合同存档管理(精选8篇)

合同存档管理篇1

关键字：声像档案；归档；保存；数字化管理：硬盘

一、声像档案的概念及对其进行归档与保存的意义

声像档案还可以称为音像档案，是录像带和照片的统称，它是在社会活动中形成的，以影像和声音为主，并输于文字说明的具有保存价值的历史记录，其主要是以照片、影片、唱片及录音等作为载体，将自认为有意义的事情以这种直观的形式记录下来并可以重新播放，让人有身临其境的感觉，具有现实性和不可重复性，可以说发展空间非常广阔。声像档案是档案中不可或缺的一部分，同时也是现代档案物质载体的主要内容。对声像档案进行科学合理的归档与保存，不仅可以丰富档案管理室的内容，使各类档案归档完整，而且达到方便了档案管理人员的管理，同时对于企业的发展过程及未来的发展具有非常重要的现实意义。

二、声像档案的归档与保存的现状分析

随着社会的发展及办公条件的提高，数码相机、摄像机等的使用越来越广泛，随之产生了大量的声像文件，那么如何对这些声像档案进行归档与保存，以便对其进行有效管理与利用也变得越发重要。目前对于声像档案的归档保存方面存在着以下问题：

1、摄录人员的专业素质和对声像档案归档保存的意识较弱

声像摄录人员的工作技能和综合素质具有一定的偏差，直接影响着声像档案的数量和质量。随着摄录人员队伍的壮大，大多数的摄录人员工作年限较短，缺乏相应的专业技能和知识，而且对所拍摄的声像档案的归档与保存管理认知不够，缺乏对声像档案的归档保存概念；同时部分声像档案未及时移交档案部门进行统一管理，因无相应的记录或说明而导致归档困难。另外，档案管理人员变动和机构的调整，也一定程度上造成了声像档案的失控和流失。

2、对声像档案进行归档与保存的管理混乱

（1）对声像档案的归档与保存管理制度不够完善，缺乏统一管理。表现在有些企业或机关单位没有统一的声像档案管理制度，处于自由状态。

（2）对声像档案的管理意识及管理水平具有很大差异。声像档案不仅有很强的时效性，而且对归档要求也很严格，比如照片相对应的底片及相关文字说明必须统一归档，而不能处于分开状态。但是好多档案管理这方面的意识较薄弱，以至于出现了照片与底片及文字丢失的情况。管理水平的差异导致很多声像档案在几个单位出现不统一的现象。

（3）声像档案的归档范围不够明确。很多单位的归档材料较多，但是对于档案范围没有明确规定，从而在很大程度上影响了摄录人员将声像资料归档的自主性及积极性。

三、声像档案的归档与保存中的数字化管理方法

有效地保管好声像档案，使其更加完整与完善，以最大限度地延长档案的使用时间，是档案管理急需解决的大问题。随着计算机、网络技术及现代智能通信技术的飞速发展，通过数字化的方法对声像档案进行归档与保存成为了现代化建设管理的大势所趋，其成功运用有利于实现声像档案的应有价值，也是社会智能化发展的必然结果。

1、对照片进行归档保存的数字化管理方法

对原有已经归档的纸质照片，进行分批扫描，并对每张照片做好详细标注，注明时间、地点、事件背景等；对已经作为档案保存的数码照片，可以不用处理，因为照片上的原始数据，不仅是拍摄时间及光线条件的记录，还能起到原始凭证的作用，仅将照片档案直接数据传输入电脑，存储在硬盘上正确的位置即可。

2、磁带、录像带、光盘等其他声像档案的数字化管理方法

对于原有的录像带、光盘等，可以通过计算机技术，转换成数字化模式，进行数字化处理，存入硬盘相应位置来长久保存。注意，在归档中应该根据所反映的内容等使同一内容或同一类型的照片等归入同一类。

通过数字化的管理使声像档案形成了声像电子档案，可以随时进行归档，方便快捷。在接收到电子文档的同时，就可以给每一份文件编制一个唯一的分类号及档案号等进行归档，同时还可以进行电子档案的主题词标引、著录等；甚至可以编制全方位、多角度的检索工具，以便检索查询用。对于电子版的声像档案，可以利用计算机对电子档案信息资源进行信息整合和加工处理，大大缩短了信息加工的时间，提高了档案信息利用的时效性，同时具有传递快捷、方便的

优点。

四、声像档案进行数字化归档与保存中的风险控制

1、数字化格式转换的迁移风险控制

格式的转换对于数字声像档案来说具有非常大的影响，比如将文件由一种格式转换为另一种格式时，需要先由一种格式压缩成另一种格式，即先解压缩再进行压缩。而数字声像档案在这种格式的转换过程中，可能会对档案的完整性及真实性造成损坏，面对这样的风险，《电子文档归档与管理规范（GB/T18894-2002）》中规定：音频电子文件必须以WAV、MP3为通用格式，视频或多媒体电子文件必须以MPEG、AVI为通用格式。

2、数字化硬盘存储中的设备风险

数字化的声像档案一般都存储在硬盘中，一旦硬盘老化就会造成声像档案数据的损失。针对这种风险，有以下两种控制措施：一是对声像档案的硬盘采取“自监测、分析及报告技术”，来监测磁头、磁盘、马达和电路等，当监测对象发生异常情况时，这种“自监测、分析及报告技术”就会自动发出警报，自动降低硬盘的运行速度，然后把电子数据信息转存到安全扇区，甚至可以把文件备份到其他硬盘或存储设备，以此来提高硬盘的安全性；二是可以采用驱动器健康检测技术，让用户自己检测硬盘的运转状况，通过读取伺服位置错误信号来计算盘片交换、伺服稳定性、重复移动等参数，并出现图形供用户参考，以便对硬盘式的声像档案信息进行及时备份，并在合适的条件下保存，同时定期在独立系统的计算机上检查，以保证档案的安

全性。

五、总结

对声像档案的数字化管理模式，大大简化了传统的档案管理方式的步骤，而且节约了传统档案管理中的人员和办公费用的成本，在很大程度上有利于经济效益的提高。所以说，信息技术的发展带动了声像档案数字化管理技术的发展，而技术的创新则必然会带来工作与管理方式的变革，结合先进的技术，声像档案的归档与保存的数字化管理最终会实现多元化、网络化、多媒体化、智能化以及虚拟化。

参考文献

[1]杨平，对声像档案保管现状与管理对策的几点思考[J]，中国科教创新导刊，2012年第13期。

合同存档管理篇2

摘 要 计划生育管理纷繁复杂、涉及较多档案信息，做好档案管理工作，成为开展计划生育工作的一项基础，本文结合当前计划生育档案管理中存在的突出问题，对提升档案管理水平的对策措施进行了探究。

关键词 计划生育 档案管理 对策措施

一、当前计生档案管理中存在的突出问题

（一）对档案管理缺乏足够认识

个别领导对计生档案管理工作重视不够，将其简单的看作是对材料的收集和保存，造成工作人员对工作的忽视，各项档案管理措施沦为形式，在档案收集、保存、清理、审查等过程中不注重程序，对档案的数量及保存方式是否正确不够关注，降低了档案管理质量，影响了档案作用的发挥。管理制度不健全，档案的收集存在缺失、落漏等情况，管理比较分散，缺乏档案信息的整体性，特别是在档案管理职责和考核标准设计中，没有统一明确的标准和考核体系，特别是没有将档案管理纳入计生管理的目标考核体系。因此，档案存在较多错误、遗漏、丢失等问题，甚至存在一定的虚假现象，档案真实性存在缺陷。

（二）档案利用率较低

在计生档案管理中，普遍存在“重管轻用”的问题，档案管理场所和设备比较陈旧，利用方式单一、渠道不多，造成管理中容易出现一定损失。档案管理现代化水平不高，管理技术落后，特别是档案管理信息化、网络化应用水平不高，数字化档案程度较低，大都利用人工进行收集、储存、检索，利用效率不高，信息量缺乏有效整合。虽然个别单位已经配备了计生档案电子管理系统，建立了电子数据库进行档案存储和使用，但在长期对档案管理缺乏足够重视的背景下，对电子数据库的维护更新不及时，造成电子档案整体性得不到保障，在查找某项数据并未纳入电子数据库后，还是要查找和检索纸质档案，没有发挥出电子档案方便、快捷的特性。

（三）档案管理人员素质有待提高

当前从事档案管理特别是基层档案管理工作的人员，多是由计生人员担任，很大一部分工作人员年龄偏大、知识层次较低、专业素养不强，特别是计生人员存在较强的流动性，档案管理人员配备也比较随意，个别人员是从办公室、工会或群团组织转移过来的，缺乏档案管理的专业背景和工作经历。同时，计生档案管理人员很少有机会开展专门的档案管理知识培训，在日常档案管理中多是凭借经验开展工作，在思想上、观念上、能力上都存在与时展要求脱节的问题，缺乏开展档案管理工作的创造力和活力。

二、提升计生档案管理水平的对策措施

（一）强化对计生档案管理的重视程度

各级单位领导同志要把计生档案管理作为抓好计生工作的一项基础，将计生档案管理水平提上重要议事日程，为其提供充足的经费保障。要通过印发宣传册、制作展板等多种形式，或借助召开计生工作会议的机会，宣传计生档案管理的重要性，强化计生档案管理人员的责任感和使命感，让全体职工都明确计生档案的重要性，形成支持计生档案管理的强大合力。

（二）健全计生档案管理制度

要将计生档案管理工作纳入计生工作目标责任考核进行同安排、同部署、同考核，形成健全完善的考核激励机制，提升对计生档案管理的重视程度。在此基础上，建立完善的档案管理规章制度体系，形成从档案收集、形成、储存一直到使用的完整的制度规范。要明确档案管理责任，划分专门的档案信息管理部门和设置专门岗位，确保计生档案管理工作合理有序推进。针对工作人员流动性大、配备不全等问题，要配足配齐档案管理人员，在工作调整中要综合考虑档案管理工作的连续性，调整后要做好交接工作再转移到新的工作岗位。

（三）提升计生档案管理队伍素质

计生档案管理工作是由管理人员具体实施的，工作人员的素质高低直接影响到档案管理成效。要注重加强职业道德培训，结合考核制度培训学习，让工作人员明确自身承担的岗位职责和工作的重要意义，倒逼工作人员严格要求自己，积极开展工作，防止因马虎大意或人为因素造成的档案缺失、落漏或错误等问题。要根据工作需要，与人力资源部门沟通，招聘专业知识储备丰厚、工作经验丰富的人员从事档案管理工作。对现有的工作人员，要综合采取专家讲座、外出学习、脱岗到高校轮训、座谈交流等多种形式，提升档案管理专业素养，并落实一帮一、师带徒等制度，提升档案管理队伍的整体素质。

（三）改善档案管理基础条件

要加大对档案管理工作的投入，及时更新档案管理设施设备，配备专门场所进行档案存放，特别要配备空调、灭虫、灭火、除湿等专业技术手段和设备，尽量减少档案损坏等情况出现。要顺应档案管理数字化发展方向，在搞好纸质档案管理的同时，配备计算机和各类专业软件，将有关的档案信息录入电子数据库，实现“一档双存”，方便档案的查阅和使用，提升档案管理和使用效率。但是，在电子档案使用中，要结合网络技术特点和缺陷，及时更新软硬件系统和网络系统，确保电子数据库始终处于最佳运行状态；抓好安全性建设，加强各类杀毒软件和安全软件的应用，及时更新杀毒软件、更换防火墙，及时进行数据库登陆密码和验证码的更改，防止电子档案被病毒侵入破坏或是数据泄露等问题出现。

三、结语

综上所述，在计生管理中，档案管理是一项基础性工作，但长期以来缺乏足够重视，档案管理存在一些问题，针对存在的突出问题采取有效措施加以解决，有利于提升计生档案管理水平，更好地服务计生管理工作。

参考文献：

合同存档管理篇3

如上所述，国家档案馆代管的档案不属于收集范围内的档案，因而代管档案就不属于馆藏档案资源建设了。那么，代管档案是什么性质的工作呢？根据代管产生机制的不同，有两种不同性质的代管：

（一）它是一种执法行为。《中华人民共和国档案法》规定：“集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的，国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施。”[1]执行这一法律规定所产生的代管档案，就是一种执法行为。这种代管是国家档案行政管理部门依法律授权采取的确保档案完整和安全的强制性措施，无需与档案所有者协商一致，不取决于档案所有者自愿与否。国家档案行政管理部门是档案行政执法机构，而不是档案保管机构。对于依法做出代管决定代管的档案，是交由国家档案馆来代管的。在实行档案局、馆合一体制的地方，虽然做出依法代管决定和实际代管者属同一机构，但也不能视为国家档案行政管理部门直接代管，而应视为国家档案馆在代管档案。这是正确认识“依法代管原则需要清醒知道”的问题。如果档案所有者已经具备安全保管条件而要求取回档案自己保管的，经国家档案行政管理部门确认，国家档案馆应当应允，终止其代管。

（二）它是一种为档案所有者提供的服务。这种性质的代管，应以集体和个人主动、自愿委托国家档案馆代管为主；凡不在国家档案馆分管范围即收集范围内而对国家和社会又具有保存价值的档案(如名人档案等)，国家档案馆如果认为确有必要，可以动员档案所有者卖给或者捐献给国家档案馆，使其成为国家档案馆的馆藏档案即国家所有的档案；如果档案所有者不愿将档案出卖或者捐献给国家，国家档案馆也可以与档案所有者协商，取得档案所有者的同意，交由国家档案馆来代为管理。委托代管不同于寄存，国家档案馆不仅要确保代管档案的完整和安全，还应当为档案所有者提供利用档案的服务。代管档案不是公共服务而是为个别集体和个人提供的服务，因为它要占用库房、设备等国家资源，耗费档案馆的即国家的一定财力，所以代管档案应当收取一定的费用。国家档案馆不是经济部门，代管档案不以盈利为目的，收费也不是为解决档案馆工作人员的劳动报酬和福利问题(因为它们已由国家财政解决)，所以接受委托代管档案的服务性质是确定无疑的。以上任何一种代管，都不改变档案所有权的性质，即国家档案馆代管的档案仍然归集体所有和个人所有，档案所有者依法占有、处置、利用档案馆代管档案的权利丝毫不容剥夺。国家档案馆对代管档案不仅没有单方面处置的权利，而且对代管档案的公布和利用也“应当征得档案所有者同意”。[1]违法将集体所有和个人所有的档案国有化是不允许的。既然国家档案馆代管的档案没有改变其仍归寄存者所有，而不是归国家所有的规定，因而代管档案的工作就不属于国家档案馆的馆藏档案资源建设。代管档案虽然是国家档案馆所有者提供的一项服务，但对国家也是有利的。一方面，代管档案可确保非国家所有的但对国家和社会又具有保存价值的或者需要保密的档案的完整与安全，确保国家和人民利益不受损失。另一方面，经档案所有者同意，国家档案馆可以将代管档案提供给国家机关、社会组织和公众利用，弥补馆藏档案的不足。所以，国家档案馆既不能为丰富馆藏档案资源而改变代管档案的所有权性质，也不能因代管档案不许改变集体所有和个人所有为国家所有而不开展代管档案的工作。国家法律既然规定集体和个人可以将档案“向国家档案馆寄存”，国家档案馆就应当把代管档案这项服务搞好。

二、代管档案应当提供并保存相关文书

国家档案馆代管档案，涉及到国家档案馆和档案所有者双方有关的责、权、利问题。为了维护双方的合法权益，预防和解决可能发生的权益纠纷，国家档案馆代管档案应该同档案所有者签订相关文书。国家档案馆争取档案所有者同意而代管的，要有国家档案馆与档案所有者的协商意见书。档案所有者主动、自愿委托代管的，要有档案所有者的委托书。国家档案行政管理部门档案行政执法决定采取代管措施的，应有行政执法决定文书。不论哪种情况的代管，接受代管档案时，国家档案馆都要与档案所有者签订代管合同。合同内容不仅应当包括档案种类(名称)、数量、完整程度、有无破损(污染或字迹褪变的情况)、档案检索工具种类及页数、代管期限、收费(金额、交款时间和方式等)、档案利用限制等项目，还应包括国家档案馆和档案所有者的责任和权利。签订合同不仅是为了保护档案所有者的合法权益，而且在于避免或解决可能发生的纠纷，确保国家档案馆的正常工作，维护国家利益。因此，国家档案馆与档案所有者必须当面逐项检查、核实合同内容和档案，双方均无异议后，才可以正式签订代管合同。

三、代管档案的整理、编目与鉴定

一般说来，国家档案馆代管的档案应经过系统地整理和编目。在其档案交国家档案馆代管之前，档案所有者应自行对档案进行鉴定和系统整理，编制档案详细目录(“件”级目录)。如果要求接受代管的国家档案馆帮助鉴定、整理和编目，档案所有者应当亲自参与或者委托人参与。国家档案馆接受代管后，应保持档案及其目录原貌，原则上不重新进行鉴定、整理和编目；如果必须重新进行鉴定、整理和编目，应当由档案所有者或其人进行，或者与国家档案馆共同进行。如果经过重新鉴定、整理和编目后的档案发生变化，应重新办理代管手续，或者在原合同上作变更标识并由双方签字(盖章)确认。寄存未经整理和编目的档案，应当由档案所有者和国家档案馆共同加封保存。档案加封应另外包装，不应在档案柜上加封，以便于国家档案馆对代管档案进行管理和保护。如因利用等需要启封的，应由档案所有者和国家档案馆共同进行，任何一方不得单独启封。启封过的档案如果要求国家档案馆继续代管，应重新加封。启封后对档案进行了鉴定、整理和编目，或者档案有所变动，应重新办理代管手续。

四、代管档案要量力而行

合同存档管理篇4

公司领导：

现有档案管理工作已远超公司现有人员及档案室存储空间的负荷。为提升业务处理效率，缓解档案管理压力，配合公司2008年业务目标，风险控制部对公司现有档案管理情况进行了梳理，并提出相应的优化方案。

一、纸质档案管理现状

目前，公司的业务档案仍是以纸质为主。截至2018年01月05日，公司在保项目 笔，按照目前的档案管理要求，也就意味着已有笔项目的纸质档案需逐笔进行归档。

（一）人员问题。区域办事处人员尚未完全到位，风险控制部档案管理人员目前仅有一人，目前的档案管理工作已超现有人员负荷。前期卢氏金融扶贫等资料尚未归档到位，小额绿色通道业务、粮食收购贷业务等也未能完全归档到位。由于缺乏专业档案管理设备、系统及人员，未来即便相应档案全部归档到位，后续查阅单笔项目的纸质档案也无异于大海捞针。

（二）存储空间问题。

（三）未来业务量压力

二、电子档案进展情况

2017年10月1日，公司担保业务系统正式启用，所有业务基本实现了线上处理。但纸质档案向电子档案转变的现实条件尚不具备，主要受限于四个方面：

（一）担保业务系统电子印章尚未启用，审批流程类的资料仍需从系统打印纸质资料、加盖印章，并保留纸质档案；

（二）担保业务系统中的档案管理模块尚未开发，无法实现审批流程类电子文档的归档、查阅等功能；

三、业务档案管理优化建议

（一）尽快在业务系统中开发档案管理模块，实现电子文档的归档、查阅等功能。目前，担保业务系统中缺乏档案管理模块，导致审批流程类资料（如提请放款通知书）仅存储在服务器中，无法在系统中查阅，仅当前任务处理人员可见，一旦任务处理完毕，经办人员无法查阅已出具文件；

（二）配备专业的存储设备，提升担保业务系统运行效率，确保电子文档的存储空间，进行灾难备份，确保电子文档的存储安全。依照目前的业务发展速度，担保业务系统很快就将出现超负荷运转的情况，担保业务系统不时也会出现卡顿情况，运行效率有待进一步提高；

（三）适时逐步启用担保业务系统的电子印章。1、优先启用审批流程类资料（如提请放款通知书）的电子印章，并授权审批流程类的资料均以电子档案形式存储，在提升业务处理效率的同时，减轻审批类纸质档案的存储压力；2、为各区域办事处配备专业扫描设备，提升电子档案的成像质量，减轻相关人员的扫描和审查压力；3、梳理客户核保类合同签署环节的流程，逐步启用客户核保类合同的电子印章，实现客户核保类合同以电子档案存储为主，纸质档案存储为辅，以解决区域办事处人员与省公司的距离问题，并减轻合同类纸质档案的存储压力；

（四）适当调整业务档案管理方式，梳理完善担保业务系统相关流程。1、小额批量类业务，合作机构之间正式往来函件（含推荐确认表、待核保贷款客户表、待核保借款客户确认函、已放款客户明细表、解除担保责任通知书、履行担保责任通知书、代偿证明等）以纸质档案方式存储，借款人基础资料（如身份证、营业执照、审批单页、缴费凭证、借款合同、放款凭证、保险单、贷后检查报告）、公司审批流程类资料均以电子档案形式存储于系统各个审批、收费、放款、保后等流程中，方便随时调阅；2、独立调查审批类业务，基础资料中除了必要证件，其他基础资料均已电子档案方式存储，审批类资料均以电子档案方式存储，客户核保类合同逐步以电子档案方式存储，合作机构类合同及往来函件等均以纸质档案方式存储。

合同存档管理篇5

第二条 本规定适用于具有本市城镇居民户口，其人事档案由户口所在地街道（镇）劳动部门管理，并已进行了求职登记的待业人员中申请出国或已经批准出国的原城镇待业人员。

第三条 街道（镇）劳动部门负责为申请出国的城镇待业人员出具身份证明信；并依据国家有关规定出具公证证明材料。

经批准出国的城镇待业人员，其人事档案仍由街道（镇）劳动部门管理；回国后，申请就业的，由街道（镇）劳动部门为其办理求职登记及就业手续。

第四条 城镇待业人员申请涉外、涉港、澳、台民事公证时，街道（镇）劳动部门应根据其档案所记载的内容和近期域外亲属来信，为其出具出生、结婚、离婚、未婚、学历、经历、国内亲属关系和域外亲属关系的公证证明材料。

第五条 凡申请办理出国证明手续的城镇待业人员，须在办理求职登记满一个月后，方予办理待业人员身份证明信和有关公证证明材料。

第六条 申请出国的城镇待业人员在办理公证证明材料时，应与街道（镇）劳动部门签订《北京市城镇待业人员出国委托保存人事档案合同书》（合同文本由市劳动局统一印制）。

第七条 街道（镇）劳动部门按照市物价局的规定，对申请出国或已批准出国的待业人员，收取办理公证证明的手续费和档案保管费。

第八条 出国的城镇待业人员的人事档案保管期限为两年。期满后，出国人员仍未回国的，须由具有本市城镇户口的直系亲属在期满后一个月内，持“户口薄”、“居民身份证”到街道（镇）劳动部门为其办理《委托亲属续订保存人事档案合同书》。

本规定前已经出国的城镇待业人员，其人事档案的保存和管理亦按上述规定办理。

第九条 对于出国的城镇待业人员的人事档案，街道（镇）劳动部门应另册管理，其在出国期间不作为街道（镇）社会劳动力管理对象。

第十条 街道（镇）劳动部门办理出国证明手续的原待业人员在国外期间，需委托国内亲属办理有关公证时，街道（镇）劳动部门应按照规定的出具公证证明材料的范围，以档案内容为准，如实开具公证证明材料。

第十一条 对于已经出国而未委托亲属签订或续订存档合同书的城镇待业人员中的出国人员，回国时，须补交档案保管费后，街道（镇）劳动部门才能予以办理求职登记及就业手续。

第十二条 本规定执行中的问题由市劳动局负责解释。

第十三条 本规定自1991年9月1日起施行。

北京市城镇待业人员委托保存人事档案合同书根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定 街道（镇）劳动科（以下简称甲方），和 同志（以下简称乙方）经协商同意，就乙方出国以后的人事档案保存问题订立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事档案。

二、合同期自年 月 日起至 年 月 日止。

三、存档合同期满，本合同自行解除。乙方在合同期限内回国，可以办理提前解除本合同的手续。

四、自合同签订之日起满一年，乙方未能出国，亦可提前解除。

五、甲方责任：

1、负责保存管理乙方档案；

2、为乙方办理出国手续提供有关公证证明材料；

3、本合同期期未满，乙方提前回国，甲方应在审验乙方“户口簿”和“护照”后，扣除实际存档月份，退还其余存档保管费。

4、甲方对申请出国而未能正式出国的乙方，合同执行一年以后，审验乙方“户口簿”，退还全部保管费。

六、乙方责任：

1、合同期间乙方应按有关规定交付甲方管理费每月10元，自合同签订之日起一次交清合同期间的全部费用。

2、合同期满，如乙方仍未回国，应委托在京的直系亲属在期满一个月内与存档部门续订合同，并缴纳档案保管费。

七、本合同自签订之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙双方各执一份，装入乙方人事档案中一份。

甲方（单位公章） 乙方（签字、盖章）

年 月 日

备注：本合同期满，乙方自愿委托在京直系亲属 同志

与甲方续订存档合同书。

乙方（签字）

在京直系亲属（签字） 年 月 日

在京直系亲属联系电话：

地址：

委托亲属续订保存人事档案合同书

根据《北京市城镇待业人员申请办理出国手续和档案管理暂行规定》的有关规定， 街道（镇）劳动科（以下简称甲方）与已出国的 同志委托人同志（以下简称乙方），续订保存人事档案合同，合同期限自年 月 日起至 年 月 日止。合同的其它条款按照原合同文本的条款执行。

合同存档管理篇6

我国对于档案管理这项工作制定了《档案管理办法》、《档案法》等法律制度及相关的地方管理办法，并且紧跟时代步伐，随着社会的进步和发展，我们的档案管理地方性法规，也会随之做出相应的调整和完善。但是在实际开展工作中一些事业单位对于国家及地方的法律法规和管理办法都没有引起足够的重视，如同虚设。这种缺乏科学化的管理，致使事业单位的档案管理工作严重的滞后，导致事业单位的服务社会、方便大众的功能发挥不出来。

（一）事业单位档案管理制度不健全不完善

个别单位由于对于档案管理工作不够重视，档案管理意识淡薄。对于相关管理规定不了解，致使一些事业单位虽然建立了自己本单位的档案管理制度，但是在实际工作中却没有真正落实相关管理制度，许多档案在整理过程中不够规范，没有按照相关制度进行归类存档，这样就给将来的信息查询档案调阅带来不必要的麻烦，大大降低了工作效率。

（二）事业单位档案保存设施及设备陈旧落后

由于对档案管理工作的不重视，以及《档案管理办法》、《档案法》等相关法规制度的学习不深入不透彻，致使在档案的保存上存在诸多的问题和隐患。对于档案室的建设不够规范，没有统一的标准化设施设备，同时还存在一些设备器材严重老化，缺乏更新意识，对于新形势下的先进的设备手段不去了解和关注，档案管理不科学，没有足够的防范意识。这些问题的存在在很大程度上对于一些珍贵的历史档案造成了严重的破坏，尤其是导致一些纸质档案的破坏是最为严重的。在档案保存设施设备现代化信息化方面的投入严重不足，致使管理工作严重滞后，严重影响档案管理质量的同时也为档案管理带来许多隐患，对事业单位今后的发展带来不必要的麻烦。

（三）档案管理工作人员专业化水平低

行政事业单位档案管理工作中存在档案管理人员素质和专业化水平较低的问题，由于一些单位对于档案管理工作的不够重视，致使对档案管理人员的要求及日常的培训和考核都没有真正的落实到位。加上一些单位人员管理岗位变动比较频繁，总认为什么人都可以做这项工作。殊不知其实档案管理是一项专业技能要求较强的专业化工作任务，对于这一岗位选人用人的不严格，以及后续的培训、考核等相关工作的不到位，为单位的发展和档案工作埋下严重隐患。

二、事业单位档案管理工作科学发展的必由之路

（一）建立健全事业单位档案管理制度

建立健全事业单位档案管理制度要建立在，单位领导要提高对档案管理工作的重视的前提下。只有单位领导的重视程度提高了，对于这方面的认识足够深刻了。参照国家《档案管理办法》、《档案法》等法律制度及相关的地方管理办法，在结合单位自身的实际情况。制定本单位的相关的档案管理制度，这样的制度才会是实用并合理的好制度。俗话说无规矩不成方圆，有了明确的规范管理制度，对于管理工作的顺利开展是最重要的保障，在建立健全管理制度的同时，还要有创新意识，要建立科学、合理、顺应时展的人性化的管理制度。同时要保证管理制度的可操作性、实用性、科学性等是保障管理工作科学化发展必备条件。

（二）科学化、现代化事业单位档案保存设施设备

现如今许多事业单位的档案保存设施设备老旧、环境较差，随着时代的发展，一些老旧的设备已经无法满足现在的一些新形势下的档案工作的开展。这不但不利于事业单位的长远发展，同时也对事业单位档案管理的质量和水平产生影响。因此，为了提高档案管理的水平和质量，就要从根本上改善管理的环境和技术。首先要加大资金投入的力度，为改善档案管理的环境和技术提高打下良好的基础。同时要结合本单位的实际情况，科学化、合理化的建设新时代的档案管理系统。

（三）加强事业单位档案管理队伍建设

对于加强档案管理人员队伍的专业化、科学化建设，首先要把好选人用人这一关，对于管理人员的选用要足够重视，要对专业化人才的引进及培育进行系统的规划。同时要保证管理人员在后期的工作中的培养培训工作的跟进。积极学习先进知识理念，不断提升管理人员的综合素质，打造一支高水平、高效率、科技含金量高的专业人才队伍。为档案管理工作的科学化发展增添新动力。

合同存档管理篇7

电子文件分类的优越性

（一）电子文件分类有利于提高电子档案检索效率。电子文件只有做到科学分类，才能实现检索高效、便捷。计算机检索的原理就是利用计算机将用户所提出的文档信息检索标识与计算机检索系统中的标引标识进行比较，并将档案数据库符合条件匹配的档案信息作为检索结果提供给用户利用。如果，城建档案管理部门没有制定电子文件分类方案，对形成的电子文件进行科学的分类标引，归档的城建电子档案索引则杂乱无章，制约了机检速度和档案的查准率和查全率。

（二）电子文件分类是电子档案存储与备份的基础。城建电子文件的分类，就是把立档单位在城建档案信息数据的一体化管理系统所形成的文件，按照文件形成的领域范畴、项目、时间、来源、内容和形式上的联系，分成若干层次和类别，构成有机的体系。城建档案分类的内容广泛，例如，城市建设工程档案分类有：工业、民用建筑工程；市政基础设施工程；公用基础设施工程；通信、电力、交通基础设施工程；园林建设、风景名胜建设工程；市容环境卫生设施建设工程；城市防洪、抗震工程等范畴。如果电子文件形成单位没有制定分类策略，归档的各类城建电子档案在服务器的存储物理位置，不能按照电子档案的保存价值分别划分物理存储空间，也不能实现留其精华、删除无保存价值电子文件的科学管理方法。电子文件分类是城建电子档案存储与备份的基础，主要体现在以下三个方面：一是分类是保持电子文件有机联系的重要举措。一个城建档案馆的所有电子文件，如不经过分类，难免是一堆杂乱无章的电子数据。其存储在文档服务器的数据是呈现出无序排列的现象，只有对其进行合理的分类，不但能够揭示出电子文件之间的内在联系，而且真正使城建档案馆的电子档案成为一个有机整体，便于系统存储、备份和系统提供利用。二是电子文件分类是后续整理城建电子档案环节有序开展的基本前提。就整个电子文件整理工作的程序而言，只有经过分类，城建电子档案管理其后的一系列环节才易于着手和逐步深入。三是电子文件分类的优化可为城建电子档案的全面管理创造有利条件。文档服务器存储与备份策略的制定，都与电子文件的分类方案和分类的质量密切相关。所以，各级城建档案管理部门对电子文件分类的优化，可为各类城建电子档案的有序、有效管理奠定基础。

制定合理的电子档案的存储与备份策略

（一）归档电子城建档案数据大集中的存储策略各级城建档案馆应根据电子文件分类方案，制定电子档案存储与备份策略，对归档的电子档案数据进行科学组合，合理划分存储服务器的数据存储区域，便于备份工作的开展。为实现城建档案信息数据资源的共享，城建档案信息资源库的建设，必须打破目前小而全的数据管理方式，应采取城建档案数据大集中方式，即将分散到各分支机构城建档案数据库，集中存储到上属主管单位城建档案部门控制的计算机服务器中，建设符合国家电子档案管理规范与统一数据标准的城建档案信息数据资源库。

（二）根据分类标准，合理进行城建电子档案数据组合根据电子文件分类方案，归档的电子档案需要按一定的规则组合到计算机存储服务器或者脱机保存的光盘、硬盘、磁带等存储载体。由于光盘，特别是DVD光盘的存储海量化和日趋成熟，归档电子档案的脱机保存一般可采用DVD光盘。对不同类型、不同作用的档案要有不同的存储策略，如依据电子档案利用与保存价值从不同角度可分为：内部与外部使用(封闭与开放系统)；永久、30年、10年；重要与不重要；项目与重点工程建设、凭证与非凭证；保密与非保密；迁徙与非迁徙。从保持文件的自然联系和方便管理利用出发，遵循一些基本规则对归档的电子档案数据进行合理组合：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同保管期限定期拷贝，以延长归档电子档案的保管寿命；二是将同一密级的文件组合，以便于保密管理；三是将同一分支机构的城建档案归档部门的项目文件组合，以便于查找利用和复制。四是将同一类型的文件组合，如将字处理文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、视频文件、多媒体链接文件分别组盘，以便于借助特定的技术环境进行阅读利用。

（三）城建档案信息管理系统的数据存储与备份策略归档城建电子档案数据采用微型计算机硬盘和DVD光盘的方式存储与备份，已适应不了采用城建档案数据集成化管理方式的需求，其存储和备份的数据由单机版城建文档管理的案卷级和文件级的数据，扩展到城建电子管理系统生成经鉴定归档的全文数据、多媒体文件、图像文件、检测数据等技术因素元数据。为有效地进行海量城建档案数据的存储与备份，必须合理制定存储与备份策略。一是合理划分存储空间。按照城建档案分类属性、建设项目、归档年度、保管期限对数据进行存储空间分配，按照来源关系，如城市规划、通信、电力、桥梁、道路、园林、环境卫生、市政、公用、房地产管理、人防等，对归档的城建电子档案数据进行科学排序。同时利用虚拟存储技术提高硬件的综合利用率。例如采用SAN的虚拟存储技术，将所有异构环境的存储资源，在一个统一的控制器控制下，做一个统一的分配与调度，可使存储空间从40%提高到80%。二是根据城建电子文档管理需求，采用切合实际的备份方式。在城建档案信息一体化管理系统生成的数据，可根据本单位的数据管理财力和文档人员、计算机技术人员配备情况，采用如下备份方式：磁带库、光盘库备份。由文档人员和计算机技术人员按照本单位数据生成和保管归档需求，设计备份时间，在规定的时间内，由生产机实时向备份机发送关键数据，将数据传送到远程备份中心制作完整的备份磁带或光盘的复制工作。远程数据库异地备份。根据《电子公文归档暂行办法》和《电子文件归档管理规范》的有关规定，归档的电子公文，实现异地保管。就是在与本单位主数据库所在生产机相分离的备份机上建立主数据库的一套备份。网络数据镜像备份。这种方式是对文档管理系统的数据库数据和所需跟踪的重要目标文件的更新进行监控与跟踪，并将更新日志实时通过网络传送到备份系统，备份系统则根据日志对磁盘进行更新。远程镜像磁盘异地备份。通过高速光纤通道线路和磁盘控制技术，将镜像磁盘延伸到远离生产机的地方，更新方式为同步或异步，其镜像磁盘数据与主磁盘数据完全一致，。采用不同方式文档数据备份，必须要考虑到数据恢复的问题，包括采用双机热备、磁盘镜像或容错、备份磁带异地存放、关键部件多套备件等多种灾难预防措施。这些措施能够在系统发生故障后对文档数据进行系统恢复。

档案部门应积极参与电

子文件分类与电子档案存储、备份工作建立一个完善的电子文件分类、存储与备份系统，城建档案部门要从城建电子文档系统的使用者转变为参与者，这就要求档案工作者必须深入到现行电子文件管理工作领域，对本单位产生的大量电子文件的接收、处置乃至存储、备份工作进行指导，将电子文件分类知识融合到城建档案数据存储与备份工作中。

（一）根据城建档案信息管理系统生成的电子文件属性，如文本文件、数据文件、计算机程序文件、图形文件、设计文件、图像文件、影像文件、声音文件、超媒体链结文件等,设定固定的类别代码，，用以指导计算机技术人员结合分类编码、保管期限合理设计数据存储与备份的策略。

（二）积极参与系统实施方案的讨论。城建档案部门应负责文档数据存储与备份试点课题与档案学知识互相结合的论证工作，完成对现场电子数据分类与存储、备份三者之间有机联系的调查，提出切实可行的城建档案存储与备份策略，供计算机部门技术人员参考。

合同存档管理篇8

[关键词]纸质档案；电子档案；管理；融合

一、纸质档案管理概况

纸质档案管理方式在信息化时代环境之下，仍然有着其不可或缺的作用，同时其在档案管理工作中的地位仍然是不可斗量的。档案管理工作要展现严谨、科学以及证明等首先就应当具有合法性、原始性等特点。往往纸质档案管理具有如下所述的特点：

1、档案管理不失真是档案管理工作中的基本要求。纸质档案具有唯一性特点，这一特点能够展现出档案管理工作档案记录的原始性。因此，纸质档案在多年来的发展成熟过程中，逐渐形成了自身科学有效的管理机制，充分保障了档案资料的原始性和唯一性。纸质档案是档案资料记录的原始内容，是不可涂改和不可复制的。

2、纸质档案管理中的存储和检索较为明了，档案管理人员管理和查找也比较简单。纸质档案管理中是将纸张作为档案管理载体，不需要任何数字化和现代化的设备就能直接明了的展现出来。在长时间的档案管理工作中，纸质档案管理方式是大多数档案工作者比较容易接受的。因为纸质档案管理无论在什么情况下都能实现档案的查找以及利用，受到客观因素影响较小。

3、纸质档案最大的特点就是存放时间长久。纸质档案管理中不会出现档案使用次数限制和档案使用的期限限制的情况（排除保密档案的解秘时间）。我国是造纸术的发明国，自从纸张出现就一直作为档案资料保存的载体被广泛使用。纸张的主要制作材料是纤维素，而纤维素具有高强度的耐久性，虽然纤维素制作的纸张在某些情况下会发生氧化或者电解，但是悉心管理排除化学作用的发生就可以顺利延长纸质档案保存的期限。而且我国保存数千年的古代字画就是纸质档案管理耐久性的最好证明。

二、电子档案管理概述

电子档案往往是指信息时代环境下人们利用计算机、计算机硬盘、磁盘、光盘、大容量硬盘等化学磁性材料作为档案管理的储存载体，是社会科技高速发展之下的高科技产物。电子档案管理作为当今信息时代环境下的新兴档案管理手段展现出了其管理的智能化、现代化、信息化以及电子化。档案管理工作受到信息时代环境的影响是必然的，因此其也具有一些纸质档案无法替代的特点：

1、电子档案管理过程中档案贮存的载体小，但是贮存量大。电子档案往往是将需要保存的档案资料通过现代信息技术转化为电子档案资料进行贮存，改变了以往档案管理过程中纸张作为载体的纸质档案管理模式。电子档案的最大特点就是占据的空间面积小。以现在的电子档案管理的储存载体量来计算，一个U盘的储存量大约为1G到64G之间。如果以一张写满字的A4纸张为基本单位，那么一个U盘就可以存储大约20480页到1310720页的A4纸张的档案资料。其所占的空间面积仅仅一个打火机大小。

2、电子档案管理可以多样化进行管理。多样化管理是依靠贮存内容的多样化而实现的。电子档案管理不单单是进行文字数据工作的管理，同时也可以对图片、视频、声音等多媒体档案资料的管理。这些档案都可以储存于同一个储存载体上面。这样的储存方式改变了纸质档案管理中只可以进行文字档案管理的情况，让档案管理方式多样，档案资料也更加丰富。

3、电子档案管理打破了传统纸质档案管理过程中时空的局限。电子档案管理在异地也可以进行档案资料的管理和档案资料的共享。由于信息时代环境的出现，电子档案管理就实现了信息贮存、处理、传递的可视化和可听化，打破了时空的限制，实现了异地同时的档案资料管理。

三、纸质档案管理与电子档案管理的融合

（一）纸质档案管理与电子档案管理融合的必要性

纸质档案管理和电子档案管理的融合是两种档案管理自身的特点以及信息时代环境发展所决定的。纸质档案管理拥有了档案管理的基本特点，也是档案管理工作中的基本模式。但是其缺乏电子档案管理中大储量、方便携带、方便利用等特点。信息时代环境下电子档案管理模式已经深入人心，其电子化和信息化等特点更是社会发展的必然选择。但是纸质档案管理有着长久以来科学严谨的管理体系，这是电子档案管理无法取代的。因此纸质档案管理和电子档案管理在当下信息时代环境下都拥有了彼此无法替代的特点和作用，将纸质档案管理与电子档案管理融合是档案管理工作的必然选择。

（二）纸质档案管理和电子档案管理的融合

纸质档案管理与电子档案管理的融合主要就是在档案管理工作当中实现二者的“并轨”。所谓“并轨”就是在档案管理中进行采用纸质档案管理方法的同时也采用电子档案管理方法。通过二者的优点进行融合，确保二者在管理工程中的无缝衔接，将纸质档案管理和电子档案管理的优点通通结合起来，形成一种档案管理的最优方式。具体融合实施策略如下：

1、针对已经保存的纸质档案可以通过拍照、复印、扫描等进行信息化处理制作成为相对应的电子档案。

2、建立健全纸质档案管理与电子档案管理的融合机制，档案管理工作人员原则上要按照融合机制进行档案管理工作。通常在查阅和检索档案资料的时候利用电子档案进行，减少纸质档案的使用磨损。

3、将二者都作为一种档案资料的展现形式展现给利用者，满足利用者对于档案资料的需求。

参考文献：

[1]中华人民共和国国家档案局、电子文件归档与电子档案管理概论[M]、中国档案出版社，2007-8-1、

[2]王雪梅、论纸质和电子期刊并存的管理[J]、河北科技图苑，2007（09）、

[3]高颖，吴荔妍、对电子档案与纸质档案长期并存的思考[J]、福建档案，2002（01）、