企业合同管理存档方法(精选8篇)

企业合同管理存档方法篇1

关键词： 企业人事； 档案管理； 规范化

中图分类号： G271 文献标识码： A 文章编号： 1009-8631（2012）07-0059-01

企业人事档案记录着职工录用、调配、培训、考核、奖惩、选拔、任用、业务技能、工作表现以及工作变动等过程中形成的信息资料，是企业发展和职工活动的真实记录，是国家档案的重要组成部分。因此，管理好企业的人事档案具有，具有重要的历史意义和现实意义。但是在目前，四平市的部分企业没有建立规范的职工档案，职工合法权益得不到保障。四平现有民营企业、外资企业达500多家，由于多种原因，近一半的企业没有建立人事档案，新进职工与离职职工没有记载，职工技术职称及技能不能确定，因没有文字记录，也就没有企业来管理，养老医疗等应享受的待遇使职工不能享受；还有一些企业职工档案资料收集不全。有四个方面的原因：一是企业在招用职工时，没有立即为其建立档案，故没有招工登记表等资料。二是企业虽然建立了职工档案，但没有把职工的定级表、劳动技能鉴定表等资料归档，至使不少个人资料遗漏遗失。三是国有、乡（镇）企业改制后，不与职工签定劳动合同，对辞退的老职工也没有终止或解除合同，致使档案中没有《劳动合同书》或《解除劳动合同证明书》。四是企业对职工档案管理混乱，造成职工档案遗漏遗失严重。

一、当前我市企业人事档案管理中存在的主要问题

（一）档案管理人员专业素质不高。目前，在我们四平市虽然有了一支稳定而发展的企业人事档案干部队伍，但这个队伍的文化程度和专业素质还不适应新时期开展档案工作的需要，特别是进入21世纪，熟悉人事档案内容，能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

（二）档案管理不够规范。目前，在四平市部分企业单位普遍存在管理不规范的问题，主要表现在：第一，档号不规范；第二，案卷标题不规范；第三是大部分案卷缺少卷内目录；第四是组卷混乱现象比较严重。

（三）现行档案管理体制与经济发展不相适应。我们四平市企业职工档案由多个部门管理，部门分工交叉重迭。如当地人才交流中心档案室管理当地、外地大中专毕业生职工档案，企业人事部门管理着固定工身份、合同制身份和临时身份的职工档案。这种管理方式，有悖于企业实行的全员劳动合同制，给企业的职工管理带来诸多麻烦，不利于维护职工个人利益和劳动力合理有序流动。企业改制后，没有了上级主管部门，企业对档案管理的重视程度逐渐减弱，职工档案或有或无的责任问题无部门追究。对已建好的职工档案，因人员变动等原因得不到妥善保管而丢失，职工在调动工作时找不着档案或把档案长期存放在个人手里的现象也很多。部分企业为达到控制职工的目的，扣押职工档案，使调离的职工办不成调动手续，造成人走多年，档案还在原单位的情况。这些问题的出现，影响了职工档案管理的规范和安全，同时也侵害了职工的个人利益。

（四）档案保管条件太差，影响了档案的安全。档案管理的软硬件建设配备较差，档案室达不到安全保管要求。档案管理人员也是得过且过，责任意识不强，档案业务不熟悉，年复一年，档案管理形成了恶性循环，出现了档案越管越差，越管越少的现象。

三、职工档案规范化管理的有效措施

（一）建立与社会经济发展相适应的现代职工管理体制。管理方式应适应企业发展和劳动力市场发展需要，企业职工档案由现在的多级分散管理要逐步过渡为集中统一管理，有条件的企业独立管理职工档案，条件不具备的企业可以让地方劳动人事服务中心代为管理。养老保险、失业保险、生育保险、医疗保险等档案也可以由地方劳动人事服务中心代为管理，这样既能有效地保障了职工的个人利益，方便了企业对职工或职工档案的管理，避免不利于职工档案保管和利用等现象的发生，积极发挥劳动保障部门的服务职能，提高了办事效率。

（二）加强企业职工档案管理，实现档案规范化管理，确保企业职员的合法权益得到保障。为了地方经济发展，为了企业职工档案规范化的管理，笔者建议地方档案行政部门、劳动人事保障部门应从实际出发，是否联合制定一个企业职工档案管理的规定或实施意见，不论企业规模的大小，都必须建立统一、标准和规范的职工档案管理体系，有条件的企业可以进行档案信息化的管理。每年要定期对辖属企业进行一次严格的职工档案执法抽查，对职工档案达不到要求的，要根据《档案法》的要求进行相应的经济处罚。必须做到不手软，不走过场，以法办事。

大中专院校、技工学校毕业生毕业后，其档案资料应统一移交所在地劳动人事档案服务中心档案室实行综合管理。当大中专院校、技工学校毕业生到企业工作后，劳动人事服务中心档案室可根据企业自身管理情况，逐步地将职工档案移交企业管理或继续由劳动人事服务中心档案室负责保管。

（三）对于职工流动的档案管理。笔者认为，档案的移交保管方式有二种：一是职工与原单位解除或终止劳动合同后又到新单位工作的，若新单位具有档案管理条件的，可以把档案移交到新的单位管理，也可把档案移交地方劳动人事服务中心档案室保管。二是职工与原单位解除或终止劳动合同后，又重新就业的，若新单位没有档案管理条件，则应把档案移交到劳动人事服务中心档案室。

企业合同管理存档方法篇2

【关键词】大数据 企业 档案 创新 发展

信息化网络时代给现代社会带来了巨大的变革性的影响，在企业档案管理工作领域也发生了极大的变化，大数据的出现使企业档案管理工作面临前所未有的挑战和机遇，随着大数据研究活动的不断增加，企业档案管理工作也充分运用大数据信息化平台和分析方法，更好地优化自身的档案管理工作，全面推动自身的改革和创新发展。

一、大数据对企业档案管理工作带来的挑战分析

（一）企业档案采集方式的挑战

大数据的发展使企业档案的采集方式发生了较大的转变，原有的纸质档案的收集、整理和归档工作发生了改变，在新的形势下，企业的档案信息都是以电子化的形态存在，这就使企业档案的信息采集工作和方式发生了较大的转变，如果企业部门之间的衔接不够紧密、信息交流无法共享，则会出现“信息孤岛”的现象，难以实现对企业档案信息的交流和整理，使企业档案的完整性和有效性无法得到切实的保障。

（二）企业档案信息资源建设的挑战

在大数据发展背景下，面对企业档案资源的数量激增态势，原有的档案文件资料的处理和运营显现出无法适应的状态，在不同的业务部门产生的大量档案数据前提下，原有的企业档案运营模式难以实现对档案信息资源的有效整合和利用，为此，如何开展大数据发展下的企业档案信息化和智能化处理，是当前应当思考的重要课题。

（三）企业档案管理技术手段的挑战

在大数据发展的背景下，原有的企业档案需要采用人工分类、编目和检阅的方式加以处理，这就使档案管理人员的工作强度增大，难免出现工作中的差错现象，降低了企业档案管理和利用的价值和效能。同时，原有的纸质档案保存期限极为有限，会存在不可避免的破损、丢失、遗漏等现象。而在大数据的背景下，档案管理人员只须通过远程控制的方式，即可以实现对档案的管理，但同时也面临技术升的问题，要更好地依托于云计算、云存储、大数据分析方法，实现对企业档案管理的升级和创新。

（四）企业档案服务方式的挑战

企业档案管理的宗旨在于为需求者提供服务，原先的企业档案管理的服务内容相对单一化，难以充分突显出企业档案的利用价值。而在大数据发展的背景下，档案资料呈爆炸式的数量激增，管理人员需要对档案加以细化管理，才能更好地发挥档案的利用和服务效能。同时，在新的形势下，档案借阅者的需求也呈现出多样化的特点，这就对档案管理者提出了更高的要求。

二、大数据发展下的企业档案管理创新发展路径

（一）完善企业档案信息化资源管理体系

在大数据发展背景下，企业档案管理工作要完善自身的信息化资源管理体系，建构完善的、交互式的档案信息化管理平台，整合企业各个部门的业务数据，实现企业档案的交互性的管理，在信息资源集成和整合的前提下，更好地为企业提供决策依据和参考。具体来说，完善企业档案资源体系的建设内容主要包括以下方面：

（1）拓展企业档案征集渠道。在企业档案信息化资源管理体系之中，要丰富和充实企业档案的馆藏资源，向社会各界开展企业档案征集工作，创建企业档案征集成果展览平台，在引发社会全面关注的前提下，增强企业档案的服务利用效能。

（2）实现对企业档案的数字化成果再加工。企业档案管理工作者要全面分析档案价值，避免企业档案加工的盲目性，并且还要逐步激活“封存”的企业档案，形成有序化的企业档案结构体系。

（二）明确企业档案管理的位置定位

在企业档案管理的过程中，数据归档是最终的节点流程和环节，所有的企业文件资料都必将纳入到档案保存之中，如果缺少了这一条，则必然会给企业带来难以弥补的损失。为此，要在大数据发展背景之下，重新定位企业档案管理工作的位置，用发展的、开放的、前瞻性的眼光，进行企业档案的信息管理与归档保存，避免企业档案的缺失现象，更好地实现对企业的业务支持。

（三）运用先进的大数据分析技术和方法，促进企业档案创新

在大数据发展背景下，企业档案的管理创新工作有赖于大数据分析技术和方法的运用，企业管理者要充分意识到大数据分析技术和方法在企业档案管理中的意义和作用，要通过严谨的定量分析手段和技术，帮助企业管理者做出正确的决策。

在企业档案的数据化建设工作之中，可以充分引入计算机技术、扫描技术、OCR技术、数据库存储技术等，形成数字化的智能档案，借助于网络实现档案资源的信息化共享。具体包括有：①双层PDF文件加工。这是通过对档案的去污、纠偏和OCR识别，生成双层的PDF文件，存储于数据库之中，实现对档案的科学管理，有效地解决辨识成本和阅读利用之间的冲突。②引入RFID技术。这种技术可以实现对企业档案信息的数字化扫描，并对图像文件进行分析和处理，可以较好地解决企业档案扫描数据失真的现象，确保档案保管的真实性和安全性。

（四）完善企业档案的安全防护体系

在大数据发展背景下，企业档案工作的创新发展还有赖于安全防护体系的完善建构，从源头上堵塞数据泄露的漏洞。具体来说包括以下内容：①机密信息保护制度。这是通过算法加密技术的运用，实现对档案机密信息的保护。②信息资源共享制度。这是以资源共享为目标，实现企业档案的信息化查询、复制、传播等利用。③信息审计制度。这是对企业档案信息的安全监测和评估，做好企业档案信息的风险防范和规避。

三、结语

大数据发展下的企业档案管理工作进入到崭新的创新阶段，通过对企业档案管理工作的整体规划和准确定位，实现对企业档案信息资源的深度开发和利用，在大数据分析技术和方法的运用条件下，更好地推进企业档案管理的数字化、信息化发展。

参考文献：

[1]唐霜、信息化环境下档案整理理论研究[D]、 南昌大学，2015、

[2]理文、我国干部人事档案管理研究[D]、 安徽大学，2013、

企业合同管理存档方法篇3

【关键词】电力企业；档案管理；重要性；实践；探索

电力企业档案是记录电力企业历史发展的真实写照，伴随着我国电力工业的飞速发展，以往的电力企业管理已经不能应对当前的社会发展了。目前的电力企业已经暴露出许多问题急需解决，尤其是电力企业档案管理问题。为了更好的与社会发展进程相适应，电力企业必须做出调整，勇于创新，与时俱进。在解决电力企业档案问题这个难题的同时，也要将这次改革看成一种机遇，为未来的电力工业建立良好的发展平台。

一、电力企业档案管理的重要性

电力企业档案管理是电力企业管理工作不可或缺的一部分，也是电力企业管理的重要环节，是电力企业赢得市场竞争主动权的有力保证。一个科学有效的电力企业管理制度不仅可以提升企业的竞争力，还可以为企业的发展提供有力的支持。电力企业档案记录着电力企业活动最原始的数据，对生产经营有着十分重要的作用，是电力企业成长发展历程的真实写照。当电力企业出现意外情况时，可以通过查询电力企业档案找出相应的应对措施，这样既提高了工作效率，还增加了工作经验。换句话说，电力企业管理就是电力企业不可估量的宝贵财富。因此，就目前我国的电力企业管理情况来看，档案部门需要加强对档案管理的重视，应该以科学创新的理念，制定出适合现代电力企业的档案管理制度，加快企业档案管理信息化步伐，为电力企业发展提供有力的资源，促进电力企业向着更好更强的方向发展。

二、新时期电力企业档案管理的探索

1、强化管理，优化档案管理队伍建设

要提高档案管理水平，那么首先必须有一支精干的档案管理队伍，电力企业要强化管理，优化档案管理队伍建设势在必行。

（1）提高思想认识，将档案管理作为一项基础统筹工作来抓，在企业内构建出多层管理体制，企业总经理亲自抓档案管理工作，档案管理部门负责人做好管理工作，各个科室的档案人员做好各个档案的收集、整理、保存等工作，形成三层档案管理组织结构。将档案管理工作与员工的业绩考核结合起来，并辅之以合适的激励机制，促使相关工作人员不断提高自身素质，提高工作效率，促进档案的有序管理。

（2）规范管理工作流程。电力企业的档案非常多，分为很多不同类型，因此，首先要对企业经营业务进行划分，然后对档案进行划分，明确每种类型档案的记录、保存方式，促进档案管理的规范化。

（3）监督指导到位。定期组织档案管理人员对各个部门进行档案管理指导，定期对下属公司进行档案管理业务指导。在电力工程项目中，事前下发档案管理任务书，事后监督检查档案管理情况，事后验收档案管理，全过程控制档案管理，提高档案管理水平。

2、规范电力企业档案管理制度

在建立健全电力企业档案管理制度的过程中，应该严格遵循《中华人民共和国档案法》、《基本建设档案资料管理暂行规定》等法律法规，在掌握电力企业档案管理工作具体细节的基础上使现有的法律法规更加规范。同时还要强调责任制，将明确的分工理念融入到档案管理工作中去，严控管理流程。在实际管理中，不能仅仅依靠法律文件，还要结合具体而细化的责任管理方法，通过细化的责任编制方案可以避免出现资料整理上的麻烦，明确资料收集的方向。档案管理制度的建设一定要突出较强的可操作性以及科学合理性，使其按照一定的顺序进行，对过程中的归档范围和立卷归档以及交接验收进行更加明确的规定。此外，还要落实档案整理入档责任制，以此提高员工的档案意识，保证档案管理的内容更加完整、服务更加优质、系统信息传递更加准确、操作流程更加规范。

3、促进档案管理信息化建设

信息技术已深入到社会生活的方方面面，电力企业电子档案也越来越多，但是，电力企业却并没有为档案管理建设起专门的信息化系统。在当前形势下，电力企业要加大档案管理投入，利用信息化技术对档案管理进行改革。首先，企业领导者要认识到档案管理信息化建设的重要性，并对档案管理信息化建设进行统筹规划。其次，利用现代化信息技术和信息数字设备，聘请专门人员来建设档案管理信息化系统，充分利用企业现有资源，促进信息化建设。最后，信息化系统投入运行之后，要有专门的管理人员对信息系统进行维护管理，保证信息系统的安全运行，促进企业档案管理水平的提高。

4、做好档案利用服务工作

档案管理的重点是提高档案的利用水平，使历史档案真正为企业发展做出贡献。因此，企业要做好档案利用服务工作。首先，档案管理人员根据档案管理制度来形成科学合理的档案保存方法，建设完善的档案检索系统，要利用档案时，可以迅速通过检索系统获知档案的信息。其次，减少纸质化档案的利用，多利用电子档案。使用电子档案后，可以多个人同时利用一份档案，也可以实现快速利用档案的目的，节约时间。当然，档案的原件必须是以纸质档案存在，这样避免因电子档案丢失导致企业遭受巨大损失，同时尽量减少纸质档案的利用。

5、加强法制宣传，提高“依法治档”的自觉性

电力企业的档案管理应纳入法制轨道，促进档案管理的制度化和规范化。首先，加强法制宣传，如《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规的宣传教育，切实落实国家相关档案管理的政策方针，提高档案管理的法制化水平。其次，依法治档。电力企业的档案管理工作要用相关法律法规来约束自己的行为，提高依法治档的自觉性和档案管理水平。

三、结语

随着电力企业面临的竞争压力越来越大，电力企业要看到自身档案管理中存在的问题，注重档案管理的改革创新，努力促进档案管理水平的提高，促进档案管理的现代化，以高效优质的档案管理来促进企业可持续发展。电力企业要充分利用信息化技术，注重档案管理信息化建设。与时俱进、开拓创新，不断寻求档案管理的改革创新。

参考文献：

企业合同管理存档方法篇4

三资企业档案管理存在着比较大的差异，从档案工作的开展情况上看，大致分为三种类型：

1档案管理工作开展得比较好、有一定业务基础。这类企业的档案工作一般归属于总经理办公室，由原中方档案员兼管，档案工作的开展基本按照国家规定的各项程序进行，建立了明确的档案管理制度，对于档案的收集、整理、登记、分类等工作做得比较规范。

2档案工作刚刚起步，基础比较薄弱。这类企业一般规模比较小，开办时间也比较短，各岗位人员比较紧张，没有配备专门的档案人员。但企业领导具有一定的档案意识，档案工作处于初创阶段，并为档案工作创造了一些条件，这对企业今后档案工作的发展还是有利的。

3档案工作无人管理或无中方人员管理。这种类型的企业不少，其中又分为两种情况：

其一，企业不重视档案工作，领导缺乏档案意识，不设档案人员，企业在日常活动中形成的大量档案均分散保存，档案散失情况严重。

其二，较大规模的外商独资企业中，外方对档案工作比较重视，也设有外方人员对档案进行管理，但是中方无权对其档案进行管理，造成这部分档案信息的流失。

三资企业是改革开放后出现的新生事物，三资企业的档案管理也对传统的档案管理理论提出了新的研究课题。究诘起来，造成三资企业档案信息的流失这一问题的主要原因表现在以下几个方面：

1档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，外方的档案尤其是技术档案，中方无法保管。对于外方来讲，怕技术泄密是档案分散保存的一个重要原因。从国外引进的重要技术资料、市场信息等科技档案，一般都控制在外方手中，中方的档案工作无法开展，没有有效的控制手段。而企业的调查论证、申报立项、洽谈协议、审批登记、合同公证等档案掌管在相应的当事人手中，事后不能及时归档。有的即便归档也不注意归原件，经常归复印件。这些问题直接导致档案信息资源的部分流失，也使得档案的凭证作用减低。

2档案人员兼职过多，且大多不具备档案方面的专业知识。三资企业为提高工作效率，往往不设立专门的档案人员，而采取兼职的办法。三资企业中的人员一般来讲综合素质较高，但是缺乏档案方面的系统理论和实践知识。在企业中缺乏有效的档案管理制度，没有把档案工作纳入职责范围。这也使得档案工作在三资企业很难开展，导致一大部分档案信息的流失。

3在三资企业中从投资者的角度看，档案不能给企业带来效益或者说短期内无法从对档案的投入上获得回报，所以索性不对档案进行投入。尤其是从资方的角度看，企业建设速度越快，越早日投产，赢利越早，短时间内收回投资即已经达到目的，无须再额外投入，从一开始就没有把档案工作纳入企业建设中去。这就使得档案工作的发展置后于企业发展速度，也造成一部分档案信息资源流失。

档案信息是一种无形资产，是国家的宝贵财富，在改革开放的今天，对三资企业发展过程中档案的管理，也是对国家财产的有效保护。为使档案信息资源不流失，针对上述问题应主要采取以下对策：

1加强对三资企业档案工作的宏观管理。根据档案法规和有关规定，建立健全与三资企业体制相适应的档案管理制度。档案行政主管机关应加强对三资企业档案工作的管理，使企业档案工作纳入企业管理计划，力争使档案工作的发展跟上企业的发展速度。档案行政主管机关还应主动了解情况，上门为专兼职档案人员进行有针对性的服务，帮助其建立符合三资企业特点要求的档案分类体系，为三资企业档案工作发展提供有效的支持。

企业合同管理存档方法篇5

合同档案主要是将合同履行全过程和情况的全部文字资料进行记载，随着市场经济的扩大，世界经济一体化及企业规模的不断扩大，使合同的地位日趋显著，在经济社会的活动地位日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效的保障法人和单位的合法权益，需要管理人员和领导重视合同档案管理的重要性。

一、合同档案建立的必要性

外部因素的影响是起建立合同档案的主要因素。随着国家经济的快速发展，世界大环境的变化，市场竞争力日趋激烈，这些都对企业发展造成很大影响，因此，企业管理者也需要顺应社会发展的趋势，尊重客观规律增强法制法律观念，同时积极参加国际平台，汲取他人长处，增强自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营中签订大量合同协议，大量合同文本需要保存，势必会产生合同档案，因此，企业需要建立完善科学的合同档案管理制度。其次，企业任何一部分的经济活动，都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部如果保持平稳运行、持续发展，必须建立合同档案办法。

二、油田企业合同档案管理存在的问题

（一）难以收集合同档案资料

合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经在油田企业中屡见不鲜。在法人单位看来，不同职能部门，所拟定和承办的合同有所不同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂环节。而且合同要想实效，需要经过所有责任方共同承担责任，签字后才能生效。具有流程复杂，周期长等特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象。所以，在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同情况。

（二）企业对合同档案管理缺少重视

在某些油田企业中，由于缺少专业合同人员配备，加之对于合同管理存在认识偏差，就连合同管理人员都对合同档案管理缺少基本认识，领导者对于合同管理方面更加轻视，未将合同档案管理纳入部门职责和个人岗位职责，甚至连最起码合同管理制度都没有，也并没有监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来了不必要的经济损失，管理人员在收集档案后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作呈现混乱局面。

（三）合同档案管理缺乏规范性

在油田企业合同管理中，缺乏完整的合同内容也是普遍存在的现象。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者由于合同承办人责任心的缺失，工作中易出现数字，格式、地址等的人为错误。在合同管理中，管理人员按合同档案管理相关制度对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。

三、合同档案管理的改进措施探讨

（一）增强合同管理的规范性

企业需要根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性，合同档案管理制度需要明确合同文本格式、所包含的附件清单及合同编号原则，以便合同档案的收集工作。另外，提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在合同档案管理中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用档案。

（二）专业化培训档案管理工作

企业领导需要认识到合同档案管理工作的重要性，认识到合同档案管理工作关系到企业生存发展，制定合同档案管理制度，企业需要将合同档案管理纳入到部门及岗位职责上，管理人员要定期向领导汇报工作情况，使领导知道档案管理工作的存在的问题，并积极处理，企业需要由相对固定的专业人员负责档案，保证合同档案的连续性。同时制定严格的奖惩制度，若出现问题，需要给予必要的惩罚，以次改善管理人员的合同档案管理意识薄弱的问题，其次是加强合同档案管理的培训，以此增强管理人员的工作责任意识，提高业务水平综合素质。最后，企业需要将绩效考核注入合同档案管理工作中，保证合同的完整、准确、及时归档，合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。

结语：在企业合同档案管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥合同档案管理的作用，针对合同档案管理工作的问题，规范管理制度，合同实施网络信息技术，并提高管理人员的业务水平和综合素质，以此促进企业的发展。

参考文献：

[1]李炜、 企业合同管理问题浅析[J]、黑龙江档案、2013

[2]沈巧玲、 合同档案管理工作中的问题与改进意见[J]、办公室业务，2013

企业合同管理存档方法篇6

【关键词】 企业档案 档案管理 计算机 信息技术

随着计算机技术的发展，企业为实现不同阶段文献信息的共享和交换，减少数据的重复输入，规范数据接口，便加强开发文档管理一体化系统。此时计算机的应用，使原有的手工管理更加规范化、系统化和高效化。

1 企业档案载体的转变

在企业实现计算机全程管理后，适时实现了信息数据在远近传递交换和处理。电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击。在企业各项管理活动中，它更以其快捷的办文进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。例如生产或开发一项较大项目的产品就需产生上万份的图纸，而其中许多又要承袭老产品的大部分成果，因此电子图纸显示了其比纸质图纸更旺盛的生命力，保存电子图纸要比保存底图方便、省时、省力，并且有意义得多。但要想更好地发挥电子文件在企业档案管理中的作用，就必须了解电子文件与纸质文件在技术寿命和信息保护方面的差异。

1、1 技术寿命的差异

纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一但技术过时，则载体上的信息就无法读出。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。

1、2 信息保护的差异

纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张“延年益寿”，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，所以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。保护电子文件信息不被修改、窃取、删除的技术途径主要有防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等。

在了解了以上这些差异后，我们会让电子文件这一现代电子信息技术发挥到极致，充分运用到我们的企业档案管理中。

2 企业档案的分类变化

已有的企业关于文书档案、科技档案、产品档案、基建档案、会计档案、人事档案等传统分类方案将被打破，取而代之以企业信息集成系统中各个管理模块、流程的设置。一份完整的档案信息分散在几个管理系统中，计算机依照规定指令根据工作目标随时设立和调整类目。虽然企业档案信息的分类不尽相同，但可以肯定的是计算机管理过程中企业的档案分类更能贴近企业的生产、经营、管理等各方面状况，分类也将更详细、更科学、更规范。正是由于计算机科学的分类，才能使查找更加便捷，档案管理更加符合现代企业的要求。

此外，在企业档案接收和保管上也有所改变。企业档案人员如果不进入到企业信息集成系统中去，则很难掌握到企业信息的核心部分甚至接收不到档案。的确，无时无刻不在产生的电子文件、电子图纸使企业档案工作者再也无法坐等档案的最后形式与归档了。他们必须在产生电子文件的源头就行使档案的监督指导职能。参照国家有关文件制定出本企业的《电子文件管理办法》，提请企业信息集成系统的编制人员在其系统的设计和运行过程中加入电子档案文件的鉴定、归档、保存、利用等档案管理内容。例如在计算机辅助设计过程中，要求计算机详细记录设计、加工过程中的原始资料及相应的更改信息，要在不同的版本上注明当前的有效资料，以确保最终归档使用的是正确版本的图形或图纸。企业档案工作者要在专业人员的指导下学会运用专门的档案信息接收管理平台，要懂得如何控制和维护档案信息资源的有效性、可靠性和实时性，掌握电子档案信息的收集、管理。

3 在企业档案管理中对档案工作者的要求亦发生了转变

掌握一般的计算机操作只是对企业档案工作者的初级要求。重要的是要在企业信息集成系统中及时掌握企业的产品信息及开发过程。档案工作者也绝不能是思想守旧、图安逸、躲清静者；档案工作也绝不是仅靠几种目录、几间库房就可包容的。作为企业档案工作者应力求一切以企业生产建设为中心，找准档案工作为企业服务的切入点。做到把正确的信息，在正确的时间，以正确的方式传递给正确的对象，以达到高层次的档案信息处理要求。

综合企业档案工作的诸多变化和电子文件的不断产生，要求企业档案工作者应根据电子文件的特点和管理要求，建立一个完整的管理体系，即对电子文件的整个生命周期进行全程管理。

在企业信息集成系统下，我们档案管理人员应把全程管理原则运用到企业档案工作中去，将电子文件的全程管理原则体现在电子文件管理体制与模式的确定中，体现在管理系统的设计和运行中，体现在管理制度的内容和执行等各方面，以保证电子文件在其整个生命周期受到严密的控制，保证文件运转和业务流程的顺畅、周密和高效。

企业合同管理存档方法篇7

关键词：企业档案；所有制；管理模式

1国有企业与集体所有制企业档案工作

尽管两者经济性质有所不同，但都是公有制经济，二者档案工作存在一定相似之处，特别是面临当前国际市场经济大环境，档案工作对这两种公有制经济尤为重要。

1、1 档案管理模式

大中型国有企业与集体所有制企业各分公司，分布较零散，这种情形适宜采取统一领导、分级管理的模式。即母公司或总部档案部门对分公司档案工作给予业务监督指导，而档案实体仍由分公司自身管理。这种模式既充分发挥了分公司档案人员熟悉本公司业务活动的长处，又便于档案工作更好地为企业服务。这种情形若实行档案集中统一管理，不仅浪费人力、财力，还不便于利用，结果往往适得其反。

大中型国有企业与集体所有制企业各分公司，分布相对集中，这种情形适宜于建立企业档案馆。由于分布集中，无论是接收进馆还是调阅利用，都方便易行。该管理模式，便于为母公司或总部重大经营决策提供及时的档案参考服务。当然，企业档案馆必须配备齐专兼职档案人员，便于档案管理和信息开发利用工作的开展。

中小型国有企业与集体所有制企业各分公司，宜建立综合档案室集中统一管理。因为企业规模不大，没有采取分级管理的必要，否则就会因档案人员众多给企业带来负担，最主要的会因档案员之间推诿扯皮造成重要档案的遗失，给企业经营决策造成无法挽回的损失。

1、2 科学应对档案工作中的难题

随着市场竞争的加剧和国有企业改革的深化，这两种所有制企业也面临严峻考验，档案工作也随之相应出现新难题，对其如何应对，关系企业的发展，应予科学对待。

1、2、1 加强知识产权档案的管理。面对国际市场的竞争，知识产权相关问题会越来越突出，各国之间综合国力的竞争和企业之间的竞争，越来越多地表现为物化在商品中的科技水平的竞争。同时，企业的商业机密已被列入《与贸易有关知识产权协议》范围之内，而这两种公有制经济仍不失为我国社会主义经济基础的主体部分，对其涉及商业机密的档案，企业档案部门更应增强保密意识，对其划定密级，制定专门的利用审批制度，并优化保管条件，以确保企业商业机密档案的安全。

1、2、2 改制企业的档案工作。国企改革和现代企业制度的推行，使企业的产权、职工、债务及生产结构、经营方式等发生了深刻变化。对产权发生变化的企业档案，要进行合理分流，科学处置，最大限度地防止国有资产流失。干部职工等人事有变化的企业，一定要凭借企业职工档案，为下岗人员切实排除后顾之忧，如购买保险的工龄问题、下岗再就业政策性优惠等问题。在生产经营等方面发生深刻变化的企业，要加强经营决策方案和技术改造方面档案的收集整理，并及时收集方案实施或生产过程中所有反馈信息，便于企业做出正确的决策。充分挖掘企业档案的潜能，为企业改制的平稳过渡和建立健全现代企业制度服务。

1、2、3 企业维权中的档案工作。当前商品进出口中发生的法律纠纷日益增多，经常发生和应诉行为。企业档案部门应根据世贸组织的规则要求，收集整理不同案情、违反贸易政策及侵权等相关材料，以便在发生法律纠纷时能及时利用，维护企业的合法权益。

2 私营企业档案工作

2、1 档案管理模式

一般的私营企业，适宜集中统一管理档案。因这既便于管理、利用，又与整个企业经营管理模式相辅相成。

效益较好、发展速度较快的私营企业，可实行文档一体化管理模式。这在目前较普及，也是大势所趋。

2、2 科学应对档案工作中的难题

2、2、1 私营企业档案工作同上述公有制企业一样，也涉及知识产权档案与企业维权档案问题，其解决方法可参照公有制企业，不再赘述。

2、2、2 信用档案。当前，诚信档案越来越重要。私营企业的发展，离不开资金的支持与对其有业务往来的机构信誉，伴随这些活动，就形成了信用档案。企业一旦建立信用档案，就能真实地反映企业的资质，如守法、经营信用、纳税信用、等级注册、信用评估、奖惩等诸多信用信息。普通私营企业刚起步时，规模不大、品牌不响，在激烈的市场竞争中做大做强，必须讲诚信，这就要依赖信用档案，可以说，信用档案是企业稳步发展的基石。因此，私营企业要更加注意收集、整理在日常经济交往、经营管理等活动中形成的反映企业信誉的各种信用材料，并进行归档加以安全规范保管。

3 独资企业档案工作

3、1 档案管理模式

文档一体化管理模式。该模式最适合技术水平先进、经济实力雄厚和管理科学的独资企业，更重要的是，文档一体化更加方便快捷，能及时与集团总部工作对接并提供利用，保证了企业的快节奏、高效益。

实行移交、寄存的管理模式。主要适宜那些在我国与投资方国家价值界定存在差别的档案。目前我国与多数国家在档案保管期限上存在一定分歧，档案保管利用不可避免会有冲突，可把那些在集团总部看来已无价值而我国规定仍有保存意义的档案，移交到合法中介机构或档案馆代为保管。

3、2 档案工作的重点

独资企业档案工作重点不同于本土企业，因为很多企业的投资均来自发达国家，相应地，其管理水平、经济模式及维权意识，在一定程度上都领先于本土企业，如信用档案、知识产权等。此外，一些对企业发展有重大影响的商业机密，更是档案工作的重中之重。独资企业在我国的档案工作重点，还包括我国的法律法规、条例及出台的一些重大决策、方针政策等内容，只有对此加以透彻研究，在法律法规允许范围内，获取政策最大化，才可让企业免遭损失、多赢利润。

企业合同管理存档方法篇8

[摘 要]在企业生产活动中，合同是企业维护自身合法权益的一种主要手段，因此，做好合同档案的管理工作，也成为了风电企业日常管理的重要任务。随着风电企业业务、规模的不断扩展，合同档案的数量随之增加，如何更好的管理合同档案，为企业发展提供信息支持和便捷服务，是档案管理部门需要考虑的问题。本文首先概述了企业合同档案的基本特征，随后在分析合同档案分类优化的措施的基础上，结合笔者的实际工作经验，提出了优化合同档案管理分类的可行性方法。

[关键词]合同档案；风电企业；管理分类

doi：10、3969/j、issn、1673 - 0194、2017、10、107

[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2017）10-0-02

合同档案详细记录了风电企业的各项经济活动，在企业制定年度预算、评估和审计等工作中发挥了重要的参考价值。调查发现，许多企业对合同档案管理的重视程度不高，合同档案管理存在分散、混乱等问题，给档案的查找和利用带来了很大困难。因此，风电企业必须要采取合理的合同档案管理分类办法，实现合同档案的科学分类和优化管理，为各项工作的开展提供指导，维护企业的合法权益。

1 企业合同档案的基本特征

对风电企业来说，企业运营中产生的档案种类主要有技术合同、劳动合同、工程合同等，这些档案虽然在具体内容和使用价值上各有不同，但在某些方面也具有一定的共性，主要表现为以下几方面。

1、1 法律性

法律性是企业合同档案的基本特征，也是区别于企业其他档案的标志之一。合同档案的内容主体是合同，而依法成立的合同，受到法律的保护。因此，企业合同档案具有明显的法律特征，这也意味着无论是合同档案的保存、管理还是销毁，都必须严格依照相关的法定程序。除此之外，合同作为记录了企业经济活动和维护企业法律权益的文件，也只有在具备法律特性的前提下，才能发挥应有的作用。

1、2 凭证性

近年来，风电行业蓬勃发展，风电企业在推动自身经济发展的同时，也加剧了行业内竞争的激烈程度。部分企业为了谋求私利，往往会采用不正当的竞争手段，从而带来许多经济纠纷。合同作为企业生产经营活动的真实记录，对企业应尽的义务和拥有的权利进行了明确说明，在解决经济纠纷、维护自身合法权益方面发挥了重要的凭证作用，从而避免了不必要的损失。

1、3 规范性

规范性是企业合同发挥法律效力的必要条件，合同档案的规范性主要体现在两方面。一方面是合同档案内容的规范性。一份完整的合同档案，应当包括具有法律效力的内容、当事人的H笔签名、合同的数量以及书写形式等，只有这些条件符合法律规定，才能确保合同具备法律效力。另一方面是合同档案管理的规范性。合同档案在管理过程中，如果出现损坏或缺失，都会影响其法律效力的发挥。因此，必须要严格按照相关的规定进行管理，保证合同档案的完整性。

1、4 繁杂性

企业每年都会产生大量的合同，合同档案的管理工作面临着较大的压力。同时，企业合同档案还需要根据不同的类别进行分类管理，例如，合同签订前的洽谈、招投标等；合同签订后的招标书、评标报告、会议记录等。要想确保合同档案应用价值的发挥，相关工作人员就要收集、整理和保存好这些合同档案。

2 企业合同档案管理分类的优化措施

2、1 强化企业合同档案管理机制

建立健全合同档案管理机制，能够为合同档案管理工作的优化开展提供必要的制度保障。完善的管理机制应当包含合同档案的收集、汇编、整理、保存等工作。相关工作人员要根据风电企业经营业务的发展情况，有针对性的补充合同档案管理制度的内容，以确保合同档案的管理能够与企业发展向适应。从企业发展的角度说，只有在完善的合同档案管理制度下，才能借助于合同档案，帮助企业减少市场竞争风险，进而在保证自身利益不受损害的情况下，推动风电企业实现健康和持续发展。

2、2 加强合同档案之间的联系

企业合同档案数量较多，如果采用单独整编和单独管理，必然会导致档案管理人员的工作压力剧增。因此，为了提高企业合同档案的管理效率，在进行合同档案的整理过程中，相关工作人员需要有重点的寻找合同档案间的内在联系，而合同档案的分类管理，可以显著提升其工作效率，减轻工作压力。例如，可以根据实际工作情况，单立类目、分类组卷，这能够起到化繁为简的效果。当然，企业管理者也要为合同档案管理分类工作提供必要的支持，可指派独立部门负责合同档案管理的相关事宜。

2、3 实施合同档案的统一编号

为了便于进行合同档案的管理，风电企业在开展分类管理时，可以将不同的合同进行统一编号。这样一来，今后在查找某一份合同档案时，不需要花费过多的时间进行翻找，而是直接查找编号，极大的提高了合同档案的管理效率。合同档案的编号要按照一定的要求进行，例如可以根据合同档案内容的不同进行分类，如物资类、工程类等；还可以根据合同档案的生成时间进行分类等。需要注意的是，无论采用何种分类形式，都需要在档案袋上进行标注，避免混淆。