工程档案管理制度(精选8篇)

工程档案管理制度篇1

一、粗放式管理导致工程档案管理目前存在的问题

（一）粗放式管理模式导致档案缺失。尽管当前各建筑企业对于工程档案管理工作的重视程度有所增加，但在大多数建筑企业的工程建设过程中，仍然存在着工程档案管理工作人员在进行档案收集和管理的过程中对于这项工作的认识不够到位、专职档案管理人才的缺乏、工程档案管理制度不够健全以及档案管理设备落后等问题。这些问题的产生根源在于我国的工程档案管理工作长期处于一种粗放型的管理模式，这种传统的档案管理模式严重制约了工程档案工作的规范化和科学化。在工程施工阶段，项目中的施工任务相对来说较重，在工程建设单位中会存在着重建设轻档案的思想，工程档案工作不能与工程建设进程实现同步管理，往往会在资料收集阶段中造成资料填写不规范不准确、资料丢失等问题。很多企业为了保障工程可以顺利通过各项验收，往往会在验收前对工程档案进行突击补充及归档工作，这就使得工程档案的质量没有办法得到有效的保证。

（二）管理人才缺乏导致档案管理水平不高。工程档案管理要求档案管理人员在工程建设的全过程中，根据工程的进度及时填写施工技术表格，能够及时完整地保存工程档案，按照工程建设中的施工类别不同及上级部门下发的归档要求及时地分类、收集、整理及归档。另外，档案管理人员在管理工程档案的过程中，需要严格地按照工程的进度进行记录并需要同时熟悉图纸、方案等技术知识和档案归档的专业知识，还需要严格地按照归档要求进行档案的整理归档。但是就目前来看，档案管理人员不但对工程技术缺乏了解，档案管理知识也同样欠缺，不能真正满足工程档案管理工作要求，有些单位并没有设置专职档案管理人员，不能保证档案归档的质量。

（三）档案管理制度不健全导致档案管理不规范。档案管理制度的不健全在一定程度上导致了工程档案管理无章可循。在大多数企业中，并没有制定完善的工程档案记录、收集、整理、归档以及保管等制度要求。如：档案工作岗位责任制、档案借阅管理制度、档案保密管理制度、档案室管理制度、档案管理制度等制度均不健全。在无制度要求的条件下，加上工程建设的周期相对较长，资料比较分散，在单位中收集资料不够齐全，整理不规范，档案编制的质量便参差不齐，这都给以后的档案的归档及保管以及利用带来不少的问题。

（四）档案管理设备设施滞后导致档案管理水平不高。就目前来看，大多数企业对工程档案的重视程度明显不够，资金投入非常不足。一些档案保管及档案数字化设备设施，如：直排式密集架、除湿机、柜式空调、打印扫描一体机、数码摄像机等，由于价格相对较高，领导都觉得没有必要购置，档案的重要性还没有得到领导的认可，往往当档案出现问题，影响验收及保存了，才意识到这些设备设施的重要性。

二、工程档案精细化管理的有效途径

（一）加强工程档案组织管理——精细化管理的前提。第一要加强组织领导。工程档案管理看似容易，实则是一项专业性要求比较高、比较强的工作，需要在领导重视的前提下，配备专职档案管理人员，制定齐抓共管、各部门配合的政策，这样才能够保证档案的完整、准确、系统、安全，单位要及时运用领导资源进行沟通和布置任务。第二要强化档案责任。企业中需要分成小组对档案进行强化监督管理，需要企业中的技术人员积极配合档案管理人员；

（二）提升档案管理人员的素质与能力——精细化管理的根本。第一要精心挑选专职档案管理人员，要保证档案管理人员的专业技能和工作素养，爱岗敬业，具备出色的工程档案管理能力。第二要加强培训。在工程资料收集阶段，就要开始对档案管理人员进行定期的培训，有步骤分层次地开展培训工作。第三要确保人员稳定。档案工作是枯燥乏味的，档案管理人员往往流动性大，这样对档案的收集及归档都是非常不利的，设立奖励机制，确保人员稳定显得尤为重要。第四要加强工作协调和业务交流，档案管理工作涉及到的业务范围比较广，需要其他部门做好辅助和配合工作，在相关制度的支持下，协调与各个部门的关系。

（三）严格档案管理制度——精细化管理的重点。第一要建立健全档案管理制度。制度建设是做好工作的前提，明确各人员的责任，各负其责，按照制度执行，才能有条不紊地搞好档案管理工作。制度建设需要按照工程建设目标为基础，按照上级部门相关档案管理制度结合本单位的实际情况，制定切实可行的档案管理制度。第二需要完整、准确、系统的归档。在进行工程档案管理过程中，前期需要将归档的资料及时收集，确保不会遗失，之后严格按照分类标准进行分类，并依据本单位档案的归档要求做好归档工作，这样才能够有效地确保工程档案的完整性、准确性、系统性。第三是要加强设备设施建设。加大工程档案管理工作的资金投入，对原有老旧档案保管及档案数字化设备设施进行更新，为工程档案的安全保管及数字化创造基础条件。

三、结束语

工程档案管理制度篇2

［关键词］ 建筑工程； 档案资料； 管理制度； 研究

doi : 10 、 3969 / j 、 issn 、 1673 - 0194 、 2012 、 19、 044

［中图分类号］ G275、3 ［文献标识码］ A ［文章编号］ 1673 - 0194（2012）19- 0071- 01

1 建筑工程档案资料归档范围分析

建筑工程的档案资料范围十分清晰，依据本行业的工作特性，主要包括工程和设备档案资料。工程档案资料是指各类报批文件（对政府各行政部门的各类报批文件及批复文件、对外收发的文件）、各类合同（所有合作合同、供给合同、工程合同以及各合同的附件、补充合同，供应商的报价资质资料、报价商务资料及报价汇总表说明文件，比价的考察调研报告，考察调研的影像、照片资料）、设计资料及图纸、设计变更与工程洽商资料、监理工作文件、工程的施工记录、工程相关的会议记录，以及各种验收证件、材料设备的合格证及说明书、施工图、财产移交手续及其他需要存档的文件等。建筑工程设备档案一般是评定和鉴别工程建设所使用的机械设备技术的文件资料，是实现工程现代化的技术保障和后勤服务，它可以确保工程技术的正常应用，使机械设备处于最好的运行状态。包括建筑工程需要的预购设备仪器的申请表、批复表，购买协议与合同等；建筑器材的验收单、出厂证明、合格证与保修卡、出厂精度检验单、随机备件图册；安装调试、试验记录，存在问题及处理意见；设备仪器的保养、维修、改装、报废处理等档案资料。

2 建筑工程档案资料管理人员的职责诠释

作为档案管理人员，需要符合工作的需要，具备一定的条件。首先要忠于公司，忠于职守，热爱自身的本职工作，遵纪守法，具备档案资料管理的专业知识和技能，具有较高的职业操守和良好品行，有乐于奉献的精神品质。作为管理人员要有效做好工程建设档案资料的收集、整理、立卷、归档等工作，为工程建设提供及时的服务，并且及时积极主动地向上级主管部门汇报自身的工作，提出工作中的困难和需要解决的问题，自觉接受相关部门的管理和监督。能主动为领导分忧，圆满完成领导布置的任务。

3 建筑工程档案资料的保密制度研究

建筑工程档案资料涉及到重大工程建设的内部资料，对企业发展有着重要的作用，是企业的商业机密，所以，建筑工程的档案资料管理必须采取保密制度。作为公司的档案管理人员，必须有专业的工作知识、良好的职业操守，按照公司档案资料管理的需要，严格执行保密制度，不泄露公司的机密。凡涉及公司机密的档案，应作秘密保管并严格控制查阅范围，本公司人员需要查阅时，须经本公司主管领导批准。针对加密的文件或者重要的文档资料，必须严格履行查阅审批手续，不允许任何人擅自拍照、复制和传播，这些必须形成制度性的规范条例。针对无用的档案资料，需要采取有效的措施进行处理，但前提是保证公司机密不外泄，必须得到主管部门的允许才能如此操作，并且实行专人专职专管，在文件处理的过程中，相关负责人签字确认，严格实行责任制。

4 建筑工程档案资料存放制度分析

在具体的档案管理工作中，非档案管理人员不得擅自查阅和翻看档案柜里的案卷，确因工作需要，须经本公司主管领导批准同意后方可查阅，并且做好相关的登记工作。档案柜内的档案要进行系统排列存放，有序整理，档案柜内不准堆放与档案无关的东西， 做到完整安全，存放有序，查找方便。如发现无关的资料需要及时清理，如缺失有关的档案资料需要及时还原和正确处理。做好档案柜内“六防”（防盗、防火、防尘、防阳光、防潮、防鼠虫蛀）工作，平时要勤检查、勤打扫，保持档案柜卫生整洁、安全。及时检查，如有问题，立刻反馈，果断处理。针对档案资料，有关仪器设备的相关资料最好一式两份，一份用于存档，一份用来使用，如果仅有一份的，要将原件资料存档，复印件随机使用。

5 建筑工程档案资料安全制度简介

建筑工程的档案资料涉及很多的商业机密，必须严格执行定期检查和进出档案清点制度，档案柜实行专人负责，钥匙应妥善保管，如有丢失应及时汇报并采取措施，非管理人员不得随意翻阅档案柜里的档案。每次长假前应对档案进行全面检查，档案柜加贴封条，切实消除安全隐患。

6 建筑工程档案资料查阅利用制度解析

本单位人员借阅档案、资料须登记，未履行登记手续的，档案管理人员不予提供档案、资料。档案资料的借出时间，不得超过规定的时间，如需要续借的，必须严格规范办理程序和手续，做好登记。对于重要的或者破损的文件资料，在查看的过程中，不得使用原件，一律使用复印件。档案、资料的原件一般不外借给其他单位人员，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要采取有效措施，确保文件完好无损，不得任意涂画、丢弃或者损坏，按规定的时间及时归还。外单位人员需要复印档案柜里资料时，须经主管领导同意后方可进行。档案柜里有档案、资料需交给其他单位时应填交接单后方可交付。查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上画线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案，对于造成档案损毁的，依法追究当事人行政、法律责任。

工程档案管理制度篇3

【关键词】工程设计；档案；管理

工程设计档案是工程设计过程中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。工程设计档案是设计技术活动的直接记录和实际反映，它真实地记录了设计活动的全过程，是评价设计活动与质量控制及科研创新全过程的透视镜。在设计中形成的工程档案和资料是一笔很大的财富，这些档案资料是设计院的命脉，具有极高的经济价值，对设计院今后的壮大及发展有着非常重要的参考价值。设计档案不仅服务于本企业的设计人员，同时也服务于业主和施工单位等，这类工程设计档案往往具有其自身的特点。档案种类繁多，包括设计前期资料、图纸、电子图档等；档案形成的周期长，工程设计档案有的设计周期长，周期能达到数十年；档案数量大，一个大型工程的图纸有成百上千张，档案的使用效率高等特点。规范设计档案管理工作，对于提高设计院的管理层次有着非常重要的指导作用。本文将围绕加大档案管理力度，增强档案意识；建立健全档案管理规章制度；强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质；推进工程设计档案信息化建设和加强档案开发利用，结合笔者实际工作经验，介绍如何在新形势下开展工程设计档案管理。

一、加大档案管理力度，增强档案意识

加大档案管理力度，确保档案工作与设计业务的开展同步进行，促进设计院档案工作的科学发展。明确各部室档案管理人员职责，加强过程监管，将档案工作纳入设计院管理体系，对档案工作从项目开始直至项目结束（或竣工）进行全程管理和前端控制，将归档职责纳入设计经理和专业负责人的考核中，促使档案工作顺利开展，保证档案的完整、齐全、准确。同时，强化宣传力度，通过档案知识培训、竞赛等活动，增强各级人员的档案意识，特别是增强院领导和咨询设计事业部总经理的档案意识。领导重视了，制度的执行，合理化的建议，档案设备的购置，人员的配备等问题才会迎刃而解。领导重视了，档案管理力度才会加强，才会真正把归档和员工绩效挂钩，进一步提升员工的档案意识，从而达到全面提高设计院档案管理的目的。

二、建立健全档案管理规章制度

建立健全档案管理制度是做好档案管理工作、发挥档案作用的基本保证。由于工程设计档案种类繁多，数量大，有的设计周期长，周期能达到数十年，甚至还需要多次的修改补充，这使得工程设计档案完整性很难得到有效的保证，因此，设计院应结合实际，建立健全档案管理制度如《档案管理办法》《项目文件收集归档控制程序》《归档电子文件管理规定》《档案保密规定》《档案销毁管理规定》，规范档案的收集、整理、移交、立卷、入库、保管、借阅、利用、保密和鉴定销毁等工作，确保工程设计档案的完整性，确保管理规范化，标准化，增强档案部门工作的缜密性，防止随意性。

三、强化档案管理人员的培训，提高档案管理人员的素质

随着工程设计档案管理向信息化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术。努力提高自己的业务素质和科学知识。工程设计档案不同于一般的文书档案，因此，工程设计档案管理涉及档案专业知识，还涉及到与工程设计相关的业务知识。在一套图纸中，需要档案管理人员能够分清其前后形成的过程，内在的联系，这样才能更准确地管理工程设计档案。培训是提高管理素质的最主要途径，在培训中讲解工程设计一般形成哪些文件材料、具体归档范围等，如化工项目中会形成什么文件资料、图纸，规定哪些是必须归档的资料等。工程设计档案管理人员还可以通过加强业务研究来探索工程设计档案的管理方法，以适应新形势下工程设计档案管理的工作需要。

四、 推进工程设计档案信息化建设

推进档案信息资源管理标准化、规范化进程，是实现档案价值最大化的重要手段。专业人员在工程设计时，往往产生大量的电子文件，档案管理人员在接受纸质资料的同时也要接受和管理电子档案，这些电子档案是设计院重要的知识资产。只有推进档案信息化，才能管理好这些知识资产。因此，推进工程设计档案信息化建设势在必行。推进档案信息化建设要“以需求为导向，以应用促发展”，确保档案管理系统及相关标准规范体系建设，建成以数字资源为基础、安全管理为保障、网络利用为目标的信息化档案管理体系。推进信息化要制定档案管理系统建设计划，保证档案信息化建设与企业信息化建设同步，并健全档案信息安全管理体制。同时，要积极推进传统载体档案数字化。笔者所在公司根据“存量数字化、增量电子化”原则，结合档案馆藏实际，对利用率高、保存时间较久、载体面临损坏的2010年前的档案已优先实施数字化，目前图纸数字化已达10万余张，档案数字化率达到了85%，预计2016年可以使2013年前的图纸实现全部数字化。2013年，笔者所在公司将档案信息化建设与企业信息化建设工作同步规划、同步建设，针对档案管理的需求，购买开发了OA系统和图档管理系统，系统实现了档案的收集、验收、整理、借阅利用各个环节的功能需求，建立了档案信息资源数据库和档案网上查询功能，从而最大限度地促进了档案资源共享。

五、加强档案开发利用工作

档案管理最终的目的是为了利用，只用通过利用才能更好地实现档案的价值。加强档案开发利用工作，一要强化档案信息服务功能，主动开发档案资源，不断挖掘档案的价值，使档案更好地为设计院的决策、管理提供参考。二要创新档案利用方式，拓展服务渠道。档案管理人员要完善档案检索体系，编制档案全套目录索引，便于档案查找利用。

加强对设计人员的培训和指导，做好档案的借阅服务和一般性的参考咨询服务。主动推送有价值的信息，从档案原件中提炼出让专业人员有用的信息，编写多方位、多种类的检索工具，这样加工出来的档案信息才能够使设计院的专业技术人员、管理者、业主更加快捷地查询到自己所需要的信息，使档案更好地发挥其价值。三要充分发挥信息系统的作用，使档案管理信息系统与设计管理系统、经营管理系统和办公自动化系统等融合，并在融合的基础上逐步升级，实现与互联网连接，实现档案信息的资源全球共享和社会价值，拓展服务渠道。

六、结语

工程设计档案是设计院不可或缺的信息资源和知识资产，对设计院的发展具有重要作用。工程设计档案管理是设计院管理的一项重要的基础性工作，应结合自身档案特点，做好工程设计档案工作，管好、用好这笔财富，充分发挥工程设计档案的价值，为设计院的发展作出应有的贡献。

【参考文献】

[1]赵静、综合设计院工程设计档案管理综述[J]、城建档案、2014（8）、

[2]朱媛、新时期设计院档案管理探析[J]、中小企业管理与科技、 2014（6）

工程档案管理制度篇4

工程档案是在工程建设过程中形成的，是对整个工程建设过程的真实记录，不仅是对工程建设者在工程中工作的记录，还对后来工程的使用管理、检测维护、改造扩建等工作具有重要的参考价值。在工程建设过程中，有些工序都是即时发生的，如果当时不进行资料的收集整理，依靠后期进行档案资料的补充，将会严重影响档案资料的完整性，因此，工程?n案资料要随着工程施工的进行同时收集整理。做好工程档案的整理工作，可以更好的对工程资料进行保管和利用，保障档案信息资源价值的充分发挥。

2 工程档案整理工作存在的问题

2、1 缺乏专业的档案整理人员

首先，某些领导对工程档案整理工作不重视，认为档案整理工作就是工程资料收集整理的简单工作，导致对档案整理人员的要求非常低，有些甚至没有配有专门的档案整理人员，档案整理工作是由别的岗位人员来完成的。这就导致了工程档案整理人员缺乏相应的档案整理业务知识，而且兼职的工程档案整理员也很难保证将档案整理工作保质保量的完成。其次，单位对于工程档案管理人员的培训力度也不足，尤其是对于新入职的员工仅仅进行了简单的岗前培训，就让其顶岗工作，由于缺乏实际的档案整理工作经验，在进行工程档案整理的过程中会频频出错，严重影响档案整理工作的顺利进行。最后，由于领导对工程档案工作的不重视，导致工程档案整理人员也不能积极主动地去工作，以消极的心态去对待工作，导致在工作中没有进行自学，导致自身的专业水平很难提升。

2、2 档案整理方法较落后

现今是一个高度信息化的社会，很多办公软件的出现极大地提高了人们的工作效率，减轻了工作负担，为人们的工作提供了极大地便利。但是在档案管理工作中，沿用的仍旧是传统的档案整理方法，导致整个档案整理工作需要投入大量的人力和物力，但是工作效率却没有较大幅度的提升，严重影响了档案管理工作水平的提升，不利于档案管理工作的长远发展。虽然有些单位引入了先进的档案管理系统软件，但是由于对档案管理工作人员没有进行全面的培训，致使档案管理工作人员在实际中使用档案管理软件的频率较低，没有充分的发挥出档案管理软件的真实价值。

2、3 工程档案整理制度不完善

很多单位对工程档案整理工作不重视，没有根据企业的实际情况和工程项目的要求制定相应的工程档案整理制度。完善工程档案管理制度，对于保障档案整理过程中的规范性和科学性具有重要现实的意义。唯有制定科学合理的档案管理制度才能规范档案管理人员的工作，从而确保档案管理工作的正确进行。由于缺乏相应的管理制度，很多档案管理人员在进行档案整理工作时，全凭自己的主观意识进行档案的收集整理，在档案的整理过程中缺乏科学性与合理性。由于缺少档案管理制度的规范作用，档案整理人员在工作中随机性较大，不能正确的约束自己在工作中行为，导致工程档案整理工作不能全面的进行展开，导致档案整理的不全面。

3 工程档案整理工作改进措施

3、1 加强档案整理人员的培养

企业要加强对档案管理人员的培训工作，通过培训不断的提高档案管理人员的专业水平，从而保障工程档案整理工作的顺利进行。培训的方式可以多种多样，例如，在企业内部开展档案整理工作的知识竞赛、邀请国内著名的档案管理专家进行档案管理讲座、开设档案管理培训课程等。档案培训工作要持续不间断，同时定期要对档案管理人员进行考核，检验档案整理培训的成果和发现培训中的漏洞，进而不断完善档案管理培训课程，从而为档案管理人员提供更加优质的课程，促进档案管理人员专业水平的不断提高。

3、2 改进档案管理工作方法

传统的工程档案整理方法已经与现在复杂、快节奏的工程施工不相适应了，很难满足现在工程施工中档案整理工作的需要。因此，通过分析企业的实际情况和工程档案整理工作的需求，对传统的工程档案整理方法进行改良，取其精华，去其糟粕。传统方法中仍旧适用的应该继续在档案管理工作中推行，对于陈旧落后的方法要进行淘汰处理。在对传统方法进行改进的同时，还要引入先进科学的整理方法，例如，采用档案整理软件、制定先进的资料收集表格等。加强对先进科学方法的引入和学习，不断提升档案整理工作的水平，从而保障档案整理工作的顺利进行。

3、3 健全工程档案管理制度

在工程档案整理的过程中，要根据实际情况综合考虑、统筹规划，制定出符合企业和工程建设档案整理需求的管理制度。档案管理制度是档案管理人员在进行档案资料收集整理过程中，必须遵守的基本制度，也是工程档案整理工作顺利进行的保障。档案管理制度制定的目的是为了确保档案整理工作的顺利进行，因此，在实际档案管理工作中，还要对工程档案整理工作人员执行档案管理制度的情况进行监督检查，对于检查过程中发现的问题，检查人员要及时督促相关档案整理人员进行整改，进而确保工程档案管理制度能够真正的落到实处，每个从事工程档案整理的工作人员能够认真的按照制度的要求进行档案的收集整理工作，从而提高工程档案整理工作的水平。

工程档案管理制度篇5

关键词：建设项目；档案管理

中图分类号：G271文献标识码： A

一、建设项目档案管理的必要性

工程建设项目档案是指从工程项目的提出、调研、评议、决策、计划、勘察、设计、施工、生产准备、竣工投产、交付使用全过程中的形成的应当归类的文字、图纸、图表、数据、声像等各种载体的文字材料。这些工程档案是工程项目有关各方在建设管理、质量控制以及技术措施等方面的原始记录,是工程竣工验收的重要依据之一。同时也是对工程进行检查、维护、管理、使用、改建、扩建和技术改造提供各种真实可靠地记录，是全面鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，对工程质量起着监督和验证作用，其质量对工程质量和工程使用有着直接和深远的影响。近年来，随着工程质量管理和实施工作的不断规范，管理模式和管理手段的不断更新，工程档案管理工作质量也有了很大的提高。但是，一些工程档案仍存在着整理速度慢、内容不全、不规范、质量不高等问题。如果没有建立相应的工程档案工作，工程档案就会处于无人管理状态，这对工程建设与维护及工程档案的收集、整理和管理工作都十分不利，其结果必然会影响工程的建设、管理与验收工作工程建设项目档案的好坏,直接反映建设项目管理水平。因此，确保建设项目档案的齐全完整和安全管理十分重要。

二、现阶段工程档案存在的问题

1、对档案工作重视不够，责任心不强。

国家重点建设项目大都点多线长，且施工队伍流动性强，目前还没有形成有效档案组织管理网络，一是档案工作人员网络不健全，档案人员的职责不清：二是档案资料流向网络不健全，使得工程建设中技术、施工人员调动、变更，导致人走档案走，人走档案没人做的现象出现，相关质量难以落实，影响了档案工作的质量。还有些工程档案收集整理不及时，导致工程后期档案文件积压甚多，档案人员无法下手分类归档，甚至还有遗失少件的现象发生。

2、档案管理水平较差，未能达到标准化、制度化、规范化的管理。

档案管理制度不健全,管理水平普遍较差。有些单位档案管理规章制度不健全,或虽然建立了相关的规章制度,但没有形成有效的管理和监督机制,档案规章制度形同虚设,在项目档案管理工作上难以达到标准化、制度化和规范化。工作中随意性大,导致部分档案不能及时归档,影响了技术档案质量的进一步提高,也导致了工程管理人员对工程情况缺乏了解,增加了工程安全调度和消除险情的难度。

3、档案人才缺乏，知识结构老话，知识层次低。

在重点工程建设中，档案人员一般是新参加工作的同志多，工程技术人员多，缺乏档案专业知识，对工程档案比较陌生，档案专业毕业或者有档案馆员中高级职称的人很少，既没参加过正规的档案业务知识培训，平时又忙于应付手头日常工作，所以就很难在档案管理业务学习上花时间、下功夫，档案业务知识欠缺，管理很难做到规范。熟悉档案法规和制度，熟练撑握网络技术，软件制作，用电脑进行操作并对档案进行开发再利用的专业人才更是奇缺。

三、如何做好工程档案工作

1、制定符合实际情况的制度

首先要加强对建设项目档案工作的组织领导。根据建设项目的规模、特点和需要，合理配备档案管理人员或建立相应的档案工作人员网络体系；其次是加强建设项目档案管理制度建设，明确相关工程文件的形成、收集、整理和归档的内容，明确相关部门的职责，明确控制工程文件质量的措施。做到有法可依，有章可循，对违法违章而影响工程文件与工程档案质量，甚至带来一定后果的单位、部门和相关责任人应严肃查处。

2、提高档案管理人员的业务素质和工作能力，必须以人为本，培养一支高素质的档案管理专业队伍。

工程档案管理人员要参加相关部门举办的专业培训班，并取得相应的管理资质、持证上岗；定期举办工程档案工作的集中业务培训，加强理论学习，懂技术、会管理、业务精，提高档案管理人员的业务素质；还可以在适当时候召开工程档案管理工作座谈会，邀请有关领导、职能部门、各建设单位领导和档案人员参加，就如何抓好工程档案工作进行探讨，增进相互间的经验交流，群策群力，共同搞好某单位工程档案工作。

3、掌握建设项目档案的收集方法，并定期开展资料整理超检查与监督。

档案收集方法应体现全程跟踪收集和管理的原则。特别是投资大、周期长的项目，往往参建单位众多，形成的文件材料门类繁多，如果都由建设单位来整理是不现实的。因此建设单位在与设计、勘察、施工、监理、设备供货安装等各参建单位签署各类合同、协议时, 要明确规定工程档案应具备的质量和数量要求、移交时间等，或在工程招标合同中设专门条款说明对工程资料的要求，把项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，明确图纸资料移交的具体要求和处罚条款。项目档案管理人员应对上述移交资料进行检查、验收和鉴定工作，符合存档要求才可办理移交手续。据以往经验，一些重要的声像材料，如项目开、竣工仪式的照片、录音（像）带等是收集的难点；竣工图章的签署也不容忽视，实际工作中竣工图多数是从施工图直接转化而来，有些单位就简单地将施工过程未做改变的施工图直接作为竣工图保存，这里要强调的是，施工图可以作为竣工图保存，但必须要加盖并完备签署竣工图章，否则施工图就不能作为竣工图来保存。建设项目档案收集是建设项目管理中的薄弱环节, 注重建设项目档案的管理工作必须从重视收集工作开始。 定期召集有关参建单位及档案管理人员参加项目档案工作会议，汇报项目档案工作进度，安排部署下步工作。

4、严格把握竣工质量。

工程档案管理制度篇6

公路档案是在公路的勘测设计、养护管理等过程中形成的具有一定利用价值的各种图纸、文字材料、照片、影片影像等材料按照一定的程序汇编起来的图文载体。做好公路档案的管理工作，不仅影响着整个公路工程的竣工验收及整体质量，对于公路的日后养护管理也具有十分重要的意义。所以，做好新时期公路档案的管理工作尤为重要。

1 公路档案管理中存在的问题

（1）重视程度不够。公路建设中要以质量为中心，要按照施工的要求逐步完成各阶段的工作，达到相应的质量要求，就可以顺利完成本项工程，这导致很多单位的管理者十分重视公路的施工，而对档案管理的重要性认识不足，没有将档案管理工作作为一项重点工作来抓，对于档案管理的人才、资金投入等不能给予足够的支持，制约公路档案管理水平的提高。

（2）公路档案管理制度不完善。目前，相当部分的单位尚没有建立完整统一的公路档案管理制度，造成工作无章可依，引起了工作中出现相互推诿，使得档案管理工作人员处于被动地位，无法获得很多原始材料，影响了公路档案工作的顺利开展。有的单位虽然也制定了相应的制度办法，但是缺乏有效的监督机制，制度不能得到有效的贯彻执行，无法形成公路档案管理工作的规范化。

（3）档案利用程度不高。公路档案管理工作要发挥作用，必须充分提高公路档案的利用程度。由于部分公路档案管理人员缺乏服务意识，不能及时地提供相应档案给相关人员，影响了档案的使用。同时，对于档案资料的开发程度低，不能够充分挖掘公路档案中的有用信息，造成相应人员无法获得有价值信息，从而无法提高档案的利用价值。

（4）档案管理人员素质不高。档案管理是一门科学，需要专业的档案管理知识。但是，工作中，档案管理人员往往是由工程管理人员兼职档案工作，对于档案管理的知识匮乏，同时，由于部分人员缺乏一定的敬业精神、钻研精神及吃苦耐劳精神，造成工作人员不能全身心投入到这项工作中，影响了公路档案管理的质量。

2 完善公路档案管理的对策建议

（1）进一步提高对公路档案管理的重视。各单位领导必须高度重视本单位的档案管理工作，将公路档案管理工作作为一项重要工作，给予档案管理工作必要的支持，将档案管理工作作为目标管理的重要组成部分，纳入日常检查工作。各单位要营造良好的氛围，使得档案观念深入人心，促进工作人员有意识地收集相应的档案材料。各建设单位应在开工前成立档案工作管理机构，负责相应档案资料的收集工作，并按照相应的程序，做好档案的整理工作。各级单位要定期向上级部门汇报档案工作情况，及时获得相应支持，提高单位档案管理工作的规范化和科学化水平。

（2）进一步完善档案管理制度，提高执行水平。进一步完善公路档案管理的制度是提高公路档案管理水平的关键，各单位要结合自己工作实际，制定科学的档案管理制度，明确档案归档的范围及保管期限等；明确职责，落实责任，制定岗位责任制，将责任细化分解，落实到具体人；严格执行制度，建立控制体系，使得档案材料产生过程中内容有保障。

（3）提高档案服务能力和水平。公路档案管理工作的一项重要用途是为单位员工提供查询资料服务，为公路建设事业发展提供可靠依据和有利凭证。公路档案管理人员要增强服务意识和参与意识，经常到施工现场，了解工作建设情况，并结合归档的公路档案资料，提供针对性的档案服务。同时，公路档案管理人员要加大对公路档案资源的开发力度，进一步提高服务的深度和广度。

（4）加强教育培训，提高公路档案管理人员的素质。新时期公路建设发展迅猛，对公路档案管理工作提出了更高的要求。公路档案管理人员必须积极应对新形势，从自身着手，加强业务的学习，不断提高自身的业务素质。一方面，公路档案管理人员要加强档案专业知识及岗位技能的培训，提高他们对档案管理专业知识的掌握，另一方面，要积极利用现代化的工具和手段武装公路档案管理人员，提高公路档案的信息化水平，提高公路档案管理的效率和科学化水平。

工程档案管理制度篇7

1 档案管理的重要作用分析

档案管理工作是教学评估工作的基础与依据，应该有效的利用档案管理工作的宣传作用。老年大学的档案馆（室）通过提供与教学评估工作相关的档案，不仅能丰富学校教学成果展览的内容，还能够对教职工进行校情、校史和爱国主义教育。档案不仅把学校过去的各项工作系统而准确地再现在评估汇报材料中，而且能够充分展现学校工作的闪光点，提高学校的知名度，为老年大学的良好发展提供支持。

2 老年大学档案管理存在的问题分析

2、1 档案管理制度还不够完善

目前，各类型的院校没有重视档案管理工作，没有制定健全和完善的档案管理制度。即使制定了相关制度，也不具有创新特点，与我国的市场经济、信息化时代的国情不符合。主要是因为我国部分档案管理人员没有对档案管理工作不够重视，其所采取的工作模式还是立足于传统的档案管理墨水，这种模式在一定程度上有着强烈的机关档案管理色彩。这种现象对我国档案管理的制度化、规划化以及科学化建设非常不利，因此必须要建立健全老年大学档案管理制度。

2、2 档案管理工作人员积极性不高

经过调查显示，我国很多档案管理工作人员积极性不高，在具体工作中责任性不高，缺乏对档案管理的意识。另外，档案管理需要较强的专业知识，部分工作人员并非出自档案管理相关专业，只是临时调用而来。部分领导认为档案管理工作非常简单，只要初中学历即可胜任，导致了在文书立卷的过程中出现了太多的不规范情况，在工作方法和工作质量上都难以达到相关要求。在立卷的过程中，部分档案管理人员对于全宗档案没有收集齐全，在对案卷保管期限上的划分太过混乱。另外，部分档案管理人员没有基本的档案意识，在工作过程中将已经完成工作的资料顺手扔掉，不仔细保存。除此之外，部分档案工作人员认为档案收集是档案室的工作，与自己没关系，因此忽略对其的重视。

2、3 档案管理工作信息化水平偏低

在信息化时代下，将电子信息技术进行应用，从而促进档案管理工作的高效率、高质量。然而在实际应用过程中，部分工作人员在应用计算机管理软件系统中没有统一的标准，在具体档案管理实践中，通用性不够，其标准化和规范化水平不足。一些档案管理软件只是立足于档案专业流程加以研究，却没有考虑到文件和档案之间的联系。特别是我国办公自动化方式广泛应用之后，档案管理软件和OA系统不能有效衔接，从而造成了在归档过程中，存在着大量电子文件归档处理不准确、不及时的情况。

3 做好老年大学档案管理的有效策略

3、1 强化收集工作，落实全面收集

针对当前档案馆普遍存在的收集材料少，材料内容单一的问题，强化档案的收集是丰富馆藏积累的重要环节，需要档案馆（室）和征集对象双方通力合作。首先，档案馆（室）应做好档案的收集准备工作。例如确定工作规划、制定与收集工作有关的文件制度、确保人力和财力的投入。其次，在征集过程中，档案的宣传工作起着至关重要的作用。档案工作人员在征集过程中，要积极与档案材料持有者联系、交流，引导档案材料持有者将较为齐全的档案材料移交进馆，配合档案机构录制口述档案，补充收集材料之不足。

3、2 规范分类标准，改善整理状况

档案的分类是整理环节中的重要步骤，完善分类标准对档案资料日后提供利用、档案标准化实施、档案分类保管、档案统计工作等均有益处。完善档案的整理可从两方面进行：一是老年大学档案管理部门应加大经验交流，在对整理的实践和研究中逐渐形成适合老年大学档案管理的规范分类整理标准，并认真组织落实；二是改善档案原有整理基础，通过宣传和普及档案分类整理方法，养成良好的整理习惯，为进馆整理打下基础。

3、3 建立健全档案管理制度

老年大学应该针对原来的规章制度，立足于此，从而对原有制度有效的梳理和完善。一方面保证遵循了相关法律规定，另一方面，要落实到文书管理的实际上来，从而制定完善的规章制度。针对档案管理、归档统计、档案借阅、档案鉴定以及文件处理等内容都需要加强规范，保证在操作程序中要求统一、标准统一、使用统一。将过去的规章制度中不适宜的规则进行废除，对相关制度中不完善的内容加以修缮，保证制定出的档案管理制度能够充分符合实际。老年人因为晚年孤独或者需要接触新领域，想在晚年培养兴趣、陶冶情操，希望通过学籍档案来记录自己晚年充实的生活，教师也希望通过老年人的档案来发掘其年轻时的经历，从而有针对性制定培养计划。因此制定好档案管理制度，保证对文书档案有效管理避免档案丢失和记录错误的情况发生，为老年人的晚年生活带来慰藉，也为教师发挥老人的优势和长处带来帮助。

3、4 推进档案管理资源数字化建设

知识经济和高度信息化的社会，老年大学大量管理活动产生文件材料迅速增加，档案的数量也飞速??多。传统以纸质为主的档案载体形式和手工检索的工作流程已远远不能适应时代的要求。因此，老年大学档案管理工作也同样要加快现代化的步伐，与时代接轨。运用科学技术优化档案管理工作，实现档案管理的现代化。建议建立数字化档案馆，向往着现代化的档案管理时代的到来。数字化档案馆是二进制编码的数字方式存储、处理馆藏信息，数字化档案馆要求馆藏档案的高度数字化，不仅档案条目数字化，档案的内容也要数字化，以计算机为管理手段，以网络传递为利用方式。档案的数字化程度越高，档案利用的效率也就越高，从而更好的提高老年大学档案管理工作水平。此外，加强老年大学档案管理工作的计算机技术应用，运用计算机及网络进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等一系列的王作，建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存胆和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作；建设老年大学档案信息网络，加快档案数字化、?W络化进程，制定档案信息化的标准，规范管理，提高档案信息加工处理的效率。

3、5 提高档案管理工作者的素质

优化档案管理人员配置，从年龄、学历、专业等多方面选择构建一支高素质的档案管理队伍，对档案工作者素质提高的培训教育，是档案管理工作水平提高的重要保证，这项工作必须列入老年大学整体的人才管理规划中。首先，培训制度化，将培训视为档案管理工作的一部分，制度化是保证档案工作者培训教育的重要保障。其次，建立培训评估考核机制，保证培训质量，档案馆（室）建立相应的评估机制，从而激发档案工作者参加培训的积极性、主动性和成效性。再次，建立工作小组，互帮互助，取长补短，在实践中共同发现问题，解决问题，开拓思路，集思广益，寻求档案管理工作的优化创新。

工程档案管理制度篇8

（一）完整性和真实性

水利工程档案的完整和真实的记录，对于水利工程项目的建设至关重要。而水利工程单位的档案完善程度，取决于以各个部门单位工作活动运作体系的技术资料和相关部门工作活动的运作经验的积累。对于水利工程档案管理来说，水利档案反映了水库系统运行情况，并为防洪、灌溉与城市供水等方面提供重要参考标准资料与凭证。只有水利工程档案真实和完整了，才能保证参考资料的准确，方便水利工程部门作出正确的决策。

（二）系统性

档案管理工作本身与企业的其他管理工作不同，水利工程建设本身就是一项巨大的工程，自然档案管理就复杂。当前水利工程建设阶段性方案研究的档案保管时间大概为1-2年时间，之后就要交由相关部门的档案管理室进行管理。为了保证归档工作的顺利，就需要做好档案内容、移交时间、参考借阅手续、过期档案销毁等的程序处理过程工作，通过这样一系列的工作，保证档案管理流程相对更为系统，档案的参考价值也会提升。

二、水利工程档案管理工作中存在问题

(一)水利工程档案管理制度不健全

由于水利工程项目形成周期长、参建单位多和涉及领域广，需要水利工程建立健全的档案管理制度。但是，当前有的单位没有健全或完善档案管理规章制度，或者是建立了制度却形同虚设，造成了水利工程档案管理业务指导缺乏有效监督力度。另一方面，水利工程档案管理制度的不健全也会引起施工单位施工过程中不注重档案归档，监理单位不及时移交原始资料，阻碍了档案顺利归档，甚至造成档案的流失和遗漏，影响了档案资料的完整性。

（二）水利工程缺乏档案管理意识

由于水利工程档案管理工作的复杂性，对树立工程建设过程中的方方面面均要及时详细记录、完整归档，这样才能保证水利工程档案内容的完整性。但是，在现代水利工程建设过程中，档案管理的相关部门缺乏档案管理意识，存在严重的重建设、轻档案的思想，忽视档案管理工作的重要性，造成了档案内容不能及时有效地收集，影响了水利工程档案管理工作。

三、水利工程档案管理工作的完善措施

（一）健全水利档案制度，明确管理职责

为了确保水利工程档案管理工作的顺利进行，各级水利建设管理部门、单位应建立健全相关水利档案管理制度，并且对于档案管理制度和法规进行学习，从而不断完善现有档案制度。健全水利档案制度的同时，还要明确水利工程各级建设管理部门、监理单位和项目业主和勘测等的职责，明确管理职责，落实分工，保证水利工程档案的收集、整理、归档和保管工作的顺利进行。进一步保证水利档案内容的完整、工作的规范。

（二）提升管理人员的业务技能与素质