档案管理步骤(精选8篇)

档案管理步骤篇1

一、档案管理工作过程中亟待解决的问题

（一）档案管理的思想不重视。如今，档案管理工作虽然已经有了一定的进步和发展，但是，就目前的发展形式来看，仍然存在一些问题亟待解决，首先，尤为重要的就是对档案管理的思想重视。思想重视是能够提高对档案管理关注的一个重要部分，近年来，很多的机构或者组织对于档案管理工作的重要性和实际应用都没有切实的关注和了解，甚至有些领导也只是单纯认为档案管理工作是将档案文件进行简单的装订，而且，很多地方的档案管理人员没有对所管理的档案类型进行一个最系统的分析，档案文件的存放没有任何的规律性和实际性。即使将文件进行装订也没有实际的保管意义。

（二）档案管理业务人员对业务的认知差。业务认知能力应该是档案管理工作者的必备能力，但是，由于对档案管理工作的不重视和不了解，很多的机关机构的档案管理工作者并不是专业的，有些甚至不了解档案管理的具体工作步骤。举例来说，如果是纸质文件，已经定期进行年限的查找，如果有时间间隔太长的进行重点保管，还要按照分类方式进行具体的分类，这样不仅仅存放保管比较方便，如果有重要文件需要查阅，也增加了查阅的效率，一举两得。因为相关机构对档案管理工作人员进行调动。这样就会对档案管理工作造成一定的影响。如果档案管理工作中交接出现了问题容易造成数据和文件的输入误差。

（三）基础设施不完善，要加强档案管理。基础设施不完善，会对档案的保管造成一定的影响，比如说纸质的档案，如果基础设施不完善，档案保存的地方太简陋，会对档案的存储有一定的威胁，有些单位因受办公条件的限制，很少有专用的档案库房，而是与办公室合为一体，既影响正常办公又影响档案管理。如果是电子版的档案进行管理，如果基础设施不完善，会容易造成计算机病毒出现，这样容易造成档案管理存在问题，一般一个相关机构的档案管理都是形成一个固定的系统，如果该系统内部存在了问题，就容易对整体的档案管理系统造成了相关的影响，所以，应该加强档案的管理工作，加强基础设施的完善。

（四）制度不全面，档案管理的不规范化。首先要进行制度的全面总结，有的机构的档案管理虽然有档案管理制度，但是并没有按照管理制度进行系统的管理，档案收集难、利用难、编研难等现象十分突出。或者是档案管理人员责任心不强，档案管理混乱无序，导致其它干部或闲杂人员可以进入档案室查找资料和借阅档案，非常容易造成档案的丢失或者排序混乱。而且，如果重要的档案经常进行外借，容易造成重要档案被认为进行涂改，破坏，重要数据的遗失等，所以，要建立健全的档案管理工作制度，保证档案管理的安全性。

二、加强档案管理工作的措施和方法

（一）提高认知，加强党和人民的思想培训。首先，要加强党和人民的思想培训，提高对档案管理的认知，如果档案管理工作的重要性不了解的情况下，就很难进行档案工作的管理，甚至是制定了相关的制度，也很难进行非常系统的档案管理工作。所以要在广大干部群众中组织开展形式多样档案法规宣传教育活动，可以有效的提高全社会的档案管理法律认知，对于机构的老板或者领导，要做到以身作则，详细的了解档案管理工作的相关步骤和重视性，然后对档案管理出现的问题进行解决，详细的步骤进行详细的部署和安排，当然也要进行档案管理工作的鼓励和支持，对管理工作者进行慰问和鼓励。

（二）健全制度，使得档案管理规范化系统化。对于档案管理工作来说，起到一个规范作用的就是档案管理工作的制度，所以，首先要进行档案管理制度的健全，使得方案管理工作规范化，系统化。首先，进行档案的分类，严格按照时间日期，档案的种类，档案的保存年限等进行分类，如果是可以借阅的档案，要建立健全档案工作目标管理考核制度和责任追究制度，避免档案的丢失和改动。

（三）加强监督和管理。加强档案管理工作要加强监督和审核管理，如果在档案管理工作中，遵循制度进行工作过程中要进行同步的监督和审核，同步检查出现的问题，如果有问题可以在监督审核过程中进行分析进而及时的解决。

档案管理步骤篇2

一、档案管理信息化是发展趋势

在档案管理信息化过程中应用信息技术手段，可以将档案的检索和使用进一步改革。在实体档案材料保管的过程中，能够依据实体档案向信息化形式使用为重点进行改革，为档案的使用提供最为便捷的方式，更好的为档案使用者提供优质、高效的服务。在实施信息化档案管理中，档案管理人员要解放思想、锐意改革。同时要不断进行自身信息化技术的学习，掌握相关的计算机知识和网络知识，为档案管理的信息化改革做好精神和物质上的准备工作。档案管理信息化是档案管理人员在新时期遇到的一个大挑战，也对新时期档案管理工作提出了更高的要求。

从档案的搜集、归档、保管、检索、应用等几个环节开始实施信息化管理，力争使档案管理的触角向更远处伸展。作为档案管理人员要具有档案资料搜集的意识，拓展档案搜集的途径、提高档案归档的效率，保证搜集到的档案资料完整和准确。这样进行改革后的档案管理工作可以使档案管理系统发挥更大的作用。实施信息化的档案管理可以将传统档案管理的复杂程序精简，可以使档案管理更加规范化和系统化。对于文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案的搜集整理、归档保管全部实施信息化，这样会更方便检索和使用。对于上级部门的检查也是提供了极大的方便，轻轻一按鼠标，一切尽在眼前。并且信息化技术下的档案资料具有长期可读、形象直观的特点，非常适合现代社会发展的需要。

二、档案建设要有长期有效的规划

企事业单位是我国社会主义体制的一个重要构成部分，对于企事业单位的档案管理工作要有一个长期发展的战略规划，并保证这种规划服务于、适合于企事业单位发展的长期战略。规划的建立应在大量充分的实践调查基础上进行构建。规划要符合本单位的特点，切合新时期的新形势。经过科学论证后才能制定长远规划、近期目标，并在人员的努力下不断实现预定的目标。构建一个企事业单位信息化档案管理的整体框架，形成一个档案管理全覆盖的网络体系，从而快速推动档案管理的科学化、信息化发展的进程。同时，规划建设和网络体系的构建也要具备长期性，具备前瞻性和宏观性，为未来企事业单位档案管理预留下相应的发展空间。促进档案管理的现代化建设。档案现代化水平的建设是档案管理科学化的一个重要步骤，现代化建设不仅要利用现代化的技术水平，还要加大对档案的资金技术投入，及硬件设备的使用和投入，利用计算机网络技术、数据库技术等先进的科学技术。分步骤的实现现代化建设，这样能够促进档案管理的高效。此外，最好建立一个健全的计算机管理系统，对档案进行科学有效的管理，这样不仅节约了时间，还减少了雇佣人员的成本，提高了工作效率。

三、促进档案管理的信息化建设

政府对档案管理的信息化建设具有中要的推动作用，政府能够给与充足的资金支持，促进计算机档案管理的建设，使计算机应用系统进入到档案管理的内部，增加档案管理的储存空间。提高相关管理人员的素质。提高档案管理人员的素质对档案的科学化管理有着重要的作用，档案管理人员处于主要的地位，他们的行为直接影响着档案管理工作的水平。社会在不断的发展和前进，每个时期对档案管理工作的要求都有所不同，对档案管理人员的要求要跟上时代的步伐，除了一些应该具备的基本素质之外，还应该掌握现代化的管理水平和相关的使用技巧。使他们能够使用计算机进行档案的整理和分类，熟悉最基本的计算机操作技巧等。

档案管理步骤篇3

关键词：知识管理；管理技术；档案管理；数字化

因为知识管理工作以及档案管理工作共同的目标都是为了使企业可以不断的发展，但是两者之间却存在一定的区别，其中最大的不同之处就是管理范围及其管理深度，与此同时档案管理工作和知识管理工作所倾向的重点具有差异性。然而两者之间还会存在一些相同之处，为了进一步将两者的管理质量加以提高，相关单位就应当对其的关系进行掌握，进而才可以推动企业的不断发展。

1 档案管理与知识管理相近相通

1、1 管理对象重叠

在档案管理中，对档案的分类十分的细致，主要是按照文件或档案的内容进行不同程度的划分，而且并对不同年限的的档案进行明细的标记，并且排列好顺序，以方便读者在进行阅读时，可以详细的对档案进行了解。而知识管理则与文档管理有很大不同，它主要是对知识进行不同的分析、解释和研究，也是文件最基础的组成部分。组织的知识的知识为显性知识和隐性知识。显性知识是通过组织自身工作和活动中逐步形成的非文件和收买其他各个组织信息以及通过其他外部因素得到的文件和档案；主要由收集、交换等方式从外部获取的图书、报纸、期刊、数据库等。

1、2 管理目的相近

档案是通过知识的形式来呈现出的一种服务方式，是为了符合社会不同领域对知识的需要而提供的有关的管理形式。为了进一步对不同活动进行组织而开展的档案服务工作，达到用户对档案的需要，同样也是档案管理工作实现目标的核心内容，是档案工作在使用中的主要目的。而知识管理工作的最终目的是为了将知识的价值充分的体现出来，使企业可以在市场中站稳脚步。对此，相关人员在对知识进行管理时还应当知识模式来使用到合理的地方，将这些知识传授给人们，为今后的工作带来益处。

1、3 管理技术相同

受信息技术全球化的整体趋势影响下，科学技术越来越发达，信息传递越来越迅速，文件和档案在管理中逐步的出现相互交流和相互的改革控制，各种信息形式的日益复杂化。对于从古代流传下来的羊皮或绢帛或纸质的文件和档案，为了能在当前网络一体化的管理模式下适应发展，应当对其进行数字化处理，使其所传递的知识能让现代人所了解学习。而知识管理更是信息技术飞速发展的产物，知识管理的实现离不开计算机技术、通讯技术和网络技术等的应用。

2 档案管理与知识管理相差相异

2、1 管理的对象不同

对于所管理的对象来说，档案工作主要是对文献资料、相应的文档等能够记载的信息开展管理工作，不管是以往纸质管理形式上，还是在当前档案信息化管理形式下，所管理的内容都是可以看得见的；而就知识管理工作而言，它所接触的内容是不能用详细的文字说明的，是较为抽象的。因此，后者包含前者，简单的说就是知识包含信息。

2、2 管理的具体流程的不同

由于档案管理工作的相关程序包含很多方面，如整理、统计等方面，而管理中的每一个步骤都是至关重要的。这是因为在档案信息化管理工作具有一定的繁琐性，以往档案管理模式就相对于信息化管理工作较为简单，它仅仅只需要四个步骤就可以完成，主要体现在以下几个步骤：第一步是收集工作；第二步是整理工作；第三步骤是馆藏工作；第四部是利用工作；但是对于知识管理工作来说，它也包含很多内容，如成立相应的知识文库、激励员工之家能的沟通；在企业内部营造出良好的知识氛围，将知识当做企业的核心内容加以管理，由于知识管理工作要求是具有统一性的，从而促使员工可以从各种渠道来不断的学习，并将所得到的知识变成奖励措施，最终给予企业的不断进步。

知识管理需要在企业内部构建一个完整的、量化与质化的知识系统，让企业员工通过不同途径获得相关的知识，并将所获取的知识转化为工作绩效，最后回馈给企业，促进企业的发展。

3 档案管理与知识管理相辅相成

3、1 知识管理提升档案管理

3、1、1 知识管理可以拓展档案管理的领域

以往档案管理工作对文件、图书等方面和档案进行区分开，将相应的文件、情报等不包括在管理职责内，进而将其自身的活动空间产生了一定的制约性。就管理内容来说，目前诸多企业档案大部分仅仅只对历史进行记载，而对于企业的发展情况而言，往往成为过去式，没有很大的使用价值。随着我国经济水平的不断发展下，档案应当和企业的发展动态与时俱进，这样才能够对档案进行研究，从而尽可能发挥出档案的作用，为企业的发展提供更多的参考依据。

知识管理要求将包括文件、档案在内的一切载体形态的知识纳入管理范围，并将不同载体形态的知识进行整合与集成，建构一个整体的知识资源体系。知识管理强调在企业各项生产、经营、管理活动创造知识、应用知识，使知识直接服务于企业价值创造活动。

3、1、2 知识管理可以提升档案管理的价值

以往档案管理工作更倾向于储存档案，而没有对利用档案引起重视，诸多档案都是储存着企业的发展进程，有些信息也可能是已经过时的，对当前的企业发展不能带来益处。而知识管理就不同了，能够在对其进行研究得到新的信息，这样就可以很好的发挥出自身的作用，从而将管理价值加以提高。

3、2 档案管理促进知识管理

3、2、1 档案管理有助于沉淀、积累知识

档案管理可以保留从人类文明开始的一切知识和信息，通过文件或档案的方式流传下来，使后来者可以学习借鉴，丰富自身的知识，在此基础上创新发展，这也是世界能够得以发展的基础。

3、2、2 档案管理有助于传播、交流知识

在语言交流的过程中对档案管理分析与应用是最为关键的，但是语言交流也存在一些缺点，比如受时间空间的限制，容易失真，不能以书面的方式流传下来等。对于书面交流来说，费时费力和文化限制又成为其主要的缺点。

3、2、3 档案管理有助于理解、挖掘知识

档案管理工作的主要遵循的原则就是来源原则，简单的说是不管在什么情况下被谁使用，都是为了获得某种目的而形成的。而这些信息正是管理、使用电子文件的主要内容。

结束语

通过以上内容的论述，可以得知：相关单位通过采取现代化技术来对档案管理工作进行探讨，科学的使用知识管理的关系，从而为档案管理工作的落实奠定了扎实的基础，为档案管理可以实现共享的目的而做出贡献。总之，档案管理工作以及知识管理工作之间是互相渗透、互相影响的，这样才能够使人类的文明获得各更好的延续与传承。

参考文献

[1]郑洪华，吴佩珊、基于档案管理的企业知识源梳理模式[J]、办公自动化，2009，6、

档案管理步骤篇4

一、精心组织，落实责任

1、狠抓落实，确保档案工作万无一失。配备具有较好政治、业务素质的专职档案人员，并保持相对的稳定，责任到人，严格执行档案工作制度，对各部门形成的各种材料的搜集、整理、立卷和归档进行监督和指导，维护档案的完整、准确与安全。

2、增加设备，提高档案管理工作信息化程度。档案管理的规范化，直接反映在档案设备的升级换代上，档案库房温湿度表、温湿度周记仪；档案消毒设备；影像档案储存设备，微机的全程控制。这些档案设备的添置，极大地改善了档案管理的硬环境，为提高档案管理工作科学化程度起到了关键的作用。

二、明确思路，突出重点

1、强化围绕企业中心工作，为领导决策和企业发展提供及时、可靠的资料。从对企业负责的高度，深刻认识档案工作的重要性，从思想上、行动上确保档案工作为企业发展服好务。

2、强化为基层部门档案工作的指导和服务，做到细心和精心。档案工作烦琐复杂，尤其企业档案工作涉及面又广，这就需要档案工作者要做到细心周到的服务，精心严谨的作风，以最快的速度准确地收集到需归档建档的资料。

三、夯实基础，提升水平

1、全面普查案卷，去糟取精。由于多年来未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件。

2、重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷重新加工填写，以保证全部案卷更加规范。

3、统一分类号保证检索查全率。根据《电力档案管理文件汇编》制定出具体细则。根据每一文件具体特征辅以关键词标识加以区分。统一认识统一标准，从而达到标准化和规范化管理。

4、规范题名保证检索查准率。在填写题名过程中要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

四、加快推进现代化管理进程

1、分清轻重缓急，循序渐进。档案管理的一个重要目的就是要使档案为社会所用，在推进计算机管理的过程中应先根据各卷宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况对所有卷宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进行优先加工整理。

2、分级次著录，省时省力。为三个层次进行著录，将那些反映问题单一或查考价值不高的档案进行案卷级著录，对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进行文件组合级著录，而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进行文件级著录。这样处理可以减少著录条目和录入条目，提高效率。

3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷在著录时可以直接在全引目录上面分类标引。对那些特殊形式的档案则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号，大大地提高著录速度。

五、转变观念，创新模式

1、档案工作也要创新。主动、超前服务，形成档案工作由事后搜集材料变为事前介入、事中参与的新的档案管理工作理念。档案工作只有日日思变、天天求新，才能以超前的意识、超前的节奏、超前的服务赢得利用者的满意。

2、档案工作管理模式要创新。包括档案工作六个环节和一些具体的操作手段。要在立卷制度上更新，在工作手段上改进，尽量简化长期推行的一些繁琐、呆板的操作步骤。如从组卷的形式到装订的手段上考虑，怎样做到既不影响日后调档利用，又能尽快完成归档程序，取消一些繁琐的不必要的过程、环节、步骤，尽量缩短立卷归档周期，这样也便于推行部门立卷工作。目前许多档案部门都将计算机应用于档案管理，但多数仅限于各类档案目录的输入、输出或检索，而在档案管理其它方面的应用则较少。如采用条形码来代替档号，既安全可靠，又方便快捷，可大大提高借阅归还档案的速度。

档案管理步骤篇5

【关键词】SOP；疾控中心；实验室管理

1标准化操作流程在疾控中心管理中应用的必要性

SOP是Standard Operation Procedure的缩写，即标准化操作流程，是指采用统一的格式将某一事件的标准操作步骤和要求描述出来，用来指导和规范日常的工作，其核心强调将相关操作步骤进行量化、细化和优化，实现最优化的操作程序设计。现阶段，我国部分疾控中心仍然沿袭着粗放型、经验型工作模式，严重阻碍了各项管理工作的科学化、规范化发展，部分疾病控制业务通常依靠领导的指示和以往的经验惯性地开展，即使是同一项工作也会因为不同人员负责，而导致工作程序和步骤存在差异，所需各项资源差别较大，以至于工作质量和工作成效随之大相径庭。当前，建立标准化操作流程已经成疾控中心转变管理现状，提高管理质量和效率的必然选择，主要表现在以下三个方面：其一，由于疾控中心承担着预防控制疾病、创建健康环境、促进人民健康、保障国家安全的重任，所以其管理工作必须走向标准化、科学化、现代化的轨道，确保各项工作有相应的规范标准和控制程序作为有力支撑；其二，疾控中心的工作程序和人员配置相对稳定，然而如何在实际工作中确保各种技术规范和标准的落实，使各项工作处于全过程监控范围内，实现对工作的细化、量化管理，成为了疾控中心的管理难题，而建立和实施标准化操作流程可以有效地化解这一难题；其三，随着上级管理部门和社会各界对疾控中心工作的关注程度日益提高，疾控中心有必要对工作模式进行改革，建立客观、标准、透明的工作程序，主动接受主管部门和社会的监督，以此不断提高工作质量和自身管理水平，树立良好的社会形象。

2标准化操作流程在疾控中心管理中的应用构想

2、1SOP在实验室管理中的应用实验室管理是疾控中心管理的重要组成内容，由于实验室管理关系到检测结果质量，所以应当建立标准化操作流程对实验室管理工作进行细化和量化，提高实验室管理效率。SOP在实验室管理中的应用，先要建立SOP目标，而后对实验室质量控制的技术性要求和具体操作进行细化规定，主要包括以下方面：实验室标准操作文件说明；内部质量控制中使用适当统计技术的操作程序；实验室样品接收登记、筛查检测、检测结果报告、标本送检操作程序；实验室设备仪器保养、维护、校准标准程序；实验室生物安全柜、离心机、酶标仪、洗板机、微量可调移液器的操作程序；实验室消毒、废弃物处理程序；实验室意外和事故处理程序；实验室安全防护操作程序；实验室人员进出管理程序；实验室检测结果保密程序；实验室药品试剂管理程序；实验室检测数据记录、保存程序。

2、2SOP在仪器设备管理中的应用随着疾控中心各项业务的深入开展，其对仪器设备的依赖程度越来越高。为了提高检验工作质量，必须强化仪器设备管理，制定仪器设备管理标准化操作流程。首先，制定仪器设备申购、审批、采购程序，确保仪器设备采购计划科学、合理，能够有效控制采购成本；其次，制定仪器设备验收、检验、记录程序，确保仪器设备的技术性能与采购要求相一致，并根据检验资料建立仪器设备档案；再次，制定仪器设备管理、使用、定期检定程序，确保仪器设备始终处于正常工作状态，及时维护或更换检定不合格的仪器设备。

2、3SOP在档案管理中的应用疾控中心在开展卫生监测、疾病控制、科研、健康教育等业务中形成了大量业务技术档案，大部分疾控中心对业务档案采取分级管理的模式，满足了疾控中心业务开展的需要。为了强化档案管理，构建完整的档案工作网络体系，提高档案管理水平，应当明确档案管理标准化操作流程，具体包括以下内容：首先，成立档案工作领导小组，明确领导小组职责，制定档案管理总体要求、管理制度以及监督指导程序。明确各科室兼职档案员的职责，制定兼职档案员档案收集、归档及科室级业务档案管理程序；其次，建立业务档案管理制度，结合“全国疾病预防控制工作规范”中对业务材料的规定，以及各科室的业务活动情况，明确各科室的业务档案归档范围，制定档案归档、立卷、保管、利用、保密程序；再次，重视档案管理人员业务培训，将培训目标、培训任务、培训过程标准化、程序化，对培训结果进行量化处理，确保培训取得实效。

2、4SOP在绩效考核中的应用当前，随着卫生系统绩效工资改革的稳步推进，疾控中心实施以岗定薪、工作量化、业绩考核已经成为必然趋势。SOP不仅能够规范疾控中心各项工作业务的操作程序，还能够为绩效考核创造良好条件。疾控中心可利用SOP作为衡量工作人员绩效的量化单位，以工作人员完成SOP各项规定的质量及数量为评价依据进行绩效考核。此外，疾控中心也可以根据不同岗位的工作目标、工作内容、工作任务制定标准化操作流程，明确工作任务的完成时间以及所要达到的要求，以规范化的操作流程约束工作人员的工作行为，提高工作自觉意识，并将工作人员完成规定工作的情况作为绩效考核的依据。

3结论

总而言之，当前在疾控中心各项工作中实施标准化操作流程仍处于探索和实践阶段，所以疾控中心应当从日常管理和专业工作入手应用标准化操作流程，并逐步将其应用到事务性工作和临时性工作中，从而全面提高疾控中心管理效率，确保各项工作有序开展。

参考文献

[1]邓连芬、论疾病预防控制中心实验室管理标准化[J]、世界标准化与质量管理，2008（3）、

[2]王莹、疾病控制中心加强管理的举措探讨[J]、科技风，2009（4）、

档案管理步骤篇6

一、国家重点档案抢救修复过程中风险的特征

国家重点档案抢救修复过程中存在风险,规避风险,最大程度降低风险是抢救工作进行中需要考虑的问题,认识各种风险的特征是防范风险的前提。

1、客观性。档案抢救修复过程中的风险主要体现在档案抢救修复步骤中,每一个抢救修复步骤都有一定的风险。例如托裱过程中可能会使字迹洇化、扩散,影响档案的阅读和利用,这无疑是对档案的二次破坏,这种风险是客观存在的。

2、随机性、偶然性。国家重点档案抢救修复过程是一个不可逆的过程,在此过程中,每一步骤都存在一定的风险,而这些风险无规律可查,发生的概率也不确定。所以说,国家重点档案抢救修复过程中的风险具有随机性和偶然性。

3、可认识性、可规避性。国家重点档案抢救修复过程中风险具有客观不确定性,但是有些风险却是可以通过一定的措施和手段加以认识并化解的,只要掌握了风险产生的原因、背景和后果,把握风险的本质和规律,制定相应的防范措施,有些风险就可以认识进而可以避免。

二、国家重点档案抢救修复中的风险分析

1、国家重点档案抢救与修复中存在的风险

一般来说,风险分析包括风险识别和风险评估,通过分析,笔者总结出在国家重点档案抢救修复过程中存在着诸多风险,具体情况见表1。

2、风险综合评估

本文利用风险等级的计算公式:风险值r=(f,l,a)进行风险的评估。其中r表示风险值,f表示风险出现的可能性等级,l表示风险产生的影响等级,a表示档案的重要程度。f根据出现的可能性大小分成1—5级,l根据风险发生后影响程度也分为1—5级,a根据档案重要等级可以分为1—3级。国家重点档案抢救与修复过程中的风险等级详见表1。

对于国家珍贵档案,虽然都属于需要重点保护的对象,但是有时因时间、资金的限制,抢救修复过程中也需按其重要程度分门别类,对于特别重要的档案应先进行抢救修复。因此可以对风险进行等级分类,即:一级、二级、三级风险。例如可将f,l中只要有一项达到5的风险列为一级风险,进行重点防范。f,l中只要有一项达到3或以上的风险可列为二级风险,这些风险可能会在抢救修复过程中出现二次破坏。f,l两项均为2或以下的是三级风险,即采用一定手段或方法将国家重点档案修复好以后可能留下隐患的这类风险。我们可以根据表1中f,l值对风险进行分门别类的重点防范。

三、国家重点档案抢救修复中的风险防范

风险防范是指在风险识别和风险衡量的基础上,针对档案抢救修复过程中存在的风险因素,积极采取各种预防措施,以消除风险因素或降低风险因素的危险性,从而尽量减少风险事故的发生,是风险处理的最佳策略。

(一)管理层面的防范

管理层面的防范一般是通过管理调控,将风险规避于无形。

1、建立健全相关的制度、标准。制度、标准的缺乏,或者规定陈旧、不合理,以及得不到贯彻执行严重阻碍了国家重点档案抢救修复工作。建立健全相关的制度、标准,可以组织机构内各项工作的有效开展,消除各种风险的不确定性。

2、组建合适的抢救和修复风险管理的团队。组建适当的抢救和修复过程中风险管理的团队,主要负责风险的评估、预防、应对工作,这样可以支持整个过程的推进,保证国家珍贵档案抢救修复工作的顺利实施。

3、获得最高管理者对风险预防工作的支持。最高管理者的支持是整个风险预防及风险管理过程不可缺少的重要因素之一,在最高管理者的支持下,资金,技术、设备等问题也能迎刃而解。

4、提高管理者与工作人员的风险意识。在档案保护中,真正可怕的不是档案风险,而是对风险的漠视、无知、甚至是刻意隐瞒。这些错误意识是档案保护过程中风险最好的通行证,也是风险应对所遭遇到的最强的无形障碍,所以要唤起、强化管理者和工作人员的风险意识。

(二)技术层面的防范

技术层面的防范是从抢救和修复的各步骤来实现的。

1、去污。通过物理方法、机械方法去污时要对工作人员进行培训,在有相当经验后才能从事国家重点档案的抢救修复。修复时要谨慎、细心,确保万无一失。水溶液去污时要时刻掌握好水的温度,并在实施前要先进行纸张字迹检测,检测字迹的水溶性、纸张耐水性等性质。有机溶剂去污时要掌握好“度”,并保证溶剂选择的最优化。氧化去污时要对修复材料进行检查,然后选用合适的氧化剂,在实施前要进行试验,试验证明没有副作用才可以进行。并且做到修复过程中能水不油,能低浓度不高浓度,能低温不高温,能用软氧化剂不用强氧化剂。

2、去酸。目前国内外常用的是液相去酸法,即通过碱性溶液中和档案载体中的酸,达到减少其酸度的作用。同样,在去酸之前应进行预试验,检验字迹材料的扩散和溶解情况,以便确定适宜的操作方案。如果档案文献遗产的纸张破损并不十分严重,可根据具体情况适当选用去酸溶液。而对于纸张破损严重,甚至碎裂、掉渣的国家重点档案,可通过喷雾法将碱性溶液喷洒在档案上,尽量避免溶液浸泡对档案纸张的再次损害。

3、杀虫、灭菌。在使用杀虫除微灭菌化学方法时注意以下几点:第一,要根据害虫和细菌的种类选择杀虫剂。第二,为避免害虫产生抗药性,应该改用、轮用或混用杀虫灭菌剂,使用混剂时要注意各种药剂的浓度、混合均匀度等,并要注意周围环境因素。第三,在进行化学灭菌和杀虫时,要严格遵守操作规程,防止出现爆炸、燃烧、中毒。化学试剂使用后有残留污染,一定要有充分的解吸时间,使化学药剂能充分释放,再进行其他修复步骤。利用微波杀虫时,注意一定不能带有金属类材料,以免击穿档案纸张,引起纸张炭化。在选择环氧乙烷灭菌和杀虫时,因为高浓度环氧乙烷灭菌具有可燃性,在使用时要配合一定浓度的二氧化碳或氮气。

4、加固。对于纸张载体的加固,应加强对高分子材料各种特性和处理方法的基础研究,避免其对纸张材料本身的负作用,特别要开展修复处理后载体材料老化寿命的预测,以确定修复材料及所采用方法的可行性,从而达到纸张加固后不留隐患。涂料加固时要注意涂料的质量、浆糊的配置浓度、涂抹的均匀度。固体薄膜加固和丝网加固时要细心,操作完成后要定期检查,因其通过高温高压的方式加固,对档案多少都会有一些影响,所以若有其他可行性措施如封套技术,可暂且不考虑这种方法。辐照加固法因辐照射线对人体有害也应尽量少用。

5、修裱。修裱过程较复杂,风险发生的种类和几率都较大,所以坚持能修不托的原则,坚决摒弃一律托裱的做法。同时,在托裱时为避免起泡风险的产生,在制作浆糊时要注意面粉的质量、浓度,选择干净的修裱用纸,原来档案纸张上要将污迹尽可能完全去除,修裱用纸合上以后要排严排实。起皱是在托裱损坏严重的档案时, 使用的尼龙绸浸水太多, 皱褶很难打开所致,或是刷排无规律, 部分受拉力大而出现的;所以要用吸水纸将尼龙绸上的水吸干后再铺档案,修裱用纸必须先用水全部润湿,与档案纸张合上时要按规律排实。由于裱件上墙时绷得太紧,或各部位干燥速度不均匀会导致崩裂,所以上墙时要留一定的缩路。另外,用于固定档案裱件四边的物品必须要保证不会掉下来,这样才能防止走墙。为防翘曲,选择修裱用纸时要慎重,选择收缩率相近的纸张,裱件下墙时要完全干燥。档案修裱后因为有了浆糊,很容易长霉,尤其是在干燥过程中如果环境湿度大,霉菌很容易滋生。所以要控制好环境的温湿度。

6、字迹恢复。化学法恢复字迹使用的加固剂目前有:lc1和lc2试剂加固蓝墨水字迹,用th22粉剂和液体恢复扩散的圆珠笔、复写纸字迹等。由于此法是化学物质直接与档案上残留的色料发生反应,若使用不当会造成原件的损坏。因此,使用时要慎重。摄影法显示字迹是利用字迹、纸张及污斑对不同波长的光产生不同程度的吸收、反射,从而加大字迹与纸张在胶片上的反差,使字迹显现。数字图像处理技术是利用计算机显示褪色字迹或图像的一种现代化修复技术。此法对纸张无污染,适用于恢复字迹扩散、淡化及文字被某些污染物遮盖的重点档案。考虑到化学法的风险,建议采用摄影法或数字法。

综上所述,在国家重点档案抢救修复过程中存在各种各样的风险,要认识、防范并规避这些风险,需要从管理和技术两个层面进行综合防范。

参考文献:

1、吴雁平:《重点档案抢救实施工程化管理研究》,《档案管理》,2008年第4期。

2、张美芳:《酸对纸张性能的影响》,《档案学通讯》,2000年第5期。

3、周耀林:《我国珍贵档案文献遗产保护工作的推进》,《档案管理》,2007年第2期。

4、张怀珍、翟远:《馆藏国家重点档案抢救的技术与方法》,《档案管理》,2007年第2期。

档案管理步骤篇7

档案认定工作涉及面宽，工作量大，质量要求高，为保证档案等级认定工作顺利进行，县局决定由李玲同志任组长，严真平同志任副组长，展玉建、伯在岗、刘新彬、孙琼、青春伟同志为成员，办公室具体落实，其它股室和专兼职人员密切配合，有计划、有步骤地进行。

二、机关档案工作等级认定的步骤

第一阶段：准备阶段(时间：3月1日至5月30日)

1、成立等级认定领导小组。

2、组织有关人员学习档案管理的有关文件、法律法规、广泛宣传档案等级的目的和意义。

3、制定和完善档案管理办法，各项制度及归档范围，分类大刚、保管期限表。

4、完善和添置档案的硬件设施，如：档案室、查阅室、管档人员办公室的调整、购置除湿机、空调、干湿温度计、档案柜、扫描仪、计算机、刻录机、数码照相机等。

第二阶段：实施阶段(时间：6月1日至9月30日)

1、各类文件材料的收集、整理、装袋、著录、归

档、打印归档文件目录。

2、完善档案管理检索工具。

3、续编大事记(包括档案工作大事记)、组织机构、沿革、利用效果及定期分析材料、数字汇编、全宗介绍、重要文件、会议简介。

4、请县档案局的专家进行初验。

第三阶段：自查、申报、总结阶段(时间：10月1日至10月20日)

1、按照《XX省档案工作规范化管理办法》的标准进行自查。

2、对不符合标准的进行查漏补缺。

3、写出书面申请，按程序申报。

第四阶段：现场评审验收阶段(时间：10月21日至11月20日)

请市、县档案局的专家及上级业务部门的领导现场评审验收。

档案管理步骤篇8

【关键词】ACDSee 档案数字化 优化流程

1 引言

数字化是指使用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用专业的扫描仪、高拍仪和数码相机等数码设备，对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上，并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。据统计，近年纸质档案每年以46%的速度增长。政府、事业、企业等单位都积累了大量的历史和现行档案，面对如此众多的纸质档案，数字化加工的工作量非常大。因此，对传统档案数字化流程进行优化，已迫在眉睫。

2 ACDSee概述

ACDSee是目前流行的看图工具之一。它提供了良好的操作窗口，人性化的操作方式，优质的快速图形解码方式，支持丰富的图形格式，强大的图形文件管理功能等。

在档案数字化管理方面，ACDSee可快速启动和浏览大多数的影像格式档案，其新增了QuickTime和Adobe格式的档案浏览功能，可以自由地将图片档案放大缩小，全荧幕的影像浏览，并且支援GIF动态影像档案。不但可以将档案转成BMP、JPG和PCX格式，还可以观看GIF的动画。软件提供了一个方便的电子相册，多种排序方法来显示资料夹，增加快速查看缩略图和拖拽功能，可以播放WAV文件。特别是，档案总管可以批量修改文件名，编辑程式的附带描述，具有较强的应用价值。

3 传统档案信息化流程存在的问题

在档案数字化处理时，过去一般方法是先录入目录数据，保存后点击“原文”按钮，然后在新打开窗口中，点击“扫描”，启动扫描仪开始工作。随后退出扫描，再录入下一条目录数据，再扫描……。

分析可知，在传统档案数字化过程中存在以下问题：一是目录数据录入和扫描不能同时进行，只能单人操作，效率较低。二是在文字录入和扫描过程中反复切换，工作步骤繁杂。三是在扫描时，很难扫描控制界面，不能调整分辨率，文件格式等参数。四是扫描出的图像，因缺少操作界面而无法修改。

因此，在档案数字化加工工程中，如需要提高工作效率，符合扫描质量要求，操作过程需要进一步的优化和调整。

4 档案数字化优化后的加工流程

现以使用最广泛的ACDSee软件简体中文版为例，介绍档案数字化的优化加工流程：

4、1 扫描处理优化

步骤1：双击ACDSee图标，进入软件窗口，依次点击图中的“1、2、3、4”红色标注编号，如图1所示。

步骤2：在打开的“扫描设置”窗口中（如图2所示），点击“1”标注选中所安装的扫描仪，点“2”标注选择扫描图像的存储格式，扫描纸质文件，在“3”处下拉菜单中选择为TIFF。再点“4”处的“选项”，进行刚才确定的tiff存储格式的详细参数设置。

步骤3：将TIFF格式的压缩参数设为LZW，如扫描纸质文件，分辨率处设为200dpi。[4]并在“保存”处打勾，以后操作时，就可以长期使用这种参数设置，不需要每次调整。

步骤4：图像存储设置，如图3所示。系统默认的存储位置显示在图的“4”处，建议修改为C盘之外的其他位置。在资源管理器中新建文件夹，如在D盘建立名为“2008永久扫描”的文件夹。单击”1”处，在打开的窗口中，逐步选中D盘，选中“2008永久扫描”这个文件夹，单击 “确定”按钮。此时图中“4”处应显示为“d：＼2008永久扫描”。

步骤5：文件名设置。为便于理解，避免错误，扫描出的图像应以档案号命名，如图4所示。在图中“1”的“文件名模板”中，可以按档案号格式，填写文件名，如“030-y-2008-0001”即30号全宗2008年永久的第一个文件，再加上两个“#”号表示扫描图像页号。根据ACDSee软件的命名规则，“##”代表一个两位数的序列，从01开始依次加1。如“030-Y-2008-0001-##”这份文件有3页，则每一页的扫描图像会自动命名为：030-Y-2008-0001-01、tif；030-Y-2008-0001-02、tif； 030-Y-2008-0001-03、tif 。如果有超过100页的大文件，则编为三位数的“###”即可。

当然，命名时，也可以不用输入完整的档案号格式。如只扫描2008年的永久的档案，则可将图像全部存入“2008年永久扫描”这个文件夹，文件名为当前档案的“件号+页号”，如“0001-##”即可。扫描2008年30年的文件时，将扫描文件存入“2008年30年扫描”这个文件夹即可避免混淆。

步骤6：设置完成后，点击“立即获取”，则进入扫描仪的扫描界面。不同扫描仪的扫描界面有所区别，参数的调整方式也有所不同，但基本功能是类似的。

4、2 图像处理优化

扫描完成后，即可进行图像处理流程，具体优化如下：

步骤1：在ACDSee文件列表窗口中，查看每页图像文件的具体情况，如果有歪斜，或者有明显的黑点、黑斑、黑条等影响阅读效果的，或者白边范围太大需要裁剪的，则在其缩略图上点“右键”，再点“编辑”，进入图像编辑窗口。

步骤2：图像纠偏操作，如图5所示。点“1”处的“旋转”，在旋转窗口中，有3个快捷按钮，分别是逆时针旋转90度、上下颠倒和顺时针旋转90度，可根据图像的情况选用。在“角度”处输入适当的数值，可将稍有歪斜的图像纠正。输入正数，图像逆时针旋转；输入负数，图像顺时针旋转，在“4”的预览窗口中可看效果，如果图像合适，单击“确定”按钮退出。如不合适，则重新输入新的角度值。

步骤3：点“编辑”窗口左下方的“裁剪”按钮，在纠偏后的图像上拖出一个虚线区域，其大小可通过虚线上的8个小方框来调整。然后在区域内双击，即可将裁减后的内容保存下来。裁减时，需保留原文件的所有内容，包括号码，签名，签名，批注等内容。

步骤4：杂点的处理。对黑白图像中的黑点、黑线等的处理比较简单。如可使用“画笔”工具，将画笔的颜色设为白色，在画笔工具的属性中，根据黑色杂点的大小，将画笔的大小进行适当设置。然后在有黑点、黑斑、黑线条的地方拖动鼠标，即可清除杂点。

步骤5：处理完毕后，保存图像，如图6所示。在文件菜单中点击“另存为”，保存时文件名沿用原文件名，不需要改变。在“2”选项，选择LZW压缩，并确定在“4”打勾，然后点“6”可以保存。

4、3 目录数据优化

按照标准要求，录入该目录数据，单击保存，这项工作可以与扫描，图像处理同步。在“原文”处，单击“添加”，在弹出的窗口中，选择保存路径。如D盘的“2008永久扫描”文件夹，点“打开”进入。按当前目录的档号，在“2008永久扫描”文件夹中，选定对应的图像文件。再点“打开”，可以看到有6页扫描图像已经添加完毕。

如果排列顺序有误，点“顺序”进行纠正。可对图像在屏幕上的显示方式进行调整，以便于查看。重复以上过程，录入下一条目录数据，即可添加其原文图像。

4、4 图像检验优化

扫描出的图像是否符合相关标准的要求，可通过Imaging Professional软件来检测。启动软件后，单击“文件”菜单下的“打开”，打开所需测试的扫描图像，然后点菜单中的“页面”下的“属性”。在打开的窗口中有5个选项卡，需查看其中三个。对黑白扫描的纸质档案，则“Color”选项卡中应显示为“Black and White（黑白）”。“Compression”选项卡中应显示为“No Compression（未压缩）”。如果是灰度扫描或彩色扫描，则应显示为LZW；“Resolution（分辨率）”选项卡中应显示为“200*200dpi”。

4、5 扫描仪配置

关于扫描仪的配置，普通平板扫描仪基本能够满足工作需要，欠缺的是扫描速度较慢。在条件允许的情况下，可以考虑再购置一台高速扫描仪，如柯达i1120馈纸式高速扫描仪。对纸质较好，纸型较规范的材料，可以用馈纸式高速扫描仪进行扫描。对纸质较差、不易拆装、不宜扫描的，可用平板扫描仪处理。对超过A4幅面的材料，也可通过平板扫描仪分幅扫描后再行拼接。如果A3幅面的文件材料较多，也可采用“A3平板+A4馈纸高速”的方案。另外也可直接选用带平台扫描的馈纸式高速扫描仪，一机两用。

5 结语

通过档案的数字化显示证明，ACDSee数字处理优化档案，可以有效地提高数字档案的处理效率，并保障档案数字化加工质量的能力，对档案数字化工作具有一定的参考价值。当然，随着信息技术的不断更新，在未来，档案信息化处理还将需要进一步的完善和优化，以适应档案数字化发展趋势的新需要。

参考文献

[1]DA/T 31-2005、纸质档案数字化技术规范[S]、

[2]ACDSee_百度百科[DB/OL]、http：///link？url=vauXzelWg82JxG-txfsX4aaoByyldUARXnoQBNwdHfZ5jshnVMCWiYZYtASxbpG6、

[3]许呈辰、档案数字化过程中OCR技术的应用[J]、档案管理，2011（01）：38-40、

[4]周玉萍、档案数字化加工流程中的质量保障与对策[J]、档案管理，2012（05）：85、

[5]沙、档案数字化加工扫描文件命名规则[J]、四川档案，2013（03）：25、

作者简介

张世红（1978-），女，甘肃省张掖市人。研究生学历。工学硕士学位。现为海南政法职业学院副教授。研究方向为信息技术。