物业档案管理(精选8篇)

物业档案管理篇1

关键词：知识管理 公共管理 物理管理 逻辑管理 人本管理

中图分类号：G25 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（c）-0155-01

随着研究的深入和知识的发展，当今学者们越来越多的开始将新的管理知识融合在档案管理工作中来，使得档案管理工作更加效率化、科学化、标准化和系统化。随着实践的深入和管理理论的逐渐丰富，档案管理工作也变得日渐丰满起来。该文主要分析了当前的热点管理理论――知识管理、物理管理、逻辑管理、公共管理、人本管理和人力资源管理在档案管理工作中的应用。这些理论对于改善企业档案管理环境、提高管理效率、体现档案价值有很大的作用。

1 现代管理理论在档案管理工作中的应用

1、1 知识管理在档案管理工作中的应用

知识管理包括知识和管理两个层面。知识是人们在实践中积累起来的经验。企业档案是指企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件和材料。它是企业取之不尽用之不竭的战略资源。它见证了企业的发展历程，记录了企业在生产销售、经营决策、财政支出以及人事运作方面的历史情况和现实情况[1]。企业档案作为一种重要的知识资源，等同于企业的无形资产，它是企业各项决策的依据以及赢得信誉的基础。由于它的内部显性和外隐性的特点，只有通过知识管理才能使企业充分发挥自有的资源优势，使企业提高竞争力，增加产品价值，赢得客户满意。

知识管理是管理领域在知识环境下的新生事物，是网络经济时代的管理思潮和方法。知识管理应用于档案管理中要求拓展和完善企业档案管理的职能；要求档案管理组织发生变革；档案管理模式由被动工作变为主动服务。

1、2 公共管理在档案管理中的应用

公共管理是将管理学理论应用于公共领域的一种对于公共行政、公共事务和社会公益事业的管理。其目的是推进社会整体协调发展和增进社会公共利益的实现。公共利益主要表现在为公共物品的提供与服务。因此公共管理应用于档案管理的核心是提供公共服务。在新形势下，档案学思想的发展方向为公共事业，趋向一种公共管理性，可以说，在档案管理新思潮中，已有明显的公共管理的渗透与影响。

进入21世纪，随着计算机网络技术的普遍发展和档案电子化、信息化建设的逐步实现，人民对诸多信息的渴望，档案资料作为一种信息资源，在互联网技术的推动下，开放性也逐渐增强。档案事业不再是国家层面的秘密，在服务与存在领域也有很大的扩展。公众可以通过各种渠道免费获得更多的信息资源，在大众思维中也将档案管理视为社会管理。可以说，档案管理应用公共管理与实践中是社会发展的必然趋势。

1、3 物理管理和逻辑管理在档案管理中的应用

物理管理就是按照形象思维和手工管理的方式进行的管理方式。逻辑管理是按照抽象思维的方式进行的管理。档案是由介质（物资载体）与信息（精神内涵）两部分组成。物理管理的对象是档案的物质介质，逻辑管理的对象是档案的信息内容[2]。对档案管理工作的这两种分法的分界点是电子档案的产生。在电子档案产生以前，档案管理以物理管理为主，之后以逻辑管理为主。之所以研究物理管理与逻辑管理，是因为管理的对象不同其方式方法和侧重点也不同，所需要的技术也不同。

传统的档案管理时代，虽然已经有了如密集架、提档机等工具，但仍以手工管理为特征，基本模式为人档案。电子档案产生以后，管理的基本模式为人计算机档案。其工作方法也不同。在物理管理过程中，人们更注重的是库房、框架、卷宗、纸张等有形的东西。而逻辑管理时代，人们更多的用到的是抽象的东西。总之物理管理和逻辑管理是继承与超越的关系，二者不可偏废。

1、4 人本管理在档案管理中的应用

人本管理就是以人为中心的管理，它是创新管理的核心。人本管理的任务之一就是充分的调动员工的积极性和创造性，以达到个人的自我价值和企业经营目标的实现。我们说，尊重人是现代企业管理的核心价值观，开发人的潜能是核心内容打造高素质的团队是企业可持续发展的基础，凝聚人的活力是企业的核心竞争力[3]。要想使得档案管理工作更有效的为人民服务，必须坚持以人为本的管理思想，更好的发挥人的主观能动性和创造性。

然而，在现实的工作中，我们发现在档案管理工作中，根本无法满足从业人员需要。表现在，从业人员薪资待遇低、晋升机会少、工作地位低、工作内容得不到组织的认可、几乎没有继续教育的机会；档案管理工作的配套设备跟不上。加上档案管理工作的繁杂性和枯燥性，使得很多从业者深感乏味和疲惫。正是由于组织内部缺乏有效的激励机制，才使得组织内的档案管理工作效率低下，质量不达标。只有引入人本管理的思想，尊重人、把人的全面发展作为组织的目标，制定有效的激励机制，才能更好的促进人的全面发展，调动员工的积极性，从而提高从业者的责任意识、规范意识、服务意识和反馈意识[4]。进而提高档案管理工作质量。

2 结语

总之，随着人们认识的深入、理论的丰富，将来会有越来越多全新的管理理论应用在档案管理工作中去。该文只是简单的分析了这几种理论在档案管理工作中的应用，其中每一个应用都需要大量的实践工作去丰富和完善。

参考文献

[1] 韩霞、档案管理若干问题与对策分析[J]、管理科学与经济学，2014（7）、

[2] 徜灌林、论档案的物理管理与逻辑管理[J]、档案学研究，2001（2）、

物业档案管理篇2

物业档案是在物业管理活动中形成的,反映物业状况、业主和住户变迁以及物业服务企业管理、服务、经营活动情况,具有查考利用价值的不同载体和形式的历史记录。它是小区物业管理基本状况的综合反映,是开展物业管理工作的基础和依据,一般归业主所有。

一、根据物业管理特点完善档案内容

物业档案的形式多样,主要有档、图、卡、册、表。“档”是指在物业管理活动中形成的各类文字材料,包括早期介入文件、接管验收文件、委托管理合同副本、租赁合同副本、业主和住户来访记录等,是物业档案的主要组成部分。“图”是指根据实际需要绘制的房屋分幢平面图、房屋分户平面图、房屋分层分间平面图、屋内线路图、管道走向图、井下水道位置图等。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片,包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量,提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业主情况登记表、房屋装修申请表等。物业档案管理状况是考察评定物业服务企业资质情况的依据,是检验小区物业管理水平的标志,所以加强物业档案管理至关重要。

二、建立健全物业档案管理制度体系

物业服务企业应根据《档案法》、《公司法》、《合同法》、《物业管理条例》等有关法律法规来制定物业档案规章制度,使其覆盖物业档案的收集、整理、归档、移交、日常保管、提供利用等各个环节,以制度的形式对其具体操作行为作为规范。在此基础上要狠抓落实,明确责任,依法管理,确保物业档案各项管理制度的执行力度和执行效果,做到有章可循、有法必依,使物业档案管理逐步变成自觉的行动,逐步进入制度化轨道。

三、加强物业档案流转的规范性

物业档案是某一区域物业管理的原始记录,具有从属性与唯一性,其产权属于全体业主共同所有。但其使用保管权却时常异动:小区建成后,在办理物业承接验收手续时,由小区建设单位向小区物业服务企业进行相关档案的移交,包括竣工总平面图,单体建筑、结构、设备竣工图,配套设施、地下管网工程竣工图等竣工验收资料,设施设备的安装、使用和维护保养等技术资料,物业质量保修文件和物业使用说明文件以及物业管理所必须的其他资料;物业服务企业在受聘管理的期限内,对物业档案负有形成、收集、归档和妥善保管的职责;并应在物业服务合同终止时将上述资料移交给业主委员会;物业服务企业变更后,业主委员会再将物业档案移交给新的物业服务企业,原物业管理单位也应该将物业开发建设的文件材料和在物业管理中形成的维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。移交时,双方要查验移交档案的数量及质量,并履行签字盖章等相关移交手续,确保物业档案的来源清楚,去向明确。

四、注重物业档案在物业管理中作用的实现

在物业管理中,物业服务企业在为小区居民服务的过程中形成了大量的动态档案,包括各种交费、报修、维修记录,业主出租情况记录,、投诉及解决办法记录,参与街道、社区居委会活动记录,冬季、雨季以及重大节假日进行安全检查的记录,对房屋共用部位和公共设施进行日常管理和维修养护的记录,对违反规划私搭乱建和擅自改变房屋用途等行为的记录等。这些物业档案系统而翔实地记录着物业管理各方面的情况和数据,其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果。因此,物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源,是物业服务企业开展物业管理、提供物业服务、处理突发事件、解决物业纠纷的重要依据。通过物业档案,物业服务企业可以全面地了解业主(或住户)的情况与需求,从而为业主(或住户)提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如,当从档案中了解到住户大部分是工作繁忙的高收入阶层时,可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务;而如果住户中老年人较多,则可开设“老年人活动室”等场所。

五、加强物业档案管理中现代化手段的应用

物业档案管理篇3

关键词：实物人事档案；价值作用；档案管理

作者简介：吕泽萍（1981-），女，山西朔州人，山西省电力公司人事董事部，助理政工师。（山西　太原　030001）

中图分类号：F272、92?????文献标识码：A?????文章编号：1007-0079（2012）33-0014-02

随着社会经济的发展，实物人事档案的重要性颇为凸显，在各级政府、企事业单位的日常管理中，实物人事档案服务对象和用途日益广泛。既有新入职的大学生、研究生、博士生，也有在职的员工与领导干部，更有离退休的老干部，甚至还有已经过世的老革命、老干部；既有同一单位的同事同仁，也有上下级单位的对口部门，实物人事档案工作者在为广大干部员工服务的过程中常常要面临很多特殊情况。实物人事档案工作越来越贴近个人学习、工作、生活的方方面面，实物人事档案管理工作受到的重视程度也越来越高，其本身所具备的利用价值值得我们深入探讨，以便进一步提高实物人事档案管理的水平，以适应不断变化的现代人力资源及人事管理的需要。

一、实物人事档案的概念及其特点

“根据档案载体类型，档案可以划分为纸质档案和非纸质档案。非纸质档案又分为两种，一种是传统载体档案，如甲骨、金石、竹简等为书写载体的档案，另一种是新型载体档案，如以照片、录音、录像、软盘、光盘等感光、磁性材料为书写载体的档案，在日常工作中，人们把新型载体档案归为声像档案，把传统载体档案归为实物档案。”[1]在当今信息化管理的时代，“实物人事档案”是“实物档案”的一个分支，同时也是一个有别于“电子档案”、“数字化档案”等声像、电子信息档案的相对性的概念。顾名思义，实物人事档案是指具有人事档案属性（以纸质为主）的材料通过收集整理而形成的人事档案定本。

1、以“纸质材料”为载体的特殊“实物”属性

“传统载体档案特别是纸质档案的原始性，是由它的形成规律和自身特点决定的。”[2]实物人事档案的主要特性之一就是其“实物属性”——纸质，它是人们在社会实践活动的当时自然形成的，贯穿一个人从出生到死亡的生命活动，并在其中直接形成的忠实的原始的第一记录。实物人事档案全面覆盖了一个人从入学、就业、提职、退休乃至死亡等一系列社会活动，融原始性与记录性于一体，必须借助“纸张”这一载体才能保存记录；而电子人事档案则主要借助于电脑、计算机存储等电子设备、信息数据管理软件（如ERP等人力资源管理数据库、软件）保存利用。

实物人事档案主要是强调以“物质实体（主要是纸质材料）”为载体，具有形体直观的特点，直接反映了本人的各发展阶段和各方面工作取得的业绩，具有较高的查考价值。电子档案在其天然的查考便利的优势下，相比较原始的“实物人事档案”具有一定的劣势——可变性较大，由于信息技术的发达和道德风险，其“真实性”不如“实物人事档案，实物人事档案一旦发生“涂改”、“替换”等风险，通过司法鉴定、法律证据链条推理等手段完全可以排除风险，还实物人事档案本来原貌。

2、实物人事档案材料具有独特的形成规律

一是主要依靠人事档案管理人员的主动收集与各相关业务部门的积极送交两个途径，个别在职学历学位材料、荣誉、专家资格等则有可能由本人转交业务部门经鉴定后收入其实物人事档案。

二是大部分实物人事档案材料都是由本人填写形成的，如“履历表”、“自传”、“学年自我鉴定”、“入党志愿”、“劳动合同”等材料。

三是“实物人事档案”的形成具有独一无二的“原始性”。“传统载体档案，特别是纸质档案，因为字迹或者是档案内容信息与纸张或者是记录载体的不可分离性，档案原始性的外在表现是档案载体的唯一性，档案是独一无二的。”[3]实物人事档案与档案所有者本人的生命生涯息息相关。可以说，一个人的生老病死、身份变迁、职业生涯变化都要在其档案中有所体现。

四是人事档案具有特殊的历史沿革，政策性比较强。主要服务于各级政府、企事业单位的人力资源、人事管理工作，具有不可替代性。虽然今后信息化管理的要求不断提高，但是，实物人事档案的本体和载体地位无可动摇，甚至有着超越电子信息档案的重要地位，因为人事档案基本属于不可再生资源，即我们无法补制“原汁原味”的档案材料，就像时光无法倒流一样，一些重要的档案材料一旦丢失则无法补齐，因此，在当今信息化的时代，我们越发要做好实物人事档案的保护与管理，确保电子信息档案的数据来源真实、有效、可靠、可信。

二、实物人事档案的现状及发展趋势

1、新旧体制转轨时期的管理现状

目前，实物人事档案管理体制基本处于新旧体制转轨时期，既沿袭旧制，又有突破的趋势。

一是“身份管理”模式淡化。现人事档案管理主要按照中组部制定的《干部人事档案管理办法》执行，虽然名称上还带有“干部”二字，国家没有出台针对实物人事档案管理的新政策，但是，随着管理的进步与改革，从过去的“干部档案”、“工人档案”的“身份”之分，到目前的“员工”档案，实物人事档案基本上不存在区分“干部”身份，所有人员的实物人事档案管理标准统一，格式一致，有利于对档案的统一管理，以往管理“脱节”的现象也得到了很大改善。

二是“格式改版”已成定局。随着“关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知”[组通字（2012）28号本通知自2012年7月1日起实施]的正式，之前“呼声很高”的困扰实物人事档案工作多年的档案材料大小、格式问题得以彻底解决：今后实物人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型（297×210mm），材料左边应留有25mm的装订边。A4纸型的干部人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3孔装订，中间孔距上、下孔（从孔中心算起）83mm，下孔距材料底边54mm，孔中心距左边沿12mm，孔直径为5mm。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料，不需要重新打孔和裱糊。这大大减轻了实物人事档案工作者的工作负担，避免了实物人事档案管理中不必要的“裁剪”、“裱糊”麻烦，也节省了一大笔相关工具的配置费用，符合现代管理的本质需要，更大程度上的保护了实物人事档案材料的原始完整性。

三是审核管理重点转向“内”求。根据中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》（组厅字[2006]5号）要求，今后实物人事档案审核的重点较以往侧重于实物人事档案外观整齐规范不同，增加了对“干部人事任免材料”内容的审核，并强调干部任免考察材料不得缺失的审核重要性。特别是对干部任免材料中的“三龄一历”（出生时间、参加工作时间、入党时间、学历）等材料的重点审核以及干部工作学习培训经历履历填写的规范要求都予以了强调，这充分显示了实物人事档案的内在核心价值得到了充分的重视，也侧面彰显了我国人事管理的进步和科学，为实物人事档案管理注入了新的内涵。

2、实物人事档案与电子人事档案匹配对应同步动态管理成趋势

随着ERP（企业人力资源管理信息系统）以及人力资源管控系统等现代管理手段在人事管理工作中的深入应用，实物人事档案管理需要与电子人事档案信息系统不断对接，实现数据交互，人事信息的动态更新、及时性得到了前所未有的重视，这是基本的管理需要，但也是实物人事档案管理突破瓶颈的所在。目前，不同程度地存在着员工人事电子信息同实物人事档案不对应，或者口径不同，甚至缺失。主要原因在于：信息化管理的初期，实物人事档案信息如何快速及时转化为电子人事信息是困扰广大实物人事档案工作者及人力资源管理工作者的一大难题。但是，这是现代化管理不可避免的突破与变革，我们不能因循守旧，而要大胆革新，努力寻找出适合解决问题的捷径与方法，早日实现实物人事档案与电子人事档案信息管理的畅通无阻、动态更新。

三、实物人事档案独特的价值作用

随着实物人事档案所涉及的个人上学、就业、调配、提职、离退休高职待遇、特殊工种待遇的密切度越来越高，实物人事档案的附加法律价值也越来越凸显，主要体现在以下几个方面：

一是实物人事档案存有个人学历的官方认证材料，方便根据个人的就业、人才引进落户、提职等需要，为本人提供组织可采信的证明，特别是学历学位证书丢失无法补制的情况，可以通过组织人事部门申请查借阅人事档案予以证明。

二是人事档案存有个人家庭关系、社会关系的政策采信材料。即在干部履历中，本人填写的配偶、子女、主要家庭社会关系等，在涉及个人财产（遗产）分配、继承等民事法律经济活动中具有较高的可采信力，随着社会经济活动的不断发展，民事财产领域的经济法律关系不断复杂化，公证机构、法院、仲裁等有关认证机构均需要从本人的人事档案中调阅、取证。如证明本人的原配、证明财产继承子女（特别是有过再婚、再育史）、已故人员财产分割等涉及法律、公证程序的民事经济活动中，均需从人事档案中予以取证。鉴于人事档案真实的、原始的、早期形成的特性，这些档案材料看似平凡，甚至在本人填写时也认为不重要的信息，在涉及以上诸多特殊民事法律关系调整的活动中，反而成为最具有证据采信的关键材料，这也提醒每一位公民在填写自己有关人事档案材料的过程中，认真对待，如实填写，以免造成不必要的麻烦和经济纠纷。如填写子女一栏时，要填写自己子女真实的姓名、年龄等相关信息，不要漏填、误填，以免在遗产分割时，无法证明。

三是实物人事档案主要服务于本人退休，军人、干部身份确认，独生子女生育证明及退休后工资待遇等有关信息的采证、查考、利用。

目前，劳动社会保障部门审批退休的主要依据就是其本人的实物人事档案；特别是具有高级职称待遇的，也要从实物人事档案中存有的专业技术资格评审原件中予以取证；根据有关政策，如果曾经从事过锅炉、焊接等高危专业特殊工种的，也可以提高退休工资待遇，前提是在其实物人事档案中存有相关档案材料记载；个别单位在重要领导岗位考察任用时要查阅其实物人事档案中关于计划生育证明材料。实物人事档案的重要性越来越受到人们的重视，同时人事档案管理工作的服务也日渐突出，使来查借阅档案的每一个人都心情舒畅，让他们切实感受到高质量的实物人事档案服务的热诚和高品质的服务质量，也成为实物人事档案工作者不断提升管理水平，突破瓶颈的重要动力来源。

四、加强实物人事档案管理的措施和建议

1、加大对实物人事档案保护管理重要性认识的宣传培训力度

虽然现代化人事信息管理手段带来了便捷与进步，但是，依然不能忽视实物人事档案的重要性。正如前文所述，实物人事档案具有特殊的不可替代性和广泛的使用用途及价值，我们一定要广泛宣传实物人事档案和员工自身切身利益的关系，营造出人人爱护、积极主动、和谐培和、畅通无阻的实物人事档案管理氛围，通过会议、网络、论坛、报纸刊物，结合有关现实案例，举办培训和答疑，使员工从自身角度重视其档案材料的填写、保存、转递，从源头上形成正确、科学的实物人事档案材料。

2、加大对高素质实物人事档案管理人员的培养和配备

高素质实物人事档案管理人员的配备是提升实物人事基地综合管理、信息化管理的必然要求，没有高素质工作者的有力执行，实物人事档案的安全性、真实性将无法保证，这也是信息化、集约化、精益化管理的现实需要。反之，能够把实物人事档案管理工作做好的同志，也一定是综合素质高，可信可靠，具有强烈的责任心和奉献精神的好同志。不管做什么工作都能做好，因此，从某种程度上说，实物人事管理岗位也是为企业单位培养优秀人才的基地，更应当受到重视和支持。目前，从事实物人事档案管理岗位的同志都比较年轻，正是培养和锻炼的好时机，我们一定要跟上改革的浪潮，为实物人事档案管理事业作出应有的贡献。

3、进一步优化实物人事档案的管理条件和环境

工欲善其事，必先利其器。按照实物人事档案格式改版的要求，过去使用的旧的档案管理设备和装备也面临着老化更新的挑战和机遇。我们要抓住这一改版的时机，对原有的实物人事档案管理设备情况进行摸底，查找缺陷，做好设备更新的准备工作，为实物人事档案的保存、管理创造良好的条件和环境，从而更好的为人事管理提供可靠、优质的服务。

4、协调好ERP等电子管理信息系统与实物人事档案的动态生成关系

鉴于目前处于改革的过渡期，ERP等现代信息化管理系统与实物人事档案两者之间暂时的数据转移瓶颈问题可能需要增加大量的人工成本，企业单位可以抽调人员成立临时性的专业工作小组专门负责信息录入及转换工作，待基础数据底盘基本进入信息系统后，利用现代数据终端集成采集信息技术，修订各业务生成部门的职责范围，将任务分解到各责任部门，对应到相关岗位，纳入日常管理范围，这样权责明晰，保障了信息录入的可靠性和录入速度，避免了信息动态更新速度慢的问题，也实现了电子信息档案系统与实物人事档案的同步生成，动态更新。

总之，实物人事档案的管理模式已经发生了巨大的变革，管理信息化的进程也在不断提速，伴随着公司精益化、集约化、标准化的改革进程，笔者相信，实物人事档案管理事业将进一步发挥其应有的积极作用，为企业事业的稳定发展，为人力资源、人事管理打好坚实的基础。这就更需要人事档案工作者本着用心服务大众，利人利他的理念，以及时刻保持高度的责任心来做好有关工作，把为他人服务好作为自己的追求，把服务对象的事情当做自身的事情来办，做广大干部员工的“贴心人”。

参考文献：

[1]江仙菊、实物档案的价值作用和归档管理探析[J]、办公室业务，2011，（5）、

物业档案管理篇4

药物临床试验档案是药物临床试验活动中的真实记录，是科学技术资源储备的一种形式，也是医药发展的一个必备条件，对其进行统一管理是确保药物临床试验档案的完整性、准确性、系统性，有利于开发利用的一个重要原则。在科学研究活动中形成的图纸、图表、文字资料、计算材料、照片等文件材料都应当归档保存。

《药物临床试验机构资格认定办法（试行）》规定临床试验档案必须妥善保存。另外，该办法在附录2中对临床试验的准备阶段、进行阶段和完成后的文件保存进行了明确要求：研究者要保存资料至临床试验终止后5年。申办者应保存资料至试验药物被批准上市后5年。而ICH规定，临床试验资料须保存至得到上市许可后满2年。FDA规定，药物批准/不批准上市、上市或撤销申请后2年，我国台湾是7～10年，但实际上，现在提倡在产品的整个生存期都应保存。

2 药物临床试验档案的特点

2、1 专业性强。药物临床试验分为Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、Ⅳ期。Ⅰ期临床试验是初步临床药理学及人体安全性评价试验，观察人体对于新药耐受程度和药代动力学，为制定给药方案提供依据；Ⅱ、Ⅲ期临床试验是治疗作用的评价阶段，目的是评价药物对受试者的治疗作用和安全性，最终为药物获得注册申请提供充分的依据；Ⅳ期临床试验是新药上市后监测，评价药物在普通或者特殊人群中使用的利益与风险关系，改进给药剂量等。各期临床试验档案均应完整、有序地分类保存。

2、2 原始资料复杂繁多。开展药物临床试验全过程的原始资料种类繁多，包括临床前的一些研究资料，审批后的试验方案、伦理批件、知情同意书、药检报告、研究病历、受试者检验检查报告、药物发放及回收记录等，这些原始资料都要保存原件在研究机构。

2、3 保密性强。药物临床试验档案资料是整个药物临床试验过程的全面记录，是药物上市申报的第一手科研资料，在临床试验过程中产生的受试者的个人信息、申办方提供的新处方、制剂工艺、原始统计数据等关键内容都具有科学研究的保密性。按规定，这些档案资料只对国家药监管理部门、申办方和临床试验机构开放，不得对外泄露。

3 如何规范管理药物临床试验档案

3、1 增强临床试验档案的管理意识。档案管理工作是专业性强、涵盖面广、工作内容繁杂的一项专业性工作。过去该项工作没有引起重视，没有专职人员管理，只是将资料简单归类放置于木柜上，造成多年的积压，文件资料查找困难，利用效率低。要大力宣传档案管理工作，广泛宣传有关档案工作的法律、法规和制度，增强全员档案意识，争取医院领导的重视和支持，促进临床试验档案管理工作顺利开展。

3、2 建立药物临床试验档案管理制度。制定档案管理人员职责，明确档案管理人员在临床试验档案管理工作中的职责。根据《药物临床试验质量管理规范》、《医药卫生档案管理办法》等有关法规要求，统一管理和保存药物临床试验档案资料。将相关文件和数据资料进行整理并分类、立卷、编目、登记归档，建立编码以方便检索。另外，要建立完善的档案收集、开发利用、借阅保密、鉴定销毁等相关制度。根据医院发展的变化，要拓展归档范围，修订分类方案，加强医院在经济项目合同、招标、审计、宣传报道等方面文件材料的归档。总之，建立科学的档案管理体系，保证临床试验文件和资料归档的规范性和安全性，是促进档案工作规范管理的关键。

3、3 培养专业人才，提高档案管理者的自身素质。档案管理人员的素质直接影响到档案管理水平。作为档案管理人员，要具备良好的职业道德，努力提高档案专业水平和相关知识。通过专业培训、现场观摩、业务交流等方式来提高其业务和知识水平。同时，不断推进档案管理工作人员由“被动收集”向“主动挖掘”服务意识的根本性转变，在跟踪服务、开发利用等方面狠下功夫，推动医院档案管理水平提高。

物业档案管理篇5

关键词：物业档案管理；对策；创新

1、当前物业档案管理存在的问题

目前物业档案管理的水平普遍较低，主要存在的问题如下：

1、1档案管理人员专业素质不高。目前，我们虽然有了一支稳定而发展的档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉物业档案内容，能进行物业档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

1、2是档案材料缺失情况比较严重。很多设施设备管理档案中的开箱验收证明书、装箱清单、安装使用说明书、产品合格证书、产品原理图等随机文件，设备安装、调试记录、验收单、移交清册等重要档案材料缺失，从而影响设备档案的质量和设备的使用。

1、3是档案材料不完整。例如员工入职表中本人签名、填表时间、审核签字不齐全；装修备案表中装修内容填写不完整。

1、4是档案管理不够规范。材料排序杂乱无章。很多档案中多年来形成的档案材料简单地塞到档案袋中，没有进行过整理和排序。

1、5是档案材料缺失责任不清。由于档案管理工作不规范，档案材料在转递过程中手续不健全，对缺失的档案材料互相推委，造成档案材料收集、补充工作异常困难。。。

2、物业档案管理工作存在问题的主要原因

针对当前物业档案工作存在的主要问题，究其根源，主要有五个方面的原因：

2、1是对档案管理工作缺乏足够的重视。企业一般都制定了较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责，而涉及档案管理的制度、职责较少或是没有，相关的制度和检查考核措施没有。在物业目标管理考核方案中，一般也没有将档案管理纳入目标考核。尤其是一些基层物业档案管理人员存在对物业档案只存不管;的现象。

2、2是档案管理人员在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐，责任心不够、业务不精。很多档案材料的缺失应归责于档案管理人员没有及时地将档案材料收集、归档，有的甚至不清楚哪些材料应该入档，哪些材料不应该入档。

2、3是工作规范性不强，档案管理格局混乱，职能不明确，机构不健全。很多企业的部门档案都是自行管理，在一个单位内形成多部门管理档案的格局，比如业主档案由客服部管理，工程档案则放在工程部，行政部、安防部也都各自保存了部分档案。因此，在人员调动和档案借阅的过程中极容易造成档案流失。

2、4是物业企业管理人员的档案意识普遍较差，未将档案管理与企业建设同步规划、同步发展。现在企业很多中层管理人员甚至包括高层管理人员都没有档案管理意识，在物业近期和远期规划中，一般对物业规模、设施设备、人员结构等都作了比较详尽的规划，而对档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划中，造成档案管理水平不能与业务同步发展，档案管理水平滞后，而且部分人员在对档案材料的收集过程中不积极配合，持无所谓态度。

3、解决物业档案管理工作存在问题的对策

通过对当前物业档案工作中存在的问题及主要原因的分析，我认为，要进一步做好物业档案工作应从以下几个方面入手：

3、1要从上至下加强档案意识

企业领导要对物业档案工作高度重视，通过完善制度，落实责任，加强管理，切实做到把物业档案工作作为物业质量管理和目标管理的重要考核依据。要通过组织参加档案知识培训、答卷等有效措施增强全体物业管理人员的档案意识，达到人人关心档案工作，人人支持档案工作。

3、2要加强档案管理人员的责任意识和奉献意识

要安排综合素质高、责任意识强、工作认真扎实、富有奉献精神的人员从事物业档案管理工作。物业档案管理工作是一项长期性的工作，档案管理人员应具备细心、耐心和恒心，把档案工作当成一项事业。要保证档案管理队伍的稳定，切实为做好企业档案管理工作提供充分的保障。

3、3要完善制度，进一步规范工作程序

档案管理制度是档案管理工作的重要依据，需要不断科学化、规范化，需要不断完善改进，同时需要根据项目管理状况不断创新，只有这样才能更好的管理档案。档案工作应由专门的人员进行统一指导、监督和检查，建立起一个完整的档案管理体系。这个体系要始终规范档案工作，要对档案管理的实际效果进行检查和监督，并且做到档案信息共享。建立科学的档案管理体系，健全档案管理的规章制度，严格执行档案管理制度，并结合实际制定切实可行的具体措施，抓好物业档案管理的每一个环节的工作，使物业档案工作走上规范化管理轨道。同时，在工作中，要严格执行工作规程，做到手续完备，为物业档案管理工作奠定良好的基础。

3、4要强化业务培训

统一大家的思想认识，引起公司员工特别是基层档案工作者对档案工作的重视。上级部门应加大对基层物业档案管理人员的培训力度，努力提高档案管理人员的业务素质和综合素质，使之能接受到更多更新的专业知识及管理技能。在物业人才培养中，对档案管理人员的素质提高和继续教育纳入计划，提高档案管理人员的管理水平，改变思想观念，建立档案管理人才梯队，紧跟时代的发展，创新档案管理手段，激发工作活力。

3、5要开发档案资源，为物业管理工作服务

通过档案深层次开发，提高档案的使用价值，为物业管理及物业使用人服务。。同时，通过利用档案为物业创造良好的社会效益和经济效益，提高档案在物业管理中的地位和作用，促进档案建设。

综上所述，物业档案管理工作面临深刻的变化，我们必须正确认识存在的问题和寻求切实可行的对策。因此，作为物业管理从业人员只有正视现实，及时调整管理思路，积极改进档案管理的方法，与时俱进，才能适应形势的要求。

物业档案管理篇6

1 档案信息资源开发以及利用存在的制度问题

（一）档案单位信息管理不全面、结构设置不合理

在我国因为一些历史发展的原因，我国政府在档案管理中针对的记录收集对象往往存在于机关事业单位，并且收藏的档案大多以文书的形式，以及一部分的财务信息档案、知名人士信息档案、科技发展档案和声音档案记录，然而反映社会历史原貌的实物档案留存较少，所以这样的档案收藏结构不够全面，不能完全展现出档案记录的意义，无法体现出社会在档案管理上的进步。另外，近几年随着国家法制建?O的不断完善，政府越来越重视对档案的管理，颁布了《档案法》并实施，尽管改善了档案工作的外部条件，但是很多地方档案管理部门的经费不足，造成一部分应该进行资源利用的档案没有进行统一的管理，使档案馆里的档案结构不合理，数量也不够，不能更好地对信息资源进行利用。

（二）原始实物档案资料保存较少

实物档案的管理不仅能够放大档案管理部门的工作职能，同时还可以提升档案工作的质量，但是实物档案的管理有一定的难度，在于实物档案容易和文物交叉重复，造成档案工作中的失误，所以在实际档案整理的过程中对原始实物档案的保存较少。实物档案与文物的混淆冲突，使得文物管理部门和档案管理部门的工作交叉，直接增加了工作难度，使得工作质量不高。同时实物档案比较分散，在收集上也比较困难，使得对实物档案的掌控性较差，档案管理工作者在对实物档案进行收集的工作会出现大量的疏漏，所以导致现阶段原始的实物档案保存较少。

（三）档案管理缺乏社会法律制度的保障

虽然我国近几年制定并颁布了《档案法》等在档案保密方面的规范性政策，关于进行档案管理工作的一些法规和制度，使档案工作有法可依。随着社会的不断进步发展，对于档案工作保证的法律支持也越来越多，但是这些法律政策没有形成一个统一完整的法律保证体系，不利于档案工作进程的完整性。

（四）在档案管理中对现代信息技术的利用不到位

随着大数据时代的到来，社会大众在信息获取的方式上发生了很大的改变。在档案管理上也改变了原有的纸质信息记录方式，在迅速发展的信息科技时代，信息技术为档案整理收集提供了新的储存方式、传播途径以及信息归类方式，致使档案需要归集的信息快速的增多。尤其是在不同的媒介载体中，各种信息载体的形式大量的增多，给档案管理部门的信息资源分类利用带来了许多不便之处。相对应的档案部门在对信息资源进行管理工作中没有进行模式上的改革，就产生了许多落后性的问题。

（五）档案管理人员的基本技能偏低

档案管理工作是一项专业性较强的工作，在对于档案工作者的要求上也比较高。在学科分类上还专门设有档案学这里课程，可见档案管理对专业素质的要求较高。但是由于社会上档案管理人才的缺失，在人才选拔上往往退而求其次，使得档案管理人员自身专业素质跟不上社会发展的速度。并且一些资质较弱的档案管理人员的思想没有进行创新，观念陈旧，导致在进行档案分类整理上，容易出现混乱，更加剧了档案信息资源利用的工作难度。

2 档案信息资源开发及利用的制度变革对策

（一）完善档案部门的结构

要使档案信息资源的使用者能够更好的利用，提高档案部门的信息资源开发利用的前提条件。所以档案管理部门要想办法提高档案的涉及范围以及信息质量，使档案信息使用者能够通过优化的信息资源得到社会所反映的问题。在政府事业机关要改变传统的分散管理档案的制度，专门设立综合档案办公室，方便统一管理本部门的所有档案信息，也可以设立专业的部门信息中心，实现了档案信息、书籍和情报机密的统一管理。在档案补充的制度上也要进行变革，要不断地开展信息资源收集的工作，使分散在社会大众手上的历史重要珍贵资料能够得到统一的管理，以增加档案馆的信息资料的数量，扩大了收藏的信息所覆盖的历史时间跨度。

（二）加强实物档案管理的规章制度

一套系统完善的规章制度有利于管理工作更好的开展，对于原始实物档案的管理中也是如此，当下对于实物档案的收集、管理以及利用等制度保障结构还不够完整。所以要求当下尽快完善相关的规章制度，档案管理相关部门要协同权威的专业人士尽快制定实物档案管理的规章制度。各部门根据下达的文件相应的建立适合自身发展的监督机制，把实物档案的资源更好的利用起来。

（三）构建健全的法律保障体系

首先，完善与档案管理相关的法律法规，增加法律的系统性与可操作性。然后相应的制定能够与档案管理配套的有关档案信息资源开发应用的相关法律法规体系。完善档案法规的监督管理机制，普及档案管理者的法律知识，保证法律能有效的实施下去。

（四）改变档案信息资源开发的服务理念

优化开发利用资源信息需要改变过去的管理理念，根据社会的发展需求，树立全新的观念。紧随时代的步伐，档案管理员应该建立主动服务观念，建立开放式的管理观念，积极的融入到社会中，才能更好的开发利用档案信息资源。档案管理人员应该建立相互帮助的理念，实现档案信息资源的共同应用。为了适应当今社会主义市场经济的现状，档案工作者也应建立起市场观念，优化档案信息资源的开发应用。

（五）加强对档案管理者的素质教育

为了使档案信息资源开发进行的更加顺利，必须使广大的档案管理者转变观念。首先档案工作者要树立起现代的管理理念，建立为社会服务，时刻把握住档案信息资源开发的大致方向，寻找档案工作新的发展模式。提高团队意识，使档案工作者形成群体对工作具有认同感。并且要拓宽档案人员的知识层面，档案工作者通过学习不同方面的科学文化知识，对信息资源能够加以归纳分类总结，学习运用现代化的信息处理工具，使得档案信息管理工作得到最优的效益。

物业档案管理篇7

[关键词]地方文物藏品 档案管理 意义 优化对策

在改革开放的过程中，经济实力和文化实力不断增强，推动了地方文物藏品档案管理工作的前进。地方文物藏品档案管理主要是指对文物藏品和文物藏品信息的管理。在实际工作中，虽然地方文物藏品档案管理取得了一定的成绩，但是还存在着许多问题。例如，硬件条件落后、资金和人才的缺乏、制度的不完善、信息化不足等相关方面。针对这些问题，本文也提出了相关优化对策，来改善地方文物藏品档案管理的现状，提升其管理水平。

一、地方文物藏品档案管理概述

（一） 做好地方文物藏品档案管理的必要性

地方文物藏品的价值主要体现在物和档案两方面，因此，不仅要对地方文物藏品进行严格的、规范的管理，而且也要对文物藏品档案管理工作加以重视。具体表现在以下几点：

（1）文物藏品自被研究、征集到进入博物馆收藏，确定了其研究、展览等价值，这一系列形成的真实文字记录，体现了文物藏品的内涵和价值，形成了文物藏品档案。

（2）文物藏品不仅是具有价值的文物，而且反映了当时社会的经济、政治、文化等特征，反映了记录历史的真实性和可靠性。

（3）为了规范文物藏品的管理，法律明确规定相关单位必须要设立文物藏品档案，形成严格的档案管理制度，做好文物藏品的保护管理工作。

（二）地方文物藏品档案管理的内容

随着社会变迁，经济发展，根据文物藏品管理发展的实际需要，对文物藏品档案管理做了以下分类：

1、文物藏品的原始信息

指文物藏品的原始记录，以及经过一系列过程而形成的接收、调拨、提取、注销等信息的单据。

2、文物藏品的特点信息

指记录文物藏品的大小、尺寸、结构、质地的文字材料和照片等信息的相关材料。

3、文物藏品的研究信息

根据对文物藏品的研究，而形成的专著、论文等记录材料信息。

4、文物藏品的鉴定信息

专家、学者等专业人士对文物藏品进行鉴定后，而形成的意见、评语等内容信息。

5、文物藏品的保护和使用信息

首先是对文物藏品进行保护的所有行为，以及用于绘画、摄影、展出等活动的所有功能，从而形成的一系列记录信息。

（三）地方文物藏品档案管理的环节

文物藏品档案管理的流程主要包括信息的收集、整理、保存、使用等一系列过程，涉及面广、任务重、耗时长，因此对档案管理人员提出了高标准、高要求。为了将地方文物藏品档案管理做好，需要注意以下环节：

（1）要形成强有力的制度保障；

（2）将藏品档案管理落实到人；

（3）制定严格的管理制度。通过这几个环节，积极发挥地方文物藏品管理工作最大作用。

二、地方文物藏品档案管理存在的主要问题

（一）地方文物藏品档案管理欠缺先进的硬件条件

先进的硬件条件是文物藏品档案管理的前提条件，但是当前受到许多因素的影响，导致了地方文物藏品档案管理缺少先进的硬件条件。具体表现在：

1、缺少专业的存储管理场所

当前在文物藏品档案管理过程中，存在存储管理场所面积小、环境差等问题，未能满足管理的要求；

2、管理的设备陈旧。

文物藏品档案管理的存储条件受到防虫、防潮、防震等硬件设备的局限，未能很好地发挥其应有的作用；由于空气质量下降，空气中所含的有害物质增多，也加剧了文物藏品档案管理的难度。

（二）地方文物藏品档案管理的资金短缺

当前对地方文物藏品档案管理的主要机构是地方博物馆，对文物藏品档案管理的资金较为短缺，成为这方面发展的又一阻碍。

（三）文物藏品档案管理人员的意识水平较低

首先，在对文物藏品档案管理的过程中，个别管理人员意识淡薄，认识不到文物档案管理的重要性，对文物藏品档案的管理工作较为漠视，只进行常规性工作，没有发挥应尽的义务和职责。

（四）文物藏品档案管理的科学有效性不足

当前，在档案管理过程中，有的单位未能将文物藏品清晰登记，登记上架也较为混乱，存档的内容也不齐全。同时，缺少具有专业素质的人才来操作，使藏品未能保存完整，发挥不了其应有的作用。

（五）文物藏品档案管理的技术手段落后

在文物藏品档案管理过程中，管理技术手段落后的原因，主要表现有以下两点：

（1）缺乏专业的人才。受到基础工作条件、待遇等各方面条件的限制，使从事这方面专业工作的人员减少，流动性大；

（2）在时间不断前进的条件下，文物藏品受到人为因素和自然因素的破坏加大，而且地方管理的技术水平落后，只能够进行简单的检查和纠正，未能及时对专业问题进行顺利解决。

（六）地方文物藏品档案管理未能形成有效的信息化

文物藏品档案管理工作的过程十分繁琐，且工作量巨大。因此，为了提高工作效率，保证文物藏品档案管理的质量，有必要利用专业有效的信息化工具，来更好地发挥档案管理的作用。例如，在电脑中录入相关文物信息，可以方便的查询文物藏品的相关资料，提取相关信息。通过加大专业的信息化管理，不仅降低了人力物力财力，而且有利于提高工作效率。

三、地方文物藏品档案管理优化对策

（一）优化硬件条件，加强基础设施建设

地方文物藏品档案管理优化硬件条件的具体内容包括：设立专门的库房，保证库房地址位置合适、结构合理、设施完善等外在条件，并由专人负责管理维护库房的安全性、坚固性等；加大对设施建设的投入，例如增加相关空调设备，保证空气湿度的合理控制对相关照明设备也需要加强控制。

（二）拓展资金来源，缓解资金压力

（1）成立文物藏品档案管理的专项资金，积极投入到专业人才对于地方文物藏品档案管理的贡献；

（2）加大地方的财政预算，增加地方对于文物藏品档案管理的投入，保证文物藏品的正常管理；

（3）加大各方面力量对于地方文物藏品档案管理工作，争取各个方面的支持；

（三）明确责任意识，提升管理水平

（1）要提高文物藏品档案管理相关人员的责任意识，将文物藏品档案管理责任进一步明确、分解，以实事求是的态度承担起文物藏品档案管理的重任；

（2）转变传统的观念，借助文物藏品自身价值，积极走出去，真正发挥其社会价值；

（3）加强文物藏品档案管理的监督机制，确保及时发现问题，解决问题；

（4）加大文物藏品档案管理队伍的建设，鼓励自我约束，形成一支真正热爱文物藏品档案管理的队伍。

（四）强化人力保证，推进管理发展

在科技技术水平不断发展的前提下，文物藏品档案管理工作也需要与时俱进。通过各种有效手段，来实现文物藏品档案的科学管理。具体来说，有以下几方面：第一方面是积极培养具有专业素质的文物藏品档案管理人才。通过对现有人员培训，来端正其工作态度，提高工作水平；第二方面是提高现有人员的工资待遇、工作环境等方面，通过这些措施，保证当前人员的稳定性；第三方面是积极引进外部专业技术人才。

（五）完善规章制度，确保科学管理

（1）针对文物藏品档案管理，要制定一套完整的、有序的管理程序，保证每一步骤能够顺利实施；

（2）健全规章制度，保证有条不紊的开展物藏品档案管理；

（3）要强化全员的法律意识，在各项法律法规指导下，熟练运用专业知识来解决问题；

（4）借鉴外来的先进管理理论，推动文物藏品档案管理能够更加的标准、有效。

（六）强化信息化管理，提高工作效率

文物藏品档案管理的信息化是指，借用计算机、摄像机等多媒体设备，将文物藏品档案的文字材料、音频材料、视频材料等方面存储、备份，确保文物藏品档案查阅的效率性、资料真实性、储存的永久性。同时，利用科学技术构建文物藏品档案管理信息系统，借助信息系统来整理相关原始数据，查阅相关信息。

结语

在经济发展，社会进步，物质文化生活得到满足的阶段，人们将对文物藏品档案管理的质量提出更高的要求，同时将进一步深化文物藏品档案管理的标准化和规范化，以此实现文物藏品的价值，推动社会文化的不断前进，促进社会的和谐与发展。

参考文献：

[1]蔡燕、文物藏品档案管理现状及对策研究[J]、苏州大学学报，2011，04：111-112；

[2]王艺宏、浅析博物馆文物藏品档案的管理[J]、兰台世界，2013，03：79-80；

物业档案管理篇8

一、物业档案的概念

档案来源于文件，文件是档案的前身。一切档案都是在文件使用完毕或办理完毕后转化而来的。

（一）档案的定义

“档案”一词在我国始见于明代，但最经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》。该年十月，在批阅秋审众犯册时，“上问：‘马哈喇之父与叔皆没于阵，本身亦有功牌，其罪如何？’大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告时部议不准。

我国对档案学的研究从本世纪二三十年代开始。至今，全国档案界对档案一词的定义多有论及，提法各异。何鲁成在《档案管理与整理》中写道：“档案者乃已办理完毕归档后汇集编制留待参考之文书。”1960年第一期《档案工作》杂志社论中写道：“档案是本机关在工作和生产中形成的，具有一定保存价值的，并且经过立卷归档，作为真实的历史记录集中保管起来的各种文书材料（包括技术、影片、照片、录音带等等）。”1985年国家标准局的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动直接形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。”1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法的角度规定了档案的范围：档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录（《中华人民共和国档案法》第二条）。

（二）物业文件与物业档案

物业管理工作形成的文件主要有两大部分，即物业管理公司日常运作形成的普通管理文件和物业管理实际操作接收和形成的多种专业性文件。这些文件完成了现行功能之后，就过渡为物业档案。

物业管理公司日常运作形成的普通管理文件包括行政管理文件、人事管理文件、财务管理文件等。物业管理处接收的专业性文件包括接管验收时接收房屋的建筑工程资料、设备和产权资料；形成的专业性文件包括住户入住后不断形成并补充的业主（住用人）资料；常规物业管理过程中形成的物业维修文件、物业租赁文件和管理服务文件；物业管理公司开办多种经营活动形成的经营管理文件等。

（三）物业档案的分类

物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

二、物业档案管理现代化

（一）物业档案管理现代化的含义和内容

管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。

（二）物业档案管理标准化

我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。

（三）现代化对物业档案工作人员的要求

档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。

树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就必然存在许多有待完善之处，在巨大的潜力可挖掘。物业档案管理这一领域是大有可为的，要想永立这一行业潮头，必须有要有前瞻性，首先就是要打好思想意识这个基础。

三、物业档案的特点

（一）档案种类多样化

由于物业档案的主体包括物业服务公司、物业服务人员、物业的使用者、物业的开发商、设计者、工程设计方、承建商，以及政府有关部门如计委、国土局和房管局、城市规划局等单位。因此，在物业服务活动中就形成了各种类型的专门档案，如产权档案、会计档案、科技档案（基建档案、设备档案）等专门档案。这也是物业档案不同于其他类型的专门档案的一个显著特点。

（二）载体形式多样化

物业档案种类的多样化决定了物业档案形式多样，主要有图、文字、卡、册、表。其中“，图”是指根据实际需要绘制的各类平面图、示意图。 “文字”是指在物业服务活动中形成的各类文字材料，包括早期介入文件、接管验收文件、房屋及设备的修缮工程合同、房屋租赁合同、房屋装修合同、业主和住户来访记录、代收费用的协议等。这部分材料数量大、种类多，是物业档案的主要组成部分。“卡”是指根据需要制作的内容浓缩、检索方便的各类卡片，包括设备保养卡、维修记录卡等。“册”是指为了增加信息容量、提高管理效率而建立的业主缴费手册、绿化管理手册等。“表”是指房屋验收质量登记表、业户情况登记表、房屋装修申请表。

（三）档案的动态性较强

物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住户更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业档案的一个显著特点——动态性较强。

（四）公开性和隐秘性并存

物业档案具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，如物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐秘性，因为它也包含着大量的隐私内容，这部分档案内容是不便于公开的，如业主（或住户）的个人资料、物业中的产权资料等。

（五）档案的完整性

物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。

（六）和人们的日常生活息息相关

物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

四、物业档案的作用

物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

五、当前物业管理行业存在的主要问题

1、企业规模总体偏小。由于房地产开发规模普遍较小，开发方大多自行组建物管公司或成立物业管理处等，造成了一般物业企业难以快速实现高规格、大规模发展，企业规模总体偏小的现状。

2、物管投诉多，社会认可程度低。物业投诉产生的重要原因，一方面是物管企业提供的服务和住户期望与理解产生了一定差距。另一方面是开发方没有足够重视所建物业后期管理须要的客观条件与运作成本。还有政府未下力气引导群众对物业管理消费形成正确认识，造成其社会认可度偏低

六、产生以上问题的原因主要有以下三方面

（一）观念落后，认识错误

1、关于物业管理：物业管理是针对物业产权多元化发展状态而产生的，业主自管则不在《物业管理条例》调整范畴，不属于条例规定和承认的物业管理。

2、关于物业收费标准：由于各类物业的类型不同，其管理服务的项目有所差异，需要管理服务的内容和管理服务的难度、深度及细度也不尽相同。不同物业的收费标准应根据不同类型的物业，不同管理服务项目，不同物业管理服务标准，按照国家计委、建设部等有关规定，分别测定出不同物业项目管理服务费的收费标准，报当地物价行政主管部门备案后施行，这才是最科学的收费标准。

（二）配套法规政策规定实施细则严重滞后

由于配套政策规定实施细则严重滞后，使现实中出现的很多问题没法快速裁判。物业管理涉及方方面面，一些纠纷问题的解决上，主管部门因缺少可依据的配套法规与细节难以出据权威意见，造成公说公有理婆说婆有理。

七、恰当用物业档案解决物业管理中存在的问题，推动和谐社会的建立

解决当前物业管理中普遍存在的热点、难点问题，我们应转变观念，多方下手，观念的转变不仅在于物业管理公司，业主的转变也是不可或缺的，观念可以用合同、协议等方式来体现，双方互相认可，彼此遵守执行，自然矛盾就减少了，即使有不愉快发生，也便于划分责任，快速解决问题，这也就要求订立合同时要严谨、细致、科学、合理，合同定立后要正确妥善保存，具体在合同中需要体现哪些理念，怎么体现？这都对我们物业档案管理工作者提出了新要求。

1、业主与物业管理企业是平等关系。在物业管理工作中，物业管理企业受托对物业实施管理，给业主和使用人提供服务，物业管理服务合同一签订，双方就是平等的合同关系，没有主仆这种带有奴性的错误区分。

2、业主委员会与物业管理公司应当目的相同。业主委员会与物业管理公司目的应是一致的，即共同管好小区。

3、物业管理企业不是什么都管。物业管理公司终归是企业，职责是以合同的形式约定的，很多社会问题不在物业企业职责范围之内。

4、物业管理服务不是“免费的午餐”。不少人习惯于过去住房的福利型政策，对物业管理“谁受益，谁付费”原则不理解，甚至持抵触态度，拒交管理费。其实，业主在享受物业管理提供服务的同时，就有支付物业管理服务费、维护物业完好的义务。事实上物业管理公司实施物业专业化管理，为业主和使用人提供服务，是需要投入成本的，物有所值是最简单的道理。

5、物业管理治安防范不是看家护院。物业管理公司给住户、使用人提供的是安全防范服务。物业管理公司主要是按照服务承诺落实相应的防范措施，住户、使用人不能认为交了物业管理费用，就可以放松警惕性，应以积极的态度做好个人和家庭的安全措施，防患于未然。

6、物业管理企业不是水电供应商。由于历史的原因，物业管理企业普遍一直为水、电等公用事业部门无偿向业主、使用人代收水、电费用，甚至承担因业主、使用人拖欠、拒交水电费而垫付，物业管理企业“赔了夫人又折兵”。

7、物业管理企业应当依法维权。对于物业公司来说，业主、业委不一定就是弱势群体，实践中住户往往可以任何借口或理由拖欠、少交、拒交管理服务费，而物业企业却没有很好的办法应对解决。另外，一些部门、机构人为导致增加物业管理企业负担。因此，物业企业也有依法维权的权利。

8、在物业管理区域内不光是物业管理公司说了算。个别物业管理企业因缺乏有效学习而沉醉在理所当然的“管理者”角色里，没有依照相关规定，自己想怎么干就怎么干，成为物业管理行业的害群之马，这些则应由主管部门查处纠正。

我们应该充分认识物业档案管理在推动和谐社会的建立上的重要作用，物业档案管理对构建和谐社会主要有以下三方面社会功能：

（一）它具有教化和益智的社会功能

现代物业管理追求的是一种小区的情调、小区的感觉、小区的文化与品味，使住户有一种情感的归属。这样的物业管理，能增长住户的见识，开阔视野，陶冶情操，在潜移默化中提高居民的素养。应尽可能多地提供特色服务，努力做到"人无我有，人有我新"。比如在小区内可建立局域网，物业公司通过网络向业主和使用人及时各种服务通知和信息，同时也利用网络来加强物业公司和业主，以及业主和业主之间的沟通。只有通过这些普通小区没有的特色服务，才可以提升小区的管理品位。

（二）具有促进居民身心健康的功能

在衣食无忧的现代都市人群中，追求舒适、个性的生活小区正成为人们更高层次需求的集中表现。生活在高档小区，享受着高档物业管理，能产生“物我两忘”的身心体验。这样人就会心情舒畅，心胸开阔，身心健康，提高生活质量。因此，就要求物业公司首先在人员的选择上，应根据岗位的要求，制定严格的录用标准，把好进人关。比如对管理人员，应尽可能地选用那些具有酒店管理经验的，利用他们良好的服务意识，增加物业服务的内在品质。在安全护卫队员的选择上，除了外形的要求，还要在其综合素质，思想品质等方面进行严格的考察和筛选，并辅以不断的培训，提高其工作责任心，以最大限度地保证小区的安全。

其次，在服务标准上，不能局限于普通住宅小区的服务要求，可参照商务写字楼和酒店服务的标准，制定专门的保洁、绿化、维修和安全防范服务标准。如对小区内的单元楼道，至少每天进行一次拖、扫、抹，同时加大保洁巡视力度，最大限度地保证楼道地面、扶手的整洁。大力提倡社会效益和环境效益。物业公司应努力在小区内营造以美化、亮化、香化为主题的良好的居住、生活、休闲环境，让住户真切的感受到居住在这儿就是一份品位和一种尊荣。

（三）具有社交和繁荣文化的功能