合同档案管理办法细则(精选8篇)

合同档案管理办法细则篇1

[关键词]会计档案；科学管理；作用

一、会计档案及其作用

任何一个企业、事业、机关、社会团体等会计核算单位每时每刻都在发生着经济活动和财务收支。这些经济活动和财务收支是通过会计工作，即从凭证到账簿、从账簿到报表，连续地记录和反映。它是一项复杂细致而又要求严密的工作。多年来，由于种种原因，我国对会计档案既没有制定统一的管理制度，又未明确规定是国家档案的组成部分。直到1984年6月国家财政部和国家档案局联合了《会计档案管理办法》（以下简称“办法”）。制定《办法》的目的，就是为了加强会计档案的科学管理，统一全国会计档案工作制度，更好地为社会主义经济建设事业服务。

会计档案是指会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料，它是记录和反映经济业务的史料和证据。会计档案是会计工作作用于会计对象所产生的专业材料，是通过会计核算所取得的会计资料，是单位、企业、社团会计工作从凭证到账簿、再到报表的整个过程的客观反映。具体范围包括会计凭证、会计账簿、财务报告和其他专业资料等四类，不包括单位的财务预算、计划、制度、规章等文件材料（它们属于文书范围）。鉴于计算机广泛运用于各单位、企业的会计核算当中，《办法》规定这些单位应当保存打印出的纸质会计档案，同时未排除采用磁带、磁盘、微缩胶片等磁性介质会计档案。

会计档案工作是会计工作的组成部分，所以在管理体制上仍然必须遵循会计工作的管理体制。实行统一领导、分级管理。全国统一的档案管理办法由国家财政部、国家档案局统一制定，各省、自治区、直辖市财政机关、档案行政管理部门是各地区、各部门（行业）的会计档案管理的主管部门。可以根据《办法》的规定结合本省（区）、市的具体实际情况制定实施细则。并共同负责进行业务指导、监督与检查。国家机关、社会团体、企业、事业单位以及按规定应当建账的个体工商户和其他经济组织，是会计档案管理的主体单位，也是责任单位。这些单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的收集、立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，做到科学管理。即会计资料收集齐全、完整；会计档案妥善保管；有秩存放，方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

会计档案在社会主义经济建设中具有极其重要的作用。主要体现在：第一，为企业、事业、机关团体等基层单位加强内部的微观管理，提高经济效益和社会效益提供丰富的原始数据；第二，它为国家进行经济建设计划和决策，对国民经济进行宏观管理和监督提供真实可靠的会计信息；第三，它为保护国家财产和打击经济领域里的不法行为提供有力的证据；第四，为研究财政、经济历史和发展提供可靠的史料。总之，会计档案工作的好坏，对国民经济的正常进行，经济秩序的确立，各项财政政策、预算的贯彻实施都有着直接的影响。

二、会计档案的收集、立卷与归档

会计档案的收集是通过执行归档制度来实现的。然而由于认识的误区和制度不健全，一些会计人员觉得会计档案比较特殊，谁经手谁保存，因而把会计档案和账簿视为禁区，不让别人介入；还有的单位没有建立和实施归档制度，会计档案任人长期分散保存，直至丢失无人问津，有的会计人员调动时，甚至走到哪带到哪。为了维护会计档案的完整与安全，必须按《办法》的要求，收集归档的全部会计文件材料，向历任会计人员收集，要求逐人逐年把会计材料移交齐全，逐件登记，对遗失会计材料的应严肃追究责任并处理。

会计档案的立卷，应由财会部门在会计期间工作事项，按照现金、银行存款等会计科目装订成册，会计凭证应按月整理，加具封面、封底装订成册，会计账簿的装订顺序是：封面、启用表、目录、帐页、封底。订本式账簿未用完的空白账页不得取出，要保持原装100页（或50页）完整无缺。会计报表的装订顺序是：封面、财务情况说明书及附列资料和编制表说明、会计报表、封底。年度终了，应将各月、各季的会计报表分别月、季度报表合并装订成册，另加封面。各期报表均按编报时间顺序排列装订。立卷的会计资料在本部门保存一年后移交本单位档案管理机构。

会计档案的归档，即在会计年度终了后，由财务会计部门编造清册移交本单位的档案部门保管。会计部门文件的立卷整理归档，对档案部门会计档案的管理有着直接的影响。会计文件的齐全、完整直接关系到会计档案的质量，会计文件的收集、整理、立卷、归档即会计档案的形成，为会计档案的管理奠定基础。财务会计部门应按照规定整理好会计档案，全部移交给档案部门，不能自行封包保存，档案部门不应拒绝接收。档案部门接收保管的会计档案，原则上应当保持原卷（宗）册的封装，个别需要拆封重新整理的，应会同原财务会计部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。但是在实际工作中，有些单位将会计档案由财务部门长期保管，而没有移交档案部门保管，这种做法，是与《办法》不符的。

三、计档案的保管、销毁、调阅和利用

合同档案管理办法细则篇2

提出如下意见，农业部、国家档案局下发了关于加强农村土地承包档案管理工作的意见》农经发〔2010〕12号）以下简称《意见》现转发给你并结合我市农村土地承包经营权确权颁证（以下简称农村土地确权颁证）档案管理工作实际。请一并贯彻执行。

一、规范农村土地确权颁证档案整理工作、统一标准。

主要集中在各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）各行政村（社区）各地要按照不同档案门类进行准确区分，农村土地确权颁证工作中形成的大量文件材料。对农村土地确权颁证业务工作中形成的档案材料，应当纳入专门档案管理；对各种会议材料、计划总结、统计汇总等档案材料，应当纳入文书档案管理；对电子声像类档案材料，应当纳入电子档案、声像档案管理。

一）文书档案类文件材料

包括机构成立、意见、方案、指导性通知、计划、总结、简报、会议记录、规划、报告、检查记录、统计汇总等文件材料。1、归档范围。各区县（自治县）人民政府、各镇乡人民政府（街道办事处）农村土地确权颁证工作中形成的文件材料。

分为永久和定期，2、保管期限。按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号）要求。定期一般分为30年和10年。

以“件”为单位，3、整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门、各镇乡人民政府（街道办事处）整理这部分文件材料时应纳入机关文书档案统一整理归档。按照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）进行整理。

按《市村级档案管理办法》规定，各行政村（社区）整理这部分文件材料时。统一纳入村级文书档案的经济发展类”按照《市文书立卷与案卷构成的一般要求》或《市机关归档文件整理实施细则》要求，以“卷”或“件”为单位进行整理。

二）农村土地确权颁证专门档案类文件材料

1、归档范围。农村土地确权颁证材料包括农村土地确权颁证入户核实（汇总）表、国土“二调”面积核实表、田（土）面积丈量记录表、现场勘界确认材料、承包土地空间位置图、农户委托书、承包土地确认面积公示表、农户签字确认的承包地块及面积分摊表、农户土地承包经营权证登记簿、土地承包经营权证书登记表、新证领取表、原证注销登记表、公告材料；土地承包情况汇总清册、土地承包经营权登记台账；农村土地确权颁证人员花名册、集体经济组织成员讨论形成的承包面积确认落实方案、村民代表会议决议、会议记录；补充完善的土地承包（流转）合同、依法调整承包土地方案、注销（变更）土地承包经营权申请、登记材料；其他方式承包申请颁发农村土地承包经营权证书申请、登记等材料；其他农村土地确权颁证专门档案材料。

2、保管期限。农村土地确权颁证档案永久保管。

此次农村土地确权颁证工作结束后，3、整理要求。各区县（自治县）农业行政主管部门在农村土地确权颁证工作中形成的农村土地确权颁证档案作为自身全宗内一种专门档案保管。农村土地承包经营权证登记簿一式二份。必须移交区县国家综合档案馆保存一份，农业行政主管部门用作日常登记管理留存一份。

应以各镇乡人民政府（街道办事处）为独立全宗单位，乡镇（街道）级的农村土地确权颁证档案。集中统一整理，参照《市机关归档文件整理实施细则》渝档发〔〕34号）要求，以“件”为单位进行整理。一般以每户形成的且能按户分开的所有文件材料作一件，用线或不锈钢钉装订，同一全宗内以行政村（社区）顺序依次排列，同一行政村（社区）中按村民小组顺序依次排列并从1开始编制顺序号，加盖归档章、编制归档文件目录，装入文书档案盒保管。各镇乡人民政府（街道办事处）形成及整理农村土地确权颁证档案时，可根据需要一式数套。

村（社区）级农村土地确权颁证专门档案参照上述方法整理。

三）电子档案、声像档案类文件材料

农村土地确权颁证工作中形成的电子、声像档案的归档整理按照国家和市相关要求执行。其中电子档案按照《市电子文件归档与管理细则》执行；照片档案按照《市照片档案收集整理实施细则》渝档发〔〕36号）执行；声像档案按照《市档案局关于进一步加强声像档案管理的通知》渝档发〔2010〕43号）执行。

请按《意见》要求，原缺失二轮承包方案、合同、申请书、台账等补充完善材料。分类归档。

二、做好农村土地确权颁证档案移交和利用工作，强化服务。

要按照农业部、国家档案局《意见》要求，各区县（自治县）农业、档案行政主管部门。切实加强对本辖区农村土地承包档案管理工作的指导和服务，充分抓住本次开展农村土地确权颁证工作的有利时机，认真做好相关管理工作，全面规范完善农村土地承包档案。

合同档案管理办法细则篇3

《办法》出台的背景及意义

行政区域界线档案(以下简称“界线档案”)是在行政区域界线(以下简称“界线”)勘定和管理过程中形成的与界线的位置、走向、名称等密切相关，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的文件材料。它属于民政专业档案范畴，是加强界线管理、处理边界纠纷、维护边界地区稳定的重要依据，是勘界和管界成果的重要载体。

1、背景

在1989年至2002年全面勘定我国省、县两级界线(以下简称“全面勘界”)期间，为了加强勘界档案的管理，出台了《暂行规定》，明确了勘界档案的定义、管理体制立卷归档要求、整理方法及勘界文件材料的归档范围和保管期限，还强调了民政部门应将全部勘界档案作为一个单独全宗进行保管并规定了向同级国家综合档案馆移交的时间。2002年《行政区域界线管理条例》颁布实施，界线管理工作重点由勘界转为依法管界(以下简称“日常管界”)。随着以界线联检为主要内容的各项日常管界活动不断开展，各地又形成了大量的界线管理文件材料。因《暂行规定》的局限性，加之缺乏针对日常管界文件材料立卷、归档的政策依据，造成全国全面勘界档案和日常管界文件材料管理问题比较突出：一是部分地区对全面勘界档案保管工作不够重视，管理不够规范，缺少专用保管设施、随意放置等现象较为严重，存在重大安全隐患，二是因缺乏具有可操作性的统一规范和标准，各地在日常管界文件材料的立卷、归档等方面存在不规范、不完整的混乱现象，对界线管理工作造成了影响，三是由于缺少界线档案利用专门规定，在提供外界使用方面存在顾虑，影响了社会对全面勘界成果信息资源的共享。

针对全面勘界制定的《暂行规定》已经不适应全面勘界档案保管利用和日常管界档案立卷归档等工作的需要，制定新的、更符合实际、更具可操作性的档案管理办法是解决当前界线档案管理工作存在问题的迫切要求，是界线和档案管理部门及其工作者的共同呼声，是必要的，也是可行的。2011年，《办法》制定工作列入民政部政策创制计划，有关部门通力合作，《办法》经过起草、调研论证、征求意见、修改报批、文件会签等过程，最后终于出台。

2、意义

规范界线档案管理。这也是制定《办法》的目的所在，《办法》共24条，既明确了立法目的依据、界线档案的定义、界线档案工作的管理体制，又规范了界线材料的归档范围、整理方法、归档要求和界线档案的整理、移交、保管、利用等的原则与方法。它的颁布实施必将规范我国界线档案的管理。

保证界线档案依法利用。《办法》第十九条至二十二条明确规定了档案利用者的范围、利用档案的范围和需要履行的手续、利用的方式和利用档案应遵守的规定以及利用档案和公开档案内容的要求等。这为利用者查阅档案提供了法律依据，维护了其利用档案的合法权益，实现资源共享，同时又保护了档案的秘密。

提高界线管理工作效率和水平。界线档案是界线勘定和管理工作的原始记录，是界线动态管理工作和出版界线详图的依据，也是界线毗邻方维护合法权益的重要凭证。界线管理部门在制定政策及界线变更勘定、联检、处理纠纷、平安边界建设等日常管界工作中，以高质量的档案为依据，借鉴前人的经验，必将提高界线管理工作效率和水平。

丰富国家专业档案资源。界线档案是民政专业档案，同时又是国家档案资源的重要组成部分，县级以上各级人民政府民政部门按照《办法》规定将该归档的文件材料收集齐全、整理规范、安全保管一定年限后，按照规定向同级国家综合档案馆移交，必将丰富国家专业档案资源。

《办法》的特点

1、依据充分，可操作性强

《办法》严格按照《档案法》《档案法实施办法》《行政区域界线管理条例》等上位法的规定，紧密结合界线档案工作实际，吸收了《暂行规定》合理有效的内容，确立界线档案工作的体制、档案保管机构和文件材料的归档范围、整理原则与方法以及档案的数字化、多套异地保存、保管、编目、移交、利用等内容，尤其对整理和利用的内容规定得较具体，易于操作。

2、正确处理与《暂行规定》的关系

考虑到《暂行规定》详细规定了勘界档案的立卷、归档问题，现有的勘界档案需要按照《暂行规定》要求维持原貌，因此《办法》在吸收了《暂行规定》中合理有效的内容，补充了其没有但实际工作急需明确的新内容，细化了一些原则性的规定后，《暂行规定》同时废止。整合勘界和日常管界成果类材料成为界线档案，作为民政档案全宗的一个专业档案门类，取消了勘界档案独立全宗是符合实际工作需要的。《办法》是《暂行规定》的补、充、完善和提高。

3、充分体现界线档案特殊性

界线管理实行统一领导、分级管理，专业性强，涉及毗邻各方，是以勘定的界线为基础而进行的连续不断的管理活动，这一特点决定了界线档案的特殊性：一是档案不断加增。针对同一条界线的档案都是以勘界档案为基础接续形成、不断加增的。二是档案多套异地保存。为了方便使用和相互佐证等需要，同一内容的文件材料，需要由毗邻各方及其共同的上级部门进行立卷、归档和保存。《办法》有关文件材料归档、档案整理和保存的条款充分体现了界线档案的特殊性。

4、框架结构合理

《办法》规定的内容比较简单，采用条款结构。但文件材料的归档范围、档案整理编目需要的表格式样、档案多套异地保存单位等细化的规定，内容较多，放在主件中显得冗长，所以做了四个附件解决。主附件结合的结构比较合理。

《办法》有关内容的理解

1、界线档案的定义与文件材料的范围

《办法》第二条对界线档案的定义包含了几层意思：(1)档案的形成主体：各级界线业务主管部门，即民政部门。(2)档案的形成领域：界线勘定和管理工作。(3)文件材料的形式：具有保存价值的文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史纪录。(4)文件材料的范围：与界线的位置、走向、名称等密切相关的专业性文件材料，包括全面勘界和日常管界活动形成的成果类材料。

2、界线档案工作的管理体制、机构及其职责

档案工作管理体制、机构及其职责是法定的，界线档案工作也不例外，《办法》第三、四条对界线档案工作管理体制作了重申，对界线档案保管机构及其职责作了强调。县级以上民政部门对界线档案实行集中统一保管，指定专(兼)职人员负责保管工作，必要时应当设立专门的界

线档案保管机构，配备专职保管人员履行法定的档案工作职责。

3、文件材料的归档

民政部门界线管理机构应当按照《行政区域界线文件材料归档范围》(附件―)规定将文件材料收集齐全，按照规定整理后及时向本部门档案机构和上级主管部门归档，归档时应当严格履行交接手续。

全面勘界成果材料维持原貌不变，尚未按照《暂行规定》完成归档工作的，应当于本办法公布后一年内完成；日常管界成果材料应当在工作完成后半年内分别向上级主管部门和本部门档案机构归档。

4、档案整理原则与方法

界线文件材料应当区分不同的界线或者交会点，采用立卷的方式进行整理。立卷应当把握如下要点：

(1)文件材料的分类

梳理每条界线或者交会点文件材料，按照不同的标准做如下划分。①按形成时间划分：全面勘界文件材料和日常管界文件材料。②按内容性质划分：文件材料和图纸材料。③按载体形式和记录方式划分：纸质文件材料、声像材料、电子文件等。

(2)文件材料的立卷

①立卷原则：按照时间顺序，保持文件之间的有机联系，方便保管和利用。②立卷分工：界线文件材料由民政部门界线管理机构负责整理立卷，其中需要上级主管部门归档的由牵头方牵头毗邻各方共同整理立卷。③立卷方法：全面勘界文件材料已经按照《暂行规定》立卷，应当维持原貌不变，发生破损散落的，应当按照原式样修复。日常管界文件材料以特定界线或者交会点为主线，按照年度――问题特征立卷。即每条界线同一年度内形成的文件材料分别按照界线联合检查、界线变更、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动(如平安边界建设)等问题立卷。交会点材料单独立卷。④案卷质量要求：文件材料批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后；文件材料应当标注页号，案卷封面、卷内文件目录、备考表等项目应当按照附件二规定逐项准确填写；照片材料贴在A4规格的复印纸上附加说明后随卷装订。案卷装订应当牢固：整齐。

(3)日常管界案卷内文件材料列要求

界线联合检查、界桩及其他标志物变动、界线纠纷处理、其他日常管界活动案卷，按照文件材料形成时间排序。界线变更类案卷设立分册，其中界线协议书附图、工作用图等分册按照图幅编号排序；界桩成果表、界桩登记表、界桩照片等分册按照界桩号排序；其他分册按照文件形成时间排序。

(4)案卷的分类排列与编目

①分类排列：界线档案按照行政区划管理层级一界线(交会点)代号顺序分类排列，同一条界线(交会点)的所有案卷按照档案形成的时间顺序排列，全面勘界案卷在前，日常管界案卷接续在后。②编号：界线档案按照案卷排列顺序编写案卷号。③编目：民政部门档案机构应当按照附件三规定为每一条界线编制一本案卷目录，案卷目录号即是界线代号。

5、档案的保管

(1)保管期限：界线档案的保管期限为永久。(2)档案的多套异地保存：界线(交会点)毗邻方民政部门和上级主管部门各保存一套，具体保存单位按附件四执行。(3)档案的保管条件：《暂行规定》未对保管条件提出具体要求，考虑到界线档案文、图并存，珍贵且易毁损，在《办法》中第十六条，特别对界线档案库房以及档案保管条件、保管设施和设备的配备做出了具体规定。

6、档案的数字化与移交

(1)数字化：为了界线档案的安全保管和便于利用，民政部门档案机构应当在界线档案归档后尽快完成数字化工作。(2)移交：《办法》对移交只作了原则性规定。根据《中华人民共和国档案法实施办法》中“专业性较强或者需要保密的档案，可以延长向有关档案馆移交的期限”的规定，考虑到边界线档案属于专业性强且多数、管界工作离不开等实际情况，民政部门和同级档案行政管理部门商定后可以延长移交期限。

7、档案的利用

(1)利用范围和方式

界线档案主要供档案形成、移交单位以及上级业务主管单位利用。各级人民法院、人民检察院、公安和国家安全机关、纪检监察机关、审计机关因公务需要可以查阅界线档案。其他单位和个人可以查阅界线档案中除过程性材料之外的其他文件材料。提供利用以复制或者数字化的界线档案为主。除档案形成、移交单位以及上级业务主管单位外，不得查阅档案原件。界线档案仅限于当场查阅、复制或者摘录，不得外借。界线信息管理系统数据档案的使用参照

《省级行政区域界线信息管理系统数据使用管理暂行办法》执行。

(2)审批权限

民政部门应当建立利用审批制度。档案利用者应当提出申请，说明利用理由、范围，经民政部门界线管理机构同意后，方可利用。

利用属于国家秘密的界线档案，应当按照《中华人民共和国保守国家秘密法》和其他保密规定进行审批。

合同档案管理办法细则篇4

关键词:未开放档案 档案利用 法规制度建设

案情简介

2009年11月某日,某律师事务所一律师持律师执业证、原告人的授权委托书及某法院的受理案件通知书来到某档案馆,要求查阅其的经济纠纷案件中的被告当事人的婚姻登记档案。因涉及第三人隐私,未提供该法院开具的有明确调查内容的协助调查函或调查令,接待人员拒绝了其查档要求。该律师对相关解释不认同,坚持认为受理案件通知书就是《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项规定的律师及其他诉讼人在诉讼过程中,持受理案件的法院出具的证明材料及本人有效证件可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案中所称的“证明材料”。次日,遂向区政府法制办提起行政复议,后由于其他原因该申请人以“民事诉讼案情发展需要为由”主动撤回申请,该案件因此而终止,是北京市首个提起档案行政复议的案件。

点评分析

该档案馆认为,该案件中档案馆未允许申请人查阅未开放档案依据充分。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第八条规定,地方各级各类档案馆,是集中管理档案的文化事业机构,负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。《中华人民共和国档案法实施办法》(以下简称《实施办法》)第二十二条第四款、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》(以下简称《北京市实施〈档案法〉办法》)第二十七条第一款规定,机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用档案馆保存的未开放的档案,须经保存该档案的档案馆同意,必要时还须经有关的档案行政管理部门审查同意。该案件中,申请人要求查阅其所的经济纠纷案件中对方当事人与第三方的婚姻登记档案,涉及公民个人隐私,依据《实施办法》第二十条第一款第二项和《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条第十六项的规定,形成未满30年(便形成满30年),因涉及个人隐私,属于未开放档案。依据《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》第十七条第二项中,涉及个人隐私的材料,当事人及其诉讼人可以申请人民法院调查收集证据的规定,以及《婚姻登记档案管理办法》第十五条第四项的规定,档案馆只向持单位介绍信的人民法院工作人员,或持法院的协助调查函、调查令的委托人、诉讼人提供所要查阅的婚姻登记档案信息。因此,档案馆未允许申请人查阅婚姻登记档案依据充分。

该区政府法制办在该行政复议案件立案过程中认为:接待人员在办理查阅未开放档案的利用过程中,应留取或复印相关证件、证明等证据材料;对法规规章条款内涵不清楚的,不应以本机关的理解做出规定,应提请制发机关做出书面解释,在执行时依据更为充分。该档案馆已经就律师争议的“证明材料”的内涵,提请《婚姻登记档案管理办法》的制发机关民政部做出解释。

案件启示与对策

该行政复议案件对档案部门今后如何依法行政、依法利用档案具有导向和警示作用。通过办理该案件,笔者认为应该用依法行政的要求来审视区县级档案馆未开放档案的利用工作。2006年以来,北京市各级档案行政管理部门以法律为履行职责的依据,梳理、确认和公示了行政执法职权,在其他档案行政执法职权中确定了“利用档案馆未开放档案”的审批类项目。同时,“档案馆未开放档案的利用服务”作为档案馆服务项目,以受理、审查、审定、告知等为办理程序,同时公布。但档案馆在实际提供利用中,对利用未开放档案的,仅要求利用者填写查档登记表,询问要查阅的档案内容;对涉及个人隐私档案的,只要身份证件、证明材料符合要求的就准予查阅。对不符合要求的,口头答复予以拒绝,未按照程序办理。当今,我国处于黄金发展期,各种矛盾日益凸显,利益格局日趋多元化,弱势群体的利益诉求量大面广。①档案馆馆藏档案在为弱势群体解决落实政策、经济纠纷、维护权益、遗产继承等关系切身利益的问题中发挥着重要作用。面对来档案馆查档人员因档案当事人身体原因、外出(出境)、故亡等原因委托他人代查、继承人查阅的情况越来越多;面对查档人员收入水平、受教育程度不同、人员素质差异大等情况,如何进一步提高档案利用服务水平还不完全适应;随着法治建设的不断深入,依法行政的要求不断提高,制订和执行便民、高效的档案利用规章制度还相对滞后;未开放档案、特别是专门档案利用的某些条款规定原则性多、不详细,有的单位要求出具档案证明的内容多样,法院等单位开具的介绍信、证明格式内容不一。具体利用过程中对相关条款内涵理解不一、相关解释又不及时,导致执行不一等等。为确保档案部门依法行政、依法利用档案,正确作出未开放档案利用的审查批准决定,不致成为行政复议或行政诉讼的“输家”,提出如下对策:

对策一:依法区分档案行政审批职能

近几年,北京市各区县档案馆利用人次逐年攀升,有的档案馆年接待利用者近万人次,其中90%以上是公众个人且几乎都是利用未开放档案。如果全部履行审批手续,工作繁琐且不利于利用。档案行政管理机关应该对 “利用档案馆未开放档案”审批项目、档案馆服务项目“档案馆未开放档案的利用服务”中的未开放档案的内容以及利用者身份条件等加以区分,确定哪些实行行政审批固定程序审查同意准予利用;哪些由档案馆实行简易程序,对符合条件的准予利用。如可考虑对公众查阅涉及证明本人学籍学历、工龄、婚姻状况、财产(和本人继承财产)等类未开放档案的利用,实行简化利用程序:填写相关登记表格,接待人员审核,科长(或带班人)批准。而对档案当事人身份为外籍华人的、且查阅利用又涉及个人财产的;查阅《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》第七条规定的控制使用范围以外的特定范围的未开放档案信息的,严格履行申请受理、审查、合法性审查、审核、审定和告知的审批程序。上述程序可以在经办和审批环节的分工上加以区分。如利用接待部门接待人员经办,科长(在人员编制许可的情况下由法规部门)审核,主管领导批准。建立网上和实体的“办事指南、表格下载、填表说明、示范文本”使利用者一目了然,对低学历、年龄大、残障人员等实行“全程”、“一站式”服务,方便利用者。

对策二:加强利用环节法规制度建设

依法开展档案利用工作,其结果是要靠过程来保证的。应当由国家或省市档案行政管理部门制订利用者身份审查工作规则、出具档案证明规则、无档证明办理规则,作为法规规章或行业规则予以贯彻执行。由档案馆或同级档案行政管理机关制订查阅未开放档案的规定、查档接待人员行为规范、应对查档利用突况应急预案等。将上述制度的制订依据、办理程序和结果对外公布。上述法规制度都应与上位法的规定一致,条款细致,内容详尽,操作性强,确保档案利用始终依法规范运行。具体如下:

1、利用者身份审查工作规则。参照中国公证协会制订《审查自然人身份的指导意见》的做法,制订档案行业《利用者身份审查规则》②。规定利用者提交的证件种类,证件必须是有接待人员可视读的照片、且由户籍管理公安机关或全国性行业核发的居民身份证、工作证、护照、律师证等;建立审查证件的程序,核查利用者提交的身份证件是否真实、有效,与其提交的身份证件是否同一;建立审查证件的工作记录,如接谈笔录,复印或留存的相关证据材料等;无法提交居民身份证时的替代证件种类,如派出所证明、户籍簿,证明格式;委托他人代查代办的委托书规定格式、内容,是否需要留存原件等,特殊情况下的救济措施等。

2、出具档案证明规则。《实施办法》第二十一条和《北京市实施〈档案法〉办法》第二十七条都规定,档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的,具有与档案原件同等的效力。某档案馆就曾有过一单位在司法诉讼过程中提出要档案馆在其提交法院的材料上盖档案馆证明专用章当证据的荒唐事,后被拒绝。这就要求对档案证明作出行业规范,避免证明被滥用。要规定对涉及工龄、婚姻、房产、学历学籍等身份的各类证明的格式,证明经办人、批准人等人员的权限;证明结果登记内容和方法;档案复制件上应标注的内容:如档号、使用范围,出具证明的时间,档案证明专用章加盖位置,页数,效力等等。

3、无档证明办理规则。近几年来,有关部门在办理婚姻、工龄确认等身份证明事项过程中,要求档案馆为无档者出具婚姻档案无档证明、或某人已查某某类档案证明的情况不断增多。档案行政管理部门应该制定档案行业无档证明的办理规则,就哪类档案经档案保管单位查找后确无档案内容记载的,可以出具无档案的证明,并对该证明的格式、效力等做出规定。

4、利用未开放档案的规定。制定档案馆利用未开放档案的规定,可结合馆藏档案内容的实际情况由档案馆制订。应包括如下内容:未开放档案的定义、档案所属内容,利用者适应对象、档案的范围,查阅利用档案所持证件的种类,查阅特定档案的批准人和批准权限,对被委托人的证明要求,准许查阅内容,摘抄、复印等复制的批准与对外公布的限制,外借对象与范围;对专业专门档案的利用规定;对婚姻、房地产、会计、工商登记、人口普查等档案的管理规定,如《会计档案管理办法》、《城市房地产权属档案管理办法》、《婚姻登记档案管理办法》等专业档案法规,档案行政管理部门要及时搜集执行中遇到的规定不细致、理解执行易产生歧义等有关问题,及时协调有关部门加以解释,以便于档案利用部门操作。

5、查档接待人员行为规范。档案利用接待是一项实践性、操作性很强的工作。曾有一利用者与律师携录音笔前来档案馆查阅档案,接待过程中接待人员噤若寒蝉,不敢多说一句话,生怕会给单位带来不良后果。接待利用人员仅靠政治素质高、业务熟练、熟悉馆藏,已经远远不能适应未开放档案利用接待工作要求。应制定查档接待人员行为规范,对文明用语、服务忌语做出规定。制订接待回答用语规范,并根据情况变化及时补充修订,提高接待人员应答技巧;接待人员必须具备合理的能力结构,包括语言表达能力、公众交往能力、随机应变能力、适宜的心理素质。档案馆宜挑选开放型、稳重型、兴奋型性格的人员从事接待工作。

6、应对查档利用突况应急预案。近几年,醉酒查档闹事后拨打110报警者有之、因不合查档要求被拒绝后吵闹者有之,为避免不良后果的发生,制订应对查档利用过程中突发事件的处置预案,应引起我们的高度重视。要就应急处置流程、应急工作原则、危险性分析、组织机构及职责、指挥机构及职责、现场处置、培训与演练、应急抢救组织纪律和奖惩、事后的总结与评估等内容做出规定。

对策三:梳理特殊档案查阅限制规定

《档案法》第二十一条规定,向档案馆移交、捐赠、寄存档案的单位和个人,对其档案享有优先利用权,并可对档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见,档案馆应当维护他们的合法权益。据此,档案馆在办理单位和个人移交、捐赠、寄存档案时,应要求其出具书面限制利用意见,形成《档案馆移交、捐赠、寄存档案单位和个人限制利用意见汇集》,并将上述意见汇集在利用场所公示,供利用接待人员掌握,利用者周知,切实维护档案移交、捐赠、寄存单位和个人的合法权益。

对策四:强化查档身份审查追溯管理

档案馆在办理档案证明时,它不仅涉及利用者人身财产权益的保护,也关系到利用者身份审查过错责任的认定问题,更面临对身份确认有误可能引发的诉讼,以及相关的财产经济损失赔偿等风险,且风险系数越来越大。在科技水平日新月异,造假花样翻新、真假难辨的情况下,肉眼识别、“表面审查”已经过时。③在档案接待利用的实践中,应通过制度设计、科技手段保障等措施,提高利用接待人员对利用者身份的识假能力,为社会公众提供更加规范的服务。一是定期对接待人员进行身份识别培训。对档案利用接待人员就居民身份证、护照等证件的特点,机读视读防伪标识的内容、方法等进行定期培训,提高接待人员核查居民身份证和护照等证件的方法和技能。二是采取技术手段进行身份识别。如协调有关部门采取安装识别身份证专业仪器,登陆相关网站核实国家有关部门颁发的律师、记者等人员证件,提高识别身份准确性。三是建立利用者查档追溯档案。目前银行、通讯等单位在办理有关业务时,要求客户提供身份证件原件并留存复印件,已经十分常见。档案馆在利用过程中应在审查身份证件的基础上,留存复印件,与利用登记档案一起归档短期保存,以作为审查证据。应要求当事人在复印件上签注“本身份证件仅限于×年×月×日查档之用”,防止复印件被别有用心之人滥用,引出新的麻烦。只要档案馆依法定程序,采取合理的方式、审慎地履行审查义务且无过失,才有可能在诉讼中免除或减轻档案馆的相应责任。

注释:

①蔡达峰常委代表民进中央:“矛盾凸显期”呼唤通畅的诉求渠道、中国政协,2009(6):13、

合同档案管理办法细则篇5

1、统一规章制度，建立起档案管理基本组织架构

档案馆成立以前，档案管理分两校区运作，规章制度也不统一。建馆以后实现统一管理的关键是不仅从组织形式上、更要从规章制度上统一。因此，我们今年的重要工作是制定档案管理办法、各门类档案管理实施细则及有关规章制度。在全馆人员的共同努力下，截止到*月中旬，学校已经批准下发了《中国农业大学档案管理办法》、《中国农业大学人事管理暂行规定》以及党群行政等各门类档案管理实施细则、《中国农业大学人物档案征集管理办法》、《中国农业大学立卷部门档案工作考核办法》等*项规章制度，已下发各单位贯彻执行。同时，为了建立有效机制，我们还明确了内部管理机构及负责人，讨论制定了各室任务分工及工作人员岗位职责等规章制度，使档案馆管理组织架构基本建立起来，对充分发挥和调动档案工作人员积极性起到了促进作用。

2、实现实质合并，统一办公、统一管理。

去年*月档案馆成立时是东、西校区两地办公，为了整合资源、形成合力、提高工作效率，按照学校要求，上半年先后将东校区人事档案、研究生档案和综合档案全部搬进馆内，人员也集中统一办公。为做好这一工作，重新调整改造了库房、增加了*多平方米的库房面积，安装了*立方米的密集架。

3、举办兼职档案员培训班，加强业务指导，调动各立档单位积极性。

档案是学校基础工作，要做好这一工作必须充分发挥各立档单位积极性。要真正从原分校区管理到集中统一管理，必须在统一档案管理规章制度基础上，各单位兼职档案员掌握具体的归档方法，否则统一管理就是空的。因此，我们举办了两期兼职档案员培训班。就档案的地位、作用及归档方法、要求向*名兼职员作了讲解。通过培训，使兼职档案员档案意识增强了，明确了自己的职责，掌握了具体的归档要求。

4齐心协力抗非典，坚守岗位不停工。

非典疫情给全北京乃至全国人民造成了严重危害。档案馆在学校领导下，积极抗击非典的同时，坚守岗位，做好搬家准备工作、归档及档案利用、制定档案管理办法、建章立制工作。就是在非典特别严重的时候，也没闭馆，工作人员始终坚守岗位。另外，工作人员积极参加机关分党委安排的门卫值班及向非典患者家属献爱心活动。

5购置计算机等办公设备、家具，为做好档案工作创造物质条件。

学校支持档案工作，拨*万元设备专款作为档案馆成立启动费。为了能尽快使办公设备到位，解决办公基本条件问题，我们在非典期间，积极与厂家联系，购置了六台计算机、三台打印机及其板台、沙发、文件柜等办公家俱，为实现统一办公提供了物质条件。

6、配合百年校庆，开展名人志编写、百年画册编辑有关工作。

学校为迎百年校庆，决定编写校庆丛书，其中名人志和百年画册主要任务由档案馆承担，如名人志共收录名人*余名，其中*人由档案馆承担，现已初步完成*余人的撰稿工作。百年画册编辑方案目前已经学校批准，基础工作正在准备之中。

合同档案管理办法细则篇6

1、 树立三种意识，提升认知高度。要充分认识档案工作的重要性，增强档案管理使命感和责任感，创造支持、重视档案管理的良好环境。一要树立大局意识。档案工作事关整体，事关全局。要将档案工作从为管理而“管理”的局限中跳出来，立足大局，服务中心，谋划长远，贴近生活，努力使部门档案既成为部门工作的“助推器”，又成为服务社会的“活资源”。二要树立精品意识。增强品牌意识，坚持精益求精原则，克服应付了事、不求有功、但求无过思想，以精心的态度、精细的管理、精到的服务加强档案管理，把不起眼的工作做成亮点，把平凡的事业做成特色。三要树立创优意识。实施标准化建设，大力开展争先创优活动，站在全国、全省先进的高度来谋划管理，努力创建“省特级档案室”，使档案管理工作成为部门的品牌，行业的标杆。

2、 突出基础管理，提升实践力度。基础不牢，地动山摇。档案管理是一项“精细活”，需细收集、细整理、细归档、细应用。要按照标准化管理要求，突出做好设施添置、建章立制、收集整理等基础性工作，实现档案管理制度化、标准化、规范化目标。一是健全管理制度。建立健全《档案管理室工作制度》《档案查、借、阅制度》《档案保密制度》《档案员工作岗位制度》《档案管理考核制度》等制度办法，使档案的收集、整理、检查、装订、供应、保管等工作均有据可依，有章可循。二是完善基础设施。要按照特级档案室建设标准，配备标准的档案场所、档案用品、微机和其他设备，打造环境宽敞、设施齐全、布局合理的档案工作室。三是加强归档整理。严格按照标准收集、分类，认真细致鉴别、归纳、整理，对报送不及时的单位要提醒收集报送，不符合要求的资料责令整改完善，违反规章制度的严格追究责任，尽量使档案资料真实、完整，确保提供有价值的档案资源。

3、 加强队伍建设，提升素质强度。提高档案管理水平首先必须提高管理人员的素质。要重视人才培养，加强队伍建设，通过各种渠道、手段，在档案管理岗位上培养一批爱岗敬业、政治坚定、作风严谨、业务娴熟的管理精兵，以适应客观形势的发展需要。一是配备人力资源。要按照年轻化、知识化、专业化要求配备档案管理专职人员，定人、定岗、定责，同时明确分管领导，确保有足够的人员、时间、精力负责该项工作。二是加强技能培训。一方面，通过举办、参加各层次、类型的培训班，认真学习档案法管理专业知识、法律制度，及时更新知识结构，适应新形势下档案管理要求。另一方面，加强行政管理、计算机应用、秘书学等知识的培训教育，熟练掌握各项工作原理、流程及方法，培养复合型人才，进一步提高管理水平和应用能力。同时，通过“请进来”与“走出去”相结合，加强与档案专业管理部门及其他先进单位的交流、沟通，学习、借鉴先进管理经验，推进档案管理上台阶、上水平。三是提高干部待遇。重视档案管理人员的劳动保护，落实津补贴待遇，加强业绩评价考核，引导干部爱岗敬业，提高工作积极性。另外，适当实行岗位交流，培养后备人才，确保档案管理工作顺利开展。

合同档案管理办法细则篇7

【关键词】公路建设项目；文件材料；立卷归档；实施要点

1 引言

沿海高速公路沧州歧口至海丰段位于河北省沧州市东部渤海湾顶部，路线呈西北-东南走向，起于黄骅市歧口村西，终于海兴县海丰村北，路线全长49、825米，它的建成将加速沿海高速公路的贯通、实现黄骅港与天津港、曹妃甸港、秦皇岛港、青岛港以及大连港的快速连接，同时承担着我国沿海地区的国防任务，项目建设意义重大。自2011年3月1日起，沿海高速公路沧州段施工已进入收尾阶段，各施工单位通过对河北省高速公路管理局印发的«公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则»(以下简称实施细则)的学习，均已进入竣工资料立卷归档的实施阶段。高速公路竣工资料的编制，不仅是项目管理中一项重要的工作，其形成的资料也是对工程进行管理、使用、维护、改建、科研、教育、参考利用的主要依据。

2 施工卷竣工资料的组成及编制范围

施工卷竣工资料文件材料是指自立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反应项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的文字、图像、声像、电子书各种形式和载体的历史记录文件材料。

文字材料包括高速公路施工过程中的各种文件及检测报告，即各分部、分项工程开工申请及附件、首件工程技术文件、原材料实验检验报告及标准试验文件、工程检验认可书、工程报验单、施工放样报验单、中间检验申请单、现场质量检验报告单、现场检测记录表、施工现场记录表及检测结果汇总表、原始数据、工程质量检验评定表及相关附件；影像、电子材料包括高速公路初期到竣工验收全过程产生的具有代表性的录音、录像、电子光盘、照片等材料。

3 对河北省公路建设项目文件材料立卷归档实施细则的解读

根据《公路工程质量检验评定标准》、《公路工程（交）竣工验收办法》的要求，结合交通部《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》中相关规定，征求河北省高速公路管理局相关领导的同意，对施工卷文件材料表项中的相关条款做了部分改动，使之更加简洁明了，容易操作，具体变动如下：（1）针对4、1、4中的桩基检测报告作为施工准备文件归类欠妥，将其调整至4、3、5桥梁基础、预制梁完整性检验资料中，且应在桩基中间交工资料后面附上检测报告中的桩基完整性检测汇总表复印件，同时在其备考表中注明桩基检测报告成卷的位置；（2）针对4、4、2（防护工程）中第②项次中的台背回填，参考《公路工程质量检验评定标准》关于桥梁工程基础及下部构造分项工程的要求将其调整至桥梁工程基础及下部构造中；（3）针对同一合同段内的小桥，根据桩号先后顺序依次编号，然后再进行档号的编制（例如：沿海三标内第一个小桥为K31+789（编号1），档号编为4・4・3・1，第二个小桥K32+073（编号2），档号编为4・4・3・2，其他以此类推）（4）针对同一合同段内的涵洞，和小桥的档号编制方式类似，按桩号的先后顺序编号后再依次进行档号的编制；（5）针对4、6桥梁工程，同样参照上述原则进行档号的编制，编制时在4、6后面添加（x）（x―桥梁编号)（例如：沿海三标第一个大中桥为MK28+525、3黄浪渠特大桥，其档号编为4・6（1），而4・6（1）・1则代表MK28+525、3黄浪渠特大桥的基础及下部构造，其他以此类推）；（6）针对4、6、6引道工程中的桥梁、护栏移到相应的桥梁工程、总体桥面系和附属工程中去；（7）针对各施工阶段产生的试验资料，除中间交工试验检测资料附在中间交工资料后外，其他所有试验检测报告、外购材料检测报告及质量鉴定报告、配合比申报材料、外委检测报告等相关资料由实验室根据相关要求独立成卷，交验时和工程资料汇总。

4 施工卷竣工资料的编制过程

根据《实施细则》中对于施工卷竣工资料立卷归档的相关要求，针对不同结构，不同位置的资料进行收集整理、立卷归档，本文以黄浪渠特大桥基础及下部构造0#台施工资料的立卷归档为例进行说明。

4、1 资料收集

黄浪渠特大桥0#台包括以下构件：桩基、承台、肋板、台帽、耳背墙、挡块、支座垫石、台背回填。在资料收集过程中，首先应该查找该部位对应的单位工程、分部工程、分项工程开工报告是否已经报批存档，再收集所有构件中间交工资料、工程质量检验评定资料等。

在资料收集完成后仔细检查其是否达到《工程质量检验评定标准》要求的“齐全，完整、真实”。在这里强调几点：（1）中间交工资料里面数据要求实事求是，根据现场实际检测的数据填写，不能把所有子分项的检测合格率都写成100%；（2）分项（子分项）工程质量检验评定表根据中间交工资料中实际抽检数据来填写，并由施工单位的技术负责人、专业监理工程师签认；（3）在工程质量检验评定表后需附上实验室对相应构件（路基、路面）的混凝土、压实度、砂浆强度的评定表，从中我们可以查阅对应的平均代表值等数据。

4、2 资料整理

资料的整理应根据“从小桩号到大桩号，从下到上，从左到右”的顺序，以便

查询；同一构件的中间交工资料按照该构件的施工工序进行整理。如0#a-1桩基：中间交工证书、钢筋加工及安装申请批复单及附件、施工放样检验报告单及附件、桩基钻孔、成孔、混凝土浇注检验申请批复单及附件、桩基完整性检测汇总表、工程质量检验评定表，其中相应的附件根据要求进行归档。

4、3 编制档号

档号是指独立成册、可不装订的文件材料组成一卷的案卷编号，应明确清晰，便于查找应用，根据河北省高管局为高速公路建设项目编制的《竣工档案代码分类》进行档号的编制，以0#台为例，其档号为：YHQHSG346(1)11-1和YHQHSG346(1)11-2，相应的意义解释如下：YH为二级类目：沿海高速的简称，QH为三级类目：歧口至海丰段的简称，SG3为施工单位沿海高速土建三合同的简称，46(1)11为四级类目九大类序号：桥梁工程中第一座大中桥黄浪渠特大桥（46(1)）基础及下部构造（1）0#台（1）的档号代码，-1，-2为五级类目档案流水号。

在档号编制过程中需注意以下几点：（1）应该符合公路建设项目文件材料立卷归档管理办法中的相关要求，并根据各个省份对相应类目的规定进行编制；（2）同一标段内相同结构应具有统一层次的档号，不同结构之间应相互照应，简单明了，五级类目及以下层次档号的编制同样应具有统一的层次结构；（3）每一卷资料都应该有唯一的档号与之对应，不得出现重复。

4、4 卷盒封面、内封面、卷内目录、备考表、案卷目录、脊背的编制要点

案卷由案卷卷盒、脊背、内封面、卷内目录、卷内文件材料、案卷目录以及备考表等组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008），其中脊背、内封面、备考表用150g以上的牛皮纸打印。

案卷卷盒一般由业主统一定制，为简化起见，在卷盒封面只填写档号及编制单位且用红色印章盖上，其他各项在脊背和内封面上体现出来。

案卷内封面由以下内容构成：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级及档号。案卷题名应能准确反映出本案卷文件材料的基本内容，包括公路建设项目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名称；立卷单位是指案卷的组卷单位或部门；起止日期是指案卷内文件形成的最早和最晚的时间（如2009年10月9日-2010年9月7日）；保管期限应根据项目文件材料的特性及利用价值填写；密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定。

卷内目录有以下项次组成：序号按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从1起依次标注；文件编号，填写文件材料的原始编号或图号，中间交工资料可不用填写，但竣工图纸和外委试验资料一定要填写；责任者填写文件材料的形成单位或主要形成单位。属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单位的简称（YHSG-03，YHJL-01），并在卷内目录表下空白处标明单位的全称，对于外委的实验资料，责任者填写外委单位的简称；文件题名填写卷内文件材料标题的全称，案卷内每份独立成件及单独办理报验和审批手续形成的文件材料，均应逐件填写文件标题；日期填写每一份文件材料形成的最晚日期（8位数字）；页次填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一份文件标注起止页号（如156-162），属于已装订成册的文件材料，在卷内文件目录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数；备注填写需注明的情况。

案卷页号的编写，双面书写的文件材料经系统化排序后，在其正面右下角，背面左下角，单面书写的文件材料，在其正面右下角，用阿拉伯数字从1（不得写成“01”，“001”）开始，用自动页码机逐页打码，卷内目录、备考表不计入页码系列。已装订成册的文件材料，如自成一卷的，同时又与其他文件材料组成一卷，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一份文件编写册号，不需重新编写页号。

备考表由档号、互见号、立卷说明、立卷人及检查人签名、立卷时间组成。档号和卷盒封面、内封面、卷内目录上的档号保持一致；互见号填写反映同一内容但形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，不同载体的档案应注明相应形式，并用括号括起；立卷说明应简明扼要的说明本卷资料内包含哪些资料、文件件数、复印件归档原因、原件存放地址、总页数、以及在案卷编制和使用过程中应该注意的事项；立卷人和日期由负责立卷人签认，检查人和日期由案卷形成单位负责人签认。

卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒封面及脊背上应填写盒内案卷的起止档号，并填写“案卷目录表”，放在内封面之前，不装订。

脊背根据卷盒脊背的尺寸用牛皮纸打印，对于《实施细则》上对于脊背的格式要求，根据实际情况省略了保管期限和编制单位，保管期限用红色的印章盖上，而编制单位在卷盒封面上明确体现；档号统一，案卷题名和内封面上类似，可稍作改动。

对于卷盒封面、内封面、卷内目录、案卷目录、备考表、脊背相应内容的字体应符合《实施细则》中的相关规定，如有些位置写不下，可适当的将字号缩小，灵活掌握。在整个案卷立卷完成后，进行扫描复印，扫描的文件按卷保存为PDF格式，并把文件名称改成相应的案卷题名，便于查找。

4、5 案卷装订

公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方法进行整卷装订。装订时靠装订边（左边）和下边取齐，表头向上，左侧装订。文件装订前去掉金属物、塑胶、塑封等易老化、易腐蚀的封面和装订材料，采用三孔一线法，用白色档案专用线装订，装订线距离左纸边10mm，中孔位于A4纸高度居中，两边孔距中孔80mm,单线穿孔在卷背面打结；案卷装订顺序为内封面、卷内目录、数份文件、备考表；管理性文件按类别（工程质量管理、工程计划、合同管理、安全生产及文明施工等）分别组卷；公文需要办理的文件叫办件，组卷时，办件阅办笺放在正文之前，需要传达阅知的文件叫阅件，组卷时，阅件阅办笺放在原文之后，与原文一起装订；项目技术文件以文件的类型为单位分别进行装订，同类文件最好组成一卷，为便于查找应用。根据卷盒厚度，每卷材料不宜超过320页；不装订的图纸及成册文件材料，每份须加盖档号章，档号内容包括：该文件材料所在案卷的档号和本卷中所在页次。

5 竣工图的编制

竣工图由施工单位负责编制，竣工图封面、标题栏按《实施细则》格式进行编制，编制完成的竣工图应在图纸空白处逐张加盖竣工图章并签署，经驻地监理审核签认。在竣工图编制过程中应注意以下几点：（1）竣工图纸为A3（420mm×297mm），允许折叠，装在A3档案盒内，竣工图案卷装入顺序为：卷内目录、图纸文件、备考表；图纸表面干净无污损，线条字体清晰准确；（2）竣工图在设计文件的基础上进行编制，施工图没有变更的，编制单位可在施工图上加盖竣工图章作为竣工图纸，施工图有变更的，须重新绘制竣工图并加盖竣工图章；（3）竣工图应全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况，将设计说明改为竣工说明，包括主要建设项目、完成工程量、执行的规范标准、主要的施工方案、采用的新技术、新工艺、新材料、特殊问题的处理、施工图的版本、设计变更情况及开、完工时间；（4）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章，凡重大变更及图纸变更面积超过10%的，须重新绘制的竣工图纸在原施工图图号的前加“竣”，竣工图号由“S”改为“J”。采用标准图的可不编入竣工图，但应在图纸目录中列出图号，指出该图所在位置并在编制说明中注明；（5）有变更的竣工图，须填写设计变更文件与竣工图档号对照一览表，排列在竣工图表的前面。一张更改通知单涉及多张图纸时，或图纸不在同一卷内时，应在备考表中加以说明；（6）竣工图章尺寸为80mm×60mm，内容包括编制单位、编制人。技术负责人、编制日期和监理单位、监理人组成。竣工图章签字要求本人手写，不得代签。竣工图章盖在标题栏附近空白处，如竣工图正面无空白处，可盖在图的背面左下角。

6 其他材料的立卷归档

对于施工准备文件、工程管理文件、工程质量控制文件、安全环保文件、进度计划控制文件、施工原始记录、电子文件等，作为施工卷竣工资料必不可少的部分，其立卷归档的实施过程和上述中间交工资料的编制方法类似，参考《实施细则》中对每一部分文件的要求进行立卷归档。

参考文献

[1]JTG F80/1-2004 公路工程质量检验评定标准[M]、中华人名共和国交通部、2004、

[2]公路建设项目文件材料立卷归档管理办法[M]、2010、

[3]河北省高速公路管理局公路建设项目文件材料立卷归档管理实施细则[M]、2011、

[4]GB/T11822-2008科学技术档案案卷构成的一般要求[M]、2008、

[5]公路工程竣（交）工验收办法[M]、中华人名共和国交通部、2004、

[6]江苏省高速公路建设指挥部、高速公路工程竣工资料编制范例[M]、人民交通出版社、2006、

合同档案管理办法细则篇8

（张钰丛）

大兴区档案馆为老旧小区改造工作提供利用服务 为保证老旧小区改造工作进度，大兴区档案馆及时抽调2名业务人员，积极配合查阅工作，顺利完成了8个老旧小区建筑图纸的查阅工作，共查阅利用档案113卷。

（王媛媛）

东城区档案局召开街道协作组会议 日前，东城区档案局组织召开了档案工作街道协作组会议。会议强调了机关档案工作测评以及家庭建档等重点工作，同时各街道档案人员就街道档案工作中有共性的重点、难点问题进行了交流研讨。

（张 静）

房山区档案馆开展“风采少年 走近家乡”教育活动 5月22日，房山区档案馆爱国主义教育基地与良乡三小共同组织了“风采少年，走近家乡”主题教育活动。200余名小学生来到房山区档案馆参观了教育基地的各种展览，并接受了档案知识的讲座培训。（温 馨）

丰台区档案局送档案展览进农村 5月18日，丰台区档案局在共建单位王佐镇沙锅村举办了家庭档案展和档案馆馆藏珍品展及档案知识宣传活动。活动中，村民对家庭档案展表现出极大的兴趣，并对区档案馆的收集收藏情况有了了解。（王国欣）

海淀区档案馆组织照片档案数字化培训 5月22日，海淀区档案馆组织了照片档案数字化培训，着重强调了照片档案进馆要求，详细讲解了照片档案管理软件及其操作，为照片档案“双套制”进馆奠定良好基础。

（于 华）

朝阳区档案局调研龙爪树村发展变迁过程主动记录工作 前不久，朝阳区档案局局长申玺朝到小红门地区办事处调研，在查看记录本地区原貌的数码照片和视频资料后，对其收集范围、方式、整理、归档办法给出了具体指导意见。（戚柏兴）

怀柔区卫生局档案工作施行考核制度 怀柔区卫生局经过前期调研准备，重新修订了《怀柔区社区卫生服务绩效考核暂行管理办法及细则》，在今后的工作中，卫生系统各基层单位档案管理工作将严格按照考核指标进行。（王利东）

怀柔区档案法制宣传成效显著 怀柔区档案局依据“大宣传、大交流”的工作思想，成立信息员队伍，开展多种档案法制宣传活动，普及档案法律知识，增强全区公民“依法治档”观念，提高档案工作者依法做好档案工作的自觉性。（苏 静）

门头沟区档案局积极筹备“魅力京西—现代化新区建设”展览 6月5日，门头沟区档案局召开“魅力京西—门头沟区现代化新区建设图片资料征集工作会”，会议强调此项工作的重要意义同时向14个单位部署了档案资料征集工作。

（闫锐伶）

西城区档案局举办2012年度档案行政执法培训班 近日，西城区档案局举办2012年度档案行政执法培训班。邀请市局马忠魁处长结合《档案法》相关内容，从档案法律法规的概念、类型、修改调整内容及作用等方面进行了系统讲解。

（西城区档案局）

延庆县领导高度重视档案信息化建设 为加快延庆档案信息化建设步伐，副县长谢文征先后两次来县档案馆调研，常务副县长甘靖中批拨专项资金50万元用于档案馆信息化建设（一期工程）硬件设备购置。

（郭汉文 张惠舰）

石景山区档案局召开街道系统档案工作会 近日，石景山区档案局组织全区8个街道及鲁谷社区召开了街道系统档案工作会，宣传贯彻“住保档案”意见及管理要求，部署社区选举档案工作，细化街道在城市面貌记录工作中的任务和要求。

（曹建峰）

平谷区档案局三措并举抓全区归档工作 为确保全区各立档单位完成档案归档工作，平谷区档案局组织业务培训，坚持业务问题指导和监督同时进行，树立先进典型，并在全区各立档单位推广。

（杨有启）

密云县档案局参加《网络管理脱产培训班》 近日，密云县档案局主管网络与保密工作干部参加了县人保局举办的《网络管理脱产培训班》，对创建局域网、系统安装、备份及恢复、信息安全及保密知识等方面内容进行学习。（刘 静）