档案管理的方法(精选8篇)

档案管理的方法篇1

关键词： 档案管理 电子档案 档案鉴定 档案利用

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2014）05-0032-02

在纸质档案长期的发展过程中，形成了系统的收集、鉴定、保管、统计和利用方法，积累了较为丰富的经验。随着科学技术的发展，声像档案和机读档案已有显著增长，直至今天，伴随着计算机和互联网的发展，档案管理工作逐步实现自动化，档案信息的输入、贮存、处理、检索、输出、传递，以及档案的编目和检索基本上都依靠计算机来实现。由于电子文件与传统纸质档案有很大区别，因此档案管理部门的工作技术和方法也需做相应改变。本文结合笔者的工作经验，重点分析如何做好电子档案的管理工作。

一、电子档案的特点

电子档案是纸质档案的另一种储存形式，它是以数字代码代替了文字，以磁带、磁盘或光盘等代替了纸张。电子档案是系统化了的电子文件，是经鉴定后有保存价值的且已经归档的电子文件。电子档案与纸质档案在本质上是相同的，因此电子档案除了具备纸质档案的一般性特点以外，还具有自身特性，总结如下：

1、人不能直接读出电子档案所载信息，需依靠计算机解码 电子档案不像纸质文献那样使用人人可以直接读出的文字进行记录，而是将信息以数字代码方式记录在磁介质和光介质等载体上，人无法直接读出，必须使用计算机进行解码后才能转变为人可识读的信息。电子档案必须在计算机软硬件、数据库、网络系统都齐全的环境下才能发挥作用。

2、电子档案存储密度极高，所需存储空间小 相较于纸质档案的卷帙浩繁，电子档案显得小巧的多。以硬盘为例，它的容量是以兆、千兆、百万兆为单位的。以1兆为例，硬盘上的1G容量大约可以储存536870912个汉字，如果一本纸质书是10万字，那么1G大约相当于5400本书。据某公司的存储产业市场报告，预计到2016年硬盘的面密度将提高两倍以上，最高将达到1800Gb每平方英寸，从而大大节约电子档案存储空间。

3、便于复制和共享 电子档案的信息可以轻松实现复制和传输，便于异地调阅或形成文件。由于 信息载体和信息可以分离，并通过网络或其他介质进行传输和拷贝，因此便于共享。但也由此暴露出电子档案信息的不稳定性，信息的不安全性。

二、电子档案的管理方法

传统档案管理活动一般分为六个环节：收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用。电子档案的管理也可以按照这几个环节进行，只在具体方法上有所不同。

1、信息收集 电子档案信息的收集是档案管理部门将具有查考利用价值的文件转化为电子文件或者收集具有保存价值的电子信息。电子档案信息通常可以分为三类：（1）与纸质档案内容相同的信息。在收集这类信息时，要注意与纸质等文件之间相互建立准确、可靠的标识关系，建立统一文件编号。（2）在“无纸化”计算机办公或事务系统中产生的信息。应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，并对有档案价值的电子文件制作纸质或拷贝件保留。（3）计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。在信息收集工作结束后，将磁性载体的、杂乱的电子文件通过分类、标引、组合，使电子文件处于一种有序状态，并对电子文件进行了分类和编号，组织建立数据库。需注意的是，在收集过程中应当保存备份，并在“电子文件登记表”中登记，并留存纸张打印件。

2、信息整理 在电子档案的整理过程中，不再有“案卷”这一基本单位，因为电子文件借助于计算机，可以从任何角度进行分类、组合、检索，充分表现文件之间在来源、内容、时间、形式等方面的历史联系，不再需要专门进行分类和组卷。整理工作结束后要进行信息的接收。电子档案的接收方式有两种，一是软盘、磁带或光盘，二是网络归档和移交。不管哪一种方式都需要配置专门的电子文件格式转换设备，对接收档案进行统一转换，以解决对不同格式电子文件的识读问题。总之，电子档案信息整理就是将第一步收集到的信息进行组盘，按一定规律，将相关文件通过拷贝组合到同一磁盘、光盘或磁带等载体上，也就是整理接收来的软盘、磁带和光盘。

3、档案保管 电子档案的保管分为两个方面，第一，保持电子档案载体的安全。要注意的问题有：（1）保持环境的温度为16～20℃和湿度为35～45%，以免发生化学反应；（2）注意密封防止灰尘，避免信息丢失；（3）注意避光，防止紫外线对光盘等的破坏；（4）远离磁场和电场，以免发生磁化和消磁，破坏信息；（5）保持载体平直，防止震动；（6）防止有害生物等。注意库房卫生，定期净化空气，防止产生霉菌，并注意定期对电子档案进行消毒。总之电子档案进入库房以后不是一劳永逸，而是需要定期维护和检测，并适当进行备份。第二，维护所载信息的安全。电子档案保管工作的另一个重要方面是防止信息被窃，维护信息安全，一是密切关注计算机技术的发展方向，及时进行软件升级和更新，适时对电子档案的格式进行转换；二是加强对电子文件利用活动的管理，保证电子档案的信息安全，严格禁止使用封存盘来提供档案利用，电子档案入库载体不得外借，只能以拷贝的形式提供利用，防止利用过程中的泄密和损伤信息。

4、档案鉴定 电子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕迹，电子文件从形成到归档有一段较长的时间，所以，在归档时，鉴别归档的电子文件是否就是形成时的、有效的电子文件，即确认归档的电子文件的原始性、真实性则是首要任务。再者，电子文件具有易逝性、易更改性，因而电子档案必须在文件形成之前就决定其是否需要保存及保存时间长短，因此，电子文件的鉴定需超前，也就是必须在文件形成之初就开始进行。鉴定的内容与纸质档案一样，是对其保存价值进行判断和预测，不同的是在判断过程中要对文件的内容及某些形式特征进行充分的分析。此外，还需要对文件进行必要的技术鉴定，即可读性鉴定、无病毒鉴定和介质鉴定等。因为对于电子文件来说，技术状况与文件的真实性、可读性、应用性范围密切相关，可对其保存价值发生直接的影响，电子档案的完整性、可读性、可行性在鉴定工作中必须得到全面的体现。

5、档案统计 档案统计就是运用一系列的统计技术和方法，通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象、状态和趋势的工作过程。电子档案统计基本上可以分为：（1）档案统计指标选定。统计指标的确立是进行档案统计的基础，也是档案统计工作的前期准备阶段，档案统计是通过统计指标来表现档案工作的数量方面，用数字的形式来描述档案工作中的现象。（2）档案统计调查。其目的与作用在于获取原始数据，是根据具体统计工作目标、任务和要求不同而采用不同的格式，保证统计数据可靠、真实、准确。（3）对档案统计调查的数据进行统计分组、归纳整理。（4）档案统计分析。主要是对档案统计的结果进行分析研究。档案统计工作是档案工作中的一个重要环节，是保证档案工作质量，提高档案工作水平的有效方法。

6、档案利用 电子档案的利用一般有三种形式：直接查询，拷贝，传输。为保证信息安全和版权，做好电子档案利用管理工作很重要。主要分为四个方面：（1）对用户的管理和档案管理人员的管理。主要是进行使用权限的审核，首先是根据人员身份进行系统注册登录，由系统自动判定使用者身份的合法性及使用权限，并进行跟踪记录；其次电子档案的内容应设置保密级别和开放程度。（2）对档案载体的管理。一是采用双套制的存储模式，一套保留原始格式，作为归档用途，另一套转换成不可编辑的文件格式作为利用用途，确保电子档案在利用过程中不发生内容的篡改。二是建立一套技术验证机制保证原始电子档案的真实性。（3）安全保密措施。网络传输安全采取的主要方法是物理隔离、应用防火墙以及身份认证等安全技术。根据电子档案的保密级别，建设网络传输保障体系。按照密级，将电子档案利用范围划分为不可用、内部使用和公众使用。还可以采取断点续传的技术，确保电子档案在发生传输中断的情况下，最终获取的电子档案副本保持完整性。

三、电子档案管理工作的重点与难点

从目前来看，由于受到多重因素的影响，电子档案的信息安全问题较为突出，既是管理的难点，也是管理的重点。笔者认为应从环境、设备、策略、技术等各方面采取有效措施，确保在每一个环节上堵塞电子档案利用安全的漏洞，使电子档案能够体现灵活性和便捷性优势，充分发挥其作用。首先档案管理人员要增强安全意识，既要提高信息服务质量和效率，也要增强工作责任心和保密意识；其次，应加强电子档案基础设施和应用系统建设，加强网络安全防范；再次，营造良好的档案储存环境。只有从各方面加强安全管理，才能满足电子档案信息安全管理的需要。

电子档案管理的另一难点问题是电子文件的技术鉴定，只有通过对电子文件进行真实性鉴定，完整性鉴定，可读性鉴定和安全性鉴定，才能确保数据信息的真实、可靠、完整。在鉴定过程中，需要综合运用多方面的知识，这对档案管理人员提出了考验。

四、结束语

综上所述，电子档案与纸质档案既有区别又有联系，电子档案管理工作涉及到信息的搜集、整理、存储和利用等诸多方面，既需要计算机和网络辅助实现，同时又对工作人员提出了更高要求。只有通过制度、技术、人员素质等多方面共同努力才能保证电子档案内容的真实、可靠，保证电子档案在存贮、传输过程中的安全、保密，最终实现电子档案的优势。相信随着技术的进步，电子档案的原始性和真实性必能能得到更为有效的保障，电子档案管理将能够更长久地处于可准确提供利用的状态。

参考文献

[1]杜月玲、刘秋梅、试论电子档案管理在文化工作中的作用[J]、华章、2011年10期

[2]黄立新、邓琦、电子档案与纸质档案的比较[J]、林业科技情报、2009年03期

[3]王红、试论电子档案与纸质档案的差异[A]、齐鲁档案论坛――山东省档案学会2009年学术年会会刊[C]、2009年

档案管理的方法篇2

关键词：新形势 档案管理工作 新方法

根据现今社会现实，档案在各行各业中发挥越来越重要的作用，如在毕业生毕业后参加工作都会涉及到人事档案的去向，涉及到档案的保存。但是在实际的档案管理中，缺乏规范性的工作方法，影响了管理的工作效率，因此探索运用新方法，使其管理工作具有规范性，具有十分必要的重要性。

一、探索档案管理工作新方法的重要性

1、新形势下档案管理工作的总体要求

随着经济社会的发展，信息技术的发展，使得各行各业的运营环境发生了巨大变化，在档案管理方面也发生了很大变化，正在逐步实现信息化。当前影响档案管理发展的不利因素是缺乏规范性，探索新的管理方法就是为了规避存在的管理工作不规范的问题，如不采取新方法，不能适应社会发展变化，将影响各行各业的发展，甚至是难以维系社会秩序的安定。因此探索新的管理方法是为了解决当前发展存在的问题，所以说探索新方法是加强档案管理工作的总体要求。

2、各行各业加强自身管理的体现

档案总体来说它是信息数据的集合，它体现了对人与事物的认识，档案管理工作包括整理归档等内容，对于行业而言，使企事业单位更好发展，少走弯路。以企业为例，企业进行档案管理新方法的探索，有利于加强对人力资源等方面的日常管理，创建属于本企业特色的企业文化，凝聚人心，齐心协力，有利于良好形象的树立。再以学校为例，档案作为教学活动的总结，是日常教学活动必不可少的管理内容，采取对于档案管理的新方法，有利于使教师得到教学经验启示，对教学活动的开展归纳总结工作，使课堂效果更具有效性。

3、各行各业长远发展的需要

档案不仅包含了人与事物的信息，而且还具有可供参考借鉴的重要作用，因此为了充分应用档案上有用的信息，就要对档案进行保存等工作，以便得到新理念，促进行业发展。在企业日常经营中，企业管理是必须运行的发展模式，档案是企业发展过程中的有效见证，它体现了全体工作人员的智慧头脑，当企业遇到发展瓶颈的时候，通过整理档案，调出档案进行浏览，就会发现发展中存在问题，就会总结经验教训，做出日后发展规划，大力推动了企业长远发展目标的实现。

二、新形势下加强档案管理工作的措施方法

1、档案管理工作存在的问题

（1）档案管理机构设置不完善。档案行政管理机构的设置有着明显的分类界限，每个部门之间既是各司其职，各自履行部门的职责，又配合其他部门推进档案管理工作有序进行，但是由于管理机构分类界限不明显，又与执法主体之间有很好的默契，致使相关的管理工作法律法规不能充分发挥作用，还有一个突出问题是在网络设置上还存在整体规划不合理的现象。当前档案室的设置上越来越呈现多样化，还有专业档案馆的设置，这体现各行业、同行业不同部门之间采取分工明确的工作职责，使档案管理工作简单化，但是因为没有明确的规定对管理工作进行限制，导致在资料的收集上遭遇各种障碍，且无法使信息得到高效应用。

（2）缺乏公共享用的机制。档案信息资料具有互享、互通性，能够实现资源共享，对一个行业的发展具有很重要的借鉴指导意义，信息化建设是当前长期一段时间的发展方向。各个行业、各个单位之间又存在着不同差异，在运作准则上也体现出不同的差异之处，信息化发展建设、应用管理也同样存在着不同程度的差异，都制约了资源共享的实现。

2、加强档案管理工作措施方法

针对以上提出的在档案管理工作中存在的问题，可以采取加强各管理部门之间的协调工作与提高档案人员的素质，实现资源共享的措施方法。第一个措施方法需要政府、档案管理部门给予充分的重视，建立分界明显的部门，分工明确，每个部门建立工作制度规范，按照章程处理管理工作，加强宣传，营造良好的合作氛围;有针对性地对工作人员展开培训，按照实际情况有针对性地实施教育培训，尤其是加强信息化应用管理的培训，进一步熟悉业务流程，加强各部门之间的沟通协调，使资源共享成为可能。

综上所述，在新形势下探索档案信息化管理工作的新方法，是为了使档案管理工作与时展相适应，使管理工作更加规范与标准。为了实现管理工作的规范有序，需要不断实现管理创新，转变理念与方法，运用新理念、新方法，提升档案人员的素质，不断提升管理质量水平。

参考文献

[1]姜晓燕、浅析新形势下档案管理工作的规范化[J]、科技风，2014（21）：246

档案管理的方法篇3

[关键词]人事档案；整理；保管

一、人事档案的整理

（一）人事档案整理的范围

人事档案整理的范围包括两个方面：一是新建档案的整理；二是因增减材料而进行重新整理。

1、新建档案的整理，主要指对那些新吸收的人员的档案材料的整理，这部分档案材料原来没有完全整理，或者没有进行有规则地整理，材料零乱、庞杂，整理起来工作量大，比较复杂，而且随着各行业各单位新老人员的交替，这部分档案的整理工作将是连续不断的，因此必须从思想上提高对这一工作的重视程度，将其列入议事日程，及时地做好新吸收人员的人事档案的整理工作，以适应人事工作的需要。

2、已整理档案的重新调整。对于每一个已经整理好的人事档案来说，其整理工作也不是一劳永逸的，已整理好的人事档案有时需要增加或剔除一定数量的材料，这就有必要重新整理这部分档案材料，这种整理实际上是一种调整，以此工作量比较小一些。对于那些零散材料的归档，只需随时补充，不必重新登记目录，只在原有目录上补登即可。

（二）人事档案的正本和副本

根据人事档案管理和利用需要，一个人的全部人事档案材料可分别建立正本和副本。正本是由全面反映一个人的历史和现实情况的材料构成的；副本是正本的浓缩，由正本中的部分材料构成，为重份材料或复制件。正本出有的材料，副本中不一定有，但副本中有的材料，正本中一定要有。正本由主管部门保管，副本由协管部门保管。人事档案分建正本和副本，可以方便其利用，提高人事管理工作的效率。此外，由于正本和副本分别保管在不同地方，有利于人事档案的保护。目前，中央管理的干部、中央各部委和省、自治区、直辖市党委管理的干部，都分别建立了正本和副本，而―般干部和工人档案等则只建正本。

（三）人事档案的归类

1、按文件材料的名称归类。凡是文件材料上有准确名称的就可以按名称归入所属的类别中。比如履历表、简历表归入第―类，自传归入第二类，鉴定表归入第三类。

2、按内容分类。对于只看名称而无法确定类目归属的材料应当根据其内容归入相应的类别。如果材料内容涉及几个类目时就应当根据主要内容归入相应类目。

（四）人事档案材料的排列

在人事档案归类后，每类中的档案材料应当按―定的顺序排列起来，排列的原则是依据人事档案在了解人、使用人的过程中相互之间固有联系，必须保持材料本身的系统性、连贯性，以便于使用和不断补充新的档案材料。

二、人事档案的保管

（一）人事档案保管的范围

1、分级管理的人员，其全套人事档案应由主管部门保管，主要协管的部门只保管档案副本，非主要协管和监管的单位不保管人事档案，根据工作需要可以建立卡片。

2、军队和地方互兼职务的人员，主要职务在军队的，其人事档案则由军队保管；主要职务在地方的，其人事档案则由地方保管。

3、人员离休、退休和退职后，就地安置的，由原管理单位或工作单位保管；易地安置的，则可以转至负责管理该人员的组织、人事部门保管。

4、人员被开除公职以后，其档案转至该人员所在地方人事部门或管理部门保管，其中干部必须由当地县或相当县级的人事部门保管。

5、人员在受刑事处分或劳动教养期间，其档案由原单位保管。刑满释放和解除劳教后，重新安置的，其档案应当转至主管单位保管。

（二）人事档案保管的期限

1、看成就或贡献。凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究作出了贡献的人员，包括发明创造者、新学科的创始人、领导人、某运动的首倡者，发表过重要论文和著作、作品者，以及具有一技之长的人，或者某一著名建筑工程的设计者等作出了各种贡献的人员，死亡之后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。

2、看威望。人事档案管理部门应当对在社会上有一定威望的著名政治家、社会活动家、企业家、派人土、作家、诗人、艺术家、专家、学者、各方面的英雄模范人物及其他社会名流的档案材料重点进行保管；死亡以后，在原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆保存。

3、看影响力。影响力指的是在某一地区有重大影响的人员的影响能力。例如各个方面的领袖人物、轰动一时的新闻人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要讨论的发起者等，这些人的档案材料在其死亡后由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案向同级档案馆移交。

4、看职务级别。也就是看该人在生前担任过何种职务。一般说来，职务较高的，其人事档案材料的保存价值就大，保管期限就长一些。例如，《干部档案工作条例》规定，中央和国务院管理干部死亡后，其干部档案由原管理单位保存五年后，移交中央档案馆永久保存。

5、看技术职称、学位和学衔。技术职称、学位和学衔是―个人在学术界的地位和专业上的造诣的突出表现。一般地说，副教授、副研究员或博士以上的人员死亡后，其人事档案由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交同级档案馆保存。

（三）人事档案保管设施与要求

根据安全保密、便于查找的原则要求。对人事档案应严密、科学地保管。人事档案部门应建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至30平方米。库房内应设立空调、去湿、灭火等设备；库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求；温度14C一24℃，相对湿度45―65%）；人事档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、查档室和档案人员办公室应三室分开。

参考文献：

档案管理的方法篇4

关键词：档案管理；工作方法；社会发展

社会经济的持续前进更加凸显了档案工作的重要意义，从而也提出了新的档案管理要求。所以，要加强规范化的档案管理、全面发挥档案作用、提高档案管理水平、提高服务性。由此可见，作为一名合格的档案管理工作人员，还应在工作中逐渐实现科学化、规范化和现代化，为社会提供更丰富，更有效的档案资源。

一、提高重视大力投资

1、提高重视

提高重视是重点。优化关于档案管理的认识是保障档案管理顺利开展的基础。任何事项都必须获得重视才能实现发展[1]。档案工作自身具有很强的内务性，虽不引人注意，却必不可少。但由于部分人员对档案管理的忽视，对档案管理的认知仅存在于资料、材料的保存，而且没有意识到档案的重要性。正是这种思想上的误区，造成了工作中的不规范，影响工作水平的提高。所以，必须提高对档案管理的重视，深刻认识档案管理在社会发展中的重要意义，提高档案管理工作人员的业务水平和责任度，朝着现代化档案管理模式方向进发。加大力度宣传档案管理重要意义，在相关人员中树立正确的档案管理意识，关注档案管理人员生活情况、待遇水平，是这一行业人员处于稳定状态。将目标转向档案管理的基础工作，进而全面提升档案管理工作的水准。

2、大力投入

充足的投入是支撑。目前，档案管理工作中存在普遍的基础设施欠缺、工作地点不足等问题，还有就是基础设备不足、管理条件欠缺、存在危险隐患的问题。众所周知，档案管理的开展需要专门的场地和专门的设施。有利于资料的存储和管理，从而实现全面现代化的管理。只有保障充足的投入才能改善设备设施、确保工作、提高档案管理功能建设[2]。基层单位中，档案办公是基础。以有效的途径促进档案设施建立健全，确保相关办公条件满足要求，一旦出现场地、人员以及设备不足问题，应及时解决。优化库房环境，配备计算机、打印机、复印机扫描仪等设施，保障档案资料完备、准确，促进档案工作更好的发展，为档案工作提供更有利的环境。另外，重视档案信息数据库的建设，加大消防监督执法力度，提高管理水平，确保档案安全，落实档案效用，创造档案文化环境，从而更好的服务于档案管理工作，促进社会成员对档案管理认知的提高。

二、强化档案管理者的技术水平

1、紧抓培训

良好的档案管理离不开档案管理人员的高素质高水平[3]。档案管理是一项专业性和技术性比较强的工作，为了不被时代浪潮淘汰，专业的岗位培训必不可少。档案管理人员综合素质的提高不应只关注业务能力和知识程度，还应该重视政治态度和业务素质，提高培训力度，为档案管理培养更优秀的专业人员。另外，还应以现实为出发点，根据岗位的不同、层次的高低、渠道的多少展开培训。如有必要还可进行单方面的交流和观摩。为档案管理人员提供丰富的学习机会，紧抓专业水平。开展深入的调查，在实践总结中探索[4]。

2、讲究方法

其一，信息技术。档案信息化建设是提高服务质量的首选途径。将重点防御档案开发和利用，强化档案效能。以档案信息资源为社会服务也是开展档案工作的又一目标[5]。另外，信息化的迅猛前进将档案管理工作推进了更大的浪潮，信息技术是实现档案管理跨越的主要途径。所以，应尽量将新科技应用到档案管理中，促进档案信息化的实现。优化档案基础设施建设，改善硬件设施构建，整体优化档案设备，提高其服务水平。可以聘请专门的供应商根据实际需要进行系统软件设计，努力实现信息化操作[6]。

其二，促进同行业的学习十分重要，确保同行之间的业务联系，有效的信息沟通，相互补充。对于行之有效的优秀经验要主动吸收和借鉴，少走弯路。

三、结束语

改革开放的持续推进，对档案管理各个方面都产生了巨大的影响。全新环境下，档案管理工作需要面临更高的挑战。所以，分析新环境下档案管理的变革，探讨有效的档案管理途径，多方面创新档案管理工作都是必须实现的。档案工作要符合上述内容，全新的思维方式、知识理论、方法途径是必不可少的。要紧随时代潮流，形成大服务观念，摆正位置，以大环境为助力推进自身发展。就档案管理者而言，只有在工作中积极主动，通过自身实际行动去唤起其他人的认知，提高档案管理工作的重视。完善各项制度，将档案管理工作推上一个全新的台面。

参考文献

[1]侯志平、档案管理的分析探讨[J]、中国科技博览，2014（14）：329、

[2]刘玲、浅谈如何做好档案管理工作[J]、科学咨询，2014（7）：146-147、

[3]富育辉、浅谈学校档案管理工作[J]、黑河学刊，2014（4）：129-130、

[4]孙攀、浅论档案管理工作的创新建设[J]、赤子，2014（4）：201、

档案管理的方法篇5

【关键词】档案；安全管理；重要性；具体方法

1档案安全管理工作的重要性

1、1做好档案安全管理工作具有重要战略意义

做好档案安全管理工作就是贯彻落实党中央提出的抓好安全生产工作的重要内容，是坚持立党为公、执政为民、贯彻落实科学发展观的必然要求，也是实现好、维护好、发展好最广大人民群众根本利益的重要组成部分，对于构建社会主义和谐社会也具有重要的战略意义。

1、2档案安全管理工作是基础性工作，是做好其他工作的重要前提

档案安全管理工作是档案工作的重要组成部分，也是基础性的工作。因为档案是历史的承载，它是历史事件、工程建设、科研项目从开始到结束的真实记录，一些档案包含了很多重要的资料，甚至涉及到国防军工、科技公关、公共安全等领域的国家机密，甚至涉及到国防军工、科技公关、公共安全等领域的国家机密，这些都是影响国家命脉的重要资料，一旦泄露出去，后果将不堪设想。因此，我们必须要做好档案安全管理这项基础性的工作，以便为其他工作奠定坚实的基础。

1、3做好档案安全管理工作，有利于营造公平、公正的竞争环境

档案是一个人、一个单位、一个项目最真实、最原始的资料记载，是一种历史背景的客观凭证，具有原始性、不可替代性和不可再生性等特点，人们可以通过档案资料来了解真实的历史。但是，如果档案安全管理工作不到位，或者会遭到自然灾害、人为灾祸的毁坏，或者给别有用心之人可乘之机，使其有机会去篡改档案资料，从而造成无法挽回的损失，直接影响公平、公正的竞争环境的形成。

2影响档案安全的几个因素

2、1网络隐患

随着信息技术的迅猛发展，档案管理信息化、数字化的工作也在全速发展之中，越来越多的档案资料以电子文档的方式被存储在电脑上，以方便人们的查询与利用。但是，人们在享受档案信息化带来的便利的同时，也不能忽视由此而衍生的网络隐患，如计算机病毒、电脑黑客等。尤其是计算机病毒，一旦通过网络传播进行攻击，就会出现传播速度快、破坏性强、传播范围广和破坏严重的后果。如果档案没有做好严密的防护措施，就容易被病毒侵蚀，从而造成无法估量的损失。

2、2硬件设施安全

一些原始的档案资料是以纸质形式呈现的，存放在档案馆（室）中，但是在一些基层的档案管理中，由于基础设施不完善，造成了档案安全存在很大的隐患，如档案馆舍面积不足、设计有缺陷，档案库房是旧房改建而成或者建成之后多年无人维修，档案库房保温隔热性能差，不能长期保持温度、湿度的稳定，等等，这些都是影响档案安全的重要隐患。因此，在档案库房建设之初，就要按照要求进行设备的配置，如防盗门窗、墙壁的保温隔热、抗电磁干扰及电源保护、注重防火等，力求保障档案馆舍硬件设施的达标，以便最大限度地做好档案安全管理工作。

2、3安全管理体制

安全管理体制是影响档案安全的重要因素。俗话说，堡垒最容易从内部攻破，据不完全统计，世界上70%信息被盗和泄密来自于内部，主要原因就是工作人员的麻痹大意和安全管理体制不完善所造成的。就是因为档案管权管理体制的不健全，才给不法之人可乘之机，进而导致了档案泄密事件的发生，因此，必须要建立档案管理的科学规范体制，从制度上确保档案安全的万无一失。

2、4管理人员的素质

档案管理人员的素质对档案安全有着非常重要的影响。不管是设施，还是制度，都是人在管理和操作，如果档案管理人员素质较高，那么，他就会按照制度去认真执行；如果管理人员素质低下，安全管理意识薄弱，那么就算是再好的制度，也不能保证档案的安全。

2、4自然灾害

自然灾害也是影响档案安全的重要因素。自然灾害对档案安全的影响主要是台风、地震、虫灾、火灾、泥石流、水灾等，这些灾害破坏性强，甚至是突发性的，让人防不胜防，由此造成了重大的损失。

3做好档案安全管理的具体对策

针对上述种种影响档案安全的因素，我们必须要认真分析并做好防护措施，力求将档案安全管理工作做到最好。

3、1强化档案安全管理意识，重视档案工作队伍的建设这主要包括以下两方面：

（1）加大宣传力度，强化档案安全管理意识。要利用各种手段、各种方式，大力宣传档案工作，定期向全员宣传档案工作法规、制度、规定，使全体人员认识到档案安全管理的重要性，在头脑中形成档案安全非常重要的意识。尤其对于档案管理者来说，更要让让他们意识到：确保档案安全是档案工作者的天职，要牢固树立“安全第，预防为主”的思想，要以对党、对国家、对人民、对历史高度负责的态度，深刻认识确保档案安全的极端重要性，在头脑中时刻绷紧档案安全这根弦，严格按照《档案法》、《保密法》等方针政策去要求自己，全面树立新的档案安全观，切实增强档案安全管理的责任心和自觉性，保持思想上的高度警惕性，确保档案安全的万无一失。

（2）加强业务培训，提升人员素质，重视档案工作队伍的建设。档案工作人员是档案管理的直接经手人，因而他们对于档案的安全具有不可推卸的重要责任。所以，必须要提高档案管理人员的业务素质。在日常工作中，可以组织档案安全技术方面的培训和讲座，或者是专家讲解，或者是同事交流，以便提高管理人员的业务水平。同时，也要培养档案管理人员的政治思想素质以及文化素质，使其综合素质得到全面的提升，以便更好地做好档案管理工作。有了这样一支高素质的管理队伍，必然能够促进档案安全管理工作的长足发展。

3、2健全档案安全管理制度，做好监督检查工作

“没有规矩，不成方圆。”一个完备的制度是规范人们行为的重要手段，档案安全管理工作也是如此。档案管理部门要在《档案法》、《保密法》的基础上，结合本单位的具体情况，制定符合实际的档案安全管理制度，以便规范管理行为，完善安全管理工作，减少档案管理的随意性。同时，明确各项职责，权责明确、责任到人，落实安全管理各项措施，保证管理不出现漏洞和重复，还要做好监督检查工作，定期对有安全隐患的地方进行严格的检查，一旦发现问题就及时查处、及时纠正，防止危害档案安全的事件出现，形成有序、严密的工作体制。

3、3加强硬件建设，改善保管条件

硬件设施建设是档案安全管理工作的基础。要按照档案管理要求配置空调机、抽湿机等相关设备，使得库房达到防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘、防高温、防有害气体等要求，从基础设施上满足档案安全管理的要求，为完善档案安全管理工作奠定坚实的基础。

档案管理的方法篇6

关键词：水利工程；档案；有效管理；意义；方法

水资源作为一种清洁能源，在目前被广泛地使用，水利工程的建设也成为常见事项。而水利工程档案的管理也越发的受到关注和重视，水利工程档案的有效管理具有重要的现实意义，对水利工程的质量检测和建设有着严重的影响，成为了一项重要的工作。

一、有效管理水利档案的意义

1、有效管理

“有效管理”是经济学中一个理论，是现代企业普遍采用的管理方式，以及追求的目标。有效的管理是指企业通过分层管理，把管理融入日常的工作之中，并且，对企业实施全方位的管理。有效管理遵循注重成果，把握整体，利用优点，相互信任，正面思维这六个基本原则，并以此为指导方案，进行管理，实现管理的优化。

在水利档案管理的过程中，水利档案的有效管理则是指对水利档案进行全方位的管理，根据其特点和大体的分类进行整理，把管理细致化、全面化，以改变传统的对水利档案不重视的现象。并通过对水利档案的有效管理，最大化地实现水利档案的真正价值。

2、意义

水利工程档案的有效管理，对于整个水利工程的建设和管理都具有重要的意义。

2、1水利工程档案的特点

第一，水利工程档案和其他档案相同，具有科学性、完整性、服务性等特点，并且，由于水利工程本身的复杂性和综合性，对其周边的生态环境、农业发展、工业发展都都有很广泛的影响，因此，水利工程档案也具有多元性和综合性的特点。

第二，水利工程档案是对水利工程从施工前期的准备，到施工过程中的细节，以及施工完成后的质量鉴定的一个完整的记录。而工程效益的不同、环境因素的变换等客观条件则影响着过程施工过程的整体进度，一般而言，普通的江河护坡工程、小型闸电站新建及改建、镇村组河道疏浚等小型工程，只需要几个月或者更短的时间，但是，假如遇到大型的河道工程、水库等的建设，就需要数年，甚至更长的时间才能完成，例如我国的三峡水电站的建设。而根据水利工程建设的周期的制约，使得水利工程档案形成的周期性差异较大。

2、2水利工程档案的作用

水利工程档案是水利工程建设与管理工作中的重要组成部分，他完整、真实的记录了水利工程的建设情况、工程质量，为工程后期的建设具有服务性和参考性。不仅对已建成的水利工程有着重要的影响，并且，对于后来的水利工程建设也有着指导意义。

第一，水利工程档案是全面鉴定水利工程质量，查明事故出现原因的依据。

水利工程档案对于整个水利工程的建设情况都有着详细的记录，从整个工程施工前期的准备，到最后工程完工都全面记录其中。在进行水利工程的质量鉴定过程中，通过这些档案就可以得到比较全面的、详细的资料，成为了全面鉴定水利工程质量的依据。

并且，当工程出现问题时，观测漏洞出现的地方，再根据水利工程档案所记录在册的，便能够比较容易的查明事故出现的原因。

第二，水利工程档案为后人改建、扩建或者维修提供了完备的资料。

水利工程在使用的过程中，难免会出现一定的问题或者漏洞，或者由于周围客观环境的改变，而面临着改建或扩建的问题。这些问题的解决直接关系到水利工程的使用问题和效益问题。有了详细的、完备的水利工程档案，这些问题便可以得到很好的解决。

有了水利工程档案作为指导，过程后期的维修、改建或者扩建都可以在此基础上比较轻松的完成。

第三，水利工程档案对水利单位日常的工作考查中起着参考作用。

在水利单位内部的质量审核或者是外审中，便可以通过对水利工程档案的查看，清楚地了解到水利单位的工作程序和建设是否合格。并且，水利单位也可以以水利工程档案为参考资料和依据，拟定计划、总结工作、设计水利工程。

水利工程档案看似对水利工程建设没有多大的关系，但是实际上却对整个水利工程系统有着深刻的影响。过去人们对水利档案资料的管理不甚重视，甚至经常被忽略，导致很多原始的档案出现了破旧、泛黄等问题。如今，人们逐渐认识到水利工程档案的重要性，开始注重对水利工程档案的管理。

二、有效管理水利档案的方法

实现水利工程档案的有效管理，对水利工程的整体建设和管理都有着重要意义，因此，对水利工程档案应当有着一套详细具体的措施。

1、水利工程档案管理存在的问题

1、1目前很多水利单位的水利工程档案管理存在着很多弊端，首先就是水利工程档案的管理责任制不明确，没有确切的说明是由哪些人来具体的负责水利工程档案的管理。这就容易导致水利工程档案管理出现问题和漏洞，因为，员工不明确自己的具体职责，并且，即使档案管理出现了问题，也很难找到直接的负责人。所以，水利工程档案的管理很容易就出现管理不善等问题。

1、2、水利工程档案多以纸质档案为主，经过长时间的保存后，容易出现各种各样的问题。

现阶段的水利工程档案主要以纸质档案为主，但是这就存在一个很大的弊端。纸质档案以纸质为主，这样的话，在长期的保存过程中，就容易出现磨损、缺漏、纸质破坏或者泛黄等各种问题。导致档案失去其原本的意义和价值。

1、3、水利工程档案管理水平普遍低下，管理手段落后。

目前我国的水利工程档案管理普遍采用人工管理，并且是在水利工程建设完成以后，对形成的纸质档案进行人工的分类和整理，在这一过程中，自身就很容易出现问题，对水利工程档案造成一定损坏。

2、水利工程档案管理的方法

现阶段水利工程档案管理的各种弊端的存在，导致了水利工程档案的管理难以实现有效化，也导致了水利工程档案的作用和价值难以真正的发挥。因为，想要实现有效的水利工程档案的管理，首先就得解决目前水利工程档案管理过程中所存在的问题，在此基础上，才能实现水利工程档案的有效管理。

2、1明确水利工程档案管理的责任制，分工负责。

各个水利单位应当根据相关的规章制度，明确水利工程档案的管理责任制。并且，大型的，有条件的水利单位最好派遣专业的人员单独负责水利工程档案的管理，管理人员与其他人员各司其职，分工合作。

这样确定水利工程档案管理的责任制，不仅方便与档案的管理，并且，如果档案出现了问题，那么也可以直接找到相应的负责人承担责任。有了责任风险，负责档案管理的人员也会更加的尽心尽力做到有效管理，这样就减少了水利工程档案在管理过程中因为管理不善而出现的问题。

2、2进一步推动实现水利工程档案的电子化。

传统的纸质的档案最大的不便便是保存不易的问题，因为纸质的档案容易出现纸张损坏、泛黄、纸质粉化等问题，这些问题都会直接导致纸质档案的损坏，并且导致档案价值和作用的减少。所以，推动水利工程档案的电子化是一件很重要的事情。

实现水利工程档案的电子化不仅在整理档案时少了很多问题，而且，电子档案可以更长久的保存，不用担心会出现纸质损坏、泛黄等问题损坏档案的价值和作用。并且，电子档案保存更方便，查阅时也相对更简单容易点。

2、3提高管理水平，及时做好档案整理收集工作。

针对现阶段我国水利工程档案管理水平低下的问题，提高管理水平是实现有效管理水利工程档案的重要途径和方法。

由于水利工程档案的各种特点，导致了水利工程档案的收集难、归档难等问题，要实现水利工程档案的有效管理，就得解决目前档案管理所存在的问题。

针对水利工程档案收集难的问题，在对不同的工程建设时，采取不同的收集方式。对于过程周期短的，形成档案材料快的工程，采取追踪收集的方式，及时收集过程信息，这样才能保证档案资料的齐全。而对于过程建设周期长的则采用分阶段收集的方式，并且在此期间也要加强档案的催收，这样，才能避免原始材料的损失。

提高水利工程档案的管理水平是在原本的落后的管理水平上，加以改进。传统的，在保存电子档的水利工程档案的同时，还会存以纸质的档案作为备份，这样，就会造成一定程度上的资源的浪费。针对这一点，我们在进一步实现水利工程档案电子化的同时，可以减少对纸质档案的采用，备份的也采取电子档的形式。

在改进了传统水利工程档案管理的弊端和问题的基础上，便进一步实现了档案的有效管理。

实现水利工程档案的有效管理，对于今天的水利工程建设具有极其重要的现实意义，不仅能够帮助鉴定水利工程的质量，也对其后期的维修、改建、扩建有着指导意义，成为了现代水利工程建设中不可忽视的一部分。

参考文献：

[1]李艳君，水利档案工作重要性及对策探讨[J]，黑龙江史志，2013-05-08

档案管理的方法篇7

一、新医改背景下医院档案管理存在的问题

（一）对档案管理的重视度不够

虽然档案管理对医院管理工作有着重要作用，但由于其工作性质属于行政类，与医院主体医疗性质不同，在许多医院中，普遍存在着做好医疗服务即可、行政类工作不重要的观点，缺乏对档案管理工作的深度重视。在这种环境下，大多医院档案管理意识较为淡薄，将其视为可有可无的工作，没有形成良好的档案管理基础，导致档案管理工作无法持续、有效的开展，管理混乱、档案丢失等问题都较为常见，严重降低了档案管理工作效果。

（二）档案管理的制度存在缺陷

管理制度是管理工作开展的依据，就当前医院档案管理制度而言，还存在着一些缺陷，主要体现在：首先，责任制度不明确，没有明确规定档案管理的权利和责任，管理人员行为较为散漫，缺乏工作责任心和积极性，导致档案管理工作拖沓、迟滞，工作效率低下[1]。其次，制度落实度较差，部分医院在档案管理制度方面提出了一些要求，但在实际当中，由于缺乏足够的认识和有效的监督，档案管理依然习惯于传统的工作方法，没有严格按照制度要求进行，也给档案管理水平提升造成阻碍。

（三）档案管理人员的素质较差

管理人员是档案管理工作开展的直接执行者，其素质水平高低决定着档案管理的水平。然而，在实际当中，档案管理人员素质较差在各个医院中普遍存在，许多档案管理人员是由护士、文员等其它岗位转职而来的，没有专业、系统的档案管理知识，对档案的各个工作环节并不清楚，只是通过摸索、总结来完成工作，既无法保证工作的可靠性，也降低了工作效率，严重阻碍了档案管理工作的进步。

（四）档案管理的设备、方法落后

在新医改背景下，医院为提升自身医疗服务水平，将大量人力、物力和财力向临床、药物和人员等方面倾斜，在档案管理方面投入严重不足，甚至挪用档案管理方面的经费，导致档案管理的设备无法及时更新，档案柜陈旧、档案室简陋，缺乏良好安全防护措施，严重影响了档案管理工作质量。此外，在档案管理方法上，依然有许多医院采取传统的手工、文本建档管理方式，信息化水平较低，既造成人力、物力资源的浪费，也降低了档案管理效率、准确性。

二、新医改背景下医院档案管理的创新方法

（一）加强对档案管理的重视

为提高医院档案管理水平，首先要加强对档案管理的重视，充分认识到档案管理对医院发展的重要作用，提升档案管理的地位，树立全员管理理念。首先，从领导层来说，建立专门的档案管理负责小组，给予档案管理足够的支持，与其它部分进行沟通协调，及时解决档案管理管理工作发生的问题，促进档案管理工作进步。其次，从基层人员来说，端正工作态度，积极完成档案管理的相关任务，总结工作经验，改正以往不良工作习惯，正确认识自身工作的积极意义，使档案管理朝着规范化、高效化方向发展[2]。

（二）完善档案管理的制度

良好的管理制度能够对档案管理工作进步起到事倍功半的效果，完善档案管理制度也有着十分重要的作用，具体措施包括：首先，创新管理制度。结合新医改的要求和医院的实际情况，借鉴现代管理模式的经验，对档案管理制度进行搭档创新，制定符合医院需求的制度模式，为医院档案管理工作高效、持续发展提供支持。其次，明确责任制度。责任制度是档案管理制度能够有效落实的重要保障，明确的责任制度应当将档案管理的相关责任划分到具体的岗位、个人身上，激发人员工作责任心和积极性，使管理人员严格按照制度要求完成档案管理工作。

（三）采取现代化管理手段

随着科学技术的不断进步，现代化管理手段的效率、准确性大幅度提升，是医院档案管理工作应当重视的内容。因此，在医院档案管理中，要积极引入先进的现代化管理手段，加强信息化建设，才能有效促进档案管理水平的提升，具体包括两个方面：首先，加强硬件设施的引入。在现代化管理模式中，对存储空间、硬件等提出了更高要求，医院应当结合自身实际情况，加大在设备方面的经费投入，购置计算机、扫描仪等先进设备，为档案管理工作提供便捷手段。其次，强化信息化技术使用。信息化技术应用是管理工作效率提高的有效措施，医院档案管理中，建立统一的档案信息管理平台，将所有档案信息纳入到此平台中，实现档案信息的共享和实时传输，对档案查询、使用有着重要作用。

（四）建设高素质管理队伍

在新医改背景下的医院档案管理工作中，其技术性、专业性和复杂性程度都显著提升，对档案管理人员素质水平要求也不断提高，在此背景下，建设一支高素质的管理队伍十分必要[3]。首先，加强对管理人员的培训，提高其对先进管理经验、专业技术的掌握水平，提升其综合素质，更好地适应档案管理工作的需求，从而促进档案管理水平的提升。其次，建立考核与评价机制，对档案管理人员技能水平、职业道德素质等展开考核与评价，并给予相应的奖励与惩罚，激发其工作积极性，实现档案管理工作的进步。

结语

档案管理的方法篇8

关键词：医院人事档案；管理方法；初探

0 引言

目前，我国人事档案管理的工作中存在很多的不足之处，人事材料的不齐全，缺乏一定的真实性与准确性，参加工作的时间存在随意填写的情况。因为其涉及了医院员工的薪水、评职称与晋升问题，特别是医院人事档案管理工作，很多医院员工在医院工作多年没有得到晋升的机会，对薪水的涨幅也不满意，转而怪罪是医院的问题。其实不然，现在很多的医院采取的是聘任与合同制，这部分员工对于其在医院的职位相对缺乏安全感，总希望能在这家医院工作积累了经验后去别的医院就能够得到转正的机会，于是将自己个人的档案放在身边，这样做的目的就是可以在使用方面要方便很多，从而导致了其个人的人事资料信息缺失，衔接不上。还有就是一些医院觉得人事档案管理比较容易，一般都是其他岗位上的人员来从事，身兼数职就无法做到将工作做到最好，于是就有了个人信息失真的情况出现。因此，本文基于这一点，将就医院人事档案管理的方式进行分析与研究。

1 全面提高人事档案管理工作人员的专业素质

随着时代的不断变化，社会的进步、科学的快速发展，人事档案的管理工作方式也在跟着变化。但是人事档案管理工作的本质内容是没有变化的，熟练掌握人事工作、档案工作是人事档案管理人员最基本的工作。而随着科学技术的发展，如今已经是信息数字化时代，互联网加计算机的工作模式已经渗入到了每一个行业中，人事档案管理工作不再是一档案袋的形式保存，取而代之的是计算机录入保存的形式，计算机管理人事档案的方式非常方便，可以随时调取查看，就不用再像以前一样到档案室的书柜上翻找那么麻烦。积极的采用现代化的技术与设备，开发或购买计算机管理软件，创建科学有效的人事档案存储和检索工具，可以很好的将人事档案的资源进行充分的利用。所以，从事医院人事档案管理工作的人员一定要熟练的掌握计算机的操作。还有就是人事档案工作具有一定的保密性，从事该工作的人员必须要能够坚持原则，不得随意篡改以及泄露。因此，要加强医院人事档案的管理人员的各方面素质，多组织工作人员参加专家的授课辅导或者去外面学习交流，从而最终提高医院档案管理工作人员的整体水体。

2 转变医院人事档案管理工作的观念，确保档案的真实性

人事档案的管理工作具有非常重要的社会价值，所以要在思想以及行动上对其引起高度的重视。然后就是要对医院人事档案的内容、分类进行归类整理，对人事档案材料的归类范围、归类时间要有明确的标准。其中最主要的就是要将员工的工作能力、业务能力还有所取得的专业奖项以及社会影响等在其人事档案中表现出来。档案管理工作人员在工作中要非常地仔细，确保人事档案材料的真实性，还有人事档案的材料对纸张、字体规格、公章等都是有使严格要求的。所以，一定要对此进行严格的控制，对一切违规的人事档案采取拒收的形式来确保其规范性。最后就是对于医院人事档案要不断的收入新的内容，因为员工会随着工作时间的变化而出现一些新的变动，比如人事的升迁、职位的临时变动或者行业的变更等都是要能够及时的在人事档案中表现出来的。因此，要不断的与各部门之间嫁接好一座良好的沟通桥梁，及时的进行有效的沟通，如此才能在员工的人事档案中补充新的材料，从而人事档案也才能真实的反映出最新、最全的人事信息。

3 增强服务意识，提高医院人事档案社会的使用率

医院人事档案管理工作的终极目的是要让档案得到充分的利用，如此才能体现出其社会价值。所以，医院人事档案管理的工作人员要能够做到以下三点：

第一，提高人事档案的利用率，加强服务意识。人事档案的管理工作不仅仅只是收集、整理以及保管那么简单，其中最重要的还是要将其进行开发与利用。还有就是工作人员会随着工作的性质进行调动、职位提升等，所以，要能够及时的掌握有关的信息以及工作动向，从而达到不断提高工作效率与服务水平的目的。

第二，利用信息化技术，提高人事档案的查阅速度。人事档案最直接的作用就是供有需要的人员进行查阅，以往的档案室就像图书馆，要像找到某人的人事档案非常耗费时间。而现在有了计算机与互联网之后，软件的检索功能使得查阅非常的方便。但也必须有人将人事档案编写成目录才行，并将人事档案扫描到计算机中进行存储。如此以后就可以直接在电脑上看到，如果要到档案室提取人事档案资料也很快捷方便。

4 结束语

医院人事档案管理工作的主要目的，就是为医院人力资源管理和利用创造有利条件的。总之，人事档案管理工作中最重要的就是要做到规范化、科学合理化、现代化等，以此来加强档案管理工作的有效利用率。使得人事档案管理工作能够得到进一步的发展。

参考文献：

[1]陈燕玲、做好医院人事档案管理工作初探[J]、中医药管理杂志，2010（07）：617、

[2]李金现、初探医院人事档案管理工作的改革对策[J]、现代经济信息，2011（10）：23、