档案智能化管理的优势(精选8篇)

档案智能化管理的优势篇1

（一）档案管理需要独树一帜。随着经济和体制全球化融合下的社会多方面体制的发展和改革，政府、企业以及学校领导者对于档案管理的重要性逐渐得到了清晰的认识。所以渐渐的档案管理部分单独分离出来形成一个拥有主动决策权的部分，而不受其他大部分的部门干涉，这对于档案的发展和变革是一个重要的铺垫。在此基础上档案需要独树一帜的进行发展，根据当前社会和对应机构的发展趋势，把握住高效档案管理需要发展的重点，从档案资源管理的安全性、高效性，档案工作人员的素质，以及他们的工作环境各个方面进行创新性的改革和发展，这样档案管理才能在高效管理中独树一帜，体现出来自己的地位和重要性。

（二）管理需要创新。随着经济全球化下各行各业的融合发展，评价一个东西一定要从多方面进行评价。高效档案管理的成功与否，对于他的硬件设施，人员配置的数量和质量虽然是一个档案馆好与坏最直接的表现，但是现阶段最重要的内涵工作时要体现在对档案资源的开发程度，再一个就是档案的效率，用户对档案馆的评价，是对一个档案馆最重要的。

（三）人力资源创新性开发。人资资源始终是任何事情最重要的环节，因为在我们的社会里，人才是主导地位。所以说高效的档案管理，好坏最直接的就是工作人员和领导人员的工作能力素质和水平，他们是档案管理的主导者和直接执行者。所以说根据档案管理的特点和要求，不仅要创新性的开发出来一只具有很强业务能力的档案管理工作人员，还要给大家创造一个具有鼓励创新，尊重创新的良好环境，让他们能够自主高效、快捷的去完美的完成自己的工作。

（四）档案管理智能化创新。改革与创新对任何一个行业或者部门而言，都是一件很艰辛的工作，需要相关领导大力的决心，一个部门的改革可能就意味着人员的大幅度变动以及整体环境和设备的整理，需要大量的资金和人力资源的支持。所以在档案管理不断改革的今天，档案管理还存在很多传统的管理模式为彻底进行改革。科技化的今天，还有许多档案管理是纯手工方式，缺乏智能化、高效的管理手段。自动化办公是当年发展的一个热门趋势，所以这里也需要将档案管理融入智能自动化办公的行列。利用数字化的手段和系统进行档案管理，不仅高效快捷，而且出错率低，并且可以定期进行档案的错误检测。

二、实践性改革档案管理工作

（一）加强知识管理。先进的科技和飞速发展的经济是现代社会的一个重要标志，人类是这个社会文明的缔造者，在任何的部门，人力资源永远是最重要的资源，所以对于档案管理人员加强知识管理，就是对最重要人力资源的开发与优化。这里就牵扯到一个人本管理的核心概念，要改革档案管理工作，加强档案管理的质量，就必须要从主体的人力资源进行深度开发和使用，塑造具有一批高业务能力和职业素养的工作人员，发挥领导者的作用，推动档案管理工作整体前进。

（二）数字化系统建立。网络和数字化技术推动着社会以一种以往无法企及的速度飞快发展，人们的交流和信息传递可以跨越时间和地域的限制。对于档案管理建立一个数字化的系统，不仅方便整个档案管理工作，对于档案的整合与重新开发、利用、交接等都具有很大的作用。

档案智能化管理的优势篇2

一、“互联网+”时代实现档案信息个性化服务的必要性

1、满足用户对档案信息的多样化需求

“互联网+”时代下，随着生活节奏与社会压力的加大，用户对信息服务的精准性和高效化提出了新的要求。一方面，开放的网络环境在承载和传播大量信息资源的同时也意味着档案信息准确性和权威性的下降，在众多真假难辨的海量信息面前，用户很难及时准确地检索到所需要的档案信息。这种效率低下的服务方式是难以满足用户对档案信息高效化需求的。另一方面，随着不同专业、学科之间的跨度整合与交互渗透，不同用户对档案信息的需求呈现出多样化、专业性趋势，个性化的档案信息服务能够为用户迅速提供有价值的信息资源。这正是互联网+时代下用户的需求所在。

2、提高档案管理机构的规范化服务水平

互联网+时代下，依托大数据技术和信息网络技术实现档案信息服务的现代化和个性化已经成为大势所趋，档案管理机构之间的竞争也必将围绕这一趋势展开。个性化的档案信息服务，一方面有助于提高档案管理机构的工作效率和档案管理准确性；另一方面可以对用户的档案信息进行精准化、细致化分类并将类似的档案信息整合、串联起来，从而为用户提供高效的信息检索服务。因此，将档案信息个性化服务作为提升自身核心竞争力的内部推手是档案管理机构当下需要考量的问题。

3、深入挖掘个人档案信息的内在价值

“互联网+”时代下的档案信息服务依托网络信息技术和大数据分析技术，能够对不同用户的知识结构、专业范畴、年龄层次、学历水平、工作经验等个性化的信息加以智能管理与分类。这对专业整合和学科渗透日益显著的科技发展而言，个性化档案信息能够帮助企业迅速了解人才与岗位的匹配度，从而实现人力资源的最优配置。这是传统档案信息服务所不具备的优势。

二、“互联网+”时代下档案信息个性化服务面临的问题

1、缺乏严密的信息数据泄露防范机制

“互联网+”时代下个人档案信息面临着前所未有的数据泄露风险，一旦发生信息泄露势必会造成用户个人权益的损失。如果缺乏严密的数据风险防控机制，在开放的网络环境助推下，一些不法分子会利用技术漏洞窃取用户信息，并根据个性化数据迅速定位到用户个人。一方面，针对档案信息个性化服务面临的数据泄露风险，我国现有的法律监管制度以及信息监控机制后知后觉，在制度建设方面存在滞后性。另一方面，当前的档案信息个性化服务缺乏足够的技术支撑，存在诸多漏洞，这给不法分子以可乘之机。

2、用户档案信息的收集与分类智能化不足

虽然当前对用户档案信息的收集已经基本实现了信息化和智能化，获取的信息经过大数据运算后进行过专业分类。但相同用户名在注册或登录系统时出现的数据冲突等问题却依然难以有效解决，当前档案信息收集的智能化水平还处于初级阶段，这势必会阻碍档案信息个性化服务的效率和质量。此外，计算机系统在个人信息进行分类管理时通常会出现分类不准或缺乏分类标准的问题。由于不同的分?依据会出现不同的个性化信息结果，在很大程度上还需要人工辨别和分类。

3、缺乏专业的档案信息个性化服务人才队伍

“互联网+”时代下社会对人才档案信息精准性的需求以及行业整合发展的动态变化速度较快。在档案管理服务领域的人才匮乏成为制约档案个性化服务进一步发展的关键瓶颈。这主要体现在，档案管理人才与计算机信息人才对接不畅。档案信息个性化服务的实现既需要管理人员具备扎实的档案管理基础，也要具备互联网服务意识和大数据分析技术。当前兼具两个领域专业知识的人才十分匮乏。而高校中一个新的人才培养方向的形成需要长时间的实践和探索。这就使得档案信息个性化服务人才储备不足。

三、“互联网+”时代下档案信息个性化服务的实践路径

1、坚持以人为本原则，提高用户档案信息的安全性

首先，加强对档案信息管理服务平台的技术维护和检测。一方面，国家要从法律层面完善档案信息的保护政策和监管制度，另一方面，档案管理机构也需配置专门的技术人员对平台的日常运转加强监管，从而保障平台的安全性。其次，档案管理机构应提升职业操守，加强内部监管，避免受个人利益诱导而外泄用户信息数据。并主动帮助用户学习、适应档案信息个性化服务平台的各项功能和项目。进而提高信息服务的质量和效率。

2、坚持智能化原则，提高档案信息服务的科学水平

首先，应用最新的科学技术对档案信息的个性化服务平台和项目加以开发，提高平台智能化服务水平。其次，依托大数据分析技术开发智能终端，对不同用户的个人信息加以智能化分类管理，通过用户在使用微信、论坛、微博等社交软件时产生的个人数据来预测用户的群体属性。再次，档案管理服务机构要加大技术开发与设备维护的资金投入力度，配置专门的岗位和人才不断更新档案信息个性化服务理念以及必不可少的技术设备。从而为用户提供智能化、便捷化、高效化的档案信息服务。

3、坚持人才核心原则，提高档案信息服务队伍的专业素质

首先，档案管理服务机构应及时通过内培外引建设一支兼具互联网服务意识和档案信息管理经验的高素质人才队伍。一方面，在机构内部开展继续教育，鼓励工作人员广泛涉猎并学习与互联网+服务相关的管理理念和信息技术，从而提高自身的工作效率。另一方面，面向社会积极招聘一批优秀的档案信息个性化服务人才，为档案管理机构注入新鲜血液。其次，档案管理机构还应主动与地方高校建立合作机制，通过校企联合等方式，探索档案管理互联网+服务新型技术人才和管理人才的培养机制，为档案信息个性化服务储备人才。

档案智能化管理的优势篇3

【关键词】大数据； 档案管理部门； 数据信息资源整合与共享

大数据是由规模较大、结构复杂以及类型众多的数据构成，利用云计算对数据处理及分析的巨大优势，对数据信息资源进行整合与共享，不断形成一种智力资源，提升知识服务能力。2015年，我国提出《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》，为进一步加快档案数据信息资源的整合与共享，不断发挥档案管理部门的巨大作用，实现以信息化为核心的档案管理提供了遵循。大数据时代的到来，档案管理部门应当意识到档案数据信息资源管理的大数据特征，通过不断改进目前的档案管理方式以应对大数据对档案数据信息资源共享到来的机遇与挑战。本文将通过使用SWOT方法探究大数据背景下档案馆数据信息资源整合与共享所面临的优势、劣势、机遇与挑战，以求能够为档案馆的相关工作做出有益的探索。

一、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享SWOT分析

（一）优势。1、档案馆的技术优势。目前，档案馆已经将传统的档案数据信息整合成了数字化的档案资源，并通过档案网站以及数据库的方式基本上实现了“一站式跨库检索”等档案共享的功能。此外，档案馆为了保障信息交换的安全性，不断引入诸如“身份认证”等多项技术，在一定程度上保障了档案数据信息资源在整合和共享过程中的安全性。在大数据时代，档案馆建立了电子档案阅览室、档案云平台网络等顺应时代潮流的新技术、新功能。在“档案云平台”中，用户可根据自身需求查阅政府信息公开文件、档案数据信息资源以及档案馆馆藏等。2、档案馆具有良好的档案保管条件。在2014年8月，中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，其中要求档案管理部门应当不断建立及完善“人、物、技”等三位一体的防御体系，不断确保档案的安全管理。在这种大背景下，某些地区的档案馆已经顺应大时代需求，建立了智慧馆库，这主要是以物联网、云计算、大数据为技术支撑，对档案馆进行智能一体化的设计方式，完成对档案数据信息资源的统一保管，实现档案管理工作的网络化、科学化及智能化。

（二）劣势。1、档案数据信息资源整合与共享观念较低。由于存在着传统思维的影响，较多档案管理部门在数据信息资源共享方面的积极性较低，形成了“信息孤岛”的现象。这种“重藏轻用”的思想仍然左右着档案管理部门的工作，这往往导致档案管理部门不积极主动参与档案数据信息资源的整合与共享工作。此外，全国各地档案管理部门只强调档案信息资源的网络设施及设备的投入，并未能顺应大数据时代背景下的档案数据信息资源工作，致使未来档案数据信息资源整合与共享工作陷入未知的境地。2、档案数据信息资源整合与共享工作缺乏统一的技术整合规范标准。目前，在档案数据信息资源的整合中，国家并未从顶层设计中出台具有规划性、统一性的档案数据信息资源的整合与共享标准，对这项工作的制约较大。这是由于在档案数据信息资源的标识、查询、整合、共享中，若没有统一的标准及规范，则无法进行全局性的规划与设计。大数据背景下，档案数据信息资源整合与共享工作具有技术密集型特征，因此，这项工作将会涉及到一系列的技术性问题，对其提出了更高的要求。如果规划标准缺失，将会无法推动这项工作的顺利实施。

（三）机遇。1、政策的利好性。在“十二五”规划期间，《全国档案事业发展“十二五”规划》要求实施公共档案数据信息资源的整合与共享项目，不断打造“一站式”的档案数据信息资源整合与共享服务平台，为社会提供优质的档案服务。此外，在“十三五”规划期间，《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中，要求初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。各级国家机关、团体、企业事业单位档案应当建立更加齐全的档案资源，完善以服务群众为中心的档案资源体系。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》有三个特点：一是把档案信息化作为档案管理现代化的核心内容。二是更加重视档案在经济社会发展中的基础作用，一方面《规划》提出档案的业务指导、监督、移交接收要向更宽广的领域延伸拓展，另一方面《规划》把档案的开放开发放在了更加突出的位置，对档案馆的服务能力也提出了新的要求。三是在档案安全方面强调继续开展馆库建设、保障档案实体与信息安全、推进异地异质备份等工作。2、大数据形式下数据挖掘技术的不断提升。随着大数据时代的不断到来，越来越多的数据信息资源是以半结构化和非结构化数据进行存储。基于浏览器或者搜索引擎检索信息的能力是极其有限的，无法适应时代的发展。大数据时代，通过Web文本挖掘技术，可有效提升档案数据信息资源的检索效率，利用Web2、0对数据信息资源进行聚类分析，将零碎的档案数据信息资源进行整合完善，发挥其最大的使用价值。此外，Web2、0还可分析用户的检索痕迹，使提供的检索内容不断精确、完善，不断优化用户的检索效果，提升了效率。在用户检索的过程中，系统还将会根据用户的检索痕迹，自动推送用户可能感兴趣的档案数据信息资源，供其参考。

（四）挑战。1、档案数据信息资源整合与共享技术手段较为落后。在我国，档案数据信息资源的服务方式主要是以馆藏介绍、目录查询等为主，与国外发达国家相比，还存在着较大的差距。尽管我国非常重视档案的数据信息资源整合与共享工作，然而未能从顶层设计中出台相应的法律法规、宏观调控以及相关制度来推动这项工作的完成。此外，由于各地的档案管理缺乏全局性的规划，这进一步制约了我国档案数据信息资源整合与共享的工作。2、档案数据信息实施精准管控难以实施。动态性、交互性是大数据时代中数据的必要特征，这导致数据难以进行精准管控。然而互联网上的数据信息资源是档案资源的重要组成部分，由于这种类型的数据信息资源具有较大的动态性、自由化及随意性，这给档案管理部门的资源管理工作带来了较大的困难。此外，在大数据时代，网络作为档案馆及用户之间的桥梁，档案馆可通过其网站向用户进行数据信息资源的输送，而用户可提供网站与其进行参与互动，实现了良好的双向沟通。因此，对于档案馆来说，能够实现这种繁杂、动态性强的交互，将会面临更多的挑战。3、档案馆应当不断克服大数据时代所面临的安全问题。由于档案数据信息的种类较多，档案管理部门应当明确档案数据信息资源的存放情况。比如，哪些数据信息资源需要加密存放，哪些资源可以对外公开。尽管，目前档案管理部门已经开启了“身份认证”系统，但这并不能有效地对用户的行为进行约束。大数据时代，数据信息资源变得更加开放，而这对档案数据信息资源构成了较大的威胁，例如可能存在着黑客的非法入侵、电脑病毒等进一步威胁着档案资源的安全。此外，在云环境下，云安全问题进一步加大了档案资源的管理y度。

二、大数据时代中档案数据信息资源整合与共享的发展趋势

（一）加大人才培养力度。在大数据时代下，档案数据信息资源的管理发生了较大的变化，这对档案管理人员的素质提出了更高的要求。档案管理部门应当充分意识到人才培养的重要性，加大对档案管理人员的培训力度，为档案管理人员树立一种危机意识、竞争意识。利用自主学习、专家讲坛等多种方式培训档案管理人员的各种技术，顺应大数据时代中档案数据信息资源管理的各种技能需求。通过在实践中不断完善档案管理人员的人才队伍，为大数据时代中档案数据信息资源的整合与共享奠定坚实的基础。

（二）建立统一的档案数据信息资源管理体系。档案数据信息资源的整合与共享在统一的整体中又包含了两个层面。随着信息化发展的提升，数据信息资源的重复建设浪费了较大的人力、物力及财力，因此，为了打破这种局面，应当加强各地区档案数据信息资源的整合与共享工作，不断打破“各自为政”的格局。尽管档案数据信息资源的整合与共享仍处于一个探索的阶段中，需要通过科学的运作方式、有条不紊地规划及制定未来的发展规划。

（三）制定统一的档案资源管理标准。在大数据时代中，档案数据信息资源的多样化已成为常态化，若要完成对各地区档案数据信息资源的整合与共享，则需要构建统一的档案资源整合标准体系，完成对不同数据信息资源的整合与共享管理。这其中包括了业务系统的协议标准、各种数据的统一存储格式等，以统一、规范的形式对档案资源进行整合与共享。

三、结语

通过上述研究表明，在大数据时代中，档案管理部门应当依托自身的优势，抓住外部的发展机遇，顺应国家及时代的发展要求，进行档案数据信息资源的整合与共享，实现档案资源的应有价值。

【参考文献】

[1]董凌峰，，吴真玮、政务云平台信息共享的三方博弈模型及对策分析[J]、 统计与决策，2016（19）：49-53、

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[3]，董凌峰、政府部门间G2G信息资源共享的演化博弈分析[J]、电子科技大学学报（社科版），2015（02）：6-10、

[4]，董凌峰，吴真玮、基于系统动力学的政务信息共享博弈分析[J]、 电子科技大学学报（社科版），2017（01）：35-42、

[5]胡树煜，孙士宏，金丹、大数据时代档案信息资源共享平台建设研究[J]、 兰台世界，2015（35）：134-135、

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档案智能化管理的优势篇4

【关键词】电子商务；档案管理；智能化

0前言

随着“第三次工业革命”的开始，人类进入了信息时代。互联网信息技术越来越普及，中国作为十六亿的人口大国，智能化改革也将是未来发展的主流方向。近些年电子商务的崛起，无疑又带动了一场新的变革，那么作为企业“命脉”的档案，不仅影响企业的整体运行，也是一些重要环节的基础，所以档案的管理也应朝着智能化发展，不断突破传统，为整体发展做贡献。电子商务档案管理的智能化还没有成熟的运行机制，也没有得到真正意义上的广泛使用，所以为了使档案管理朝着信息化、智能化前进，各方都要积极探索，共同努力。

1电子商务档案管理智能化的现状及解决措施

1、1认识存在偏差，应注重档案管理智能化优点的宣传档案管理智能化是未来发展的主流方式，但由于近几年才开始转变，档案管理人员的认识还不够全面，或者存在一些偏见。电子商务档案管理全部依靠电子计算机，有时候会出现系统错误，让人不能信服，所以对于档案管理人员来说，各企业应加强信息化、智能化优点的宣传，为早日实现档案管理智能化做好准备。

1、2系统不完善，应完善档案管理系统，实现专业化上段已经提到，电子商务信息化需要全部依靠计算机，目前的计算机版本不统一，新的版本或测试版系统不稳定，容易发生死机、还原系统等问题，进而保存的资料容易丢失，难以恢复。在这种安全可靠性缺失的情况，要求计算机技术人员根据所在企业对档案管理的要求，创造完善相应的电子档案管理系统，保证其准确性，为档案管理做贡献。

1、3操作人员专业技术水平不过关，可以进行培训，规范操作对于传统档案管理人员来说，全部依靠计算机来操作，往往在技术方面不过关，这主要体现在两个方面。一方面，在建立档案的过程中，操作有困难，不能建立完善的档案；另一方面，在管理档案的过程中，除了基本操作外，如查找、归类等技能，会加重自身工作量，影响整体工作效率。针对这个问题，各企业应对档案管理人员进行集中培训，让专业人士讲解计算机的基础应用，提高电子商务档案管理智能化技能的掌握水平，规范操作方式，使电子商务档案管理智能化系统更加完善。

2电子商务档案管理智能化发展的方向

2、1档案管理信息虚拟化电子商务档案管理所有信息存在计算机中，运用虚拟化的手段，将企业信息、商品详情和客户资料等所有档案分类存档，最大程度实现虚拟化，节约了时间和空间。除了管理各类信息外，还可以运用云端等互联网技术，备份储存资料，突破地域和时间实时传送，还可以更直观对比分析，制定更符合实际情况的发展策略，为企业运作提供直观数据，方便上级做决策。

2、2档案管理信息多样化传统的档案管理全部依靠人工，在纸质资料上填写，或者运用半智能方式，在电脑上填写各种信息，然后打印出来再归档，这就只能保存可以转换成文字的资料，大大局限了信息的种类。如果实现电子商务档案管理智能化，除了可以保存基本的文字资料外，视频、音频、图形、立体等形式也都可以保存，不仅增加了信息的多样性，还容易引起共鸣，及时了解客户需求，以做一些变动，跟上消费新潮流。

2、3档案管理信息便捷化运用计算机技术管理档案，其便捷性是智能化信息技术得到广泛运用的一个突出特点。第一，档案管理智能化操作简单，可以减少录入时间；第二，档案管理智能化可以及时找到所需资料，不用在档案柜里按顺序查找，节省查询时间；第三，档案管理智能化还可以把多种数据进行对比分析，运用视频通话和语音通话等方式及时沟通，打破了地域性和时间阻碍，这一点应该是电子商务档案管理智能化最基本的优点。

3实现电子商务档案管理智能化的现实性意义

3、1突破传统，节约资源上文也提到了，传统的档案管理依靠纸质文件，也需要保存大量纸质文件的空间，同时管理人员也要好几名。实现电子商务档案管理智能化，突破传统模式，节约人力资源和纸质资源费用，本质上为保护环境做了贡献。除此之外，也节省了保存档案的空间，便于结构精简，最大程度节约开支。

3、2便于管理通过互联网信息技术，实现档案管理智能化，更加便于管理所有资料，也方便更新信息和查询信息。在特殊情况下，可以运用储存卡增加安全性，把所需资料存在储存卡等设备上，更突破了网络的界限。

3、3提高工作效率精简人员，操作便捷，最大程度上节约了资源，减少录入信息、管理信息和查询信息的时间，大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促进企业进步，电商的发展更加顺利，也增进了经济的活力，为普通百姓创造更好的经济消费环境。

4结论

电子商务近年受到国家重视，其未来前景一片光明，电子商务档案管理的智能化也是必然的，但在目前还不完善的情况下，存在一些恶意操作，各方应该趋利避害，杜绝不良竞争，防止恶性循环。电子商务档案管理有着便捷性、系统性的特点，但形式是虚拟存在的，相关人员要做好应对意外的准备，为其更好更快朝着智能化发展尽最大的努力。

【参考文献】

[1]孙万彤、电子商务档案的特点及智能化发展趋势探讨[J]、黑龙江史志,2014,20:102、

档案智能化管理的优势篇5

（一）电子商务档案管理流程

借助于数字信息以及存储介质可以将电子商务档案完成，而在进行电子商务档案管理的时候，是没有办法直接做到手动进行关于电子商务档案的操作或者是管理的，这个时候，计算机系统就是最不可或缺的存在。正是计算机科学技术以及网络的不断发展以及智能化的深入，当电子商务档案其信息是存储在不一样的储存介质上时，对于其中的信息规范与格式要求也会有所不同。因为不同的网络服务商而导致的传输协议或者网络链接方式的差异，同样会让其储存形式、数字化程度以及计算机功能都不一样，这些情况的存在让电子商务档案信息变得复杂起来。电子商务档案信息和过去的纸质档案信息存在很不一样的地方，首先是其未被单一的数字，或者文字信息局限，并且可以让信息得到系统的、全方位的存储。无论是图像信息还是音频视频之类的音像信息，都是可以用合适的形式在文件当中进行完整记录的。在查找读取信息的时候，这要打开文件夹就可以完成，并且可以记录得更加详细与真实。

（二）电子商务档案管理的缺陷

电子档案并不会受到时间或者是地点的限制就能够做到查找信息或者是信息共享，并且和纸质档案对于保存的环境与条件要求高不一样，电子档案其在进行保存的时候主要是对防磁性以及温湿度要求高，但是其保存所需空间并不大。只不过，在对电子商务档案进行管理的时候，关于电子文件的归档管理存在复杂性，也就让其档案管理工作变得更有难度。这是因为很多负责电子文件档案处理的工作人员其在工作的时候，受到关于纸质档案管理思想的影响，对于电子文件归档管理意识不够高。或者是有的工作人员为了减轻自己的工作负担，并没有主动关注关于电子文件的归档工作。还有可能是工作人员其本身的技术不足，对于计算机的使用操作并不熟练，既无法对电子文件在归档管理当中遇到的问题做好正确处理，也没有办法做好点子文件的归档管理工作。

对于档案而言，其原始记录性是很重要的属性，并且体现在了档案的内容与形式上，正是因为档案具有原始记录性，它才拥有法律凭证的作用。电子商务档案属于电子文件，它的形式和内容之间是相对对立的，而其内容很容易被改动，固有形式会有所变化，也就会影响到其原始记录性。和纸质档案不同，电子档案不但容易被篡改，且篡改之后还可以不留下痕迹，因而在进行管理的时候，容易造成一些问题。电子文件本身还存在虚拟性，那么关于原件的界定就会很困难。即使信息技术发展迅速，但是数字签署技术并没有得到普及，要在电子文件上进行盖章或者签名也并不存在可行性，那么在对电子文件进行真伪鉴别的时候也就会变得艰难。正因如此，在讨论电子商务档案其原始记录性的时候，必须有全新的概念才行。

在电子文件越来越多的现在，对于文件原始顺序的来源原则得到了更多的关注。想要做好电子档案管理，尊重其来源是非常重要的一点，也能够更好的从行政管理与法律责任的角度去对电子文件归档管理问题进行处理。在实际使用当中，工作人员可以根据需要来进行电子文件的随时复制，又再对其信息内容进行重新的组合，这么一来，电子文件原有的顺序就很容易被打乱。这样的情况就意味着，当电子文件在运转期间，要把握好它的原始性并不容易，而在进行文件整理的时候，关于文件原始联系的说明不可或缺。要让来源原则变得更加丰富，也可以以所有生命周期当中的文件其组合变化以及电子文件管理实践作为基础与依据。只是这样的方式对于电子文件来源的明确判定要求比较高，不单单是将档案与文件维护好，在进行整理时要根据原始顺序来进行。

二、电子商务档案管理的发展趋势

（一）信息存储智能化

1、借助智能存储设备 电子商务档案在进行信息保存的时候需要借助于电脑、服务器和相关的移动存储设备等，而在对电子档案文件进行访问的时候也离不开这些设备的支持。电子商务其发展方向在于信息提取的及时性、便利性，以及不受到时间地点等的约束与限制，能够达到随时获取档案信息的标准。对于将来的智能化存储设备来说，这是基本的要求，对电子档案进行智能化管理的一个特征也在于电子档案存放之后的提取方式的转变。当智能化信息存储在进行输出的时候，应该是能够对不同的智能化设备都支持的，而且对于拥有权限的智能化设备还应该给与其关于电子档案信息的编辑、备份、安全管理等特别操作的权利，这也是为了让档案信息可以得到更好的保护。

2、存储设备智能化管理 未来信息储存的发展方向就在于信息存储智能化，这种电子档案管理模式让存储和管理结合在了一起，也让计算机系统、工作模式以及连接方式都发生了很大的改变，也将一些不必要的行为省略了，还可以让电子商务档案信息其安全以及实时访问得到保证。实际上，电子商务档案存储的智能化是由计算机系统当中的软件与硬件来进行决定的，而所谓智能化存储就需要让计算机其部分的运算以及控制功能可以下放到存储设备当中，让存储设备不只是能够进行数据存储，还可以拥有一定的运算与控制的功能。借助于智能存储技术，电子商务档案管理可以获得更多效益，不但可以让人工操作得带减少，也能够让过去对于档案管理所需空间得到节约，更能够缩短时间以及让运输、仓储相关费用得到节约。智能化存储管理技术能够实现对于存储系统当中存在的问题相关监控与调整工作，从而第一时间发现问题与潜在隐患，并且采取一定的措施进行处理，让数据存储的安全与持续得到保证，也让电子商务档案存储智能化水平得到提升。

（二）信息检索智能化

1、智能检索 对于诸多档案信息而言，电子商务档案信息只是其中之一，也是电子商务的兴起才出现的。通常情况下，对于档案信息的检索主要发展在于自然检索、手动检索、计算机辅助检索以及计算机智能检索，对于电子商务档案信息其检索来说，也是类似的。计算机的智能技术不断带动着电子商务档案学信息检索的智能化，而面对拥有各式各样信息存储方式的电子商务档案，因为其信息内容可能包含文字、数字、图片、图像、声音等，还可能有加密信息与不加密信息的区别以及本地存储与其他存储等情况，关于电子商务档案信息有关的智能检索就拥有了更为重大的意义。对于智能检索而言，其基础就在于文献以及检索词的相关度，并且对文献重要性进行综合考察作为指标，再对检索的结果进行排序，从而让检索效率得到提升。

2、相关性分析 在进行智能检索结果排序的时候，相关性与重要性都是需要考虑的，而相关系选择各个字段其加权混合索引能够分析得更加准确，而重要性则是与文献来源权威性有关系。通过这样的方式，让检索结果得到更加准确的排序，也让检索的效率得到提升。电子商务的发展快速也让其活动越来越具有全球化特征，而电子商务档案信息其全球性、信息管理系统的分布性、交易语言复杂性以及交易方式多样性等特点越来越显著。这样的事情势必导致过去的档案信息检索工具无法让用户需求得到满足，而智能检索工具开发的必然性与必须性也得到了凸显。

3、推理化分析 计算机科学技术的发展让电子商务档案信息的智能检索拥有技术支撑。计算机推理思想对于档案管理其智能化的应用，可以让档案管理其检索系统做到对于基于模式识别以及物景分析的图形图像检索系统，也更有利于档案信息搜索工具借助于别的基础理论实现更智能的模式开发。

（三）档案应用智能化

1、客户管理智能化管理 电子商务档案其应用智能化，首先在于客户关系管理的智能化。对于电子商务档案而言，客户档案是重要的组成部分，而电子商务档案也相当于是让商家客户之间有了新的交流方式，那么企业的管理者在对客户关系进行管理的时候也应该变化思维方式。智能化的客户关系管理可以让企业对客户的服务得到加强，也让客户的满意度以及忠诚度得到提升，更能够让企业的效率与效益得到提升，这同样需要加强关于客户关系管理系统以及智能化的客户数据库开发以及应用。

2、商情智能化预测 智能化的商情预测，是电子商务档案应用智能化的另一个重点。客户数据庞大，而企业的营销信息、销售信息以及服务信息也非常多，只有高度商业智能的数据分析以及数据处理系统才能够很好的实现对于它们的分析与管理。智能化的商情预测系统，借助于数据挖掘思想以及数据仓库的管理技巧，一对一的营销策略、以及个性化的售后服务智能化的数据分析与处理，可以使得客户的需求得到满足，也能够让企业的盈利能力与盈利空间得到拓展与提升。

3、商业数据智能分析 商业价值的实践以及商业需求的满足，只是智能化数据分析以及数据处理系统的部分效用，关于对于市场以及客户的不断学习的过程，让企业的商业流程重新进行塑造，更是让企业管理者拥有更加智能化决策分析工具的重要方式。智能化的营销策划，需要利用到智能化营销策划其管理系统，而企业借助于此可以对产品以及市场信息做到全面分析，对高效的营销计划进行制定，而销售与服务指标应该切实可行，从而让企业管理得到优化。

档案智能化管理的优势篇6

一、城建档案信息化建设的趋势

目前，城市建设档案工作由于对信息技术运用不够，我认为普遍存在着收集种类不全、立卷繁琐复杂、管理手段滞后等问题，以致在收集、组卷、报送、保管、利用上传统手工操作的多，档案质量、工作效率都跟不上形势需要。据中国城科会完成的项目《2020年中国城市发展与建设科技研究》表明：到2020年中国每年将增加约2000万城镇人口。全国大陆地区设市城市将由现在的660个增加到1000个以上，加上重点小城镇发展，届时全国城镇人口将由现在的7亿增长到10亿以上，每年投入的城市基础设施建设将由现在的4000亿/年增至6000亿/年以上。城市房地产、市政投入将由目前的每年6000亿元增长至8000亿-1万亿元左右。

如此大规模的城市建设，必然带来大量的城市建设档案信息资源，接收的城建档案数量也逐年攀升。（以吉林市城建档案馆近几年馆藏量为证，如图一）在信息化发展的强势下，从城建档案工作现状和发展趋势看，都需要走信息化的道路。只有加强城建档案信息化建设，才能打破过去在管理上的项目、年代、专题的界限，通过对档案的数字化处理，减轻库房压力，追求更大范围档案信息收集，扩大储存量，使馆藏资源数字化，信息与组织传输网络化、信息指标多维化，信息检索便捷化、服务利用远程化。在高新技术的支持下，用信息技术拓展服务平台，提高城建档案的服务水平。因此，城建档案信息化是城建档案事业发展的必由之路。

二、城建档案信息化建设的管理流程

城建档案信息化是指通过运用现代信息技术，配置城建档案计算机辅助管理的基础设施，建立和完善城建档案信息资源库，依据城建档案信息化的标准规范体系，以城建档案网络为平台，依托高素质的信息人才，有效地开发和利用城建档案信息，实现城建档案管理与服务的现代化和高效化，为城市建设、规划和管理活动提供优质服务的动态的系统化的管理工作。城建档案馆势必成为一个面向城市建设主题、随时间变化的、相对稳定的、建立在集成管理模式上的主要用于快速决策支持的大型数据仓库，实现海量存储（如图二）。因此，集成管理必将是未来城建档案信息化建设的最有效发展途径。

城建档案信息化建设将依赖智能化信息管理技术，建成一个互联网上超大规模、可扩展、可互操作的分布式海量数据库、知识库群，开发多功能复合型城建档案信息产品，为各种不同类型用户提供优质服务。根据城建档案馆目前信息资源的主要内容，笔者认为其包括以下几个方面：馆藏档案目录信息数据库；各种级别的著录信息数据库；数字化档案文件数据库；城市基础设施数据库；城市综合地下管线数据库；CAD文件、照片文件数据库；多媒体文件、档案信息数据库；对城市规划、建设、管理有重大参考研究价值的知识、档案数据库。

以上这些数据库均应该保存文本信息、音像信息、图纸信息、统计数字信息、多媒体信息等类型的档案信息，并针对城建档案馆的馆藏资源建立起来，是城建档案馆的主要管理对象，其存储的内容十分庞杂、海量，因此必须采用一种使用户满意、管理过程经济高效以及管理结果最大价值实现的一个管理和服务优化整合的过程——集成管理模式，从而提高科学决策水平、提高服务质量、提高市场竞争能力，最终提高城市规划、建设与管理的现代化水平，保障真实、可靠和完整的数字城建档案资源共享。

三、城建档案信息的集成管理模式

所谓集成，就是聚集合成之意，是将两个或两个以上的要素，按照要素之间功能互补匹配的规则构建成一个有机的系统，从而更大程度地提升集成体的整体性能，适应环境的变化，更加有效地实现特定的功能目标的过程，也是构造高级系统的途径和方式。因此，集成理论的精髓就是优势互补、整体优化、动态开放、过程管理及创造性融合。具体说，就是将集成的思想、理念和原则创造性地应用于城建档案信息化工作的实践活动中，实现城建档案信息化建设中城建档案信息技术、城建档案信息资源、城建档案信息规范、人力资源、工作流程、城建档案信息服务等诸要素的全方位优化，促进各项要素、功能和优势之间的互补与匹配，从而促进整个城建档案信息化建设的效率和效果提高的实践过程和工作系统。概括其特点为：创造性的思维和主动的优化行为；动态的、开放的优胜劣汰和优势互补；最优化的整体和系统；全方位、全范围和全阶段管理对象、资源要素之间的。

档案智能化管理的优势篇7

一、目前我国事业单位档案管理工作的状况

檔案作为历史的记录载体，能够详细的对事业单位的发展历程、人员配置、工作状况和科学发展等内容进行表现，档案管理工作的水平是档案科学、高效的保障，也是事业单位工作重要的依据，目前我国事业单位档案管理一般具有下面几个问题：

1、事业单位认识不到档案管理工作的作用

要想确保事业单位高效稳健运转，就必须对档案进行科学的管理，但是我国受到传统的理念影响，事业单位的工作重点一直都是业务服务，没有充分认识到档案管理工作对事业单位的重要作用。很多的事业单位工作人员普遍认为档案管理的工作不能为事业单位创造出价值和效益，所以，就减少对于档案管理工作的人力、物力与资金投入，降低了档案管理工作的效率。而且档案管理工作的内容比较繁重和无聊。在缺少有效的监督的情况下，档案管理人员并不能依照要求进行档案管理的工作。

2、事业单位档案管理人员的水平不够

档案管理的工作是一项比较系统和专业性的工作，档案管理人员不仅需要拥有过硬的档案管理专业知识，还要有坚持、耐心的品质。但是我国目前事业单位的档案管理人员都是有各种职业和工作，而且有的会因为档案管理工作薪资达不到要求出现懈怠的心理。档案管理部门一直就有人力资源缺乏的问题，很多的档案管理人员主要依靠经验与他人教授的方式进行档案管理工作，没有过硬的档案管理水平，不清楚档案管理的工作规范和流程，甚至会有归档立卷错误的情况出现，档案管理工作的水平不高。

3、事业单位档案管理的方式不合理

进入新时期以来，伴随着信息技术和互联网通信技术的不断发展，这些先进的技术在事业单位得到了很好的应用，事业单位的各个部门也都明确朝着信息化、智能化的方向发展，不过却忽略了大力发展电子档案，更没有培养档案管理工作相关的电子档案管理人员和计算机维护人员。有的事业单位设立了电子档案，传统的档案管理人员无法满足电子档案的使用水平，导致很多先进的档案管理技术成为摆设，不能有效应用到事业单位档案管理工作中去。

二、新形势下对事业单位档案管理创新与服务模式改革的重要作用

新形势下，互联网技术和计算机技术的发展给事业单位档案管理工作带来了便利，提升了档案管理工作的水平，将先进的技术应用到档案管理工作中去，充分的发挥信息智能化档案管理系统的优势。信息智能化的档案管理不仅能够降低档案管理工作的投入成本，还能提升档案管理工作的效率，而且信息智能化的档案管理系统能够及时、快速高效的与事业单位其他部门进行沟通，减少了档案管理工作的繁琐和难度，提升了档案管理工作的水平。事业单位要想促进档案管理朝着信息智能化的方向发展，就要对新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革中的重要作用进行了解：

伴随着互联网技术与计算机技术的发展，信息智能化的技术非常完善，在人们生活工作的普及程度非常高，能够有效解决档案管理工作中遇到的问题，所以，进行档案管理创新和服务模式改革不仅能够提升档案管理工作的水平，也是顺应时展的需求。

目前我国正在大力的进行事业单位的体制变革，具体就是依托于先进的互联网技术对事业单位制度进行现代化的变革，设立先进的信息智能化工作平台与系统，能够促进事业单位档案管理工作信息智能化建设的发展，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式变革不仅促进我国事业单位机制的变革，也是落实我国变革理念的重要体现。

我国传统的档案管理的工作非常繁琐和复杂，需要整理的信息非常多，而且受到历史因素、政策因素的影响比较大，经常会有资料不完整的问题，对事业单位档案管理进行信息智能化建设，可以有效的解决这些问题，提升档案管理工作的效率，所以，对事业单位档案管理创新与服务模式的变革符合档案管理工作的需求。

三、新形势下事业单位档案管理创新与服务模式改革的举措

在当今的时代背景下，对事业单位档案管理创新和服务模式的改革显得尤为重要，要想加强对事业单位档案管理创新与服务模式改革的力度，可以下面几个方式进行：

1、事业单位要充分认识档案管理工作的作用

档案管理工作是事业单位运转的关键，要想提升事业单位的工作效率和业务服务水平，就必须要充分认识到事业单位档案管理的重要作用，切实提升档案管理的水平。事业单位要明确档案的作用，能够对事业单位内部的工作人员状况、单位工作状况进行精准的记录，有效规范事业单位工作人员的行为和服务态度，能够及时发现事业单位的不足进行改正。事业单位还要强化对档案管理人员的培训与教育，增强档案管理人员的责任感，明确新形势下档案管理工作的发展方向，提升方案管理工作的效率与管理水平，促进事业单位良好的运转。

2、事业单位要加强对档案管理人才的培养

人员配置对于一个单位机构是非常重要的，要想提升档案管理人员的水平，事业单位必须要切实提升档案管理人员的管理水平，提升档案管理工作效率。事业单位要把握档案管理人员的状况，建立科学的档案管理机制，重视对档案管理人员能力的培养，定期的为档案管理人员提供学习的机会，培养高效的档案管理人才。此外，作为档案管理人员也要努力的提升自身的管理水平和综合素质，规范自己的行为，提升自己档案管理工作的效率，更好的为事业单位和人民服务。而且档案管理部门要不断的创新档案管理模式，使档案管理工作有效的结合事业单位，更好的为人民服务。

3、事业单位要设立科学的档案管理机制

事业单位必须要有一套完整科学的运转机制，设立合理的档案管理制度，加强对档案管理人员的监督，规范档案管理人员的行为，强化对档案管理人员的管理。档案管理部门要加强对工作人员创新意识与发展意识的培养，创新档案管理模式，提高档案管理工作效率。把档案管理的职责明确到个人，确保档案管理工作的质量。还有就是对档案管理部门配置先进的信息智能化系统设备，要对档案管理人员进行相应的培训，通过光盘、录像等档案管理辅助技术更好的服务档案管理工作。

档案智能化管理的优势篇8

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