档案管理的分类(精选8篇)

档案管理的分类篇1

论文摘要：本文针对医院档案在发展建设中的重大作用，提出开发利用档案信息资源所必需的几个重要基础环节。增强档案工作人员的服务意识与水平，具备良好的职业道德与职业素质，为档案资源的开发利用提供思想与知识方面的保障；完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系，建立健全档案管理各项规章制度，做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作，不断加强医院档案基础业务建设，形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面。

档案利用是指以馆（室）藏档案资源为基础，通过一定的方式，直接提供档案为利用者服务的工作。其方式有：（1）提供档案原件。即在档案馆（室）内设阅览室，组织利用者在室内阅览档案原件，或根据特殊需要，经过批准暂时把档案原件借出馆（室）外使用。（2）提供档案复制件。包括以缩微胶片、静电复印件等提供利用。（3）编辑出版档案文件汇编、档案史料汇编，举办档案展览等。（4）综合档案内容编写书面资料（如大事记、组织沿革等）。（5）制发档案证明，函复查询、外调等。

实行综合档案管理工作，目前为止形成了包括实物档案在内的党群工作类、行政管理类、医疗业务管理类、教学管理类、后勤管理类、审计档案类、科学技术研究类、制剂生产类、设备仪器类、基本建设类、会计档案类、声像档案类、电子档案类、干部职工档案类共十五种门类档案，这些档案资料在医院发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。而要充分发挥库存档案信息资源的潜在作用，就必须从以下几个方面做好工作。

1 增强档案工作人员的服务意识与水平

档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同医院的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到医院的重视，才能提高档案工作在医院工作中的地位。（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着医院各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，利用重点从政治、行政等方面的需要，发展到医院业务建设、科学研究、精神文明建设等方面来，这就要求医院档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握医疗卫生相关知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。

2 要不断加强医院档案基础业务建设

在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。综合医院做好档案基础业务工作有以下几个方面。

2、1 完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。

2、2 建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，综合医院要在贯彻落实《档案法》的同时，结合医院实际情况，建立健全本医院档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我院结合医院实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》、《医院档案分类大纲》、《档案分类编号标准》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、教学、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。

3 做好医院各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作

3、1 医院档案收集工作。按照医院《档案管理办法》、《文件材料归档范围》等的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各科室、个人手中和散失在其他地方的档案分别集中到综合档案室的工作。档案收集是档案管理其他业务环节的基础，收集工作的质量直接决定和影响着档案业务工作水平，收集及时、鉴选得当，把有保存价值的档案都集中在档案室，实现档案的集中统一管理，维护档案的完整与安全，才能使室藏档案齐全完整，内容丰富，才可以提高档案工作质量，为开发利用档案信息资源创造良好的物质条件。

3、2 医院档案按照一定的原则和方法，对零散和需要进一步条理化的档案进行分类、组合、排列、编目，使档案由零乱到系统，由无序到有序，体现档案的特点，充分反映各项工作活动的历史联系和面貌，是档案信息资源完整利用的基础。

3、3 医院档案鉴定工作。医院综合档案部门按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限，剔除失去保存价值的档案予以销毁，提高了档案利用的准确率。

3、4 医院档案保管和统计工作。根据档案的成分和状况，采取安全的存放和防护措施，并以表册、指标、数字等形式揭示档案和档案工作有关情况的业务工作，是档案开发利用的硬件保障。

3、5 医院档案检索工具医院档案检察工具。记录、报道、查找档案材料的手段，是揭示馆（室）藏和查找档案的重要手段，它把“藏”与“用”连接起来，沟通档案材料与利用者和管理者之间的关系，是开发档案信息资源的工具。我院从档案资料的存储至检索利用充分发挥现代化管理手段的作用，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的信息服务，并编制检索工具100余册，简化利用程序，编制利用范例，开展电话、信函、网络等多种服务方式等，从而使档案管理的各项服务工作落到实处。

总之，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分完成档案工作的使命，满足医院各方面的需求，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在医院建设与发展中的应有作用。

档案管理的分类篇2

近年来，为丰富医院综合档案室的室藏档案，完整反映医院历史面貌，我院开展了荣誉档案的收集、整理和利用工作。荣誉档案从载体上分为文书和实物两类，文书类有获奖文件、先进材料等等；实物类有奖杯 、奖章 、匾牌、锦旗、证书等等。因为它们从形式上属于不同载体，从保管与利用的角度看，两类档案分开立卷保管较为合适，一是便于档案的整理；二是便于档案的保管；三是便于档案的利用。笔者在二级医院从事荣誉档案管理工作多年，就如何加强医院荣誉档案的管理及利用工作谈一下个人认识。

一、?医院荣誉档案的收集

收集工作是档案管理工程的基础，医院荣誉档案的文书类档案资料一般是通过文件下发，所以大部分是收集整理存贮在医院的综合档案管理部门；而荣誉档案的实物类有很大部分分散存放在各相关业务部门，如综合类获奖奖品存放在院办公室，工会组织参加活动的获奖奖品存放在工会，团委组织参加活动的获奖奖品保管在团委，其他部门参加活动的获奖奖品也相应保管在本部门，一些职工参加各种活动的获奖材料保存在个人手里。这种分散式管理形式首先不符合档案管理的要求，也不利于安全保管，更不便于工作上的利用。根据档案集中统一管理的原则与要求，荣誉档案管理变分散为集中是最佳的选择。随着现代化信息的发展，医院档案信息化建设也日新月异。为满足社会及医院各项工作对档案信息的需求和要求 ，档案管理工作的完善，档案信息的齐全，管理手段现代化已成为档案工作发展的趋势；而实现医院档案的完整与安全，必须实现档案工作的规范化、标准化、现代化管理。医院要集中统一管理好荣誉档案的文书与实物两类档案资源，应建立健全好管理制度，明确收集范围，将具有保存价值并反映医院历史全貌的各项工作获奖的各类文书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、证书等等，均收集归档并由综合档案部门集中统一管理，这样既能丰富医院室藏档案资源，又能维护档案的完整安全。

（一）收集范围。医院荣誉档案是医院在进行各项工作活动中直接形成的，它是记录医院发展成就的历史见证。其收集范围主要有以下几个方面 ：

（1）上级政府颁发给医院的荣誉类；

（2）医院在医疗技术、科研、教学等活动中获得的荣誉类；

（3）上级工会、团委、妇委会等组织开展的各项竞赛活动获奖类；

（4）兄弟单位、群众、团体赠送的锦旗、牌匾等；

（5）职工个人在进行医疗、护理、教学、科研、管理等工作中获得的奖项。其中职工个人获奖的奖杯、奖状、奖章、证书等，其原件仍由个人保管，医院综合档案管理部门采取征集复印件或拍摄照片进行保存。

（二）收集方法。为丰富医院室藏档案，应抓好档案的收集工作，主要开展好定期收集与平时收集两项工作。综合档案管理部门首先要抓好平时收集和登记工作，同时应及时掌握各种获奖信息，以便有的放矢，使收集归档材料完整，能够全面地反映医院所获荣誉的情况。其次是建立档案收集 网络，健全各部门、处室兼职档案员队伍，督促完成业务部门平时的收集归档工作，及时做好获奖信息登记和文书与实物的收集并于次年五月定期收集归档，移交医院综合档案室。

二、?医院荣誉档案的整理?

医院荣誉档案文件与实物的整理，一方面和其他门类档案整理工作一样，要遵循彼此间的历史联系，通过系统化、专业化整理，使档案管理条理化，能够全面反映历史活动的真实面貌，并便于保管和利用。另一方面荣誉档案又有其自身的特点，它是集文书与物品为一体的档案，在整理过程中只有从荣誉档案载体的形式、保管和利用等特点出发研究其规律，才能达到对荣誉档案的优化管理。首先，制定适合荣誉档案管理的归档、分类、编目、上架、保管、利用等实体方案。医院荣誉档案的文书类材料要按照《医院文书档案工作规范》的规定，相应归入医院档案各门类文书档案类，并与其他门类文书档案一样进行整理、归档编目、上架、保管、利用。另外对荣誉类实物档案要将其单独编为特殊门类进行管理，此方法的优点主要是便于保管和利用档案。实物档案整理以物品为一个自然保管单位，所以要以件为单位逐个编制归档号，分类可采取在全宗内按年度顺序、载体形式进行实体编号整理，也可根据奖品的载体、形状不同分为奖杯类、证书类、锦旗类等几个类目。其主要的目的是为存贮保管和利用方便。实施对荣誉档案不同类别进行分别归档、保管与管理，同时要适应档案信息现代化发展的需要，其档案目录的编制应与计算机管理同步进行，建立机检和手检两用功能的检索服务系统，编目内容在系统化整理基础上，编制好以全宗为单位的荣誉档案实物分类目录，这既是档案整理的重要环节，也是提供利用查找的关键这一步工作的质量直接影响到日后档案检索利用的工作效率。其编目的步骤首先应按年度和分类项目进行编目造册，编著内容应全面记载实物档案的各个要素，如档号、获奖内容、颁奖机构、获奖单位（姓名）、时间、柜号、保管期限等等。其次应编制相应内容的实物标签，置于实物明显部位标记，以便查找利用。

三、医院荣誉档案的保管与利用

档案管理的分类篇3

关键词：高校档案；规范整理；保管期限；按件整理；按卷整理

2000年12月6日国家档案局颁布《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），2006年12月18日国家档案局又颁布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（以下简称“《规定》”）。在机关单位档案全面推行文件级管理并重新划定保管期限，档案整理工作实现标准化、规范化、科学化发展，达到“简化整理，深化检索”的目的。长期以来，高校都是按照国家教委1993年11月16日颁布的《高等学校档案实体分类法》（以下简称“《实体分类法》”）、《高等学校档案工作规范》（以下简称“《规范》”）进行分类、整理、立卷。据了解，《规则》和《规定》目前在高校并没有得到广泛推行，这除了高校档案工作人员因循守旧的因素外，还有高校档案类别构成复杂这一重要原因，不少高校在保管期限划分、按卷或按件整理等方面都存在一定的困惑和踌躇。那么，在这样的背景下，高校档案当如何规范整理以求发展？笔者结合多年高校档案整理的工作实践，撰此文探讨高校档案规范整理的关键，与同行商榷。

1 重新界定高校档案保管期限

比较起来，《规定》与《规范》中保管期限划分差异很大。笔者认为，高校可参照执行《规定》。高校文书档案中的党群类、行政类、外事类等的归档范围和档案保管期限可按《规定》执行；科技档案、专门档案中的教学类、科研类、产品类、基建类、仪器设备类、出版类、财会类等的归档范围和档案保管期限则要根据高校的工作实际进行修订后才能执行。

正因为《规定》高校只能部分参照，要执行还需进行修订，所以，目前高校档案保管期限的划分和界定出现了混沌的局面：有的高校已经实施《规定》中新的划分方法，但因仅一馆工作人员全面考虑问题有一定局限性，对保管期限的划分和界定有欠科学；有的高校则因感觉重新划分和界定保管期限复杂、麻烦，干脆因循守旧，还是按照《规范》中原有的划分方法。而《规范》经过长期实践证明，其存在档案保管期限的划分明显偏长或偏短的问题。比如，财会档案中将“上级有关财务会计工作的文件材料”保管期限定为“永久”，时间明显过长；教学档案中的“新生录取名单”保管期限定为“长期”，而根据它的实际利用价值则应定为“永久”比较合理、科学；[1]另外，在科研综合档案中“学会工作（学术活动）材料”保管期限定为“短期”，而在行政综合档案中“院、系、所、中心开展各种学术活动的文件”定为“长期”，这不但存在同一档案材料保管期限划分的矛盾，还有同一档案材料归入多个类别的问题。

因此，基于科学建立档号、规范排架、有效使用档案库房及简化档案鉴定、销毁工作等方面的考虑，高校档案保管期限的科学划分与正确界定显得尤为重要。

2 保管期限写进高校档案档号

《规范》明确了档号“是存取档案的代号，排架的依据，必须反映高等学校档案的分类体系和物理位置”，且“同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能”。[2]而《规范》中的档号结构为：“年度号+分类号+案卷号”，忽略了保管期限。可高校档案分类中最下位类却包含有永久、长期、短期三个保管期限，因为档号结构中没有保管期限，若要将同一类目下不同保管期限的档案案卷断开流水号，即会出现重号问题。所以，当档号结构中没有保管期限时，同一类目下不同保管期限的档案案卷根本无法断开流水号，因此，很多高校在档案整理的具体操作中就把三个不同保管期限的案卷编为一个顺序号。这种跨保管期限的大流水号的编制方法，在实践操作中表现出非常大的缺陷，不便于插卷，若不管保管期限，直接把插卷的案卷排在后面，就会造成不同保管期限的档案案卷号的交错，排架混乱，并且在销毁过期档案时会造成很大的麻烦，会出现缺号、空档问题。因此，高校档案档号的构成，应当考虑写进保管期限，即档号结构应为：“年度号+分类号+保管期限+案卷号”（按件整理的再+件号），这样就可解决按保管期限断开流水号的问题，也可保证档号编制的唯一性、合理性及稳定性。

3 高校档案实行“卷”、“件”结合整理模式

笔者认为，《规则》推行的“文件级管理”确有简化整理程序、提高工作效率的优势，而《规范》中传统的按卷整理也有其明显的优点，完全抛弃按卷整理的观点和做法是不科学的。因此，根据高校档案构成复杂的实际，应该实行“卷”、“件”结合的整理模式，充分发挥“卷”和“件”整理的优势来实现高校档案整理的合理性、科学性、系统性及可操作性。高校实行“卷”、“件”结合整理模式的关键措施：

3、1 树立“卷”、“盒”相通用的概念，编制好盒（卷）号。档案即便是按件整理的“件”也都是需要装盒的，我们在概念上就可以用“盒”代替按“卷”整理中的“卷”。那么，同年度同类别同保管期限的文件材料根据实际情况可选择按件整理组成“盒”或按卷整理组成“卷”，“卷”、“盒”相通用。即同年度同分类号同保管期限的所有“盒”与“卷”应当编制同一个流水号。例如，我校使用的“南大之星”档案管理系统中“盒号/卷号”也是相通用的，采用卷、件结合整理的档案信息录入档案管理系统中与之前完全按卷整理的信息，是统一规范有序排列的，并不会发生混乱。

3、2 规范档号结构。结合《规范》和《规则》，高校档案实行“卷、件结合”整理模式，卷、盒相通用，若要做到档号不重复，档案在库房中的物理位置和在档案管理系统中的序列都是有序的、唯一的、固定的，那么，档号构成即应为：“全宗号+年度号+分类号+保管期限+案卷号（按卷整理的）”或“全宗号+年度号+分类号+保管期限+盒号+件号（按件整理的，也即件号章结构）”。同年度同分类号同保管期限的归档材料可根据实际情况来选择按件整理或按卷整理。按件整理的文件材料，也可依据同一事由或主题进行文件归类组盒。在组盒后，不需要像组卷那样，要整卷装订成册，也不需要书写案卷题名，只要把盒内每个“件”各自订好，盖上件号章，再填写好件号章，就可装盒，并在盒内放进打印好的盒内文件目录，盖件号章，以确定其固定的物理位置；按卷整理的，可以1卷即1件，也可以1卷包含几件，且按卷整理的文件，不需盖件号章，打印案卷封面，装订成册，通过案卷封面上的档号即可确定其物理位置。考虑档号书写方便、整齐以及档案信息在档案管理系统中的有序排列，保管期限“永久”、“长期”、“短期”可分别用字母“A”、“B”、“C”做代码。实施《规定》之前和之后的保管期限都可以通用“永久”、“长期”、“短期”，只需在立卷说明里注明：实施《规定》之前的保管期限为：永久、长期（16年～50年）、短期（15年）；实施《规定》之后的保管期限为：永久、长期（30年）、短期（10年）。

3、3 明确文件件号按盒（卷）编制。即同年度同类别同保管期限不同盒（卷）的文件件号不编制大流水号，而要按盒（卷）编制，一盒（卷）一个流水号。机关单位在实施《规则》按件整理档案时，通常是将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号编成一个大流水号，这样编制件号不适于高校档案卷、件结合整理模式。因为高校档案中存在同年度同类别同保管期限的档案既有按件整理的又有按卷整理的，若不同盒（卷）的文件件号编制大流水号，则按卷整理的档案编制卷号、按件整理的档案编制件号时都会存在困扰，而且，在档案盒脊栏目填写也会出现难以统一的混乱情况。所以，若将同年度同类别同保管期限不同盒的文件件号按盒编制小流水号，则如同按卷整理时按卷编制文件件号一样，如，“2011-XZ12、A（永久）-1、0001～0028”；“2011- Z12、A（永久）-2”；“2011- XZ12、A（永久）-3、0001～0040”；那么，按件整理的档案的盒号编制、件号编制与按卷整理的档案的卷号编制、档号编写不会互相影响，在档案整理、档案管理系统的信息录入及管理、档案排架、档案查询利用等整个管理过程中也就不会有混乱和困扰。

3、4 解决二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号存在的问题。问题一：二级类目下归档文件特少时，归档文件如何装盒？[2]高校档案按十一大类进行分类整理，当分到二级类目下归档文件比较多的，按保管期限分编盒（卷）号、件号，分别进行装盒，自然是不会有问题。但是，若当分到某二级类目下，归档文件特少的时候，用一个档案盒就可以装完，那其装盒问题，就值得思考了。[3]按笔者的实践经验可如此解决，对其档号、件号的编制仍按其保管期限来编制，以规范录入的档案信息，保证档案管理系统里的信息规范有序。但是在装盒时，可按永久、长期、短期的顺序全部装入一个盒内，并按盒内顺序打印出盒内目录，放进档案盒内。在填写其档案盒脊栏目时，在保管期限栏目填入“永久—短期”，即填入盒内文件所有的保管期限，盒（卷）号栏目可填入“1”，也可空着，一看就明白本年度此类目下所有保管期的文件都在这一盒内。这样做，既不会影响到档案管理系统中信息的规范有序，也不会浪费存贮空间，又不会增加工作量，而在架上查找档案时更不会存在任何困难。因其在档案管理系统中的保管期限信息是完全准确的，在进行档案统计和销毁时，统计的结果也不会有任何差错，而且因为整个类目下仅此一盒，在进行过期档案的鉴定、销毁时也不会存在麻烦。

问题二：二级类目下按保管期限分别编制盒（卷）号、件号，会将同一问题的文件装入不同的盒内，是否会影响其成套性及利用效率？同一问题的文件材料按不同保管期限分别装盒，并不会影响其提供利用的效率，也不会破坏其成套性，因为同一问题的文件材料按保管期限虽然分别装在不同的盒内，但其排列仍在同一类目中，查找起来仍是十分快捷的，特别是用计算机进行检索的时代，定位查找更是不成问题的。可如果不按保管期限分别编制盒号、件号，则档案管理的规范有序就会受到影响，以后的档案鉴定、销毁工作就会复杂、麻烦。

综上所述，高校亟待国家档案局和教育部针对《规范》中的问题，根据高校档案工作的实际，结合《规定》、《规则》的科学性、合理性，积极修订、完善《规范》，制定出新的更为科学的高校档案工作规范，以改变目前高校档案整理工作的混沌局面，减少各高校因走误区而浪费的人力、物力和财力，保证高校整理档案工作科学、规范发展。

﹡本文系广东省档案局档案科技项目[YDK-61-2013]、湛江市科技局科技攻关项目[2010C3110011]、湛江师范学院人文社科项目[QW1219]。

参考文献：

[1]黄东霞、《高等学校档案工作规范》修订的必要性[J]、中国档案，2007、（8）：30～31、

[2]国家教委办公厅、高等学校档案实体分类法与工作规范[M]、成都：四川科学技术出版社，1994、

档案管理的分类篇4

1 科研院所设备档案分类方法现状

科研院所随着自身科研实力的不断增强，对高水平设备的需求也随之增大，因此会不断地购置科技含量更高、质量更高的科研设备以满足这一需求。根据各科研院所研究方向和科研实力的不同，这些科研院所拥有的设备数量也有着很大差异，少则上百，多则数千。然而在如何管理这些随设备产生的数量庞大的设备档案的问题上，科研院所内的相关领导和工作人员往往没有足够重视，尽管大体上遵循了国家相关标准，但实际上并未根据自身设备数量及类型等特点对其设备档案建立科学高效的管理方法。

在中国科学院昆明动物研究所（以下简称“动物所”）整理档案的过程中，设备档案在归档整理结束后，由资产管理处的兼职档案人员填写资产入库单及卷内备考表。在完成这两项工作后，工作人员则会把设备档案送入档案室上架，上架过程中设备档案的分类和排序是按照“购置时间―设备名称―型号”分类法进行的，然后再根据《中国科学院科研仪器设备建档规范》中的相关要求对其进行编目。如：分析仪器为01类，物理性能测试仪器为02类，计量仪器为03类等。

在实际工作中，工作人员向相关部门提交审批购置设备的申请之后，相关负责部门往往同一天一次批准几台设备的购置申请，而这些同一天通过审批的设备的排序就仅仅依据工作人员的主观判断，而没有充分考虑这些设备各方面的特性对其进行更科学合理的分类排序和管理。例如，2013年4月24日，动物所向国家财政部办公厅提交了便携式高频B型超声波影像系统以及64通道神经元信号记录分析系统等多台设备的购置申请，并于2013年7月25日收到了财政部办公厅下发的通过审批的复函。申请通过之后，动物所完成了设备购置，但在后期整理设备档案的工作中，动物所则将这两台设备随机编号为60号及61号，即动物所购置的第60台及61台设备，并按照此编号顺序将两本档案进行排序。而事实上，这两台设备归属于动物所不同的两个实验室存放平台，但是在其设备档案的分类上，并未根据设备的这一特点进行分类。

2 科研院所设备档案分类方法产生的问题及原因分析

设备档案不同于一般的文书档案，一方面，设备档案的保存期限一般都遵循与设备共存的原则，不需要考虑文书档案的永久、长期或短期的不同的保存期限。另一方面，由于设备用途的专业性、科技性十分明显，就导致了设备档案大多数都存在于医疗单位、生产机构及科研院所这些研发机构中，而由于科研院所是进行科学实验、解剖分析等工作的研究性单位，因此，购进和使用的设备数量就多，形成的设备档案的内容也较多，既有购进时的随机材料，也有在使用过程中形成的材料。但是，不同于生产机构的大规模的批量生产设备，科研院所内同类别同型号的设备并不多，所以按“购置时间―设备名称―型号”进行分类，既可以避免大量相同材料的重复归档，也便于科学管理和查找利用。但是，当设备出现名称类似但功能完全不同的情况时，一些并不具备较高的专业科研素质的管理人员在后期的查找和利用时，就会经常发现查找到的档案是相似的错误的。

正是由于科研院所中同类别同型号的设备数量不多，大部分设备会根据其不同的功能存放在不同类型的使用平台上，这就形成了用功能对设备进行分类的方法。这种按功能进行存放的分类方法能够使不具备较高专业科研素质的工作人员够迅速区分各种名称复杂的设备，并且改善了仅通过设备名称来进行设备档案的查找和利用的做法。在动物所，设备的存放地点和使用地点仅仅在资产入库单上有所记录，并未在设备档案分类中起到应有的作用。所以，造成以上问题的主要原因，就是在“购置时间―设备名称―型号”这种分类法中没有将设备的存放地点与实际管理操作中的分类结合起来。同时，由于这种分类法主要依据设备开始购置的时间来进行，那么编目也仅仅只是依据设备开始购置的时间先后来排序。这就导致了不同科研平台存放的设备与其应该对应的档案序号并不对应，不能准确地反应出各个存放地点分别存放了多少台相应类型的设备，也不能在相关负责部门审批设备购置申请时提供准确有效的数据支持。

3 科研院所设备档案分类方法的措施建议

科研院所的设备大多数都属于不同实验室或科研平台的专用设备，这样就可以将“存放地点―型号”分类法与“购置时间―设备名称―型号”这两种分类法进行适当的结合，通过区分设备使用地点或存放地点的不同，来完善各个科研院所选择更加适合自己的设备档案分类标准。

档案管理的分类篇5

一、确保分类体系具有思想性

档案分类就是依据一定的标准，按照档案来源、时间、内容和形式特征的异同点，对档案进行有层次的区分，并形成相应的体系。档案分类体现了人们对档案的基本认识，是人类主观意识的反映。

首先，要充分体现依法治档的理念，中学学校档案实体分类的体系结构、类目设置、序列编排要以《中华人民共和国档案法》、《档案法实施条例》等法规标准为依据，从实际出发，突出教学、学籍等档案在中学学校档案中的中心地位，强化行政、管理、安全、思政等各类型档案的管理，使档案工作科学、真实地反映学校管理工作全貌，全面系统反映新时期中学职能活动的新情况、新特点。

其次，要充分体现综合性，学校档案的分类体系是一项系统的工程，特别是面向中学具有普遍适用性的分类体系，涉及面广，包括法律、法规、规章、技术标准、实施细则等多方面内容，并且要将档案基础标准、业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准准确应用到实践中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。

再次，要确保具有操作性。我国档案工作已经形成了以《档案法》及其实施办法为核心，各行业档案管理规定为主干的法律体系，成为档案工作的宏观、原则、概括的导向，确立了档案工作的基本目标。对于中学学校档案工作来说，除了宏观的导向外，还必须根据学校档案工作的规律和特点建立具有操作性的工作规范，为中学学校档案工作的开展提供微观、具体、量化的保证。对于档案分类来说，就是要在《中国档案分类法》的指导下，坚持整体性、结构性、层次性、有序性、开放性的原则，拟定中学学校档案的分类方法。

二、增强分类体系的科学性

科学性主要体现在两个方面，一方面是从实践的角度来看，要实事求是，符合学校档案工作的实际；另一方面是从理论的角度来看，要遵循档案基础理论和形式逻辑原则。两个方面要有机地结合在一起，并具有一定的拓展性和包容性，力争实现分类表的全覆盖。

首先要形成科学的概念体系。采用“学校档案”这一具有综合性的概念，学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属学校档案。中学学校档案以中学全部档案为对象，按照不同类型档案形成的领域范畴以及特点，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。

其次要把握档案的形成规律和内容、特点，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法――教育档案分类表》（即信息分类）体系的协调。再次，确立科学的类目体系。类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变，在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。

最后，类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到中学学校档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。

三、提高分类体系的适用性

首先，要具有适度的灵活性。中学具有多样性的特点，不仅分初级和高级中学，还分普通中学和职业中学等。因此，中学学校档案的分类体系在强调宏观和总体原则统一的同时，采用多元、灵活的处理方法，照顾不同类型、规模、层次院校的特点。各校可以在总的分类体系基础上，根据档案工作的实际情况和发展水平，给各校在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。

其次，要具有较好的包容度。根据中学学校档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，可以初步将学校档案分为党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会等10大类，在此基础上对每一类档案进行二级分类，根据档案的数量确定分类的层次。

档案管理的分类篇6

档案管理现状

档案分类情况。辖区13家银行的档案分类均不相同，有的分类比较精细，主要分为文书、会计、人事、信贷、基建、声像、设备、实物等类；有的分类相对简单，主要分为文书、会计、人事三大类。从机构类别上看，国有商业银行的档案分类相对规范，而其他银行档案分类则过于简单。

机构设置、人员配备情况。辖区13家银行中，仅有2家设有独立的档案机构、3家设有独立的档案鉴定机构，其余各家均把档案管理工作挂靠在办公室或人事部门，也未成立独立的档案机构和独立的档案鉴定机构。13家银行共有档案员99名，其中专职档案员11名，兼职88名。

保管方式及评级情况。目前，辖区4家银行档案采取由市分行集中统一保管的方式，其余各家均实行支行分散保管。8家银行的档案工作先后通过市档案局或上级行的档案评级。

电子档案归档及档案数字化情况。目前，仅2家银行的档案全部实现了数字化并对电子文件相关数据和信息进行了归档；6家银行的档案管理使用了档案管理系统软件，档案目录实现了数字化，但仅限于查询使用，并没有对档案实物进行扫描归档。

存在问题

基础设施不达标。绝大部分单位没有对档案库房进行系统规划，现有的库房普遍存在面积偏小,防火、防虫、防潮、防盗设施不全，库房、阅档室和办公室不分等问题,部分单位甚至没有专门的档案库房。

管理机制不健全。目前，只有4家银行真正实现了档案的大集中管理。大部分银行档案管理仍处于各自为政、支行分散管理的状态，没有独立的档案工作机构和独立的档案销毁鉴定机构，缺乏统一标准、统一制度。这样的管理方式既不利于监督管理，也不利于统一规范，更不能充分发挥档案信息资源整体优势，对档案的安全保障也有一定的难度。

制度建设严重滞后。一是档案类别没有统一的分类标准。全市金融机构档案分类各不相同，处于各自为政的状态，部分国有商业银行档案是参照上级行的分类标准进行分类，而其他银行档案的分类大都参照地方档案局文书档案的分类标准进行分类。分类不够准确，也不够精细,难以体现银行档案的特殊性。二是档案保管期限表没有统一标准。针对银行会计、信贷等业务档案的特殊性，缺少统一的保管期限表，给档案保管及销毁工作带来了一定的难度。

档案管理不平衡。特别是地方性银行业金融机构“重文书档案、轻业务档案”的现象比较普遍。为了通过档案局或上级行的档案评级工作，部分银行在文书档案的库房建设、设备配置、电子化管理等方面投入了大量物力、财力，文书档案管理已接近或达到了档案局的相关要求，但对业务档案的管理重视程度不够。在调研中我们发现某农村金融机构的文书档案管理已达到市档案局二级标准，配备了密集架、空调等设备，但其业务档案库房简陋，保管条件较差，会计凭证乱堆乱放，管理非常混乱。

电子化进程缓慢。目前，只有两家国有商业银行的档案全部实现电子化管理，并对新时期产生的电子档案进行了归档，部分银行的文书档案目录已实现了电子化管理。但绝大部分银行档案还处于原始的手工登记归档保管状态，对历史档案的扫描及电子化管理进程缓慢，也没有对新时期产生的电子档案进行归档，一定程度上影响了档案的使用效率。

管理人员素质不高。目前，全辖13家银行兼职的档案人员占比达89%，专职的档案管理人员占比仅为11%。兼职档案管理人员一般缺乏专业的档案知识，往往一身多任，投入档案工作的精力有限，无法对档案进行科学有效的管理，也无法对档案进行系统的编研、收集和开发利用，档案管理只能满足于不丢失，装进袋子，锁进柜子，只停留在你查我调的阶段。兼职档案人员已很难适应新时期银行档案管理要求。

对策建议

进一步建立健全档案工作机制。各商业银行要将档案管理作为商业银行经营管理体系的组成部分，高度重视档案管理，将档案工作同业务工作放在同等重要的位置，同计划、同布置、同检查、同落实。建立与现代商业银行发展相适应的银行档案管理体制,从实际出发,因地制宜,建立独立的档案工作机构和档案鉴定机构。进一步建立健全银行档案工作规章制度，逐步由现在的多头分散管理过渡为大集中统一管理。

加强对业务档案的管理力度。随着银行管理体制改革与银行业务的不断拓展，银行档案的类型、载体形态更加复杂多样，银行档案部门要高度重视新型业务、新型载体的档案形成情况，及时将各种门类和载体档案纳入到档案工作的范畴，实现从注重文书档案管理到文书档案和业务档案管理并重的转变，不仅要重视银行传统的文书、会计、人事档案，而且要重视银行负债业务、资产业务、中间业务、国际业务、内部控制与稽核，风险等各种业务档案的管理,还应加强电子文件相关数据和信息的收集归档工作。

加强基础设施建设，改善档案保管条件。加大对档案基础设施的投入，做好规划，分步、分批建立符合银行档案保管要求的库房，同时配置必要的设施设备，不断改善现有档案保管条件，满足一定时期内档案数量增长的需要，确保档案实体绝对安全。

加快档案信息化建设步伐。一方面要加快做好历史纸质档案的数字化整理工作；另一方面要严格按照国家有关电子文件归档及管理规范、档案数字化技术规范等技术标准，统一本行系统档案数据库的建设，统一档案信息的存储格式，确保信息技术条件下各类档案能够全面收集、安全保管、有效提供利用。

加强档案信息资源的开发利用，提高服务质量。强化科学编研，在开发利用的深度和广度上下工夫，从而挖掘出档案信息资源潜在功能。强化服务意识，提高信息服务工作质量，在服务内容上围绕商业银行经营需要，优化档案结构，丰富资料种类，开发档案信息资源。

加强档案队伍建设，提高档案管理人员的素质。要根据各自的工作现状、档案数量等情况，配备相应的专职档案工作人员，并确保档案人员的相对稳定，逐渐改变银行大多数档案人员身兼数职、调换频繁的状况。通过建立岗位责任制，使档案工作与效益挂钩，开展专业技术职务评审、组织外出参观、学习交流、开展档案工作检查评比等，提高档案队伍的凝聚力，促进档案工作的健康发展和管理水平的同步提高。

档案管理的分类篇7

关键词:档案管理;边缘化;科学体系

abstract:in view of the records management in the marginalization tendency, proposed that enhances the cognition、 the establishment organizes the leader system、 perfect institutional framework and viewpoints and so on construction characteristic management system、

key words:records management; marginalization ;scientific system

1 加强针对性,提高档案管理认知

目前,学校档案管理工作存在着边缘化的倾向。很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识,认为档案管理工作可有可无。一些档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视,在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度和乐于奉献的工作精神,又没有积累扎实的档案管理的理论知识、科技知识,因而不能充分认识到档案事业在社会发展中的战略作用和实际意义。工作中存在失位现象,工作责任心不强,对档案管理工作重要性的宣传力度不够,不利于形成学校管理层关心、重视档案管理工作的氛围。整个学校的档案意识进一步弱化,平时不注意收集整理,到真正需要的时候,再去收集、补救,甚至造假,从而导致档案管理工作在整个学校发展进程中有边缘化危险。

学校档案是广大教职工在长期教育教学工作、学校管理和学生学习等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、音像等不同形式的材料。档案不仅记载着学校的办学历史,而且记载着全校师生员工的德、能、勤、绩。这对于我们全面贯彻党的教育方针,深化学校内部体制改革,优化教师队伍,提高办学水平都具有重要的参考价值。学校档案还是学校教育教学活动的真实记录,它全面反映了学校最基本的职能活动,是评价学校综合办学水平的“窗口”,是从事教育教学活动、学校管理、教学科研工作和教育督导评估必不可少的资料。因此,档案管理是学校管理工作的一个重要组成部分。一个学校的管理水平、发展轨迹、文化积淀、办学特色,常常可以从档案中反映出来。

做好档案管理工作是每一个档案管理工作人员必须解决的问题。因为档案管理工作是学校管理工作的一部分,做好档案管理工作是一个学校健康发展的需要,是提高学校工作质量和工作效率的必要条件,是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范的管理档案,是衡量一个学校业绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果,对研究本学校的办学业绩和科学发展提供了第一手资料,是进行科学分析,扬长避短,制定发展方向的好教材。档案管理工作做好了,一方面为学校高层管理人员及时了解学校整体办学状况,适时调整办学策略提供准确依据,为办学决策提供支持性证据;另一方面有利于社会各方准确认定学校办学成果,为学校与各有关方面进行有益合作奠定坚实的基础。在我国经济全面发展的历史背景下,做好档案管理工作,不断地更新档案管理观念,勇于探索和尝试新的档案管理手段,以全面、真实地反映学校整体发展状况和办学成果。

2 加强领导,建立管理组织体系

档案工作首先要得到学校领导的高度重视,把档案工作列入学校工作的议事日程,深入持久地组织好《档案法》学习与宣传活动。结合实际,领导要带头学,做贯彻落实《档案法》的带头人;通过学习与广泛宣传,使教职工能增强档案意识,形成人人重视档案,支持档案并自觉地维护学校档案工作。要建立健全档案管理机构和管理网络,成立以校长为组长、各科室负责同志参与的档案工作领导小组,配备专职档案员,学校各科(处)室都设有兼职档案员,建立综合档案室,从组织上保证档案工作的顺利开展。

3 完善制度,健全管理制度体系

建立完善的档案管理工作制度,是档案工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各科(处)室做到职责明确,使归档有范围,立卷有标准,借阅有规定,保密有条例,库房管理有措施,开发利用有目标,这就在细节上保证了档案管理的顺利开展。要制定《综合档案室工作职责》、《档案人员工作职责》、《档案库房管理制度》、《档案保密制度》、《档案利用制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案室管理制度》等规章制度,给档案管理工作提供法律依据。

4 立足实际,构建特色管理体系

各档案管理科室除按照档案管理的要求和规章制度进行管理外,还要根据自身工作特点,制定有自身特色的档案管理制度。如本校电教中心是集电化教学和电教服务为一体的综合性服务处室,档案资料管理体现为内容多、资料多、载体形式多等特点,在管理和建档中难度很大。这就需要从实际出发,在不违反档案管理原则和要求的基础上,构建有本校电教中心自己特色的档案管理体系。

根据本校电教中心的档案来源特点,大致把电教中心档案分为教学资料档案、活动资料档案和其他资料档案三大类。教学档案资料主要以声像资料档案为主。笔者又根据制作材料的特点,细分为音带类、像带类、碟片类等类型。音带类又按专业分为中文类、外语类、艺术类等。像带类主要是与教学有关的录像带等,按其用途分为示范观摩类、改革研讨类、教学常规类等。碟片类主要指与教学相关的光盘影碟等,根据专业分为中外名著类、政治历史类、文化艺术类、体育活动类等。

活动资料主要指记录和反映学校各级各类活动内容的不同载体形式的资料,包括图片、照片、录像带、自己制作的光盘或碟片等。笔者根据活动级别的不同,分为学校类活动资料、系科类活动资料、班级类活动资料、社团类活动资料等。如学校举办的学术活动、纪念活动、文化活动、体育活动、对外活动以及系科举办的教学活动、班级举办的主题活动、学生社团举办的活动等等都属于活动资料范畴。

其他资料主要是指上级来文和电教中心自身建设的纸质资料,如上级管理部门和学校“两办”等下发的文件或方案资料以及电教中心的计划、总结、规划、制度、文件、通知等等都属于这类资料,笔者都按时间顺序进行分类装订建档。

档案管理的分类篇8

关键词：职业教育； 档案管理； 实践

一、职业教育档案管理的重要意义

济南三职专是高中和职专一体化的学校，该学校的会计是我们的特色专业，而烹饪专业、旅游、导游专业也是我校的重点专业，是山东省重点职业学校。

档案管理作为职业学校的一项重要职能工作，在学校中有着特殊的地位，这主要是因为，档案管理工作对整个学校的促进作用明显，搞好了档案管理工作，可以实现信息的分类查找，对提高管理效率大有帮助。作为学校，有大量的档案资料需要归档、分类和保管，具体可以分为四大类：第一大类、基础教学资料及目录，第二大类、与教学相关的科研成果材料及目录，第三大类，教师和学生的基础档案、获奖荣誉，第四大类党政类、教学教学类、会计类、固定资产类、照片录像类、荣誉类、教学仪器类、组织人事类等资料。从类别上我们就可以看出，职业教育中需要管理的档案非常多，如果不建立系统的档案管理体系，将无法实现对档案的高效管理，也就无法实现提高管理效率的目标。在济南三职专中，档案管理作为一项基础职能工作，被赋予了促进发展，提高管理效率的重任。对于档案资料的管理，济南三职专也总结出了行之有效的办法，使档案管理更加适合学校的发展。

从整体管理效果来看，职业教育中的档案管理体系都是与实践紧密结合而建立起来的，具有较强的实用性。要想实现更好的发展，要想提高整体管理效率，就要做好档案管理工作，使档案管理工作起到促进整体管理水平的效果。由此可见，职业教育档案管理具有重要的现实意义。

二、提高职业教育档案管理质量的具体措施

针对职业教育档案管理的资料四大类，要想搞好职业教育档案管理工作，就要提高对这四大类档案资料的管理质量，使职业教育档案管理质量得到全面的提升。具体可以采取以下措施：

1、明确职业教育档案管理的服务属性，改变传统档案管理观念

档案管理能够对职业教育中涉及的所有资料进行统一化管理，提高资料的使用率，使更多的档案资料发挥应有的作用，促进学校发展。职业教育的档案管理工作对于学校来说非常重要，

（1）发挥职业教育档案管理的服务属性，为学校建设服务

职业教育档案中所包含的资料主要为四大类，这四大类材料属于职业学校的精华，对职业教育发展起着重要的推动作用，因此，在职业教育档案管理中，要发挥职业教育档案的服务属性，提高职业教育档案的使用率，改变过去单纯的只对档案存储而不利用的观念，使职业教育档案管理既要实现存储功能也要实现高效利用。现济南三职专组织了各专业优秀毕业生现许多成为行业专家回校作报告活动，一方面促进在校生更加努力学习，为在校生学习树立了学习的榜样，建立了人生努力的目标和方向。另一方面促进了招生宣传工作和毕业生的就业起了作用。由此可见，学校的档案管理工作非常重要。

（2）发挥好职业教育档案管理中与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务

大力发展职业教育，提高职业教育质量，就要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理，使职业教育的科研成果材料能够随时为教育科研人员服务，能够为教育科研人员提供方便的资料查找服务，从资料方面给教育科研人员的教学创新提供资料保证。所以，要加强对与教学相关的科研成果材料及目录的管理工作，为学校的科研教育服务。在济南三职专，就是通过加强档案管理的方式，促进了学校教育科研的创新。

（3）发挥好职业教育档案管理的基础管理服务，方便师生对档案进行利用

职业教育中的档案管理，其中的一大类是教师和学生的基础档案资料，这些档案资料是教师和学生的一些基础信息、个人信息和教育教学信息。对于这些信息，教师和学生在某些时候需要进行查询和调阅，因此学校的档案管理要发挥基础管理服务作用，方便师生随时对档案进行利用，提高这一类档案资料的利用率，使档案管理的服务属性更好的发挥。

以上分析我们可以看出，目前职业教育档案管理已经从传统的只重视管理向管理和服务并存的方向发展，并逐渐增加了档案的服务属性，变单纯的档案管理为档案服务，使职业教育档案管理的内涵得到了丰富。在济南三职专的档案管理中，也是强调了其服务属性，尽可能的发挥其服务功能，为广大师生服务。

2、拓宽档案管理渠道，多角度创新档案管理模式

（1）对职业教育档案管理思路进行创新

职业教育档案管理是学校的一项基础性工作，也是一项专业性比较强的工作，如果不是专业管理人员，很难实现对职业教育档案的有效管理。此外，受到传统思路的影响，许多人都觉得档案管理的主要目的是保存档案，而忽视了其使用属性，导致了相当长的一段时间内，许多人不会利用档案，这对职业教育档案来说不能不说是个损失。职业教育档案中包含了四大类信息，是职业教育中比较全面的数据库，只有学会对职业教育档案的综合利用，才能对职业教育档案的服务属性进行充分的挖掘，才能让职业教育档案更好的服务于教育。因此，对职业教育档案管理思路要进行创新，要改变传统的只重视保存而忽视利用的管理思路，真正的发挥档案管理对职业教育的促进作用，让更多的人学会利用职业教育档案。

（2）创新职业教育档案管理模式

从上面的分析我们可以知道，职业教育档案具有服务属性，在职业教育档案的服务过程中，就需要创新职业教育档案管理模式，简化档案管理流程，建立健全各项档案使用和服务制度，引入先进的管理手段，尽可能的发挥出职业教育档案的服务作用。现有的职业教育档案管理中，对于档案的服务属性定位不准确，导致在查询和调阅档案的时候，遇到许多人为因素和制度缺陷，使得职业教育档案没能发挥出应有的服务作用。从这一点上来说，必须要创新现有的职业教育档案管理模式，增加服务属性。具体的创新可以从三方面来进行，首先，对现有的四大类档案资料要进行系统的分类，按照其专业属性进行编码，方便查找，降低查找难度。其次，引入先进的信息管理手段，利用计算机技术和网络数据库技术，对职业教育档案实行电子化管理，提高查询效率。再次，建立健全各项职业教育档案管理制度，优化原有管理制度。

（3）加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训

职业教育档案管理的制度再优越，管理模式再新颖，最终都是依靠档案管理人员来执行的，因此，对于档案管理人员的专业技能培训必不可少。对于职业教育档案管理来说，虽然都属于档案管理的范畴，但是与其他的普通档案管理还是有所区别的，所以对于档案管理人员的专业技能会有特殊要求。在职业教育档案的管理中，不但需要管理人员有过硬的专业技能，还需要管理人员具有服务精神，能够虚心耐心的为广大师生提供服务。由此可见，必须加大对职业教育档案管理人员的专业技能培训，使档案管理人员的专业技能和整体素质得以全面提高。此外，由于职业教育档案管理中引入了计算机技术和互联网技术，这也对档案管理人员提出了新要求，职业教育档案管理人员必须适应新技术的发展，通过专业技能培训，提高自己掌握新技术的能力，使自己更加适合档案管理的岗位。学校每年按要求参加市档案局组织的档案管理人员的技能培训班，使技能培训成为常态化的工作，不断的提高档案管理人员的素质，使职业教育档案管理水平不断提高，促进职业教育档案管理的整体发展。

（4）对现有的职业教育档案管理功能进行扩充

传统的档案管理功能仅仅是对已经存档的资料进行存储管理，功能单一。经过创新之后的职业教育档案管理除了存储管理功能之外，还新增了服务功能，但是要想实现职业教育档案管理的目标，还需要根据实际情况对现有的职业教育档案管理功能进行扩充，增加对学校各项的信息的掌握，丰富档案管理的资料覆盖面，更好的发挥档案管理的服务功能。

（5）使学校的档案管理工作布局更加合理

职业学校的职业教育档案管理工作作为一项基础性工作，对学校的教学工作和整体建设都起着十分重要的作用，因此，要将职业学校的档案管理工作融入到职业学校的整体建设中来，使职业学校的档案管理工作布局更加合理。明确职业学校档案管理工作的意义，对档案管理工作进行合理布局，从宏观上保证职业学校的档案管理工作趋于合理。在济南三职专的档案管理中，该学校将档案管理和学校的整体建设进行和全盘的考虑，设计了合理的档案管理系统，使档案管理工作真正为该学校的发展提供资料支持。

三、总结

从以上的分析我们可以知道，职业教育中档案管理工作的重要性，以及对职业教育的促进作用。总体上来说，职业教育中档案管理工作是学校的基础性工作，为学校发展提供智力支持和资料保障，为学校的教育科研提供资料支持，职业教育中档案管理工作的重要性毋庸置疑。从管理学角度讲，职业教育中的档案管理水平的高低，直接反映出了职业学校的管理水平。所以，职业教育中的档案管理已经成为了判断一个学校整体管理水平的风向标。职业教育中档案管理工作的意义在于可以促进职业学校发展，可以实现对职业学校中四大类资料的管理，可以提高职业学校的管理效率。从实践分析的角度讲，本文讨论了提高职业教育中档案管理质量的具体措施，从多个角度论证了如何在实践中提高档案管理质量，并分析了几种具体的提高档案管理质量的措施，具有一定的指导意义。这几种提高档案管理质量的措施，核心的思想就是对现有管理方法进行创新，因此我们可以认为创新是搞好职业教育中档案管理的重要方法。

参考文献