实验室档案管理制度(精选8篇)

实验室档案管理制度篇1

关键词：GLP；档案管理

中图分类号：S482 文献标识码：A DOI：10、11974/nyyjs、20150733198

我国是农药生产、使用和出口大国，促进我国农药GLP 管理体系和农药GLP 实验室的建设，是农药管理和形势发展的需要。农药检（环境）函〔2014〕187号中明确规定从2015年1月1日起，农药环境试验单位应严格按照NY/T 1906-2010 《农药环境评价良好实验室规范》的要求开展试验。笔者所在农药环境评价实验室从建立之初便严格遵循GLP管理体系，现结合实际情况，介绍本实验室GLP 管理体系中的档案管理。

档案是实验室运行及开展各类试验时直接形成的对机构和社会具有保存价值的各种文字、图表、数据等不同形式的历史记录，是反映和追溯农药环境评价真实历史面貌的一项重要工作，是GLP 管理体系中的重要组成部分[1]。

1 GLP档案管理规范

1、1 制定科学研究的档案管理SOP

制定档案管理SOP时应结合本单位特点，参考档案工作的国家标准和行业标准，使之符合GLP要求并具有权威性。本实验室经历数次现场检核和国内GLP检查专家指导后，结合实验室日常档案管理工作，多次修改档SOP，不断完善和改进档案管理程序。目前本实验制定了档案管理总则、研究档案的归档程序、仪器设备档案的归档程序、人事档案的归档程序、管理档案的归档程序、留样的归档程序、档案借阅程序、保密档案降密及解密程序、档案销毁程序、项目负责人暂存资料的管理等SOP。

1、2 档案管理中人员的要求

实验室记录种类和数量繁多，涉及不同岗位的人员，档案管理员需认真负责，才能做好档案资料的收集、整理和更新工作。档案管理员上岗前应进行G LP 体制下的档案管理培训，并由GLP机构负责人以书面形式任命，档案管理员长期离岗， 须以书面形式委托其他人代为管理[2]。各类资料文件的收集整理也是档案管理中的重要环节，各部门负责人应按照SOP中的要求，收集和整理需归档的材料，并按规定期限交送档案室。

2 档案分类及归档要求

GLP管理系统中对档案的分类无硬性规定，各机构的档案室可按照本单位实际情况来对档案进行分类。档案的分类应当依据档案的性质、内容和相互之间的联系分成一定类别，建立1个具有一定隶属关系的不同级别的档案管理系统。对于各类记录资料进行分类时要注意用统一的标准进行分类，按照一定的层次逐级进行，避免出现分类重叠和分类过程中的逻辑错误。本实验室的档案分类和归档要求为：

2、1 管理档案

包括SOP及表格管理记录、工作人员管理记录、实验室管理、实验设施管理、试验项目管理、样品管理、试验系统管理、档案管理、合格供应商记录等相关材料。管理档案由各相关管理人员按照年度收集整理管理材料，每年第1季度归档。

2、2 研究档案

包括各类专题申请书、开题论证报告及批复、各类专题的技术总结、论文、专著以及测试项目的测试申请表（复印件）、SD任命书、计划书、受试物前处理原始记录、原始记录、测试报告等。项目研究结束后，SD负责收集实验过程中产生的记录资料并整理成册，归档材料的顺序为：档案封面、卷内目录、项目负责人任命书、受试物前处理原始记录、研究计划、预试验封面及记录、正式试验封面及记录、2次数据处理封面及记录、研究报告、备考表。QAU审查、FM审批并签署意见后，进行归档。档案管理员对归档材料的完整性进行审查并对档案材料编写页码后装订成册。根据装订情况，统一定义档案1盒为1卷，在档案编号中注明；1本为1册。对档案进行编号管理后放入档案室，并填写相关记录。

2、3 SOP档案

包括质量手册、程序文件、现行所有SOP及表格原件和SOP及表格历史文件。按照文件版次进行归档，现行有效的版本SOP新增时要及时归档。

人员档案：包括所有工作人员的身份证明、学历证明、资格/培训证书（复印件）、培训登记、考核记录、健康记录等。实验室人员在转正之后建立人员档案，新增材料每年第1季度进行归档。

仪器设备档案：包括实验室所有仪器设备的说明书、附件材料、SOP（复印件）、检定证书、仪器使用与维护记录、校准记录等。仪器设备到货验收合格后，仪器设备管理人员负责将仪器设备的全部资料收齐，移交档案管理人员归档。档案管理人员对所送资料进行核实并对仪器档案进行编号。仪器使用与维护记录每年第1季度归档；其他记录应在产生后及时归档保存。

2、4 QAU档案

包括QAU所有基于研究、过程和设施的检查记录以及年度检查计划和培训计划。QAU负责档案立卷工作，FM审批后由档案管理员进行装订归档。

2、5 设施档案

包括实验室的基建、结构、布局等相关材料。

2、6 留样档案

留样受试物及相关材料。样品管理员在接收样品时分装受试物留样材料，移交至档案室进行归档和保管。

2、7 电子档案

研究计划、2次整理数据、研究报告、研究档案纸质版的扫描文件等。电子文件应存储在光盘类储存介质中，归档时标明档案编号、收集人及刻录者。

其他档案：上述档案类别之外的档案。

3 档案保存与期限

档案室属于受控区域并由专人保管，档案保存设施和环境条件需要符合GLP要求。设备安全、保密，需要防盗、防火、防潮、防霉、防虫蛀鼠咬。留样档案为农药受试物，应有配备带抽风系统的保存柜，保存条件应与对应的农药受试物保持一致。电子档案保存还需要防光、防尘、防磁。档案保存期限由档案管理员根据SOP规定及档案类型进行确定。管理档案、SOP档案、人员档案、设施档案、仪器设备档案、QAU档案中的非研究项目检查及其他类档案中重要性较强的档案和电子档案一般需长期保存，如遇档案重要性出现变化等特殊情况或其他重大事件须销毁档案，首先由档案管理员提出申请，由QAU及FM进行评审。研究档案、QAU档案中的研究项目检查档案及其他类非重要的档案为短期保存档案，保存期限一般为5a。留样档案的保存期限根据受试物特点以及同委托单位协商结果，一般留样期限为接收样品之日起2a。

4 档案借阅

档案借阅需经过实验室最高管理者书面批准，借阅者限在办公室查阅。外单位人员原则上不允许借阅实验室档案材料。借阅档案时需做好借阅登记手续，未经实验室最高管理者批准不得将实验室档案资料擅自复印、带离实验室和转借他人。

5 档案补充、修改和处理

当档案需要修改或增加内容时，由立卷人提出申请，经QAU确认、FM批准后补充或修改，补充或修改后应在备考表中详细注明修改情况。保存期限已满和经鉴定确已失去保存价值的档案资料，由档案管理员提出处理申请，列出处理文件清单，经QAU及FM审定批准后，在监督人员的监督下处理或销毁，并做好处理或销毁记录。

资料档案是记录研究过程和实验室运行情况的重要文件，真实、规范、完整的记录才能保证农药环境评价结果的真实可靠[3]。今年起，农药登记环境试验单位已按照GB/T 31270-2014标准进行试验，试验方法和要求较之前的旧标准都有很大的不同，例如开展水生物试验时，试验体系应为真溶液，需测定真实浓度，这样就增加了理化分析方面的记录跟图谱。如何适应新标准实施后的变化也值得各机构档案管理人员思考。

参考文献

[1] 王爱平，李海艳，包捷、GLP实验室资料档案的管理[J]、中国卫生质量管理，2005，12（5）：45、

[2] 王菱章，张曦，柴海燕、GLP机构档案管理之我见[J]、中国药事，2008，22（6）469-470、

实验室档案管理制度篇2

这次会议的主要任务是：总结交流全国中小城市建设档案工作二十多年来的经验和做法，分析探讨新形势下中小城市建设档案工作面临的新情况、新问题，研究部署今后中小城市建设档案工作，推动中小城市建设档案工作深入开展，为我国城镇化健康快速发展贡献力量。

下面，我就全国中小城市建设档案工作的主要成绩、基本经验和今后工作讲几点意见。

一、中小城市建设档案工作的主要成绩和基本经验

中小城市（包括县、镇，下同）建设档案工作自上世纪八十年代中期开始逐步建立，在各级建设行政主管部门的正确领导和关心支持下，经过二十年的发展，取得了显著成绩。

（一）健全完善了工作机构，形成了科学规范的管理体制和运行机制

目前，全国520多个中小城市基本上都建立了城建档案馆或城建档案室，80%以上的县级建设行政主管部门设立了城建档案室或城建档案馆，负责收集、保管和提供利用本地区形成的城乡建设档案，并指导和监督本地区城乡建设档案工作。为加强城建档案馆（室）的监督指导职能，相当一部分地方政府赋予了城建档案馆（室）“城建档案管理处（办公室）”的职能，形成了“一个机构、两块牌子”的工作体制。

（二）法制建设进一步完善，建设档案工作开始走上法制化轨道

各地中小城市建设行政主管部门积极开展档案法制建设，从三个方面加强了依法治档工作。一是认真宣传贯彻国家、省、市有关建设档案工作的法律法规和部门规章，并将《城市规划法》、《建设工程质量管理条例》（国务院令第279号）、《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）、《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）等建设档案工作的有关规定，细化落实到实际工作之中。二是结合当地实际，积极制定建设档案工作的规章及规范性文件。辽源、邯郸、鹤壁、普兰店、公主岭、张家界、铜陵、安庆、广元等一大批中小城市以市政府名义制定和了加强建设档案管理的政府令或规范性文件。三是积极开展建设档案执法检查活动，依法查处不向建设行政主管部门移交档案的单位。辽源、三门峡、宿迁等许多城市都开展了建设档案执法检查。通过依法治档，建设单位和有关部门的档案意识大大增强，建设档案的收集渠道逐步畅通。

（三）馆藏档案数量快速增长,整体管理水平进一步提高

多年来，各地中小城市城建档案馆（室）强化管理措施，加大工作力度，收集保存了大量建设系统业务管理档案、房屋建筑与市政基础设施档案、重点工程档案、房地产档案、声像档案等，馆藏档案数量快速增长。吉林辉南、山西大同、安徽宿州、河南三门峡、广东梅州、内蒙古鄂尔多斯等一大批城市馆藏档案都已超过2万卷，吉林辽源、内蒙呼伦贝尔等地馆藏档案已达5万余卷，江苏昆山馆藏档案已达7万余卷。为确保建设工程档案的移交进馆，各中小城市建设行政主管部门都将工程档案管理纳入规划许可、施工许可和备案管理程序，普遍实行了“一书一证”制度（即工程开工前建设单位要与城建档案馆（室）签订《建设工程档案报送责任书》，工程竣工验收备案前要由城建档案管理部门出具《建设工程档案验收合格证》），工程档案基本上都已接收进馆，接收率达90%以上。

为加强档案科学化、规范化管理，各地加大对档案管理工作的投入，建立了馆房，配备了密集架、计算机、扫描仪、温湿度自动监控设备等，采用现代化管理手段，开发计算机管理系统，按照国家标准对档案实行信息化管理，规范化、标准化管理程度大大提高。

（四）村镇建设档案工作不断推进，为社会主义新农村建设和城乡统筹发展做出了贡献

随着城镇化进程的不断加速，村镇建设发展很快。为了记录和保存村镇规划、建设过程中形成的档案资料，为今后的村镇规划、建设和管理服务，各地建设规划管理部门和建设档案工作机构不断拓宽村镇建设档案工作领域，加强村镇建设档案的收集、整理、保管和利用工作。云南个旧、辽宁新民、普兰店、河北满城、涿州、江西都昌、江苏江阴等不少城市城建档案馆（室）开展了村镇建设档案工作的探索，他们与村镇建设办公室合作，将村镇建设工程档案管理纳入村镇建设工程规划管理、施工管理、备案管理程序，保证了村镇建设档案的收集进馆，在村镇规划、建设和管理过程中发挥了重要作用。

（五）认真贯彻建设部第136号令，地下管线档案工作全面启动

《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号）颁布实施后，各中小城市建设行政主管部门积极贯彻落实。吉林通化、辽宁普兰店、天津塘沽、浙江余姚、山西长治、安徽铜陵、广东中山等一批中小城市（区）开展了地下管线普查建档工作。普兰店、保定、长治、中山、阿克苏等地认真执行查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、档案综合动态管理制度等，建立了地下管线档案报送与管线信息及时更新的动态管理机制，基本上实现了全市地下管线档案的综合动态管理，逐步扭转了因地下管线档案信息不全不准，造成地下管线被挖断事故频发的被动局面。

（六）档案管理日趋标准化、规范化，信息化管理水平不断提高

各地中小城市城建档案馆（室）按照国家标准《城市建设档案著录规范》、《建设工程文件归档整理规范》和建设部颁布的《城建档案分类大纲》、《城建档案保管期限与密级划分》等一系列技术法规整理档案，并根据本地区档案管理实际，建立和完善了档案收集、整理、借阅、统计等各项规章制度，极大提升了档案管理质量和水平。同时，多数城市采用了计算机管理系统对档案进行著录、检索、查询、统计等，不少城市开设了局域网，有的已在着手建设数字化城建档案馆，档案现代化、信息化管理程度大大提高。

（七）城建档案馆（室）从收集保管型向开发利用型转变，档案开发利用的社会经济效益显著

各地中小城市城建档案馆（室）不断探索从收集保管型向信息利用型转变的路子，面向城市建设积极开发档案信息资源，广泛开展编研工作，使城建档案在城市规划、勘察、设计、施工以及城市管理、房屋确权、解决纠纷、审计稽查、抢修救灾、运行维护、编史修志等工作中，发挥了重要的、不可替代的作用，产生了巨大的社会和经济效益。如在广州至佛山城际快速铁路建设中，面对工程紧、难度大的状况，佛山市城建档案馆仅用20个工作日就为设计单位提供了地铁沿线的地下管线档案和149幢建筑物的桩基资料、地质勘察资料等4165卷，既为勘察设计单位缩短了勘察时间，又节省了勘察经费，仅钻探工程费用就节约160万元。四川省“十五”期间，各级城建档案馆（室）共接待档案利用20万人次，查阅利用档案50多万卷（件），为国家、集体和个人避免经济损失4亿多元。广东梅州市城建档案馆近几年来通过提供档案利用，创造可测算的经济效益达1500万元。

纵观全国中小城市建设档案工作的发展历程，总结各地开展建设档案工作的经验，大家普遍认为，通过自身努力，争取领导重视和各部门的行政把关，狠抓依法治档、信息化建设和对外服务，是发展壮大建设档案事业的一条基本经验。其中，领导重视是关键，依法治档是基础，行政把关是保障，信息化建设是手段，搞好服务是核心，自身努力是根本。

在肯定过去工作成绩和经验的同时，我们也应看到，目前中小城市建设档案工作还存在许多困难和不足，许多深层次矛盾和问题还有待于研究和解决。主要表现在：第一，有的地方建设行政主管部门对建设档案工作重要性的认识还不够，部分县市至今还没有履行管理全市（县）建设档案工作的职能；第二，人员队伍思想观念陈旧，开拓精神不强，素质亟待提高；资金投入不足，经费相当紧张，制约着建设档案事业的持续发展；第三，建设档案收集难的问题依然没有根本解决，尤其是地下管线档案的收集和管理在大多数城市仍进展缓慢；第四，档案服务工作与城乡建设和社会经济发展需求相比，还有相当大的差距，还没有实现从“收集保管”型向“信息服务”型的根本转变。

二、求真务实，开拓进取，全面加强城乡建设档案工作，为经济社会发展贡献力量

我国已进入全面建设小康社会和构建和谐社会的新阶段，各地区各部门正全面落实科学发展观，统筹城乡发展，开展社会主义新农村建设，积极稳妥推进城镇化进程，在这种形势下，中小城市建设事业将获得前所未有的发展。我们必须抓住这一机遇，与时俱进，创造性地开展工作，把中小城市建设档案工作推向一个新阶段。

今后几年，中小城市建设档案工作的指导思想和发展目标是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻党的十六大和十六届三中、四中、五中、六中全会精神，全面落实科学发展观和构建社会主义和谐社会重大战略部署，求真务实，开拓创新，积极加强机构队伍建设，全面收集、科学保管、合理利用城乡建设档案，大力推进档案信息化建设，增强服务意识，提高服务水平，努力把城建档案馆建设为本地区建设信息资料中心、地下管线档案信息中心和城乡建设重要数据的备份中心，为保证城镇化健康发展做出更大贡献。

我们的工作重点是：

（一）提高认识，加强领导，依法履行建设档案管理职责

做好中小城市建设档案工作对加强社会主义新农村建设，促进城乡一体化发展和推进城镇化进程具有十分重要的意义。中小城市建设档案工作是城乡建设事业的重要组成部分，一切城乡建设活动，不论其过程多么复杂，最终只能留下两个结果，一个是建筑实体本身，另一个就是城乡建设档案。城乡建设档案是城乡规划、建设和管理的重要基础资料，是建设行政主管部门依法实施行政管理、行政许可、市场监管和执法监督的重要依据，是抗震防灾、应对突发事件的重要信息，也是工程建设、维修养护、改建扩建、审计稽查、维护权益的可靠信息和凭证。

统一管理城乡建设档案是各级建设行政主管部门和城建档案工作部门的法定职责。在国务院关于建设部的“三定”规定中，明确规定要“管理城建档案工作”，这也是全国各级建设行政主管部门的职责。在国家和地方近年来颁布的法律、法规、规章和政策规范性文件中，都明确规定了建设性政主管部门对建设档案工作的管理职责。各地中小城市建设行政主管部门及其城建档案馆，须对城市行政区范围内的建设档案，包括各级各类开发（园）区建设档案及村镇建设档案，实行集中统一管理。

应当强调，建设档案产生于城乡规划、建设和管理工作，同时也服务于城乡规划、建设、管理工作，它需要在城乡规划管理体制中运行，需要纳入规划建设管理工作程序。从一定意义上讲，城乡规划、建设、管理工作与建设档案工作既相互联系，相互依存，又相互促进，密不可分。长期以来，各地根据实际工作需要，建立形成了由建设、规划行政主管部门统一管理建设档案工作的管理体制和运行机制，实践证明是科学合理的和行之有效的，需要继续坚持和进一步发扬。

各级建设行政主管部门要高度重视城乡建设档案工作，切实履行对建设档案工作的管理职责，在领导谋划城乡经济建设与社会发展工作中，要统筹建设档案工作与建设事业改革与发展，切实加强对城乡建设档案工作的组织领导。要将建设档案工作列入领导议事日程，列入每年的工作计划，特别要加大对建设档案事业的投入，从机构设置、人才队伍、经费投入、馆房建设、信息化建设等各方面加大支持力度，为建设档案工作创造良好的物质基础和条件。

（二）完善法制，强化机构，充实人员，为建设档案事业的发展打下坚实基础

依法治档是建设档案工作的基础，各地规划、建设行政主管部门和城建档案馆（室）要进一步完善法规制度，加强法制建设。要认真贯彻落实国家有关建设档案工作的法规规章，并结合本地实际，制定本地区关于建设档案工作的政策法规。要积极开展建设档案执法检查工作，依法查处违反档案管理规定的单位和个人。

按照国家有关法规、规章规定，中小城市都应当建立专门的城乡建设档案管理机构，特别是中等城市必须建立城建档案馆，收集和保管本城市应当长期和永久保存的基本建设档案。小城市和县镇要按照《城市建设档案管理规定》（建设部令第90号）的有关要求，建立城建档案馆或者在建设行政主管部门内部设立城建档案室，并配备专职档案管理人员。城建档案馆（室）可与建设行政主管部门设立的城建档案管理处（办公室）合署办公，实行一个机构、两块牌子的管理体制。在档案人员的配备上，要挑选年富力强、具有开拓精神的同志担任城建档案馆（室）的领导，要更多地把专业技术水平高、工作能力强的同志选拔任用到档案工作岗位上，不断提高档案队伍素质。

（三）全面收集城乡建设档案，把城建档案馆（室）建设成为本地区建设信息资料中心

与大中城市相比，中小城市建设行政主管部门的工作职能较为集中，除建设工程管理职责外，规划管理、房地产管理、村镇建设等工作职能都集中在建设行政主管部门，这为建设档案的集中统一管理提供了很好条件。中小城市城建档案馆（室）要充分利用这一优势，积极收集规划管理档案、房地产管理档案、村镇建设档案、建设工程档案、地下管线档案等各类建设档案，同时加强对声像档案的收集，把城建档案馆（室）建设成本地区建设信息资料中心，避免一些大城市多头建立城建档案馆所带来的资源浪费。

在各类建设档案的收集、指导与管理过程中，城建档案馆（室）的同志们一定要增强服务意识，提高服务水平。要树立“服务是更好的管理”的观念，改变“坐、等、靠”的工作作风，从方便他人的角度出发，走出馆门，走向社会，主动服务。在具体工作中，要努力做到三个转变：一是变移交单位上门来请为主动上门服务，二是变只验收不指导为先指导后验收，三是变单一管理为既服务又管理。

档案的本质是信息，中小城市建设行政主管部门应从节约资金、压缩编制、资源共享的角度出发，按照建设部1995年提出的建议，依托城建档案馆（室）建立本地区建设信息中心，充分利用城建档案馆（室）在档案信息资源、技术设备等方面的优势，积极倡导城建档案馆（室）和建设信息中心“一个机构、两块牌子”的运行模式，把档案和信息结合起来。

（四）大力加强地下管线档案信息的收集和管理，努力把城建档案馆（室）建设成为本地区地下管线档案中心

地下管线是城市的生命线，加强地下管线档案管理，是中小城市城建档案馆（室）工作的重要内容。去年，建设部了《城市地下管线工程档案管理办法》（建设部令第136号），中小城市建设行政主管部门一定要结合当地实际，制定贯彻落实的实施细则和办法。第一，要建立有关政策措施，纳入行政审批环节。要把《办法》所规定的查询制度、告知制度、竣工测量制度、档案移交制度、预验收制度、档案动态管理制度、责任制度等，纳入规划管理、施工管理、备案管理等相关环节，纳入各有关部门的职责范围，并监督、检查各有关部门和单位贯彻执行。第二，要强化政府的领导和协调作用，建立起各部门、各行业加强协调、分工合作、密切配合、资源共享的地下管线档案信息管理体制和运行机制，实现各方共赢，形成工作合力，保证各类新建地下管线的档案信息及时移交城建档案馆（室）。第三，要借助计算机等现代化管理手段，建立城市地下管线信息管理系统，实现地下管线档案信息数字化管理，努力把城建档案馆（室）建设成为地下管线档案信息中心。第四，要在“不欠新帐，逐步还清旧账”的原则下，稳步开展地下管线普查建档工作，逐步摸清地下管线分布、位置等详细情况，为今后的城乡规划、建设和管理提供可靠信息。

（五）大力加强对重要工程、重要数据的收集，将城建档案馆（室）建设成为城乡建设重要数据的备份中心

当前，我国社会稳定，经济快速发展，党和人民正在全力构建和谐社会，但一些不稳定、不和谐因素依然存在。近几年，国务院对城市防灾抗灾、应对突发事件和反恐怖等工作十分重视。各地城建档案馆（室）应紧密配合有关部门预防和应对城乡突发事件，并努力做好以下三方面工作：一是做好重要工程档案的收集管理，包括重要建筑、地下管线、人防工程、防洪工程等档案的收集管理，在集中管理的前提下，尽可能采用计算机技术等现代化管理手段，实现信息数字化，确保紧急状态下能够快速提供利用。二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作，做好重点档案的备份和安全保管工作，建立紧急情况下重要工程档案的利用机制和受损恢复机制。要积极参与城乡紧急情况演习活动，提高城建档案馆（室）自身应对突发事件的能力。三是加强对重要工程档案的研究分析，提高重要工程档案的利用效率，培养相关高素质专业人才，为制定应急预案和抢救方案提供服务。

（六）积极推进信息化建设，提升建设档案管理水平

随着全球信息化的快速发展，城建档案事业的生存和发展环境发生了巨大变化，人们产生档案和利用档案的行为都很大程度地转向电子化。适应这种形势，城建档案馆（室）要积极稳妥地推进信息化建设。信息化建设主要包括档案信息管理系统软件的开发或商品软件的选用、信息资源数据库的建设、标准体系的建立、局域网的建设、与政府网的连接、国际互联网的利用、业务队伍的建设及管理方式和工作方式的规范等。城建档案馆（室）要制定切实可行的计划，争取经费来源，扎扎实实地分步推进。

（七）转变观念，强化主动服务意识，拓宽服务领域，提高建设档案工作的生存发展活力

服务是提高建设档案工作生存活力的根本手段。建设档案工作既不能因为有一定的行政管理职能而沾染“衙门习气”，也不能因为属于事业单位而“坐吃皇粮”，只有解放思想，转变观念，把“服务”作为立档之本，才能不断做大做强，才能充满生机活力。

首先，要积极开展建设档案的利用工作，为城乡建设和社会大众提供满意的信息服务。要充分利用馆藏档案，为城市总体规划的编制、重大建设项目的选址、违章建筑的查处、建筑物的维修、项目审计稽查、工程改建扩建、管线敷设、危房改造、抢险救灾等，提供真实可靠的信息。要积极为人民群众查阅房产档案和其他有关档案文件提供方便。要熟悉家底，了解馆藏，主动、热情地为每一位查阅利用者提供周到的服务。

实验室档案管理制度篇3

一、档案的定义

根据《中华人民共和国档案法》，档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪录。档案工作是党和国家工作中不可缺少的基础性工作，做好档案工作是各地区各部门各单位的重要职责。

二、做好农业科研档案管理工作的重要意义

农业在我国国民经济发展中处于基础地位，是整个社会赖以生存和发展的最基本的产业。农业科研院所作为我国农业科学研究、推广的重要机构，独特的学术地位和工作性质在整个国家经济社会发展方面有着极其重要的作用。档案管理工作是农业科研院所管理工作的一部分，是提高农业科研院所工作质量和工作效率的必要条件，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个农业科研院所综合管理水平的重要指标。

三、加强档案管理工作的具体做法

以辽宁省经济作物研究所为例。辽宁省经济作物研究所成立于1949年（1984年前称辽宁省棉麻科学研究所），隶属于辽宁省农业科学院，主要从事花卉、棉花、杂粮等经济作物研究。下设7个研究室6个职能科室。现有职工85人，高职称研究人员22人，博士3人、硕士27人。全所拥有土地面积609、53亩，实验仪器120余台（套）。

建所以来，经作所人坚持以科研为中心，以服务三农为宗旨，努力开展科技创新和成果转化，取得科研成果180项，其中部级奖16项，省部级奖72项，主笔或参编出版著作32部。选育棉花、麻、杂粮、花卉等经济作物新品种65个，累计推广应用3亿亩，创社会经济效益150亿元。

1、 本所档案发展的历程

（1）档案管理工作的初级阶段（1949―1961年）

从建所到1961年为分散管理阶段。档案工作基本处于无序管理状态，各种档案资料分散保存在有关科室和个人手中。

（2）档案管理工作的奠基阶段（1961―1965年）

辽宁省经济作物研究所（以下简称“研究所”）在贯彻“十四条”的基础上，开始认识到科研档案管理工作的重要性，于是组织力量对散存于研究室和科技人员手中的科技文件资料进行了集中收集、分类整理和初步立卷归档工作，到1961年底，共立卷归档300多卷，取得了初步成效。为此，辽宁省档案局、省农科院联合在研究所召开现场经验交流会，《光明日报》也介绍研究所的经验。会后省直有关单位、各市县科研领导和档案管理干部纷纷来所考察。同年研究所建立了科技档案室，配备了专职管理人员。此后，随着科研工作管理制度的加强，在档案工作已有实践经验的基础上，制定了科研档案管理制度，正式实行业务部门立卷和集中统一管理。

（3）档案管理工作的保持阶段（1966―1976年）

这一阶段（文革阶段）全所各项工作都受到冲击，档案工作也不例外。但对已形成的档案和有关档案材料，全所上下极为重视。期间，所址和档案室虽然多次搬迁，但每次搬迁都把保护和保管好档案材料放在第一位，并设专人管理，没有造成任何损失。同时还将这一时期形成的文书和科技档案做了收集和保存。

（4）档案管理工作发展阶段（1977―2008年）

为了使档案工作更好地适应新形势的要求，为科研生产服务，为出成果、出人才服务。在20世纪80年代初，研究所组织力量集中清理积存档案，共清理积存档案370多卷，科技文献资料4000余份，使建所30多年来的专题研究档案全部建立和健全起来，达到了完整、准确、系统。在此基础上，又分别建立了文书、宣传推广、仪器设备、基本建设、学术活动、著作刊物、农业机械、生产技术管理和国际学术交流等方面的专题档案并全部进行编目，做到了卷目一致，便于查找利用。到2008年底，各类档案达到3680卷，完整真实地记载着研究所建所59年来各方工作的历史面貌。

在此阶段，研究所档案管理以科技档案为主，归科技科管理，历经三任档案员。档案员的技术职称由研究实习员，到助理研究员，再到副研究员不断提高。2006年档案室搬迁到新所区综合办公楼，档案库房（3室）面积为120平方米，档案装具有了大幅度的改善，全部换成铁皮柜150节（30组）。

（5）档案管理工作的提升阶段（2009年至今）

为贯彻《中华人民共和国档案法》和《辽宁省档案条例》，根据辽档发[1992]23号文件《辽宁省贯彻执行〈科学事业单位档案管理考核办法〉实施细则》的精神，进一步加强档案管理，全面提升档案管理水平，2008年档案工作人员参加了由省档案局主办的档案管理学习班，制定和健全了档案管理制度和管理办法。2009年初，研究所成立了综合档案室，将财务档案、文书档案、科技档案由原来分散管理改为由综合档案室集中管理，办公室设专人管理综合档案室，并负责对各科室?n案归档工作进行指导、检查和监督。同时把档案工作列入单位发展规划和计划及领导议事日程，对档案的经费投入、库房建设、设施及人员配备等工作条件给予了保证。组建了档案工作领导小组，由所长、各科室负责人和专职档案人员组成。全所形成了以档案管理部门为龙头，以专职档案干部为骨干，以兼职档案人员为基础的档案管理网络。

2、 档案管理工作的具体做法

（1）统一思想、提高认识，把档案管理作为基础性工作

所领导班子高度重视档案升级工作，将此项工作列入所目标管理重要内容之一，纳入单位年度目标责任制工作内容。所领导对档案工作给予了极大的关注和支持，大力投入人力和财力，明确指出做好档案工作是一项功在当代利在千秋的事业，要站在对历史负责，为现实服务，替未来着想的高度来认识和开展档案工作。目前，各项工作进展顺利。

（2）建立健全档案管理网络，完善规章制度

为了使档案管理工作长期有序的进行下去，根据单位领导班子分工和档案人员变动情况，研究所对档案管理领导小组成员进行相应调整，建立了由所长担任组长，由综合办公室主任担任副组长，成员由各部门负责人和专兼职档案员组成。实行档案管理与业务工作考核挂钩，一级抓一级层层落实的联动机制。多次组织档案管理人员到其他单位参观学习，不断提高研究所档案管理水平。这一制度有效规范了职工的工作行为，在日常工作中能够主动、及时收集、整理档案材料，提高了职工的档案意识，案卷质量也明显提高。

此外，制定和修改了《档案借阅制度》《档案保管制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》等规章制度。并将档案规章制度、档案管理信息网络、档案工作管理概况、档案全宗目录等制定成图表张贴在档案室，编写了档案全宗卷及各门类档案管理办法。

（3）加大资金投入，配套软硬件设施

为了提升研究所档案管理总体水平，先后投入10多万元，完成档案库房装修、档案设备和软件购置。目前，研究所档案室配备了扫描仪、复印机、打印机、刻录机、碎纸机和大容量移动硬盘，以满足档案现代化管理对数字化设备的需要。档案室配备了温湿度表，采取了防火、防盗、防虫、防尘、防光等措施，确保档案安全，现有所史馆120平方米，档案库房85平方米，阅览室20平方米，办公室20平方米，为档案管理基础建设提供有力的硬件保障。

（4）加大收集整理力度，科学分类管理

每年3月开展档案收集工作，并对实物档案、声像档案进行整理、排序、贴签，实行集中统一管理。对各类档案实行微机管理，在组卷、数据录入和编目上严格把关，并装盒入柜。全所现有科技档案、文书档案、会计档案等共8种门类档案，库藏档案总数已达3730卷，1893件。

（5）做好编研材料，合理利用档案信息资源

档案信息资源的开发利用是档案工作的中心环节和最终目的，是检验档案工作好坏的标尺。研究所在开发档案资源、扩大服务利用效果方面做了如下工作：一是完善了档案检索工具，扩大覆盖面。全部档案实行微机系统化管理，对各类档案编制了案卷目录，包括文书档案归档文件目录、文件字号索引、人员任免索引；科技档案总目录、分类目录；会计档案目录、基建档案目录、实物档案目录、声像档案目录等。二是加强编研工作，拓宽利用渠道。为了更好地发挥档案信息作用，结合研究所工作重点，档案员根据档案记载，不断开发各种档案编研材料。在编写各种档案编研材料的过程中，力求做到全面、准确、客观、真实地总结和记录研究所的发展历程。除查阅大量档案材料外，多次向相关部门收集补充有关数据信息材料。研究所现有编研材料有：大事记、组织机构沿革、《辽宁省经济作物研究所所志》、管理制度汇编，等等，扩大了档案的利用效果。三是注重档案利用效果的反馈工作。坚持填写档案利用效果登记，编写档案利用实例，定期进行档案利用综合分析。通过提供档案资料，为研究所的各项工作的顺利完成提供服务和保障。在“十二五”课题结题期，?n案室为全所课题提供会计档案（凭证、账簿），为课题顺利验收提供了保证。

实验室档案管理制度篇4

【关键词】 档案管理 药检

【abstract】 the article analyzed some existing problems in the current situation of drug test files management, and puts forward some countermeasures, in order to exert the basic fuction of files information resources, and serve the drug testing work better、

【key words】 files management durg test

药检档案是指导药检、促进药检、发展药检事业、保障和服务民生，为药监工作提供坚强有力技术支撑的重要工作手段。当前应当重视药检档案的收集、整理和管理。

1 药检档案的基本内涵

药检档案即药品检验、鉴定档案，是药检机构在药品检验实践、科研、培训和管理活动中直接形成的，反映了药检机构的检验实力和检验水平的佐证，属于科技档案范围，既具有科技档案相同的属性，又与其他档案一样，具有“自然形成”、“历史记录”、“使用价值”的属性，还具有材料分散性、时效性强等自己的特性。

药检档案其内容主要包括药检管理和药检业务两部分。药检管理部分档案材料主要有：上级工作指示、通知、决定，药检管理工作计划、总结、教学管理有关通知、决定、检验事故、差错、纠分处理等，这些材料是带有文书材料性质的档案；药检业务部分档案材料主要有：检验(测)报告、药品标准、中药材质量标准、产品批文、原始数据资、仪器档案等，这些材料是由于药检工作与其他科技工作的区别导致的既不同于文书档案又有异于科技档案的独特个性的档案。

2 当前药检档案管理中存在的主要问题

2、1 药检档案管理格局不明晰，管理机构不健全，管理职能不明确。工作中，药检档案管理一般由行政办公室负责。由于历史沿革等原因和药检行业管理要求，档案室一般只管理文书档案，而药品检验(测)报告书档案、人事档案、会计档案、图书档案等分属药检机构各个业务科室管理，在一个单位内形成多部门管理档案格局。

2、2 档案管理制度不健全，检查督促考核落实不力。在药检所管理中，一般按照《产品质量检验机构计量认证／审查认可(验收)评审准则》及其继承和发展准则——《实验室资质认定评审准则》要求，制定了较为健全的《质量手册》《程序文件》《作业指导书》等质量保证体系、管理制度手册和各科室、各类人员的岗位工作职责，而涉及档案管理特别是像药检档案的制度、职责较少，没有相关的制度和检查考核措施，没有把完整的档案资料管理纳入日常工作范围。

2、3 药检机构档案内容界定不清，管理范围不明。当前档案系统的内涵和外延发生了较大变化，药检档案的范围也已由以往的文书档案、药品检验(测)报告档案等发展到今天的科研档案、电子文件、各种检验(测)设备及其使用时产生的图文、数据档案、实物档案、照片档案、声像档案、缩微胶片档案和数字化档案等等新型档案。由于未对纳入档案管理的内容赋予明确要求，在实际工作中，各药检机构均根据自己的理解和实践实施管理，使许多应该纳入管理的药检档案没有纳入管理。

2、4 未能将档案管理与药检业务建设同步规划、同步发展。在药检机构近、远期规划中，一般对检验(测)设备、人员结构、技术水平、质量目标、检验项目及能力等都会作比较详尽的规划，而对药检档案管理、档案设备投入等考虑较少或完全未纳入规划，造成药检档案管理水平不能与药检业务同步发展。药检档案管理水平的滞后，在一定程度上影响了药检业务技术的发展，和实验室资质的认定。

2、5 档案管理水平不高，现代化管理手段应用能力较差。随着计算机及网络信息技术在药检机构管理中的广泛运用，药检机构管理手段在不断进步。而运用计算机及网络技术管理档案的少，信息量小，基本还停留在手工收集、手中操作、手工检索上，缺乏利用现代化技术设备的手段，不利于药构档案的收集、编研、开发和利用，加之档案管理工作人员素质参差不齐，不利于发挥药检档案更大的、应有的技术支撑作用。

3 适应形势的需要，进一步做好药检档案管理工作

新的形势和任务，要求药检机构调整管理思路、改进档案管理方法，进一步重视和加强药检档案管理工作。

3、1 建立健全药检档案管理网络。应进一步加强药检档案管理网络建设，重视平时材料的积累和归档，明确专、兼职档案人员，使药检机构每个单位从横向(药检——药监)到纵向(档案室——各业务、检验室，稽查队)组成一个档案管理的整体网络，并将管理工作纳入目标责任中，形成横的方面覆盖包容、纵的方面前后连贯的信息内容结构模式，确保文字、图片、声像等材料不疏漏、不散失。

3、2 加强药检档案制度建设。一是建立健全相应的档案工作管理机制和各项规章制度，完善归档制度、保管制度、鉴定制度、利用制度，完善档案工作程序，逐步将档案管理由多头分散管理过渡为大集中统一综合管理。二是坚持档案检查验收制度。做到档案工作与档案归档要求同步管理。三是将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，与业务工作一样同计划、同布置、同检查、同落实、同考核，同时采取措施调动档案工作人员和专兼职文档人员的积极性，使他们能够主动收集、整理、归档，从而确保药检档案文书资料的完整性和系统性。 四是设立药检科研档案保证金制度。在年度奖励基金(或劳务费)和药检科研项目中明确一定比例(或数额)的档案保证金，保证业务和科研档案及时形成并在完成后按时向综合档案室移交，确保档案完整、系统、准确和相互配套。

3、3 注重信息化建设。现代信息技术和互联网技术为档案开发利用提供了很多新的手段。为此，应以药监系统信息化建设、政务信息公开为核心，以实验室资质认定评审为契机，加大投入。大力增强药检档案管理工作的手段和能力。如创造条件购置必要的现代化设施、建立本单位的档案目录数据库、采办gd2000等适用的档案计算机管理软件及有关技术标准和资料，使档案管理能力不断增强，实现档案信息管理网络化、数字化、规范化和科学化，使药检档案发挥最大效益。

实验室档案管理制度篇5

1实验室档案的重要性

实验室在运行过程中产生大量的原始信息和资料，这些信息资料在反映实验室能力水平，追溯实验过程中的客观性、真实性方面发挥着越来越重要的作用，主要表现在：一是日常工作的查考凭证；二是实验室资质认定时的鉴证材料；三是科技信息资源。实验室形成的各类档案是实验工作的真实记录，具有原始性、凭证性，是原始的技术史稿和法律书证，是开展调查研究的重要依据。它不仅能客观地反映实验室的管理水平和检验质量，而且对增强领导决策的科学性，提高疾病控制水平，维护检测的声誉和法律地位，都具有重要作用。因此，它是十分珍贵的科技信息，是疾病预防控制档案的重要组成部分。它所产生的档案信息内容复杂，载体形式多。内容包括个人技术档案类、质量控制类、仪器设备类、实验记录类等；载体形式有纸质、光盘、电子、音像、图纸、照片、磁盘等。

2实验室档案管理的内容

实验室档案内容应充分反映实验室的各项工作情况，并能全面、准确地为疾控工作提供信息服务。按照省疾控中心档案分类规定检验类基本分综合类、检验技术类、质量控制类、实验记录类、仪器设备类、个人技术档案类。

2、1综合类档案

涵盖实验室所有管理工作，归档内容包括外部文件和内部文件，外部文件包括上级（国家和省地市）下发的关于实验室工作的法规标准、制度、发展建设规划的文件；内部文件包括实验室的各项规章制度、年度计划总结、基本情况统计报表、考核评估情况、工作人员及变动情况、人员继续教育及培训情况、仪器设备的增减情况、实验室建设与环境条件改变情况等。

2、2检验技术类档案

记录了检验样品的采样、送检、检测、报告的全过程，是对检验过程原始性的描述，具有明显的专业性和成套性。包括检测委托单、样品采集记录单、送检单、检品卡、原始记录、检测报告，可根据检验样品和检验项目的不同，灵活设置不同的原始记录格式，既有统一的报告格式，又有不同形式的原始记录格式。

2、3质量管理体系文件类档案

体现了检验结果的科学准确和检验程序的规范标准。包括由质量手册、程序文件、作业指导书、操作规程、记录格式及受控文件构成的金字塔形结构的质量管理体系文件。质量手册明确实验室的质量方针和目标，是实验室实现质量承诺的基本保证。

2、4仪器设备类档案

是实验室开展检测工作的基础，是获得准确可靠数据的重要资源。包括三部分内容：

2、4、1申购资料购买申请报告、可行性报告、采购计划执行书、采购委托协议、招投标文件、政府采购合同、采购验收单、销售发票复印件、产品确认函、开箱照片、安装验收报告等。

2、4、2随机资料使用说明书、合格证、装箱单、操作维护手册、图纸、附件资料、保修卡、安装调试验收报告、光盘等。

2、4、3运行资料操作规程、使用记录、维护检修记录、检定记录、调拨移交记录、报废鉴定记录等。

2、5个人技术类档案

反映专业技术人员的业务素质和学习经历。包括五类内容： ① 专业技术职务呈报表、专业技术人员任职资格审报表、资格证书、聘书、上岗资格证明、劳动合同等；② 年度考核情况；③ 学历教育情况；④ 继续教育及培训情况、科研成果、论文奖励情况；⑤ 个人业务工作总结及其他。

3存在问题

3、1对档案资料及其归档的重要性认识不够

没有切实可行的措施对实验室的资料收集、整理、归档进行有效的规范，本系统下发的档案管理办法中检验类资料的归档范围较笼统，而实验室的资料内容专业性强，形成过程复杂。在传统习惯上只注重工作过程和检验结果，而忽略资料的全面收集、整理、归档和利用分析。针对各种不同的检验项目、不同的检验方法、不同规范要求的实验室，如何做好资料的收集、整理和归档，如何科学地划分归档范围，如何准确地划定保管期限，这些都是亟待思考和解决的问题。

3、2对档案工作的重要性认识不足

实验室档案管理工作的建设与发展水平跟不上实验室业务工作的建设与发展水平。档案管理工作不是实验室的主流业务，在宣传档案知识、档案法、完善档案制度、档案人员培训、软硬件投入上不能与业务工作相提并论。档案工作虽然不是实验室的主要工作，但是档案能为业务工作提供内容丰富的信息，为正确决策提供依据。利用这些不可再生的原始信息可以探索内在规律，提高现有的工作质量和水平，指导规划今后的工作。主席说过：档案是人类活动的真实记录，是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。

4对策

4、1建立管理网络

从上而下形成以专职档案管理员为主，业务科室兼职档案管理员为辅的管理网络。兼职档案管理人员由实验室专业人员担任，在业务方面有优势是本专业的行家里手，充分利用他们熟悉本科室业务，了解专业知识的优势，并定期进行档案知识培训，不定期地对档案业务进行检查考核，积极发挥他们的工作积极性和主动性。档案管理人员提高自身业务素质，积极主动宣传档案知识，认真了解实验室业务工作流程，协助实验室做好归档工作。

4、2制订科学合理的规章制度、实施细则和操作规范

建立、健全档案自身管理制度，并在工作实践中不断补充、完善，并制订与检验工作协调的档案管理工作规范。实验室开展工作要按规定程序进行，并按规定形成资料，做到实验室档案的完整与准确。同时还要注意全面收集反映实验室职能活动的其他各种资料，如业务工作来往的信函、工作笔记、照片、报纸、刊物及参加会议培训、交流的资料、光盘等等。

4、3建立档案管理数据库系统

使用“规范、先进、实用”的档案管理软件，能提供文字扫描、原文挂接、整理编目、检索查询、辅助管理、安全保密、系统维护等功能。同时加强电子档案的归档，实验室产生电子文档有OA系统下的电子文件、公文形式的电子邮件及实验结果所形成的电子数据。实行纸质文档和电子文档双套制，保证档案资料的完整、齐全、准确、安全。

4、4提供优质服务，加强编研工作

归档的最终目的就是对档案资源的利用和开发，充分利用计算机网络的便捷、迅速，方便用户进行多途径查询，实现档案信息资源共享。档案管理数据库和现有的OA系统实现对接，OA系统的用户可对档案进行条目级的查询，对全文查询设置用户权限。对档案信息进行深层次加工，编制跨专业、跨年度编研材料。办公自动化的发展，提高了工作效率，使档案管理人员从大量繁琐的事务性劳动中解放出来，可以把主要精力和才智用在档案的深层次开发利用上。只有提供优质服务，加强编研工作，才能更好地促进档案工作的发展，使档案具有生命活力，发挥更大作用，使档案工作向着良性循环的方向发展。

实验室档案管理制度篇6

一、认可实验室技术档案管理范畴

（一）质量体系档案

认可实验室受控文件包括质量手册、程序文件、作业指导书，各种记录包括质量活动和技术运作的证实依据，可分为质量记录和技术记录。具体囊括了各类规章制度、管理体系评审计划和内审计划、质量控制记录、环境条件控制记录、检测报告、合同评审和服务协议记录等。

（二）计量器具、仪器设备档案

关于仪器设备档案，从购买、使用到报废都要有详细的记录，档案内容要齐全，设备档案要有唯一性编号。笔者所在实验室对于用于换热器检测和校准并对检测结果有影响的每一台仪器设备档案遵循“一机一档”原则，每台设备根据实际情况建档，主要包括仪器设备一览表、仪器设备购置申请表、仪器设备验收单、仪器设备使用记录表等。计量标准器和仪器设备的检定证书、校准证书、说明书、合格证、设备使用和维修纪录、周期检定计划、期间核查计划和相关记录等。

（三）人员技术档案

人员技术档案包括实验室专业技术人员学历学位证明、职称材料证明、任职资格证书、参加培训和考核的记录和证书、能够证明专业技术能力和经验的证明记录，认可实验室对于专业技术人员的授权、人员培训和考核情况材料，工作期间发表的论文和科研情况等。实验室专业技术人员档案不仅记录着专业技术人员的在本研究领域的专业发展情况，也间接反映了部级认可实验室的人才水平和在该领域的研究水平。

（四）检测标准档案

检测标准的选择同时也规定了检测方法，《中华人民共和国标准化法》将中国标准分为国家标准、行业标准、地方标准、企业标准四级。国家标准分为强制性国标和推荐性国标。我中心实验室主要标准为金属元素分析化学检测方法、金属拉伸与冲击，与换热器产品相关的国家标准等。各项标准均按照标准号进行排序，以便检验员能够及时查阅。

二、认可实验室档案管理存在的问题

认可实验室作为换热器检测和科学研究的重要场所，其会产生大量的原始记录资料，实验室日常运行时产生的原始资料则是记录、内部审核、管理评审、监督评审工作的重要基础。然而在平时换热器检测过程中，由于档案来源途径广泛，包括检验部、业务部、技术部、综合管理部等，收集资料的时间较分散，资料归档不及时，会造成资料流失，影响资料利用。目前还存在着档案更新不及时，个别人员在取用档案后没有及时归还，未及时填写相应的记录表格。日常工作中，还存在着专业档案管理人员培训需要加强，进一步落实和有效推进档案的信息化管理等问题。

三、认可实验室档案管理对策和建议

（一）建立健全认可实验室档案管理制度

认可实验室通过加强档案管理可以提高实验室的质量管理水平，对实验室的认可度也会大大提高。因此为了加强实验室档案管理制度，完善质量管理体系，增强竞争力，我实验室制定了《实验室档案规范管理制度》，切实将档案管理制度化，确保所有人员严格遵守，制定定期整理检查制度，专人管理责任制等。认可实验室技术档案管理过程需要一定的科学性和规范性，这些检测原始资料的收集、积累、整理、分类、装订、归档是一项技术性很强的工作，要求档案员有较强的责任心，需要花费心思和时间去完成。这也要求档案员增强管理意识，建立管理机构，完善管理系统，制定管理办法，将制度落到实处，使我中心实验室换热器检测工作推上一个崭新的阶段。

（二）提升档案管理人员职业素质

合理利用和科学管理认可实验室档案资料的前提是要有合格的档案管理人才，严格按照实验室档案管理制度要求，应具有专业的档案管理能力、责任感和奉献精神，认可实验室档案管理工作具有稳定性、长期性和程序性的特点，应设立专职的档案管理人员。实验室管理者可以根据档案员的工作实际和知识结构制定合理的培训计划，有步骤地对档案管理人员开展培训工作，让他们充分学习到认可实验室档案的科学管理方法，要通过多种途径对档案管理人员进行专门培训，不断提高他们的档案业务知识，这样才能使档案管理工作不断得到提高和完善。

实验室档案管理制度篇7

第二条本办法适用于本县县城、建制镇、乡集镇规划区内城乡建设档案和分布在乡村的各类公共建筑和设施档案的管理。

第三条城乡建设档案（以下简称城建档案）是指在城乡规划、建设和管理中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像、模型、电子等各种载体的文件材料。

第四条县规划建设局委托县城乡建设档案室（以下简称城建档案室）负责本县城乡建设档案的日常管理工作，业务上受档案行政主管部门的指导和监督。

第五条城建档案管理人员应当具备城建档案管理专业知识并具有合法的上岗资格。

第六条县城建档案室重点管理下列档案资料：

（一）县城各类建设工程档案：

1、工业、民用建筑工程；

2、市政基础设施工程；

3、公用基础设施工程；

4、大型户外广告设施；

5、公共交通基础设施工程；

6、园林绿化、风景名胜建设工程；

7、市容环境卫生设施建设工程；

8、城市防洪、人防、抗震工程；

9、军事工程中，除军事和军事管理区以外的穿越城区的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图。

（二）村镇公共建筑、公益事业设施和生产经营性建筑以及单位的其他建设工程档案。

（三）建设系统各专业部门（包括城乡规划、勘测、设计、施工、监理、园林、风景名胜、环卫、市政、公用等）、房地产管理和人防部门形成的业务管理和业务技术档案。

（四）城镇新建、扩建、改建的各类地下管线（含供水、排水、燃气、电力、电信、工业等地下管线）普查和补测绘形成的地下管线档案。

（五）有关城乡规划、建设、管理的政策法规、计划、统计、科研成果和城镇历史、自然、经济等方面的基础资料。

（六）法律、法规、规章规定应当归档的其他城乡建设档案。

第七条建设系统各专业部门形成的业务管理和业务技术档案，凡具有永久保存价值的，在本单位保管使用1-5年后，按照本办法的规定向县城建档案室移交；有长期保存价值的档案，由县城建档案室根据城乡建设需要选择接收。

城镇地下管线普查和补测绘形成的地下管线档案，应当在普查、测绘结束后三个月内接收进室。地下管线专业管理单位每年应当向城建档案室报送更改、报废、漏测部分的管线现状图和资料。

房地产权属档案的管理，依照国家建设行政主管部门的专门规定执行。

第八条凡是列入县城建档案室接收档案范围的建设工程，建设单位在办理建设工程规划许可证或施工许可证时，应当领取《编制及报送建设工程档案告知书》。

第九条建设单位在组织工程竣工验收前，应当提请县城建档案室对工程档案进行预验收。

工程档案预验收主要包括以下内容：

（一）工程档案是否齐全、系统、完整；

（二）工程档案是否整理立卷,立卷是否符合《建设工程文件中归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求；

（三）工程档案的内容是否真实、准确地反映工程建设活动和工程实际状况；

（四）工程档案签章是否完备、竣工图编制是否符合要求。

县城建档案室预验收时发现工程档案不准确、不齐全的，可要求建设单位限期改正。预验收合格的，由县城建档案室出具《档案预验收意见书》。

第十条建设单位在取得县城建档案室出具的《建设工程档案预验收意见书》后，组织工程竣工验收。

第十一条建设工程竣工验收后，建设单位应当及时将全部建设工程档案送交县城乡建设档案室复验，主要包括以下文件材料：

（一）立项依据审批文件；

（二）征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件；

（三）项目审批文件；

（四）施工技术文件和竣工验收文件；

（五）竣工图。

县城乡建设档案室确认工程档案资料符合归档的要求后，出具《建设工程档案验收意见书》之后，方可办理竣工验收备案。

工程竣工验收后三个月内，建设单位应当向县城建档案室报送一套完整的建设工程档案。县城建档案室收到符合要求的工程档案后，应当开具收件证明。

停建、缓建工程的档案，暂由建设单位保管。

第十二条建设工程投入使用后进行改建、扩建或者对重要部位进行维修（含装饰装修）的，建设单位应组织设计、施工单位对原建设工程档案据实修改、补充和完善；涉及结构和平面布置改变的，应当重新编制工程竣工档案，并在工程竣工后三个月内向县城建档案室移交。

第十三条县城建档案室对收集和接收的档案应及时登记，划定保管期限和密级，科学分类、编目、排架、编制搜索工具。城乡建设档案的管理应逐步采用新技术，实现管理现代化。

第十四条县城建档案室应当妥善保管好所藏档案，对破损、变质的档案应及时采取补救措施。特别重要的档案应严格保密，确保安全。超过保管期限失去使用价值的档案，要清理造册，经鉴定并履行批准手续后，妥善销毁。

第十五条县城建档案室应当向社会提供服务，建立档案查借阅制度。要积极开发档案信息资源，做好城建档案资料编研工作。

第十六条建设单位凭单位介绍信或县城建档案室开具的收件证明，在县城建档案室可免费查阅本单位移交的城建档案；复制本单位城建档案的，只收取档案复制成本费；查阅或利用非本单位移交的城建档案，按照国家档案局、物价局、财政部制定的《利用档案收费规定》，实行有偿服务。

第十七条对在城建档案工作中做出显著成绩的单位和个人，给予适当表彰和奖励。有下列情形之一的，应当给予奖励或表彰：

（一）在城建档案的收集、整理、提供利用以及对城建档案的保护和现代化管理等工作中成绩显著者；

（二）向国家捐赠重要或珍贵的城建档案资料者；

（三）敢于抵制和揭露违反城建档案管理法规的行为，为国家挽回损失，成绩突出者。

第十八条违反本办法规定，损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供、销毁城建档案的，依照《中华人民共和国档案法》和《*省档案管理条例》的规定执行。

第十九条违反本办法未按规定报送建设工程档案的，依照国务院《建设工程质量管理条例》的规定处理。

实验室档案管理制度篇8

[关键词]高校；文秘档案学科；实践教学

[中图分类号]G642 [文献标识码] A [文章编号] 1009 ― 2234（2016）03 ― 0166 ― 03

高等学校文秘档案学科是指“秘书学”、“文秘写作学”、“行政管理学”、“档案管理学”、“办公自动化”等一系列学科课程的总称，作为高校文秘类专业的专业基础课和文秘类专业方向的方向性课程，侧重培养学生的应用能力，以适应未来社会职业发展的需要。长期以来，各高校有关文秘档案学科的教学仅仅局限于课堂理论的教学，仅仅通过教材和教师的讲授来传授知识和技能，动手实践机会极少，更没有较好的实习实践基地，理论教学与实践教学严重脱节，制约了文秘档案学科的应用与发展，以至于学生为了考试而死记书本上的内容，不会灵活运用，不能学以致用，甚至根本不会用，直接影响到相关专业毕业生的就业质量。2007年2月，《教育部关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》指出：“要高度重视实践环节，提高学生实践能力”，将实践教学提高到前所未有的新高度。〔1〕因此，开展文秘档案学科实践教学研究，构建完整、科学、行之有效的文秘档案学科实践教学体系具有十分重要的现实意义。

一、文秘档案学科实践教学的现状分析

近年来，各高校对文秘档案学科的实践教学已开始重视，开展实践教学也取得了一定的成效，便由于缺乏真实的情境与实际的训练，往往不能使学生很好地掌握文秘与档案工作的实际技能，使文秘档案学科实践教学工作陷入了一定的困境，主要表现在以下几个方面：

（一）实践教学流于形式

目前，虽然各地高校都先后建立了文秘档案类学科的相关模拟实验室，学生通过模拟情景也接受到了一定的实践训练。但是由于文秘档案学科在高校与其它学科专业相比，地位不高，得不到足够的重视，也就造成了该学科的实验实训室和实践基地的建设跟不上，有些必要的设施设备没有到位，形成了“有场地没设备、有设备无维护”的状况。再加之实践课指导老师往往都是非专业化的理论教师，对实践课往往指导不到位，流于形式，没有让学生得到真正的训练。

（二）实训过程过于简单

很多高校都会把办公室、档案馆（室）作为文秘档案类学生进行实训的场所，但在实际的训练中，往往是事与愿违。一方面，由于办公室、档案馆（室）工作本身的专业性和机密性，不可能容纳过多的学生进行实训，也不可能让学生接触过多的实际工作；另一方面，由于学生所掌握的文秘档案理论知识与实际工作的要求实在是相差太远，频繁交替地让学生接受实训，会严重影响到办公室、档案馆（室）本身的日常工作。因此，往往只能局限于听听介绍、集中观摩等，形式过于简单，就算是有少量学生参与到具体的工作中，也只是从事一些繁锁的事务性工作，而并非是文秘档案的业务性工作。〔2〕

（三）实习实训机制不健全

目前，大多数综合类院校比较重视理工类学科的实习实训，人文社科类院校对文秘档案学科也视为冷门。因此，文秘档案学科的实习实训受到冷落，导致该学科实践教学的各项管理制度相对不够完善，学生实践教学质量的评价、反馈机制不够健全。

（四）实践教学经费不足

由于文秘档案学科相比其它学科受到冷落，建设经费相对不足，很多高校宁可把经费投到理工类、经济类学科的实习实训基地上，也不愿意花钱投到没有多大直接效益的文秘档案学科上来。同是文秘档案学科，理论教学与实践教学也存在不同的待遇，实践课的课时津贴明显低于理论课的课时津贴。因此，文秘档案学科实践教学经费严重不足。

（五）实践教学师资缺乏

实践教学的特殊性决定了实践教学指导教师要比理论课教师具有更丰富的理论知识和实践经验，特别是要具有较高的专业技能。由于文秘档案学科在我国起步较晚，很多从事文秘档案学科教学工作的教师都不是科班出身，大多是从文学、历史、情报学、管理学等其它学科转过来的，专业理论知识不高。加之受传统的“重课堂、轻实践”的教学模式的影响，实践教学重视不够，实际经验严重不足，对文秘档案这个行业在发展过程中出现的一些新的概念和技能更是陌生。从办公室、档案馆（室）聘来的教师，虽然具备了实践经验和专业技能，但缺乏必要的教学方法、教学技巧、教学经验等，〔3〕更无法从事教学改革研究。因此，实践教学师资亟待加强。

（六）实践教学考核难以量化

文秘档案学科相对于理工科的实践教学更强调实验室以外面向社会、面向人的活动。文秘档案学科的实践教学更需要学习者通过认知社会、面向社会、面向人服务，然而这些能力侧重的是智能而不是技能，无法在实训室中立竿见影，也无法依赖环境单一的校内外实习基地得到实现。在文秘档案学科的实践技能训练中除了“办公自动化”、“档案整理”等可以根据实训步骤和结果给予一定的量化评价外，其它如接待训练、会务管理训练、公共关系训练以及综合实训等，主要是对学生意识、观念、行为的训练，而这些都需要根据实际环境而调整，具有不确定性，因此难以给出量化的评价。〔3〕文秘档案学科实践教学的考核多由实践指导教师自行拟定考核的内容、形式、成绩评定等，造成实践教学考核评价的随意性。

（七）校外实习基地难以扩展

目前，大多数企事业单位宁可投入大量人力、财力培训在职员工，也不愿意把高校学生的实习、实训当成额外负担。所以，建立长期、稳定的校外实训基地存在实际困难。同时，根据市场调研的反馈情况看，80%的企事业单位对文秘档案人才的需求量极少，一个单位最多只能安排1-2人。同时安排一个年级校外实习需要几十家实习单位，这对高校和负责实习的老师来说极难管理，这给文秘档案学科的校外实习基地建设带来了实际的困难，并难以扩展，形成规模。〔3〕

二、文秘档案学科实践教学体系的构建

（一）文秘档案学科更需要实践教学

文秘档案学科应用性很强，实习、实训是必不可少的教学环节，强调学生对所学知识的实际运用，通过实习、实训，使学生将从书本学到的理论知识用于实践，指导实践得到实践检验，为今后走上工作岗位打下坚实的基础。学生通过实习实训可以了解社会，学生在实习实训中不仅要在专业知识上得到实践检验和实际锻炼，而且要在语言、文字表达、沟通协调能力、综合分析能力方面都得到锻炼，〔4〕因此，文秘档案学科对学生而言更应加强实践教学。

（二）文秘档案学科实践教学体系的构建

1、完善人才培养方案，加大实践教学比重

从人才培养方案到课时学分的调整，构建理论教学与实践教学相结合的教学体系，教学法要采取讲授法与参观法、实验法相结合。文秘档案学科在课时计划中必须要有实践课的比例，而且不能低于整个课时量的1/4。

2、构建“五位一体”教学模式，提高学生实践能力

构建理论教学与实践教学相结合、讲授法与参观法、实验实训法相结合的“五位一体”的新型教学模式，即“五个层次”和“一个目标”。“五个层次”就是互动传授的认知层次、情景教学的感知层次、模拟实验的技能层次、校内实践的智能层次和校外实习的综合层次。“一个目标”就是培养复合型应用型具备综合素质的文秘档案人才。〔5〕

（1）互动传授

要把传统的讲授式转变为互动式，把传统的以教师为主导的教学模式转变为以学生为主体的互动式教学模式。

（2）情景教学

充分利用高校办公室、档案馆（室）的设备资源，建立校内的实训实践基地，每个学期在教学安排上都安排学生现场观摩，感受实际工作状态。

（3）模拟实验

建立文秘实训实验室、档案实训实验室和文档一体化工作实训室等仿真实训实验室，营造逼真的模拟环境，将文秘档案学科的实践教学融入到逼真的场景中，使学生有切身的感受，为学生提供实战演练，从而达到学以致用。在实验室的设计上，应尽量按照现代企事业单位办公室的布局来设计。为了节省空间和完整地体现文秘档案工作的一体性，可将办公室、文印室、档案室融合为一个仿真的文档一体化工作实训室；在实验室的设备上，应尽可能以现代化公司的办公设备为参照，选择较为先进的、常用的办公设备，如电脑、电话、传真机、打印机、复印机、扫描仪、一体机、碎纸机、打孔机等等，还应该配备档案柜、档案盒、文件盒、文件夹、登记薄、公文处理笺、发文稿纸以及仿真的公文、模拟印章等，以达到模拟实验的高度仿真性。〔6〕

（4）校内实训

在现有的理论知识学习的基础上，依托高校办公室、档案馆（室）等有利的场所和设施设备条件，积极开展教学实践，让学生亲自体验到将书本知识运用到实际工作的过程。让学生对办公室公文起草、公文处理、公文运转、会议安排、会务接待以及档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等工作进行实际的操作，在指导老师的带领下，真正将书本知识与具体实践相结合，真正训练学生的对知识的应用能力和对职业技能的动手能力，从而对所学的理论知识进行验证和完善，达到学以致用。

（5）校外实习

文秘档案学科的实践教学必须同企事业单位密切结合，这是高校文秘档案学科实践教学走出困境的唯一出路。高等学校应积极探索与企事业单位的合作渠道，建立合理、有效，且长期、稳定的校外实习基地。把校外实习基地建设经费纳入预算，对实习单位和实习生给予一定的经费补助，同时建立科学有效的管理制度和反馈机制。实习基地的选择也应不受地域和形式的限制，甚至可以拓展到全国和海外，走出境外实习等多条新路子。

3、改革实践教学考核方式，完善实践教学质量评价体系

文秘档案学科实践教学的考核方式要从以传统的死记硬背的闭卷考试为主的方式向以综合题、实作题和实习操作等为主的方式转变，着重考查学生分析问题、解决问题的实际能力。对实践教学质量的评价还应根据学生的实验课成绩、校内实训成绩和校外实习鉴定来进行综合评价。同时，对那些有创新意识、能提出独到见解的学生给予“创新分”，鼓励学生独立思考，大胆创新。〔7〕

建立和完善行之有效的实践教学质量评价体系可以从根本上改变传统实践教学落后于理论教学的局面，是文秘档案学科实践教学体系的最后保障。实践教学质量评价体系应当建立在纵向和横向两个层面上。

（1）纵向层面：包括过程评价和结果评价。过程评价就是要求学生参与各个环节的实验实训，如果不参与，将没有成绩，无法正常毕业，过程评价侧重于形式。结果评价就是对学生通过这些实验实训等实践教学所反馈的教学效果给予评价，结果评价侧重于效果。

（2）横向层面：包括校内评价和校外评价。校内评价就是对校内实践教学（如实验、实训等）方面进行评价，一般在学期期末进行；校外评价就是对学生在实习基地开展实习的效果给予评价，一般在学生实习期结束时进行。

三、构建文秘档案学科实践教学体系的保障措施

1、制度保障。健全实践教学管理制度，完善学生实习实训质量评价和反馈机制。同时，将制度保障融入到实践教学的每一个环节，从而成为一种规范的制度体系。如制定和完善文秘档案学科实践教学相关人员岗位责任制度、实践教学人员奖惩制度、文秘档案学科实践教学质量评估制度、实训实验室管理办法、实习基地建设及管理办法等。〔8〕

2、师资保障。加强“双师型”师资队伍建设，提高教师实践教学能力。“双师型”教师队伍建设是目前高等学校在师资队伍建设上的一大重要举措，“双师型”教师应该同时具有较高的学历层次和良好的职业技能。在文秘档案学科的师资队伍建设中，可采取引进来、走出去的办法培养师资。在其它高校和企事业单位聘请有较高学历、有丰富经验的教学管理人员来校讲座或担任实践课的教学任务，或选派中级以上职称的中文、文秘、档案类专任教师参加各类“双师”培训，取得“双师型”教师资格证书。〔9〕同时，聘请校内外具有本学科高级职称的专业技术人员和管理人员组成文秘档案学科实践教学指导委员会，对实践教学教师给予指导和帮助。

3、场地保障。加强校内实训、实验室的建设，加强办公室、档案馆（室）等的建设，确保实践教学场地所需。加强校企合作，尽量多渠道建立足够数量的校外实习基地，以满足文秘档案学科实践教学和人才培养的需要。

4、经费保障。加大经费投入，在实验实训场地建设、实习基地建设、实验设备采购、师资培训等方面给予经费保障，确保文秘档案学科实践教学所需的各项必要的经费支持。

〔参 考 文 献〕

〔1〕韦焕贤，麻新纯、地方高校档案学专业实践教学体系构建〔J〕、档案与建设，2012，（1）：38、

〔2〕王艳、《文书与档案管理》课程实践教学探索〔J〕、卷宗，2015，（2）：118、

〔3〕陈春梅、高职文秘专业实践性教学存在的问题与对策〔J〕、福建商业高等专科学校学报，2009，（3）：67-68、

〔4〕卢芳、高职文秘档案专业实践教学方式的探讨〔J〕、淮南师范学院学报，2004，（2）：103、

〔5〕聂振华、“四位一体”高职文秘专业实践教学体系的构建〔J〕、教育与职业，2011，（17）：169、

〔6〕张智、文秘专业校内仿真实训初探〔J〕、广东教育（教研版），2007，（12）：29、

〔7〕周玉香、文秘专业《档案管理学》课程教学改革之我见〔J〕、考试周刊，2012，（90）：13、