档案归档管理制度(精选8篇)

档案归档管理制度篇1

校外教育是我国教育事业的重要组成部分，是基础教育的主要领域，是实施素质教育的广阔天地。校外教育以公益性、思想性、趣味性、科学性为指导思想，以儿童少年的兴趣爱好为出发点，以整个社会为大课堂，以实践体验为特征的儿童少年校外教育活动。

校外教育是儿童少年等未成年人活动的场所、是实施素质教育的主要渠道、载体和教育模式。所以，现在人们把校外教育比喻成小麻雀，麻雀虽小但五脏齐全。这就是校外教育机构档案收集工作的复杂性、和工作的难点所在。

在中心各项管理工作中，档案工作是基础性工作，而档案的收集工作又是档案工作中的基础，可谓基础中的基础，由此可见档案收集工作在中心管理工作中起着至关重要的作用。

俗话说，巧妇难为无米之炊。在中心档案管理工作中，文件收集不全，归档工作的质量又怎能保证。如何收集，怎样收集，制定怎样的收集制度和方法，是保证档案工作质量的必要前提条件。

一、争取领导对档案工作的最大支持，是解决收集工作难的关键

（一）档案工作的辅和服务性，决定了档案工作是容易被忽视的岗位

档案管理工作属于后台默默奉献的服务岗位，不像中心各个业务人员工作业绩是显而易见的；档案管理人员的工作和成绩通常是不被了解的，在大多数人的心里档案管理工作是随便可替代和兼职的岗位，因此档案管理工作缺乏被人理解和受领导重视的机会，制约了档案管理工作人员的积极性，这对中心各个管理部门项目档案的收集工作也会产生很多不利的影响。

（二）档案管理人员要积极宣传档案工作的重要性，提高中心全员档案意识

每年工作开始，中心档案管理人员就要经常对中心各个职能部门兼职档案员进行业务指导和技术交流，多向领导汇报档案收集管理的进展情况，请领导帮助解决工作中的难题，取得领导和中心全员对档案管理工作的理解和支持。

（三）中心档案管理人员应争取变被动为主动

目前大多单位，不论是机关还是企事业单位，档案管理工作大多归属于办公室，不是独立的职能部门，档案工作人员少，没有决定权，只能是给什么收什么，收什么整理什么。这种情况给档案收集工作带来一定的被动和困难，同时也极大地影响了档案的完整性。

（四）档案收集的特点和重要性

档案收集工作涉及到中心的各个部门，具有难度大、数量多、涉及工作面广的特点。档案管理水平直接反映着中心工作的管理水平，因此要提高全员的档案意识，争取领导的最大支持，解决档案收集过程中的实际困难。

二、建立健全有针对性的档案管理制度，制定切实可行的档案管理办法

印发档案管理办法，传达到中心的各个部门的全体人员。在档案管理办法中要制定出档案归档的分类方案、各项档案管理制度，包括档案收集制度、整编制度、归档制度、验收移交制度、保管制度、保密制度以及借阅查看制度等。档案管理制度中要详细规定各个职能部门具体项目档案收集的范围、质量要求、档案验收的要求和档案移交制度，并结合各个职能部门日常工作自身的特点，细化档案具体的收集办法。

（一）归纳中心各个职能部门每项工作需注重加强收集的文件材料、照片、声像资料整理与收集工作

1、根据中心各个部门的职能，对每项工作会产生的文件，进行评估，准备预归档的档案夹，每当一项工作完成之后，业务人员可将产生的文件放到预归档夹中，待到年底统一归档。

2、中心的各个职能部门产生的文件，主要指在行使职能工作中形成的文件，其中包括：中心发文和收到的外单位的来文等。

（二）制定档案收集制度

1、明确档案的收集、整理是各中心各个职能部门兼职档案员的基本职责。

2、中心各个职能部门的领导要对本部门档案的收集工作负责，要按中心档案管理的要求，督促部门兼职档案员按时将归档好的文件交到中心档案管理人员。中心档案管理人员要重视文件的收集，从各个职能部门以开始工作抓起，设部门兼职档案人员专人负责收集和管理形成的文件，并定期接受中心档案管理人员对本部门的检查。

3、各个职能部门负责人在一年工作结束或一个项目告一段落或完成某一阶段时，组织收集、整理相关文件，随时归档。

（三）确定文件归档的质量要求

1、归档的文件应当为原件。如果案卷内有复印的文件材料时，要求复印件字迹清晰，反差效果良好，必须与原件内容及形式保持一致，在备考表中说明提供复印件的单位及原件保存地点并加盖公章。

2、文件的内容必须真实、准确，与工作实际相符。

3、归档的文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

4、文件材料的抄写要字迹工整、清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。不得使用未经国家颁布实施的简化字，禁止使用涂改液。

5、归档的文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297×210mm），图纸宜采用国家标准图幅。

6、归档文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。对于破损的文件、图纸应进行托裱，不得使用胶纸带粘贴。如果有图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图，允许使用计算机出图，但不得使用图纸的复印件。图纸内容必须清晰。

三、掌握档案收集的方法

1、中心档案管理人员要将各个职能部门应该归档的范围发放到各个职能部门领导及兼职档案人员手中，要明确规定各个归档的具体内容、份数和归档时间等。待各项工作完成之后，将文件检查齐全无误后归档。

2、中心的各个职能部门，在工作时要注意文件的收集，采用预立卷的方法，在每项工作完成后，将文件按时间或事件预归档。为日后的档案收集做好准备工作，将所有应该归档的文件归档。

3、中心档案管理人员要经常与各个职能部门的兼职档案人员联系，对他们进行必要的档案知识的培训，帮助他们解决工作中的问题，使归档的文件齐全完整。

4、归档时间一般在第二年的6月份以前。

档案归档管理制度篇2

一、高校学生档案管理现存问题

（一）档案管理制度不完善。科学严谨的管理制度是档案规范化管理的前提，但目前我国对于学生档案管理没有制定统一的管理制度。2008年教育部和国家档案局联合颁发的《高等学校档案管理办法》，虽然在文件材料的归档范围中增加了“学生类”，但内容较简单，仅笼统地指出学生类归档材料范围，对学生档案管理主体部门没有作出明确规定，对学生档案收集、整理、利用、转递等各环节工作缺乏可操作性指导意见。

高校学生档案管理工作在缺乏“硬性”条例约束的情况下，目前存在多种档案管理模式，有将学生档案归口档案管理部门或学生部门集中管理，也有将管理工作分解到学生所在学院或者系进行管理。除档案管理部门之外，其他部门学生档案管理人员一般为兼职，不具备档案管理专业知识和技能，对学生档案管理的概念认知局限于按照专业或者班级摆放好能保证“不丢”即可。同时因归档工作量较大而人手紧缺，学生档案材料收集归档存在滞后期，兼职管理人员往往不能及时将学生在学期间形成的档案材料实时整理归档，而是赶在学生毕业前，聘用勤工助学学生或者找学生干部临时帮忙，将积压的学生历年奖学金登记表、党员发展材料等连同毕业生登记表、成绩单等匆忙归入每个毕业生档案。在临时突击的工作状态下，档案管理人员基本没有时间对归档材料规范性进行核查，导致归档材料五花八门，各种填写不完整不规范的材料被归入毕业生档案，甚至出现张冠李戴档案材料错归的情况。档案管理制度不完善直接影响高校学生档案管理规范化水平的提升。

（二）学生档案意识薄弱。学生档案是人事档案中个人早期情况的真实记录，是学生个人宝贵的信息资源，具有“不可再生性”，但令人遗憾的是目前多数高校学生档案意识薄弱，对档案及档案分类和作用缺乏了解，不重视个人档案甚至轻易“弃档”。以笔者所在档案管理部门勤工助学学生为例，在2016年勤工助学招聘面试过程中，笔者对参加面试的100名学生（包括在读本科生和硕士研究生）提出同一问题即“档案是什么”，70人无答案，25人认为“档案就是书籍”，5人认为“档案就是旧材料”，由此可见学生档案知识基本是空白的。即便勤工助学学生经招聘合格上岗参与档案管理一段时间之后，虽对档案基础知识有了一定程度的了解，但他们仍然不知道也并不关心自己档案保存在何处，更不了解个人档案重要价值，甚至还认为人事档案应该随人员离退休或者死亡就予以销毁不必永久保存。

学生因对个人档案终身凭证作用缺乏认知，存在“档案无用”的想法，在学期间填写各类档案材料时往往主观随意，影响了档案的真实性和准确性。学生毕业时如尚未就职，他们普遍选择将档案留存学校或人才中心，就职后某些私企或外企如不要求提供档案，学生对个人档案就多年不予理睬，人档分离情况严重，“丢档”情况时有发生。

二、解决高校学生档案管理问题的有效途径

（一）建立健全管理制度。在当前学生档案管理制度顶层设计缺位情况下，各高校要在充分调查研究征求意见的基础上，结合本校实际制定学生档案管理办法，明确学生档案主管部门及相关部门工作职责、档案归档范围、归档要求，细化学生档案收集、保管、利用、转递等环节工作流程，如有必要还可根据学生档案特点制定档案归档及材料整理工作细则等，使学生档案管理工作有法可依，有章可循，摆脱混乱无序状态。

笔者认为当前高校学生档案管理各种模式中，最为理想的应该是由档案管理部门集中统一管理学生档案。高校档案部门是专业档案管理部门，配备符合档案安全保管标准的库房、装具等硬件设施，工作人员档案专业化程度高，能够为学生档案规范化管理提供有力保障。

因《高等学校档案管理办法》对学生类档案归档范围阐述比较简单，未能分类列出归档材料明细，作为人事档案形成基础的学生档案，高校在确定其归档范围时可参照中组发〔2009〕12号《干部人事档案材料收集归档规定》。以笔者所在学校为例，通过制定《学生档案管理办法》明确学生档案归档范围共八类内容。第一类登记表类，包括学生登记表、毕业生登记表、学籍表、简历表等；第二类考核考察类，包括思想品德、学年评语、实习、社会实践等鉴定材料；第三类学籍类，包括学生成绩表、授予学位决定、学籍异动材料；第四类党团类，包括加入中国共产党、共产主义青年团或其他党派、团体等组织的材料；第五类奖励类，包括三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等登记表和各种竞赛奖励材料；第六类处分类，包括校级处分决定或免于、撤消处分的意见、调查报告、个人检查等；第七类体检类，包括学生入学体检表、毕业体检表等；第八类其他类，包括高考材料、政审材料，助学金、贷学金材料，毕业生就业通知书等。

档案归档管理制度篇3

1、我国建筑施工企业科技档案的收集与归档中的难题

1、1相关收集和归档人员的档案意识淡薄

虽然我国的城市化进程加快，建筑行业发展迅猛，但是，我国的建筑施工企业科技档案意识相对薄弱，与之有关的机构部门，以及与之相关的管理人员的档案观念薄弱，归档意识很低。我们知道建筑施工企业科技档案直接反映在我国建筑中的工程活动以及工程建筑项目的全部技术含量。相关的收集和归档人员的档案意识薄弱，使我国的项目负责人以及工程技术人员不能对工程的技术、质量、进度以及所产生的经济效益都及其重视，但是因为对工程中产生的资料、档案的不重视，使其散失，不能做到及时的整理改正。这样就可能造成技术垄断，一些先进的技术就不能得到推广，使我国的建筑施工技术不能得到更快的发展。

1、2我国缺少高质量的档案人员

由于我国对建筑施工企业科技档案的收集与归档不重视等客观环境的局限，我国对档案人员的培训力度不够，致使我国缺少高质量的档案人员。而且就我国的建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作繁琐，并且对其不重视，一般情况下不会特定的设定档案的管理人员对其进行收集与整理，而是让一些缺乏管理档案经验与技术的工程人员兼职完成，这样就使其整理出来的档案不够全面，不够详细，使其档案中的建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术含量不能详细的体现，失去了根据档案改进建筑方案，推广建筑方案的价值。

1、3我国的建筑施工企业科技档案管理制度不健全

我国没有制定健全的对建筑施工企业科技档案的管理制度，我国档案管理缺少对建筑施工企业科技档案的管理方法，只能通过一些网络、电话、短信对其施工单位进行索要整理，进而进行归档，这样不能高效的对建筑机构的经贸活动、工程建筑项目的技术问题整理记录，这样时间间断的记录，使其不能体现档案记录的连续性。而且，由于没有建立与完善建筑施工企业科技档案管理制度，缺少收集和归档方法，使档案的收集与归档无章可循，使其档案的收集、整理、归档工作难以展开。

2、应该如何做好建筑施工企业科技档案的收集与归档的工作

2、1加强对档案收集与归档重要性的宣传

要想做好建筑施工企业科技档案的收集与归档工作，就必须要强化各个员工对于这方面的意识。也就是说，要在企业中加强对档案收集与归档重要性的宣传。在企业中，应该设立相关的部门，对于如何宣传档案收集与归档做好详细的计划，系统、明确地向企业员工展示档案收集与归档的重要性。这样做可以加强员工对于自身的约束，更好的配合公司做好档案的收集工作，在借出档案后做到及时地归还。宣传力度对于一项工作的成功与否有着很大的影响，所以建筑施工企业一定不能忽视宣传的重要性，要把档案的收集与归档的重要性及时的对员工做好宣传。

2、2确定相应的档案管理人员并且进行定期培训提高其专业素质

建筑施工企业的档案完整性对于整个公司资料的安全和公司的利益相当的重要。所以建筑施工企业要对于档案的收集与归档工作引起做够的重视。档案管理部门管理着整个企业员工的档案，对于员工信息安全起着决定性的作用。因此，企业要加强对于档案管理部门的监管力度，保证该部门严格的按照制度做好档案的收集与归档工作。同时，企业要加强对于档案管理者专业素质的考察，并定期对档案管理部门的员工进行专业培训，使每一个员工都起到应有的作用。有了高专业素质的档案管理人员和专门的档案管理部门，就可以在很大程度上做好建筑施工企业科技的收集和归档工作。

2、3健全我国的建筑施工企业科技档案管理制度

针对于我国建筑施工企业科技档案收集与归档工作的现状，可以发现大部分的企业在这项工作上存在着很多漏洞，而这些漏洞的存在主要源于我国的建筑施工企业科技档案管理制度不够合理。所以要想从根本上做好科技档案的收集与归档工作，就要改良我国现有的档案管理制度。因此，我们要吸取其他国家的经验和先进的管理制度，在他们的基础上加以改良，从而找到最适合我国国情的档案管理制度。各个建筑施工公司都应该主动摒弃原有的不良管理制度，引进更加先进的档案管理制度，来使企业得到更好的发展。

3、做好建筑施工企业科技档案收集与归档的重要意义

档案归档管理制度篇4

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1、公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4、档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1、公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2、当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3、凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

档案归档管理制度篇5

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定专人负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的总结放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周;对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

七、本制度即日起开始执行。

XX档案管理制度

1目的

为加强公司xx档案管理，充分利用xx资源，发挥xx档案为xx工作服务的作用，使会xx案管理更加标准化、规范化、科学化，根据xx的规定，结合本公司的实际情况，特制订本制度。

2 范围

本制度规定了xx档案保管、借阅、移交、保管年限及销毁等管理要求。

本制度适用xx公司xx档案的管理。

3 职责

3、1 xx负责人负责xx档案保管的定期检查、监督，指定兼职档案管理人员整理、保管各种xx档案，并负责借阅档案的审批，保证xx档案的准确、安全、完整。

3、2 档案管理人员按照xx档案的整理要求，负责定期整理各种xx资料，装订成册,统一编号，并移送档案室统一保管。

3、3 档案管理人员要严格遵守档案保密制度，对档案的安全、完整负责。

3、4 xx负责对xx档案的管理进行不定期的检查。

3、5 xx负责对本制度的执行监督，并负责到期档案销毁的审查。

4 xx档案的范围

xx档案包括：xx x xx xx

5 xx档案资料的整理

用纸、封皮、装订规格应尽量统一，以便于保管。

===等等

6 xx档案的保管

6、4 xx档案的存放应做到：防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防霉变、防高温。不允许随便堆放，保证xx档案完整无损。

9 xx档案查阅、借阅及批准权限

9、1 本公司内部人员借阅xx档案。经部门领导批准后，可直接到档案室借阅，档案保管人员应及时提供。

9、2内部各公司，各部门因工作需要查阅会计档案时，必须经本公司或部门领导批准证明，xx负责人批准，方能查阅。

9、3 外单位人员因公需要查阅xx档案时，应持有单位介绍信、查阅人身份证件，经xx负责人批准，报xx批准，方能由档案管理人员接待查阅。同时，档案管理人员应详细登记查阅人的工作单位、查阅日期、xx档案名称及查阅理由。

9、4 xx档案一般不得带出室外。如有特殊情况，需要带出室外复制或借出本公司的xx档案，必须办理借出手续，经xx负责人、xx批准，同时在《xx档案借阅登记簿》上进行登记，注明借阅用途、归还时间。

9、5查阅或借阅xx档案的人员不得在会计档案上涂画、拆封、抽换。

10 xx档案的销毁

10、1 xx档案保管期满需要销毁时，由xx档案管理人员提出销毁意见，编制《xx档案销毁清册》，列明销毁xx档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

10、2 销毁会计档案前，应当由xx中心和xx中心共同对应销毁的会计档案进行鉴定，报xx审批后，由xx、xx派人监销，销毁后需在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况报告xx。

11 处罚

未按本制度规定充分履行xx档案管理职责的，给予 xx的处罚，造成经济损失的追究经济责任。

12 附则

12、1 本制度由xx起草。

12、2 本制度经xxx批准。

12、3 本制度自下发之日起实施。

档案管理制度

档案工作岗位责任制

一、 分管档案工作的局领导职责

1、 组织全局性的宣传、贯彻、执行《中华人民共和国档案法》和上级关于档案工作的各项方针政策的活动。

2、 加强对局档案工作的领导，将档案工作纳入局的整体发展计划，列入局议事日程，督促分管部门按上级和局档案部门要求做好应做的工作。

3、 关心档案工作和档案室的建设与发展，从人力、物力、财力上给予支持，及时解决工作中的重大问题和困难，改善工作条件，使档案工作与局各项工作协调发展。

二、 局档案员职责

1、贯彻实施《档案法》、《山东省档案条例》等档案工作的法律、法规，建立健全档案管理制度。

2、对各有关处室形成的各种材料的收集、整理、立卷和归档进行监督和指导。

3、负责收集出国考察人员应当归档的有关材料和照片，收集领导同志外出开会的发言材料和带回的带有密级的材料。

4、负责管理全局各种门类和载体的档案，维护档案的完整、准确与安全，并为本单位各项工作的需要提供服务。

5、按时向上级主管部门报送档案工作统计材料。

6、按规定向档案馆移交应进馆的档案。

三、 分管档案工作的各处(室)领导职责

1、 配备具有较好政治业务素质的专(兼)职档案人员，并保持相对稳定。

2、 将档案工作纳入本单位的议事日程(每半年研究一次档案工作)，帮助专(兼)职档案人员解决工作中的实际困难。

3、 组织本单位人员学习档案法规，执行局档案工作的规章制度。

4、 疏通渠道，严格制度，督促有关人员注意平时各类文件材料的形成积累，积极配合专(兼)职档案人员的归档工作 。

5、 协同档案室监督、检查本单位文件材料预立卷、整理组卷、归档验收及档案鉴定工作。

6、 负责检查本单位专(兼)职档案人员履行档案岗位职责情况。

四、 各处、室专(兼)职档案人员职责

1、 坚持平时整理。根据本单位不同种类文件材料的形成特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和归档。

2、 负责本单位文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。

3、 归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。

4、 保管好本部门应归档的案卷，注意文件材料的安全和保密。

5、 主动接收局档案员的业务指导和督促检查，按规定时间向档案室移交。

6、 积极参加业务学习，不断提高档案工作水平。

7、 按档案室要求对档案进行分类、整理、编目，并编制检索工具。

8、 按归档时间向档案室提供档案目录和统计年报表。

文件、材料收集归档制度

一、收集归档范围

本机关在各项工作中形成的具有保存价值的，或者上级和下级送来的与本机关关系很密切的文件材料(包括公文、电报簿册、书信、会议、电话记录、图纸、登记表、报表、名册、奖品、照片、录音带、录像带等，下同)都属收集归档范围，应按规定的范围、时间和要求交本部门资料员或综合档案室归档。

(一)本级文件

1、各种代表会议、工作会议、专业会议、各级干部会议的会议记录、会议纪要。

2、工作计划、规定、方案、安排、总结、小结、汇报、简报、通报、通知。

3、各种综合的或专题的调查、检查、考察等报告。

4、向上级请示，与其他单位的来往文书，对下级的指示、批复、通知。

5、各项决定、决议、规定、标准、规范、条例、办法、制度、守则、要求。

6、各级领导的报告、讲话、发言稿或提纲、记录。

7、反映生产、基建、科研设备、工艺情况底图、蓝图及文字材料。

8、各种报表、名册、登记表、簿册、数据、凭证。

9、反映本机关、本地区重要活动的照片、录音带、录像带。 10、电报、重要电话记录、机关工作日记。

11、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合。

12、本机关制发的奖状、奖证、奖章、奖旗、奖品。

13、有关房产、财产、物资、档案、债权、捐赠等的凭证，发放各种证明、证件存根。

14、已故人员资料。

15、重要的人民来信及处理材料。

16、本机关编辑、出版的书刊、资料样板。

17、本机关(包括上报和下批)干部任免、呈批表、调配培训、专业技术职务评定、聘任、党、团干部名册、年终统计、报表、干部的录用、转正、定级、调资、离休、抚恤等审批表及干部奖惩等文件材料。

(二)上级文件材料

1、上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组，下同)有关本机关、本地区工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料。

2、各级领导同志、国际友人、人民代表、政协委员视察本机关、本地区时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

3、上级发给本机关的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

4、上级报刊刊载有关本机关、本地区情况的文章。

(三)同级文件材料

1、有关单位与本机关联合召开会议，共同进行工作，协作查处案件或问题共同署名的文件材料。

2、有关单位与本机关签订的合同、合约、协议。

3、有关单位与本机关涉及比较重要的工作或问题的来往文书。

4、有关单位发来的重要的、需要执行的方针、政策性文件。 (四)下级文件材料

1、年季度工作总结、重要的专题工作总结。

2、重要的调查报告、检查报告、典型材料，比较重要的工作经验、重要的请示、法规性的备案文件。

3、重要的名册、登记表。

4、大事记、基本情况汇编、基础数字汇编。

二、归档份数

文书档案一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用。

三、归档时间和方法

(一)凡经过打字室打印的文件，打印好后由打字员收集，交文书档案员归档。

(二)凡各部门发出的文件，由各部门办公室的有关人员收集，交由综合档案室归档。

(三)一项工作已完成时(包括一项已完成或一个会议已结束，一个问题已解决，一件案件已处理等)，由各部门办公室的有关人员，将进行该项工作形成的全部文件材料，系统整理后送交综合档案室归档。

(四)外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。

(五)年度工作总结、各种年报、党员、干部名册，应于翌年一月底前交文书档案归档。

(六)每年的二月底前进行一次全面、彻底的归档，各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交综合档案室归档。 四、归档要求

(一)应归档的文件、材料应由各办线资料员收集全齐。

(二)正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。

(三)归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。

(四)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。

(五)归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。

(六)凡是归档的文件材料必须经过初步整理，把同一具体问题的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。

档案鉴定制度

1、档案鉴定工作，是甄别和判定档案的价值，并据以确定档案存毁;的工作。

2、档案鉴定工作，是一项科学性很强的工作，必须坚持全面观点、坚持历史观点、坚持发展观点。

3、档案鉴定，必须按照党和国家制定的鉴定工作原则和鉴定标准进行。

4、档案鉴定工作，必须有组织、有领导地进行，一般应有领导、专业人员和有关单位代表参加的鉴定小组负责进行。

5、凡是经过认真的鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定的程序，办好鉴定手续。

6、档案鉴定工作，是一项决定档案命运的工作，档案工作人员必须严肃、慎重地对待鉴定工作，严格遵守档案鉴定工作制度。

档案借阅管理制度

为了加强本单位档案管理，搞好各门类档案的提供利用工作，特制定以下制度：

1、本单位各部门借阅档案，必须按照单位制定的各门类档案借阅管理标准办理借阅手续。

2、外单位来人查阅本单位档案，需持单位介绍信并经单位有关部门领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。

3、机密、秘密、绝密档案借阅一律按照《档案安全保密标准》中的要求办理。

4、查阅各门类档案应在阅览室内进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。特殊情况需借出的，需经部门负责人 批准，但借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。

5、珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

6、凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为者严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。

档案保密管理制度

一、档案是国家的宝贵财富，企业各门类档案本身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，确保档案的安全。

二、凡是利用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。

三、借阅档案必须严格按照档案借阅制度办理手续，限期使用，按期返还，返还档案要认真检查核对，发现问题及时追查。

四、利用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供利用。

五、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文件，统一由公司档案信息中心严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。对于擅自向外转借、提供图纸资料和技术文件等档案材料者，必须追查责任，对于严重损害国家和我公司利益者，要依法追查刑事责任。

六、停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一按公司下文件由公司档案信息中心组织回收，统一销毁，其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。

七、发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。

八、不允许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。

九、不允许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。

十、单位领导和保密小组要定期检查保密工作，总结经验，堵塞漏洞严防失密、泄密发生。

档案复制制度

1、本单位工因工作需要复制一般文件材料时要经档案室审批;本单位工复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意;复制机密档案材料(局会议记录等)须经局档案员和分管档案工作的局领导审批后方可复制。

2、外单位一般不予复制，确因工作需要应持单位介绍信，经档案员同意方可复制。

3、 复制后要及时进行登记。

档案统计制度

1、档案统计工作是以档案工作中大量的现象为对象，以表格、数字的形式揭示档案和档案工作中诸现象的现状、发展过程及其一般规律性的工作。

2、统计作用。档案统计工作，为制定档案工作的方针、政策，编制档案事业发展规划，开展档案科学研究，进行定性分析与定量分析，提供科学的依据。

3、统计内容。对档案的收进、移出、整理、鉴定、保管数量和状况，以及档案的构成、利用、机构和人员等情况的基本统计和其他专门统计。

4、统计任务。对档案和档案工作的发展情况进行统计调查、统计分析、提供资料，实行统计监督。

5、统计对象。对档案实体及其管理状况的统计和档案事业的组织与管理现状的统计。

6、统计方法。档案统计工作，必须把零星的个别的原始资料，进行综合整理，使之成为能反映整体现象的资料，再进行分析和研究，总结出典型性的经验教训，以提高档案的科学管理水平。

7、按期统计。平时必须积极收集资料，做好单项的统计;半年必须做好各项工作的初步统计;年终必须进行全面的系统的统计。

8、专人统计。配备统计人员，熟悉统计业务;掌握统计资料，数字统计连贯;准确统计数字，按时统计上报。

档案库房管理制度

1、档案保管工作，是采用一定的技术设备、措施和方法，对档案实行科学保管和保护，防治档案损毁，延长档案寿命，维护档案安全。

2、按专业类项进行保管，做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，以利于档案的保护管理。

3、坚持以防为主、防治结合方针，切实做好档案十防;(即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密)工作，确保档案完整安全。

4、加强库房基础设施建设，逐步购置先进设备，改善库房管理条件;引用先进科学技术，实行科学管理。

5、库房要保持温度在摄氏14-24°C，相对湿度在45-60%之内;保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。

6、库房管理人员要做到天天打扫卫生，每天上下班各检查一次温湿度，每月清理二次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。

7、接交进馆的档案，要认真清点，履行签字接交手续;档案外借，要认真清点，履行批准手续，并保证按期归还;非工作人员不得进库房，以防意外;在库房里不准吸烟。

档案销毁制度

1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文件和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁处理。

2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定。

3、经过鉴定确需销毁的档案，必须写出销毁档案内容分析报告，列出档案销毁清册。

4、档案销毁，必须严格执行审批制度，履行批准手续。

档案归档管理制度篇6

一、高度重视，加强领导

今年以来，我局高度重视机关档案管理工作，将机关档案管理工作纳入工作日程，加强对档案管理工作的领导，真正做到了认识到位，组织到位，措施到位。*年，新一届领导班子调整后，及时调整了安阳市文化局档案管理工作领导小组，并把档案工作列入全局的长远规划、年度计划及有关人员的岗位标准和职责中，把档案工作作为机关管理的一项重要的内容纳入年度目标，与机关其它工作同部署、同组织、同考核。同时，配备了具有较高专业素质工作人员任档案管理人员，建立档案管理工作网络，形成了以主管领导挂帅、办公室主任分管、档案室具体负责、各职能科室协助抓的四级档案管理网络。

为进一步加强对机关档案工作管理，局机关舍得在档案设施上投入，局机关搬入市党政综合大楼办公后，在办公用房十分紧张的情况下，专门挤出办公房设立了文书档案室、人事档案室；拨出经费，购置档案柜20余节，为档案室配置了计算机等专用设备，投入资金购买安装了益友档案管理系统，使档案管理在硬件上有了保障，适应了现代化管理的需要。

二、加强制度建设，规范档案管理

为进一步加强我局的档案管理制度建设，规范机关的文书档案管理，*年以来,先后制定了《安阳市文化局档案管理办法》及有关规章制度。如：《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案工作保密制度》、《档案材料归档制度》等，明确了档案工作职责和任务，以及的归档范围及整理要求，使各有关单位对文件材料的形成、积累、收集、整理有据可依，同时，制定了《档案人员岗位责任制》和考核、奖惩制度，并纳入机关的岗位责任制，充分发挥和调动档案工作人员的积极性。

为规范档案管理，提高档案管理质量，2002年，我局按照市档案局要求，在全市率先安装了《益友档案管理系统》软件。对所有须归档的文件材料经整理后，全部输入计算机管理，极大地提高了检索速度和档案的质量。在归档过程中，我局档案所有文件归档目录、盒内文件目录、盒底备考表、文件资料汇编等全部使用计算机打印；文件、材料的归档全部使用无酸档案盒，文件不易被腐蚀、变质，有利于档案的保存，使我局的档案档案逐步走向了规范化、科学化管理轨道。

四、采取有力措施，做好归档和利用工作

*年以来，我局按照市档案局的要求，全力做好文书档案的归档和移交工作，截止目前，共归档文书档案1100余卷、件，财务档案900余卷。其中，*年，一次向市档案局移交各类档案1700余卷；*年，归档文书档案313件，较好地完成了归档任务。并按照市档案局要求，制订工作计划，组织市戏曲研究所专门人员，积极开展全市艺术档案的收集、归档工作。协助市档案局制作了《崔兰田艺术生平展》、《张宝英舞台艺术展》网页，在党政综合大楼举办了《崔兰田艺术生平展》；与市档案局联合出版了《崔兰田艺术研究》，为落实“文化兴市”战略，弘扬崔派戏曲艺术做出了积极贡献。

五、积极参加档案培训，完成上级交办的任务

为进一步提高档案工作的规范化、科学化管理水平，我局档案专职人员多次参加市档案局举办的档案培训班，购买了《档案工作法规文件与业务知识汇编》、《归档文件整理规则汇编》等重要工具书，对档案工作的开展，提供了科学依据。*年上半年，由于机关搬迁至东区党政综合楼办公，按照市档案局有关要求，必须在当年6月底前向档案局移交建国以来形成的所有文书档案。在时间紧、任务重的情况下，我局克服重重困难，从基层抽调10余名人员，并在档案局领导的指导和支持下，完成了近30年的文书档案与财务档案的整理归档任务，为我局档案管理迈上新台阶奠定了坚实的基础。

六、工作中的不足和今后打算

1、加强宣传工作力度，提高全员档案意识。由于对档案法规宣传力度不够，缺乏全员档案意识。因此，造成归档不规范，归档质量差等，今后，我们将着力加强档案法制宣传，不断强化档案意识。

档案归档管理制度篇7

[关键词] 项目档案；全程管理；固定资产投资

[作者简介] 徐礼祥，中国电子科技集团公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定资产项目投资对于促进我国国民经济建设，确保生产能力，提高生产技术具有重要作用。近年来我国加大了对固定资产项目的投资，伴随着固定资产投资项目的建设，产生了大量的固定资产投资项目档案（下称项目档案），项目档案具有数量大、种类繁、载体多、内容复杂等特点。由于项目档案是项目建设的原始记录和真实反映，具有重要的查考利用和凭证作用，国家对项目档案管理要求越来越严格，要求在项目竣工验收前进行档案专项验收，没有经过项目档案专项验收或者项目档案专项验收不合格不能进行项目竣工验收，给项目档案管理带来了严峻的挑战。

项目档案管理既是档案管理工作的重要组成部分，也是固定资产投资项目管理的重要组成部分，所以项目档案管理既涉及到项目建设人员也涉及到档案工作人员。目前项目档案管理分工中项目建设人员负责项目文件的形成，而档案工作人员负责项目文件的接收、归档和提供利用工作。档案管理人员只注重项目文件归档后的档案管理，不参与和干涉项目档案形成前项目文件的控制，同时由于项目建设人员缺乏档案管理工作的专业素质和对项目档案管理不够重视，很难保证项目档案的归档率、完整率、准确率。在项目档案管理中运用全程管理原则，把档案管理思想融入到整个项目管理的生命周期，对于提高项目档案管理质量具有重要作用。

一、实施项目档案全程管理原则的意义

项目档案全程管理原则要求在项目档案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、验收把关”把档案管理要求纳入项目计划中，对项目档案实现全程有效控制。项目建设初期档案工作人员积极参与项目管理，提出档案管理要求；项目建设过程中全程跟踪，检查指导项目文件资料管理工作；项目竣工档案专项验收前，进行档案初检，为项目档案验收严格把关；对归档后的项目档案实行科学管理和利用。

（一）全程管理原则有利于提高项目档案归档质量

项目建设人员往往只注重项目建设本身，对项目建设过程中附带产生的文件资料没有足够重视。同时，由于项目建设人员文件资料和档案保管意识薄弱，缺乏专业的档案管理知识，对形成项目文件资料的格式、版本、载体没有严格的要求，导致归档项目文件质量较低。如大量归档项目文件为复印件，项目文件内容由铅笔书写，归档项目文件不是最终版本，等等。全程管理原则要求档案工作人员在项目文件形成前，对项目文件的版本、载体、格式提出要求，而不是在项目文件归档时发现项目档案存在的问题，实行事后补救措施。所以，项目档案实行全程管理原则有利于提高项目档案归档质量。

（二）全程管理原则有利于提高项目档案归档完整性

固定资产投资项目包括项目立项、可行性研究、勘察设计、施工、生产准备、竣工投产等阶段，在每个阶段中产生的重要项目文件都需归档；且包括文字、图纸、图表、声像等各种形式与载体的文件材料。固定资产投资项目建设周期一般较长，短则2～3年，长则5～6年。这些特点对项目档案完整性要求提出了重要挑战，如果仅仅通过被动地接收归档项目文件，而不实行全程管理原则，融入整个项目管理过程中，很难做到项目档案管理完整和齐套。通过全程管理原则，档案工作人员明确每个阶段需归档的项目文件材料，并向项目管理人员提出要求，注重平时积累，有计划地收集项目文件，避免在项目竣工档案验收时临时收集各阶段需归档的项目文件。

（三）全程管理原则有利于提高项目档案管理规范性

固定资产投资项目建设过程中涉及到项目建设单位、设计单位、施工单位和监理单位，每个单位对项目文件管理和项目档案管理的要求和规范存在不一致，这就导致同一个项目中形成的项目档案形态存在很大差异，没有统一的模板和标准。解决项目档案规范性问题只有通过项目建设单位档案部门全程参与项目管理，与设计单位、施工单位和监理单位沟通协调，制定本项目统一的项目文件和项目档案管理规范。并在项目建设工程中全程的监督、检查、指导各单位对规范的执行，严格按照规范实行项目文件管理和项目档案管理，提高项目档案管理的规范性。

（四）全程管理原则有利于促进项目档案的开发利用

项目档案管理实行全程管理原则，档案工作人员从项目立项开始参加项目管理，并通过档案管理制度的宣传、贯彻、监督、执行，不仅仅有利于提高档案归档质量和完整性，更有利于提高整个项目组的档案意识。项目组档案意识的提高，对项目档案价值有了充分的了解，有利于项目建设中和项目结束后，项目组查询利用项目档案，发挥项目档案应有的价值。档案工作人员缺乏固定资产投资项目建设的专业知识，制约了项目档案的提供利用和档案信息开发，档案人员全程参与项目建设，熟悉项目管理专业意识，有利于档案工作人员主动提供档案查询服务，有利于档案工作人员对项目档案进行二次开发。

二、全程管理原则在项目档案管理中的应用

全程管理原则有利于提高项目档案管理水平，但全程管理是一项原则，在项目档案管理中的具体应用还需依靠基本手段和基本方法。笔者认为，可以通过前端控制、合同管理、制度建设和人才培养来贯彻执行全程管理原则。

（一）通过前端控制贯彻全程管理原则

档案工作人员一般不参与项目的调研、立项、评估、可行性研究和上报审批等前期工作，在项目实施的各个环节，档案管理人员也没有介入。档案部门往往是半途介入甚至有的是事后介入，这样导致有些项目档案没有及时得到档案部门指导，难以达到规范要求。全程管理原则要求项目档案管理前移，突破以往惯性思维。要确保项目档案的系统性、完整性和准确性，必须加强前端控制，从项目文件材料形成的源头进行控制。档案工作人员从项目立项开始就参与其中，制定项目档案管理制度，并监督贯彻执行。在项目开工之前，组织相关工作人员进行档案业务培训，增加项目建设人员档案管理意识和档案管理业务能力。

（二）通过合同管理贯彻全程管理原则

通过合同约束参建单位项目档案管理工作是一种有效的手段，也是今后的一种发展趋势。《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》规定：“在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。”将项目档案纳入合同中进行管理，与项目参建单位签订合同时，在合同中明确档案归档范围、归档质量和归档时间，明确各方责任，必要时建立档案质押金制度。建设单位要充分发挥合同的作用，用合同约束参建单位，保证建设单位的项目档案资料齐全、完整、准确。

（三）通过档案管理制度建设贯彻全程管理原则

项目档案管理制度对于贯彻全程管理原则具有重要作用，通过项目档案管理制度的贯彻执行，把项目档案管理意识融入到项目建设的每个阶段和每个项目建设人员的思想中，在项目建设活动中，就会主动按照要求进行档案管理工作。

有的单位没有项目档案管理制度，或者只有项目档案管理制度，而没有落实到具体的项目档案管理活动中。相关单位需要根据《中华人民共和国档案法》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《重大建设项目档案验收办法》和《建设工程文件归档整理规范》等相关规章制度建立本单位的项目档案管理制度。同时，针对不同的项目，根据每个项目的特点，制定符合本项目档案管理实际情况的项目档案管理办法，明确本项目文件材料的归档范围、归档计划和归档质量，约束项目参建单位和项目建设人员。项目档案管理制度的建设，不仅仅在于管理制度的制定，更在于项目档案管理制度的执行，档案工作人员在项目档案管理制度执行中，具有模范带头作用，负责项目档案管理制度的宣传落实工作，并监督制度的贯彻执行，实现对项目档案全程管理原则。

（四）通过档案人才建设贯彻全程管理原则

项目档案管理过程中，档案管理人员希望管理好项目档案，但由于缺乏土建、设备、工艺、监理等相关专业知识，往往只能被动接收项目档案，对所接收的项目档案的准确性、有效性很难把握，归档后又很难实现系统性的整理。而项目建设人员缺乏档案管理意识和档案管理的专业知识，不能实现项目文件资料归档的完整性和准确性。通过在项目建设人员中任命兼职档案员，对兼职档案员进行档案管理业务培训，提高其档案管理意识和档案业务能力，有助于项目档案归档前管理，确保了项目档案的完整性和准确性，同时兼职档案员可以弥补专职档案工作人员对项目专业知识的缺乏。兼职档案员偏重于项目文件归档前的管理工作，专职档案员偏重于项目档案归档后的管理工作，通过专职档案工作人员与兼职档案员分工和协作，实现了项目档案全程管理原则，提高档案的准确性、有效性和系统性。

三、结 语

档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下两个有形的东西，一个是工程实体，另一个就是工程档案，这两部分共同组成了一个有机整体。通过全程管理原则，加强项目档案管理，有利于提高项目档案完整性、准确性和系统性，有利于固定资产投资项目通过档案专项验收，有利于项目档案的开发和利用，实现项目档案的真正价值。

[参考文献]

[1]李亚娥、固定资产投资项目档案管理策略[J]、 机电兵船档案 ，2011，（1）、

[2]周艳、固定资产投资项目档案管理质量控制策略[J]、机电兵船档案，2007，（1）、

[3]王娅、高校基建项目档案全程管理模式研究[J]、兰台世界，2012，（14）、

[4]侯伟霞、浅析固定资产投资项目档案的管理[J]、中国管理信息化，2012，（13）、

[5]丁杰、企业技改项目档案工作“全过程”管理的有益探索[J]、档案与建设，2010，（1）、

[6]刘晓玲、企业技改项目档案管理工作探讨[J]、 机械管理开发，2012，（4）、

[7]姜红 、技改项目档案控制管理模式的探索与实践[J]、四川档案，2012，（3）、

[8]邢晓援、固定资产项目档案的收集与管理[J]、 机电兵船档案，2011，（2）、

[9]石霞、固定资产投资项目档案的管理[J]、广播电视信息，2011，（6）、

[10]石丽、论固定资产投资项目档案的管理[J]、机电兵船档案，2010，（3）、

档案归档管理制度篇8

一、企业改制后档案工作所面临的主要问题

1、档案利用情况发生转变。通过对利用的分析可以看出，由生产、科研、工程、建设资料转化而来的档案利用率高，会计、合同、土地、招投标档案利用率也逐年提高。

2、档案现代化管理滞后于机关办公自动化。大部分单位档案现代化管理水平有待提高，不能适应企业档案信息化发展要求。

3、从源头上不能保证归档的齐全完整。管理制度不落实，归档又没有纳入网点兼职档案人员的岗位责任制，没有对不归档人员进行有效的处罚，出现部分档案归档困难的现象。

4、各单位档案工作发展水平不均衡，出现了强者越强，弱者越弱的两级分化现象。通过对以上问题的分析可以看出，为了适应市场经济的需要，就要用信息产业来改造国企传统企业，提高资产运营效率，实现经济效益的明显提高，而档案工作是企业管理的基础工作，在国企的重组改制中，档案工作也必须进行改革，实现与企业同步发展。

二、企业改制后档案工作发展趋势分析

1、正视现实，转变观念，拓宽档案信息资源开发利用工作的服务范围。观念是行动的先导，要有效地开发利用档案信息资源，首先必须转变过时的观念，确立全新的观念，即新形势下档案工作者应确立以下五个观念：（1）主动服务观念。服务性是档案工作的根本属性，只有确立主动服务的观念，才能产生自觉的服务行动，从而使档案工作者在进行档案信息资源开发利用工作中发挥出应有的作用。（2）开放观念。档案工作者只有从封闭走向开放，主动融入社会，参与社会，并了解、把握普通公民的档案利用需求，才能增强应变能力，有效地开发和传递档案信息。（3）竞争观念。现代社会是竞争的社会，档案工作者必须增强忧患意识，在档案部门之间、档案部门与其他信息部门之间广泛地开展竞争，由此才能产生“时不我待”的紧迫感，从而产生开发提供档案信息的强大动力。（4）协作观念。“广、精、快、准”是信息化社会人们利用信息的基本要求，要满足这一点，单独的档案部门已难以做到。因此，档案工作者必须确立协作观念，走整体化协调发展之路，以实现档案信息资源的共同开发。（5）市场观念。在市场经济条件下，一切必须以市场需求为导向。因此，档案工作者确立市场观念十分必要。

2、切实加强现代高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才。笔者公司新近投资购置了清华紫光图档管理系统，包括激光打印机、扫描仪、浏览器、软件等设备，它能与电力系统现行的基于LOTUS NOTES的档案管理系统有无缝的连接。该系统以光电扫描为主要输入手段，将不同载体的档案信息通过光电扫描仪转换成电子图像，经过净化处理压缩后存入光盘，充分利用公司现在使用的“OA”办公自动化NOTES档案管理子系统数据库中已输入的数据，与此电子图像自动对应，网络用户在WINDOWS环境下，应用浏览器方便灵活的实现档案的全息查询和检索。公司在内部网页上挂接了清华紫光电子档案检索系统，公司员工只要输入自己的姓名和密码就可方便的利用电子档案检索系统进行档案的全息查询和检索。2014年1月24日，公司图形信息系统已在公司内部网页上线运行，包括设备图纸、技术手册、参数报表、设备维保等信息，并集成了其他生产和设备管理系统数据，方便了设备资料查阅和管理，提高生产技术基础管理水平。综合档案室2台1000MW发电机组档案（基建档案、设备档案）已全部扫描成电子文件并挂接到图形信息系统里，公司员工可方便地登录图形信息系统查阅综合档案室两台1000MW发电机组档案的电子文件。

在现代企业档案人员中，既有档案专业知识，又懂生产专业知识，又具有计算机、网络等方面知识的人才奇缺，从而制约和影响了档案事业的发展。如何适应时代需求，积极应对社会竞争，全面创新档案服务体系，满足社会、企事业单位不同层次的档案需求，是当前档案事业发展中的重要课题。

3、企业档案的收集与归档范围需要优化。收集是档案工作的起点，是发挥档案作用的前提。归档制度是企业档案收集工作的规范和标准，制定科学合理的归档制度和归档范围，是做好收集工作的基本保证。制定相应的归档制度，并在实践中对各职能部门的归档工作予以监督执行，是档案部门的基本职责，也是做好档案收集工作的重要前提。在企业管理制度与归档制度健全的情况下，接收企业档案的移交归档是企业档案收集工作的主要方法。文件材料归档制度，应明确文件材料归档范围、归档时间、归档程序、归档要求以及控制归档质量的措施，文件形成、归档责任。

制度建设是带有根本性、长期性和稳定性的工作。近年来，公司着眼于建立规范化、系统化、科学化的企业档案管理体系，狠抓制度建设。首先，我们将档案管理进行指标分解，纳入我厂各级人员和岗位经济责任制，按月对完成情况进行考核，有效增强了各级领导档案管理的责任感。其次，我们根据企业档案管理的专业特性，制定了企业档案管理的业务流程，明确了在档案管理的各个节点上，领导干部、工程技术人员、管理人员和专兼职档案员的工作职责。对各项档案资料管理制度，厂本部均专门行文，使其具有了权威的约束效力，从而实现了档案资料的超前管理、有序控制，取得了显著效果。

近年来，我们制定并实施的档案资料管理制度主要有：（1）档案资料催交制度。对各部门应交资料由档案室发催交催办通知书，限期上交，愈期进行考核。（2）机组大修和技术改造资料归档制度。把机组大修资料归档纳入机组检修质量的考核内容，并规定设备异动后，工程技术人员必须及时到档案室对原图进行修改。（3）设备技术资料归档制度。规定新设备到厂后，必须有专职档案人员到场才能开箱，设备技术资料须由档案人员现场验收后立即归档。对于外出进行技术收资人员，必须将技术资料交档案室验收归档，没有档案室负责人签字不能报销差旅费。（4）工程项目资料管理。规定工程竣工必须有档案人员对工程资料进行验收，没有档案管理人员验收签字，财务部门不得进行工程决算付款。

目前，我厂已建立了14种1、3万字的档案管理制度，使档案工作从资料的收集、登记、保管、借阅、利用等各个环节都做到了有章可循，职责明确。这些制度的实施，有效地保证了归档资料的及时、完整。我厂档案的归档率、准确率、查全率、查准率均为100%，资料完整率达99%。