段署平、高校毕业生档案管理中的问题及对策[J]、怀化学院学报， 2010，（5）、

[3] 王晓颖、对学校档案管理工作的探析[J]、山西广播电视大学学报，2009，（2）、

[4] 孟亚男、加强基础工作提高档案管理现代化[J]、内蒙古科技与经济，2010，（2）、

档案存档管理篇7

关键词：电子档案 传统档案 管理

中图分类号：G276 文献标识码：A 文章编号：1007-9416（2013）02-0215-01

近年来，电子信息技术飞速发展，各行各业的办公都逐渐实现自动网络化，利用电子档案管理系统进行无纸化办公，以光盘、磁盘等为载体进行文件存储、管理和传输，避免了纸质办公的浪费与杂乱。而面对大量电子图书、电子图像、电子资料等电子文档的产生，现有的计算机存储容量虽大但也有限制，管理软件也在不断的更新改进，因此，电子档案也需要专门的档案部门管理，否则有可能造成文件的损坏和丢失。

1 电子档案的特点

将作为档案管理的电子信息经过归档过程后形成电子档案，其管理不仅仅是管理档案的电子信息，还要实现实体档案的信息化管理以及电子信息和实体档案的关联。电子档案主要具有以下几个特点：（1）信息的非人工识别性，传统纸质档案采用人工可识别的记录符号，而电子档案依赖计算机、数据库和网络系统，采用数字代码，需借助计算机才能转换人工可识别的信息。（2）信息存储的高密度性，电子档案以磁盘光盘为载体，大大减少了档案的存储空间。（3）信息与载体之间的可分离性，电子档案的信息可进行修改复制和传输，快捷方便，有利于异地管获取和管理。（4）多媒体技术集成性，传统纸质档案信息记录方式单一，而电子档案应用计算机多媒体技术，通过音频、视频等信号存储信息使其更加形象生动。

由此可看出电子档案相对传统档案的优势，电子档案能有效地节约空间，其磁盘、光盘、硬盘等存储介质存储密度大、容量大且记录和传播速度快。

2 电子档案与传统档案管理的差异

由电子档案的特点可看出，电子文件从载体和技术方面都有别于传统的纸质档案，因此，对电子档案的管理也和传统的档案管理有所区别。

2、1 归档时间不同

传统档案管理，需等档案资料形成后才能进行归档开始管理；而电子档案可以在资料产生的同时同步进行，也可随时归档随时修改或定期进行统一归档。此外，通过网络传输，档案部门可以快速直接地获得电子资料信息，减少了资料寄送的过程，方便了工作人员对信息的及时更新和管理。

2、2 归档方式不同

传统档案一般对一批资料进行人工分类、编目然后统一归档；而在进行电子档案归档时，工作人员可以在收到文件时就通过计算机和数据库对档案进行分级、分类、编号，系统地给出对应的档案号，并且可以设定限制级别或设置密码，便于档案查找和保管，也保证文件的真实性和安全性。

2、3 保管方式不同

传统档案一般密封保管，由于纸质文件的保存期限有限，在一定时间后需重新整理；而电子档案虽然本身不会变质，但其载体若受到不适宜的温度湿度的影响，会使寿命减小，且磁场对载体的影响很大，外来磁场作用于磁性载体会破坏电子档案的记录信息，存储介质又在不断发展，这都会影响电子文件的长期可读性。档案部门在归档时可打印一份纸质档案作为备份，并将载体放在适宜的环境中保存，但根本的解决方法还需依赖计算机技术的发展，以通用的格式存储电子文件，使其在存储介质改进后仍可长期利用。

2、4 查询方式不同

传统档案需要通过档案号等进行人工查找，且一定保密等级的资料需授权证明才能进行查看；而由于数据库及互联网的应用，电子档案的查询较为方便，查询者可注册会员，通过登录数据库对档案进行搜索，更快捷的查到所需资料，而对于不同保密等级的文档，工作人员可对查询者进行身份认证，给与不同的权限许可。

2、5 管理人员要求不同

由于电子档案相对传统档案的科技化，其管理在技术上的要求就比传统档案要严格，这就要求电子档案的管理人员有更高的素质，能熟练使用计算机技术及相关的应用软件，了解各载体的使用性并与时俱进，掌握科学管理的新方法。

由此可看出电子档案可以有效地提高工作效率，通过充分发挥计算机技术的作用，档案管理员可进行快速的归档和便捷的管理，利用者也可通过简单的操作进行查询，免去了工作人员繁琐的手工编号和人工查找工作，因此，对电子档案的管理人员也提出了更高的要求。

3 电子档案与传统档案管理的共存

对比传统纸质档案，电子档案的出现给人们带来很大的便捷，但电子文件并不能完全取代纸质文件。由于电子档案存在易修改、载体不定等缺点，且一些工作人员对电子文件的认识并不全面，可能造成电子档案的改动和丢失。因此电子文件与纸质文件相结合，电子档案与传统档案的管理方法相辅相成，才能更好的对资料进行保管。

首先，传统档案是电子档案的形成基础。电子档案的信息资源需要传统档案的支持，除了一些是通过电子形式直接提供在网络上的之外，很大一部分是依靠资料收集整理后转录为电子信息在网络上使用的。因此，良好的传统档案管理对电子档案的形成有很大的作用，只有拥有了丰富的信息资源才有更加充实的电子档案，且电子档案的原始性也需要传统档案的管理作保证。

其次，电子档案无法完全取代传统档案。由于电子档案具有信息与载体可分离性的特点，使得信息很容易被复制更改，且计算机网络的应用使文件和系统会受到病毒的侵袭而损坏，而工作人员的一点小失误就可能造成很大的损失，这些都是电子档案仍存在的不足之处。但传统档案在严格保存之后，所记录的信息就不易被更改，且纸质材料只要保管得当、修复及时，可以保存很长时间，因此，传统纸质档案的存在仍有很大的意义，电子档案还无法完全取代传统档案。

4 结语

随着电子信息技术的不断发展，电子档案的出现有效提高了办公效率。由于电子档案与传统档案的特点不同，两者的归档时间、归档方式、保管方式和查询方式不同，对工作人员的要求也不同，通过充分发挥计算机技术的作用，不仅方便了管理人员的归档和管理，也能有效地节约空间和时间。但电子档案并不能完全取代传统档案，传统档案的管理保证了电子档案的原始性，也保证了信息的安全性。应不断增加现代化的先进设备，同时加强电子档案和传统档案的管理工作，为社会更好的服务。

参考文献

[1]王碧英、论电子文件档案化管理与传统档案管理的区别[J]、管理与财富，2008（9）、

档案存档管理篇8

1 地下管线档案管理现状

《城市地下管线工程档案管理办法》实施后，各地都相应地加强了对城市地下管线档案的管理规范工作。但从目前调查情况看，地下城市管线档案管理现状还存在较多问题，这些问题不仅直接给地下管线的合理利用带来诸多困难，而且也造成极大的资源浪费。存在的问题主要集中在以下几个方面。

1、1 建设单位对地下管线档案重视程度不够。建设单位对地下的管线建设重视程度不够：一是不注重自身建设项目管线档案的形成归档移交，往往是形成时间严重滞后，影响后续工程的利用。二是不注重对地下管线档案的利用，往往因为不了解原有管线的位置而造成管线的损坏。三是建设单位不完全按照设计图纸施工，并缺乏后期监管，导致管线设计图与实际管线的位置不符，现状与规划不符，无法利用。

1、2 权属单位众多协调困难。由于各个地下管线权属单位几乎都为行业垄断单位，独享各自单位的信息资源，对管线信息封闭管理，各自封锁测绘数据信息，加之没有有效的管理机制制约，很难实现管线数据的共享，使得“拉链马路”现象频繁发生。

1、3 标准不统一缺乏监督。地下管线的权属单位在建设和测量中均采用自己的标准，没有建立统一标准，造成管线数据无法统一使用。同时，地下管线施工缺乏第三方监督管理，使施工要求难以得到保障。

1、4 数据更新不及时。地下管线档案资料管理必须是一个动态的管理过程，而目前由于各单位普遍采用人工方式进行管理，一些管线权属单位没有设置专门的管线档案管理人员，导致管线数据的更新困难。

1、5 管理手段处于交替阶段。目前，许多单位管线数据管理方式正处于实体向数字化过渡阶段，过去的人工档案管理未结束，新的数字化管理系统又不成熟，且与现有电子数据标准或格式不统一，即使进入数字化管理系统，也无法进行良好衔接，使用困难。

2 城市地下管线档案管理对策

2、1 明确城市地下管线管理机构。切实落实《城市地下管线工程档案管理办法》规定，地下管线档案应统一由城建档案馆接收和保存。以市政府名义建立协调机构，从中协调权属单位之间的关系，保障地下管线档案管理工作的顺利进行，以实现管线信息的专业管理和信息共享。

2、2 统一数据标准，建立地下管线数据管理平台。不仅可以结合各个权属单位通过互联网实现管线数据的实时更新和交换，实现城建档案馆和各个权属单位之间数据的转换统一，而且可以实现地下管线数据的快速录入、准确查询、模拟开挖、填埋、深度测量、数据分析等，使之真正成为管线数据交流和共享的公共平台，发挥更大的社会服务功能。

2、3 城建档案馆全面参与地下管线档案的建立。城建档案馆应当全面参与到地下管线项目建设的立项、施工、竣工验收各个环节。首先，明确各权属单位需要报送和递交的各项数据资料，有条件的话，可提前展开数据收集工作；其次，在管线施工过程中，派专业人员检测管线的敷设位置，并在工程竣工后进行复核验收，以保证管线档案与实际管线数据的一致；最后，要及时对竣工验收后的地下管线技术数据进行更新，以确保管线数据的精准。

2、4 培养和引进地下管线档案管理人才。随着信息化工作不断深入，培养和引进地下管线档案复合型管理人才就显得尤为重要。作为城建档案工作者，既要懂得实体档案管理方式，又要懂得新的管线管理平台的管理方式，这样才能够保证纸质平面数据向电子数据的转换过渡工作，最终实现城市地下管线档案的数字化管理和利用。