人事档案归档(精选8篇)

人事档案归档篇1

一、事业单位档案归档难度的成因分析

1、档案管理思想意识薄弱

事业单位属于我国政府部门的附属机构，主要负责我国的公共事业项目的建设，关注民情，对教育、文化、公共设施建设等项目进行承接，在国家建设中扮演着无可替代的角色。当前，通过对档案管理现状的分析，管理人员的思想意识相对薄弱，对档案工作不够重视，对事业单位的重要资料未进行及时的归档，为公共事业的开展带来阻碍。事业单位属于政府机构，会承接上级下达的机密性文件或任务，必须要做好保密工作，及时对机要文件、资料进行保管是对档案管理人员的基本要求[1]。

2、缺乏健全的管理制度

通过对事业单位档案管理工作的分析，由于管理制度不完善，导致档案资料管理混乱，档案归档工作缺乏规范性[2]。档案管理人员在进行归档时，未对档案进行鉴定、分类、归档、编号等，档案管理流程缺乏规范性。在归档时不注意流程的规范性，会为档案查询与检索工作带来困难，寻找目标档案的难度变大。在事业单位中，部分档案管理人员只是根据自己的经验和认知进行工作，未严格遵守归档流程，是管理制度缺失的重要体现。

3、电子归档实施效果不强

信息技术的出现，在各个领域都取得了良好的应用，实现社会快速化、智能化建设，将其应用到事业单位的归档工作中，将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，信息技术在事业单位档案资料的建设上还不够全面，电子档案的实施效果不强，档案管理人员由于思想上认知不清，操作技术不娴熟，导致电子档案归档工作面临着严峻的考验，纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，是制约归档工作开展的一个重要方面。

二、加强档案归档工作的合理对策

1、提高管理人员的专业能力，加强档案队伍建设

档案是事业单位公共事务发展的重要依据，记载着单位的发展历程，对重大项目的实施方案、计划和策略等进行保管，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见，具有高度的参考价值，参考典型的成功案例，对社会的发展具有积极影响。为了加强事业单位的档案管理工作，应从档案管理队伍方面着手，提高档案管理人员的专业性，要提升自身的责任感与使命感，不断的提升自身的专业能力，了解档案归档对事业单位的重要性，要具有高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作，不要等到工作繁重、积压之时再进行档案的归档，会出现归档混乱、分类整理不及时等现象，档案管理质量下降。为此，事业单位应重视对档案管理人员的选拔，禁止选择非专业类或兼职类的人员[3]，应选择档案管理专业型人才，并定期对其进行专业性培训，保证持证上岗，无证者无法加入到工作队伍中，建设一支更专业性、高素质的档案管理队伍。

2、完善档案信息化建设体系，提高归档的质量

新媒体时代背景下，实现了社会的现代化建设，信息化水平得到了广泛的应用，逐渐在各个领域得到了普及，当然，在档案管理工作中也同样受用。如今，档案管理的信息化水平不是很高，电子档案归档处理不够娴熟，内部局域网、信息传输技术还存在漏洞等，是当前面临的重要问题[4]。档案的信息化建设，在事业单位中应建立档案管理信息化系统，运用信息化办公软件对档案信息进行分类、整理和归档，强调电子归档的程序和操作流程，以计算机操作平台为载体，通过电子系统的运作，将目标档案资料由纸质档案转化为电子档案，并借助计算机庞大的存储系统进行储存，以达到理想的效果。另外，每个电子档案都有属于其独特的编号，严格做好档案编号，将归档的序号制作成表格，以便后续查询和检索。归档完成前，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复的确认。与此同时，应对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，为档案信息化建设提供条件，能够熟练掌握电子归档技术。

3、优化单位档案归档制度，以保证归档的规范化

为了提高归档的质量，应优化与完善事业单位的归档管理制度，以保证归档的规范化，为事业单位档案管理提供保障。在事业单位中，应建立健全管理规章制度，对档案管理人员的行为、归档等进行有效的约束，针对档案管理工作，应对法律体系进行完善，通过推出一系列的法律文件来对档案管理人员的行为进行规范，并建立有效的奖惩制度，对档案进行全方位的管理。事业单位的档案文件有文本、影像、视频、照片、图形和数据库文件等多种类型，应从收集、整理、分析到归档都要严格控制，将精细化管理理念应用其中，进而激发归档工作者的积极性，端正其工作态度，提高归档的质量和水平。

4、对档案借阅过程进行简化，以提高档案应用效率

档案属于事业单位内部的重要文件，由于档案数量众多，归档工作开展难度大，档案的查询与借阅过程相对复杂，档案的借阅要经过层层的审批，是制约档案工作开展的一个重要方面，无法在需要档案资料的时候获得资料。为此，事业单位可以将现阶段可能会使用到的档案资料保存在部门的文件库中，将档案在文件库中进行归档，使用时可直接从文件库中查找，能提高档案的应用价值，能及时满足部门对资料的需求，以提高项目的实施质量。将档案资料保存在各个部门，能够对档案资料进行分散，能减轻事业单位档案归档人员的工作负担，缓解工作压力，部门对业务、所需信息查阅、利用更为方便，充分发挥了档案的应用价值，是档案归档创新的重要体现。

人事档案归档篇2

1、完善规章制度和管理手册

人事档案管理工作复杂繁琐，必须按照相关的规章制度来办事，否则就会无章可循，无所适从。根据国家档案局、国资委关于档案工作的新规范和新要求，结合企业实际工作和社会现实需要，要进一步健全人事档案管理体系和工作责任制，规范业务环节，推进档案工作标准化、规范化管理，使人事档案案卷的整理更加全面、科学、完整，为任用考察干部提供准确、实用的信息。

2、加强建档业务指导

结合企业全面深化改革的实际，及时指导合并重组单位、职能调整单位和新成立单位开展人事档案业务，做好合并重组后被撤销业务或单位的人事档案处置工作。及时收集管理改革中新形成的人事档案，对档案材料认真整理，进行有效细致的鉴别，去伪存真、查缺补漏，确保材料齐全完整，手续完备。3、扎实做好人事档案归档工作完善人事档案归档范围，做到确认依据齐全、充分，使人事档案内容充实，更全面地反映一个人的情况。做好人事档案归档与档案收集工作，建立人事档案材料收集网络，保证人事档案“应归尽归”，减少重复归档和重复保存，推动档案资源科学配置和共享利用，保证人事档案的权威性、准确性和真实性。

二、加快档案数字化建设进程

1、进一步完善人事档案管理系统应用

做好人事档案管理系统升级工作，熟练应用档案管理系统，提高应用范围，实现计算机辅助管理。以实现全文数据库建设为目标，落实“增量电子化”要求，保证电子档案同步归档，做到收集齐全、命名科学、整理有序、元数据合理有效、格式规范、归档及时。

2、加快推进人事档案数字化、信息化

按照国家相关要求，加快“存量数字化”步伐，尽可能地运用当代科技新成果和管理新手段，使文字、图片、声像等资料转变成数据资料，加强数据质量管理，严把数据质量关，加强审核力度，确保进入系统的数据符合要求。

3、开展档案资源数字化、网络化服务

做好人事档案数字化成果的权限设定和挂接工作，搭建声像档案展现平台，实现人事档案资源的在线阅览与网络利用，实现人事档案纸质与数据格式并存，以此推动档案服务方式的变革。

4、加大档案安全保管力度

严格执行人事档案保密管理相关规定，制定切实可行的安全预案，做好人事档案保管与利用过程中的保密工作，确保档案实体和信息安全。严格遵守人事档案借阅审批程序和档案管理系统档案查阅权限，明确人事档案利用的方式和方法。

三、推进档案开发利用工作

1、创新档案服务方式

要创新思维、善于谋划，找准结合点，主动利用档案资源服务领导决策和企业发展。积极提供人事档案利用服务，为企业全面深化改革提供档案信息资源保障；结合人事档案利用需求，加强档案信息分类管理，提供多样化、个性化、常态化的档案服务。

2、加强人事档案文化产品开发

对人事档案中的内容进行筛选、提炼、加工、编撰，把人事档案转化为文化产品，推出一些有特色、有影响力的佳作。以档案资料为主举办各种展览、制作电视节目或音像制品等，使档案从库房中“走出来”，更精彩。

3、做好人事档案的宣传和研究工作

围绕“国际档案日”宣传主题深入宣传档案工作服务企业改革发展的作用和成果，提高全员档案意识。深入宣传人事档案部门在服务改革发展中的新举措、新成果和典型案例，把档案变成现实的延伸、背景和参照。另外，要加强对档案工作重点难点和关键问题的研究，及时总结好的做法和利用案例，引领档案工作的创新发展。

四、落实相关保障措施

1、加强档案队伍建设

充分利用国家组织的专业培训、远程教育等方式，制定培训规划，优化和丰富培训内容，做好各类档案人员的岗位培训，提高全员业务素质。务必使档案管理人员熟悉人事档案工作的各个环节，明确鉴别、分类的内容和归档的要求，更好地掌握科学管理人事档案的方法和原则，以便提高工作效率和档案质量。

2、深入推进档案评价工作

企业人事部门要坚持和完善档案工作评价机制，定期抽检人事档案，评分排名，对于出现的问题，要积极认真及时地整改。以评价为抓手推动各项管理要求的落实，提升档案工作整体水平，使人事档案工作更加科学实用，为人事资源管理工作提供帮助。

五、总结

人事档案归档篇3

笔者单位在今年档案信息化建设取得初步成果，建设成档案网络化收集、整理、利用通道之后，结合制定月度档案归档工作制度，在探索加强档案平时归档的方法上做出了一些具体实践，在此跟同行交流和探讨。

一、信息化背景为电子文件平时归档提供技术保障

在档案信息化背景下，档案平时归档应包括两方面内容，档案实体的归档和电子文件的归档。其中，电子文件的归档是在档案数字化背景下应运而生的，数字档案管理系统在文件收集状态下能够实现电子文件的登记、修改、删除、文件分类鉴定等功能，用户在此状态下完成平时需归档电子文件的收集工作后，为年终归档移交工作做好准备。北京市档案局在全市档案业务培训中指出电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档，定期归档应当在第二年6月底前完成。实时或定期归档可根据各单位实际情况确定，一般来说，采取逻辑归档方式的单位可进行实时归档，采取物理归档方式的单位可进行定期归档。因此，信息化背景为电子文件平时归档提供了必要的技术保障，使电子文件实时归档成为可能。

笔者单位档案数字化项目于2013年4月份完成。该项目完成档案网络版软件安装并将1950年以来形成的单位全宗档案通过录入、扫描、图像处理等程序挂接到系统中。目前档案网络利用覆盖全园，用户数为178人。因此，笔者单位在2013年平时档案收集工作中充分利用数字档案管理系统实时归档电子文件，同时档案部门也可通过系统监督各业务部门档案员归档电子文件的具体情况，要求各业务部门档案员按照单位档案部门下发的档案保管期限表及每月度的归档索引（由当月大事记、信息等整理而成）在每月中旬完成上月的电子文件平时归档工作，包括电子文件条目的录入工作及电子文件扫描图像的上传，同时要求业务部门档案员及时收集、妥善保管档案实体。这种归档方式尤其适用于一文一件管理模式的文书档案、声像档案、荣誉档案。平时归档给这些无需组卷的电子文件的收集工作带来极大方便。

二、健全档案平时归档制度为档案平时归档奠定基础

有了信息化建设的技术支持，建立一套规范实用性强的档案平时归档制度是十分必要的。笔者单位今年在以往档案年终归档方式的基础上创新提出档案月度归档和年终归档相结合的档案收集方式，并制定了详细的档案平时归档制度，在平时归档工作中取得了较好的效果。档案月度归档制度具体内容包括：一是档案部门的工作，每月档案部门收集上月单位大事记、信息，制作档案收集索引，索引条目为本单位重大活动、重大会议、重大事件中形成的可随时归档的文书档案、声像档案、荣誉档案等，落实具体责任部门，要求各部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，而业务部门档案员在文件收集过程中的执行情况也通过档案系统接受档案部门的监督。二是各业务部门的档案工作，各业务部门档案员在每月15日前将索引上标注的上月需归档的电子文件条目和图像按电子文件归档要求挂接到档案系统中，但不履行移交手续，不履行移交手续是为了便于各业务部门档案员在年终归档时按文件联系、时间等调整顺序、编制档号，同时，业务部门档案员及时收集、妥善保管索引目录中需归档的档案实体，整理顺序和编号与上传的电子文件顺序相对应。具体索引目录示例如下：

档案平时归档制度规范了电子文件和档案实体平时归档流程，保障业务部门档案员在档案部门的指导下有效组织、开展平时归档工作，并为档案部门监督、检查工作提供了依据。

三、档案管理绩效考核制度为档案平时归档提供驱动力

档案平时归档工作要求各业务部门档案员付出更多的时间和责任心保证电子文件及时归档、文件材料实体完整齐全，同时也需要更严格有效的档案管理绩效考核方式作为执行具体工作的动力和目标。笔者单位在实行2013年档案月度归档以后，就将各业务部门档案月度归档的效果纳入到业务部门档案工作的绩效考核中，由档案部门每月通过档案系统对照档案保管期限表和档案收集索引检查科室电子文件收集齐全率、完整率，对没有及时把电子文件录入系统的部门进行催缴，限时催缴仍不能上传的部门扣除当月的绩效分数。年终时，每月的绩效分数和年终文件材料实体归档情况评分相加就成为评选优秀归档部门和优秀档案员的依据。由此既鼓舞了档案员的工作积极性，又保障了档案平时归档工作的顺利开展。

人事档案归档篇4

关键词:科技档案;管理工作;实践;问题

1科技档案管理工作在实践中遇到的问题

1、1归档记录不详细，档案管理系统不成熟

虽然归档方和相关负责人有完整的档案接收信息，但却没有对归档后的操作流程进行详细记录，相关问题的解决进度也无法详细记载。当新旧员工交接工作时，这些历史遗留问题会因各种特殊原因而得不到及时处理，拖延时间较久，会对后来接续工作的人员在处理相关问题时产生较大阻力。档案归档会涉及很多细致庞杂的工作内容，需要档案管理者花费大量精力对相关资料的信息进行处理。随着时间的不断累计，档案数量会变得非常庞大，需要记录的信息会越来越多，工作量也随之增大。当前的档案管理系统在功能设计方面还不够全面，设计理念也不够成熟，会对归档工作造成很大困扰，费时费力，使管理效率大幅降低。档案管理在处理特殊情况时，往往面对的都是庞大的信息量，在查找与核对不确定的信息时无异于大海捞针。因此，要根据实际情况，不断对档案管理系统进行完善和升级，使操作能够更人性化，信息收集和录入能够更加准确，帮助档案管理员能够快速完成档案管理工作。

1、2档案管理成本较高，工作环境较差

档案的归档、调取和管理等工作都需要消耗大量的人力、财力，还会占用大量的存储空间，落后的档案管理技术无法降低管理成本。实体档案数量多、体积大、质量重，在整理、搬运和入库的过程中会耗费大量人力，而且大量的档案堆积还会挤占档案管理人员原有的工作空间，会对管理人员的身心健康造成不利影响。落后的管理手段对物质资源的消耗是非常大的，既增加管理支出，又不绿色环保。

1、3归档方式杂乱，管控处罚机制不完善

在归档工作强制力度不够的情况下，经常出现归档不完整和顺序杂乱等现象，会在归档时耗费大量时间对资料进行整理和修改，要反复核对档案信息，致使归档效率低下，拖慢归档速度。文件与信息归档的意义在于提高对档案的利用率，减少不规范档案占用的空间。但在归档工作的高峰时间，容易积压过量档案，若不能及时进行归档，档案遗失和内容混淆等问题就会频繁出现。对于违反信息资料归档规定和要求的单位，档案管理部门没有对其进行处罚，这对档案信息的完整保留和有效利用都埋下了隐患。

1、4无法修正档案中的错误信息，管理方式较为落后

在档案管理工作中，没有将先进的科学工具与理念应用到人才培养过程当中，管理方式较为落后。如果电子信息和实体档案中出现错误，无法及时对其进行校正。发生错误是在所难免的，要用严谨的态度和先进的技术手段将归档记录中的错误率降到最低。记录是老员工最常采用的管理方法，老员工仅通过自己多年的工作经验来进行档案管理工作，不及时更新管理理念，安于现状，无法起到传帮带的作用，这会对新人造成巨大压力，对科技档案的建立和发展毫无帮助。

2提高科技档案管理效率的有效方法

2、1建立完善的档案管理体系，接受先进的管理理念

档案管理部门要建立先进的档案管理体系，制定完善的规章制度和详细明确的政策条例，要对档案管理中存在的问题提出有针对性的解决方法。领导层要全面了解对档案管理工作的实际情况，要和管理人员工共同努力，迎难而上。档案管理人员要保持对新事物的敏感，及时接受先进的管理技术和理念，时刻保持与时代共同前行的意识，要正确认识科技档案管理工作的价值和意义。科技档案管理工作离不开好的政策引导和系统化的动态建设规划，要从强化归档制度入手，对违反规定的部门和相关负责人进行严厉处罚，责任要落实到个人，提高档案管理人员的重视程度。

2、2完善归档信息，做好流程记录

要保证归档信息、数据分类和流程记录的完整性，明确各环节和相关部门的负责人。良好的流程记录不仅可以为档案查询和利用提供便利条件，还能提高归档效率和工作质量。

2、3引进人工智能化辅助技术，减轻人力劳动负担

第一，结合档案管理工作的实际发展需求，积极吸纳前沿领域的新技术，构建全新的档案管理理念，开拓创新思维，可以引进人工智能化辅助技术，建立数据信息库，提高档案工作的自动化程度，在完善工作机制的同时，减轻人力劳动负担，节约劳动成本。第二，提高归档流程的电子化比例，实名制登录，利用互联网技术进行传输归档，人工智能的档案管理流程会对各环节进行详细记录，并自动提示相关管理人员，使工作内容更加清晰明了。第三，人工智能不仅能避免因集中归档造成的人力负担和材料积压等问题，还能减轻档案管理部门的工作压力，使归档工作变得更加科学化、便利化。第四，归档地点将不再受办公地点的限制，通过互联网登录平台即可上传资料进行归档，提高了归档速度，使归档流程变得井然有序，减少对人力的依赖程度。

2、4加强对档案人才的培养力度，重视学科发展趋势

在档案管理工作中不断总结经验和教训，将理论与实践相结合，关注档案管理专业的发展趋势，及时更新学科内容，调整学科架构，建立更科学的教育体系，提升档案管理人才的业务能力和创新意识。

3结语

目前，科技档案的应用在各企事业单位的档案管理部门已经十分普便，为档案信息的系统化、科学化运行提供了巨大帮助，是当下主要的档案管理手段。智能化是未来档案管理主要的发展方向，提高科技档案管理的智能化水平是保证档案管理工作质量的重要前提，对今后档案学的发展具有重要意义。

参考文献:

［1］王冬梅、浅谈事业单位档案管理的现状及对策研究［J］、科技视界，2014，(03):103－104、

［2］孟秋梅、事业单位档案管理现状分析及对策研究［J］、才智，2014，(26):56－57、

人事档案归档篇5

[关键词]档案归档；可行性；具体做法

国家档案局于2000年12月6日颁布了《归档文件整理规则》，并自2001年1月1日起正式实施，这是我国档案工作改革的一项重大举措。提出了破卷为件的文书归档方法，这是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准。以件管理的文书档案，不仅遵循了文件的形成自然规律，保持文件之间的有机联系，还有利于区分不同文件的价值，从而更加有利于文件的保管和利用，是文书档案归档工作朝着更加符合自然规律和接近客观规律的一次改革。

一、以“件“为单位归档的可行性分析

与传统的文书立卷所暴露的繁琐、复杂和效率低的弱点相比，传统立卷整理程序、整理方法及检索利用等方面与当今社会的发展已经格格不入，采取以“件”为保管单位进行整理则可以解决这些问题，这种新归档文件整理方法的优点表现在：

1、适应计算机管理档案的需要。随着现代化程度的提高，计算机技术在管理中日益普及。传统的案卷级加文件级手工检索方式不仅增加了数据录入量，还影响检索速度，不能满足经济社会高速运作的要求。同时，繁琐的立卷程序使档案管理软件的设计过于复杂，计算

机辅助管理难以实现，影响了计算机在档案部门的使用，所以在实施以“件”为保管单位的归档办法有利于档案工作的计算机管理，为档案信息化的实现奠定基础。

2、减轻了档案人员的劳动强度。由于发展的目标是以增加经济效益为目的，以最低的人员投入获得较高的经济效益，因而多数企业档案人员身兼数职，工作繁忙。实行新《规则》后归档文件是随办随归档，将整理工作化整为零，减轻了集中整理的压力，从而大大减轻了立卷人员的工作强度。

3、降低了档案人员的业务“门槛”。档案大部分采用装订形式，档案人员在具体立卷工作中不仅要考虑文件的类别划分，照顾案卷厚度等问题，还要拟写出反映卷内文件内容的案卷标题，这就要求立卷人员既要有较高的业务素质，又要熟悉本单位的业务，同时更要具备一定的档案专业知识、具有一定的文化素养和一定的实际操作能力。而实施以“件”为保管单位的归档方法，则不需要订卷及拟写案卷标题、并便于拾遗补漏。据调查，每年需要拾遗补漏文件有时高达20余份，从而降低了立卷人员的实际操作难度。

4、解决了档案利用时的保密问题。传统的立卷方法所产生的案卷都是由较多文件组成，在提供利用时，有时利用者往往只得要其中的一份文件。但因不能拆卷，档案部门只能整卷提供，极易造成泄密事件的发生。实施以“件”为保管单位的归档方法，就会解决档案利用时的保密问题。

5、、档案部门在提供利用或对档案进行扫描、复印时，必须将案卷拆成散页才能进行，拆卷再装订的过程不仅增加档案人员的工作量，同时也破坏了档案原件。实施以“件”为保管单位后，既节省了人力物力，又便于扫描、复制和提供利用。

二、具体做法

1、随办随归。我们在实际指导过程中发现，基层档案人员对“随办随归”的认识存在一定的偏差，有人认为随办随归的做法其主要内容是无论收文发文，只要形成一件就归档一件，不进行其它形式的整理，这种做法违背了档案归档原则，把档案管理变成了文件管理。实际工作中，我们强调，“随办随归”中的“办”指的是办结而不是办理，因此文件应在办理程序结束后才能归档。我们在纠正这种认识偏差的同时，针对各单位的实际情况开展了方向性的指导工作，对于那些档案数量不太多的单位，结合平时的工作，做到随办结，随存档，将整理工作做在平时。对形成文件较多的单位，在随办结随归档的同时，其档案部门一年一次接收归档为多次接收归档。

2、归档鉴定。根据档案鉴定工作的原则（即根据需要和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、发展的、效益的观点，正确分析和鉴别档案保存价值，限确划分档案的保管期限），首先建立明确的档案价值鉴定标准，其次确定归档与不归档文件的范围，有效预防了“有文必档”情况的发生。

3、科学排列。有的单位将全部归档文件直接按时间或文号顺序排列，造成按事由途径查找文件不便等问题。归档文件应当按事由排列，在此前提下，归档文件在事由内和事由间的排序具有较大的灵活性。在事由内既可按文件形成时间的先后顺序排列，也可按文件的重要程度进行排列；在事由间除了按事由形成的时间和重要程度排列外，还可以按事由具有的共同属性分别集中排列，例如：按责任者或承办部门进行排列，按不同问题集中排列，如：村委选举、村干部任免等有关村务问题形成的文件分别集中排列。另外，还应结合本单位的实际情况选择归档文件的排列方法，实行了文件随办随归的单位宜采用按不同事由形成时间的先后顺序进行排列；而档案管理现代化水平较低的单位宜采用按事由具有的共同属性进行排列，这样便于手工检索。

4、分类方法。由于新《规则》对归档文件的分类方法赋予了很大的灵活性，根据试点单位的具体情况，结合目前大部分单位档案管理采取手工与计算机并用的特点，对党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理四大类档案的分类采用了年度一问题一保管期限分类法。

三、结论

总之，通过在实施以“件”为保管单位的归档办法，我们认为《规则》的应用既适应现实工作的需要，又立足于未来的现代化管理，并由于具有较大的灵活性和很强的可操作性，受到了档案工作人员的欢迎，必将成为今后档案立卷发展的趋势。

参考文献：

人事档案归档篇6

关键词：高校;人事档案;归属管理

目前高校人事类档案归属现状学校档案部门不但是档案工作的职能管理部门，同时还要负责全校档案的集中统一保管和开发利用。目前，各高等学校档案的集中统一管理还没有一个统一的标准，2008年9月1日开始施行的《高等学校档案管理办法》只是明确了高等学校应当成立高校档案机构，符合设立档案馆条件的要设立档案馆，否则设立综合档案室。《办法》并没有提及人事档案（教职工档案、学生个人档案）是否应该划归为学校档案馆管理，这就不可避免地出现了目前各高校档案管理在集中统一管理的前提下所表现出的五花八门，尤其是针对人事类档案的归属问题一直是争论不休的话题，大家各抒己见，意见不一，以至于出现了以下几种归属关系：

除教职工档案、学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如北京大学、南京大学、内蒙古大学、上海交通大学、吉林大学等；除学生个人档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如山西财经大学;除教职工档案之外的所有档案都集中统一保管在档案馆，如内蒙古大学；含教职工档案、学生个人档案在内的所有档案都集中统一保管在档案馆，如清华大学、武汉大学、重庆大学、西南交通大学等等。

人事类档案划归档案馆管理的前提

笔者认为，在符合成立档案馆的条件下，高校决定成立档案馆之前就应该统筹兼顾，长远规划，考虑人事类档案是否要归档案馆统一管理，如果要划归档案馆管理，就必须从档案库房、档案办公用房、档案馆人员编制、档案馆工作人员的分工及岗位职责等方面全方位进行调整。而且划归工作必须做好做细，要让原先人事类档案管理部门心悦诚服，积极配合人事类档案工作安全、顺利、及时地移交给档案馆；同时档案管理部门也要紧跟形势，改变工作思路，积极迎接挑战，尽快适应学校对档案工作的新要求。已经成立了档案馆，但人事类档案还未归属档案馆管理的高校，一定要审时度势，搞好调研，充分做好前期准备工作，不能急于求成，尽量避免各种矛盾的产生，维护好学校各项工作的顺利开展。在做出人事类档案归档案馆管理的决定之前，应该从以下方面进行调研：

（1）划归的必要性 21世纪是一个高度信息化的社会，信息技术日新月异，各行各业都与信息技术息息相关，高等教育也不例外。随着高等教育改革的不断深入，高校也已把发展信息技术、实现电子校务作为面向现代化教育发展的重要战略，各高校的信息化建设正在全面展开。随着学校信息化建设的不断开展，档案馆高校信息化建设也越来越引起人们的重视。只有新型的档案管理模式才能适应整个学校的改革发展，这就需要我们不断从发展和需求中寻找创新源泉，使高校档案工作不断从获取新的发展动力，创造新的业绩。高等学校信息资源相当丰富，如果将人事档案纳入高校档案综合管理机制，对提高人事档案的现代化管理水平和人才信息的利用率将有极大的必要性和可行性。档案馆把各门类档案集中统一管理，在人、财、物等方面学校可以通盘考虑，统筹安排，合理使用。这样能够避免投资力量分散、信息不畅、低水平重复建设的局面，有利于节约经费、人员及库房和设备，学校可以集中人力、财力、务力来面对信息技术的挑战，加速档案管理工作的现代化、标准化、科学化，真正实现高校档案馆网络化，大力进行网络资源建设，全面实现档案资源共享，为学校及社会提供丰富的档案信息资源和高效、快速、准确的服务，使档案馆的服务走向全方位现代化，最大限度地满足学校和社会的需求。

（2）划归条件是否成熟 人常说：万事俱备，只欠东风。如果合并的条件都具备好了，合并也好是时间的问题。首先面临的大问题就是是否有足够的档案库房和办公用房，这是制约学校档案集中统一管理的重要因素。如果档案库房和办公用房分散，人员东一块，西一块，怎么能称其为真正意义上的集中统一管理呢？所以具备一个真正意义上的档案馆是档案集中统一管理的首要条件。

其次，是否协调好与分管人事类档案部门的关系。以内蒙古师范大学为例，学校教职工档案归人事处管理，人事处管理肯定有其管理的说法：人事处主要是做人事工作，如教职工的调动、调资、升职、聘任、退休等随时变动、人事处使用档案频率较高，如果归人事处管理，自己用起来方便。学校学生个人档案归学生处管理，学生处管理的好处是：由于学生处对评优、评奖学金等有决定权，学生处的发号施令各学院都不能执行，所以学生个人档案收集起来相对容易得多。所以，在决定人事类档案归档案馆管理之前，必须协调好各部门之前的关系，做到关系协调，移交到位，配合融洽，互相支持，共同为学校的改革发展发挥力量。

再次，档案馆要做好充分的前期准备工作，包括档案馆的近期发展目标和长远发展规划、档案信息化的投入、档案库房的分配、人力资源的搭配、规章制度的建立、内部管理体制的运行、与各有关部门的协调工作等。

最后，要充分做好合并后管理人事档案工作者的思想工作。档案馆长期以来一直是清水衙门，无权无势，很少有人问津，甚至于有人还不知道有这个部门，在学校的工作中也是用着时重要，不用时想不起，处于无足轻重的地位。因此，在人们的思维中总是有这样一个定式：高学历、有本事、有才能的人是一定不会去档案馆的，即使去了别人也会说那么高的学历、那么年轻，怎么会去档案馆呢？实在是可惜了！由此，可以看出档案馆在学校的地位、在人们心目中的地位。难怪人事类档案管理者对这些档案归属档案馆，或多或少有些想法和抵触。对此，学校必须做好合并人员的思想工作，妥善安排好他们的工作，使他们尽快从脱离原单位的失落感中解脱出来，尽可能避免消极因素的产生，保证合并人员很快调整好心态，尽快适应新的工作环境，全身心投入到档案工作中去。

做好人事类档案归入档案馆管理的几点想法

（1）必须根据学校情况，从科学发展的角度，认真分析研究，提出可行性报告，经过集体研究讨论，达成共识后方可施行。

人事档案归档篇7

目前，我国文书档案立卷的方式主要有两种，分别是以“卷”归档法和以“件”归档法。传统的档案管理方式是以“卷”归档，即根据档案的特征、性质进行分类，并拟写卷名、装订成册；以“件”归档是后期形成的档案管理方式，主要是将档案按照时间顺序排列，并按照单位、期限、年度、机构等标准分类，并装盒、盖章、编目录，不装订成册。虽然二者的整理程序存在很大的差别，但是它们都保持着相同的整理原则。近年来，随着办公自动化进程的不断推进，我国对传统以“卷”归档的档案管理方式进行了改革，形成以“件”归档的档案管理方法，并不断推广开来。但是，不能否认，这两种立卷方式各有利弊，如何扬长避短依然是档案管理工作者不断探究的问题。

二、文书档案“件”与“卷”的利弊

1、传统的以“卷”归档的利与弊

优点：首先，以“卷”归档可以将档案资料装订成册，不仅整齐美观，还可以便于保管，不易被查阅者随意抽取或者拆卷，因此有利于保证档案材料的完整性。其次，以“卷”归档便于人们进行查阅，查阅者可以根据查阅内容的性质进行查找，提高查准率；而且还可以查阅同类性质的问题，提高查全率，有利于全面地分析查阅的资料，提高对档案材料的理解程度。缺点：第一，以“卷”归档的工作量比较大，往往需要“化零为整”进行分类整理，工作效率比较低，而且容易出现纰漏，比如档案遗漏，错置等等。第二，缺乏安全性，由于档案装订成册，因此人们在查阅资料时可以整册翻阅，这样不利于档案信息的安全。第三，当发现同类的新档案材料时不方便增加，因此增加档案需要通过申请后再拆卷、装订，过程异常繁琐。第四，“杂卷”难以避免，由于档案管理人员对档案材料的理解存在歧义，因此在档案的归类方面往往产生争议造成档案无法归类。第五，卷名拟写困难，因为有时候档案材料不只是体现一个问题，因此有时候存在同一份档案材料往往会出现在不同的案卷里，当然，如何拟写卷名也就成了一项困难的工作。第六，以“卷”归档的程序异常复杂，需要专职的人员进行收集，并移送相关的档案部门，然后再进行编目、入库。

2、改革后以“件”归档的利与弊

优点：第一，以“件”归档的程序相对简单，将档案整理工作“化整为零”，即“随办随归”，档案人员将公文处理后可以随时装订、盖章进行归档，后期在对文件的编号进行调整。第二，以“件”归档加强了文件的保密性质，限制了查阅者的查阅范围，即指定查阅资料，不会泄露其他材料的内容。第三，便于增加新的档案材料，当发现有档案遗漏、错放的情况下便于对档案进行增减，使档案管理工作更加灵活。第四，以“件”归档的方式相对简单，便于整理，只需要根据时间顺序按照单位、机构、期限、季度等标准分类，避免了不必要的分歧。第五，便于查阅者对档案文件进行打印、扫描等，减少对原件在利用中产生的磨损，有利于保护档案材料的安全。第六，以“件”归档便于充分利用计算机一体化管理的功能，不仅档案存储量大，而且查阅方便，进一步提高了人们的工作效率与质量。缺点：首先，以“件”归档按照时间顺序排列，在一定程度上会使档案内容显得杂乱无章，当查阅者不记得档案材料具体时间的情况下就无从下手。其次，以“件”归档没有对档案材料装订成册，而是采取盒装等形式，这使得单份档案容易丢失、折损等，也不利于档案材料的保管。此外，由于同一份档案下发的时间有时存在差异，因此会导致同一份档案材料出现前后不连接情况，增加了档案查阅的难度。

人事档案归档篇8

对于“档案是由文件转化而来”的观点，笔者虽然并非完全赞同，但却与刘先生的认识也不尽一致。本文专就此问题作一辨析。

1 “直接形成论”难以证明档案不是转化而来的

1、1 从档案的源头上看难以证明档案不是转化而来的。《档案直接形成论》认为“档案不是由文件转化而来的”，“档案是直接形成的”。在第六章“档案的直接形成历程”中讲道：“档案之意先于文件，可以从‘结绳记事’、‘刻木为契’等档案起源时的原始档案中看出端倪。档案起源的动因只是为了满足人们记忆的需要，人们发明‘结绳’、‘刻契’等原始记事方法，其记事的主要目的在于帮助人们记忆，起到记事备忘的作用。它只有档案的记忆作用，而没有文件的管理办事功用。”（146页）

如单从这段文字来看，确实像笔者在《一部有益于档案学基础理论研究的探索之作――〈档案直接形成论〉读后感（之一）》（刊于《档案管理》2016年第6期）中讲的：如果顺着刘先生的思路来理解其结果，那么从人类产生档案的源头上来论述“档案形成在前”的观点似乎还是有些道理的。但这些相对来说看似有点儿站得住脚的认识，其实存在的疑问也是非常明显的。因为人们很自然地会想到此时在人们的认识领域中还没有“档案”一说，那又如何能如此顺利地将“结绳记事”和“刻木为契”等就称为“档案”了呢？毕竟从这些被刘先生称为档案的记录的出现，距人们认识到“档案”的产生还差着几千年的时间哩，怎么就能直接说这些是档案了呢？是拿人们后来的认识去套指的吗？那不又具有了人为的因素吗？

1、2 自“档案”概念出现以后形成的档案更难说明档案不是转化而来的。《辞海（第六版缩印本）》对“文件”的定义是：“组织或个人为履行法定职责或处理事务而制作的记录有信息的一切材料。是人们记录、固定、传递和贮存信息的一种工具。”[1]就我们当前认识的档案而言，其前身“文件”的草稿、修改稿直至定稿和签发中的大部分原始记录，在其形成之初早已并不是为了记忆的需要，因为谁也无法理解人们为了要留下记忆而去形成一个文件。那么为何这些就可以直接称其为档案呢？它们还只是具有记忆功能吗？随着社会的发展显然已经讲不通了。而刘先生却认为：“‘文件’从起草到草稿、一稿、二稿……定稿，经过了一个过程，然而，必须清楚，起草的文件不等于文件，文件的草稿也不等于文件，定稿同样也不等于文件，你可以说‘文件’是从其形成之初开始着原始记录的，但是，这个‘文件’记录的‘原始记录’，并不是那个具有现行效用的‘文件’。记录这个‘文件’形成的全部过程的是档案，而不是‘文件’。”（151页）然而，事实上我们形成文件的目的就是为了实施某项工作，而此项工作又是需要在一定的区域范围、有众多的部门或人员参加，为了统一号令（如完成的标准、时间等）才会需要发出一个文件。所以，从草稿的产生直到文件的发出和督促执行，均是为了围绕完成某一项特定的工作而实施的行为，而并不是为了记忆。刘先生还说：“所以说，几乎所有的文件自形成之时起就被一切组织或个人所‘保存’贮藏。”（23页）事实上，“几乎所有的文件自形成之时起”就是为了被执行和应用，而并非保存和贮藏。那我们现时还能认为这些“文件的初稿、修改稿直至定稿、签发”是为了记忆的需要而形成的吗？如果不是，那么怎能直接称其为档案呢？显然不能！它们只能被称为该文件的原稿，只有当它与其对应的一份（有的归档两份）文件被归档保存起来以后，才成了这件档案整体的一个组成部分（关于这一点在本文第四点中会具体论述）。

1、3 档案不仅仅是由“文件”转化而来的。刘先生认为：“事实上档案不是文件的转化物，笼统地讲档案是从文件转化而来的，把文件与档案的关系按前后、按阶段区分是很不科学的，也不符合客观实际，并没有反映出档案与文件的客观真实面貌。”（50页）

?P者认为，档案确实不只是由文件转化而来的，但笼统地讲“档案不是文件的转化物”同样也是不科学的。因为事实上档案的主体确实是由文件转化而来的，只是“档案不仅仅是由‘文件’转化而来的”，因为除了文件之外，一切我们曾经试图用“大文件”观或是“不断地加括号专门注明包括某某”等所要解决问题的对象，均有可能转化为档案。原因是随着档案工作实践的深入，档案虽然仍然没有脱离由各种记录转化而形成的实质，但已经不仅仅是由“文件”转化而来的了。转化为档案的记录即档案的前身可以有很多，如大量的文件转化为文书档案，而还有大量的不是文件也转化为了档案，如，大量的会计账簿、会计凭证等算不得文件的转化成了会计档案；大量的照片转化成了照片档案；更有甚者，随着“实物档案”这一概念的出现，这些转化为档案的前身显然也算不得文件。所以确切地说：档案的主体是由文件转化而来，但又不仅仅是由文件转化而来的。要说明这个问题，关键还是要找到档案的上位概念，即档案定义中的属概念。既然笔者在《论档案的定义及其本质属性――〈档案直接形成论〉读后感（之二）》一文（刊于《档案管理》2017年第1期）中采用了“记录”作为档案的属概念，那为了论述方便起见，本文在以下论述中就采用“档案是由各种记录转化而来的”说法。

2 各种记录转化为档案的环节

《档案直接形成论》在第四章“档案的形成观”中指出：“将‘归档’作为有意识形成档案的先决条件，是把现代档案工作制度强加给档案本身的，是把对这一事物的要求强加给另一事物。……既然‘归档’属于管理活动，作为管理对象的档案就必然先于‘归档’之前就存在，而后才能产生相应的管理活动。怎能够把‘归档’作为有意识形成档案的必备条件呢？”（90页）“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案。既然接收的不是档案也就不能称之为档案接收工作了，这显然与档案的收集工作相矛盾。”（91页）“‘立卷归档’、‘集中保存’、‘鉴定’、‘整理’等档案工作都与档案的产生没有关系，也不能改变档案。”（322页）在“档案与档案工作的关系”中又指出：“档案不等于是‘归档’的文件，档案在‘归档’前就是档案了。”（328页）

其实由于“‘归档保存’能够把档案与其他事物从根本上区别开来，是档案之所以为档案的‘最低限度’”， [2]所以，归档环节便成了档案与各种记录的分水岭。至于“按照‘归档’是有意识形成档案的必备条件的观点，也就是说大多数基层档案室接收的不是档案”（91页）的问题，那就更好解释了，因为档案室就是在做归档工作，收集的是列入归档范围的各种记录，这是因为目前没有真正实行文书处理部门立卷归档制度，实际是由档案室代行整理归档工作而出现的现象。至于档案的收集（接收）工作是针对档案馆而言的。于是笔者还是愿意回到我国早先的档案学理论认识上去，认为归档工作是各种记录向档案转化的分水岭，归档之前属于文书工作（或其他工作）的领域，而归档之后便进入了档案工作领域。所以转化为档案的环节确实是归档，而且只有将这一环节产生的因素作为档案的本质属性，才能有效地将档案与“记录”中的其他下位概念明确地加以区别。

3 各种记录转化为档案中的“人”

刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“那么什么是‘有一定保存价值’呢？只能人为地规定。怎么判定‘有一定保存价值’呢？只有通过档案工作者的鉴定来实现。”“那些被判定没有保存价值的，不一定就没有保存价值，而那些被判定‘有一定保存价值’的，也不一定就有保存价值。有没有保存价值不是形成档案的必要条件。”（312页）“档案的产生不仅与档案工作没有关系，与档案工作的主体――档案工作者也没有关系。”（323页）

在刘先生以上的论述中涉及两个方面的问题：一是“有没有保存价值不是形成档案的必要条件”；二是档案的形成不应当掺入人为的因素。就第一个问题而言，笔者实在想不出为什么没有保存价值的还具有要作为档案保存下来的理由。也许这里的问题是在于刘先生混淆了档案的“产生”和“形成”这两个概念，刘先生在书中所述档案的原始记录性时，更多是用了“形成”一词，但笔者认为此时这些被称为档案的应当是“产生”而非“形成”。 “产生”与“形成”尽管有着诸多的联系，但毕竟还是存在着一定的区别：“产生”是某一事物的原始性出现，是其展示给外部的基本“特征”，如人的长相特征为高矮、胖瘦等，属于客观存在的范畴；而“形成”则是对某一事物的人为性过程，是该事物内在的经由人们认识提炼所赋予的“属性”，如性格上的内向、外向等。如果我们将“档案的原始记录性”作为这些记录的“产生”的话，那么刘先生的观点就可以得以成立，因为确实不管这些记录有没有保存价值，它都是实实在在地产生了。但当我们要将这些记录形成档案的话，如果没有什么保存价值那为何还要将其作为档案保存下来呢？至于第二个方面的问题，笔者将在后面专门予以表述。

3、1 各种记录转化为档案必定具有人为的因素。刘先生指出：“而‘备以查考性’说、‘归档保存性’说、‘三属性的交集’说、‘结构性’说、‘鉴定和整理’说、‘内在有机联系性’说等认识都是以档案整理后的所谓存在形式来探讨档案本质属性的，这些属性无不打上档案整理人外加的烙印，是档案整理人的人为规定造成的，是档案整理后的外在表象，显然不是档案的本质属性。”（75页）事实上，我们对于档案本质属性的认识是人的意识对档案这一客观存在物的总结、梳理、归纳，是人的认识对于客观存在反作用的结果，必然具有人为的因素。

3、2 决定各种记录转化为档案的人只能是档案工作者。刘先生指出：“首先，来看档案有意识形成过程中的起作用的‘人’。如果这里的‘人’是社会主体的‘人’，那么，应该说上述有些认识还是正确的。但是，上述论述中说的‘人’，其实并不是社会主体的‘人’，而是‘档案人（档案整理、保管者或者说是档案工作者）’”。（95页）在第十一章“档案与档案工作的关系”里又讲道：“然而，遗憾的是这里的‘人’并不是社会主体的‘人’，?@里的‘人’已经被偷换概念变成了档案‘人’――档案工作者。‘档案的形成离不开主观能动性’中的‘人’是档案工作者而不是社会主体的‘人’。”（326页）

其实，长期的档案工作实践证明，在记录转化为档案这一过程中起到决定作用的确实是档案工作者，也只能是档案工作者，因为这种现象是由于社会分工而确定的。如果我们顺着刘先生的思路，应当由“社会主体的‘人’”来进行“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”才算“上述有些认识还是正确”的话，那请问如何才能让“社会主体的人”来有意识地形成档案呢？即便是就“文件的密级由起草或发文单位来确定”这一环节而言，也只有能够或有条件参与形成有可能进入档案保管的记录的部分社会人来实施。事实上，由于社会分工和专业知识的差异等诸多原因，所以终究不可能真正实现由“社会主体的人”来承担这项任务。

当然，这里除了社会分工的必然导致以外，还需要有一个社会赋予档案人权力的问题。其实档案人在“归档保存、挑选、整理、鉴定等等”工作中的权力问题，在《档案直接形成论》97～98页中列举的若干法规文件，就说明了档案人的权力正是来自这些规定。依照我国有关法律、法规的规定，档案工作者不仅要承担收集、管理和提供利用档案的义务，同时也享有依法做好这些工作的权力。

3、3 归档中的人为因素与“唯心主义的认识”观无关。刘先生在第十一章“档案与档案工作的关系”中讲道：“三是在所谓的档案工作对档案的进一步产生有一定的能动作用下的‘文件可以通过档案工作来实现向档案的转化’，……其实质就是档案工作者认定什么是档案什么不是档案。这显然就是主体产生客体的唯心主义的认识。”（324页）确实，这些档案工作、档案工作者与档案的“产生”（作为一种客观的自在物）确实没有关系，但与档案的“形成”（对客观事物的人为性过程）却存在着必然的决定性的关系。这一现象与“主体产生客体的唯心主义的认识”毫无关系。我们知道唯心主义与唯物主义的根本区别在于：唯心主义认为意识第一性，物质第二性，意识是世界的本原，先有意识，后有物质，意识决定物质；唯物主义则主张物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映。从这两者的本质区别中其实已经非常清楚地看到问题的实质，因为档案人是坚信“物质为第一性、精神为第二性，世界的本原是物质，精神是物质的产物和反映”的。即各种记录是客观存在的自在物，而要真正成为人们意识领域的档案，则还需要档案人在其间发挥其主观能动作用。

4 归档保存的档案是一个整体

刘先生在否定档案是由文件转化而来的同时，强行把作为一个整体的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解为“档案”和“文件”两个部分。认为：“档案与文件有没有本质区别？肯定有本质区别。”（22页）“文件‘转化’为档案，只是文件与定稿一同作为档案的统一体归档保存的，而不是文件转化成档案的。”（50页）并且指出：“‘发文’文书档案的实体应该是文件的定稿，而非文件（发文）本身，也就是说从归档角度看应该归档的是文件的定稿，而不是文件。”（184页）又说：“由于时代的发展，档案变得越来越复杂，发文（文件）实际是定稿（档案）的副本，发文（文件）并不是‘直接形成的’‘原始记录’，发文（文件）与定稿同时归档保存，不过是现代印刷技术印刷条件下一种无奈的‘双轨制’选择，这是在档案历史长河中特殊阶段中的一种特殊现象。”（236页）

其实笼统讲档案与文件有本质区别在一定的情况下是对的，如对于发出的大量不被作为档案保存的正式文本而言，它与档案确实是有着本质区别的。但我们如果由此而进一步将保存起来的档案（文件的初稿、修改稿直至定稿、签发以及文件的正本）分解?椤暗蛋浮焙汀拔募?”两个部分，则完全是多此一举。