档案管理准则(精选8篇)

档案管理准则篇1

关键词：档案管理；现代化；基本工作；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-08-00-01

为了更好的完成档案管理工作，实现现代化档案管理建设，我们首先应从基础工作抓起，奠定良好的工作基础，才能为我国档案管理工作的长期可持续发展奠定扎实的工作基础。档案管理人员要从档案管理的基础工作进行深入的分析，并根据其工作中的不足予以补充和加强，借此不断提高我国档案管理工作的质量和效率。

一、档案管理基础工作在现代档案管理中的作用

现代档案管理中做好档案管理基础工作是提高档案管理效率和管理水平的前提，档案管理基础工作直接影响现代档案管理的标准化和规范化，因此需要进一步完善档案管理基础工作，提高现代档案管理工作水平。

（一）档案管理的规范化和标准化。现代档案管理的规范化和标准化是档案管理水平的重要指标，由于一些部门对档案管理工作不够重视，一定程度上存在一些无用的档案，通过档案管理工作可以将这些档案剔除，将现有的、有效的档案进行重新组合，提高档案管理的工作效率。档案管理的规范化和标准化很大程度上取决于档案查找的效率以及档案的完整性，档案基础管理工作将档案进行标题分类管理，对档案的页码和信息进行了归类和管理，提高了现代档案管理的规范化水平。

（二）档案检索的准确性 。档案管理基础工作其中重要的一项内容就是进行档案信息的输人和档案的归类，便于今后档案的查找和管理。做好档案管理基础工作可以方便档案的检索，随着信息技术的应用，档案管理也逐渐采用信息技术，将档案信息输人信息库，方便档案的检索和使用。要想及时准确地找到档案信息这需要在档案管理中正确将档案分类，准确输人信息，如果其中一个环节出现问题，都难以找到准确找到档案。

（三）档案的利用率。档案管理基础工作水平的提高有助于提高档案的利用效率，在档案管理基础工作中会对档案按照轻重缓急进行分类，对于一些比较重要的档案信息优先加工，一些不重要的档案信息可以稍后加工，这样可以挑选出一些比较有价值的档案，提高档案的使用率。另外在档案信息输人信息库中可以对档案的检索进行完善，比如可以检索关键词或者主题词，这样可以提高检索效率，更快更准地找到所需档案信息。

二、档案管理的基础工作中的问题分析

当前我国档案馆以数量繁多、内容庞杂的卷宗为主，这样查阅资料耗费时间长。一直以来档案管理工作仅以保管不丢失为原则，各个时期档案整理规格、要求各不相同，因此造成了档案基础较差、计算机管理适应能力较差的现象。其中存在主要问题总结如下：

第一，未建立明确的档案档号、目录号，经常出现一卷多册的现象。第二，未制定规范的案卷标题，标题基本要素缺乏或不能反映其主题内容，并且很多案卷没有标题的现象也是极为普遍的。第三，由于案卷目录，因此许多未涵盖在案卷标题中的内容难以被检索到，且无法得到有效的利用。第四，案卷中未标示页码的现象也极为普遍，若是使用中发生掉页和缺页也不易被发现。第五，存在较为严重的组卷混乱的现象，有时按照职能部门的管辖权限组卷、有时按照时间或文种等组卷。第六，卷宗厚薄差异较大，有的一两页纸一卷、也有几百页纸一卷的。综合性档案馆的建馆时间越长，档案积累也就越丰富，类似的问题也就越发严重。

三、提高档案管理基础工作水平的对策

（一）全面普查案卷，去糟取精。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）统一分类号保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

（四）规范题名保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率而题名准确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一规范题名。规范题名应掌握的原则与要点是在填写题名项过程中要规范机构简称尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、地点和时间等要素都填写完整。如果题名要素不完整。则要补齐如果题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种出现很影响检索的准确率。

四、案管理基础工作的发展

同志曾提出：“借助档案，我们能够更好的了解过去、把握现在、预见未来。”作为生产建设、科学研究、宣传教育等的重要依据，档案文件种类繁多、涉及我国国民经济的各个方面。在现代档案管理中，包括档案的统计、标题制定、分类和编号、文件排序、文件保存在内的基础工作具有重要作用。档案基础工作面临时间跨度大、档案种类多、工作量大等问题，要在浩如烟海的档案中理清思路，做到“数量充分、质量优化、成分充实、结构合理”，加强档案基础工作是推进档案管理现代化的前提。

参考文献：

档案管理准则篇2

1 全面普查案卷

对案卷进行全面的普查是实现档案标准化和规范化管理的首要工作。主要原因是多年来相关管理部门大对案卷的普查工作做的比较少，移交给档案保管部门的档案的保管期限的划分并不是很清晰，加之，有的案卷的格式和内容存在缺陷和不足，存在标题不规范的现象，严重的话，还存在未标注标题的问题，目录的排列和案卷的组卷存在混乱的情况，因此案卷存在一定的重复率，在其中还存在相当大一部分不具有保存价值的文件材料，因此需要进行普查工作，首先将无用的和不具有保存价值的文件材料剔除，留精去糟，避免存在重复的情况，避免影响计算机管理的工作效率。

2 重新组合案卷

对存在缺陷和不足的案卷进行重组工作，尤其是那些内容较为复杂和没有保存价值的案卷。将存在联系的案卷尽可能的联系到一起是重组案卷过程中需要秉持的原则。而对于没有标题和目录，或者是标题较为模糊和无页码的案卷需要进行重新审查和加工处理，从而使案卷呈现标准和规范的状态，这样一来，可以使馆藏得到优化，同时能够实现档案的科学保管，计算机管理档案后的利用率能够得到有效的提高。

3 用“关键词”替代“主题词”

用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率，即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇、关键词，进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。例如：拟写关于厂房基础建设事一事的关键词有人写“基本建设”，有人写“基建”，有人写“厂房建设”在进行计算机后控时统一规范为“基建”。还可利用计算机“活动增加”的功能把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并，这种做法不仅解决了手工标引速度慢，计算机自动标引不准确的缺点，而且解决了主题词的词义含量问题。最后调查档案全宗的保管状况。这项工作主要是摸清家底，了解目前馆藏的库房条件：包括库房装具数量、长度，库房面积及其它保管条件等；以及将来的发展趋势：比如设备的增添、面积的扩建等，为全宗的科学排放做好“硬件”规划。

4 实施“以我为主”的归档原则

“以我为主”的归档原则，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。它要求我们要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱；二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在“以我为主”原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果；三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料组在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。

5 提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷方法问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，我们必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

6 档案管理人员素质的提高

档案资源的安全需要档案管理人员需要负直接的责任，为了充分提高档案管理的规范化和标准化建设，对档案管理工作人员的专业素质提出了较高的要求，因此档案管理人员必须具有较高的综合素质。首先是政治素质，档案管理工作是国家社会管理工作中的一个重要的组成部分，对提升国民经济是建设水平具有较大的促进作用，因此档案管理人员的政治责任心需要较强，并且需要具有全心全意为人民服务的精神态度，并且需要对档案管理事业具有较高的热情，能够积极主动的参与到档案管理工作中，从而保证档案管理工作的质量；其次是业务素质，较强的业务素质是最好档案管理工作的基础和保证，因此，档案管理人员需要了解和掌握档案管理的理论知识，并全面的熟悉档案保管的内容，还需要对档案法规做综合的了解，只有这样，档案管理的规范化和标准化才能够得到有效的提升；最后是文化素，档案管理人员需要具有较高的文化素质，这样一来，能够在管理档案的过程总结经验和教训，掌握做好档案管理工作的规律，从而提升自身的档案管理水平。另外，档案管理工作人员需要具有敏锐的观察能力和洞察力，善于观察别人，帮助别人，为用户提供高水平的档案服务。

档案管理准则篇3

国家档案局杨冬权局长2012年在全国档案工作暨表彰先进会议上，专门强调指出要“努力建设档案强国”。这是一个宏伟的目标，欲实现此目标，我们尚有许多工作要做，其中，档案著录标准的贯彻实施就是一个重要方面。档案著录标准事关档案信息资源体系建设、利用体系建设和安全体系建设，直接决定着档案信息化建设水平，并反映着档案事业发展态势，对其进行横向比较研究是十分必要的。国际档案著录标准《国际档案著录规则（总则）》，其英文名“General International Standard Archival Description”（以下简称“国际档案著录标准”），由国际档案学会（“ICA”）于1994年正式，2000年，经修订之后第二版。中国档案著录标准《GB/T3792、5－85档案著录规则》于1985年正式，1999年，经修改后行业标准《DA/T18—1999档案著录规则》（以下简称“中国档案著录标准”）。

1 中国档案著录标准与国际档案著录标准的基本概念比较

档案著录标准中最基本的概念就是“档案著录”，它是档案著录标准结构与功能的核心基础，是制定档案著录标准的根本出发点。在国际档案著录标准中，档案著录的定义是：通过捕获、分析、组织和记录用于识别并确认、管理、定位和说明档案内容、背景和来源系统的相关信息，建立对著录对象（全宗、类别、案卷或文件）及其构成部分的准确描述。在中国档案著录标准中，则是这样定义的：在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。 不难发现，国际档案著录标准对档案著录的定义具有现代气息，是对档案著录的科学理解：著录工作是多维度的，在时间上是延续的，强调著录是一个动态过程。扩展了著录范围，不仅包含档案内容和形式特征，还囊括了背景及档案来源系统的信息；中国档案著录标准对档案著录的定义是传统的狭义理解：著录工作建立在档案表面特性分析的基础上，仅仅局限于一个点，不是延续的，目的是编制档案目录。同时，缺少了对相关信息的捕获和组织过程，可以说，这个定义不够全面。

2 中国档案著录标准与国际档案著录标准的基本结构比较

档案著录标准的结构有显性结构和隐性结构之分。其显性结构是指处于主导或支配地位、直观的不同类别或相同类别不同层次按照一定顺序进行的有机排列，主要表现为著录标准由若干大项构成。其隐性结构则是指处于次要或被支配地位、非直观的不同类别或相同类别不同层次的有机排列，主要表现为著录标准由若干总体辅助规则构成。

2、1 显性结构比较

2、1、1 国际档案著录标准的基本显性结构。国际档案著录标准共分为七大项，如图1左半部分所示。主要从档案内容和形式特征、背景、利用条件、关联关系、著录控制等方面系统地描述了档案的全面信息。在时间维上，有背景信息项进行描述；在空间维上，利用特征说明项、内容和结构项描述其内部信息，使用检索和利用条件项、相关档案项描述外部信息；利用著录控制项描述著录工作信息。

图1 国际档案著录标准显性结构 中国档案著录标准显性结构

注：图中实线表示著录项之间有明确对应关系（如中国档案著录标准的“时间项”对应于国际档案著录标准“特征说明项”的“时间”），虚线则表示两者之间只存在不完整对应关系（如中国档案著录标准“密级与保管期限项”的“密级”关联于国际档案著录标准“检索和利用条件项”的“查阅管理条件”）。

2、1、2 中国档案著录标准的基本显性结构。中国档案著录标准包括七大项，如图1右半部分所示。主要从题名、责任者、时间、稿本、文种、密级、保管期限、载体形态、提要及排检编号等方面描述了档案的内容和形式特征，几乎没有涉及档案的形成、保存和利用等工作环节信息（责任者虽然对应于背景信息项，但只是简单地著录了责任者名称，不能反映背景信息项中文件形成者所包含的丰富信息；密级虽然对应于检索和利用条件项，但过于笼统，不能体现严格的多级利用控制）。

2、1、3 中国档案著录标准与国际档案著录标准基本显性结构的比较。显性结构图直观地显示了两者差异。国际档案著录标准只用两项（特征说明项、内容和结构项）来描述档案内容和形式特征，用四项来描述档案来源、管理和利用等相关信息，档案管理的每一个阶段（文件形成、鉴定、收集、整理和利用等）都相应设置了著录项，准确而全面地反映了档案的背景、内容和结构信息；我国档案著录标准的七个构成项均是基于档案（或者说是案卷和文件）本身的内容和形式特征的，没有在时间和空间上进行拓展，缺乏反映档案来源、结构、相关档案和著录控制等信息的项。

2、2 隐性结构比较

2、2、1 国际档案著录标准基本隐性结构。国际档案著录标准的隐性结构，主要由多级著录规则构成，如图2左半部分所示。从总体到部分的著录规则要求依次著录从全宗、类别、案卷到文件的相应等级信息，逐级建立等级结构清晰的有序著录条目。著录条目的联结规则可以确定著录对象在等级结构中的位置及其相互关系，直观地反映著录的层级结构。

图2 国际档案著录标准隐性结构 中国档案著录标准隐性结构

2、2、2 中国档案著录标准基本隐性结构。中国档案著录标准隐性结构比较简单，主要是在“范围”中指出“本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录”，如图2右半部分所示，即只有案卷和文件两级著录，而且，相互之间是孤立的。

2、2、3 中国档案著录标准与国际档案著录标准基本隐性结构的比较。国际档案著录标准的四层结构完整，各层级之间联系以及相同层级之间关系均可双向表述，并规定了从高至低的著录次序；我国档案著录标准的等级结构不完整，高等级著录单位（即全宗、类别）两级缺失，层级之间联系以及相同层级之间关系没有表述。

3 中国档案著录标准与国际档案著录标准的基本功能比较

系统的结构决定功能。中国档案著录标准与国际档案著录标准在基本结构上的差异，决定了两者基本功能的差异。

3、1 国际档案著录标准的基本功能

3、1、1 所设置的著录项较完整地实现了著录目标。其结构有助于形成一致、准确和具有自我说明能力的著录条目，促进了对档案的理解，建立了著录条目与档案实体之间的准确映射关系。可以忠实记录档案本身及其蕴含的丰富时空信息，提供规范的描述数据，并对档案的保存和管理起到保障作用。有助于档案信息的检索和交换，可提供多途径、多级检索，保证档案信息的共享。此外，规范记录标准的采用，很好地提高了检索效率。

3、1、2 多级著录规则遵循了档案管理原则。多级著录规则明确了著录对象在等级结构中的位置，反映了档案管理级次，很好地体现了尊重全宗原则，维护了档案之间的有机联系和秩序。有关档案背景和来源信息必须著录的规则，坚持了档案来源原则，可以通过来源进行检索。著录条目联结规则，有助于将保管于不同机构的档案信息整合至一个系统，方便地实现著录对象之间的链接，从而实现关联查阅。

3、1、3 适应电子文件著录需求。从著录概念、著录过程和著录要素等方面体现了电子文件管理的前端控制思想，可以全面记录电子文件内容、结构和背景信息，完整地反映电子文件生命周期的动态过程。

3、2 中国档案著录标准的基本功能。我国档案著录标准著录了案卷和文件的内容和形式特征信息，为档案检索发挥了一定作用。但是，它的基本功能是不完善的，主要表现为：

3、2、1 著录项的系统性不够，造成部分著录目标不能实现。七大项的设置缺乏对档案的深度分析和智力控制，所建立的著录条目不能准确、全面地反映著录对象，造成了档案来源、管理和利用等信息的缺失，导致了全程管控档案、高效利用档案的功能难以顺利实现。没有遵循规范记录标准，也相应降低了检索效率。

3、2、2 多级著录规则的不完整，不能充分体现尊重全宗原则。档案的价值，往往要置于具体的全宗下，才可以充分发挥，割裂了这种联系，很多档案通常会失去应有的价值。没有全宗和类别级著录，往往会让用户“只见树木，不见森林”，从而造成利用决策失误。同时，著录条目是孤立的，不能实现相关著录对象的链接，不能实现关联查阅。

3、2、3 不适应电子文件著录需求。无法全面反映电子文件结构和背景信息（如电子文件产生系统的名称、版本、是否加密等），不适应电子文件著录。

3、3 中国档案著录标准与国际档案著录标准的基本功能比较。国际档案著录标准从档案基本原则出发，基于多维控制的视角，比较系统地、科学地设置了著录项，从而对档案的内容、结构和背景信息进行确认和说明，以便管理和利用。著录条目构成要素齐全、组织模式科学，清晰的层级结构可以方便地在相关档案之间进行关联查阅。实现了对文件整个生命周期的动态、全程著录，进而保障所著录对象的真实性、可靠性、可理解性和可被利用性，有利于信息共享和提高检索效率；我国档案著录标准旨在编目，是基于孤立地对档案内容和形式特征进行的分析，因而，只能是后控式、静态著录，无法实现对著录对象的管控作用。不能进行多级著录。不能实现相关档案的关联查阅，不利于信息共享和提高检索效率。

4 中国档案著录标准与国际档案著录标准的应用实例

下面，分别对采用国际档案著录标准的美国ARC检索系统和采用我国档案著录标准的典型的北京市档案馆档案全文检索阅览系统进行比较，其检索结果如图所示。

美国检索系统检索结果层级结构显示

中国检索系统检索结果列表显示

美国检索系统检索结果列表具有摘要（Summary）显示和层级结构（Hierarchy）显示两个选项，从全宗（Record Group）、类别（Series）至文件（Item）的层级结构清晰，并且，相互之间是可以链接的，每个级别均有相应的ARC档号和本地档号；我国检索系统检索结果列表只显示档号、题名、起始时间和终止时间，没有等级结构显示，相互之间不能链接，档号是本地的。

美国检索系统检索结果详细信息显示

中国检索系统检索结果详细信息显示

在检索结果的详细信息显示时，美国检索系统具有明细（Details）、内容与范围（Scope & Content）、复制件（Archived Copies）和等级结构（Hierarchy）四个选项，形成者处可实现关联查阅，还显示了档案类型、形成时间、档号、隶属类别或全宗、利用条件和联系方式，等等。尽可能地向用户展示档案信息；我国检索系统显示项过少，要素不全，提供给用户的决策信息不足，不能实现相关档案的关联查阅。

5 中国档案著录标准的优化策略

《中华人民共和国标准化法实施条例》第20条规定，标准实施后，应适时进行复审，复审周期一般不超过5年。《档案著录规则》行业标准的实施距今已有12年，在实践中暴露出的局限性表明其修订工作急需开展。

5、1 以需求为牵引，重新论证档案著录标准的功能需求。电子文件的管理，给档案著录标准的功能需求带来了新的思考契机，档案著录的功能不能仅仅局限于编目，还应考虑如何系统、完整地反映和保障档案的全生命周期管控，从时间上和空间上进行思维拓展，充分挖掘档案著录的功能需求，力求覆盖到档案工作每一个环节。同时，进行广泛调研，分析和归纳功能诉求，最终制定科学的功能需求方案。

5、2 以结构的优化，促进档案著录标准质量的提升。依据拓展的功能需求，科学优化我国档案著录标准结构，从著录概念开始，重新审视著录内容、方法及过程，增加全宗级和类别级著录，建立起完整的多级著录规则。要很好地体现著录规则的科学性、系统性、实用性、动态性和先进性等原则。著录标准要对反映档案内容、结构和背景的各种信息进行优选、表述和记录，体现档案之间的关联，建立起档案实体与著录条目之间准确的映射关系，努力使著录条目系统化、组织化和有序化。

5、3 完善档案著录标准体系。档案著录标准建设，是一个完整的系统工程。国家档案著录标准只能是一个总则，必须与相应的配套标准结合使用。在遵循我国档案著录规则总则的基础上，完善各类档案的明细著录规则，如电子文件著录细则。尽快出台相应配套标准，如机构、人员和家族的规范记录标准。努力促使档案著录标准总则的各项元素皆可依据配套标准进行规范著录，例如，时间表示法应采用相应的国际标准或国家标准。

档案管理准则篇4

关键词：档案；管理；对策；

中图分类号：：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2015）-09-00-01

档案工作是各单位各项管理工作的基础，集中统一管理本单位形成的全部档案，是档案工作的基本原则，是档案法律法规对档案管理的基本要求，也是我们做好档案工作的前提和重要基础。随着各项制度的改革，档案体现了一个单位的历史足迹，只有在科学、规范地做好档案管理工作的同时，注重与时俱进，才能真正为单位的发展服好务，使其更加适应社会的发展，满足社会的发展需求。

一、实现档案管理工作的标准化建设

（一）全面普查案卷，去糟取精

这是实现档案管理标准化、规范化的第一步工作。因为一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件。所以，首先要剔除这些无用的文件才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。

（二）重新组合案卷实现案卷规范化

将那些组卷过厚内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。

（三）结合本馆实际规范著录工作

著录是实行计算机管理的一项重要基础工作也是直接影响输入计算机数据与信息的准确性的一项重要的前期工作。1986年国家颁布的《档案著录规则》是规范著录工作的最基本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机管理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应该以《规则》为依据，并从自己的实际情况出发根据计算机管理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。

（四）统一分类号保证检索查全率

计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类再因事制宜制定出一些具体细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“J”类然后再根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误。并且还应经常组织大家统一认识统一标准尽量做到前后标引一致同一类文件标引一致从而达到标准化和规范化管理。

二、完善人事档案管理对策

（一）严格按程序交接

人事档案移交是一项仔细严肃、手续慎密、职责巨大的作业，要根据流程进行。档案移交步骤：第一，对所管理的档案开展一次整体的清点，要帐实一致；第二，针对借出去的档案要立即进行催促归还，收拾好借条，同时在借条上标注缘由和催还状况；第三，对没有进行归纳收拾的零散资料要按照类别放置好，收拾好之后要立即放在相应档案中；第四，根据档案交接需求开展转交，同时在转交手续上标注转交时间、位置、转交双方、证明人、转交数量等，还必须在转交文件上签署相关人员名字，对转交作业担负责任。

（二）强化档案管理意识，严格档案管理程序

建立规范的档案整理程序，保证档案信息覆盖到部门中的每一个人，保证对政策要求必须备案的信息无遗漏无纰漏的登记与备注。当前，我国社会快速发展，许多企事业单位近几年发展较快，新档案人员不断进入，由于档案人员的专业素质参差不齐，在立卷过程中有的没有按照卷内文件目录顺序进行排序组卷，致使卷内目录与实际整理文件不相符，卷内资料漏失问题出现。

（三）完善档案管制机制

创建档案作业机制一定要按照下面几点标准：1制定的规则要符合科学以及合理性的标准。建筑起来的规则一定要达到企业特征以及档案管制本质，符合企业档案管制的需求。2简单适用。机制一定要拥有可操纵性，其创建要按照便利适用、简单可行、操纵性强为宗旨，方便能够更好的施展机制的指挥以及标准用途。3保持机制限制的双向性。不仅限制主管也限制职员。主管的作风对机制的顺利开展有直接作用，而职员是企业的关键组成团体，是机制的关键限制目的和实施者。4保持机制实施的严厉性。档案机构不仅是拟定档案规则的主管机构，还是规则的实施机构。在规则的实施程序中，要做好奖惩的工作，充分表现出机制的威望。

（四）建章立制，有章可循，规范操作

主动热情的改好档案搜集作业，机制张贴上墙，操纵作业能够有规则可依据。建设职员借读档案记录，职员档案转入以及转出和进行交接的记录表格。针对因为历史缘由，的确搜集不到的档案资料，要注明缘由，为之后的搜索作业供应便利。所以，我们在整理档案材料的时候一定要勤快，立即追踪以及添加上新的材料，实现其原始根据用途。

（五）积极做好宣传工作，加强档案管理人员的事业心、责任感

主动搞好宣扬作业，对搜集资料要仔细审查，把确凿可信的资料归入到人事档案中，确保品质。在档案辨别程序中，档案管制工作者要仔细负责、保证档案是完善真实的，充分了解到工作人员在管制作业中的关键性，持续改善作业形式、作业手段，改革作业形式，提升作业速度，提升工作品质。在辨别程序中，辨别对错，虚假材料定要拒绝，保护好人事档案的真实健全原则。

（六）加快档案信息化进程，提高工作效率

怎样使用电脑措施为人事档案开展资料储存、搜索，从而完成网络化管制，这已经是现在人事档案管制作业的关键问题。这就必须尽早创建人事档案资料库，推动人事档案的管制完成信息化以及网络化。并且，在制定有关运用权力的状况下，一些资料对机构以及员工来讲是开放的，创建公开通透的人事档案管制制度。这样，不仅可以加强人民档案思想，加强人事档案管制作业的通透度，还能够为企业挖掘人才，培育人才以及运用人才打下坚实的根基。

档案管理准则篇5

因此，为了适应新时期高校改革发展的需要，教学档案管理部门要进一步强化教学档案的信息化管理水平，重视管理人员队伍的培训，不断增强管理者的社会服务意识，提高教学档案利用效率，为高校的发展提供有力的保障。

1、转变思想观念，加大宣传力度以争取领导支持。

高校教学档案信息化管理不仅需要现代化的信息技术，更重要的是教学档案管理部门和管理者要树立现代管理思想和管理理念。在教学档案管理过程中，要运用现代化的信息管理技术和管理手段。然而，我们知道用现代信息技术取代传统的手工操作是一个口积月累，循序渐进的过程，绝非一朝一夕的事情，而在这个改变的过程中更需要一个现代管理思想和管理理念来指引的。因此，在目前高校教学档案管理的过程中，转变落后的思想观念尤为重要。

当然，在转变思想观念时，教学档案工作者并非要全盘抛弃已往的思想观念，而是在坚持优良的传统教学档案管理方式和管理理念的同时，要敢于引进现代档案管理思想和管理理念。只有圆满地实现了现代信息技术与先进管理理念在教学文件、教学档案管理领域的合理契合，教学档案信息化管理才可能实现，高校教学档案工作才能更好地适应新时期的要求。

另外，高校教学档案工作者在转变思想观念的同时，还要加强对教学档案的宣传力度，提高全校师生的档案意识，尤其是要借宣传之机，转变一些领导重教学轻档案的观念。在宣传之际，要适时地将教学档案信息化管理工作的进展情况和在教学档案信化管理过程中遇到的问题及时地向领导汇报，争取领导在政策和经费上的大力支持，为推动教学档案信息化管理奠定基础。

2、高校教学档案管理的标准化和规范化建设。

目前，高校教学档案的管理思想、管理手段和管理办法等方面存在着许多问题，这些问题制约着高校教学档案信息化管理的发展。为了促进高校教学档案信息化管理，实现教学档案信息的最大社会效益，高校教学档案管理部门必须加强教学档案管理的标准化和规范化建设。作为档案事业系统中的一部分，我们要将高校教学档案管理纳入到整个档案事业系统中去，接受国家档案管理标准化和规范化的宏观指导。因此，国家档案管理标准化和规范化的要求对高校教学档案管理具有同样的指导作用。

档案管理标准化和规范化，是指为了管理档案工作而“制定、批准和实施的有关档案形成、归档和档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面应遵循的政策、规定、准则、方法等”。档案管理的标准化和规范化，相当于信息化高速公路上的“交能规则”，档案信息化管理工作要时刻遵守这些规则，否则，档案信息内容在档案管理系统和网络中就不可能安全畅通的运行了。

教学档案管理标准化和规范化是实现教学档案信息化管理的重要前提。要实现教学档案信息化管理，首先要统一档案信息的输入格式、输入项目、输入代码符号和输入代码的转换规则。由于标准化是分层次的，有国家标准和地方标准，因此要在高层次上制订相关的档案管理标准和规范，这样才能利于高校教学档案的信息化管理和教学信息更为广泛地交流和共享。

笔者在广泛阅读有关档案信息管理标准化和规范化建设的基础上，将教学档案管理的标准化和规范化总结为以下二个方面的内容：

第一，教学档案管理性标准化和规范化。

教学档案规范化管理，是指高校行政部门和档案部门根据现实要求，由档案部门管理人员对教学档案进行科学地、系统地、动态地管理，以便教学档案发挥更大社会效能，更好地为高校教学和社会发展服务。它包括“计算机安全法规与标准，数字档案信息资源合法性的确认等，它需要国家档案行政管理部门统一制定并推广实施，以保证电子文件/档案信息的统一规范和资源共享”。

目前，由国家相关部门颁布制定的，有关计算机安全和档案信息资源管理的法规与标准有：《中华人民共和国信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统保密管理规定》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等。

第二，教学档案业务性标准化和规范化。

业务性标准规范是对档案管理业务处理的规范，它包括档案的术语标准及管理规范。高校教学档案管理业务的规范根据《中国档案分类法》、《中国档案主档词表》、《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》等制度规定，先剔除重份及无保管价值的教学文件材料，再对案卷按标准进行规范组合，最后结合实际和相关法规对教学档案进行规范著录，这也是教学档案信息化管理中的一项重要基础工作。总之，教学档案业务性标准化和规范化要求教学档案管理人员在管理档案时要做到：教学档文件材料收集的完整性、文件材料鉴别的准确性、文件材料整理的有序性、档案保管的安全性和用户利用时的方便性等五个方面。

第三，教学档案管理技术性标准化和规范化。

档案管理准则篇6

［关键词］ 档案工作 规范化 标准化

档案工作繁琐枯燥，但对工作的开展却极为重要，所以这就要求档案工作必须规范化、标准化。作为卫生监督机构，在管理一些日常文书性档案的同时，还有大部分档案是在日常工作中形成的，这类档案管理原来以科室负责为主，但实践表明，此种管理模式不利于工作开展，于是各科室执法档案也由所统一管理，这样既符合档案工作的基本原则，又能满足卫生监督业务开展的需要，是非常正确的。为了使档案工作进一步规范化、标准化，笔者以为应该采取以下措施：

一、建立健全切合实际的档案管理制度

档案种类繁多，形式各异，有日常文书档案、业务档案、纸质档案、电子档案，要实行规范的管理，就必须建立切合实际的档案管理制度。档案管理制度要以《中华人发共和国档案法》为指导原则，首先要加强硬件的建设，存放档案必须有专门库房，并设有专柜便于查找，做到科学管理，排列整齐，并健全检索工具。库房要经常通风，做到整洁卫生，库房内不准吸烟，以免发生火灾，做到防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。其次，建立档案工作网络，由领导负责包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，对档案管理进行督促指导。应该指定专人管理文书档案和业务档案，档案室人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，以便对各科的业务档案提出统一的立卷要求，促使业务科室在工作中形成的具有保存和利用价值的文件材料，能够及时立卷和定期向档案室归档。归档的文件材料，要保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理，立卷、案卷标题简明确切，便于保管和利用。最后要严格有关的档案借阅手续，杜绝档案乱借乱发，防止分散流失。

二、严格公文的制发

公文是档案的前身，档案是由公文转化而来的。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也决定了日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打基础。提高公文质量，首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，这有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施。

三、做好文书以及电子文件的处理工作

工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，以实现档案工作的规范化、标准化。

在现今的网络工作环境下，电子文件也属于档案的一部分，由于电子文件与传统纸质文件有很大的差别，电子文件通常以脱机方式保存，在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。所以在选择软磁盘时一定要把住它的质量关，软磁盘的质量直接关系到磁盘信息的保存寿命，高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年，而低质量软磁盘往往不到1年，所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。

在保存方面，要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里，因为潮湿会使光盘片基霉变，所以环境空气相对湿度应该控制在40％～65％，温度应该控制在14～24℃。

四、实施“以我为主”的立卷归档原则

“以我为主”的立卷归档原则，即归档的文件要以本单位或直属上级单位形成的文件为主的原则，这不仅是在我国文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而“以我为主”的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作。它要求我们在实际工作中，在严格执行国务院办公厅《不归档文件销毁办法》的基础上，要注意解决好三个问题：一是要准确把握文件立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。二是明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。三是在坚持贯彻“以我为主”归档原则的前提下，要注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。

五、提高纸质档案立卷的质量

不断深化的工作实践证明，案卷材料收集的是否完整是决定和影响档案价值的因素，而立卷问题与案卷装订质量问题则可能是决定和影响档案工作规范化、标准化质量的操作性因素。因此，在推进档案工作规范化、标准化的工作进程中，必须一方面要注意解决好立卷方法问题，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，以有利于档案规范化管理。

档案管理准则篇7

（一）收费站档案管理制度公路收费站的档案管理应该采用业务管理两级制度，档案的收集，分类，存档应该在收费站档案工作管理科室的统一领导下进行，有其负责具体的组织实施。其业务管理分为站、科两级，对业务活动中形成的大量的收费及车辆交通监测监督资料进行按站、科两级进行管理。凡归站级业务的管理的档案资料，有各科室负责收集，整理，立卷，定期向站级档案室归档，有其负责统一的管理。凡归科级业务的管理的档案资料，有各科室负责收集，整理，立卷，有科室负责管理。在对档案管理业务进行分级时，应按照总体性、综合性、分析性及学术性的要求和原则进行划分，一般站级的档案应包括能够反映主要业务工作总体水平的材料及在基础数据监督和监测数据上形成的具有一定的保管价值及保管时限较长的档案材料，站级档案应该可以在一定程度上反映和概括本站主要的业务活动和工作水平。（二）收费站档案安全性要求收费站档案存储应按照有关规定选择适宜的库房，同时应指定专人负责管理，指定严格的档案管理制度，入库人员在查找借阅档案时，应遵守相应的规章制度，无关人员无员禁止入内，档案库房应做好防火、防潮及其他安全措施，并指定相应的安全预案，档案管理人员应定期对档案进行检查，经常核对文件档案资料，发现问题及时汇报，发现事故及时处理，并做好相应的记录，以确保档案资料的安全，如遇。同时对收费站的档案应考虑其是否，将绝密档案和普通档案单独分开保管，低于档案应指定相应的条例，加强档案的管理，查阅相应绝密档案时，必须严格按照规定的程序办理手续，严格杜绝无权、越权调阅，如果出现泄密问题，必须及时查明原因，及时补救，同时档案的管理人员应该具备良好的政治素质，较强的责任心和保密意识，档案根据其等级要设置相应的安保设施。

档案管理的改善措施

（一）档案的科学分类要根据高速公路档案专业性的特点，应不断拓宽高速公路档案信息收集范围，适时、准确、全面地做好各类信息的收集、整理、存储工作。科学分类就是按照档案管理部门的要求，根据高速公路管理的实际情况，按部门、内容等形式上的异同，分成若干类别。根据实际情况，一般分可讲档案为党群、精神文明、行政和人劳四大类，以有利于档案标准化管理中的分类和检索，另一方面，要注意解决好案卷装订质量问题，在档案整理工作中，案卷不得有金属物品，如钢钉、回形针等，同时遇到案卷破损应及时进行修复，以有利于档案规范化管理。做好照片档案整理工作，邀请档案局专业技术人员针对照片的归档范围、保管期限、编号、抄目、装盒等问题对办公室人员进行专门的培训，为整理工作创造一个良好的开端。严格遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、利用的原则，将图像清晰，具有重要意义的照片按照保存年限的不同整理出来对照片形成较多的年份，按照业务类、活动类、会议类、站站容站貌类、领导视察类五类顺序进行排列；对于照片形成较少的年份，则按照时间顺序依次排列，并严格按照六要素进行文字说明，确保能一目了然地反映出照片的真实意义。按照照片档案册保存条件，保证档案室室内温度和湿度都处于允许范围内，档案室由专人负责定期进行除尘和除湿工作，确保照片档案存放安全。档案收集只有通过科学分类，才能便于系统地查找利用。（二）档案资料的编研档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。相近公文的重复与立卷组合的无序是阻碍档案工作实现规范化、标准化的最大问题。实现档案工作规范化、标准化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最大化和案卷完整化、检索利用便捷化。而科学的立卷归档工作则是解决问题、实现目标的关键性工作，即归档的文件要以本单位形成的文件为主的原则，不仅是在文书立卷归档工作实践中形成并坚持下来的一条原则，而且还是推进档案工作规范化、标准化，乃至现代化的一个重要原则。准确把握文件立卷归档的界定原则。完成现行文件阶段任务的，才能予以立卷或归档，而没有完成的，则不能立卷或归档，在基层收费站一般以年度为单位界定进行立归档，否则，将会给档案管理造成无序和混乱。明确立卷归档的重点和进行合理的立卷分工。要在科学的立档原则指导下确立立卷归档的重点，在实际工作中要注意区分文件与资料，特别是要注意区分在内容、形式和作用等方面都具有很多相似之处的文件资料之别，具体问题具体分析，以减少档案管理中的重复度和信息冗余度，提高档案利用的效率和效果。注意有效地维护全宗的完整性。在归档工作中既要掌握重点，分清主次，把住全宗的入口关，使不该归档文件不致混入，同时，又要注意防止应归档文件的散失。特别是在立卷中，要把同类并具有内在联系的文件材料，如收费站发文中的请示和管理所对请示的批复，同一个活动管理处下发的活动方案和管理所下发的活动方案等，归档在一个卷内，保持同一问题的完整性，反映同一问题的全部处理过程及来龙去脉，从而在提高档案利用价值的同时，使立卷归档后所形成的档案既完整，又不庞杂，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。（三）档案管理的信息化建设通过档案管理信息自动化系统的建设，可以实现档案工作的自动化程度，针对网络时代用户对信息需求快捷、方便、准确等特点，档案管理人员应利用现代技术对档案进行科学管理和深层次的开发，加强高速公路档案管理的信息化建设。在高速公路档案管理中，档案管理人员应配合领导对重大问题做好决策，为高速公路管理各项工作及时准确地提交档案信息材料，为高速公路的各项管理工作服务。

结论

档案管理准则篇8

档案工作既要规范化，又要标准化，具体来讲，就是文档一体化、文件中心理论的规范和标准。所谓文档一体化和就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。而文件中心是介于文件产生形成机关和档案馆之间的一种过渡性文件保管机构国内学者一致认为它们的理论依据是文件生命周期理论。

一、文档一体化与文件中心的理论依据及其必要性

文件生命周期理论告诉我们，文件从其产生形成到最终销毁或作为档案永久保存是一个完整的生命过程。这一过程可分为若干阶段，由于各阶段有其不同的价值、作用和特点，各阶段文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。国内外学者对周期理论阶段划分不一各执一词。笔者认为比较适合我国国情和比较合理的是四阶段划分法，将文件的生命运动过程划分为制作阶段、现实使用阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。

文件生命周期理论强调文件从始至终都是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。而我国档案工作通过归档口的设置将文件的第一、二阶段作为文件将第三、四阶段作为档案并采取非统一的标准和方法进行管理使文件运动的不同阶段相对独立因此造成文档分离的不正常现象。要解决这一实际工作的难题必须实现文档一体化将文件和档案即将原来分离的二、三阶段糅合起来，这种糅合是符合文件运动的特点的，这两个阶段的文件都处于现行和半现行阶段都具有不稳定性、中间性和过渡性的特点都主要是为产生文件的机关、为发挥其原始价值服务的。从本质上四个阶段都是文件只是其价值、特点、存放地址不同因此文档一体化在现实中主要是对二、三阶段文件的一体化管理。

依据文件生命周期理论文件运动的不同阶段需要不同的管理方式、保管场所，其中暂时保存阶段文件尤为特殊，这一阶段的文件要经受时间的考验，有的可能没有价值，可以销毁，有的一段时间内有价值，然后再销毁，有的具有永久保存价值，将来还需要进馆保存，因此需要一个过渡性的中间机构来专门对其进行整理、保管和利用。于是文件中心这一机构便应运而生了。国内外学者对文件中心的实践范围各说不一但其管理的对象、内容是一致的。

随着我国高新技术的发展，文件档案的计算机管理提上了议事日程。文件档案的计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复雷同，将文件和档案作为统一的系统工程加强文件管理的超前控制保证了档案的质量，从而充分发挥了档案的作用。档案工作者提前介入文件的生命周期，从信息源头做起的思想在世界范围内受到一致欢迎，这种思想主要来源于为解决文档分离，使电子时代档案工作从根本上动摇，而提出的也是解决现实文档分离的根本办法。

档案工作规范化、标准化是实现档案管理现代化的重要中间环节，在搞好硬件建设的同时，做好文书处理工作则是实现档案工作规范化、标准化的重要基础工作。日益丰富的工作实践表明，虽然文书处理工作与档案工作各有不同的工作任务，具有相对的独立性，但由于文书是档案的来源，档案是文书的归宿，所以，两者又是文档工作流程中紧密相关的工作环节。因此，我们要强化系统思维意识，树立文书处理工作规范化、标准化与档案工作规范化、标准化同行的工作指导思想，在实际工作中，把住文书处理工作规范化、标准化的入口关，做好实现档案工作规范化、标准化的基础工作。

二、公文制发是推进档案工作规范化、标准化的基础性前提

公文是档案的前身，档案由公文转化而来。可以说公文制发的怎样，不仅仅决定公文本身的质量，同时，也影响日后档案的质量，决定了档案工作规范化、标准化的质量的问题。因此，我们在公文制发中必须要注意解决好规范化、标准化问题，以提高档案实体质量，为档案工作实施规范化、标准化管理打下牢固的工作基础。首先公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。二要注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。三是公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。四是使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。