档案处理方式(精选8篇)

档案处理方式篇1

一、会计电子档案信息管理平台的搭建

1、利用会计电子档案管理系统整合会计档案信息

以会计电子档案管理系统为基础平台，整合SAP系统、共享报账服务平台、银企直联系统、资金稽核平台等的报账流程报账和影像信息、自动收集各种信息，保留调阅其它业务财务管理系统数据的能力，全方位提供会计档案电子信息。

2、利用会计电子档案管理系统管理全生命周期纸质会计档案

通过电子档案管理系统和影像子系统管理纸质档案制作、接收、流转、出入库、调阅等工作，借此将会计档案电子信息和纸质会计档案对应，使电子档案管理系统成为管理全部周期会计档案的信息平台。

3、形成统一的电子会计档案信息管理平台

形成1个门户、2个子系统、3个应用层面构成的统一的会计档案管理平台，会计电子档案管理系统与影像子系统统一按门户、集中存储、统一管理、统一安全规则，影像子系统数据在纸质档案归档完成后转移至电子档案管理系统统一管理。

二、形成基础会计档案影像化整体方案

1、借助报账流程直接解决报账类原始凭证影像化

通过扫描前置到报账发起环节直接对报账类原始凭证影像化，为后续管理和业务审批、会计处理全流程提供电子档案信息支撑，通过提升流程效率补偿扫描环节发生的劳动耗费。

2、利用信息自动收集手段解决非报账类原始凭证影像化

直接获取非报账类原始凭证所涉及转固和预转固、资产、省代、税费、收入等业务及相应业务管理平台生成的会计档案电子信息，方便会计电子化处理及非报账类原始凭证电子数据的直接生成。

3、通过现有业务管理流程改造引入影像化

对基于纸质档案流转的业务管理模式进行改造，在业务管理流程初期引入影像化操作，使业务管理模式由基于纸质流转的处理模式转变为基于纸质档案的电子处理模式，如采购类物料模块凭证影像化管理试点问题。

三、寻求银行电子回单解决方案

1、寻求对直联银行回单进行电子化对接

取得工行、招行、农行、建行等主要直联银行配合，推进银行回单电子化对接，通过银企直联系统取得经过稽核确认的完整银行电子回单支付数据，同时完成电子回单与电子记账凭证之间的信息集成与关联，支持后续电子会计档案信息利用。

2、建立资金业务稽核机制，保证资金支付安全性

考虑到银行业目前尚未形成可认证的银行电子对账单，电子回单数据完整性无法直接核对确认，需依靠保证电子支付业务安全的及时稽核机制确认资金支付电子回单数据完整性。

3、与第三方支付公司合作实现非直联银行回单电子化

除主要直联银行外，剩余非直联银行全部采用直联方式进行银行回单电子化成本过高，且费时费力。通过将剩余银行账户交易转移到第三方支付公司、交易最终结果直接进入主要直联银行的方式可快速、高效地完成剩余银行的回单电子化工作。

四、会计档案“去纸质”整理方案

1、形成记账凭证电子化应用模式

提出基于纸质原始凭证的整理、制档和检索模式，通过原始凭证条码信息解决原始凭证的成档、检索以及与记账凭证之间的匹配问题，并在此基础上实现取消打印保管纸质记账凭证，仅保管纸质原始凭证的做法，同时在电子会计档案管理系统保管记账凭证完整的电子信息。

实际操作中，原始凭证成档在电子会计档案管理系统中依旧以记账凭证为基本单位，同时通过电子会计档案管理系统及纸质档案卷首的记账凭证与原始凭证勾稽关系表管理卷内纸质原始凭证。

2、推动账簿及银行回单电子化应用工作

在各类账簿、银行回单初步电子化基础上取消纸质的打印、处理和保管工作，仅在电子会计档案管理系统中保管对应电子信息；利用电子会计档案管理系统的电子数据合成相关档案信息满足各项调阅需求。

五、开展业务协作，简化会计档案相关操作流程

1、完善流程

通过与法律、档案管理部门协作，将现有合同管理流程进一步延伸到合同接收保管环节，形成合同闭环管理。在此基础上将报账过程直接应用电子合同，节省合同报账过程中反复提供、扫描、传递、稽核、保管纸质合同的劳动，堵塞报账过程中利用未签字、未审批合同报账、利用不同合同版本取得报账利益的漏洞。

2、引入影像化模式

与采购、工程等部门合作，在业务管理流程中引入影像化模式，通过业务环节扫描提升业务管理流程审批效率，通过自动获取业务管理系统数据生成影像化原始凭证，减少基于纸质收集和流转的物料模块凭证整理劳动及传递浪费，为将来压缩不必要的纸质原始凭证流转和保管打好基础。

六、精心打造立体式会计档案信息质量管控模式

对电子会计档案信息产生和处理过程的责任，以及档案信息在处理、交换、全方位收集与跟踪方面的信息质量予以控制，并通过相关制度体系予以落实。

1、依托报账流程建立多元化信息质量责任体系

明确报账流程中报账单位、报账人及财务共享服务中心（以下简称“FSSC”）之间的责任关系，落实报账人在信息申报、报账单位和FSSC在电子会计档案信息流转与审核、FSSC在信息处理方面的管控职责，形成三位一体的信息质量责任体系。

2、以事前稽核体系保证电子会计档案信息的真实性和一致性

建立省市一体的两级事前稽核体系，在防范报账风险、健全内部管理和控制的同时，保证纵向流程纸质和电子会计档案信息真实性和一致性，健全保障电子会计档案信息品质的长效机制。

3、形成各业务管理系统数据交换与校验机制

统一电子会计档案管理系统与各业务管理系统数据界面，建立标准化的系统间数据交换模式，设置系统间数据交换后的校验复核机制，保证档案数据获取过程的一致性、完整性和安全性。

档案处理方式篇2

关键词：事业单位；档案管理；改善途径；信息化；电子化

1 现代化和电子化档案管理的特点及优点

档案记录了事业单位日常工作的方方面面，在提高事业单位工作效率上有着不容忽视的作用。档案如此重要，其管理也是相当重要的。因此，如果能够进一步提高档案管理水平，推进档案现代化和电子化进程，意味着档案管理的水平会有突飞猛进的发展。档案管理现代化是档案管理水平提升的基础。档案管理不再是以前的单纯的纸质媒体，而是多种档案管理手段的综合应用。档案管理的现代化是加强档案管理综合管理水平的重要方面。在收集、检索和应用等档案功能发挥作用的时候，档案管理的现代化也就体现出了对比传统的档案管理方式的优势。档案管理的电子化，即计算机和多媒体化。传统的纸质档案肯定不能适应当今社会发展的需要，因为纸质媒体不适宜携带，不容易综合处理数据，而且容易损坏，电子档案就发挥出了它的重要作用。电子档案对比传统档案的优势体现在很多方面。一是在收集方面。电子档案更容易接收和存储档案信息，而且不需要占用物理空间，只需要存储在电子设备就行，不会造成空间的浪费。各种档案都可以统一进入到电子档案进行管理，这比传统的档案管理方式在时间和空间上有明显的优势。二是在处理和选择档案方面。电子化了的档案比传统档案更加方便和快捷。电子化档案随时可以从电子设备上抽调出来供工作使用，而且在选择信息的时候只需要点击相应的功能键就能处理大批量的数据，而且准确无误，这是传统的档案管理方式无法比拟的。三是在加工方面。如果电子档案需要综合处理或者修改数据，随时随地都可以进行，而纸质档案则没有这么方便的功能。遇到特殊或紧急情况，传统档案不能满足迅速发展的社会需要。

2 我国目前档案管理的现状及不足

虽然目前我国的现代化和电子化档案管理方法比传统的档案管理方式具有不可比拟的优势，但是这种档案管理方式还是存在着诸多问题。首要面临的问题是规范化问题。我国目前的现代化和电子化档案管理方式不具有规范性。具体表现在工作人员处理电子化档案的方式上面。大家知道电子化档案容量小，方便携带，但是某些工作人员大手大脚，不重视电子档案的安全性和机密性，随意处置档案，这就容易造成档案的遗失和泄露。某些工作人员只知道上传电子档案，但不知道如何规范有效地存储电子档案，重要数据没有备份，这就容易造成一旦电子设备出现故障，那么电子档案就会出现遗失的情况。而且，一旦电子存储有电子档案的设备遗失，就会造成档案泄露，给事业单位和国家造成不必要的损失。因此，提高档案管理人员的综合素质极其迫切和重要，要加强工作人员的培训和学习，确保他们意识到档案管理的重要性，要时刻保持警惕，防止档案遗失或泄露，改变他们传统的档案保存理念，使工作人员能够跟进档案管理的现代化和电子化进程。在这一方面，事业单位需要加强对档案管理人员的培训，让他们学习新的档案管理方法和思路，让他们认识到档案管理不是一项简单的保存档案的工作，而是具有极高的科学性和管理性的工作，只有改变档案管理人员的工作态度，提高档案管理人员的管理水平，才能跟上现代化和电子化档案管理的发展趋势，才能提高事业单位工作的效率。上面的论述已经提到电子化档案的安全性问题，一是档案管理人员的问题，二是电子技术本身存在的一些问题和漏洞。一些事业单位没有与时俱进的思想理念，没有及时更换老旧的电子存储设备，这就容易导致一旦电子设备出现问题和故障，那么存储在里面的电子档案必然受到损坏和遗失。一些事业单位电脑落后，处理速度慢，这必然影响到档案数据管理的处理效率。另外，计算机的软件没有更新，导致一些档案数据出现错误，给档案管理带来了不必要的麻烦。这就要求相关的事业单位能加强档案管理意识，及时更新电子存储设备，及时维护档案数据，做好必要的备份，保证正常的档案处理管理工作有序稳定进行。

3 提高档案管理水平的途径

首先，我们必须明确即便是再现代化和电子化的档案管理方法，也需要档案管理人员的处理和数据分析。因此，事业单位要把提高档案管理人员的管理水平作为档案管理工作的首要工作来抓。当今社会是信息化和电子化的时代，档案管理也必须加强信息化和电子化。如果档案管理人员没有相应的理念，是不可能适应现代化的档案管理模式的。因此，事业单位应该加强对档案管理人员的培训，提高他们的档案管理水平，转变他们传统的档案管理思想和理念，让他们学会如何应用好电子设备来处理庞大的档案数据，而不是简单地存储档案信息。提升档案管理人员综合分析处理档案信息数据的能力，是事业单位提高工作效率的首要任务。提高目前档案管理水平的第二个方面是要确保电子档案信息和数据的安全性。电子设备比起传统的纸质档案虽然方便快捷，但是电子设备一旦出现故障，对档案信息和数据具有毁灭性的损害。因此，安全对于档案信息来说必须作为基本任务来重视。首先，要想确保档案信息和数据的安全，要从档案管理人员入手，提高档案管理人员的安全意识。加强对档案管理人员的电脑技术培训，让他们学会如何综合分析处理数据，如何维护档案信息，以及遇到电子存储设备故障应该如何应对等方面的知识。其次，提高电子档案存储设备的时效性。要经常及时更换老旧的电子存储设备，应用最新的软件，及时更换必要的硬件设施，保证电子设备的运营能够配合日常的工作需要。这就需要事业单位提高工作管理意识，加强对档案管理工作各个方面的投入，力图改善现有的档案存储环境和处理数据的局限性。把档案管理工作放在日常工作的重要位置，确保档案信息数据的应用及时和有效。

4 结论

档案管理工作虽然复杂烦琐，但却是不可或缺的，对于事业单位来说更是重中之重。随着现代化和电子化档案管理方式方法的迅速发展，事业单位必须提高电子化档案管理和分析处理的能力，提高档案管理人员的综合素质，提升档案信息数据的安全性。要及时维护电子存储设备，保障事业单位日常工作的效率和有序进行。档案管理的时代性要求事业单位与时俱进，确保档案工作稳步开展。

参考文献

[1]张红生、事业单位档案管理信息化建设问题的讨论[J]、活力，2011（23）：48、

档案处理方式篇3

【摘要】对于当今的医院管理来说，OA 办公自动化系统的引入，极大地提高了医院文书档案的管理效率，提升了其信息化管理的水平。本文主要探析OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用。

关键词 OA 办公自动化系统；医院文书档案管理；应用

随着网络技术和信息技术的发展，医院行政办公模式的内容和方式得到了很大的改变和发展，从以前的文字档案处理办公的方式，到今天的电子化档案的发展和应用，使得医院文书档案的管理发展成为便于查阅和利用的即时载体。

一、OA 的作用及其在医院档案管理应用的分析

现今OA 系统在医院档案管理中已经被广泛应用，它已经成为医院提高文书档案管理效率，加强医院文书档案管理的有效手段。OA 系统所带来的不只是办公效率的提升，同时还促使医院文书档案行政管理的制度化与规范化，改变了医院档案信息的查看和存储的方式，极大地促进了医院信息的处理和分析效率的提升。同时它也改变了对于医院档案的管理和行政理念的变革。OA 系统的发展与应用，主要分为3 个阶段：首先是以数据信息的处理为中心的文档的处理系统阶段。在这个阶段，主要强调以数据的处理和计算为主要的任务和能力，对特定的办公事务进行处理的运用过程，这个阶段存在于一些行政办公室档案中最初的信息化阶段。其次是以日常档案处理的工作流程和日常文件的信息化处理和办公需求为目标，进行办公和业务的处理，对于这种办公过程和业务的处理来说，是通过系统的协同运行和协同操作来实现办公业务的自动化和规范化处理的过程，它极大地提高了办公的效率，降低了办公行政的成本。最后是对于特定文书档案的管理和办公协作系统的应用，两者的结合，为文书档案的归档工作提供了信息交流与共享。另一方面，医院负责文书档案的员工要不断运用各种手段学习潜在的知识，以避免出现重复的劳动和错误。办公业务越来越多地融入对企业业务知识的管理和使用服务中。

二、OA 办公自动化系统在医院文书档案管理中的应用

对于医院文书档案的管理来说，是在临床的实践和管理中，对逐渐形成的具有参考医疗价值的原始资料进行记录保存，并进行有效的分类管理的过程。医院文书档案记述了医院日常活动中的各种业务工作的内容，因此文书档案的管理对于医院来说是非常重要的。

医院文书档案OA 系统信息化建设是指通过计算机的技术、网络技术和通讯技术等手段，将不同载体的信息记录到档案及其内容进行信息化数字化的整合，以形成一个数字化的数据管理和积聚的平台，并通过互联网的形式进行信息档案的共享，从而提高医院档案工作的信息化、现代化管理水平。

（一）数据的信息化采集。应用扫描设备和仪器进行档案的扫描和识别，把一些文件和档案以数字化的形式和统一规范的格式录入计算机设备，以利于下一步的处理。

（二）业务工作流程的信息化应用。通过对医院业务开展过程进行分析，根据医院的现实业务情况，应用信息化的技术对文件档案进行集中有效分类，同时对相应搜索查看的应用进行开发，对文书档案进行分类鉴定、编目、检索、排序、保存归档等高效地处理分析。为了更好地对文件档案进行管理，要加强管理流程的建设，分清员工的权责和工作的标准，以减少不必要的人为干扰给档案的管理带来的破坏。另一方面，医院的自动化办公系统要与档案的管理系统做好兼容适配的工作，以确保文件档案格式的一致性。

（三）档案信息化检索的应用。在医院的文书档案完成数字化的处理和归档后，需要在逐渐庞大的数据库中搜索出需要的文件档案，以方便使用，因此对于OA 系统的应用来说，还要通过开发一定的检索程序以适配对文件搜索和检索的需要。同时，还可以通过医院的网络信息系统与互联网的有效连接来实现信息档案的共享和检索。

（四）档案办公信息化输入的应用。要实现OA 系统在医院档案管理中的有效应用，还需要建立档案数字化输入和存储的方式和机制，以提升档案管理信息的实效性，提高数据库的更新速度。首先要把信息化档案的输入纳入医院的日常业务运行过程中，然后运用OA 系统和互联网技术建立集中处理的系统，进行集中归类和处理，最后进行归档存储保存。

OA 办公自动化系统在医院文书档案信息化管理中的应用，提高了医院文书档案管理的效率，提升了医院档案工作的信息化水平。要提升医院档案管理应用的水平和效率，就要加强档案的管理与OA 系统管理之间的融合，同时加强医院OA 系统的管理和维护。

参考文献：

[1] 郭丽，孙作丽、OA 系统在医院档案管理中的应用[J]、 医学信息，2013（26）：16、

[2] 刘媛媛、OA 办公自动化系统在医院信息化管理中的应用[J]、 西南军区，2009（03）：56、

档案处理方式篇4

数字化技术在现代档案管理建设中的应用

数字化信息技术，是借助计算机网络技术和电子信息技术完成信息的产生、储存、传输、转换、处理、运算、更新、替换与交换的系统工程技术，是数字传媒中必不可缺少的辅助工具，也是数字传媒的必然趋势。数字化信息技术在档案管理中的应用就是通过对所需进行存档的图像、音频、视频、文字、图形与动画等各种信息进行存储、传输与加工等处理，将转换为一进制代码的档案信息利用数字化对信息进行检索、整理与保护等程序。数字化技术促成了档案信息的计算机管理模式，同时使档案信息从档案库房管理的传统方式中挣脱出来，其排列方式也是重新设立的程序排列，取代了传统的排列方式，与此同时对传统档案管理中的封闭式与重管轻用模式都进行了改革，被开放式与重管促用的模式所取代。所以，为了能够在档案信息馆实现信息的数字化，我们应该做好以下几方面：档案数据库的建立、数字化贯穿档案全部信息与检索程序的编制。1、档案数据库的建立前需要对信息数字化进行足够的准备在搭建多媒体平台的同时，准备完成数字化、数字存储、数字化信息输出与处理前准备的各个子系统建立，形成个成熟的信息处理技术，对档案进行制作与加工，最终形成一个完整的档案信息化的工作流程，使管理信息的工作有条不紊的开展起来。对信息技术的操作进行控制，如启动、运行和停止，并计划统一安排其相关的子程序运行的顺序时间；提供该软件程序的操作界面的相关数据库的添加与管理、生成交互控制等。在支持各个应用程序的同时保证安全有效的运行环境。再者就是需要对档案信息数字化处理的部分进行整理分类，根据需求对分类以后的档案的进行对应的处理，达成高倍的信息传输与存储效率，以节约资源为目的。使用户对档案信息数据使用与管理的需求得到满足。与此同时，管理与检测多媒体资源与环境资源也是一个重点。2、档案检索程序的编程工作目录信息的数字化是档案信息数字化的前提，建立档案数据的目录库是管理好庞大数字信息的档案信息的必要条件，只有这样才能使档案管理井井有条并发挥信息化时代强大的检索功能。第一，需要将档案信息的种类划分的清楚，对不同类别的信息进行分类的数字化处理，将检索系统建立起来，使档案信息能够迅速、全面、准确和快捷的检索出来，进而达到档案数字化管理的目的。第二，建立著录的标引与机读档案目录。对主题内容、参考价值载体的物质形态以及档案的出处来源等内容进行档案著录标引。对档案编辑目录的同时对信息特点进行分析筛选与登录工作。3、档案全文信息的数字化其数字化的目的在于在互联网上公布档案内容，充分发挥档案全球化的真正价值；使需要者能够不出家门，不受时间、地域的限制实现档案信息的查询。从传统的档案管理方式到数字化档案管理的转变中，其转变方式是多种多样的：一个是通过对原图像与文字的扫描功能进行存储与目录检索的编程；另一个是使用文本形式并且辅助档案信息检索的数据；再者就是将以上方式融合一起。使用者可以对所需文档进行搜索。

数字化档案信息的处理

档案的数字化需要面临的一个重要研究课题便是如何对所需存档备案的信息采集、传输、组织和储存等。为提高信息采集的高效准确和完整，需要设计并且使用相关的实时采集信息系统。该系统使相关人员将多媒体文件通过此平台发送到档案管理的服务器上，这些多媒体文件被服务器采集的时候，再通过“多媒体文件智能与自动著录的档案管理系统”多媒体文件被放入到信息的档案数据库当中，对于重要文件通过扫描仪将全文扫描的文件与图像发送到信息平台，计算机将自动的把全文保存在目录数据库的通用字段中。通过互联网自动著录或者采集信息后所形成的数字化档案数据库。由于多媒体技术对各个载体的记录方式的不同，举例说明就是图像、文字与声音的等方面进行的处理，进而使档案馆中的各种类型的档案进行数字化的转换过程。等到纸质档案的数据格式确定后进行数字化信息的转换，通过扫描或者照片等对信息进行录入工作系统，在经过扫描、文件压缩、格式转换与加密管理的纸质档案，最后保存在指定位置所形成的具有一定格式的数字档案。无论是档案馆中经过处理的数字化档案还是网络上的实时检索到的信息档案，都需要将无序状态成为井井有条的档案信息，以便于达成人类信息互有时代。

档案处理方式篇5

关键词：新形势；事业单位；数字化；档案管理

档案是事业单位必不可少的资源，档案的收集以及有效管理对于事业单位的日常管理以及长足发展具有重要意义。通过科学合理的档案管理能够为事业单位提供更为便捷的信息资源服务，而随着信息技术的发展和应用程度的加深，事业单位档案管理也逐步实现了数字化，极大缩短了档案查询信息查询时间，提高了档案管理效率。本文将重点就新形势下事业单位的数字化档案管理策略进行探讨。

1 事业单位数字化档案管理的价值

1、1 提升工作效率

将信息技术应用到事业单位档案管理当中能够大大提升办事效率，确保档案管理的各项工作有序开展。在数字化档案管理全面推进的过程中，事业单位的档案管理工作效率的提升十分显著，例如在处理人事档案的过程中，需要对职工的入职、调动、退休等方面的信息进行动态了解和准确统计，这就需要对他们的档案进行归档，之后再进行查询。采用数字化的档案管理模式能够将人事档案的相关资料详细呈现，达到不出门知晓天下事的效果。

1、2 创造更大效益

在事业单位的发展和运行当中，时间就是效益，节省时间和降低时间成本就能为事业单位的发展创造更大效益。新形势下事业单位，实现数字化的档案管理能够全面提升但管理工作的效率以及办事速度，大大缩短档案管理时间，这就使得档案管理流程能够顺利进行，代替了原有的纸质档案管理模式，形成了以计算机利用为基础的机读档案，降低了事业单位开展档案管理的成本消耗，也能提高对用户资料的优化利用效益。

1、3 发挥使用价值

新形势下事业单位的数字化档案管理模式应用使得各项档案资料的使用价值得到了更大程度的发挥，提高了档案资源的优化利用，也为广大用户创造了极大的档案资料使用价值。传统的档案管理采用的是纸张载体，并将其保管在档案室当中，在查询使用到时候极为不便。在数字化档案管理模式实施之后，事业单位能够为广大用户提供更为便捷准确的档案信息查找方式，摆脱了原有的空间和时间限制，极大提高了档案信息的利用率。

2 事业单位数字化档案管理策略

2、1 创建系统

事业单位数字化档案管理带来极大的工作便利，但必须认识到的是数字化发展趋势需要才开展档案管理工作的过程中进行综合考虑，考虑到多方面的档案管理内容，并根据新形势，数字化档案管理的实际需求创建完善的数字化档案管理系统，通过这一系统的全面管理来进一步提高档案管理工作质量。在创建数字化档案管理系统的过程中要从总体设计着手，合理选择档案管理设备和管理软件，有效借助电子设备以及相关档案处理软件进行档案整理、扫描，同时也要做好对系统的安全管理和光盘备份，同时也要设计相应的系统安全管理措施，确保档案管理的便利性和安全性。事业单位在日常的档案管理中，需要对文字档案进行定期更新，同时也需要对信息进行及时的录入和保管，那么在建设数字化档案管理系统的过程中，要灵活地选择双服务器，采用磁盘陈列存储，并选用高速扫描仪进行集中性扫描。

2、2 文书处理

文书处理是事业单位档案管理工作的重要环节，文书处理的质量会对事业单位整体档案质量产生决定性影响，也影响到档案信息资源的价值发挥。因此，在信息时代影响下，事业单位，在推进数字化档案管理模式的过程中，必须在文书处理方面进行创新改革，要及时根据单位内档案的变动情况，有效借助计算机对收到文件进行登记和处理，同时也要按照批办次序将收到的文件进行事业单位局域网内部的传阅，同时也要设定好催办以及传阅的时间，确保文书处理效率。数字化的文书处理需要在特殊情况处理方面加大重视程度，及时清理和解决琐碎的档案管理问题，保障档案管理的有效性。传统的文书处理形式要完成发文处理的相关操作需要经过较长的时间，而采用计算机数字化的处理方式则能够借助计算机快速地将文稿和档案信息进行归档处理，极大程度上促进了文书处理工作的效率。

2、3 优化性能

事业单位的数字化档案管理系统性能提高是确保档案管理工作有序开展的保障，因此必须在优化性能方面做出更大的调整和改进。第一，升级能力。事业单位在演进网络控制系统的过程中必须对该系统的使用性能进行全面了解，保证其使用性能优越性，确保数字化档案管理工作的效率，满足高效处理档案信息的要求，可以通过扩展模块以及优化磁盘阵列的形式，增强系统性能和存储容量，提高整体档案管理系统的升级能力。第二，高可靠性。在推进数字化档案管理系统建设时要合理选择磁盘阵列产品，确保企业在硬件组成以及结构方面符合设计标准，以便保证系统的可靠性，同时也能够确保后期升级功能的有效发挥。磁盘阵列可以选择不同形式的RAID 保护级别，从而在系统使用过程中获得可靠结果以及处理效果，同时硬件必须支持热插拔，确保系统作用的有效发挥，在具体使用中可以根据事业单位处理档案信息的实际需要对相关信息进行协调处理。

2、4 完善衔接

新形势下事业单位的数字化档案管理系统要和办公自动化系统衔接起来，在设计方案的过程中需要增加资料查询功能，确保不同档案资源之间的有效衔接。事业单位要对数字化档案管理的实际需求进行全面分析和了解，并对网络管理制度进行实时更新，确保数字化档案管理系统在科学规道上运行，为档案管理效率的提升提供制度保障。电子文档安全管理制度是推进事业单位数字化档案管理工作的关键内容，这是由档案的特殊性决定的，档案资料信息只有少部分是公开的而大部分需要保密。数字化档案管理制度的贯彻落实能够有效保障档案信息，资源的安全，最大化地发挥档案信息价值。事业单位要不断完善办公自动化和档案管理，数字化的衔接，并设置专门的管理人员对软件和硬件系统进行安全控制和管理，不断增强系统保密性，避免系统被破坏或者非法篡改。

总之，随着信息时代的到来以及信息技术的全面发展，事业单位的档案管理走向数字化发展道路是必然选择，能够有效提高档案管理的工作效率，为事业单位的发展创造更大效益，也能充分发挥档案的使用价值，促进档案管理工作的长效发展。新形势下事业单位要不断探究和创新数字化档案管理策略，通过创建系统、加强文书处理、优化系统性能以及完善连接等策略确保数字化档案管理的持续性发展。

参考文献

[1] 赵光跃、数字化是档案管理工作的必由之路[J]、科技资讯，2015，（17）：89-90、

档案处理方式篇6

随着计算机和网络的快速发展，逐渐出现了全新的网络化办公方式无纸化办公。无纸化办公是办公自动化的高级发展阶段，是指在办公中不需要使用纸张，而是借助于办公自动化软件系统，通过网络实现协同操作、共享信息资源、互相交换信息等的一种办公方式。在无纸化办公模式中，所有的办公操作都由现代设备自动化完成。随着计算机技术和网络技术的广泛应用和深入发展，无纸化办公逐渐普及，是未来办公的新趋势。归纳来说，无纸化办公具有以下一些特点。

1、1办公费用低

虽然在无纸化办公系统的建设初期要投入一定的人力、物力和财力，但从长远来看，无纸化办公能够通过现代办公自动化系统与网络技术实现信息传递和信息处理。与传统的办公方式相比，无纸化办公的整个过程可以大大减少纸张的使用，降低打印设备及相关器材的使用频率和维修费用支出，通过电子邮件、同步协同等形式的传输可以节约交通费、邮寄费，大幅度降低了人力资源费用。

1、2办公效率高

据调查，在许多公司，员工每周花费10h甚至更多的时间来整理从印刷机、打印机、复印机等设备得到的纸质资料。而无纸化办公模式可以实现文件的快速流转、查阅，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，往往在短短几分钟内就可实现批量处理，大幅度提高了办公效率。

1、3节约资源，降低污染

推进无纸化办公可大大节约木材、办公耗材、电力资源等。

1、4对现代技术和能源有很强的依赖性

无纸化办公对软硬件、网络、电能等的要求较高，任何一个环节出现问题都将导致办公的中断和信息的读取处理障碍。

2无纸化办公带来的机遇和挑战

2、1档案管理工作的现状

2、1、1纸质载体的重要性

档案载体的发展经历了甲骨时代、金石时代、简牍时代、缣帛时代和纸质时代。自从纸张诞生，档案载体就从原始的石头、竹简、青铜等逐步转为纸张。东晋时期，官方规定将纸张作为政府公文的法定载体。自此以后，由于纸质档案具有良好的耐久性、方便保存、直观明了等特点，纸张作为档案主要载体开始普及并使用至今。经过2000多年的发展，形成了现在关于纸质档案管理的一套完整、成熟的管理体系、保存方法和工作程序。

2、1、2电子档案是新时期档案工作的新课题

20世纪末，电子计算机和网络技术兴起，档案的生成方式发生了变化。在过去的20年中，数字化深深嵌入我们的生活，社会活动中新生的数字档案不断出现，传统档案保护的内涵、外延已经不能囊括数字时代档案保护的所有内容。数字档案载体与信息的脱离改变了以载体保护为本;的传统观念，维护电子档案的可读性、耐用性、兼容性和可靠性成为新时期档案管理研究的新课题。

2、2无纸化办公促进档案管理与时俱进

2、2、1实现了档案管理与办公的无缝连接

无论档案部门有没有实现档案信息化，一般的无纸化办公系统都有档案管理功能。档案管理员可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

2、2、2数字化的电子档案具有优越性

在无纸化办公模式下，档案资料的收集、整理等工作变得非常方便。另外，档案资料可实现高密度永久保存。

2、2、3无纸化办公电子档案优于馆藏档案

在无纸化办公系统中，大量文件借助磁盘和光盘等介质以电子文档方式保存。这些以虚拟形式存在的文件在编辑、修改、传递、复印时都相当快捷，既实现了高效率、低成本，又大大提高了档案的完整性和及时性。

2、3从传统模式走向无纸化模式的难点

无纸化办公对档案管理人员提出了掌握档案知识和电子信息处理知识的双重要求。但在现有的体制下，特别是政府机关、企事业单位，其档案管理工作往往得不到应有的重视，成为可有可无;的边缘化工作，这就直接导致档案管理人员老龄化、专业知识缺乏、培训力度不够等问题出现。无纸化办公的工作程序、工作方法、管理制度都对传统档案管理工作提出了很大的挑战。面对全新的现代化办公条件和方法，纸质载体不复存在，旧的管理制度和工作方法已经失去了适应性和约束性。另外，归档电子文件的法律效应问题也亟需解决。数字水印、数字签名和数据加密技术等先进的电子文件保护技术需要在现代档案管理中推广和应用，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应。随着办公现代化的逐渐深入，档案管理中产生的矛盾逐步加剧，传统的档案管理方式已无法适应现代化办公方式，需要探索一套全新的档案管理模式。

3如何应对无纸化办公带来的冲击

3、1以人为本，注重档案人才引进和培养

面对档案管理工作中出现的新问题，组建一支能够适应时展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。当前，相关企业需要培养一批年轻化、专业化人才，具体可以通过以下两个途径实现：①做好专业人才的引进和吸纳；②对原有的档案管理人员进行专业培训，使他们能够尽快适应现代化档案管理工作。

3、2修订和完善传统的档案管理制度

传统的档案管理制度是建立在以纸质载体为主的形式之上的，已经不能适应现代化档案管理工作，因此要从档案的形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手，依据国家相关规定、结合已成熟的经验自上而下建立一套科学化、规范化和兼容性强的管理制度。同时，在企业层面上，需要将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文档处理人员岗位职责当中，使电子档案文件处理和归档电子文件的保存更加规范化、程序化。

3、3实行纸质档案与电子档案并存管理

纸质档案是具有直观性和法律效力的原始凭证，而电子档案在具有便捷、高效的优点的同时，也具有不确定性的缺点，因此，应该加强对纸质档案的管理，更好地开发电子档案的价值。

3、4建立规范的电子档案管理制度

在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围内，在归档时，将电子档案制成光盘或其他的数字承载形式，根据交接手续移交给档案管理部门。移交时要上交两份，一份永久保存，一份备查利用。档案管理人员在接收档案时要对电子档案的完整性、有效性和原始性进行检查，防止电子档案信息被破坏或被非正常改动。

3、5及时配备电子档案保管设施

档案处理方式篇7

关键词：文书档案；科学化管理；文档一体化

引言

档案是社会发展的记载器，记录着社会发展的各种信息，尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史，反映了以往单位所遇到的问题处理手段，单位建设进展，领导决策等等。随着文书档案管理模式的更新变化，采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理，以提高文书档案管理水平，保证文书档案信息的有效性和准确性，从而适应社会发展的需求，这是文书档案管理工作的进一步科学化体现。随着科学技术的进步发展，本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议，以提高文书档案的科学化管理，并针对当前发展新形势，提出对文书档案管理工作的要求，并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向，具有较有价值的参考意义。

1 科学化管理的措施

1、1 文档一体化

长期以来，文书处理和档案管理属于不同的部门负责，档案管理只由档案部门执行，文书处理和档案管理的分离由于作于不同部分以及不同工作者，就导致了档案管理较容易出现错误，或者出现文书档案管理程序过于复杂出现，甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况，最终影响了文书档案的管理效率，降低了档案的信息服务功能。鉴于此，随着社会发展的需求，文档一体化成为了一种新颖的管理模式，这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态，统一成一个有机整体去进行管理。文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程，从而使文书档案得到科学处理和有效控制。

另一方面，文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务，文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性。因此，文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间，将使得文书档案管理进行一个更加科学，有序的管理阶段。而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理，即从文书处理工作开始实行规范化。通过对文书档案实行超前控制，这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后，形成一个最终归宿和最长久的价值体现，从而充分发挥文书档案的真正效果。

1、2 基于计算机的文书档案管理

随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现，使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作，使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化，从纸质形式转变为电子资源形式；文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理。基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档，减轻了档案工作者的劳动量，提高了文书档案管理的效率。另一方面，传统文书档案管理中，在归档整理后若要对文件进行修改处理，就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做，这就浪费资源和劳动力，而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题，文件的修改只需通过键盘操作就可以，且随时修改显得方便快捷。再且，基于计算机的文书档案处理，使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息，加上网络技术应用，使得文书档案资源随时可供检索，大大提高了查准率，这些都是传统管理方式所无法能及的。同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离，实现文档一体化管理的根本办法。

1、2、1 电子文件的归档与接收。档案的形成是文件有条件的转化，是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录。文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点，也是检验档案真实有效的关键。电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件。库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本，而电子文件所具有的与传统文件的不同特性，其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程。虽然电子签署，数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证，但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改，而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定，完全依靠归档人通过网络上传或复制，其真实有效及原始性无法确定。因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息。静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录、动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录，以加强档案原始性的认定，确保电子文件的有效利用、同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据，不符合要求时发回归档人、数据信息应该以系统自动提取为主，减少人为干预。1、2、2 电子档案的存储与备份。电子档案是现代科技产物，它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品。对归档的各种类型的文件。如：文本文件、图形文件。图像文件、音频视频文件等，应采用通用的主流存储格式，对非通用格式的电子文件，应提供格式转换功能；对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性，尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力；电子原件的存储方式也是关键，应该提供多种方式，如：数据库存储、目录存储、光盘存储等，用户根据实际建设从中选择。电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障。应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统。

2提出档案管理工作的要求

2、1 要有高尚的职业道德修养

文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素，决定了从事该项工作的人员缺乏活力，一般都是长时间枯燥乏味地工作，正因为这样，往往职员从事该项工作时间不长，缺乏一种积极；另外，由于文书档案工作毕竟是较沉闷，职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误，从而导致了以后所用信息的错误性，影响文书档案信息的质量效果。因此，文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养，应耐得住寂寞、甘于清苦，从而确保文书档案的准确性。

2、2 拥有专业知识，提高档案管理水平

鉴于文书档案工作对服务对象的重要性，以及其较强的专业性，决定了文书档案工作者必须具备专业知识，拥有较强的档案管理技能。其次，要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现，采用先进的管理技术进行档案管理的深化，如计算机在档案管理中的二次开发等，以适应档案现代化管理的需求。

2、3 做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。

档案处理方式篇8

[关键词]人事档案;管理模式;分析

一、 封闭式管理模式

此种模式是指人事档案由单位内部的组织、人事档案部门实行封闭式管理。主要是领导或组织上使用，一般不对外使用。目前，对党政机关、企事业单位在岗的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行这种管理模式。这种模式具有一定的特点与长处。

其特点长处主要表现在：（一）有利于本单位人事档案的收集和管理。本单位内部人事机构对本机构人员、工作内容非常熟悉与了解，人事档案来源单―，仅限于本机构人员，因此在收集工作中可以较全面系统地收集。又由于本单位工作内容大体相同，因此，对其人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准，便于管理。（二）便于本单位领导及时使用其人事档案。由于本单位保管人事档案，领导需要了解人员经历、成果等状况时，很快就能从本单位入学档案机构查阅到，不必跑路也不费时费力。（三）有利于人事档案的保密，因为人事档案材料是组织上在考察了解和使用人的过程中产生、形成的，它记载着有关知情人为组织提供的情况，这些材料上记载的内容，由组织上统一掌握和使用，对人事档案的保密具有较大作用。

二、开放式管理模式

（一）开放式管理模式的含义

这种模式是在市场经济条件下建立的―种新模式，与市场经济的发展和社会信息化程度密切相关。这种模式的含义有以下四点。

第一，人事档案管理机构、管理对象和服务对象具有较强的社会性。

市场经济的建立，产生了许多经济组织形式，这对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事制度应运而生，使人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立了具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

第二，人事档案来源的广泛性和内容的复杂吐。

人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单―，仅限本机构人员，内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也是丰富多样。

第三，利用者对人事档案需求的多样性。

市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才、选拔合格式优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用者用途等多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面的多样性;也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用。但人们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

第四，人事档案管理方式和服务方式的开放性。

市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度;与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

（二）人事档案开放式管理模式的意义

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，即便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，每个人是社会人而不只是单位人，每个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理、与户籍制度、人事制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，社会主义市场经济条件下，建立一种社会化和开放式人事档案管理模式是非常必要的。

三、 两种模式比较

第一，两种模式各有利弊、处于并存阶段。人事档案社会化开放式管理模式，是市场经济条件下的一种新模式，是对传统人事档案管理模式的补充，与传统人事档案封闭式管理模式处于并存发展阶段。传统模式中，人事档案是由各单位内部组织人事机构分别管理，比较封闭和内向，在过去人事档案管理中起到了重要作用，在今天也还有一定的适用范围。但这种模式不应成为现代人事档案管理中唯―的模式，而应更新、改革旧的模式，建立新的模式，社会化开放式人事档案管理模式就是一种新的模式。

这两种管理模式处于并存发展阶段，各有利弊，传统人事档案管理模式对人事档案的保密、保护，方便本机构使用具有优势，但过于封闭，利用面不广，实行规范化、网络化管理难度较大;新的管理模式服务面广，便于社会各种机构和人员利用，易采用现代化、网络化管理方式，但存在泄密、丢失等问题，我们应充分发挥两者优势，克服各自弊病，使人事档案管理模式更加充实与完善。

参考文献：