档案管理的分类方法(精选8篇)
档案管理的分类方法篇1
一、分类方案的选择
不同县直机关每年形成的归档材料多少不同，2010年政府机构改革后，除党群部门中的纪委、组织部、县委办公室，行政部门中的政府办公室、发改委、人事劳动，其他各部门每年形成的归档材料数量均较少，许多单位每年形成的归档材料不足50份。考虑移交县档案馆时对归档材料再整理的劳动量及复杂程度，建议每年形成档案材料较多的单位采用年度―保管期限―问题或组织机构三种分类方法联合的复合分类为宜；形成档案材料较少的单位采取年度―问题分类法比较合适。
1、年度―保管期限―问题或组织机构分类。这一分类方法符合《归档文件整理规则》和《文书档案案卷构成的一般要求》的要求，保留了原来的分类整理体系，只是将问题和事由作为卷内材料排列顺序的依据。这一方法与县档案馆档案分类方法一致，便于向档案馆移交，在实际工作中，这是多数单位正在使用的方法。
2、年度―问题分类。年初，机关文书处理部门总结分析往年档案材料，找出形成档案材料的规律，在此基础上确定本单位工作中肯定涉及的几个问题（工作），机关文书在工作中对形成的档案材料按不同问题进行分类装盒。档案材料的保管期限在年末整理时再具体考虑，不同问题作为材料分类排架的方法。
二、年度―问题分类的优点
1、简便易学。按年度―问题分类，县直机关文书岗位，多是由新参加工作的同志担任，经过一段时间的锻炼，往往被调派到其他工作岗位，人员流动性大，按年度―问题分类，简便易学，容易掌握，档案材料整理也简单。
2、节约有限的档案保管资源。按年度―保管期限―问题或组织机构复合分类后，每个卷盒内的文件数量较少，装柜时，各保管期限之间还要预留一定空间，大大降低了档案盒、档案柜等档案装具的利用率，增加了目录、卷皮、卷盒的用量，增加了管理费用。按照年度―问题分类，同一问题的文件集中在一个盒内，装柜时，无需再预留空间，有效提高了档柜利用率，并省去倒柜的麻烦。
3、便于提供利用。实际工作中档案资料的查询、利用，查档者几乎全部是提出某项工作或事由，并附带不太准确的年度信息，少有人直接提供作者信息或文号，更没有从保管期限的角度提出查档要求的。
4、更符合国家《归档文件整理规则》。《中华人民共和国归档文件整理规则》规定文件归档要“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系……”的整理规则。按年度―保管期限―问题分类整理排架，把同一事由的文件分散在不同的保管期限中，把历史联系人为地割裂开来，而年度―问题分类，同一事由的文件集中，更符合整理原则。
5、使“文书处理部门立卷”及“平时归卷”变的易行。“文书处理部门立卷”，由于归档整理技术性强、要求高、操作繁琐，在实际工作中，机关单位都是在下年初对上年度形成的档案材料，进行集中整理、阅卷、归档，而在归档的过程中，各单位基本上都是在县档案馆的指导下，由机关文书整理归档，少有单位能做到“平时归卷”。按年度―问题分类，表面上看，只是减少一个分类层次，实际上，大大降低了操作难度，使“平时归卷”成为可能。
虽然按年度―问题分类有着许多优点，但选择这一分类方法也存在着在向档案馆移交时，要重新装盒、重新生成目录的弊病，综合平衡，利大于弊。
三、年度―问题分类操作中应注意的问题
1、问题不宜分的太细，工作职责较单一的机关单位，设置问题一般不要超过10个，具有综合职能的单位问题设置也宜简不宜繁。如需设置15个问题或不同问题存在一定关联的，不宜采用年度―问题分类方式。
2、归档文件目录的编制。保管期限仍需鉴定划分，归档章的“保管期限”栏仍是必注项。向档案馆移交时，可按保管期限重新编制两份新目录移交档案馆，一份放入盒内做内目，一份档案馆做检索工具。
档案管理的分类方法篇2
［关键词］合同档案；风电企业；管理分类
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1、1法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1、2凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1、3规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的亲笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1、4繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2企业合同档案管理分类的优化措施
2、1强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2、2加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2、3实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
2、4定期进行档案材料的整理
合同档案的管理是一项动态的工作，随着企业各项业务的不断开展，也源源不断的产生了许多新的合同档案。因此，风电企业在进行合同档案的管理分类时，也要注重对新生产合同档案的整理和保存。档案管理人员还需要定期进行档案检查，确保合同档案的完整性和安全性。例如，要保持合同档案储存室的整洁干燥，避免因空气潮湿导致档案发霉、变潮。在合同档案移交时，也要提前清点好合同档案的数量、种类，对于失效的合同档案要按照法律流程进行销毁。对合同文件变化情况都要进行及时的掌握，由于有些合同文件资料的不确定性，不能一次性终结，因而不主张将刚签订的合同归入档案室，而需要相关工作人员关注合同的变化情况，将完结的合同档案统一移交给档案管理部门，这会使合同档案分类管理更为全面和系统化。
3优化企业合同档案管理分类的方法
3、1集分式归类原则为核心的合同档案分类管理
企业合同档案的分类管理要重点对科技档案和文书档案进行分类整理，科技档案主要包括企业的生产、科研内容以及建设项目的文件资料，具有技术性和保密性较强的特点。文书档案的分类整理包括企业行政事务的管理以及经营方面的管理内容，这些档案内容不利于查找和统计，在进行分类、收集、整理的过程中，存在较大的难度，因而，需要依循集分式归类的原则，进行合同档案的分类管理，还要依照《合同法》中的无名合同和有名合同的不同种类，进行重新拟定和分类，从而增强合同档案分类管理的有效性。
3、2集分式分类表
我国企业的有名合同主要涵盖了9种不同的合同形式，又称为典型合同，是具有规则和名称的合同形式；而无名合同又称为非典型合同，是没有规则和名称的合同形式。这9种不同形式的合同要以有名合同和无名合同为前提，拟定规范且科学的集分式分类表，并要在集分式分类表中，对合同档案进行分类归档，进行统一的编号和整理。实践证明，集分式分类表能够在很大程度上，提高企业合同档案管理分类的效率，与传统的分类方式相比，无论是在管理工作强度还是人力资源需求上都更具优势，这也是集分式分类方法在企业合同档案管理中得到普遍应用的主要原因。
3、3分类表的使用方法
集分式分类法作为一种新型的合同档案管理办法，具有提升合同档案管理效率、减轻档案管理工作压力等优点，但考虑到合同档案管理工作的重要性，在应用集分式分类管理时，仍然需要使用标准化的操作方法，以确保其应用优势得到完美的体现。首先，要明确合同档案的分类标准及其所包含的基本信息，例如合同档案的生成年份、分类号、合同数量等，这些信息都需要记录在分类表中，以便于档案管理人员进行参考。其次，科学区分合同档案的年号、分类号和流水号，这三个要素分别代表了不同的含义，在合同档案分类管理和后期档案查找中发挥着重要的作用。
4结语
档案管理的分类方法篇3
论文关键词：合同档案,归类,管理,措施
1 企业合同档案的特征
要想分析企业合同档案的分类管理，就必须掌握企业合同档案的特征，具体包括以下几点。
1、1 法律性
人类社会中，合同制度是一种最为古老的法律制度。对于经济社会而言，合同以法律形式存在，其目的是为了保障市场交易。合同在合同法的背景下，又赋予了法律效力。合同档案是一种原始记录，其记录内容包括合同变更、签订和终止整个过程，因此，合同档案具有法律特征。
1、2 凭证性
在市场竞争日益激烈的背景下，会引发较多的经济纠纷。合同既是当事人履行合同义务和权利的凭证，又是法院及仲裁机构处理和解决纠纷的一种法律依据。因此，合同档案具有一定的凭证特征。
1、3 规范特征
合同的签订、变更和终止等环节，必须要在合同法允许的范围内执行，也因此，赋予了合同档案规范的特征。就合同的内容和形式等方面而言，合同法均有明确规定。例如，订立合同的形式有3种，包括口头、书面及其他形式；内容方面，对合同的当事人姓名、数量、价款和住所等一般条款做了明确规定；还特别规定了合同的格式条款。只有赋予合同法律形式，才具备相应的法律效益。将合同作为档案保存时，一旦丢失某一部分，就失去了合同部分及全部法律效力，难以维护当事人的合法权益。
1、4 相关文件多
企业合同档案既包括签订的合同文本，又包括签订前和签订后的任何一个有关材料，例如，签订前的洽谈、招投标，签订后的变更、解除和签订等。邀请函、招标书、投标书、评标报告、会议纪要、议价单、会签审批表及解除协议等，组成了合同档案，要想确保合同档案的完整性，就必须做好合同档案的归档工作。
1、5 合同档案数量多
与行政机关相比，一个完备的企业，每年内制定的合同档案相对较多，少则几百件，多则几千件。在这种情况下，要区分两种合同档案的分类方法，从而更有效地做好企业合同档案的管理。
2 合同档案集分式归类方法分析
2、1 以集分式归类原则为中心
从旧版及新版电力企业档案分类表来看，主要是依据科技档案和文书档案进行归类，科技档案包括电力生产、科研项目和建设项目准备。而文书档案包括行政管理和经营管理两大方面。在这种归类措施下，既给合同档案的分类整理增加了难度，又不利于合同档案的查找及统计管理。对合同档案进行归类时，要以集分式分类原则为中心，依据《合同法》中无名合同及有名合同的种类，重新制定。
2、2 集分式分类表
根据我国合同法有关规定，适用于企业的有名合同包括：买卖合同，借款合同，运输合同，委托合同，技术合同，承揽合同，供用热力、水、电、气合同，技术合同及建设工程合同9种。依据有名合同和无名合同，制定集分式分类表，并在分类表中，将合同档案分类归档，依次为60～69号。
有名合同，又叫作典型合同，是指在法律规定中，确定其规则及名称的合同。无名合同，又叫作非典型合同，是指在法律规定中，未确定其规则及名称的合同。本科会计毕业论文
2、3 分类表的使用法方法
将合同档案分类归档过程中，年度、分类号以及件号共同组成档号，年度为签订合同的年份，与合同相对应的具体分类号码为分类号，件号是在相同年度、相同分类号中，按照合同签订时间顺序制定的流水号。;作为代码间裂解符号，代码用阿拉伯数值0～9标注。例如：201462002，该档号表示2014年度，借款合同中的第二件合同档案。
3 合同档案归类管理的注意事项
在把合同方案转交至档案室前，企业要安排一个部门，做好办理合同的相关工作，防止出现办理人员和部门相对分散，无法做好合同材料收集工作。
对合同编号实行统一编制，并由合同主办部门负责，从而有助于合同材料的统计、保管和利用。要按照相关原则编制合同编号。诸如，将合同分为几大类，同时采用特定符号标记，例如物资类可以采用WJ表示。随后依据时间顺序，在类别号里编制流水号。独立性是各个合同编号的特性，一旦制定，无特殊情况，不允许私自更改。采用合同编号排列法，对未移交的合同材料进行保管，从而实现简便、快捷地查找相关合同材料。
移交前，由合同主办部门统一负责收集合同材料，并保管好。相关文件多和合同档案数量多是合同档案的两大特征，因此，合同主办部门在收集合同材料时，要将与合同有关的一切文件资料进行收集。档案室要监督和检查合同主办部门合同材料的收集和保管工作，各部门相互配合、协调，确保合同档案的完整性。
合同主办部门在规定时间内，将年度全部合同材料上交至档案室。有些合同在签订结束后，存在变更、作废和解除等问题，难以确定合同最终办理时间。所以，尽量不要将刚签订的合同转移至档案室。对于此类档案，先由合同主办部门进行收集和保管，待合同办理时间确定后，转交至档案室。
4 结语
企业合同档案管理，对企业的发展起到极其重要的作用。传统合同方案的归类管理，大多采用分散式归类管理，给合同档案管理带来一定难度，不利于合同档案的查找和利用及统计管理。对于企业合同档案管理来讲，充分利用其管理特性，采用集分式管理能够更好地实现对于企业合同档案的有效管理。由此得出结论，在企业合同档案管理工作中，集分式管理效果更好，更加实用，更符合企业合同管理的需求，能够在企业合同档案的查找、使用及统计中达到显著效果。
参考文献
[1] 李林峰、企业合同档案管理难点问题分析及建议[J]、中国科技博览，2013（20）：231、
[2] 王志伟、企业合同档案管理初探[J]、机电兵船档案，2015（4）：40-43、
[3] 李莹、浅谈企业经营管理中合同档案工作的重要性[J]、商业文化月刊，2015（15）：83-84、
档案管理的分类方法篇4
[摘 要]在企业生产活动中，合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为企业发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。
[关键词]合同档案；风电企业；管理分类
doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2017、10、107
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02
合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。
1 企业合同档案的基本特征
对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。
1、1 法律性
法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。
1、2 凭证性
近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。
1、3 规范性
规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。
1、4 繁杂性
企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。
2 企业合同档案管理分类的优化措施
2、1 强化企业合同档案管理机制
建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。
2、2 加强合同档案之间的联系
企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。
2、3 实施合同档案的统一编号
为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。
档案管理的分类方法篇5
关键词：教务管理；信息化档案；规范化
随着科学技术的不断发展，传统的手工档案已逐渐被信息化档案所替代，其管理的方式方法也同样出现了信息化趋势，在档案的收集与整理，包括使用方面都越来越表现出自动化、网络化与实时性等特征。这不仅减轻了相关管理人员日常的工作负担，同时使得档案在查询与共享上也变得十分简单与便捷。教务管理工作是保证学校教育教学机制正常合理运行的枢纽，教务档案则为学校的教育教学在资料查证参考、数据统计分析及管理控制决策方面提供了重要且真实的数据资料，同时也为教学评估分析提供真实的数据支撑与评价依据。随着近年来高职教育的不断开展，其办学规模不断扩大，教学模式也得以不断丰富与更新，其教务信息档案也变得越来越重要。它从客观层面上反映了一个学校的整体教学管理水平，规范化的教务信息档案管理将为学校更好地开展教学提供基本保障。
一、教务档案管理工作中存在的问题
教务信息档案是学校教育教学中一种特殊的工作资源。它不单提供数据资料的查证，还可以为学校在管理决策上提供重要的数据分析与数据支撑。因此它是学校发展的一项重要的数据资源。但目前在教务信息档案管理工作中仍然存在一些档案管理的共性问题以及信息化管理所带来的特殊问题，主要体现在以下几个方面。
（一）部分教务管理人员档案管理意识不强
目前，部分学校的教务管理部门，尤其是学校内部的各个教学部门在教务管理工作中并没有安排或设立专门的教务档案管理人员。一般由教务管理人员来对相应的教学教务档案进行管理，而这些管理人员并没有经过专业的档案管理相关知识培训，或因教务教学管理工作所累，档案管理意识不强，没有更多的精力去面对繁杂的档案管理工作，从而造成了档案归档不及时、档案管理不规范、档案遗失等问题。
（二）档案管理规范及分类标准不统一
教务档案应根据学校在教育教学内容和形式对其所产生的归档件进行相应的分类，并对归档的形式进行统一。但目前仍然存在档案整理没有统一的分类标准和存档形式，大多是按照各个教务管理人员平时的工作习惯对档案进行存档归类，从而造成了在档案收集和数据调用的时候出现资料数据查询困难或有重复数据产生，使得档案的整体利用价值下降，同时降低了工作效率。
（三）信息化档案管理人员专业能力不高
随着时代的不断发展，档案信息化被越来越多地运用到教务档案管理工作中。但在教务档案信息化管理方面，由于大部分教务教学部门很难找到信息化管理能力和教务管理能力同时都能够达到要求的工作人员，而又没有足够的人手和精力去对工作进行分解，从而在信息化档案管理操作能力、信息化系统使用及维护能力、信息化档案安全保障等方面产生诸多问题。
（四）档案信息化管理工作还需进一步规范
档案管理工作在部分学校已经有一套基本的管理规范，但随着信息化档案运用越来越普及，对其信息化的管理从工作流程到具体工作内容仍然需要进一步完善，如信息化档案的存档与提交，通过什么载体对信息化档案进行共享与，信息化档案如何与纸质档案进行相对统一管理等方面都需要设立相应的管理流程及规范。
二、规范教务信息化档案的构成与分类
高职教务管理信息化档案是学校在各级教学及管理实践活动中所形成并具有一定价值的文字、表格、图表、图像、影音视频等相关电子档案；随着电子信息化的飞速发展，其文件类型也在逐渐增多，但无论其如何增加，教务信息档案仍然应该按照教务档案管理的规范进行相应的分类，以方便将来对这些档案进行查找与分析。
（一）教务档案的分类
关于教务档案如何分类，不同的院校可能会根据不同院校的教学特点以及教务管理人员平时的工作习惯进行不同的划分。笔者认为，从教务教学管理的日常工作内容和工作性质上来看，教务管理档案主要分成教务行政职能管理档案、教学管理档案及学生学籍档案三大部分，确定这三大类档案后再根据各院校不同特点进行相对细化。
1、教务行政职能管理档案
此类档案主要应包含国家相关的法律法规、管理条例、政策及实施细则等相关规定，学校及各院系有关教务教学管理的各项规章制度及实施细则，学校及各院系教务及教学管理相关工作人员的相关档案等。
2、教学管理相关档案
此类档案主要应包含各专业的专业建设、课程建设相关文件资料，各类课程开课及课程安排相关信息，教学实施与教学过程控制相关内容与信息，教学研讨、专业人才培养方案制定规划相关记录，各类考试安排与考务管理相关表格文档，各类学生竞赛文件、照片、视频等相关资料，教学质量情况调查统计及教学设施设备的采购与管理等相关材料档案。专业建设方面，相关档案资料可细分为重点专业建设与普通专业建设相关材料、专业建设调查报告与专业建设相关规划以及各专业的人才培养模式及计划进程等。考试管理方面，相关档案资料可细分为各类课程考试安排及考务管理相关表格、考试试卷及各类考核成绩档案，学生参与各类职业资格证书考试、英语、计算机等部级考试相关信息表格等相关档案。课程建设方面，相关档案资料则可细分为精品课程、公共课程、专业课程建设相关文档表格资料等。课程建设方面档案包含的种类较多，其存档形式应以课程为单位分别包含了课程教材建设材料，课程师资（包含教师的个人相关资料）及教学团队相关材料，课程相关教学文件、课程标准、授课计划、教案、课程演示文稿总结等相关材料，学生的实习实训作业及相关照片、视频，同时还应包含实践课程等相关信息资料档案。
3、学生学籍信息档案
此类档案主要应包含学校及各专业每学年的新生录取情况报表，学生相关电子照片、身份证复印件或扫描件，各专业班级情况表，每学期学生注册登记及学籍异动情况表，每学年毕业生情况信息表等相关信息档案。
（二）高职院校教务档案分类
随着高职院校的不断发展，在原有的理论教学基础上，高职教育越来越注重学生的动手操作能力与实验实训及创新能力，实践教学、顶岗实习越来越多地融入到高职教学范畴中来。教务档案管理本身就涉及学校在教育教学中的方方面面，是一个复杂的管理过程。若在原有的教务档案管理分类的基础上对这类档案进行规整的话，不但增加了档案规整的复杂性，容易产生错误，同时在档案整理与查询方面也增加了不小的难度。笔者认为，在高职教务档案管理分类上，应在原有的教务档案分类基础上再增加一项“校企合作与实践实习”信息档案类别，从而能够更好的对高职教育在校企合作及实践实习方面的教学档案进行整体的分类管理。这其中可包含校企合作相关规章及协议、校企合作“订单班”人才培养方案模式与计划、企业专家讲座教学、企业实践教学、学生顶岗实践实习及企业专家信息资料等相关信息档案。
三、教务信息化档案管理的规范性
高职教务信息档案不但涉及到学校日常教学中方方面面的信息，同时在校企合作、学生实习实践等方面也会产生大量的信息档案，因此在管理方面一定要采取必要的规范化措施以保障档案管理工作能够有条不紊的进行。
（一）规范信息化档案的类型
教务档案管理是一项严肃的工作，必须保证真实性，然而随着信息化水平不断提升，其文件载体与文件类型也多种多样，这在一定程度上影响了教务信息档案的统一性，对档案的收集与整理也造成了很大的困扰，同时也增加了档案的数据分析难度。因此，在教务信息档案管理过程中，必须要严格规范其文件存储类型和操作载体，以保证信息档案文件的统一性。
（二）规范信息化档案的文件命名格式
规范信息档案的文件命名格式，主要是为了方便档案有效的归类与查找，同时可以有效地避免档案的重复存储造成的数据冗余。
（三）规范信息化档案管理的操作流程
任何的管理模式都必须要有一套规范性的操作流程，在当前信息化的条件下，档案的收集整理与检索统计等工作，都可以利用自动化的信息技术来高效完成。这大大提高了档案管理人员的工作效率，从而能够最大限度地发挥信息技术的效能。
四、教务信息化档案管理的安全策略
当前，是信息爆炸的年代，信息载体随处可见，这也给教务档案管理工作带来了变革，使得其信息的查询与共享没有了时间与空间的概念。由于当前网络环境复杂，部分教务档案管理人员的安全意识不足，且教务档案有其一定的隐私性，因此，加强教务信息档案管理的安全意识变得尤为重要。
（一）加强教务档案管理人员的安全意识培训
通过多种渠道和方法对档案管理人员进行专业及能力培训，提高其计算机应用及软件操作能力，同时也要增强其安全防范意识。如不要将各种管理档案存放在公共的网络平台上，每一台服务器、计算机要确定其安全保障范围，服务器和计算机要有专人进行管理并设置相应的安全口令。
（二）从技术上完善安全防范措施
在教务信息档案系统中，设定专属的用户账户、权限及口令，规定和限制访问用户的合法性及操作权限。由专人通过定时备份和及时备份等相关手段，保存好教务信息档案相关数据，确保档案信息在遗失或系统瘫痪后能够以最快的速度恢复。教务档案管理的最终目的是更好地为学校的教育教学提供服务。在完善教务信息化档案管理工作的同时，我们还应该强化教务档案管理人员的管理意识，加强其档案管理的业务能力，强化管理流程和管理规范，从而使得教务档案管理工作能够更加规范、有效且顺利地开展。总之，教务档案管理工作是学校教学管理工作的基础，而教务信息化档案只是教务档案中的一部分。档案的信息化管理只是为档案管理工作所提供的一种工具，并不是档案管理的全部，因为纸质档案具有明显的原始性、真实性和权威性，这是信息化档案所无法替代的，如“学生相关信息”、“校企合作协议”和“相关的审批材料”等。因此，我们在对教务信息化档案进行规范管理的同时，一定要坚持重视纸质材料档案的存档与管理，并要做好两者之间的相对统一，以免在档案查找、利用、检查与评估的过程中出现材料缺失等相关问题。高职院校的不断发展和科学技术水平的不断提高必然会对高职院校的教务档案管理工作提出更高的要求。我们一定要充分利用现代化的资源和方法，科学有效地管理好教务档案，使其能够在学校今后的发展中发挥更大的作用。
作者:王田荣 单位:南京城市职业学院
参考文献:
[1]李文华、高校教务档案的功能及规范化管理[J]、中国成人教育,2010(16):36-37、
[2]叶建国、论高校教务档案管理[J]、考试周刊，2011(15):191-192、
档案管理的分类方法篇6
一、文书档案管理的新背景
首先，保管期限规定实行已十余年之久，在此期间对文书档案保管产生极大影响的即为电子化文档保存技术之发展，信息化技术的提高为文书档案的归类保存带来了极大便利，原有的纸质类文档保存不仅会占用大量的空间资源，并且文书档案管理存在其特殊性，需要管理人员对各种类繁多之文档的高度熟悉且长期任职，一旦需更换管理人员，带来的附加成本也是不可忽视之问题。另外，在环境保护日益发展的背景下，大量纸质文件保存带来的树木资源浪费也是现今各方呼吁建立电子化文档数据库的一大现实依据。各类数据库的建立与检索工具的完善为上述问题带来了解决方案，并且其所呈现的另一优势之处即为电子化文档的备份管理、云端储存多为永久性，且检索文件的便捷性与时效性也具有纸质类文档保存方法所不可比拟的优势。
其次，档案馆职能的转变。有学者提出“档案馆由封闭型向开放型转变以来，其用户结构由原来只为机关工作查考服务转变为以接待社会各界编史修志、学术利用为主”的观点，以分析文书档案管理所面临的新背景。职能分工的细化与社会科学的发展为档案学的研究带来的新热潮，且毋庸置疑的是，史学研究多是从微观材料出发来探析特定社会时代背景之发展的一门学科，做好文书档案的归类管理即可对现今管理储存文档提供一个科学合理的标准，并且对未来史学研究的发展能够奠定良好的基础。
二、文书档案保管期限划分方法及其问题
保管期限规定第七、第八条分别对永久保管与定期保管的文书档案进行了规定，其附属性文件《文书档案保管期限表》（以下简称“保管期限表”）则对定期保管的标时制文件保存进行了细化标准，但如若从规范性文件的字面含义解释，即可发现现今对于文书档案管理的“永久”与“定期”划分便存在着语义含混的弊病，譬如保管期限规定第七条第三款认定“本机关职能活动中形成的重要业务文件材料”为永久保存，而第八条第一款规定“本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料”为定期保存。首先对于何为“重要”、何为“一般”的文书档案并没有一个准确的学理或实践形成的界定标准，其次，倘若根据一定的限定性文字制定出进行文书档案保管的“重要”或“一般”标准，其带来的问题便是文书档案保管期限十四条规定的“本规定适用于各级党政机关和人民团体，军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”，由此可知，几乎社会系统内所有的行政主体、企事业单位都依照或参考此标准进行，其在社会活动中形成的数目繁多、种类?驮拥奈募?也无法按照上述重要或一般的标准进行归类。
三、合理化建构：三分法向二分法的转变
档案管理的分类方法篇7
【关键词】信息时代 艺术档案管理
文化艺术档案是民族文化、先进文化的重要载体，是文化艺术创作与生产的基础保障，文化艺术档案也是档案工作和文化工作的重要组成部分。档案中的艺术档案是档案家族中的重要成员。艺术档案的建立完善，能够全面系统详细地反映出一段时期内的我国艺术生产、发展、教育的艺术成果，能够全面记录艺术家、艺术教育工作者对于艺术教育留下的足迹，是我国艺术发展的研究创作、教育交流等方面不可缺少的重要信息来源。本文将对艺术档案的管理工作进行简要分析。
一、艺术档案管理的重要性
对于档案的管理首先要从认识上给予重视。首先，管理核心人物就是单位的领导，所以领导对于艺术档案管理的认识程度如何直接决定了这个单位在艺术档案管理中质量的高低，领导的重视是档案管理工作顺利开展的保障。其次就是管理档案的工作人员，也要从根本上提高对档案管理工作的认识，加强对于档案管理工作知识的学习。只有做好了这两方面的工作，才能在根本上保障艺术档案工作的顺利开展。
二、建立完善的管理制度
档案的管理工作是有法可依的。要严格遵循《档案法》《艺术档案管理办法》的有关规定。结合本单位的实际制定《艺术档案归档制度》《档案的借阅制度》。根据法律法规完善规章制度，使艺术档案管理工作有法可依，有章可循，真正能够让法律在档案的管理中发挥应有的作用。对于艺术档案的收集、归档工作，各个部门要通力配合，要制定相关人员的工作规范和职责以及相应的奖惩措施，上纲上墙，真正做到一岗一人，保证艺术档案工作的顺利开展。在完善制度的同时，也要制定相关的监督管理规范，利用制度约束工作人员做好档案的收集工作，保证单位的艺术档案管理工作规范有效。
三、建立档案归档范围和方法
（一）形式分类法。不同的档案资料进行不同的分类，目前有的资料有文字、图片、视频和数字档案几种形式。通过不同的形式进行相关的归档分类。
（二）年度分类法。根据档案的归属年度进行一年的分类的方法。
（三）内容分类法。艺术的形式不同归档的类别不同。艺术档案有个人艺术简历、剧目类
以及综合类等。
（四）专题分类法。不同形式、不同年度、不同内容，但同一主题的艺术档案的归类。这些都有利于专题的寻找。对于艺术归档还有一种形式就是书画的归档，书画的归档都需要做专业的装裱，放置在干燥的地方进行存放。
四、艺术档案的信息化建设
艺术档案的管理工作要与时俱进，加强档案的信息化管理建设。首先要做好艺术档案的数据库建立，传统的艺术档案的目录检索册，在信息化艺术档案的管理工作中同样需要检索数据库，建立数字化的艺术档案管理档案库是信息化的重要部分。其次要做好日常信息化管理工作的录用工作，信息档案的建立不是一日完成的，需要在日程的管理工作中加强数据的归档工作，以确保不同部门的不同档案及时归档进行信息化的综合处理。信息化档案建设工作的重中之重就是信息的数据整理管理工作。对于信息化的档案建设，要加强对于艺术档案数据形式的数字化处理工作。
五、挖掘档案宝库，走艺术档案特色之路
艺术档案是一个宝库，档案的优化和挖掘工作就显得尤为重要。艺术档案是一个综合的整理过程，但每个单位都有自己独特的艺术特色。在艺术档案的管理工作中，作为艺术档案的工作人员，要充分了解本单位的艺术特色，把能够体现艺术特色的档案挖掘整理出来，提高本单位在艺术领域的知名度，促进与各地艺术交流活动的开展和传播工作，满足公众对档案的需求利用。
六、提高艺术档案工作人员的素质
艺术档案管理工作的顺利开展离不开档案工作人员。档案人员素质的高低直接影响着档案管理工作的成效。对于艺术档案工作人员，首先要在思想上强化意识，培养工作人员的事业心和责任心。档案的管理工作繁琐复杂，艺术档案更多的是涉及各个艺术方面的专业性知识，所以就要求档案工作人员加强对自身艺术感的培养和档案知识的学习，以及信息化数字管理能力的提高。艺术档案管理工作人员只有全面加强自身的素质修养，才能更好地做好艺术档案的管理工作。
七、加强文化艺术档案的收集
文化艺术档案的内容非常丰富，文学创作，艺术表演，美术、摄影，社会文化，艺术研究，艺术教育，文化交流，个人艺术等活动中形成的具有保存价值的各种艺术材料（包括文字、声像、照片、实物等载体形式），均属归档范围。一是做好对录音带、录像带、照片、唱片、光盘等非纸质载体的艺术档案材料的收集工作。将每一单项（盒或盘）作为一个保管单位，单独编排档号，并采取按年度结合内容的方法分类整理和编号。其中与文字材料有直接联系的应编写互见号或互见卡。为便于利用、保管和安全，我们对文学剧本、导演阐述、剧本审查意见、与剧本内容有关的依据和历史考证材料、取材或者改编前的原作、服装（道具）设计图、演员定妆照（场景）、工作日志和主创人员艺术创作总结以及获部省级奖的证件、复印件，都进行了备份。二是做好个人艺术档案的收集工作。个人艺术档案反映了每个艺术工作者的工作成绩，业务水平和创造能力，它是对艺术工作者进行艺术考核，评定艺术职称，晋级等工作的必要依据。档案工作人员在平时剪报和收集各种资料过程中，对于剧团最近的演出、活动、会议等都要做到心中有数，平时还要做一个有心人，留意报刊、杂志的报道，将相关资料收集起来，并及时归档。用科学的方法对文化艺术档案进行整理、分类、编目立卷、归档以及提供利用。艺术档案的编目，可以结合本单位的实际，借鉴文书档案、图书资料的编目办法。
总之，艺术档案的管理工作是文化艺术中的重要内容，是记录艺术发展的重要环节，也是艺术教育和研究工作的重要数据库，是造福后代的重要财富。在新的时代，在信息化发展的今天，我们要充分认识艺术档案管理的重要性，要从思想上、方法上、内容上，全面做好艺术档案的管理工作，保障实现艺术档案管理工作的顺利发展。
参考文献：
[1]高俊、我市档案管理工作不断迈上新台阶[N]、承德日报，2008、
[2]赵天勇、地区交通局档案管理工作见成效[N]、铜仁日报，2008、
档案管理的分类方法篇8
关键词：高校档案 管理系统 归档管理
《高等学校档案管理办法》，这是教育部和国家档案局从法律层面对档案工作管理章程。该规章令具有较大的法规强制性和行政权威性，并且进一步加强了高校档案工作，贯彻落了实科学发展观。山东省档案局等下发《关于认真贯彻实施的意见》，这对高校工作中的档案管理工作具有重要的现实指导意义。
一、档案的分类
就目前而言，各大高校在实际工作中将档案分为几大类，分别是：DQ类 （党群）、XZ类（行政）、JX类（教学）、KY类（科研）、JJ类（基建）、SB 类（设备）、CB类（出版）、WS类（外事）、CK类（财会）、SX类（声像）、SW类（实物），类目采用字母标识，如：“WS”即“wai shi”（外事）的简称、“SB”即“she bei”（设备）的简称、“CK”即（财会）的简称。归档的档案载体形式包括纸质、电子、照片、光盘等。
二、档案归档整理
档案归档是将归档的材料按照有序的规律整理并方便查找的过程。现有的归档方法是按照文件档案的自然形成规律，然后再按照不同文件的价值区分，这样有利于档案取用、保管，并引入计算机软件等电子管理系统进行辅助管理，满足了纸质、电子整理的一体化要求。这种档案归档管理方法是材料的内容更加真实，页面更加整洁，同时丰富了材料的内容，使其图文更加清晰，格式得到了统一化要求。
三、确定档案归档时间
不同群体的档案归档时间有所不同，教学、党群、行政类等档案是第二年六月底前归档。会计档案归档时间与其他的有很大不同，它是在会计年度结束后，由会计部门的档案管理科暂时保管一年，保管一年后的第二年六月底前归档。
四、明确档案保管期
在高校的档案管理中，档案保管期限尤为重要，考虑档案文件应有的保存性价值和实际工作中运用中的需要，将档案的保管期限划分为定期类保存和永久类保存，其中定期类保存分：定期10年和定期30年。按照原则，不同的年度、保管期限的文件不能混淆，要将其界限分明的放置。为了便于查找，档案编号要遵循一下原则：简单合理、统一唯一。
五、存档档案移交
档案移交的时候，交接档案的双方当面检查，档案室要根据档案相关标准进行验收，对于提交的档案中不符合要求者给予退回并对要求其限期改正，待整改完成后重新提交。移交时填写材料交接目录备查。
六、归档文件材料整理
（1）归档文件应采用“件”，一份文件是一件。如：文件定稿、正本组为一件，文件定稿附在正文的后面；对于有发文稿纸的文件，正本的文件、发文的稿纸、定稿的文件组为一件，定稿文件在后，正本文件在前；有原文件的和复印件的，原件和复印件组为一件，复印件附在原文件的后面。（2）归档文件立卷组合。该过程是一个相当繁琐的过程，首先要把文件按形成的年度分开，之后根据文件里的内容分开，最后再根据文件的保管期限进行整理。（3）纸质归档文件的修整。要对文件的破损及时进行修正，文件内容有图表、照片等模糊不清时要进行加边修补和文件裱糊，字迹模糊或易退变的，应及时予以复制；加入文件幅面过大，要合理的进行纸张折叠，最终整理成A4纸大小，但一定不能影响其日后的使用。同时要注意归档文件的装订，最好不用容易生锈腐蚀和氧化的金属材质或塑料材质装订。（4）档案的装订。每份文件以“件”为整理单位，在遇到页数较少的文件，采用棉线、不锈钢针在左上角进行直角缝纫装订。如果遇到页数比较多的文件，可以采用在文件的左侧（距离文件左边约12L，上下装订孔距文件上下两边各约70L），用三个孔穿线的装订方法进行穿线装订。文件的装订要保证文件完整（不漏页）、整齐，以及美观、牢靠为装订的原则。（5）编页与加盖归档章。文件编页的方式一般以“件”为小单位，只要有文件标识的页面或有文字的页面都应该进行编页，页码标注在页面正面右上角。归档章包含的内容有文件年度、文件件号、文件保管期限、文件页数、文件机构问题、文件全宗号等六个内容，盖在文件第一页的中间上端空白处，注意归档章加盖的位置，不要遮挡文件的任何内容。（6）编目。按档案整理要求填写文件归档的目录，并放置在盒内的目录前。1、件号：填写文件归档的顺序号。2、责任者：文件的署名者或是发文机关。3、文号：文件发文的字号。发文的字号要填写齐全，不能简化，发文字号包括顺序号、发文机关代字、年度（用全角左龟壳型括号“〔〕”括入）。4、题名：即文件标题。对于没有标题或标题太过于泛泛，无法清楚表达文件其真实内容的情况下，可以自己定义标题，在定义的标题外加“英文左方括号[ ]”。5、 卷内备考表。卷内备考表会记录本卷内发生的文件补充、损缺、销毁等各种情况，由组成整理本案卷人员在立卷人处签名。6案卷装盒。将文件年度相同、保管期限相同、机构问题相同的案卷放在同一盒档案盒内。
七、录入档案管理系统
省内各高校均在运用档案管理软件处理高校档案数据，利用档案管理系统对档案进行目录、全文分类管理。（1）档案信息录入和归档。归档立卷部门录入相关的数据，在数据录入完成后提交，由档案系统管理人员对数据进行统一审核，档案室（馆）审核录入档案文件数据的准确性和完整性，归档立卷部门或档案室（馆）按照相应的规定划分类别、年度和保管期限等。（2）组卷归档。立卷归档部门录入相关文件数据，选择相关数据组卷，填写案卷信息，按相应类别、年度和保管期限归档，将案卷信息提交审核，档案室（馆）负责审核案卷和卷内信息的准确性和完整性。（3）学籍成绩归档。招生就业办公室、学生处录入学生学籍成绩等数据文件，部门档案负责人对相应学籍案卷和卷内数据的准确性和完整性进行审核。（4）实体财会档案归档、 财务处档案员录入相关数据，会计档案负责人对各实体财会档案数据的准确性和完整性负责。（5）打印移交目录。归档立卷部门打印档案移交登记表、目录和入库交接表等。
八、电子档案的异地备份。近年来。中国档案局、馆长会议要求异地进行备份重要的档案，要作为保证档案安全的一项重要的制度来实施，强调出对于电子文件中安全较低系数的，异地进行备份一定要普遍实行。从那以来，各地档案馆之间陆陆续续地签订了异地备份档案基地的协议，而签署协议的档案馆绝大多数尚未进入实际操作阶段。
